Administracin Estadal y Municipal Estado Aragua

ESTADO ARAGUA MUNICIPIO GIRARDOT CONTRALORA MUNICIPAL PROCESOS DE CONTRATACIN PARA LA ADQUISICIN DE BIENES
Y SERVICIOS

La Contralora del municipio Girardot del estado Aragua fue creada mediante Ordenanza sobre Contralora Municipal (Gaceta Municipal de Nmero Extraordinario fecha 17-04-78). La Contralora es un organismo constitucionalmente autnomo, al servicio del estado democrtico y de los ciudadanos del municipio, con el n primordial de velar por la correcta y transparente administracin del patrimonio pblico mediante el control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes del municipio, contando para ello con un capital humano altamente capacitado y comprometido. A la Contralora del municipio Girardot para el ejercicio scal 2009 le fueron asignados recursos, segn Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos, por Bs. 6,27 millones, para el ejercicio scal 2010 Bs. 7,82 millones, y para el ejercicio scal 2011 le fueron asignados recursos por Bs. 12,60 millones. Objetivo general Determinar la situacin actual de la Contralora del municipio Girardot del estado Aragua, en cuanto a su organizacin y funcionamiento, personal, planicacin y ejecucin del Plan Operativo Anual durante los aos 2009, segundo semestre del ao 2010 y ao 2011. Asimismo, evaluar la legalidad y sinceridad de los procesos de seleccin de contratistas y contratacin para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras de ser el caso, as como de los pagos por concepto de remuneraciones al personal jo y contratado, relaciones sociales, viticos y pasajes dentro del pas, servicios de capacitacin y adiestramiento y otros servicios profesionales y tcnicos. Alcance y objetivos especcos

La actuacin scal estuvo orientada a la evaluacin de las operaciones realizadas por la Contralora del municipio Girardot del estado Aragua, durante los aos 2009, segundo semestre del ao 2010 y el ao 2011, en las reas de: organizacin, personal, planicacin y ejecucin del Plan Operativo Anual; as como vericar la sinceridad y legalidad de los gastos efectuados por concepto de: personal jo y contratado, relaciones sociales, viticos y pasajes, servicios de capacitacin y adiestramiento y otros servicios profesionales y tcnicos, as como el cumplimiento de los procesos de seleccin de contratistas y contratacin para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras. Observaciones relevantes Se constat que para los ejercicios scales objeto de anlisis, la Contralora Municipal contrat a 6 personas: 3 de ellas para desempear funciones de asistencia y apoyo durante las actuaciones scales, actividades stas que son propias de los rganos de control scal; y 3 para realizar actividades de asesoras jurdicas y administrativas en las diferentes direcciones y departamentos de ese rgano de control scal, contrataciones stas que no se justican por cuanto la Contralora Municipal cuenta con una Direccin de Consultora Jurdica y con una Unidad de Auditora Interna. Al respecto, el artculo 37 de la Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (Gaceta Ocial N 37.522 de fecha 06-09-2002) establece que slo podr procederse por va del contrato en aquellos casos que se requiera personal altamente calicado. Lo antes sealado denota fallas de control en el proceso de contratacin de personal, lo que origina que la gura jurdica del contrato fuese el mecanismo empleado para el ingreso de personal. En los papeles de trabajo relacionados con las auditoras realizadas en la Alcalda del municipio Girardot del estado Aragua, en la Direccin de Ingeniera Municipal (perodos 2009 y 2010) y en la Direccin de Obras Pblicas, Hbitat y Asuntos Sociales (perodo 2010), se constat que los mismos no cuentan con los soportes documentales que sustenten los hallazgos detectados durante las actuaciones scales realizadas. Al respecto, los artculos 20 y 23 de las Normas
