Gestão de Compras em Farmacia Hospitalar

Farmcia Hospitalar
GESTO DE COMPRAS
EM FARMCIA HOSPITALAR
AndrA CAssiA PereirA sforsin
Farmacutica, especialista em farmcia hospitalar (HC FMUSP), Presidente da Comisso de Farmacologia
da Diretoria Clnica do HC FMUSP, Diretora do Servio de Assistncia Farmacutica da Diviso de
Farmcia do IC do HC FMUSP e Coordenadora do Subcomit de Logstica do Ncleo de Assistncia
Farmacutica do HCFMUSP.
fAbio senA de souzA
Farmacutico, especialista em Qualidade e Produtividade (Fundao Vanzolini FCAV), farmacutico da
logstica da assistncia farmacutica da Diviso de Farmcia do IC do HC FMUSP.
MAristelA bArros de sousA
Farmacutica, especialista em farmcia hospitalar (HC FMUSP), farmacutica da logstica da assistncia
farmacutica da Diviso de Farmcia do IC do HC FMUSP.
neussAnA Kellen de ArAjo Medeiros torreo
Farmacutica, mestre em Sade Pblica FSP/USP, psgraduao em Farmcia Clnica e Hospitalar HU/
USP, farmacutica da logstica da assistncia farmacutica do HC FMUSP.
PAulo frederiCo GAleMbeCK
Farmacuticobioqumico, farmacuticochefe da logstica da assistncia farmacutica da Diviso de
Farmcia do IC do HCFMUSP.
renAtA ferreirA
Especialista em farmcia hospitalar (HCFMUSP) e em logstica e cadeia de suprimentos (FMU).
Farmacuticachefe da assistncia farmacutica ambulatorial da Diviso de Farmcia do HCFMUSP e
Coordenadora do Subcomit de Assistncia Ambulatorial do Ncleo de Assistncia Farmacutica do
HCFMUSP.
Nmero 16 Maro/Abril/Maio 2012
Gestao de Compras em Farmcia Hospitalar
Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012 3
1. INTRODUO
No ciclo da assistncia farmacutica, a
aquisio de medicamentos uma das prin
cipais atividades, visto que o mesmo um
insumo fundamental de suporte s aes de
sade. Uma boa aquisio de medicamentos
deve considerar primeiro o que comprar (se
leo); quando e quanto comprar (programa
o); e como comprar. O monitoramento e a
avaliao dos processos so fundamentais para
aprimorar a gesto e intervir nos problemas
7
.
A Gesto da aquisio a conhecida fun
o de compras assume papel estratgico
nos negcios de hoje em face do volume de
recursos, principalmente fnanceiros envolvi
dos, deixando cada vez mais para trs a viso
preconceituosa de que era uma atividade bu
rocrtica e repetitiva, um centro de despesas e
no um centro de gerenciamento de recursos

17
. A gesto de compras vem ganhando espao
e evidncia no contexto das organizaes, j
que no basta apenas comprar, preciso com
prar bem.
Na gesto das compras de medicamentos
alm do aspecto fnanceiro, a preocupao
com a qualidade deve estar sempre presen
te, visto que os servios da sade, em nosso
caso especifco as farmcias hospitalares, tm
a responsabilidade de ofertar uma assistncia
farmacoteraputica adequada as necessidades
dos pacientes.
Para realizar esta atividade, necessrio es
tabelecer quatro objetivos principais:
Obtc| |odutos c sc|v|os n+ u+nt|d+
de certa;
Com u+||d+dc c + um mcno| custo
C+|+nt|| uc + cnt|cg+ sc,+ |c|t+ dc m+
neira correta;
| dcscnvo|vc| c m+ntc| bo+s |c|+ocs
com os fornecedores
25
.
Para alcanar tais objetivos fundamental
o interrelacionamento da equipe farmacuti
ca com a rea administrativa do hospital, sen
do estabelecido um fuxo dinmico de troca
de informaes com os setores de suprimentos
e fnanceiro, onde destacamos algumas ativi
dades que so favorecidas se desempenhadas
em consenso por estas reas:
|cgoc|+io d+s mc||o|cs cond|ocs dc
compra;
c|cio c u+|||c+io dc |o|ncccdo|cs
^dm|n|st|+io do cd|do dc com|+
(como estoque mximo, ponto de res
suprimento).
Com|+| c |ovc| mcd|c+mcntos sio |+
tores primordiais na atividade hospitalar, as
pessoas envolvidas neste processo desempe
nham, direta ou indiretamente, papel funda
mental na prestao da assistncia ao paciente
e devem realizlo de maneira melhor aten
der os interesses tanto dos pacientes quanto
da instituio. Para isso elas precisam conhecer
muito bem os mecanismos do processo, sendo
treinadas e capacitadas para tanto.
Verifcamos que a gesto de compras
uma atividade que deve ser realizada de forma
profssional, pautada no conhecimento tcni
co, desta forma este encarte espera contribuir
na capacitao da equipe farmacutica, abor
dando os principais conceitos e processos en
volvidos na execuo desta atividade.
4 Pharmacia Brasileira n 85 - Maro/Abril/Maio 2012
2. SELECO E PADRONIZACO
O QUE COMPRAR
As tcnicas de normalizao so essenciais
para um efetivo planejamento e controle dos
mcd|c+mcntos ut|||z+dos nos |os|t+|s Com
preende as etapas de seleo, especifcao,
classifcao e codifcao de produtos.
O resultado da ao de normalizao
a consolidao dos dados de especifcao,
identifcao e codifcao de medicamentos
c ostc||o| d|vu|g+io |u|c dc +udc
2.1 SELEO E PADRONIZAO DE
MEDICAMENTOS
A seleo de medicamentos um proces
so dinmico, contnuo, multidisciplinar e parti
c|+t|vo c|cc|on+| mcd|c+mcntos tcm como
objetivo, escolher dentre todos os itens for
necidos pelo mercado, adotando critrios de
efccia, segurana, qualidade e custo, propi
ciando condies para o uso seguro e racional
de medicamentos, queles que so necessrios
para a utilizao na Instituio
22
.
Para implementar a seleo de medicamentos
|+zsc ncccss+||o + |nst+|+io dc um+ Com|s
so de Farmcia e Teraputica, que uma equi
pe multidisciplinar composta por mdicos,
enfermeiros, farmacuticos, administradores e
demais profssionais envolvidos. A seleo de
antimicrobianos e germicidas deve ser realiza
d+ com + +|t|c|+io d+ Com|ssio dc Con
t|o|c dc |n|ccio |os|t+|+| CC||
22,26
.
A padronizao facilita os processos de
aquisio, armazenamento, distribuio e ge
renciamento do estoque, pois racionaliza a
quantidade de itens.
2.2 DEFINIO DO ELENCO
A listagem de medicamentos selecionados
deve ser constantemente reavaliada, apontando:
|tcns cm dcsuso uc dcvcm sc| cxc|u|
dos ou substitudos;
|nc|usio dc |tcns com c|cv+dos n|vc|s dc
efccia clnica, importantes para pre
veno, tratamento ou diagnstico do
paciente assistido pela Instituio;
Co||ct+ ut|||z+io dos |tcns d|sostos o|
meio do estabelecimento de protocolos
e/ou procedimentos operacionais padro.
Normalmente, os hospitais elaboram guias
com essas informaes, denominados Guias
Farmacoteraputicos
26
.
2.3 ESPECIFICAO
A especifcao consiste na determinao,
com exatido, daquilo que se tem normatiza
do, fazendo uma descrio objetiva que deve
conter detalhes que possam distinguir uma
apresentao de outra
26
.
A especifcao de um medicamento deve
incluir: dosagem, forma farmacutica, volume
e/ou peso e nomenclatura do frmaco segundo
+ |cnom|n+io Comum ||+s||c||+ |C| cu,+
terminologia empregada na sua descrio deve
ser entendida por usurios e fornecedores
22
.
Todas as caractersticas que defnem o
produto a ser adquirido devem ser descritas de
|o|m+ cx||c|t+ cguc +b+|xo um cxcm|o dc
descritivo para aquisio de soluo fsiolgica
em sistema fechado:
o|uio |s|o|og|c+ + 0` 00 m| cstc||| +tox|c+ c +||o
gnica, acondicionada em recipiente de material male
vel (bolsa ou frasco plstico), transparente e atxico. O
volume total da soluo deve escoar sem necessidade
de entrada de ar, sem utilizao de respiro e com gote
jamento constante para garantir o sistema fechado em
qualquer condio. A escala de graduao deve ser no
recipiente, por processo de moldagem ou impresso.
