Gua de Procedimientos Contables - Administrativos Asociacin Red Nacional de Participacin Ciudadana y Control Social (RED PCCS)

2013

NDICE
ANTECEDENTES 1. Objetivo de La Gua Contable Administrativa 2. Principios de la Gua Contable Administrativa 2.1. Principio de Claridad e imagen del Fin Social 2.2. Principio de Planificacin y Seguimiento de la Actividad. 2.3. Principio de Transparencia en la Financiacin. 2.4. Principio de Pluralidad en la Financiacin. 2.5. Principio de Control y Transparencia en la Utilizacin de Fondos. 3. Procedimiento para el desembolso de Recursos econmicos 3.1. Cumplimiento de los recursos en una misin/actividad/objetivo. 3.1.1 De los Grupos Regionales 3.1.2 De la Secretaria Tecnica 3.1.3 Cuenta Depositaria 3.2. Rendicin de recursos 4. Procedimiento para los descargos 4.1. De los respaldos del descargo. 4.2. De los servicios contratados. 5. Apropiacin de los Rubros de gasto en la Solicitud de Fondos 5.1. Con recursos de la organizacin, canalizando proyectos en administracin delegada y/o directa. 5.1.1. Transporte (Terrestre/Areo) 5.1.2. Hospedaje 5.1.3. Alimentacin 5.1.4. Materiales 5.1.5. Consultoras 5.1.6. Medios de Comunicacin 5.1.7. Recursos Humanos 5.1.8. Alquiler de Ambientes 5.1.9. Imprevistos 5.2. Recursos de contraparte de los Grupos Regionales. 6. Cierre de gestin Contable / Administrativo 7. Gastos no elegibles
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Antecedentes

En marzo de 2001 en la ciudad de Cochabamba nace la idea de trabajar en red a nivel nacional. Con la presencia de 25 instituciones con un trabajo y sentido de voluntariado, interesadas en la iniciativa y estableciendo con claridad la experticia temtica con un objetivo comn hacia una Participacin Ciudadana y Control Social, en sectores de la poblacin histricamente excluidos. La Asociacin Red Nacional de PCCS bajo mandato de la Asamblea Nacional, formula propuestas para la incidencia poltica desde una perspectiva ciudadana, equilibrada e integral con estrategias concertadas y conjuntas entre actores y facilitadores de procesos a nivel local, regional y nacional. Es una organizacin responsable de brindar informacin sobre los niveles de participacin ciudadana desde una mirada local donde coadyuvan de manera invaluable las instituciones afiliadas a ella. Impulsa acciones de fortalecimiento a organizaciones sociales y a la ciudadana en temas, conceptos e instrumentos relacionados a la participacin y control social (visiones del desarrollo local concertadas, libreta de calificacin ciudadana, gestin democrtica intercultural, genero generacional entre otras) con el nimo de fomentar la participacin y la promocin del uso de los derechos ciudadanos en la construccin de una sociedad y Estado ms inclusiva. Para el logro de su fin, la Red PCCS est conformada por diez Grupos Regionales (GR) y la Secretaria Tcnica (ST), diversidad de instituciones afiliadas que trabajan como instancia facilitadora y actan en procesos de Participacin Ciudadana, Control Social e Incidencia Poltica, para la construccin de una sociedad y Estado que respondan a los intereses de las mayoras, mediante un trabajo en red y un sentido de voluntariado. La Asociacin Red Nacional de PCCS, desde su fundacin, accede a recursos econmicos para su accionar, busca financiamiento externo, por lo cual define y asume normativas y aspectos administrativos como operativos que se adscriben en los convenios de financiamiento. Los financiamientos, provenientes de proyectos y/o programas administrados con carcter directo y/o delegado hacia la Asociacin Red Nacional de PCCS, ha permitido el funcionamiento operativo, tcnico y administrativo, para el mismo se requiere y contrata personal tcnico - especializado. Los recursos humanos son la instancia de la Secretara Tcnica considerada para realizar acciones generales con un carcter operativo y ejecutor, con la finalidad de impulsar las acciones de la organizacin. La administracin de proyectos/programas, por mandato de la Asamblea Nacional, es dada por los (GR) y la (ST) de la Asociacin. En razn de ello, se hace imprescindible contar con una gua Contable - Administrativa que de lneas a polticas y procedimientos sobre el manejo y descargo de fondos.

