2012-03-15 - CasosEstudio2012Adicionales

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN ESCUELA DE ADMINISTRACIN
ORGANIZACIN Y SISTEMAS I CURSO 2012
Materiales para el Curso Terico-Prctico

NDICE
CASOS DE ESTUDIO ADICIONALES ................................................................................................. 3 Organizacin y Sistemas I 1er. Revisin 2002 (Pizza y Fain) ................................................ 3 Organizacin y Sistemas I FOLDER S.A. ................................................................................. 5 Organizacin y Sistemas I - Examen del 10/09/03 (Latur S.A.) .................................................. 8 Organizacin y Sistemas I - Examen 16/02/04 (Fresa y Limn) ............................................... 11 Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 17/05/07 (Maroas Seguros S.A.) ........................ 14 Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 16/07/07 (Maroas Seguros S.A.) ......................... 17 Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 19/05/08 (WMC Software S.A.)............................ 22 Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 09/07/08 (WMC Software S.A.) ............................. 24 Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 15/05/09 (La SALSERA S.R.L.)............................ 28 Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 16/07/09 (Diagonal Print S.A.) ............................. 31 Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 11/05/10 (La Espiga S.R.L).................................. 35 Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 03/07/10 (La Espiga S.R.L) ................................... 37 Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 23/05/11 (Pilchas S.R.L)..................................... 39 Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 04/07/11 (Ropa Econmica S.A.) .......................... 41
CASOS DE ESTUDIO ADICIONALES Organizacin y Sistemas I 1er. Revisin 2002 (Pizza y Fain) Pizza y Faina S.A. es una empresa que gira en el ramo de la produccin y venta de pizzas y fains congelados. Es propiedad de la Sra. Adriana Masa, quien se desempea como Gerente General y miembro del Directorio, el cual integra junto a dos amigas, la Sra. Claudia Pimienta y la Sra. Azucena Palote. De la Gerencia General dependen 3 Departamentos: Produccin (Gerente: Ing. Juan Gonzlez) Ventas (Gerente: Cr. Luis lvarez) Administracin (Gerente: Cra. Liliana Lpez) Del Departamento de Produccin dependen 4 unidades: Seccin Fbrica: 1 Jefe y 18 operarios Seccin Empaquetado: 1 Jefe y 3 operarios Seccin Etiquetado: 1 Jefe y 5 operarios Seccin Compras: compra las materias primas y est integrada por 1 Jefe y 3 auxiliares Del Departamento de Administracin dependen las siguientes unidades: Seccin Contabilidad, que efecta la registracin de las operaciones, las compras de papelera y tiles de escritorio y la liquidacin de sueldos. La Seccin cuenta con 1 Jefe y 2 auxiliares. Seccin Servicios, que efecta mandados, tareas de mensajera y secretara y est integrada por 1 Jefe, 2 secretarias y 2 cadetes. Seccin Tesorera, que efecta las cobranzas y los pagos en general, y est integrada por 1 Jefe y 2 auxiliares. El Departamento de Ventas, efecta las ventas de las pizzas en todo el pas. De l dependen las siguientes unidades: Seccin Montevideo: integrada por 1 Jefe y 12 vendedores. Seccin Interior: integrada por 1 Jefe y 5 vendedores. La Sra. Adriana Masa se encarga directamente de las importaciones de materias primas, as como de los contratos de mantenimiento de las maquinarias de produccin. La empresa contrata los servicios de un Contador externo, quien concurre a la empresa tres veces por semana, prepara diversos informes y efecta las liquidaciones fiscales. Desde fines del ao pasado, la Sra. Masa viene percibiendo problemas internos que debido a la difcil situacin que atraviesa el mercado se ha venido agudizando, habiendo recibido quejas de uno de los principales clientes del interior por la no entrega en fecha de un importante pedido. El mes pasado, la Sra. Masa realiz un viaje de negocios a Italia. Entre otras cosas visit una empresa del mismo ramo y qued impactada por los beneficios obtenidos por la misma, al haber implementado un proyecto de calidad y habindose certificado en las normas ISO 9000.
Uno de los auxiliares contables, el Sr. Julio Miranda, que ingres a la empresa a principios de abril de este ao, es estudiante de tercer ao de la Escuela de Administracin. Muy entusiasmado con todo lo aprendido en Organizacin y Sistemas, propuso a la Sra. Masa efectuar un relevamiento y anlisis de la estructura de Pizza y Faina S.A. Ella estuvo de acuerdo con su propuesta, e inmediatamente, Miranda inici un relevamiento de la situacin actual. Para esto, dise un formulario con el fin de relevar informacin de las tareas de cada empleado y lo reparti a todo el personal indicando que en caso de no completarse el mismo se aplicara una fuerte multa en la prxima liquidacin de sueldos. Al enterarse de esto, la Cra. Lpez, Gerente de Administracin, llam por telfono a la Sra. Claudia Pimienta, amiga suya desde la poca del colegio y le expres: Renuncio! Esto es lo ltimo que tolero en la empresa. Si un Auxiliar me amenaza con un descuento en mi sueldo, mi cargo no tiene sentido. Ya estoy cansada de la Sra. Masa que continuamente me contradice y adems ahora esto... Estuve reunida ayer con ella y el Contador y se limitaron a informarme sobre las nuevas medidas de ajuste fiscal. Cuando llego hoy, me encuentro con este formulario absurdo y, adems, con importantes cambios que hay que hacer en la forma de registrar las operaciones que el Contador orden a partir de la vigencia de los nuevos impuestos. Una vez analizada la informacin contenida en los formularios, Miranda prepar un informe con la intencin de presentarlo al Directorio de la empresa en el que sugera algunas modificaciones a la estructura de Pizza y Faina S.A. Se Solicita: 1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Pizza y Faina S.A. 2. IDENTIFICAR los criterios de Departamentalizacin utilizados a nivel primario y secundario. 3. Si Ud. fuera contratado como Analista de O y S para analizar la estructura orgnica y las funciones de Pizza y Fain S.A.: a) EXPLICAR las etapas metodolgicas Preparacin del estudio y Relevamiento de informacin. b) ANALIZAR como fueron cumplidas por el Sr. Miranda ambas etapas c) EXPRESAR el concepto de los siguientes elementos de la organizacin formal: rgano, cargo, puesto y nivel jerrquico e INDICAR para cada uno de ellos un ejemplo referido a la empresa Pizza y Faina S.A. 4. EXPLICAR las ventajas y desventajas de las asesoras externas y de las unidades internas de Organizacin y Sistemas. EXPRESAR cul recomendara Ud. para Pizza y Faina S.A. y FUNDAMENTAR su respuesta. 5. EXPRESAR el concepto de departamentalizacin por producto y EXPLICAR si la misma es aplicable para Pizza y Faina S.A. a nivel primario. FUNDAMENTAR su respuesta. 6. EXPRESAR el concepto de Manual de Organizacin y Funciones y EXPLICAR si sera til disponer de l en Pizza y Faina S.A. FUNDAMENTAR su respuesta 7. ANALIZAR en qu etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra Pizza y Faina S.A. FUNDAMENTAR su respuesta.