O recipiente deve possuir stio de adio de medica
mentos com elastmero que garanta a estanqueidade
(autovendvel), e via para conexo de equipo dotada
de diafragma ou mecanismo similar. O produto deve
ser identifcado adequadamente, ostentando em seu
rtulo a seguinte frase: sistema fechado. O recipiente
plstico cheio com soluo parenteral pode se neces
srio, conservarse tambm dentro de uma embalagem
protetora externa, hermeticamente fechada, e no deve
c|dc| m+|s dc .` d+ m+ss+ +o +no + .c c c + o` dc
umidade relativa.
|ontc ^d+t+do do dcsc||t|vo tccn|co do |stcm+ dc ^dm|n|st|+io
dc |+tc||+|s do |os|t+| d+s C||n|c+s d+ |+cu|d+dc dc |cd|c|n+ d+
|n|vc|s|d+dc dc io |+u|o
2.4 CLASSIFICAO
C|+ss||c+| um mcd|c+mcnto c +g|u+|o
elegendo critrios para a sua posterior codif
cao, facilita a distino de produtos que tem
maior probabilidade de serem confundidos,
ou que so extremamente semelhantes em re
lao ao nome, colocandoos em seu respecti
vo local. A ordenao do estoque pode seguir
diferentes modos:
|o| o|dcm +||+bct|c+
|o| |o|m+ |+|m+ccut|c+
|c|+ Cu|v+ ^|C dc consumo ou v+|o|
A classifcao de extrema importncia
como forma de acompanhamento de estoque,
auxiliando o armazenamento e o emprego de
sistemas informatizados. Muitas vezes os con
troles so realizados por grupos de medica
mentos, possibilitando inclusive, a substituio
de um produto pelo outro, quando h falha no
reabastecimento
26
.
2.5 CODIFICAO
Cod||c+| s|gn||c+ s|mbo||z+| todo o con
tedo de informaes necessrias por meio de
nmeros e/ou letras com base na classifcao
obtida do medicamento, de forma clara e con
cisa evitando interpretaes duvidosas ou con
fusas
22
.
Os sistemas de codifcao podem ser
divididos em alfabtico, alfanumrico e num
||co |ssc +||+n,o odc gc|+| s|gn||c+dos d|vc|
sos, porm mantendo uma relao onde um
cdigo nunca tenha mais que um item e um
item no tenha mais que um cdigo
26
.
De acordo com a necessidade da Institui
o, pode ser dividido em subgrupos e sub
classes. Atualmente a codifcao tem sido fei
ta por sistemas informatizados que apontam
esses dados automaticamente
26
.
Para a defnio da periodicidade das com
pras, deve se considerar a modalidade de com
pra adotada, a disponibilidade e a capacidade
do fornecedor, a defnio dos nveis de esto
que, a capacidade de armazenamento do ser
vio e os recursos oramentrios e fnanceiros
disponveis
7
. A programao de compras pode
ser mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral
ou anual, conforme diretrizes administrativas
de cada instituio.
necessrio conhecer o processo admi
nistrativo da instituio para decidir qual ser
o momento da compra. Nos casos de institui
es pblicas devese levar em considerao a
necessidade de obedecer s normas estabele
c|d+s n+ |c| n cooo dc .1 dc ,un|o dc 1!
que torna o tempo de aquisio mais prolon
gado devido aos trmites burocrticos estabe
lecidos pela licitao.
Nas instituies privadas, dependendo da
sua complexidade existem diferentes graus de
controle do processo de compra, geralmente
para os itens de curva A tmse estoques mni
mos cm c 1 d|+s +|+ os |tcns | cstoucs dc
no m+x|mo 1 mcs c +|+ os |tcns C +cc|t+msc
estoques de at 60 dias
1
. Desta forma uma
boa gesto de estoque fundamental no pro
cesso de aquisio de medicamentos.
3. PROGRAMAO DE
COMPRA QUANDO E
QUANTO COMPRAR
3.1 GESTO DE ESTOQUE
A anlise dos estoques se deve a uma ob
servao ininterrupta das variaes sofridas
pelos mesmos num perodo de tempo, bem
como das suas causas e efeitos. A partir do es
tudo da demanda possvel, com certo grau
de confabilidade, detectar a tendncia futura
e prever o seu desempenho provvel
14
.
Um sistema efciente de gesto de esto
que permite identifcar em tempo oportuno:
histrico da movimentao dos estoques (en
tradas e sadas), nveis de estoque (mnimo,
mximo, ponto de ressuprimento), dados do
consumo, demanda atendida e no atendida
de cada produto utilizado, entre outras infor
maes que possam ser teis no processo de
compra
27
.
Para tal devem ser seguidos alguns requisi
tos imprescindveis para esta atividade:
|+ntc| const+ntcmcntc +tu+||z+do o
custo de cada produto;
|st+bc|ccc| o||t|c+s dc cobc|tu|+ (csto
que de segurana, mnimo e mximo)
para cada produto, dependendo do fa
tor mais crtico para cada item;
|+ntc| o cont|o|c +|+ |cduz|| ou cv|t+|
estoques de medicamentos em desuso;
|+ntc| cont|o|c c|m+ncntc sob|c +
disponibilidade do estoque para suprir
as faltas rapidamente;
|ctc|m|n+| o custo dc |+|t+ dc c+d+ |o
duto;
|c+||z+| |nvcnt+||os ||s|cos c||od|cos
para conferilo com os dados do con
trole de estoques;
|+ntc| s|stcm+s dc |n|o|m+ocs |ntc
grados para acesso e consulta imediata
da quantidade disponvel de cada mate
rial em estoque.
O desafo do gestor de estoque saber
quando e quanto ressuprir de cada material e
quanto devem manter em estoque de seguran
+ Com o c|csccntc numc|o dc |tcns com d|
ferentes padres de demanda e caractersticas
especfcas, a complexidade na administrao
de materiais aumenta devido necessidade de
um controle diferenciado.
Para uma boa gerncia de estoque ne
cessrio defnir o ponto de ressuprimento e o
estoque de segurana:
|onto dc |cssu||mcnto | um +|
metro de alerta no dimensionamento
de estoques. um nvel de estoque que
ao ser atingido sinaliza o momento de se
fazer uma nova compra, evitando pos
terior ruptura do estoque
22
.
|stouc dc cgu|+n+ | + u+nt|d+
de de cada item que deve ser mantida
como reserva para garantir a continui
dade do atendimento em caso de ocor
rncia no prevista como: elevao brus
ca no consumo e atraso no suprimento.
O estoque de segurana evita ruptura
do atendimento
22
.
Assim ao se planejar, devese considerar o
ponto de ressuprimento como dado auxiliar,
visto que caracteriza o ponto de partida da
compra e que tem sob seu clculo tambm, o
estoque de segurana que deve ser mantido
14
.
3.2 GESTO DA DEMANDA
O termo gesto da demanda pode co
mear a ser discutido por meio da defnio da
palavra demanda que segundo Proud, signifca
necessidade para um produto ou componente
particular.
A gesto da demanda pode ser represen
tada por macroatividades, conforme descrito a
seguir:
||cvc| + dcm+nd+ c + |unio uc sc
preocupa em predizer o consumo dos
medicamentos de forma que a aquisi
o possa ser nas quantidades apropria
das;
Comun|c+|sc com o c||cntc css+ +t|v|
dade responsvel por colher e analisar
as informaes do mercado, para esti
mar novas solicitaes;
|||o||z+| c +|oc+| c s+t|s|+zc| tod+ + dc
manda, em caso de estoque insufciente
temos que informar e decidir qual pa
ciente dever ser atendido e qual ter
condies de esperar ou ter seu medica
mento substituido;
||+nc,+| n|vc| dc sc|v|os +os c||cntcs
consiste em disponibilizar o medica
mento ao paciente;
||+nc,+| c d|st||bu|| +s +t|v|d+dcs dc d|s
tribuio so planejadas a partir dos pe
rodos de envio do medicamento para
as unidades, das solicitaes de ressupri
mento de estoques e da capacidade de
estocagem.