Objetivo de la Gua Contable Administrativa

El objetivo de la presente Gua Contable - Administrativa es facilitar y contribuir a la ejecucin de actividades, en los procesos de solicitud, desembolso de fondos y sus respectivas rendiciones de gastos e informes tcnicos de descargo correspondientes , ello permitir una administracin eficaz, eficiente y transparente en el manejo de los recursos econmicos para un prudente funcionamiento de la Asociacin Red Nacional de PCCS.

Principios de la Gua Contable Administrativa

2.1. Principio de Claridad e imagen del Fin Social . La imagen organizacional para captacin de fondos e informacin pblica reflejar de manera fiel los objetivos y la realidad de la organizacin y no inducirn a error y/o omisin al fin social

2.2. Principio de Planificacin y Seguimiento de la Actividad. Existe un Plan Estratgico institucional y un Plan Operativo Anual que engloba el accionar de toda la organizacin con objetivos e indicadores cualitativos, cuantitativos, cronograma y responsables. El seguimiento al Plan Operativo Anual se realizan en cada Directorio Nacional.

2.3. Principio de Transparencia en la Financiacin. Las actividades de captacin de fondos privados y pblicos, su coste y su recaudacin anual (donaciones, socios y otras colaboraciones) sern pblicos.

2.4. Principio de Pluralidad en la Financiacin. La organizacin deber diversificar su financiacin con fondos pblicos y privados, favoreciendo la continuidad de sus acciones.

2.5. Principio de Control en la Utilizacin de Fondos. Ser conocida la distribucin de los gastos de funcionamiento agrupados en las categoras de Captacin de Fondos, Programas - Actividad y Gestin Administrativa. Ser adems conocido el destino de los fondos desglosado por cada proyecto y lnea o cuenta de actividad de la organizacin.

Procedimiento para Recursos econmicos

el

desembolso

de

Para la realizacin de las actividades programadas en la vida de la organizacin, a travs de las instancias de ejecucin (Secretaria Tcnica y Grupos Regionales), la inversin y destino de recursos econmicos tendr el siguiente tratamiento. Todo Grupo Regional debe tener actualizada la documentacin e informacin de membrecas que otorga y reconoce la afiliacin a la Asociacin Red Nacional de Participacin Ciudadana y Control Social. La Secretaria Tcnica y los Grupos Regionales deben realizar las gestiones de presentacin de su POA anual en tiempos apropiados y moderados para que estos se adscriban al POA NACIONAL. El POA Nacional de Actividades, deber ser aprobado y autorizado por el Directorio Nacional en cada gestin. Los recursos asignados a las instancias de ejecucin, (Secretaria Tcnica y Grupos Regionales), ser determinado por el Directorio Nacional, previa evaluacin y aprobacin del POA NACIONAL y anlisis de recursos del Presupuesto Institucional y/o por proyecto. Todo Grupo Regional debe contar con un respaldo bancario, que se expresara con el nmero de cuenta bancaria institucional y en moneda de curso legal Bolivianos (Bs.). Si un Grupo Regional, no puede acceder a un respaldo bancario institucional debe presentar una nota por escrito, este documento debe exponer las firmas de las afiliadas del Grupo Regional, quienes dan su consentimiento y acreditan el desembolso de recursos a una cuenta conjunta de personas naturales, de los/as Coordinadores/ras Regionales y el adjunto/a, el Grupo Regional asume obligaciones y responsabilidades para administrar oportuna y prudentemente los recursos desembolsados. Toda solicitud de fondos, tanto para las instancias de la Secretaria Tcnica, como los Grupos Regionales, deber ser acreditada para su desembolso por la Coordinacin General, en caso que existan dos desembolsos pendientes de descargo y/o se encuentren observadas no se proceder al tercer desembolso; excepcionalmente se emitir un nuevo giro de fondos previa nota escrita de justificacin o razn de la demora del descargo, documento que debe ser enviado a la Coordinacin General.