Organizacin y Sistemas I FOLDER S.A. La empresa FOLDER S.A. produce diversos artculos en metal que comercializa en el pas y el exterior. Su Directorio se integra por tres personas: el Sr. Fabin Castro, la Sra. Amelia Gmez y el Ing. Martn Viera, que ocupa el cargo de Presidente. Como Presidente del Directorio, representa a la sociedad y es quien administra la misma. De la Presidencia del Directorio dependen la Gerencia de Administracin y la Gerencia de Ventas. Asimismo, dependen directamente de l las 4 secciones que tienen a su cargo el procesos productivo: Corte, Galvanizado, Pintura y Moldes y 2 Departamentos: Compras y Control de Calidad. El Departamento de Compras est integrado por su Jefe y dos empleados administrativos y tiene a su cargo la realizacin de todas las adquisiciones de la empresa. El departamento de Control de Calidad est integrado por su Jefe y dos auxiliares administrativos. Cuando fue creado hace tres aos, su objetivo era controlar la calidad del producto terminado por la empresa y obtener su certificacin bajo normas ISO. Se contrat para hacerse cargo de estas actividades a un Ingeniero y a dos estudiantes avanzados. Tanto el Ingeniero como uno de los estudiantes contratados renunciaron rpidamente. El otro estudiante pas a desempear la Jefatura y se asign a dos funcionarios administrativos para que colaboraran con l. La certificacin nunca se termin de gestionar y las actividades del Departamento se concentran bsicamente en controlar las condiciones de entrega de las materias primas, controlar selectivamente los ya productos terminados y en colaborar con el Ing. Viera en diversos aspectos de la gestin. Las 4 secciones vinculadas directamente al proceso productivo cuentan, cada una, con un capataz responsable de la misma, excepto la Seccin Pintura, que cuenta con dos capataces. El personal de las mismas es variable segn la demanda, oscilando entre 5 y 10 obreros en cada Seccin. El permanente ingreso y egreso de personal obrero implica que la carga de trabajo del Departamento de Personal sea grande. Cuenta, asimismo, con una unidad asesora en marketing, integrada por un Analista en Marketing, y un auxiliar. De la Gerencia de Administracin dependen los Departamentos de Personal y Contadura y la Seccin Depsito y Expedicin. El Departamento de Personal tiene a su cargo la seleccin de personal, el control de horarios y la liquidacin y pago de salarios. Asimismo, es quien coordina las actividades de la empresa de seguridad contratada y de la empresa de limpieza. El Departamento de Contadura tiene a su cargo la realizacin de los registros contables, la facturacin, la cobranza, los pagos y la realizacin de trmites bancarios y ante organizaciones pblicas. Est integrado por un Jefe y un auxiliar. La Gerencia de Administracin da instrucciones al Departamento de Compras con referencia a los aspectos financieros de su gestin De la Gerencia de Ventas, dependen dos Departamentos: Ventas e Informtica, del cual dependen tres Secciones: Desarrollo, Mantenimiento de Sistemas y Costos. La Seccin de Desarrollo, integrada por su Jefe y dos analistas, tiene a su cargo la programacin de nuevos desarrollos informticos y el mantenimiento de la pgina web de la empresa; la Seccin Mantenimiento de Sistemas, integrada por su Jefe y un auxiliar tiene a su cargo la resolucin de los diversos problemas informticos que se presentan tanto en los programas como en el equipamiento, el mantenimiento de la Seguridad Informtica y el respaldo de informacin. La Seccin Costos, integrada por su Jefe y dos auxiliares se ocupa del clculo de los costos de produccin que se efecta mediante un programa especialmente diseado. El Departamento de Ventas est integrado por un jefe, 16 vendedores y dos auxiliares administrativos. Su funcin es comercializar la produccin de la empresa en plaza (Montevideo y Litoral del pas) y en el exterior. Los dos Gerentes y el Presidente del Directorio se renen semanalmente con el fin de coordinar diversos aspectos de la gestin. Desde hace ya algn tiempo, estas reuniones son muy conflictivas.
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La Sra. Aurora Lima, Gerente de Administracin, es el centro de los problemas. Desde hace ya tiempo solicita se contrate ms personal para su rea, a lo cual el Ing. Viera se opone firmemente. -No! - responde generalmente a los pedidos de la Sra. Lima - Ac hay que poner ms voluntad y capacitarse, como hacen todos! Hace dos aos estabas agobiada de trabajo y decidimos que Compras dependiera directamente de m. Luego fue el tema de Costos que te planteaba tantos problemas y se hizo cargo la gente de informtica. Cada vez tienes menos trabajo y cada vez quieres ms gente! En la ltima reunin, el Gerente de Ventas plante un grave problema: su vendedor haba detectado la existencia de graves irregularidades con la Cuenta Corriente de un cliente. Investig y las irregularidades se vinculaban a errores y omisiones del Departamento de Contadura. Luego de una reunin muy desagradable, de la cual Aurora se fue amenazando con su renuncia, el Presidente coment a Pilar Sierra, Gerente de Ventas: -Mejor que renuncie! No me sirve. Yo me hago cargo de todo lo referente a produccin, t tienes las ventas y toda la informtica y hacemos las cosas bien. Aurora lo nico que sabe es pedir ms personal! -No voy a defenderla, a mi tambin me molesta que pase todo el tiempo protestando. Pero estamos teniendo problemas. Logramos aumentar las exportaciones y hemos consolidado las ventas a los supermercados, estamos pensando en expandirnos a otros Departamentos del Interior del pas. Pero junto con las ventas aumentaron los problemas. El jefe del Departamento de Ventas me explic que no tiene tiempo para atender a todos los vendedores. Las reuniones generales con ellos no resultan adecuadas, sus problemas son muy distintos. Y el jefe del Departamento de Informtica me inform que le ha perdido la pista al nuevo programa de compras y se estn alejando del cronograma previsto. El Jefe de Desarrollo le inform que el Jefe de Compras continuamente solicita cambios a los programadores, sin consultar. -Yo tambin me siento agobiado, hace das que apenas voy a la Fbrica. Pero la produccin sigue saliendo bien, porque les he explicado a cada uno de los jefes cuales son sus actividades, que resultados espero de ellos y les permito tomar decisiones. La gente as responde. -Sin embargo he tenido quejas de mayoristas sobre atrasos en las entregas. Pasamos los pedidos a Depsito y Expedicin y ellos se atrasan en la entrega. Nuevamente el problema es Aurora. Hace tiempo que no se rene con la gente de Produccin, pasa pedidos sin verificar los cronogramas y sin consultar.
Se Solicita: 1. En qu etapa de la evolucin del concepto de calidad podemos ubicar a la situacin actual de FOLDER S.A. 2. EXPRESAR las principales diferencias que existen entre un proceso de calidad total y uno de reingeniera. 3. El Diagnstico de la Situacin Actual es una de las etapas de la metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo. Srvase EXPLICAR: En qu consiste dicha etapa? Qu interrogantes se planteara Ud. como Analista de O y S si se le solicitara analizar la estructura organizativa de FLDER S.A.? Cules son las fallas ms comunes que surgen de las preguntas enunciadas? 4. EXPRESAR el concepto relaciones formales; EXPLICAR los distintos tipos de relaciones formales que conoce e INDICAR para cada uno de ellos un ejemplo referido a la empresa FOLDER S.A. 5. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de FLDER S.A. 6. ANALIZAR las fallas y las fortalezas de la estructura organizativa de FLDER S.A. 7. GRAFICAR y FUNDAMENTAR una propuesta de estructura organizativa para FLDER S.A., con el fin de superar las fallas y potenciar las fortalezas analizadas en el punto anterior.
Organizacin y Sistemas I - Examen del 10/09/03 (Latur S.A.) Latur S.A. es un laboratorio que se dedica desde hace 10 aos a la produccin y comercializacin de productos farmacuticos y cosmticos. Trabajan en l 300 personas: 120 en el rea de produccin, 140 en comercializacin y 40 en administracin. Las ventas locales y las ventas de exportacin de Latur S.A. representan el 60% y el 40% del total respectivamente. El Directorio est compuesto por 5 miembros que fijan los objetivos y polticas para la conduccin de la empresa. El Directorio es apoyado por dos unidades asesoras: Jurdica e Informtica. Del Directorio dependen la Gerencia de Produccin, la Gerencia de Comercializacin y la Gerencia de Administracin. De la Gerencia de Produccin dependen 2 Departamentos: Productos Farmacuticos y Productos Cosmticos, y 3 Secciones: Laboratorio de Ensayos, Depsito de Materias Primas y Productos Terminados y Mantenimiento Tcnico. La Gerencia de Produccin cuenta con una unidad asesora de Desarrollo, que brinda asesoramiento especializado en el diseo de nuevos productos. De la Gerencia de Administracin dependen 3 Departamentos: Contadura, Personal y Compras, y la Seccin Servicios Generales. Asimismo, del Departamento de Compras dependen 2 Secciones: Importaciones y Compras Locales y del Departamento de Contadura depende la Seccin Caja. La Gerencia de Administracin cuenta con el asesoramiento de una unidad de Organizacin y Sistemas. De la Gerencia de Comercializacin dependen dos Secciones: Montevideo e Interior. La Seccin Montevideo est integrada por un Jefe y 72 vendedores y la Seccin Interior, por un Jefe y 64 vendedores. El Gerente es asistido por una Secretaria, la Sra. Rosina. El ltimo Balance de la empresa mostr una fuerte disminucin en las utilidades obtenidas. Preocupados por esta situacin, los miembros del Directorio citaron a una reunin a los tres Gerentes. En esa reunin, el Gerente de Comercializacin expres que, a su juicio, la disminucin de las utilidades estaba causada por la disminucin en las exportaciones. Indic que, al jubilarse el Jefe de la Seccin Exportaciones el ao anterior, dicha Seccin haba sido eliminada y su personal haba sido absorbido por la Seccin Montevideo. Asimismo expres que tanto el Jefe de la Seccin Montevideo como el Jefe de la Seccin Interior tenan gran cantidad de trabajo, por lo cual la Sra. Rosina deba hacer frente a las actividades de exportacin. El Gerente de Produccin dijo que, en su opinin, los problemas se generaban por la falta de comunicacin adecuada con los vendedores, que se comprometan a efectuar entregas sin consultar las posibilidades de cumplimiento real de los pedidos. Adems, plante la existencia de problemas con el Departamento de Compras, que, segn dijo ... solamente se fija en la disponibilidad financiera... No presta mayor atencin a los requisitos tcnicos que estableci claramente la Seccin Laboratorio de Ensayos y tampoco en los requerimientos de la produccin. El Gerente de Administracin, por su parte, manifest su alegra por la reunin, ya que, segn lo expres, haca varios meses que no se reuna con los otros dos Gerentes. A su juicio, los problemas se derivaban de la falta de efectividad de la unidad de Organizacin y Sistemas, que no estaba cumpliendo adecuadamente con su funcin. Para apoyar su argumento, mostr a todos la lista de actividades y las listas de tareas que haban elaborado respectivamente el Coordinador de la unidad y los dos analistas.