3.2.1 Tipos de demanda
|x|stcm v+||os t|os dc dcm+nd+ dcst+
forma importante conhecermos as deman
das existentes e realizar a anlise para identif
car em qual delas os medicamentos dispon
veis na Instituio se enquadram:
|c|m+ncntc +|+ |odutos com v|d+
longa, requer ressuprimento peridico;
+zon+| + s+zon+||d+dc odc sc| dc|n|
da como o conjunto dos movimentos
ou futuaes com perodo igual ou in
ferior a um ano, sistemticos, mas no
necessariamente regulares, que ocorrem
numa srie temporal. A sazonalidade o
resultado de causas naturais, econmi
cas, sociais e institucionais;
|||cgu|+| dccndc dc out|os |+to|cs (t+
xas de cmbio, promoo e propaganda);
|m dcsuso oco||c u+ndo + dcm+nd+
do produto acaba ou um novo produto
ocupa o seu lugar;
|c||v+d+ ||g+d+ + out|o |oduto odc
aumentar ou diminuir.
3.2.2 Mtodos de controle da
previso da demanda
A maioria dos modelos de previso de de
m+nd+ cst+ v|ncu|+d+ + sc||cs tcmo|+|s |ss+
tcnica consiste em analisar o comportamento
da varivel temporal e ento projetar novos va
lores para o futuro.
As informaes bsicas que permitem de
cidir quais sero as dimenses e distribuio no
tempo da demanda de medicamentos podem
ser classifcadas em duas categorias:
Tcnicas qualitativas |st+s tccn|c+s dc
pendem exclusivamente da expertise
do(s) previsor (es), sendo geralmente
mais caras e trabalhosas que os mto
dos u+nt|t+t|vos dc |cv|sio io |dc+|s
para situaes onde no h sries hist
ricas disponveis e/ou o julgamento hu
mano necessrio, sendo desenvolvidas
atravs de pesquisas de opinio, painis
e reunies de especialistas, onde consi
derase:
1 |vo|uio do consumo no +ss+do
2. Variveis cuja evoluo est ligada di
retamente ao consumo;
! |n|ucnc|+ do m+||ct|ng |+|m+ccut|co
Tcnicas quantitativas: Utilizam dados
histricos de consumo como base para
determinao de padres que podem
se repetir no futuro busca relacionar o
consumo (varivel dependente) com
outros fatores (variveis independentes).
A demanda de um medicamento pode
ser calculada por meio dos mtodos
descritos a seguir:
1. Previses baseadas em Mdias Mveis:
C| = Consumo mcd|o
C| = C1+C.+C!++Cn
n
Mtodo fcil de ser implementado, mas possui limita
es na prtica;
|x|gc g|+ndc u+nt|d+dc dc d+dos ||sto||cos
Todos os valores histricos, antigos e recentes, tm a
mesma infuncia no clculo da mdia;
Assume a hiptese de que as condies que determi
naram o consumo no passado se mantero inalterados
no futuro;
Picos em perodos anteriores, causados por compor
tamento atpico do mercado infuenciam muito nos
clculos, distorcendo as mdias calculadas.
2. Previses baseadas nas Mdias Mveis
Ponderadas:
C| = (C1 x 0.) +(C. x 0!) +(C! x 0)
1,0
|cstc mctodo +t||bucmsc ||O (ou |+to|cs dc |m
portncia) diferentes em cada perodo;
A somatria dos pesos no perodo defnido (semanal,
mensal, trimestral, semestral, anual, etc...) deve ser igual
+ 100`
^ som+to||+ odc|+ sc| d||c|cntc dc 100` u+ndo sc
altera o perodo.
3. regresso linear ou Mtodo dos Mni
mos Quadrados:
om+to||+ X = +|x + b|x.
|u+io d+ ||n|+ |ct+ y = + + bx
Algumas vezes estamos interessados no apenas se
existem associao entre duas variveis quantitativas x
c y m+s tcmos t+mbcm um+ ||otcsc + |csc|to dc
uma provvel relao de causa e efeito entre variveis.
|csc,+mos s+bc| sc y dccndc dc x
Na forma de regresso mais comumente utilizada, a
|cg|cssio ||nc+| tcm + ||otcsc dc uc o v+|o| dc y dc
pende do valor de x e expressamos matematicamente
esta relao por meio de uma equao, assumindo que
+ +ssoc|+io cnt|c x c y c ||nc+| ou sc,+ dcsc||t+ +dc
quadamente por uma reta.
3.4 MTODOS DE CLASSIFICAO
DE MATERIAIS
Para auxilio na tomada de deciso e aloca
o de recursos os profssionais que gerenciam
unidades hospitalares devem implementar sis
temas de gerenciamento de custos, este fato
importante para a rea da sade, quando se
visa conteno de gastos sem a perda da qua
lidade do servio prestado.
A presena de grandes estoques de alguns
materiais e a escassez de outros, dentro de um
hospital, talvez um dos pontos que mais afi
gem os profssionais envolvidos com o proces
so gerencial.
O mtodo de classifcao de materiais se
gundo + cu|v+ ^|C c um+ d+s cst|+tcg|+s +||
cadas para o controle de gastos com estoque.
Uma grande variedade de itens no estoque
aumenta a complexidade do gerenciamento,
criando a necessidade de classifclos com mul
t|c||tc||os uc odcm sc| +n+||sc Xz tcmo
de ressuprimento, avaliao da demanda
.!
.
A maioria dos modelos para gesto de es
toque para gerenciamento de um item, mas
na prtica dos hospitais lidamos com centenas
de itens. Desta forma, devemos utilizar um
modelo multiitem por trs razes:
^ +g|cg+io dos |tcns cm g|uos c|m|
te uma economia de tempo que pode
ser canalizado para o tratamento dos
itens mais importantes;
|csmo uc os modc|os t|+d|c|on+|s |o
ponham solues para cada item, uma
anlise ainda dever ser feita e, no caso
de muitos itens, essa anlise se torna de
morada para ser feita individualmente;
|tcns ut|||z+dos cm g|uos |unc|on+|s
so afetados, simultaneamente, pelas
mesmas restries.
A defnio do momento da compra de
pende do modelo adotado para a renovao
dos estoques. Podese comprar quando o es
toque chega ao ponto considerado mnimo ou
aguardase o perodo preestabelecido pela ad
ministrao para que seja feita a avaliao dos
estoques.
3.4.1 Curva ABC
^ c|+ss||c+io c|+ Cu|v+ ^|C ou c0.0
baseada no teorema do economista Wilfre
do Pareto dcscnvo|v|do |ogo +os + cgund+
Guerra Mundial, no sccu|o X|X, num estudo
sobre a renda e riqueza, ele observou uma pe
ucn+ +|cc|+ d+ ou|+io (.0`) uc con
ccnt|+v+ + m+|o| +|tc d+ ||ucz+ (c0`)
1!
.
^ cu|v+ ^|C c um mctodo dc c|+ss||c+
o de informaes, para que se separem os
itens de maior importncia ou impacto, os
quais so normalmente em menor nmero,
para se estabelecer formas de gesto apropria
da importncia de cada medicamento em
relao ao valor total dos estoques
20
.
Tratase de classifcao estatstica de ma
teriais, baseada no princpio de Pareto, em que
se considera a importncia dos materiais, base
ada nas quantidades utilizadas e no seu valor.
|+ +v+||+io dos |csu|t+dos d+ cu|v+ ^|C
percebese o giro dos itens no estoque, o nvel
da lucratividade e o grau de representao no
faturamento da organizao. Os recursos fnan
ceiros investidos na aquisio do estoque pode
ro ser defnidos pela anlise e aplicao correta
dos d+dos |o|ncc|dos com + cu|v+ ^|C
20
.
A anlise dos recursos fnanceiros aloca
dos em cada produto vai demonstrar que um
pequeno nmero de itens responsvel pelo
comprometimento de um grande volume de
recursos despendidos com materiais
.c
.
cgundo cstc |occd|mcnto os m+tc||+|s
de consumo podem ser divididos em trs clas
ses, considerando as variaes devido com
plexidade dos servios oferecidos:
C|+ssc ^ ^b||g+ o g|uo dc |tcns m+|s
importantes que correspondem a um
pequeno nmero de medicamentos, cer
c+ dc .0` dos |tcns uc |c|cscnt+ cc|c+
dc c0` do v+|o| tot+| do cstouc
C|+ssc | |c|cscnt+ um g|uo dc |tcns cm
situao e valores intermedirios entre a
c|+ssc ^ c C scndo 1` do tot+| dc |tcns
cm cstouc c consomcm 1` dos |ccu|sos
C|+ssc C ^g|u+ cc|c+ dc 0` dos |tcns
cuja importncia em valor pequena,
|c|cscnt+ndo cc|c+ dc .0` do v+|o| do
estoque.
Naturalmente os critrios de gerencia
mento aplicados para os itens A so diferentes
dos demais. Para esses itens o gestor deve esta
belecer como meta
1.c
.
