No.

13, 2010

BoletnComprasResponsables
Seguimientoyreporteorganizacionaldelascompras verdes
Ing.MarcelloHernndezBlanco,MGA AmbienteyDesarrollo CEGESTI

Los programas de compras de las organizaciones modernas tienen la necesidad de implementar criterios ambientales en sus procesos, esto debido a razones como la presin del mercado, el desarrollo de una mayor conciencia ambiental y como estrategia publicitaria. A raz de esto, CEGESTI elabor el Manual paralaimplementacindeComprasVerdesen elsectorpblicodeCR,enelcualsedetallan 10pasosparasulogro:

objetivamente nuestro impacto econmico ambiental. Los planes de seguimiento o monitoreo nos ayudana:

Fuente:CEGESTI,2008

Este artculo se centra en el paso nmero 9, Monitoreo, el cual es esencial para la identificacin de oportunidades de mejora de nuestro programa de compras y as controlar

Las siguientes preguntas deben de ser respondidas por el plan de seguimiento o monitoreo(ICLEI,2008): Han sido implementadas las medidas yprocedimientosplaneados? Quhasidologrado? Culesfueronlasbarreras? Es posible mejorar la integracin de los aspectos ambientales en las operacionesdecompra? Algunaaccincorrectivanecesaria? Qu tipo de nuevos objetivos se puedenestablecer?

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Elaboracindelplandeseguimiento.
La siguiente metodologa explica 7 pasos fundamentales en la elaboracin objetiva y eficazdeunplandeseguimiento(Kitira,2010): 1. Defina verde. Existe una gran variedad deproductosyserviciosenelmercadoque expresan incorporar variables ambientales, sin embargo, no todas tienen el impacto ambiental positivo esperado. Por esto, la organizacindebededefinirlosestndares ambientales que busca en los productos querequiereparaasobtenersoloaquellos que cumplen con sus necesidades de sostenibilidad. 2. Revise las prcticas actuales. La empresa deber de revisar sus prcticas actualesdecomprasydegestinambiental en general, para identificar las barreras y brechas existentes para desarrollar oportunidadesdemejora. Adems, se deben de identificar los 10 grupos de productos que tienen mejores posibilidades de ser reverdecidos bajo el programa de compras verdes (PricewaterhouseCoopers,2009).
Grupodeproducto 1 Productosy serviciosde limpieza 2 3 4 Construccin Electricidad Comiday catering Tipodeproductos Serviciosde limpieza (incluyendo productos) Edificiosyoficinas nuevas Electricidad Serviciosde catering (incluyendola comida) Serviciosde jardineray maquinaria Computadoras (escritorioy laptops)y monitores Papelgrficoyde copiado Ropa Carrosyvehculos livianosdetrabajo

3. Establezca una lnea base. Estrictamente hablando, la lnea base al inicio de un programadecomprasverdeseslacompra de productos convencionales (sin caractersticas ambientales)enunperodo, comnmente un ao. As, a partir de ese punto se puede ir viendo los costos y beneficiosobtenidosalahoradeincorporar los aspectos ambientales en el procesode compra. Otra opcin puede ser el primer perododelaimplementacindelprograma de compras verdes y tomar este como referencia para medir el progreso del avance del programa en perodos posteriores. 4. Establezca metas. Este paso est relacionado directamente con el paso nmero 4 Definicin de objetivos ambientales de compras incluido en el ManualparalaimplementacindeCompras Verdes en el sector pblico de CR. Estos objetivosymetasestarnenfuncindelos aspectos identificadosproducto de lade la definicin de verde, la revisin de las prcticasactualesyelestablecimientodela lneabase. Estasdebendeserrealistasysignificativas para poder avanzar sustancialmente pero sosteniblemente. 5. Disee e implemente un sistema de seguimiento. Los anteriores 4 pasos son de preparacin para el seguimiento en s, demaneraquedeestepasoenadelantese enfoca especficamente en como lograr el monitoreo de nuestras compras verdes en laempresa. El sistema de seguimiento puede estar basadoendatosexternosointernos.Sison externos, esta informacin se obtendr mediante su solicitud principalmente a los proveedores de los productos comprados quequeremoscontabilizar.Siesunsistema interno,sedeberdiseardetalmodoque permita contabilizar los contratos o productosverdesquesecompren,adems de los convencionales este sistema puede ser un software diseado para tal fin (comprarlo o disearlo en la empresa) o