Ambas instancias de ejecucin deben presentar el formulario de solicitud de fondo1 Anexo N 1 - debidamente llenado y refrendado/firmado/sellado, con alguna de las acciones adscritas en el POA Nacional. Toda solicitud de fondo, para ambas instancias ser desembolsada al margen de las condiciones expuestas anteriormente, previa disponibilidad de los recursos de la organizacin, en este escenario se debe efectuar el requerimiento con un tiempo prudente que garantice el desembolso, y permita una holgura de realizacin para el pago. Para los Grupos Regionales - La solicitud de fondos debe ser firmada por el/la Coordinador/a del Grupo Regional y el/la Administrador/a y/o Contador/a de la Institucin del Grupo Regional el/la Administrador/a y/o Contador/a de la Secretaria Tcnica. Este documento puede ser enviado va correo normal, formato electrnico fax. Para el caso de la Secretaria Tcnica, la solicitud de fondos debe estar refrendada por la Coordinacin General. En casos excepcionales en que los Grupos Regionales o las instancias de ejecucin de la Secretaria Tcnica, precisen una reformulacin programtica presupuestaria, esta debe ser contemplada para su anlisis, aprobacin, autorizacin y justificacin, en los espacios agendados en cada Directorio Nacional.

3.1. Cumplimiento de los recursos en una misin/actividad/objetivo. La Secretaria Tcnica y los Grupos Regionales, una vez reciban los recursos para las actividades programadas, estas deben ser aplicadas para su finalidad. En caso que las actividades programadas no se realicen, los recursos desembolsados tendrn el siguiente tratamiento:

3.1.1.

De los Grupos Regionales Una nota por escrito, justificando la no realizacin de la actividad. En caso de aplicarse los fondos para otra actividad, esta debe estar adscrita al POA Nacional y ser comunicada en un tiempo de 5 das hbiles a la Coordinacin General. En caso que los recursos no sern reasignados para otra actividad estos deben ser reembolsados en un plazo no mayor a 15 das.

Formulario de solicitud de fondos y certificacin presupuestaria ANEXO N 1 Esta herramienta proporciona informacin relevante para la asignacin y desembolso de recursos, su aplicabilidad es obligatoria para las instancias que soliciten recursos.

3.1.2.

De la Secretara Tcnica Una nota por escrito, justificando la no realizacin de la actividad, nota que debe ser refrendada con firmas de la Coordinacin General. Los recursos no aplicados deben ser reembolsados en un plazo no mayor a 7 das. Cuenta depositaria Para ambas instancias el reembolso de recursos no ejecutados y saldos sobrantes deben ser realizados en las cuentas institucionales de la Asociacin Red Nacional de Participacin Ciudadana y Control Social. Una vez efectuado el depsito, el comprobante debe remitirse va fax y/o correo electrnico a oficinas de la Secretara Tcnica.

3.1.3.

3.2. Rendicin de recursos La rendicin de los recursos aplicados a gastos debe ser efectuado en el formulario Rendicin de Cuenta / Gastos 2 (Anexo N 2), hasta el quinto da hbil del mes siguiente en la que se realiz una actividad.

Procedimiento para los descargos

La Secretaria Tcnica y los Grupos Regionales instancias de ejecucin de la organizacin deben entregar todos los descargos a la unidad Administrativa/Contable/Financiera en las siguientes condiciones y caractersticas: Las Coordinaciones Regionales, y la Secretaria Tcnica, son los/as responsables de solicitar y velar que se cuente con papelera (hojas embretadas, recibos oficiales, folders institucionales, y otros) acreditados por la organizacin, para la realizacin de sus acciones de descargo. La entrega del 100% de los descargos es de responsabilidad de las instancias ejecutoras (Grupos Regionales / Secretaria Tcnica), quienes estn obligadas a entregar y justificar segn

Rendicin de Cuentas / gasto ANEXO N 2 Este herramienta proporciona informacin relevante con un resumen de los fondos ejecutados y aplicados a un rubro de gasto, es obligatoria para el descargo de fondos entregados.