1 |cduio dos |+zos dc +b+stcc|mcnto
. |cduio dos cstoucs
! |cduio dos cstoucs dc |csc|v+
4. Pedidos de compra;
|st+bc|cc|mcnto dc |otoco|os dc ut|||
zao;
o |usc+ o| mc||o|cs |o|ncccdo|cs
7. Obteno dos melhores preos.
Os |tcns +|oc+dos n+ c|+ssc C odcsc t|+
balhar com maiores prazos de abastecimentos,
aumentar os estoques de reserva e o controle
pode ser mais fexvel
1.c
.
3.4.2 Construo da Curva ABC
|+|+ + const|uio d+ cu|v+ ^|C dc consumo odcmos scgu|| +s ct++s dcsc||t+s +b+|xo
1 |c|+c|on+| os |tcns (+) u+nt|d+dc consum|d+ no c||odo (b) c o v+|o| un|t+||o (c)
2. Para a defnio do custo total (d), multiplicar a quantidade consumida pelo valor unitrio
(b 'c = d)
! O|dcn+| os |tcns com os v+|o|cs suc||o|cs n+ +|tc suc||o| d+ co|un+ (c)
4. Determinar o percentual gasto com cada item (f);
C+|cu|+| o c|ccntu+| +cumu|+do(g)
o |c|ncmsc os |tcns ^|C (|)
^ scgu|| cxcm|||c+mos +s ct++s +|+ const|uio d+ cu|v+ ^|C c o +sccto d+ cu|v+ +|+
os itens.
Quadro 1 Curva ABC de consumo
item Consumo
Valor
unitrio
Valor total ordem %
%
Acumulado
Classe
(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)
1 250 |; 1.000 |; !000000 1 46,7 46,7 A
5 170 |; 400 |; 1c000 . 14! 61,0 A
2 !4. |; .oc0 |; 1oo0 ! 14! ! A
4 c |; 0 |; 0!!0 4 c c!1 |
! 25 |; 1c0 |; !.0 6,2 c! |
10 15 |; .4o0 |; !oc400 o 5,7 0 C
6 !c |; !.0 |; 1!!o0 2,1 1 C
120 |; 10o4 |; 1.oc0 c 2,0 1 C
c !1. |; 1o |; 14c0 0c C
7 210 |; 0. |; .0 10 0,1 100,0 C
Valor
Total
|; o4..110 100
Quadro 2 Classifcao dos Itens pela XYZ
C|^| X
|+|x+ C||t|c|d+dc
Faltas no acarretam paralisaes, nem riscos segurana do paciente; elevada possibilidade de
usar materiais equivalentes;
Grande facilidade de obteno.
C|^|
C||t|c|d+dc |cd|+
Faltas podem provocar paradas e colocar em risco as pessoas, o ambiente e o patrimnio da
organizao;
Podem ser substitudos por outros com relativa facilidade.
C|^| z
|+x|m+ C||t|c|d+dc
Imprescindveis;
Faltas podem provocar paradas e colocar em risco a segurana do paciente e a organizao;
No podem ser substitudos por outros equivalentes ou seus equivalentes so difceis de obter.
3.4.3 anlise de criticidade XYZ
Podese segmentar os itens em estoque
baseado no critrio do impacto resultante da
falta, agregando mais informaes para as ro
tinas de planejamento, reposio e gerencia
mcnto |stc |occsso cnvo|vc|+ um c||tc||oso
julgamento tcnico, conforme quadro 2.
3.5 PROGRAMAO
A programao representa uma atividade
chave, que tem por objetivo a garantia da dis
ponibilidade dos medicamentos previamente
selecionados nas quantidades adequadas e no
tempo oportuno para atender s necessidades
de uma populaoalvo, considerandose um
determinado perodo de tempo
27
.
Na execuo da programao, para que a
estimativa refita a real necessidade, a disponi
bilidade e a utilizao de dados referentes aos
produtos a serem adquiridos so de grande
valor. A programao inadequada impacta di
retamente sobre o abastecimento e o acesso
ao medicamento, bem como sobre o nvel de
perdas de produtos
27
.
3.5.1 Fatores que infuenciam a
programao
Antes de prover devemse prever todos
os fatores que possam implicar numa falha
de planejamento. Alguns aspectos ficam
difceis de corrigir depois que o erro acon
tece
14,15,27
:
Figura 1 Aspecto da Curva ABC
^|c+ ||s|c+ d+ |+|m+c|+ |ccndcndo do
volume de compras a serem feitas, de
vese atentar ao fato de no se adquirir
o que no se pode estocar por falta de
espao fsico;
|cm+nd+ | b+sc+d+ no cstudo d+s
variaes sofridas pelos estoques, suas
causas e efeitos num perodo de tempo,
para prever sua tendncia futura;
|ccu|sos ||n+ncc||os + ||m|t+io dos |c
cursos fnanceiros, cada vez mais escas
sos, tem transformado as programaes
em um processo eminentemente admi
nistrativo, que acabam sendo realizadas
em funo dos recursos fnanceiros dis
ponveis e no das reais necessidades da
populao;
V+||+ocs +zon+|s ^s v+||+ocs s+zo
nais tm grande importncia quando se
realiza uma programao, pois depen
dendo do perodo do ano, diversos me
dicamentos sofrem variaes no consu
mo e isso pode causar uma quebra de
previso;
|+d|on|z+io dc mcd|c+mcntos + |o
gramao deve ser fundamentada na
Padronizao de Medicamentos, uma
vez que o corpo clnico da instituio vai
desenvolver seus trabalhos baseado nela;
|tcm dc +u|s|io c||t|c+ dcvcsc |cv+|
em considerao o grau de difculdade
de aquisio de alguns produtos, por
exemplo, itens importados;
|onto dc |cssu||mcnto c um d+do
auxiliar que deve ser levado em consi
derao no momento da programao,
uma vez que, o ponto que determina
o incio da compra.
3.5.2 Etapas envolvidas no processo da programao
Quadro 3 Etapas do processo de programao
Etapa i defnir a equipe de trabalho:
|nvo|vc| os d|vc|sos scto|cs;|csons+vc|s d+ |cdc dc s+udc uc tcn|+m |ntc||+cc com + ^ss|stcnc|+
Farmacutica e, mais especifcamente, com a deciso de consumo de medicamentos, de maneira a agregar
valor ao processo.
Etapa ii estabelecer normas e procedimentos
Defnir:
mctodo|og|+ dc t|+b+||o
+t||bu|ocs |csons+b|||d+dcs c |+zos
|nst|umcntos +|o||+dos (|+n|||+s |o|mu|+||os |nst|umcntos dc +v+||+io)
c||od|c|d+dc c mctodos
Etapa iii levantar dados e informaes necessrias ao processo
|ss+ ct++ dccndc do mctodo + cm|cg+| c odc cnvo|vc| dcnt|c +s |n|o|m+ocs ncccss+||+s +s
seguintes:
consumo ||sto||co dc c+d+ |oduto
dcm+nd+ |c+| (+tcnd|d+ nio +tcnd|d+)
o|c|t+ c dcm+nd+ o| sc|v|os dc s+udc
cstouc cx|stcntc (|nvcnt+||o)
|n||+cst|utu|+ d+ cu|c dc ^ss|stcnc|+ |+|m+ccut|c+ (+|c+ ||s|c+ cu|+mcntos m+tc||+|s c |ccu|
sos humanos)
|otoco|os tc|+cut|cos cx|stcntcs
custo un|t+||o +|ox|m+do dc c+d+ t|+t+mcnto
d|son|b|||d+dc o|+mcnt+||+ c |n+ncc||+
Etapa iv elaborar programao
||st+| os mcd|c+mcntos ncccss+||os dc +co|do com + sc|cio cst+bc|cc|d+
u+nt||c+| os mcd|c+mcntos cm |unio d+ ncccss|d+dc |c+|
dct+||+| +s cscc||c+ocs +|+ + com|+
c+|cu|+| o custo d+ |og|+m+io
dc|n|| o c|onog|+m+ dc +u|s|io c |cccb|mcnto dos |odutos c +s mod+||d+dcs + sc|cm ut|||z+d+s
com+t|b|||z+| +s ncccss|d+dcs |oc+|s cons|dc|+ndo os ||m|tcs |n+ncc||os |cv|stos +|+ c|ctu+| +
aquisio e as prioridades defnidas pela poltica de sade local
Etapa v acompanhar e avaliar
dc|n|| mcc+n|smos dc cont|o|c +|+ +com+n|+mcnto c |ntc|vcnocs ncccss+||+s
Fonte
15
3.5.3 Elaborao da programao
Para elaborao da programao podemos seguir as etapas descritas abaixo:
1 |c|+c|on+| os |tcns (b) com + dcv|d+ cod||c+io (+) v+|o| un|t+||o (c) c o consumo mcd|o
mensal (d);
2. Para a defnio do consumo real (e), considerar a demanda reprimida (no atendida);
! |+|+ c+|cu|+| + ncccss|d+dc |c+| (|) dcvcsc mu|t|||c+| + co|un+ (c) c|+ u+nt|d+dc dc
meses do perodo de aquisio (neste exemplo 5 meses) e subtrair a quantidade existente
cm cstouc (g) m+|s + u+nt|d+dc cm com|+s (|) = (c')(g+|)]
4 C+|cu|+| o custo cst|m+do (tot+|) dc c+d+ |tcm ( |) = (|'c)
Quadro 4 Exemplo de uma planilha de programao
Item Descrio
Preo
Unitrio
Consumo
Mdio mensal
Consumo
|c+|
Necessidade
|c+|
|stouc
existente
Quantidade
em compras
Valor
(|;)
(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i)
1111!;o
dipirona 1
g/2ml amp.