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De acuerdo al Manual de Organizacin y Funciones, la funcin de esta unidad es asesorar a la empresa en la racionalizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo y en el diseo de su estructura organizativa y mantener actualizados el Manual de Organizacin y Funciones y el Manual de Procedimientos. Las actividades de la unidad de Organizacin y Sistemas de acuerdo a su coordinador son: a. Disear e implementar propuestas para el mejoramiento de los procedimientos de trabajo b. Disear e implementar propuestas para la racionalizacin de la estructura organizativa de la empresa c. Determinar los requerimientos de hardware y software de la empresa d. Estudiar los niveles salariales e. Varias Las tareas de los empleados de la Unidad y los porcentajes de tiempo dedicados a cada una son las siguientes: Coordinador (Juan Palo) a. Releva procedimientos (20%) b. Analiza procedimientos (10%) c. Redacta informes diversos (20%) d. Evacua consultas telefnicas (20%) e. Realiza tareas administrativas (15%) Analista (Nicols Caro) a. Disea nuevos procedimientos (10%) b. Releva procedimientos del rea administrativa (10%) c. Participa en reuniones diversas (20%) d. Solicita cotizacin de computadoras y programas (15%) e. Disea e implementa cambios en la estructura organizativa (15%) f. Adquiere computadoras y programas (20%) g. Coordina las actividades entre el rea de Produccin y Comercializacin (10%) Analista (Mara Jimnez) a. Controla el diseo de nuevos procedimientos (10%) b. Actualiza el Manual de Organizacin y Funciones (10%) c. Planifica las tareas a realizar en la unidad (25%) d. Realiza tareas administrativas (15%) e. Implanta los nuevos procedimientos (5%)
Se Solicita: 1. ELABORAR el organigrama actual de la estructura organizativa de Latur S.A. 2. IDENTIFICAR, en dicha estructura organizativa, los criterios de Departamentalizacin utilizados a nivel primario y secundario. 3. ANALIZAR la estructura y funcionamiento actual de Latur S.A., tanto en sus aspectos positivos como negativos, presentando un cuadro en donde se numere y describa cada aspecto, detallando, en los casos que corresponda, el o los principios de organizacin involucrados. 4. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones para resolver las fallas analizadas en el punto 3 y DIAGRAMAR la nueva estructura organizativa de Latur S.A. que permita superar los aspectos negativos analizados. 5. ELABORAR el Cuadro de Distribucin del Trabajo de la unidad de Organizacin y Sistemas de Latur S.A., de acuerdo a la lista de actividades y las listas de tareas presentadas en la reunin. 6. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso, el Cuadro de Distribucin del Trabajo de la unidad de Organizacin y Sistemas y DESCRIBIR los aspectos positivos y negativos que se detecten en el mismo. 7. FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones que podran ser tiles para eliminar los aspectos negativos analizados y, de esa manera, poder mejorar el trabajo de la unidad de Organizacin y Sistemas y sus resultados. ELABORAR el nuevo Cuadro de distribucin del trabajo incluyendo solamente las actividades y tareas sin incluir los tiempos. 8. IDENTIFICAR en dicha estructura organizativa los criterios de Departamentalizacin utilizados a nivel primario y secundario. 9. IDENTIFICAR, EXPLICAR Y FUNDAMENTAR que mtodo o mtodos de relevamiento de informacin Ud. utilizara para analizar la estructura orgnica y las funciones de la empresa Latur S.A. b) EXPRESAR que informacin relevara para realizar dicho anlisis.
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Organizacin y Sistemas I - Examen 16/02/04 (Fresa y Limn) La Heladera Fresa&Limn elabora helados, casatas y postres helados. Vende directamente al pblico en un local ubicado en Pocitos, donde pueden consumirse los helados o comprarse para llevar, cuenta tambin con un servicio de reparto a domicilio (delivery) y organiza, asimismo, servicios de fiestas. Su dueo, el Sr. Sergio Campi, se desempea como Gerente General. De la Gerencia General dependen dos Gerencias: Produccin y Administracin y el Departamento de Compras. De la Gerencia de Administracin dependen tres Departamentos: Contabilidad, Finanzas y Depsito. Del Departamento de Contabilidad dependen cuatro Secciones y un Sector: La Seccin Costos, est integrada por un Jefe y dos auxiliares y tiene a su cargo la realizacin de los clculos de costos de produccin y la atencin telefnica de los clientes que llaman para solicitar entregas a domicilio. La Seccin Registracin est integrada por un jefe y dos auxiliares y tiene a su cargo la realizacin de los estados contables, las cuentas corrientes de clientes y proveedores, los trmites ante oficinas pblicas y bancos, la liquidacin de sueldos, el control de asistencias y horarios del personal, las conciliaciones bancarias, la emisin de cheques y la realizacin de los pagos a proveedores. La Seccin Caja est integrada por un Jefe y tres cajeros, que en los distintos turnos, cobran las ventas efectuadas en el local y las facturas de los clientes que han realizado fiestas. La Seccin Ventas Mostrador est integrada por un Jefe, ocho vendedores y dos cadetes que atienden a los clientes en el local de la empresa, preparan los helados o el pedido por ellos solicitado y realizan, asimismo, las entregas a domicilio. El Sector Servicios Generales tiene a su cargo la limpieza de la planta de elaboracin. Del Departamento de Finanzas dependen dos Secciones: Presupuestos y Facturacin. La Seccin Presupuestos tiene a su cargo la preparacin y control del presupuesto financiero de la empresa. Adems, prepara los presupuestos de los servicios para fiestas, a solicitud de los vendedores y tiene a su cargo la elaboracin de un proyecto de inversin que la empresa planifica presentar ante un organismo financiero internacional. Dicho proyecto le permitira ampliar su planta de elaboracin. Asimismo, como su Jefe, el Sr. Mario Nieto, tiene conocimientos de computacin, se ocupa del mantenimiento de los programas informticos y de las computadoras. En esta seccin tambin trabajan dos auxiliares. La Seccin Facturacin emite las facturas correspondientes a los servicios de fiestas a solicitud de los vendedores y se ocupa de la cobranza de las mismas cuando los deudores no concurren a pagar al local de la empresa. Se integra por un Jefe y un auxiliar administrativo. El Departamento Depsito supervisa dos secciones: Cmara de fro donde se almacenan los productos elaborados y aquellas materias primas que requieren cadena de fro para su conservacin, y Almacn donde se almacenan las restantes materias primas y materiales. Cada una de estas Secciones se integra por un Jefe de Seccin y un operario. El Sr. Andrs Sagasti es el Gerente de Administracin y se ocupa personalmente de los asuntos vinculados al personal, tales como las licencias o los cambios de horario. De l dependen directamente ocho vendedores, a cargo de la contratacin de los servicios de fiestas.