corresponda cada uno de los descargos, hasta el quinto da hbil del mes siguiente de realizado la actividad. La unidad Administrativa/Contable/Financiera, deber reconocer los respaldos de descargo, y anunciar si es procedente algn comentario que permita enmendar el respaldo, hasta primer decimo da hbil, despus de haber recibido un descargo. La rendicin de gastos debe presentarse de forma ordenada y cronolgica bajo los rubros presupuestados. El mismo deber contener la firma de la Coordinacin del Grupo Regional o la facilitacin de la Secretaria Tcnica, conjuntamente la firma del contador y/o administrador. Todos los respaldos son de responsabilidad de las Coordinaciones Regionales, y de las facilitaciones en el caso de la Secretaria Tcnica. Para que posteriormente sea revisada por administracin de la Secretaria Tcnica. Los Grupos Regionales deben mantener una copia de todo el movimiento econmico y operativo, estos deben ser custodiados por un tiempo de 2 aos y traspasados en cada cambio de representantes de los Grupos Regionales, las facilitaciones de la Secretaria Tcnica deben llevar carpetas tcnicas respecto al desarrollo de sus actividades, esta documentacin puede estar sujeta a solicitud por la organizacin.

4.1. De los respaldos del descargo. Todas las facturas y/o recibos deben ser a nombre de ASOCIACIN RED NACIONAL DE PARTICIPACIN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL, con el nmero de Identificacin Tributaria - NIT: 178982025, y/o sus siglas ASOCIACIN RED NAL. PCCS. Estos respaldos, juntamente con el informe de la actividad y la rendicin de gastos debern ser enviados a oficinas de la Secretaria Tcnica. En caso de existir un contrato (por consultoras, servicios, alquileres, productos, etc.), se deben considerar las acciones del acpite 4.2. Adjunto a la rendicin de gastos se deber enviar un informe de la actividad realizada, en el formulario de informe de la actividad3, (Anexo N 3).

Formulario que expone la informacin primaria de la actividad realizada ANEXO N 3 Esta herramienta proporciona informacin relevante para el seguimiento y monitoreo de la ejecucin de actividades programadas.

Como fuentes de verificacin, junto a la rendicin de cuentas, se debe adjuntar los documentos respaldos que corresponda.

4.2. De los servicios de bienes y adquisiciones contratadas. Para ambas instancias ejecutoras, los servicios de bienes y adquisiciones contratados, deben acogerse a las siguientes disposiciones: Para importes menores y/o iguales a Bs.- 3.000,00 se debe adjuntar una: Factura del proponente y/o recibo oficial debidamente firmado. Carnet de Identidad del proponente.

Para importes mayores y/o iguales a Bs.- 3.001,00 se debe adjuntar contrato, cuadro comparativo de cotizaciones 3 cotizaciones como mnimo, describiendo la razn de la adjudicacin, en los parmetros de bajo costo / calidad / exclusividad / etc. Excepcionalmente y bajo previo justificante, debidamente aprobado se aceptaran solo dos cotizaciones, una contratacin directa. Para contratos mayores y/o iguales a Bs.- 2.000,00, que tengan un carcter especializado/tcnico/especifico/no habitual, que sea asumido por una persona natural y/o jurdica, tendr que adjuntarse el siguiente respaldo. Trminos de referencia en caso de consultoras. Contrato del servicio y/o adquisicin del bien. Hoja de vida en caso de consultoras Orden de servicio orden de compra, en caso que no se cuente con el contrato. Para facilitar el servicio de contratacin una vez efectuado la solicitud de fondos y los trminos de referencia (donde se determina tiempo de inicio y finalizacin - forma de pago y productos y/o resultados a obtenerse), la Secretaria Tcnica proceder a realizar el contrato.

Servicios de bienes y adquisiciones en contratacin directa: Estos solo pueden ser aplicados en los siguientes casos. Utilizando un respaldo anterior (De la Asociacin la organizacin afiliada). (Cuadro Comparativo de Cotizaciones - Tres proponentes), con una fecha de

antigua data mxima de seis meses, siempre y cuando mantenga el precio de antigedad. Adjuntando un convenio institucional que demuestre y exponga tarifas, costos, precios, beneficios y servicios corporativos preferenciales a las afiliadas y/o a la organizacin. Proveedores de servicios con un carcter de asistencia social a nivel nacional, regional y/o local. Uso de infraestructura, equipamiento y personal de organizaciones afiliadas a la Asociacin Red Nacional de PCCS, exponiendo costos bajos al mercado libre, mediante convenios institucionales, contratacin documentada o la simple orden de servicio. Servicios y compras realizados en areas rurales con solo citar el lugar de la realizacin del evento.