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Generales de Auditora de Estado (NGAE) Gaceta Ocial N 36.229 de fecha 17-06-97, establecen que el auditor deber obtener las evidencias sucientes, convincentes y pertinentes, que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados, adems de organizar un registro completo y detallado en forma de papeles de trabajo. Esta situacin denota deciencias en los procesos de auditora llevados a cabo por ese rgano de control scal, que no le permite por una parte, estructurar y soportar fehacientemente el hallazgo de la auditora, y por la otra no disponer de los elementos probatorios sucientes y pertinentes para iniciar, de ser procedente, las acciones scales a las que hubiere a lugar. Durante los aos 2010 y 2011 mediante Resoluciones Internas, la Contralora, a fin de cubrir gastos correspondientes a las partidas: 4.02.00.00.00 Materiales y Suministros, 4.03.00.00.00 Servicios No Personales y 4.07.00.00.00 Transferencias y Donaciones, autoriz y efectu traspasos presupuestarios que disminuyeron los crditos de la partida 4.01.00.00.00 Gastos de Personal por Bs. 604,21 mil y Bs. 1,21 millones para los referidos aos; no obstante, no se evidenci la aprobacin del Concejo Municipal de dichos traspasos. Al respecto, los artculos 10 y 12 de la Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos del Ejercicio Econmico y Financiero de los aos 2010 y 2011, prevn que toda modicacin que afecte las sub-partidas 401.01.01.00: Sueldos Bsicos al Personal Fijo a Tiempo Completo y 401.01.10.00 Salarios a Obreros en puestos permanentes a tiempo completo, debern ser aprobadas por el Concejo Municipal previa solicitud del Alcalde y dems autoridades competentes. Tal situacin pone de maniesto debilidades en los controles presupuestarios relacionados con los niveles de autorizacin de las modicaciones, lo que trajo como consecuencia entre otros aspectos, que la Contralora solicitara durante ese perodo recursos adicionales para cubrir crditos presupuestarios insucientes para cancelar ajustes salariales y sus incidencias laborales al personal adscrito a la Contralora Municipal. La Cont r alor a pag v it icos y pa sajes por Bs. 63,35 mil de los cuales Bs. 23,92 mil corresponden al segundo semestre del ao 2010 y Bs. 39,43 mil al ao 2011, los cuales no estn respaldados por los comprobantes justicativos del gasto. Al respecto, las Normas Generales de
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Control Interno (NGCI) Gaceta Ocial N 36.229 de fecha 17-06-97, disponen en el artculo 23 que las transacciones y operaciones nancieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suciente documentacin justicativa. Tal situacin trae como consecuencia que las transacciones econmicas y nancieras referidas por dicho rgano de control, no estn debidamente respaldadas y justicadas. Se constat que durante el ao 2011 la Contralora Municipal pag a una empresa Bs. 90,00 mil para dictar un Curso Administrativo de Gestin y Control Fiscal a 61 participantes, de los cuales 29 pertenecen a diferentes organismos pblicos. No obstante, los artculos 176 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial N 5.453 Extraordinario de fecha 24-03-2000) y el artculo 100 de la Ley Orgnica del Poder Pblico Municipal (LPPM) Gaceta Ocial N 6.015 Extraordinario de fecha 28-12-2010, establecen que el n primordial de los rganos de control local, es el de velar por la correcta y transparente administracin del patrimonio pblico, mediante el control, vigilancia y scalizacin de los ingresos, gastos y bienes del municipio, y no la de capacitar a servidores pblicos pertenecientes a otros organismos pblicos con los recursos nancieros de ese rgano de control local; tal situacin denota debilidades en el Sistema de Control Interno en cuanto al control que debe ejercer la contralora sobre los recursos asignados para su funcionamiento, lo que trajo como consecuencia que esa contralora empleara recursos nancieros en actividades que no se corresponden con las funciones medulares para las cuales fueron creados los rganos de control scal. Del mismo modo, se evidenci que para la prestacin del servicio de mantenimiento de vehculo, la Contralora Municipal efectu el procedimiento de consulta de precios N CP-UC-02/2009, ello en atencin a lo establecido en los artculos 73, 74 y 75 de la Ley de Contrataciones Pblicas (LCP) Gaceta Ocial N 39.503 de fecha 06-09-2010, invitando a 3 empresas, otorgndose la adjudicacin a una de ellas, por cuanto segn se desprende del Informe de Recomendacin solo manifestaron su voluntad de participar en el citado proceso 2 de las empresas, en la que una result descalicada por no presentar la documentacin legal vigente exigida en la invitacin; no obstante se constat