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De la Gerencia de Produccin dependen la Seccin Fabricacin integrada por un Jefe y seis operarios, y el Sector Distribucin integrado por un Encargado y dos choferes que realizan el reparto de los productos en fiestas y eventos. Durante la semana, como el volumen de trabajo es menor, se ocupan de efectuar tareas menores de mantenimiento en el local y colaboran en la realizacin de trmites. Preocupa al Sr. Campi las quejas que ha recibido de los clientes respecto al servicio de entrega a domicilio: Demor media hora y vivo en la esquina..., Me enviaron helado de limn en lugar de una casatta de crema, Me cobraron $50 de ms son quejas que continuamente se reciben. Piensa que en la Seccin Registracin seguramente existe tiempo ocioso, que permitira que se atendieran los pedidos de clientes. El Jefe de la Seccin Registracin, Sr. Romero, considera que atender los pedidos de clientes resultara imposible con el volumen de trabajo que tiene la seccin. Para demostrarlo, relev las actividades cumplidas por la Seccin y las tareas de sus empleados, con el siguiente resultado: Actividades de la Seccin: Registrar las operaciones: ingresos y egresos de Caja, compras y ventas Liquidar sueldos Realizar pagos Realizar trmites bancarios y ante oficinas pblicas Realizar compras de materiales Realizar ajustes y conciliaciones Realizar los estados contables Mantener actualizadas las cuentas corrientes de deudores y acreedores Jefe (Gustavo Romero) a) Registra comprobantes de ingresos de Caja (20%) b) Liquida sueldos (10%) c) Concilia las cuentas corrientes de deudores (10%) d) Efecta las conciliaciones bancarias (10%) e) Realiza trmites diversos (5%) f) Realiza trmites bancarios ( 15%) g) Realiza compras de materiales (10%) h) Registra compras (10%) i) Controla las compras realizadas (5%) j) Emite rdenes de compra (10%) k) Actualiza antivirus, claves de seguridad y respaldos informticos (5%) l) Controla las facturas de telfonos, energa elctrica, agua. (5%) Auxiliar (Mara Mozzo) a) Solicita cotizaciones de materiales (5%) b) Emite rdenes de compras ( 5%) c) Registra las compras efectuadas (5%) d) Concilia las cuentas corrientes de proveedores (10%) e) Registra las ventas (5%) f) Controla la registracin de las ventas (10%) g) Concilia las cuentas corrientes de deudores (10%) h) Atiende el telfono ( 5%) i) Controla la liquidacin de sueldos ( 15%) j) Realiza ajustes (10%) k) Emite cheques (5%) l) Firma cheques (5%)
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m) Realiza pagos a proveedores(5%) n) Controla los pagos a proveedores(5%) Auxiliar (Mario Crespo) a) Realiza los estados contables (50%) b) Supervisa las registraciones (15%) c) Realiza pagos a proveedores (5%) d) Controla asistencia del personal (5%) e) Realiza trmites (10%) f) Atiende el telfono (10%) g) Paga sueldos al personal ( 5%) Se Solicita 1. ELABORAR el organigrama actual de la estructura organizativa de Fresa&Limn 2. ANALIZAR la estructura y funcionamiento actual de Fresa&Limn, tanto en sus aspectos positivos como negativos, presentando un cuadro en donde se numere y describa cada aspecto, detallando, en los casos que corresponda, el o los principios de organizacin involucrados. 3. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones para resolver las fallas analizadas en el punto dos. 4. DIAGRAMAR la nueva estructura organizativa de Fresa&Limn que permita superar los aspectos negativos analizados. 5. EXPLICAR qu metodologa debi aplicar el Sr. Romero para el relevamiento de la distribucin del trabajo en la Seccin Registracin. 6. EXPLICAR qu estrategia de cambio utilizara si Ud. fuera contratado como consultor de esta empresa, a cargo del diseo e implantacin de una nueva estructura. FUNDAMENTAR su respuesta 7. ELABORAR el cuadro de Distribucin del Trabajo del la Seccin Registracin de Fresa&Limn. 8. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso, el Cuadro de Distribucin del Trabajo de la Seccin Registracin y DESCRIBIR los aspectos positivos y negativos que se detecten en el mismo. 9. FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones que, de acuerdo a su opinin, podran ser tiles para eliminar los aspectos negativos que se detectan en el punto 2 y, de esa manera, poder mejorar el trabajo de la Seccin Registraciones. 10. ELABORAR un nuevo Cuadro de Distribucin del Trabajo que contenga las recomendaciones efectuadas (no se requiere en este cuadro incluir los tiempos).
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Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 17/05/07 (Maroas Seguros S.A.) MAROAS SEGUROS S.A. es una empresa que gira en el ramo de los seguros, dedicada a asegurar contra todo riesgo a flotas de camiones de transporte de carga y vehculos en general. La misma fue conformada hace 6 aos por una asociacin entre 4 empresas transportistas que cuentan cada una con un representante en el Directorio. En sus inicios se dedic exclusivamente a los vehculos de carga, ampliando en el ao 2006 a vehculos en general. Esta decisin llev a que en un ao prcticamente se duplicara la cantidad de trabajadores de la empresa y se triplicara su facturacin. Actualmente trabajan en la empresa 26 personas, todas en las oficinas de Montevideo y cuenta con 25 Corredores de Seguro exclusivos, que son agentes de ventas externos que recorren el interior del pas. Su organizacin actual es bastante sencilla: La Cra. Rafaela Perrone ocupa el cargo de Jefe del Departamento Administracin, y supervisa a 6 auxiliares. El Departamento Administracin tiene a su cargo las siguientes actividades: Realizar los registros contables Preparar la liquidacin de impuestos Controlar la asistencia y licencias de los funcionarios Liquidar y pagar los sueldos del personal Realizar la cobranza Realizar los pagos a proveedores Realizar trmites bancarios Autorizar las plizas cotizadas Atender reclamos de todo tipo de clientes por indemnizaciones recibidas Atender los clientes de plizas de vehculos particulares Emitir plizas de vehculos particulares Alexander Recoba ocupa el cargo de Jefe del Departamento Comercial, y supervisa a 10 vendedores y 4 auxiliares. Tanto los vendedores como el Jefe del Departamento Comercial se encargan de la atencin de empresas transportistas, cotizaciones para las mismas y emisiones de plizas. Los auxiliares se encargan de la atencin y liquidacin de indemnizaciones por siniestros de los clientes. El Jefe del Departamento Comercial, se encarga de la coordinacin con los Corredores de Seguro del interior. A su vez directamente del Dr. Choncho, Gerente General, dependen su Asistente, la Recepcionista y el encargado de mantenimiento del local. Ante las exigencias de la Superintendencia de Seguros, se ha contratado al Estudio del Dr. Del Campo, con mucha experiencia en la materia para el asesoramiento jurdico. Con la incursin de nuevas compaas aseguradoras en el mercado local, el Directorio se encuentra analizando algunas estrategias para enfrentar esta amenaza. En la ltima reunin de Directorio, la discusin se concentr en el desempeo de los Jefes de Departamento, ya que se estaban contradiciendo en algunas cotizaciones y se haban indemnizado en varias oportunidades ms de una vez un mismo siniestro. Ante esta problemtica uno de los directores propuso la contratacin de una consultora y prometi invitar para la semana siguiente a una amiga de su esposa que se dedicaba a consultora organizacional.
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Durante la semana, la T.A. Iris Lazaroff (la consultora recomendada por el Director) mantuvo entrevistas con el Jefe del Departamento Comercial y la Jefa del Departamento Administracin. En la siguiente reunin de Directorio, Iris mostr el siguiente organigrama de forma de presentar la situacin organizativa actual relevada en las entrevistas:
Directorio
Gerente General Asesora Jurdica
Administracin
Comercial
Auxiliares Ventas
Siniestros
En dicha reunin tambin present su plan de trabajo en el que se plantearon las siguientes medidas a tomar: a) Clarificar las actividades a cargo de cada unidad b) Organizar el rea de Administracin c) Proponer un sistema de facturacin Luego de la presentacin de Iris, el Gerente General, visiblemente ofuscado, plante que desde su punto de vista no sera productivo el gasto en una consultora si no culminaba con una certificacin en sistemas de calidad. A esto Iris contest que una de las posibilidades era la presentacin de la organizacin como postulante al Premio Nacional de Calidad, y propuso agregar este producto a la propuesta presentada. A pesar de su molestia el Dr. Choncho apoy junto con el Directorio la propuesta. Durante los 3 meses siguientes Iris avanz en los 3 primeros puntos por ella planteados, en particular para la reorganizacin de Administracin plante la creacin de las siguientes secciones: - Contadura - Tesorera - Servicios Generales - Personal Dentro de la propuesta, se sugera que las actividades de atencin de clientes y emisin de plizas para vehculos particulares deberan ser asignadas a alguna rea de Comercial. Ante este planteo la Cra. Perrone se opuso y pidi una reunin con Iris para que diera sus explicaciones al respecto. Respecto a la preparacin de la postulacin de Maroas Seguros para el Premio Nacional de Calidad, Iris se encuentra analizando las reas que ste evala. Mientras tanto en el Directorio varios integrantes han planteado su oposicin a este proceso, porque no creen que sea necesario dado que han averiguado y ninguna otra aseguradora ha postulado al premio. En este sentido el Gerente General ha
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planteado que debera analizarse la decisin, considerando que no fue su planteo inicial y mostr su disconformidad con el trabajo iniciado por la T.A. Lazaroff. SE SOLICITA: 1. a) IDENTIFICAR los errores de diagramacin del organigrama presentado en la reunin de Directorio por la T.A. Iris Lazaroff. b) ELABORAR el organigrama actual de MAROAS SEGUROS S.A. 2. Para la postulacin de la empresa al Premio Nacional de Calidad, se debern tener en cuenta las reas que se evalan: a) EXPLICAR brevemente las reas que deben ser evaluadas. b) ANALIZAR el aspecto Liderazgo de la alta direccin para el caso planteado. 3. a) ENUMERAR las etapas de la metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo estudiadas en el curso. b) EXPLICAR la primera de las etapas de dicha metodologa y ANALIZAR cmo desarrolla dicha etapa la T.A. Lazaroff en su consultora. 4. a) EXPRESAR el concepto de los siguientes elementos de la organizacin formal: estructura organizativa, rgano, funcin, cargo, puesto, nivel jerrquico y relaciones formales. b) INDICAR para cada uno de ellos un ejemplo referido a la empresa. 5. IDENTIFICAR qu criterio o criterios tom en cuenta Iris para la propuesta de departamentalizacin del Departamento de Administracin. EXPLICAR el (los) mismo (s) y sus ventajas y desventajas. 6. EXPLICAR los motivos que ud. considera debe dar Iris a la Cra. Perrone para la asignacin de las actividades atencin de clientes y emisin de plizas para vehculos particulares al Departamento Comercial. 7. EXPLICAR qu requisitos valorara Ud. para seleccionar a un analista de O y S. 8. EXPLICAR las siguientes tres relaciones formales entre unidades administrativas: de coordinacin, de representacin personal, de revisin o de control. EXPRESAR un ejemplo para cada una de las relaciones formales explicadas. 9. Para el caso de una unidad interna de Organizacin y Sistemas, EXPLICAR su naturaleza como rgano y los aspectos a considerar para definir su ubicacin jerrquica. 10. EXPLICAR las estrategias posibles, desde el punto de vista comportamental para implementar propuestas de cambio.