Apropiacin de los Rubros de gastos en la Solicitud de Fondos

La solicitud de fondos expondr los siguientes subrubros que se estandarizan en gastos que los Grupos Regionales y las instancias de ejecucin de la organizacin, lleven adelante sus actividades. La Secretaria Tcnica es responsable del pago, anlisis de clculos y determinaciones del los impuestos por la adquisicin de bienes servicios, cancelados con recibos respaldados de la misma naturaleza.

5.1. Con recursos de la organizacin, canalizando proyectos en administracin delegada y/o directa. 5.1.1. Transporte (Terrestre/Areo).

Se entiende por gastos de transporte, los realizados por va terrestre, movilizacin local en transporte publico, privado y va area, estos gastos pueden ser respaldados por: Inter-departamentales - Pasajes terrestres areos - Facturas.

5.1.2.

Inter-provinciales - Pasajes terrestres, recibos de pago planillas de reembolso a participantes. Transporte local (de los/las personas externas y ajenas a las Instituciones o institucin que ejecuta la actividad) - recibos de pago planillas de reembolso a participantes. Derecho de uso de terminal terrestre y aeroportuaria. Facturas de combustible para vehculo. Fotocopias de facturas (Derecho de uso de Terminal terrestre y aeroportuaria). Contratos de Alquiler de vehculos. Contratos de conduccin de vehculo. Hospedaje.

Es el pago por el alojamiento de expositores y/o asistentes al evento, estos gastos pueden ser respaldados por: En hoteles - Facturas En alojamientos - Facturas, recibos rendiciones de cuentas, en estos dos ltimos siempre y cuando se proceda al pago de impuestos. Documentos con el mismo grado de respaldo, que exponga el detalle del servicio adquirido. 5.1.3. Alimentacin.

Es el pago realizado por almuerzos, cenas y refrigerios de los/as asistentes al evento, se entiende por eventos (talleres, reuniones con organizaciones sociales, eventos de coordinacin, planificacin y organizacin, etc. de las actividades del POA), estos gastos pueden ser respaldados por: Facturas de restaurantes otro centro de alimentacin, este documento debe estar expresado a detalle en cantidad, precio unitario y el servicio alimentario prestado. Recibos de pago o rendiciones de cuentas, estos documentos deben expresar o adjuntar el detalle en cantidad, precio unitario y el servicio alimentario prestado. Contrato para la prestacin del servicio, si corresponde. Documentacin del proveedor como contribuyente del rgimen simplificado, si corresponde. Documentos con el mismo grado de respaldo, que exponga el detalle del servicio o bien adquirido. Materiales.

5.1.4.

Son gastos realizados por los siguientes conceptos (Fotocopias, compra de material de escritorio y oficina en general, material de computacin, banner, afiches, trpticos, folletos, otros de visibilidad), estos gastos pueden ser respaldados por: Factura del proveedor que presta el servicio o provee el material. Recibos de pago o rendiciones de cuentas, estos documentos deben expresar o adjuntar el detalle en cantidad, precio unitario y el servicio prestado o especifica el material adquirido. Contrato para la prestacin del servicio y/o adquisicin de un bien, si corresponde. Cuadro comparativo de cotizaciones si corresponde. Documentos con el mismo grado de respaldo. Consultoras.

5.1.5.

Son servicios especializados, tcnicos y especficos con resultados concretos y en tiempos determinados, sus caractersticas son: (la especialidad, dedicacin exclusiva, resultados y/o productos "tangibles, medibles, reales y concretos", que se realicen en periodos iguales o menores a 12 meses), estos gastos pueden ser respaldados por: Trminos de referencia. Documentos de Contratacin. Factura recibo de pago. Pago de aportes patronales y laborales ante las AFPs, si corresponde. Producto(s), etc.

Una consultoras deben contemplar los aspectos que se mencionan para la contratacin en el acpite 4.2.

5.1.6.

Medios de Comunicacin.