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que la nica empresa que no manifest voluntad de presentarse no fue invitada a participar en la citada consulta de precios, tal como se desprende de la comunicacin s/n del 01-06-2012. Lo expuesto con anterioridad pone de maniesto la falta de sinceridad en el proceso de seleccin del contratista llevado a cabo por la Contralora Municipal, lo cual va en detrimento de los principios de economa, transparencia, igualdad, honestidad y competencia, previstos en el artculo 2 de la LCP, impidiendo asegurar que la seleccin de la empresa obedeci a la libre competencia e igualdad entre los oferentes, en atencin a los principios antes sealados, y que la empresa seleccionada sea la ms calicada a los intereses del rgano de control scal externo. Igualmente, para la adquisicin de Mobiliario, Equipos de Alojamiento, Computacin y Telecomunicaciones, y Vehculos de Traccin no Motorizados, la Contralora efectu el procedimiento de Concurso Cerrado N CPC-CC-02/2011, en atencin a lo establecido en el artculo 61 de la LCP, invitando a 5 empresas y otorgando la adjudicacin parcial a 2 de ellas, pues, segn se desprende del Informe de Recomendacin, ambas cumplieron con todos los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, y se tramitaron con base en esta misma estrategia. No obstante, es de sealar que otra de las empresas inform en comunicacin s/n del 25-05-2012, que: No fuimos invitados, noticados ni participamos en dicho proceso de Seleccin de Contratistas en el Concurso Cerrado N CPC-CC-02/2011. Lo expuesto pone de maniesto la falta de sinceridad en el proceso de seleccin del contratista llevado a cabo por la Contralora Municipal, lo cual va en detrimento de los principios de economa, transparencia, igualdad, honestidad y competencia, previstos en el artculo 2 de la LCP, impidiendo asegurar que la seleccin de las empresas obedeci a la libre competencia e igualdad entre los oferentes, en atencin a los principios antes sealados, y que la empresa seleccionada sea la ms calicada a los intereses del rgano de control scal externo. De la revisin efectuada a los expedientes de contratacin, se evidenci que en 11 de ellos no reposa la Fianza de Fiel Cumplimiento y en 4 la Garanta Laboral. Al respecto, el artculo 32 del Reglamento de la Ley de Contrataciones Pblicas (Gaceta Ocial N39.181 del 19-05-2009) prev

que en la administracin del contrato se deben incorporar los documentos que se relacionen con las garantas. Tal situacin no permite llevar un adecuado control y registro de la documentacin que conforma dichos expedientes, lo que trae como consecuencia que no se pueda asegurar la exactitud y veracidad de la informacin nanciera y administrativa a n de hacerla til, conable y oportuna para la toma de decisiones. Durante el ao 2009 la Contralora del municipio Girardot adquiri 3 vehculos. Para el pago de los precitados vehculos, la Contralora Municipal emiti la orden de pago N 11-00000273 de fecha 03-12-2009 por la cantidad de Bs. 639,81 mil; no obstante, del anlisis efectuado por esta Contralora General de la Repblica a la informacin suministrada por 2 empresas comercializadoras de vehculos, se determin que la Contralora Municipal pag aproximadamente la cantidad de Bs. 176,92 mil por encima del costo de los vehculos adquiridos. Al respecto, el artculo 38 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF), Gaceta Ocial N 6.013 Extraordinario del 23-12-2010, seala que el Sistema de Control Interno que se implante en los entes y organismos deber garantizar que antes de proceder a la adquisicin de bienes o servicios, o a la elaboracin de otros contratos que impliquen compromiso nancieros, los responsables se aseguren que los precios sean justos y razonables. Lo antes expuesto tiene su origen en debilidades en el Sistema de Control Interno aplicado al proceso de contratacin de la Contralora Municipal, que no permiti a la administracin asegurarse del cumplimiento de los extremos previstos en el artculo 38 de la LOCGRSNCF, con el objeto de impedir posibles daos al patrimonio pblico, toda vez que tal situacin conllev a un pago a la empresa contratista por la cantidad de Bs. 176,92 mil, lo que representa el 27,66% del monto pagado. De la inspeccin in situ efectuada por esta Contralora General de la Repblica conjuntamente con el Ingeniero Inspector, a la obra Restauracin y Rehabilitacin de la Sede de la Contralora ubicada en la Urbanizacin la Floresta, en fecha 03-04-2012, se determin una diferencia en cantidades de obra entre lo relacionado en valuaciones y lo ejecutado en el sitio; tal diferencia conllev un pago a favor de la empresa contratista por Bs.16,38 mil sin que la empresa hubiese