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Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 16/07/07 (Maroas Seguros S.A.) MAROAS SEGUROS S.A. es una empresa que gira en el ramo de los seguros, dedicada a asegurar contra todo riesgo a flotas de camiones de transporte de carga y vehculos en general. La misma fue conformada hace 6 aos por una asociacin entre 4 empresas transportistas que cuentan cada una con un representante en el Directorio. En sus inicios se dedic exclusivamente a los vehculos de carga, ampliando en el ao 2006 a vehculos en general. Esta decisin llev a que en un ao prcticamente se duplicara la cantidad de trabajadores de la empresa y se triplicara su facturacin. Hace ya 6 meses se inici un proceso de mejoramiento administrativo con la contratacin de la T.A. Lazzaroff y se han procesado algunos cambios. De la Gerencia General dependen: - el Departamento Comercial - el Departamento de Administracin - el Departamento de Atencin de Accidentes Actualmente el Departamento Comercial, est formado por 1 gerente, 10 vendedores y 2 auxiliares de ventas. Las principales actividades del Departamento son: - Atender clientes en forma presencial - Recepcionar documentacin de vehculos para los que se va a contratar una pliza 1 - Ingresar y emitir plizas - Facturar las plizas emitidas - Gestionar la renovacin de plizas (contacto con el cliente, ingreso de la renovacin y emisin de pliza y renovacin) - Cobrar plizas de empresas transportistas. Todas estas actividades son realizadas en forma indistinta por los integrantes del Departamento. Del Departamento de Administracin, actualmente dependen: - La Seccin Contadura, a cargo de la registracin contable y preparacin de informacin financiera para los organismos de contralor. - La Seccin Personal, se encarga del registro de asistencia, solicitud de mdico para la certificacin de funcionarios ausentes por enfermedad, control de licencias y mantenimiento de los legajos de los funcionarios. - La Seccin Servicios Generales, a cargo del mantenimiento del local, realizacin de trmites, cobranza de los clientes que lo solicitan a domicilio, atencin en recepcin, atencin de la central telefnica y el mantenimiento informtico. En esta seccin trabajan 3 funcionarios: Lorena en la recepcin, Luis en el mantenimiento informtico y edilicio y Marquitos en los trmites y cobranzas. Los 3 funcionarios son supervisados directamente por la Gerente de Administracin, la Cra. Rafaela Perrone, porque an no se decidi en la designacin de alguno de ellos como encargado de la seccin. La Gerente de Administracin tambin se encarga directamente de los pagos de salarios y pagos a algunos proveedores (no a los talleres). El Departamento de Atencin de Accidentes, creado hace 2 meses ante la recomendacin de la T.A. Lazaroff, est a cargo del Dr. Ignacio Gonzlez, contratado para el cargo, y cuenta con la colaboracin de 3 auxiliares administrativos. Sus actividades son:
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La pliza de seguro es el documento que recoge las condiciones y acuerdos que componen el contrato de seguro.
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Recepcionar denuncias de accidentes y atender consultas de los asegurados Atender consultas telefnicas de posibles clientes Analizar los accidentes y sus consecuencias Contratar talleres para la atencin de vehculos asegurados accidentados Realizar los pagos a los talleres contratados Coordinar acciones judiciales (ya sea acciones comenzadas contra la compaa o por la empresa contra terceros) Para los asuntos judiciales se cuenta con el asesoramiento del Estudio Jurdico del Dr. Del Campo. Debido a que el Gerente General, al analizar la facturacin del mes pasado encontr varias facturas realizadas por un precio menor al establecido en las plizas, decidi reunir a los Gerentes de los Departamentos de Administracin, Comercial y de Atencin de Accidentes. En dicha reunin el Gerente General plante: - Me encuentro realmente preocupado por la situacin de la facturacin, he encontrado varias facturas por un monto diferente al planteado en la pliza correspondiente. Adems, en el ltimo informe del organismo de contralor se plantean demoras en el anlisis de accidentes e irregularidades en la documentacin presentada para la emisin de plizas que son detectadas recin cuando el asegurado tiene un accidente. Adems estoy cansado que todos los das se rompa algn PC o se caiga la red y eso no nos permita facturar, ni atender adecuadamente a nuestros asegurados. En tanto la Gerente de Administracin coment: - Me llama adems la atencin los precios que estamos pagando a los talleres, adems varios talleristas me han llamado que tienen pagos pendientes con ms de 3 meses de atraso. El Dr. Gonzlez: - Respecto a los accidentes, desde mi ingreso hice el planteo que yo no tena conocimientos respecto al tema, por lo tanto todas las tareas vinculadas a anlisis de accidentes estn a cargo de Jadson, auxiliar del Departamento, que ltimamente tengo entendido se ha visto desbordado. De todas formas, creo que cuando el Gerente Comercial le solicita directamente informes de accidentes de algunos clientes importantes, el trabajo se atrasa an ms. Respecto al funcionamiento del Departamento Comercial, su Gerente acot: - Me resulta muy difcil motivar y obligar a los auxiliares que recepcionan la documentacin, debido a que tenemos una rotacin muy importante en el rea, y con el tema que no tengo posibilidades de proponerles ningn aumento a aquellos que se destacan, me es imposible retenerlos. No creo correcto que solo la Gerente de Administracin pueda tomar estas decisiones. Y ni que hablar de los atrasos con los que se paga todos los meses los sueldos, creo que si la Cra. Perrone permitiera que Personal hiciera los clculos esto se podra agilizar, pero si pretende seguir hacindolos ella como cuando ramos 7 funcionarios... Ante esta situacin, el Gerente General plante que dado que era notorio que ninguno tena informacin de las otras reas, deberan comenzar a tener reuniones semanales. Adems, le comunic al Dr. Gonzlez que iba a solicitar a la T.A. Lazzaroff un anlisis de la distribucin del trabajo en su unidad para poder determinar que medidas se deberan tomar para corregir los problemas existentes. Luego de dos semanas la T.A. Iris Lazzaroff present el siguiente cuadro de distribucin del trabajo:
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Unidad: Departamento de Atencin de Accidentes Hecho por: T.A Iris Lazzaroff Actividades Ignacio (Gerente) Tp Jadson (Auxiliar) Recepcionar denuncias de accidentes y Recibe denuncias de 25 atender accidentes consultas de asegurados Atender consultas de posibles clientes Analiza la responsabilidad del asegurado en el accidente Analizar accidentes y consecuencias Controla los daos en los vehculos accidentados Analiza el estado de cuenta del asegurado Analiza la cobertura de la pliza contratada por el asegurado Contratar talleres para la atencin de vehculos asegurados accidentados Realizar los pagos a los talleres contratados Coordinar acciones judiciales
Fecha: julio 2007 Ciclo mensual Tp Hamilton (Auxiliar) Tp Ingresa las denuncias de 30 accidentes al sistema Atiende consultas de asegurados Atiende consultas telefnicas de posibles clientes 30 30
CDT Actual (tiempos expresados en %) Conde (Auxiliar) Tp Total
Recibe denuncias de accidentes
10
95
25%
40
40
10%
10 100 30 26%
30 Solicita presupuestos a talleres
10 30 8%
Firma los cheques de pagos a talleres
Selecciona los talleres a contratar y emite las 20 ordenes de compra a los talleres Recibe las facturas de 15 talleres contratados 20 Prepara los pagos a talleres 30
65
17%
Varios
TOTAL
Coordina con el Estudio jurdico externo el 50 estado de las procesos judiciales Desarrolla planes de formacin de conductores asegurados 5 (prevencin de accidentes) 100
50
13%
1%
100
100
85
385
100%
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Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin- Escuela de Administracin Organizacin y Sistemas I Curso 2012
SE SOLICITA: 1. EXPRESAR Y FUNDAMENTAR que mtodo o mtodos de relevamiento de informacin Ud. utilizara para analizar la estructura orgnica y las funciones de MAROAS SEGUROS S.A. b) EXPRESAR que informacin relevara para realizar dicho anlisis. 2. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de MAROAS SEGUROS S.A. 3. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinin. 4. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso el Cuadro de Distribucin del Trabajo del Departamento de Atencin de Accidentes y DESCRIBIR los aspectos positivos y negativos que se detecten en el mismo. 5. EXPRESAR el concepto de Manual de Organizacin y Funciones y explicar la utilidad que tendra para MAROAS SEGUROS S.A. disponer de dicho manual. 6. EXPLICAR los elementos que deben tenerse en cuenta para asegurar el funcionamiento eficaz de las comisiones o comits como instrumentos de gestin. 7. EXPLICAR el concepto de Organizacin Lneo - Staff y ANALIZAR las principales caractersticas de este tipo de organizacin.