Jardinera

Equipode informtica

7 8 9

Papel Textiles Transporte

10 Muebles

Mueblesde oficina

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algo ms sencillo como hojas de Excelpor ejemplo. 6. Monitoree y mida el progreso. Una vez que se cuenta con un sistema de seguimiento, la organizacin monitorear durante un perodo establecido el comportamiento del proceso de compras, de manera que se puede identificar el progreso de la implementacin del programadecomprasverdes. Los mejores sistemas de seguimiento tienen dos componentes en sus medidas, unoambientalyotroeconmico(talycomo seexplicarmsadelante). Una metodologa adecuada para medir las compras verdes debe de contener indicadores y mtodos de clculo robustos (PricewaterhouseCoopers,2009) Indicadores Los siguientes indicadores permiten a la organizacin monitorear objetivamente su procesodecomprasverdes: Porcentaje de compras verdes en trminos de valor monetario. Este indicadordaelporcentajedelacantidad gastada en compras verdes respecto a lascomprasconvencionales. Porcentaje de compras verdes en trminos de nmero de contratos. Este indicador da el porcentaje de contratos de compras verdes comparado con el nmerototaldecontratosdecompras. El impacto ambiental de las compras verdes. Puede ser representado por algn aspecto ambiental significativo como el uso de agua (litros o m3), uso de electricidad (KWh) o emisin de gasesdeefecto invernadero (toneladas deCO2e) El porcentaje del impacto financiero de las compras verdes en trminos de los Costos del Ciclo de Vida (CCV) del producto. Este indicador da el

porcentajedelimpactofinancierodelas compras verdes comparado al impacto financiero de las compras convencionales. EnunanlisisdeCCVvarioselementos del costodel ciclode vida del producto desde el punto de vista del usuario se toman en cuenta, estos se pueden agruparenlassiguientescategoras: Costosdecompraeinstalacin Costosdeoperacin Costosdedisposicin Muchas veces se piensa que los productosverdessonmscarosquelos convencionales, pero si se realiza un anlisis de CCV se pueden identificar ahorrosenotrasetapasdelciclodevida yporlotantoelproductosevuelvems barato, como es el caso de las computadoras de alta eficiencia energtica. Unavariableimportanteaconsideraren el anlisis de CCV es el clculo de la proporcin de costos de un producto verde respeto a uno convencional para cada elemento significativo de cada grupo de productos. En algunos casos los costosson iguales paraambos,por lo que la proporcin es 1 (PricewaterhouseCoopers,2009).
CCVcostos relevantes Costodemano deobra Productosde limpieza Construccin Costode inversin Costosporuso deelectricidad Costosde mantenimiento Equipode Preciode informtica compra Usode electricidad Costosde mantenimiento Productosy serviciosde limpieza Proporcin respetoa producto convencional 1 1.39 1.02 0.25 1 1.02 0.85 1

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Por ejemplo, una proporcinde 0.25 como en el caso de la electricidad en la construccin,significaqueunedificioverde tiene10.25=75%costosmsbajosenel uso de electricidad que un edificio convencional. 7. Escriba y distribuya el Reporte de Compras Verdes. Luego del seguimiento, lo ideal es elaborar un reporte donde se comunique a los stakeholders el progreso de la organizacin en su reduccin del impacto ambiental y ahorros econmicos, siendo a la vez una eficaz herramienta de mercadeo. Una tabla como la siguiente resumeloanterior:
Producto Meta verde Unidades compradas $ Ahorro econmico Disminucin delimpacto ambiental

el programa de una organizacin de compras verdesnoestarcompletosinsurevisin.

Referencias CEGESTI,2008.Manualparala implementacindeComprasVerdesen elsectorpblicodeCostaRIcaSan Jos,CR. EuropeanComissionGreenPublic ProcurementTrainingToolkit,module1: ManagingGPPImplementation).ICLEI LocalGovernmentsforSustainability, 2008 Kitira,V. Webinar:Trackingspending andthemodelresponsiblepurchasing report.11demarzodel2010 PricewaterhouseCoopers, 2009. Collection of statistical information on GreenPublicProcuremen Shroades,R.Growingagreen procurementplan.Abril,2007.Tomado delapginadeinternet http://www.facilitiesnet.com/green/article /GrowingaGreenProcurementPlan 6491

TOTAL

Porltimo,nodebemosdeolvidarreconocerel esfuerzo del personal y hacerlos sentir orgullosos de los logros del programa (Shroades, R.). Esto permite que los colaboradores se encuentren motivados (en especial el equipo de compras verdes) y sientan un mayor compromiso y responsabilidadensuslabores.

Si los esfuerzos en compras sostenibles no pueden ser medibles,entonces no pueden ser sostenibles. Esta frase no solo es cierta sino que da el sentido completo de las actividades deseguimientoymonitoreo,dejandoclaroque

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