2ml
01 !44o !c000 0c o!.4. !o000 17.244,02
1111140;
dimeticona
75mg/ml
0,41 c0. 10000 .!!c! 26617 0 c0!
11.44;!
meropenem
1.000mg
frasco/ampola
.c !10 2600 10ccc 1oc 425 !14oo!.0
4. AQUISIO
COMO COMPRAR
Com|+| c |ovc| mcd|c+mcntos sio ||
mordiais na atividade hospitalar, as pessoas
envolvidas neste processo desempenham, di
reta ou indiretamente, papel fundamental na
prestao da assistncia ao paciente e devem
realizlo de maneira a melhor atender os in
teresses tanto dos pacientes quanto da insti
tuio. Para isso elas precisam conhecer muito
bem os mecanismos do processo, sendo trei
nadas e capacitadas.
Os hospitais realizam suas aquisies de
maneiras diferentes, sendo que as de adminis
trao privada estabelecem suas diretrizes com
foco nas necessidades, adequandose a sua ca
pacidade, e os hospitais geridos pela adminis
trao pblica defnem as formas de aquisio
a fm atender as normas e leis vigentes.
4.1 AQUISIES EM INSTITUIES
PBLICAS
O processo de compra de medicamentos
no setor pblico complexo, envolve um con
junto de exigncias legais e administrativas que
devem ser cumpridas. As normas que regulam
os processos de aquisio nos hospitais pbli
cos so as estabelecidas pelas leis:
| cooo dc 0o dc ,un|o dc 1! uc
institui normas para licitao;
| 10.0 dc 1 dc ,u||o dc .00. uc
institui a modalidade de licitao deno
minada Prego
|+ |c| n cooo;! dcst+c+mos o scu +|t|go
! uc t|+z os scgu|ntcs d|zc|cs
A licitao destinase a garantir a ob
servncia do princpio constitucional
da isonomia, a seleo da proposta
mais vantajosa para a administrao
e a promoo do desenvolvimento na
cional sustentvel e ser processada e
julgada em estrita conformidade com
os princpios bsicos da legalidade, da
impessoalidade, da moralidade, da
igualdade, da publicidade, da probi
dade administrativa, da vinculao
ao instrumento convocatrio, do jul
gamento objetivo e dos que lhes so
correlatos. (Redao dada pela Lei n
12.349, de 2010))
Podese, contudo, dizer que a licitao
apoiase em um trip: isonomia, proposta
mais vantajosa e legalidade. Portanto, ela busca
assegurar que a proposta mais vantajosa seja
obtida dando condies de igualdade aos par
ticipantes, baseandose na lei como parmetro
para moldar as regras do certame licitatrio.
|ss+ |c| dc|nc t+mbcm +s mod+||d+dcs dc
licitao, sendo que as utilizadas para aquisio
de medicamento so:
Conco||cnc|+
||cgio (||cscnc|+| c ||ct|on|co)
Conv|tc
As modalidades iro se diferenciar tanto
nos valores para as quais podem ser utilizadas,
quanto necessidade de documentos, comple
xidade do processo e tempo total de realizao.
O texto da lei defne tambm as modali
dades tomada de preo, concurso e leilo que
no so relevantes para as aquisies aqui es
tudadas.
H ainda, na legislao circunstncias es
peciais que permitem organizao realizar
aquisies sem licitao, so elas:
|||||^ || ||C|^Ô |estacamos
casos em que o valor no ultrapasse os limites
estabelecidos pela legislao; casos emergen
ciais, onde a aquisio deve ser da quantidade
necessria para atender a demanda moment
nea, em caso de licitaes no fnalizadas com
sucesso.
|||X|C||||||^|| || ||C|^Ô Quan
do o medicamento s possa ser adquirido de
fornecedor exclusivo. Onde a exclusividade de
ver ser comprovada atravs de carta emitida
por rgo de registro do comrcio local.
|m +mb+s +s s|tu+ocs + |o|m+||d+dc |o
cessual deve ser mantida e o ato de dispensa
ou de inexigibilidade da licitao, devidamente
fundamentado.
4.1.1 Edital
O edital o instrumento que estabelece
todas as condies para a realizao da licita
o. Na aquisio de medicamentos, ele divul
ga as especifcaes detalhadas do item que a
ser adquirido, requer os documentos necess
rios para comprovar que o medicamento ofer
tado atende as normas estabelecidas para sua
fabricao e comercializao, solicita amostras,
defne vigncia do contrato, prazos de paga
mento, condies de entrega.
C|t+mos como cxcm|o o cd|t+| do |os
|t+| d+s C||n|c+s d+ |+cu|d+dc dc |cd|c|n+
d+ |n|vc|s|d+dc dc io |+u|o uc so||c|t+
aos licitantes a apresentao dos seguintes
documentos:
|u|+ +tu+||z+d+ do mcd|c+mcnto
|umc|o do |cg|st|o do |oduto ||c|t+do
conccd|do c|+ ^|V|^, estando este
vencido, a licitante dever anexar cpia
autenticada da solicitao de sua revali
dao:
Cc|t||c+do dc |o+s ||+t|c+s dc |+b||c+
io cm|t|do c|+ ^|V|^ |o c+so dc
produto importado podese apresentar
Cc|t||c+do dc |o+s ||+t|c+s c Cont|o
le emitido pela autoridade sanitria do
pas de origem, acompanhado de tradu
o para a lngua portuguesa, feita por
tradutor juramentado.
O papel do farmacutico na licitao cer
tifcar que o produto ofertado atenda as carac
tersticas descritas no edital, analisar a documen
tao enviada e as amostras quando for o caso.
Aps essa anlise emitido um parecer tcnico,
onde as propostas so classifcadas ou no para
participar da etapa de lances, onde ocorrer dis
puta entre as empresas classifcadas e a vencedo
ra ser a que oferecer o menor preo.
O processo licitatrio, por todas essas ca
ractersticas descritas, moroso o que muitas
vezes difculta instituio realizar aquisies
com a agilidade necessria.
4.1.2 Sistema de registro de preos
O |stcm+ dc |cg|st|o dc ||cos |o| |nsc||
do na Lei de Licitao para agilizar as contrata
es e ganhou destaque como sistema inova
dor para compras pela administrao pblica,
nc|c + |nst|tu|io o| mc|o do ||cgio ou Con
corrncia frma com o fornecedor um preo a
ser pago pelo produto ofertado pelo perodo
de um ano, por uma quantidade estimada e as
compras so realizadas conforme a necessida
de da instituio.
Quadro 5 Modalidades de Licitao
Modalidade Valor rP edital tempo
Conco||cnc|+ cm ||m|tc |m |m !0 + 4 d|+s +|+ |cccb|mcnto d+s |oost+s
Prego cm ||m|tc |m |m
||n|mo 0c d|+s utc|s dc cxos|io do cd|t+|
0! d|+s co|||dos +os |c+||z+io do |cgio +|+
apresentao de recurso.
Conv|tc ||C ^tc |; c000000 No |m
07 dias corridos de exposio do edital e
lanamento de proposta; 02 dias para emisso de
parecer tcnico; 02 dias para apresentar recurso;
07 dias corridos para emisso de nota de empenho;
at 15 dias para entrega.