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Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 19/05/08 (WMC Software S.A.) WMC SOFTWARE S.A. es una empresa que se dedica al diseo y desarrollo de software. La misma fue fundada hace 3 aos por un grupo de amigos (Manuel, Gonzalo y Diego), recin egresados de la carrera de Ingeniera de Sistemas. En sus inicios comenzaron diseando ellos mismos programas de contabilidad y de liquidacin de remuneraciones a medida de los clientes. En paralelo comenzaron a disear paquetes de software de gestin administrativa financiera y de gestin de recursos humanos. Los clientes fueron aumentando y se hizo necesario incorporar a la empresa nuevos profesionales en el rea de ingeniera, as como estudiantes de administracin. A comienzos de 2007 ya trabajaban en la empresa 40 empleados y como el crecimiento no se realiz de manera planificada, comenzaron a surgir algunos problemas de relacionamiento as como de asignacin de actividades entre las diferentes unidades. Por otra parte, en marzo de 2007 a travs del Programa Endeavor para jvenes emprendedores disearon un Plan de Negocios para expandir la empresa y comenzar a exportar los programas a pases como Argentina, Chile, Brasil y Mjico. Esto implicaba una mayor exigencia de trabajo as como la necesidad de obtener la Certificacin de Calidad ISO 9000 de algunos de sus procesos. De hecho, en Diciembre de 2007, obtuvieron la Certificacin de Calidad ISO 9000 en el Proceso de Diseo y Desarrollo de Aplicaciones de Software y en el Proceso de Implementacin de Sistemas. En la ltima reunin entre los 3 amigos, decidieron contratar una empresa consultora para que los ayudara a resolver los problemas que estaban surgiendo con los recursos humanos de la empresa. La consultora mantuvo una reunin inicial con los 3 amigos, y en funcin de la misma elabor su propuesta metodolgica de trabajo cuyos objetivos son los siguientes: Relevar las funciones de las unidades administrativas y las tareas de los cargos Disear la estructura organizativa de la empresa (organigrama y Manual de Organizacin y Funciones) Disear el Manual de Descripcin de Cargos Apoyar a la empresa en la gestin del cambio Capacitar a los empleados en Gestin de Calidad Una vez contratados, los consultores realizaron las siguientes tareas para relevar la situacin actual: - entrevistas personales con el Gerente General y con los Gerentes de Departamento, para relevar las funciones asignadas a dichos departamentos. - reuniones de trabajo con los empleados en donde entregaron un cuestionario escrito a cada uno para relevar tareas asignadas a los diferentes cargos. - solicitud de documentacin: organigrama y manuales. Esta informacin no se encontraba disponible.
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Del relevamiento realizado surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente: Gerencia General a cargo de Manuel. De la Gerencia General dependen los Departamentos de: - Diseo y Desarrollo: a cargo de Gonzalo. De este Departamento dependen 2 Secciones: Diseo y Desarrollo de Programas a medida y Diseo y Desarrollo de paquetes de software. En la primera Seccin mencionada trabajan 7 empleados y Juan Pablo es el Lder del equipo. En la segunda Seccin trabajan 15 empleados siendo Luca la Lder del Equipo. - Consultora: a cargo de Diego. La funcin de este Departamento es implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, as como realizar la venta de los productos. Trabajan all 13 empleados. - Administracin: a cargo de Estela. En este Departamento trabajan 5 empleados y se realizan las siguientes actividades: realizar las registraciones contables, cobrar a clientes y pagar a proveedores, liquidar y pagar sueldos, elaborar presupuestos y recepcionar clientes, y atender la central telefnica. Este departamento es asesorado por el Estudio Contable del Cr. Prez, quien se encarga de la elaboracin de los estados contables as como de las liquidaciones fiscales. SE SOLICITA: 1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de WMC SOFTWARE S.A. 2. a) IDENTIFICAR los criterios de departamentalizacin utilizados en WMC SOFTWARE S.A. b) EXPLICAR el o los criterios identificados. 3. a) EXPRESAR el concepto de los siguientes elementos de la organizacin formal: estructura organizativa, rgano, funcin, cargo, puesto, nivel jerrquico y relaciones formales. b) INDICAR para cada uno de ellos un ejemplo referido a la empresa. 4. a) ENUMERAR las etapas de la metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo estudiadas en el curso. b) EXPLICAR la etapa de Relevamiento de Informacin y c) ANALIZAR si los mtodos de relevamiento de informacin utilizados por los consultores son correctos. 5. ANALIZAR las distintas etapas de la evolucin hacia la Calidad Total, IDENTIFICAR y FUNDAMENTAR en qu etapa se encuentra WMC SOFTWARE S.A. 6. EXPLICAR cules son las ventajas para WMC SOFTWARE S.A. de contratar una empresa consultora para que lo asesore en el diseo de la estructura organizacional y en el proceso de gestin del cambio. 7. EXPLICAR el contenido del Manual de Organizacin y Funciones y cules seran las ventajas para WMC SOFTWARE S.A. de contar con un Manual de O. y F. 8. EXPLICAR en qu etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra WMC SOFTWARE
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Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 09/07/08 (WMC Software S.A.) WMC SOFTWARE S.A. es una empresa que se dedica al diseo y desarrollo de software. La misma fue fundada hace 3 aos por un grupo de amigos (Manuel, Gonzalo y Diego), recin egresados de la carrera de Ingeniera de Sistemas. En sus inicios comenzaron diseando ellos mismos programas de contabilidad y de liquidacin de remuneraciones a medida de los clientes. En paralelo comenzaron a disear paquetes de software de gestin administrativa financiera y de gestin de recursos humanos. A comienzos de 2007 ya trabajaban en la empresa 40 empleados y como el crecimiento no se realiz de manera planificada, comenzaron a surgir algunos problemas de relacionamiento as como de asignacin de actividades entre las diferentes unidades. En la ltima reunin entre los 3 amigos, decidieron contratar una empresa consultora para que los ayudara a resolver los problemas que estaban surgiendo con los recursos humanos de la empresa. La consultora mantuvo una reunin inicial con los 3 amigos, y en funcin de la misma elabor su propuesta metodolgica de trabajo cuyos objetivos son los siguientes: Relevar las funciones de las unidades administrativas y las tareas de los cargos Realizar un diagnstico de la situacin actual Disear la estructura organizativa de la empresa (Organigrama y Manual de Organizacin y Funciones) Disear el Manual de Descripcin de Cargos Apoyar a la empresa en la gestin del cambio Capacitar a los empleados en Gestin de Calidad Una vez contratados, los consultores realizaron las siguientes tareas para relevar la situacin actual: - entrevistas personales con el Gerente General y con los Gerentes de Departamento, para relevar las funciones y actividades asignadas a dichos departamentos. - reuniones de trabajo con los empleados en donde entregaron un cuestionario escrito a cada uno para relevar tareas asignadas a los diferentes cargos. - solicitud de documentacin: organigrama y manuales. Esta informacin no se encontraba disponible. Del relevamiento realizado surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente: Gerencia General a cargo de Manuel. De la Gerencia General dependen los Departamentos de: - Diseo y Desarrollo: a cargo de Gonzalo. De este Departamento dependen 2 Secciones: Diseo y Desarrollo de Programas a medida y Diseo y Desarrollo de paquetes de software. En la primera Seccin mencionada trabajan 7 empleados y Juan Pablo es el Lder del equipo. En la segunda Seccin trabajan 15 empleados siendo Luca la Lder del Equipo.