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ejecutado los trabajos correspondientes a ese monto. Por su parte el artculo 117 de la LCP establece que el contratista elaborar una formulacin, donde se reeje la cantidad de obra o servicio ejecutado en un periodo determinado; asimismo el artculo 38 de la LOCGRSNCF dispone que antes de proceder a los pagos, los responsables se aseguren que se hayan dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias y que los compromisos contrados sean ciertos y debidamente comprobados. Lo anteriormente expuesto evidencia deciencias en el control de la ejecucin de obras que le compete ejercer al Ingeniero Inspector, no obstante lo previsto en los artculos antes indicados, toda vez que ste debe realizar las mediciones de los trabajos ejecutados, comprobar la calidad y correcta ejecucin de los mismos y efectuar las objeciones que tuviere sobre las valuaciones de obra, antes de proceder a su conformacin. Dicha situacin trae como consecuencia el incumplimiento de las metas previstas, as como el pago a favor de la empresa contratista por Bs. 16.384,27, lo cual pudiera incidir negativamente en el patrimonio pblico. Conclusiones Del anlisis de las observaciones precedentes se constat que en la Contralora del municipio Girardot del estado Aragua, existen debilidades de control interno e inobservancia de instrumentos legales que inciden negativamente en el funcionamiento de ese Organismo, toda vez que se determin que para los aos 2009, segundo semestre del ao 2010 y el ao 2011: fueron contratadas 6 personas para desempear funciones propias de ese rgano de control; en algunos casos, las auditoras no cuentan con la documentacin que sustente los hallazgos detectados; se efectuaron traspasos presupuestarios que afectaron los crditos de la partida presupuestaria gastos de personal; se realizaron pagos de viticos y pasajes, y relaciones sociales que no estn respaldados por documentos sucientes que justiquen el gasto realizado; se evidencian erogaciones efectuadas por concepto de capacitacin y adiestramiento a servidores pblicos no adscritos a la Contralora Municipal; se realiz la suscripcin de contratos sin que las empresas proporcionaran las garantas necesarias y sucientes; existen procedimientos de seleccin de contratistas no ajustados a los principios de transparencia, honestidad, igualdad y
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competencia que debe regir la contratacin pblica; se adquirieron vehculos por una cantidad superior al monto del mercado; y se realiz un pago de Bs. 16,38 mil por concepto de obras relacionadas y no ejecutadas. Recomendaciones Con fundamento en lo expuesto anteriormente y dada la importancia de las deciencias sealadas en el presente informe, se considera oportuno recomendar a la mxima autoridad de la Contralora Municipal, as como al Concejo Municipal lo siguiente: A la mxima autoridad de la Contralora Municipal: Proceder por la va del contrato en aquellos casos que se requiera personal altamente calicado para realizar tareas especcas y por tiempo determinado. Adecuarse a las disposiciones contenidas en las Normas Generales de Auditora de Estado, en lo relativo a la obtencin de las evidencias sucientes, convincentes y pertinentes a los nes de respaldar las observaciones detectadas en la auditora. Adecuarse a las disposiciones contenidas en la ordenanza de presupuesto de ingresos y gastos, en cuanto a la afectacin de los crditos presupuestarios de la partida gastos de personal. Respaldar todas las operaciones nancieras, presupuestarias y administrativas con suciente documentacin justicativa, de manera que permita el seguimiento de una transaccin o hecho desde su inicio hasta su culminacin. Abstenerse de efectuar erogaciones por concepto de capacitacin y adiestramiento a servidores pblicos no adscritos a la Contralora Municipal. Solicitar a las empresas contratistas, antes de proceder a la suscripcin de los contratos, las garantas necesarias y sucientes que permitan responder a las obligaciones contradas. Asegurarse, antes de proceder a la adquisicin de bienes, que los precios sean justos y razonables, a los nes de proteger el patrimonio municipal. Antes de realizar el pago por concepto de valuaciones de obras, vericar que las mismas se hayan ejecutado, con el objeto de evitar el pago de obras relacionadas y no ejecutadas.