Dispensa de Licitao ^tc |; c00000 No No
Tempo necessrio para receber a resposta de no
m|n|mo 0! cot+ocs
Inexigibilidade de
Licitao
cm ||m|tc No No cm |+zos |cg+|s
Fonte:
15
|stc d|sos|t|vo c um+ |c||+mcnt+ b+st+n
te til para aquisies de medicamentos, pois
as compras so realizadas periodicamente e
com alta freqncia, uma vez que:
^ n+tu|cz+ d+ +t|v|d+dc +|cscnt+ |c
levante imprevisibilidade no consumo
e exige, em muitos casos, celeridade na
realizao da aquisio;
O custo dc +|m+zcn+mcnto c b+st+ntc
relevante para as instituies e o aumen
to da freqncia propicia a reduo do
volume de estoque.
O processo evita a repetio de proce
dimentos licitatrios com o custo que lhes
inerente, ou seja, supre a multiplicidade de
licitaes contnuas e seguidas obtendose
desta forma maior agilidade nos processos de
aquisio.
4.1.3 Aquisies em instituies
privadas
|m |os|t+|s ||v+dos + +u|s|io odc sc|
feita por meio de pesquisas de preo, contrato
de fornecimento com fornecedores previamen
te selecionado ou adotando normas particulares
estabelecida pela instituio para assegurar com
petitividade e transparncia nas negociaes.
Como |cu|s|tos b+s|cos +|+ |c+||z+io
de uma compra que seja vantajosa para a insti
tuio, podese citar:
C+d+st|o |cv|o dos |o|ncccdo|cs
|umc|o m|n|mo dc cot+io
|c|n|io dos |+zos dc cnt|cg+ c +g+
mento;
Con|cc|mcnto dos |cos |+t|c+dos
no mercado.
5. SELEO DE FORNECEDORES
ONDE COMPRAR
Com + d|vc|s|d+dc dc |o|ncccdo|cs dc
medicamentos, fazse necessria uma busca
das melhores opes para o fornecimento de
medicamentos que atendam os critrios de
qualidade, bem como prazo de entrega satisfa
trio a preos acessveis. Deve se tambm le
var em considerao se o fornecedor tem uma
estrutura adequada para atender a solicitao,
para habilidade tcnica para produzir, fornecer
a matriaprima ou item, deve estar bem des
crita no edital ou em documento que descreva
as condies de compra dos fornecedores.
Outras caractersticas que devem ser leva
das em considerao so os servios psven
da (sistema de suporte), a localizao do forne
cedor que seja preferencialmente prximo do
comprador, esta considerao, na medida do
possvel, leva a reduo de tempo de entrega
evitando a falta do medicamento, principal
mente para aqueles itens de alto consumo e
rotatividade.
cndo +ss|m c||+| um v|ncu|o dc con|+b|
lidade fundamental, outro questionamento
quando da escolha do fornecedor, avaliar a
reputao e solidez no mercado farmacutico,
isto para que o fornecimento seja devidamente
garantido dentro dos prazos frmados
6
.
No processo de seleo de fornecedores,
ocorrem diversas situaes onde se apresen
tam um nico fornecedor (por razes de pa
tente, especifcaes tcnicas, tipo de matria
prima) e em outros mltiplos fornecedores
(ocasio mais vantajosa para o comprador)
27
.
Diversas ferramentas so utilizadas para
efetuar a seleo de seus fornecedores, o de
partamento de compras deve ter o suporte
fundamental do farmacutico, para identif
car atravs de catlogos, revistas e sites espe
cializados, como tambm obter informaes
,unto + out|os |os|t+|s (|cnc|m+|||ng) c |c
presentantes comerciais (indstria e distribui
doras de medicamento), quais so os poten
ciais fornecedores que atendam os requisitos
tcnicos e administrativos para compra dos
medicamentos.
5.1 CADASTRO DE FORNECEDORES
A anlise cadastral permite selecionar os
fornecedores com melhores condies para
atender s necessidades quanto aos requisitos
necessrios para a compra.
O cadastro ideal requer uma contnua re
viso e atualizao, devido diversidade de la
boratrios fabricantes e distribuidores existen
te no mercado, estas informaes tornamse
estratgicas e asseguram uma maior confa
bilidade nas negociaes, alertando inclusive
quanto a possveis impedimentos regulatrios
para a compra.
As informaes fundamentais da empre
sa devem estar bem descritas, sistematizadas e
acessveis, sendo importante citarmos:
|omc do |o|ncccdo| (,u||d|co c |+n
tasia);
|ndc|co com|cto (tc|c|oncs c|d+dc
cep);
C|||
|+c|on+||d+dc d+ cm|cs+
|nst|tu|io |n+ncc||+ (b+ncos uc os
suem conta);
|ndc|co c|ct|on|co (scto| dc com|+s
licitao e dos representantes);
||st+ dc |tcns;|odutos uc t|+b+||+m
5.2 SELEO DE FORNECEDORES
A seleo e qualifcao dos fornecedores
so primordiais para manuteno da parce
ria com o cliente, o processo de qualifcao
tcnica tm incio na elaborao do edital de
licitao, no qual os medicamentos e insumos
farmacuticos so especifcados e so determi
nadas as exigncias para que os fornecedores
participem dos processos
c
.
5.3 AVALIAO E CLASSIFICAO
DE FORNECEDORES:
A avaliao de fornecedores possibilita ve
rifcar a capacidade de um determinado forne
cedor de prover insumos e servios, dentro dos
requisitos exigidos de qualidade
!
.
O comportamento do fornecedor deve
ser avaliado, e ser acompanhado o seu desem
penho durante a fase da realizao da compra,
do recebimento e da utilizao dos medica
mentos e demais produtos adquiridos.
A disponibilidade do fornecedor em re
solver problemas na psvenda, relacionados
aos produtos por ele comercializados, como
um sistema de notifcao de farmacovigiln
cia, relacionando queixas tcnicas para resolver
problemas de desvios da qualidade.
O monitoramento do progresso de qual
quer gesto deve ser baseado em instrumen
tos de aferio denominados indicadores
c
,
embora seja difcil estabelecer uma defnio
com ampla aceitao de um bom fornecedor,
h vrios atributos que podem ser considera
dos desejveis e que serviro para permitir uma
avaliao do seu desempenho, que esto lista
dos no quadro a seguir
5
:
Quadro 6 Itens de verifcao do ato do recebimento.
itens avaliados
01 Nota fscal Destinatrio e valores corretos.
02 Quantidade De acordo com o solicitado.
0! Marca/ Fabricante De acordo com o comprado.
04 |scc||c+io do |oduto De acordo com a padronizao.
05 |mb+|+gcm Integra e identifcadas.
06 |otu|+gcm Integra e legveis.
07 Prazo entrega De acordo com o edital.
0c Validade Produto De acordo com o edital, mnimo de 12 meses.
0 Laudo Tcnico Atestando a qualidade do produto.
10 Horrio entrega |st+bc|cc|do c|+ |nst|tu|io
Os indicadores de desempenhos sugeridos para acompanhamento so
2
:
+x+ dc |odutos cnt|cgucs = N de produtos entregue fora do prazo x 100
fora do prazo N total de produtos comprados
+x+ dc oco||cnc|+s = N de noconformidades no recebimento x 100
no recebimento N de produtos comprados
Atributos como simplicidade, inteligente,
rastreabilidade, estabilidade, especifcidade,
sensibilidade, validade, objetividade e baixo
custo de obteno devem ser considerados
para construo dos indicadores
c
.
5.4 VISITAS TCNICAS
Tm como objetivo detectar precoce
mente os problemas e assim prevenir futuros
constrangimentos com fornecedores que no
esto em adequadas condies, por meio de
aplicao de formulrios apropriados que deve
ser aplicado por profssional qualifcado.
Um fornecedor pode em um primeiro
momento no atingir os requisitos para a Ins
t|tu|io m+s com o |ccdb+c| dcst+s v|s|t+s o
mesmo poder readequar seus processos para
atendimento do cliente e posteriormente rea
dequarse e participar do processo de compra.
5.5 GUIA DE BOAS PRTICAS DE
FORNECEDORES
A sensibilizao e a participao de todos
os atores envolvidos fundamental para ga
|+nt|| + +dcu+io c o cum||mcnto d+s |o+s
Prticas, desta forma devese promover uma
parceria entre a Instituio e seus fornecedores.