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Consultora: a cargo de Diego. La funcin de este Departamento es implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, as como realizar la venta de los productos. Trabajan all 13 empleados. Contabilidad: a cargo de Estela. En este Departamento trabajan 3 auxiliares contables. Adems el Gerente General es asistido por una Secretaria quien es responsable de realizar las tareas de cobrar a clientes y pagar a proveedores. Los consultores documentaron las entrevistas personales mantenidas con el Gerente General y los Gerentes de Departamento. Algunos de los comentarios que surgen de los papeles de trabajo realizados en ocasin de dichas reuniones son: Entrevista con el Gerente General: Las principales tareas que desarrolla el Gerente General son: definir los objetivos y planes de la empresa, realizar contactos y negociaciones con los clientes, y supervisar el funcionamiento general de la empresa. En particular, se manifiesta preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las actividades que cumple el Departamento de Contabilidad. En los ltimos meses ha notado un poco desbordada a la Gerente de Contabilidad y por lo tanto cuando requiere algn informe en particular lo solicita directamente a alguno de los auxiliares contables. Por otra parte, la gran cantidad de tareas que realizan los Gerentes de Departamento ha llevado a que en el ltimo ao, slo hayan podido reunirse en 2 ocasiones para coordinar algunas actividades de la empresa. Acostumbrado a trabajar en una empresa ms pequea, le gusta estar cerca de los empleados y generalmente conversa con ellos a menudo y les asigna tareas cuando as lo cree necesario. Entrevista con Gerente de Diseo y Desarrollo: Debido a la dinmica del mercado de trabajo, y en particular en el rea de ingeniera, Gonzalo est preocupado por la gran rotacin de personal que hay en su Departamento. La mayora son profesionales jvenes o estudiantes prximos a recibirse que estn haciendo su primera experiencia laboral. Los empleados de Diseo y Desarrollo de paquetes de software le han planteado que Luca les asigna tareas pero que no tiene tiempo para reunirse con ellos y explicarles las tareas que les asigna, lo que ha provocado que muchas veces deban realizar las tareas nuevamente ya que el resultado de las mismas no es el esperado por Luca. Por otra parte, est preocupado ya que considera que Manuel (Gerente General) no delega actividades y que suele pasar por arriba a l y a los Lderes de Seccin, asignando tareas directamente a los empleados. Entrevista con Gerente de Consultora: Los empleados del Departamento de Consultora dependen todos directamente de Diego y realizan indistintamente las tareas de implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, as como realizar la venta de los productos. En ocasiones, no han podido atender a tiempo alguna venta ya que todos los empleados se encuentran abocados a tareas de implementacin. En particular esto se acentu durante el 2007, debido a que por la reforma tributaria tuvieron que realizar actualizaciones del software en muchos de sus clientes.
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Entrevista con Gerente de Contabilidad La lista de actividades del Departamento de Contabilidad es: realizar las registraciones contables, elaborar los estados contables, realizar las liquidaciones fiscales, facturar a clientes, liquidar y pagar sueldos, elaborar presupuestos, recepcionar clientes y atender la central telefnica. Estela se siente muy cansada y plante que si la situacin contina como a la fecha no seguir trabajando en la empresa. Los consultores elaboraron el Cuadro de Distribucin del Trabajo del Departamento de Contabilidad que se presenta a continuacin: WMC SOFTWARE S.A. - Departamento Contabilidad CDT Actual 20/6/08. Hecho por ABC Consultores - Ciclo: semanal
Actividades Realizar las registraciones contables Elaborar los Estados Contables Realizar las liquidaciones fiscales Facturar a clientes Liquidar y pagar sueldos Estela (Gerente) Tpo % Carolina (Auxiliar) Registra comprobantes Tpo Francisco % (Auxiliar) 10 Registra comprobantes Tpo Hctor % (Auxiliar) 15 Controla registraciones Realiza ajustes Elabora los Estados Contables Realiza liquidaciones fiscales Tpo % 30 10 10 40
Controla 10 Estados Contables Realiza 20 liquidaciones fiscales Factura a 30 clientes Realiza 40 liquidaciones de sueldo
Realiza liquidaciones fiscales
40
Realiza 15 liquidaciones de sueldo Paga sueldos a 15 los empleados
Elaborar presupuestos
Elabora 10 presupuestos de ingresos y egresos Recepcionar Recepciona 5 clientes y clientes atender la central telefnica Varios Supervisa 5 tareas de los empleados 120
Recepciona clientes
30
Atiende la 30 central telefnica
Total (%)
Realiza trmites 10 Elabora informes 10 a solicitud del Gerente General 100
Realiza trmites 10 Elabora informes 15 a solicitud del Gerente General 100
Elabora informes 10 a solicitud del Gerente General 100
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SE SOLICITA: 1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de WMC SOFTWARE S.A. 2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinin. 3. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso el Cuadro de Distribucin del Trabajo del Departamento de Contabilidad y DESCRIBIR los aspectos positivos y negativos que se detecten en el mismo. 4. EXPLICAR los conceptos de Unidad de Mando y Va Jerrquica y ANALIZAR en detalle que consecuencias pueden derivarse para WMC SOFTWARE S.A. en caso de aplicarse en forma incorrecta dichos conceptos. 5. a) EXPRESAR el concepto de mbito de Control. b) EXPLICAR qu factores tomara en cuenta para determinar el mbito de control de un rgano o cargo. 6. a) IDENTIFICAR los distintos tipos de organizacin que se pueden establecer segn el tipo de relaciones formales entre las unidades administrativas. b) EXPLICAR las ventajas y limitaciones de la organizacin en red o celular.
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Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 15/05/09 (La SALSERA S.R.L.) La Salsera SRL es una empresa familiar que se dedica actualmente a la produccin y comercializacin de salsas. Fue creada en 1990 y en sus comienzos importaba los productos desde Brasil y los venda solamente en Montevideo. En el ao 2003 la empresa empez a producir las salsas y extendi sus ventas al interior del pas. Actualmente sus clientes son supermercados y comercios mayoristas de todo el pas. Trabajan en La Salsera SRL 54 personas. La distribucin de productos en Montevideo es realizada por personal y camionetas de la empresa, mientras que para el interior del pas dicha distribucin la realiza una empresa contratada. Las ventas en Montevideo representan el 65 % del total. La empresa se encuentra en estos momentos en un proceso de cambio organizacional y adems en la bsqueda de la Certificacin de Calidad ISO 9000 de algunos de sus procesos de la Gerencia de Produccin. Para esto, han contratado una Empresa Consultora que inici su trabajo en Marzo de 2009. Los objetivos y alcance del proyecto son: Disear la estructura organizativa de la empresa (Organigrama y Manual de Organizacin y Funciones), Asesorar a la empresa para que pueda lograr la Certificacin de Calidad ISO 9000 y Apoyar a la empresa en la gestin del cambio. Desde que se inici el proyecto, el Gerente General, los 3 Gerentes que reportan directamente a Gerencia General y los consultores mantienen reuniones de avance del proyecto en forma quincenal. Luego de cada reunin elaboran un Acta en la cual se detallan los temas tratados, as como los temas pendientes para resolver. ----------------------------------------------------------Acta Reunin Proyecto 8 de Mayo de 2009 Participantes de la Salsera: Gerente General, Gerente de Produccin, Gerente Comercial y Gerente de Administracin Participantes de la Empresa Consultora: Lic. Silvia Martnez y T/A Luis Gmez. Temas tratados: 1) Estructura - Etapa Relevamiento de Informacin: Para realizar el relevamiento de estructura, los consultores realizaron las siguientes actividades: o Entrevistas personales con los Gerentes / Jefes / Responsables de cada unidad, para relevar las funciones asignadas a dichas unidades. o Asimismo entregaron un cuestionario escrito a todos los empleados para relevar las tareas de los cargos. o Adems solicitaron la siguiente documentacin: Organigrama actual Del relevamiento realizado, surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente:
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La direccin de la empresa est a cargo de una Gerencia General, apoyada por una unidad de Secretara, integrada por una Secretaria y un Auxiliar. El seor Mauricio Rosas, fundador de la empresa, es el Gerente General de La Salsera SRL. De la Gerencia General dependen: o la Gerencia de Produccin. De la misma dependen: Departamento de Fbrica, integrado por un Jefe y 10 operarios, Departamento de Envasado, integrado por un Jefe y 6 operarios, Seccin Depsito, en el que se controlan las materias primas recibidas y adems se conservan, custodian y controlan las existencias de materias primas y productos terminados; est integrada por un Jefe y un operario; Seccin Control de Calidad, a cargo de un Jefe (ingeniero qumico) y 2 auxiliares (estudiantes de ingeniera). 4 operarios que realizan las tareas inherentes a la preparacin de los pedidos. 2 operarios que realizan mantenimiento y limpieza general de la empresa. Las compras de materias primas son realizadas directamente por el Jefe de Fbrica, que recibe autoridad funcional del Gerente de Administracin en cuanto a fechas y formas de pago. o la Gerencia Comercial. De la misma dependen: 10 vendedores, que se ocupan de visitar a los clientes y tomar los pedidos que estos formulan. Tambin realizan la cobranza de la mercadera vendida en el interior. 4 choferes, que se encargan de ir a buscar las materias primas y de distribuir los productos vendidos en Montevideo. o la Gerencia de Administracin. De la misma dependen: Seccin Finanzas, integrada por 1 secretaria y 1 auxiliar administrativo, que actualmente reportan directamente al Gerente de Administracin, ya que la Jefa de Seccin renunci hace un mes. Seccin Contadura, integrada por 1 Jefe y 4 auxiliares. Las liquidaciones de impuestos y los clculos de aportes al BPS, as como los respectivos trmites ante organismos de contralor, son realizados por la Cra. Alicia Paiva, externa a La Salsera SRL.