Son gastos destinados a la comunicacin, socializacin, visibilidad, divulgacin, impresin, difusin masiva y la planificacin como organizacin logstica de una actividad. Los gastos de comunicacin (llamadas telefnicas), que son reconocidos a los Grupos Regionales y facilitaciones de la Secretaria Tcnica, son tarjetas de telefona mvil facturas,

5.1.7.

entre un monto desde Bs.- 1,00 hasta un mximo de Bs.30,00. Todo material audiovisual, debe contar con su respectivo contrato y materiales producidos. Todo material impreso "publicaciones, boletines, trpticos u otros de la misma calidad", deben considerar su contrato y otros que se especifican en el acpite 4.2., si corresponde. Convocatorias o comunicaciones por medios escritos o radiales (convocatorias a talleres por radios de alcance rural). Recursos Humanos.

Son gastos destinados a facilitaciones y personal de apoyo para acciones especficas y que intervienen de forma directa o indirecta en la realizacin de la actividad, estos gastos pueden ser respaldados por: 5.1.8. Factura recibo de pago. Orden de servicio. Carnet de Identidad del proponente. Alquiler de Ambientes.

Son gastos destinados al uso de ambientes para la realizacin de las actividades programticas, estos gastos pueden ser respaldados por: 5.1.9. Factura recibo de pago. Contrato. Considerar el acpite 4.2, si corresponde. Imprevistos.

Son gastos no rutinarios pero necesarios para el apoyo a la realizacin de la actividad. Los imprevistos debern estar entre un rango del (1% al 5%), del total requerido, estos gastos pueden ser respaldados por:

Factura recibo de pago. Planillas de pago. Rendiciones de cuentas

5.2. Recursos de contraparte de los Grupos Regionales. Son recursos de contraparte de las instituciones afiliadas, recursos humanos, servicios bsicos, infraestructura, equipamiento, mobiliario, material de escritorio, enseres en general y recursos monetarios.

Cierre de gestin Contable / Administrativo

La organizacin trabaja con financiadores que requieren una a dos cierres financieros, contables y administrativos en cada gestin o periodo de financiacin, en este sentido, los cierres contables para una prudente atencin al requerimiento de los financiadores as como terceras instancias reguladoras y de fiscalizacin, tendrn el siguiente procedimiento. Cierre del Periodo en cada gestin: Toda solicitud de fondos para el 2do semestre en cada gestin a ser realizada por los Grupos Regionales e instancias ejecutoras de la organizacin, sern atendidas hasta el 30 de noviembre, estos desembolsos tendrn un periodo de cierre hasta el da 20 de Diciembre, las solicitudes de fondos / recursos, posterior a esta fecha sern atendidas a partir del 1 de enero de la siguiente gestin, si corresponde. Si los recursos y saldos no fueran aplicados, estos debern ser revertidos hasta el 20 de diciembre. Diferentes cortes contables al expuesto anteriormente y/o ampliaciones de fechas sern comunicados/as oportunamente, y de forma escrita, conforme las necesidades de cierre y requerimientos de los financiadores.

Gastos no elegibles
Se consideran gastos no elegibles: 0 - Todo gasto efectuado que no est dentro del presupuesto, aprobado en Directorio Nacional. - Gastos con facturas o recibos que no estn a nombre y nmero de identificacin tributaria de la asociacin. - Gastos con facturas y/o recibos de apoyo que no consideren los gastos a detalle, en cantidad, precio unitario y detalle. - Gastos con facturas con manchones, enmendadas y/o que presenten evidencia de haber sido alteradas. - Gastos soportados con fotocopias de facturas o recibos, a menos que haya una adecuada justificacin escrita.

Gastos en eventos con intervencin de participantes, que no estn soportados con "Listados de Participantes", a menos que haya una adecuada justificacin escrita. Soportes de gastos que no hayan sido apropiadamente invalidados, por proyecto. Pago de viticos, si no existe aprobacin escrita por el Directorio Nacional de la Asociacin Red Nacional de Participacin Ciudadana y Control Social, para su aplicacin. Adelantos de gastos, los cuales han sido liquidados sin facturas. Las multas o recargos, por pagos extemporneos y/o no presentar informacin oportuna a las instancias correspondientes (SIN, AFP,s, etc.). Cargos Bancarios cuando estos sean debidos al manejo de saldos inferiores a los establecidos por la organizacin y/ los Grupos Regionales.