Para isto existem diversas estratgias como
+ c|+bo|+io dc um Cu|+ dc |o+s ||+t|c+s dc
Fornecedores de Medicamentos e Insumos
farmacuticos
24
no qual poder conter:
|o|m+ dc C+d+st|o dc |+tc||+|s c |cd|
camentos;
||occsso ||c|t+to||o ou o| o|dcm dc
compra;
||occssos |c|+c|on+dos +o |cccb|mcnto
com aplicao de formulrio contendo
os itens de verifcao estabelecidos
pela instituio no ato do recebimento,
conforme exemplifcado no anexo 1;
||occsso |c|c|cntc +o comun|c+do +os
fornecedores de solicitao de entrega
imediata, por meio de documento for
mal, citado no anexo 2 e tambm da No
tifcao de Procedimento Administrati
vo dc |cn+||z+io +ncxo ! nos c+sos dc
no cumprimento dos prazos de entrega.
Para divulgao do guia podese recorrer
cst|+tcg|+ dc |ncont|o dc |o|ncccdo|cs uc
trata da interao entre o fornecedor e a ins
tituio com o objetivo de estreitar a comu
nicao; como vantagens esta aproximao
fortalece o comprometimento e confana no
processo de compra.
Nestes encontros os fornecedores pode
ro esclarecer eventuais dvidas, sugerir me
lhorias, conhecer a instituio entender seus
processos e todos os setores envolvidos nesta
gesto, como tambm ocorre a oportunidade
de captar e desenvolver novos fornecedores.
6. REQUISITOS E FATORES
IMPORTANTES RELACIONADOS
AO PROCESSO DE AQUISIO
6.1 RECURSOS HUMANOS
No ano de 1, a Organizao Mundial
d+ +udc, divulgou uma documentao so
bre qualidades gerais que o farmacutico deve
possuir (Te role of the pharmacist in the heal
t| c+|c systcm O +c| do |+|m+ccut|co no
s|stcm+ dc +tcnio s+udc) |st+s u+||d+dcs
em nmero total de 7, deu o nome ao profs
sional 7 estrelas, so elas:
||cst+do| dc sc|v|os |+|m+ccut|cos cm
uma equipe de sade;
C++z dc tom+| dcc|socs
Comun|c+do|
||dc|
Cc|cntc
^tu+||z+do c|m+ncntcmcntc
|duc+do|
Cons|dc|+ndo +s c+|+ctc||st|c+s +c|m+ c|
tadas destacamos que para atuar na rea de
gesto de compras os profssionais farmacu
ticos, precisam estar bem informados e atuali
zados, alm de terem boa comunicao, facili
dade para trabalhar em equipe e um aguado
poder de negociao.
O farmacutico est diretamente envolvido
cm tod+ + c+dc|+ |og|st|c+ do mcd|c+mcnto |
especifcamente na etapa da aquisio, ele deve
estar preparado para assumir a conduo das
atividades tcnicas, como padronizao, espe
cifcao, parecer tcnico, visita tcnica e quali
fcao de fornecedores, analise de histrico de
consumo e das variaes sazonais. Auxiliando
tambm nas atividades de carter administra
tivo, como programao e planejamento, de
fnio da modalidade de compra, habilitao
de fornecedores e gesto de estoque. Portanto
precisamos contar com profssionais altamente
capacitados no gerenciamento das aquisies,
para garantir a viabilidade das demais etapas do
ciclo da assistncia farmacutica.
6.2 TECNOLOGIA DA INFORMAO
No atual cenrio das organizaes, um dos
bcns m+|s v+||oso c + |n|o|m+io |st+ nov+
realidade exige uma reorganizao intensa nas
instituies, assim a utilizao da Tecnologia
da Informao (TI) assume importncia vital,
apresentandose como um instrumento capaz
de propiciar a competitividade necessria
sobrevivncia e crescimento das organizaes.
A administrao dos recursos de materiais, hu
manos e fnanceiros pode ser realizada com
mais rapidez e preciso com a utilizao da
Tecnologia da Informao
11
.
Para entendermos como o uso das ferra
mentas de tecnologia de informao podem
nos auxiliar na gesto de compras importan
te entendermos seu conceito e abrangncia.
O termo Tecnologia da Informao serve para
designar o conjunto de recursos tecnolgicos
e computacionais para gerao e uso da infor
mao. A TI est fundamentada nos seguintes
componentes
21
:
|+|dw+|c c scus d|sos|t|vos c|||c||cos
|+tc||+|s ccno|og|cos (|+|dw+|c) |tcns
dc |+|dw+|c uc comocm + c|+m+d+
Tecnologia da Informao, como com
putadores, redes de computadores e
dispositivos auxiliares como perifricos
itens de comunicao de dados etc.;
o|tw+|c c scus |ccu|sos ||og|+m+s dc
Comut+do| (so|tw+|c) |ntc||c|+c|on+
dos entre si e entre os bancos de dados
que eles tratam, compondo assim um
|stcm+
|stcm+s dc tc|ccomun|c+ocs |+nu
ais e Procedimentos relacionados com
a correta operao do sistema e com o
fuxo das informaes por ele tratadas;
Ccstio dc d+dos c |n|o|m+ocs |+ncos
de Dados ou repositrios das informa
es que so tratadas pelo sistema;
|ccu|sos |um+nos |ccu|sos |um+nos
(co|cw+|c) |+b|||t+dos + us+|cm o s|s
tema de maneira efciente e segura.
Assim o uso bem planejado de Tecnolo
gia da Informao dar suporte aos processos
envolvidos na gesto de compra, propiciando
a busca de vantagem competitiva e apoio
tom+d+ dc dcc|sio gc|cnc|+| |stcs bcnc||c|os
agregados vm de encontro s necessidades de
acesso e organizao das informaes para se
atingir uma gesto de compras efciente.
6.3 MONITORAMENTO
INDICADORES
A modernizao da Farmcia Hospitalar
quanto aos aspectos de gesto, passa pelas
mudanas de paradigmas, decorrentes das
novas necessidades dos clientes e da socie
dade. A dinmica dos processos de trabalho
para obteno de melhores resultados exige a
incorporao do uso de ferramentas de qua
lidade, que se tornaram estratgias para a me
lhoria do desempenho da gesto da Farmcia
Hospitalar
.
Assim a utilizao de indicadores constitui
um instrumento gerencial fundamental para
acompanhamento dos processos.
Os indicadores so elementos essenciais
para a elaborao do planejamento e o con
trole dos processos das organizaes, sendo os
indicadores da qualidade associados ao julga
mento do cliente e os indicadores de desem
penho associados s caractersticas do produ
to e do processo
.
Como |nd|c+do|cs dc dcscmcn|o dos
processos relacionados gesto de compras,
alem dos indicadores j citados para o acom
panhamento de desempenho de fornecedo
res, podemos exemplifcar:
Indicador Frmula
Volume de compra
Valor total das compras efetivadas
x 100
Valor total previsto para compra
Pontualidade do atendimento das requisies de compra
Nmero de requisies atendidas no prazo
x 100
Nmero total de requisies realizadas
BIBLIOGRAFIA
1 ^C^||O | Cc|cnc|+mcnto dc |stoucs cm |+|m+c|+ |os|t+|+|C|uo dc |studo |og|st|
cos |n|vc|s|d+dc |cdc|+| dc +nt+ C+t+||n+ .00
. ^|^|CO| |C |O||| ^C| |^||||^ |CV |odc|o dc +v+||+io dc |o|ncccdo|cs dc cs
cc|+||d+dcs c |nsumos |+|m+ccut|cos no |os|t+| d+s C||n|c+s d+ |+cu|d+dc dc |cd|c|n+ dc
io |+u|o monog|+|+]io |+u|o ||v|sio dc |+|m+c|+ do |os|t+| d+s C||n|c+s d+ |+cu|d+dc
dc |cd|c|n+ d+ |n|vc|s|d+dc dc io |+u|o.010
! ^|||^|| C C|+ss||c+io c +v+||+io do dcscmcn|o dos |o|ncccdo|cs dc cscc|+||d+dcs
|+|m+ccut|c+s dos |tcns ^ d+ cu|v+ ^|C c|o mctodo dc +n+||sc dc g+stos cm um |os|t+|
ub||co dc g|+ndc o|tc monog|+|+] io |+u|o ||v|sio dc |+|m+c|+ do |os|t+| d+s C||n|c+s
d+ |+cu|d+dc dc |cd|c|n+ d+ |n|vc|s|d+dc dc io |+u|o .00
4 ^z|V||O |C ct +|O |so dc ||| c C|| no uo|tc ^ Ccstio d+ |cm+nd+ cm ^mb|cntcs
dc ||oduio |+|cotoc| Ccstio ||oduiov1! n. 110 m+|+go.00o
|^|| | Com|+s ||nc||os c +dm|n|st|+io io |+u|o ^t|+s .000
o |O|C| ||||O \| ||ov|sio dc m+tc||+|s c mcd|c+mcntos |n |c||+c|n| | |o|gcs ||||o
\ | ||+t|c+s |+|m+ccut|c+s no ^mb|cntc |os|t+|+| do |+nc,+mcnto |c+||z+io io
|+u|o |d ^t|cncu .00
||+s|| ||n|stc||o d+ +udc cc|ct+||+ dc C|cnc|+ ccno|og|+ c |nsumos |st|+tcg|cos |c+|t+
mcnto dc ^ss|stcnc|+ |+|m+ccut|c+ c |nsumos |st|+tcg|cos û|s|io dc mcd|c+mcntos +|+
+ss|stcnc|+ |+|m+ccut|c+ no | o||cnt+ocs b+s|c+s ||+s|||+ ||n|stc||o d+ +udc .00o o
p.
c C||||^|O | |||O V| C|^V| C| Ccstio cst|+tcg|c+ cm |+|m+c|+ |os|t+|+| +||c+io
|+t|c+ dc um modc|o dc gcstio +|+ u+||d+dc io |+u|o |d ^t|cncu .00
C||||^|O | |cscnvo|v|mcnto dc um modc|o dc const|ucio c +||c+io dc um con,un
to de indicadores de desempenho na farmacia hospitalar com foco na comparabilidade.
+o |+u|o .00 ||ssc|t+c+o dc douto|+do |+cu|d+dc dc +udc |ub||c+ d+ |n|vc|s|d+dc
dc +o |+u|o
10 CO^ | C ^n+||sc do |odc|o dc Ccstio dc cstouc dc mcd|c+mcntos cm um+ o|g+n|z+
io dc s+udc cm +|v+do| m+nusc||to] ; .010
11 ||^ |^| ^dm|n|st|+io dc |+tc||+|s 4 cd io |+u|o ^t|+s 1
1. C^|C|^ |C ||||||^ | OO||O \| Ccstio dos +|mct|os c cstouc |studo dc
c+so dc |tcns dc mcd|c+mcntos cm |+|m+c|+s |os|t+|+|cs c convcnc|on+|s |cv|st+ Ccstio
|ndust||+| |n|vc|s|d+dc ccno|og|c+ |cdc|+| do |+|+n+ |||| v 0 n 01 101.1
.00
1! |O||||O C| C^|||O V C|+ss||c+io ^|C dos |+tc||+|s |m+ |c||+mcnt+ Cc|cnc|+|
dc Custos cm |n|c|m+gcm |cv|st+ ||+s||c||+ dc |n|c|m+gcm .00o ,+n|cv (1) .
14 |^|^ ||O || |+|m+c|+ |os|t+|+| c su+s |ntc||+ccs com + s+udc 1 |d|io io |+u|o |X
|d|to|+ .00
1 |^||| | (o|g) ^ss|stcnc|+ |+|m+ccut|c+ +|+ gc|cntcs mun|c|+|s ; O|g+n|z+do o| |c||y
|+||n ct +| ||o dc |+nc||o O|^;O| .00! 1c !!
1o |^|| | C|^||| ^|||^|O || |und+mcntos |+ ^dm|n|st|++o |+ ||odu+o |oo|
m+n |d|to|+ io |+u|o .000
1 |O|^|^ Ccstio dc com|+s ôst||+ do cu|so dc ^dm|n|st|+io |ndust||+| C|||| ||o
dc |+nc||o .00
1c ||O C|||O|OC|O | Custo X bcnc||c|os ||nstc|n |duc Cont|n +udc .00 (! |t .)
1o.
1 O|O ||| O|O ^^ Ccstio dc su||mcntos c custos |os|t+|+|cs |n O|||| ct
+| |+|m+c|+ C||n|c+ c ^tcnio |+|m+ccut|c+ ||o dc |+nc||o Cu+n+b+|+ |oog+n .00cb
.0 ||||Oz ^^ C^|V^|||||O | |ctodo dc ||cv|sio dc |cm+nd+ c |ctccio dc +zon+||
d+dc +|+ o ||+nc,+mcnto d+ ||oduio dc |ndust||+s dc ^||mcntos XX||| |ncont|o |+c|on+|
dc |ngcn|c||os dc ||oduio Ou|o ||cto |C ||+s|| .1 + .4 dc out dc .00!
.1 ||z|||| |^ ^|||| |^ ccno|og|+ d+ |n|o|m+io +||c+d+ + s|stcm+s dc |n|o|m+ocs cm
|cs+||+|s io |+u|o ^t|+s .000
.. |O^ || CO|| ||V| ||| ^|| ^b+stcc|mcnto c Cc|cnc|+mcnto dc |+tc||+|s
|n Comcs || |c|s ^| C|cnc|+s |+|m+ccut|c+s um+ +bo|d+gcm cm |+|m+c|+ |os|t+|+| 1
|d io |+u|o |d|to|+ ^t|cncu.00!
.! ^|O ^| |O|||C|| |^ Cont|o|c dc |+tc||+|s com |||c|cntcs |+d|ocs dc |cm+nd+
|studo dc C+so cm um+ |ndust||+ u|m|c+ Ccstio c ||oduio V1! n . ..!.!1 m+|o
ago.2006
.4 |O||| ^C| C|^V| C| ^|^||O |O |^||||^ |CV |||||||^ | |V||O ^ Cu|+ dc
|o+s ||+t|c+s dc |o|ncccdo|cs dc |cd|c+mcntos c |nsumos |+|m+ccut|cos d+ ||v|sio dc |+|
m+c|+ do |nst|tuto Ccnt|+| do |os|t+| d+s C||n|c+s d+ |||| Coo|dcn+io |+||n |||
C|||+no | ||nto V|io |+u|o .00 4 cd|io
. ||O| |||C||| | |mo|tnc|+ d+ Ccstio dc Com|+s +|+ +s O|g+n|z+ocs |cv|st+
c|cnt||c+ c|ct|on|c+ dc c|cnc|+s cont+bc|s || 1o!c0
.o ^|^|^|| || ||||||O | û|s|io dc mcd|c+mcntos c m+tc||+|s |n O|||| ct
+| |+|m+c|+ C||n|c+ c ^tcnio |+|m+ccut|c+ ||o dc |+nc||o Cu+n+b+|+ |oog+n .00cb
. ||^ || C^|V^||O | | |^|CO | |||og|+m+io +u|s|io c +|m+zcn+mcnto dc mc
d|c+mcntos c |odutos +|+ s+udc|n |OV^| ||CC O|gs ||^|| Cu|+ dc |o+s ||+t|c+s
cm |+|m+c|+ |os|t+|+| c c|v|os dc s+udc 1 cd|io io |+u|o ^tc||c V|dc o Vc|so .00
141o!
.c V|C||^ ||O C |||||^|| ||||O \ Ccstio dc |ccu|sos |+tc||+|s c dc |cd|c+mcntos
vo|umc 1. ; io |+u|o |+cu|d+dc dc +udc |ub||c+ d+ |n|vc|s|d+dc dc io |+u|o 1c (c||c
+udc C|d+d+n|+)
Anexo1 formulrio de noConformidade no recebimento do Material
Anexo 2 formulrio de solicitao de entrega imediata
|ontc ^d+t+do do |uxo dc comun|c+io com |o|ncccdo|cs do |stcm+ dc ^dm|n|st|+io dc |+tc||+|s do |os|t+| d+s C||n|c+s d+ |+cu|d+dc dc
|cd|c|n+ d+ |n|vc|s|d+dc dc io |+u|o
|ontc ^d+t+do do |uxo dc comun|c+io com |o|ncccdo|cs do |stcm+ dc ^dm|n|st|+io dc |+tc||+|s do |os|t+| d+s C||n|c+s d+ |+cu|d+dc dc
|cd|c|n+ d+ |n|vc|s|d+dc dc io |+u|o
Anexo 3 formulrio de notifcao de procedimentos administrativos
Este encarte foi idealizado e organizado pela Comisso de Farmcia Hospitalar do Conselho Federal de Far
mcia (Comfarhosp), composta pelos farmacuticos hospitalares Marco Aurlio Schramm Ribeiro, Presidente
(CE), Ilenir Leo Tuma (GO), Eugenie Desire Rabelo Nery (CE), Jos Ferreira Marcos (SP) e George Washing
ton Bezerra da Cunha (SP). O email da Comisso comfarhosp@cff.org.br
Marco Aurlio
Schramm Ribeiro
Ilenir Leo Tuma Eugenie Desire
Rabelo Neri
Jos Ferreira Marcos George Washington
Bezerra da Cunha

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