2) Gestin de Calidad Los consultores detallaron las actividades de capacitacin realizadas durante la ltima semana: Se realizaron sesiones de capacitacin con los empleados de la Gerencia de Produccin con el siguiente objetivo: introducir a los empleados en los principales aspectos que caracterizan a una organizacin orientada a la gestin de la Calidad Total. 3) Prximas actividades Realizar el Diagnstico de la Situacin Actual de la Estructura Relevar y documentar los procesos de la Gerencia de Produccin. --------------------------------------------------------------29
SE SOLICITA: ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de La Salsera SRL 2. a) IDENTIFICAR los criterios de departamentalizacin utilizados en La Salsera SRL, b) ANALIZAR si el criterio de departamentalizacin utilizado a nivel primario es adecuado. 3. a) ENUMERAR las etapas de la metodologa de los procesos de mejoramiento administrativo estudiadas en el curso. b) ANALIZAR si los mtodos de relevamiento de informacin utilizados por los consultores para relevar la estructura de la empresa son correctos. FUNDAMENTAR su respuesta. 4. En el Acta del Viernes 8 de Mayo se establece que una de las actividades pendientes es Realizar el Diagnstico de la Situacin Actual de la Estructura. EXPLICAR en forma detallada en qu consiste dicha etapa. 5. Los consultores contratados por La Salsera SRL realizaron sesiones de capacitacin con el siguiente objetivo: introducir a los empleados en los principales aspectos que caracterizan a una organizacin orientada a la gestin de la Calidad Total. EXPLICAR cules considera usted que fueron los contenidos del curso. 6. a) IDENTIFICAR en el prrafo que describe la Gerencia de Produccin los elementos de la organizacin formal. b) DEFINIR cada uno de los elementos identificados. 1. a) EXPLICAR el criterio de departamentalizacin por productos, detallando que condiciones deben cumplirse para que el mismo sea aplicable a nivel primario y a nivel secundario. b) ANALIZAR y FUNDAMENTAR si sera aplicable este tipo de departamentalizacin para La Salsera SRL. 2. Segn Kurt Lewin un proceso de cambio exitoso en las organizaciones sigue tres fases: descongelamiento, movimiento y recongelamiento. a) EXPLICAR en qu consiste cada una de dichas fases. b) EXPLICAR en qu etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra La Salsera SRL 3. a) EXPLICAR las ventajas y desventajas de las asesoras externas y de las unidades internas de Organizacin y Sistemas. b) EXPRESAR cul recomendara Ud. para La Salsera SRL y FUNDAMENTAR su respuesta.
1.
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Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 16/07/09 (Diagonal Print S.A.) La imprenta Diagonal Print S.A. se encuentra dirigida por Eduardo y Delmira, quienes fueron sus fundadores hace ya 31 aos, y actualmente conforman el Directorio en conjunto con Juan, el hijo de ambos. Eduardo trabaj en una gran imprenta por unos 15 aos, hasta que la misma cerr, momento en el que decidi armar su propio emprendimiento con su esposa, invirtiendo toda su indemnizacin en una imprenta usada que pudo comprar en un remate. Durante los primeros aos se dedicaron a imprimir documentacin formal para empresas como ser: recibos, facturas, boletas, lo que les permiti mantenerse y crecer en los aos 90. Cuando Juan tuvo 18 aos empez a estudiar diseo grfico lo que hizo que rpidamente se involucrara en el negocio de sus padres, en principio aportando mejores diseos a la misma documentacin que se imprima desde su inicio, pero luego fue consiguiendo nuevos clientes que requeran trabajos de gigantografa para banners para colocar en stands y para realizar promociones. Del 2005 a la fecha la imprenta ha crecido vertiginosamente, en particular en el rea de la gigantografa que agreg la impresin de folletos promocionales, por lo que han tenido que ir contratando ms funcionarios para dicha rea. Todos los martes se renen los miembros del Directorio con la Encargada de Contadura para evaluar las actividades que se estn desarrollando y tomar algunas decisiones. En la ltima reunin Eduardo plante una serie de problemas que considera deben abordar rpidamente si la empresa piensa seguir creciendo: - Los funcionarios de ventas se quejaron que no se les han liquidado bien las horas extras en los ltimos meses que las han realizado de acuerdo a las rdenes de Juan, cuando yo les haba indicado que para realizarlas deban pedirme autorizacin directamente a m. - Se ha retrasado la entrega de los ltimos pedidos del Taller ya que en algunos casos no contaban con la materia prima suficiente y en otros, se debi a que la mquina de impresin estuvo para reparacin ms de una semana lo que no parece razonable - Nunca se puede saber exactamente el saldo de la cuenta bancaria cuando se le consulta a la Encargada de Contadura - Estoy seguro que se estn pagando muy caros algunos materiales para la impresin y otros materiales de oficina, adems un proveedor que me conoce desde los inicios de la empresa, me llam el otro da para anunciarme que no nos vendera ms por los grandes atrasos en los pagos. - Los operarios que trabajan en el Taller se han quejado debido a las constantes demandas de Juan para que colaboren para sacar pedidos de Folletera. - Varios clientes han protestado porque los trabajos no han llegado en fecha, en particular si los folletos no llegan en fecha pierden vigencia y no quieren aceptarlos.. Para solucionar toda esta situacin problemtica Juan plante la posibilidad de analizar la organizacin, ya que uno de sus amigos ha estado trabajando en estos temas y ha hecho diagnsticos y diseo de propuestas para empresas de ramos similares y podra ayudarlos.
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Luego de un mes de trabajo, el T.A. Bern, present un informe respecto al relevamiento realizado hasta la fecha respecto a la estructura de Diagonal Print S.A., del que se transcribe una parte: Informe de Relevamiento realizado en Diagonal Print S.A. Realizado por T.A. Bern. Fecha de entregado: 16/07/09 1. Organigrama Actual
Directorio
Direccin
Taller
Diseo
Contadura
Departamento
Seccin
Gigantografa
Folletera
Ventas
2. Descripcin de la estructura Del Directorio dependen tres Departamentos y una Seccin: - Taller, a cargo de Eduardo, donde se imprime la papelera oficial para empresas: recibos, boletas, facturas, entre otros. En esta unidad trabajan, adems de Eduardo, 3 operarios que manejan la imprenta, compaginan, encuadernan y empaquetan las libretas impresas. Eduardo a su vez se encarga de la cobranza de todos los clientes, ya que desde sus inicios ha sido su funcin y gestiona muy bien las mismas. Tambin aprovecha las visitas para concretar algunas ventas. - Diseo, a cargo de Juan, que tiene como principal funcin el diseo de toda la produccin grfica de la empresa y la coordinacin de la produccin de los impresos en gigantografa y folletera. Juan a su vez, se encarga personalmente de las compras de materia prima para todas las impresiones (comerciales, folletera o gigantografa) y de los repuestos y reparaciones de las imprentas que se utilizan en las secciones dependientes de Diseo y en Taller. Trabaja junto con Juan un diseador junior, Gonzalo Alonso. En tanto dependen de Diseo las Secciones: Gigantografa y Folletera. En Gigantografa trabajan 2 operarios, uno de ellos es el Encargado. La funcin de esta Seccin es la impresin de banners de acuerdo a las rdenes recibidas de Diseo. En Folletera trabajan 7 operarios que dependen directamente de Juan. Se encargan de la impresin de folletos de acuerdo a las rdenes recibidas de Diseo.
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Contadura, a cargo de la Cra. Forla cuenta con 2 auxiliares contables. Las actividades de la unidad pueden verse en el cuadro siguiente. Los impuestos son liquidados por el Estudio Contable ARS S.R.L. Seccin Ventas, se encarga de la concrecin de las ventas, la facturacin de las mismas y la distribucin. En esta rea trabajan 2 auxiliares de ventas. La distribucin se realiza con una camioneta propiedad de la empresa.
3. Distribucin del trabajo del Departamento de Contadura Diagonal Print S.A. - Departamento Contadura CDT Actual 16/07/09 Hecho por T.A. Bern - Ciclo: semanal
Actividades Realizar registraciones contables Liquidar y pagar Realiza sueldos liquidaciones sueldos Encargada Cra. Forla las Controla registraciones de Tpo Auxiliar Contable Tpo Auxiliar Contable % Ana % Manuel 35 Registra comprobantes 10 Registra comprobantes 10 Realiza liquidaciones 10 de sueldos Paga sueldos a los empleados 10 Tpo % 25
Controla la asistencia del 10 personal Realiza pagos a los proveedores Solicita cotizaciones Elabora y enva las rdenes de compra Recibe los materiales comprados 15 10 10 15
Pagar a los Realiza pagos a 35 proveedores proveedores Realizar las compras de materiales de oficina y limpieza Realizar conciliaciones bancarias Varios Realiza conciliaciones bancarias 5
Total (%)
Supervisa tareas 5 de los empleados Participa en las 10 reuniones de Directorio 100
Realiza trmites
15
Realiza trmites
15
Atiende 40 telefnicamente a los clientes 85
100
SE SOLICITA: 1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de Diagonal Print S.A. 2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinin. 3. ANALIZAR, de acuerdo a la metodologa utilizada en el curso, el Cuadro de Distribucin del Trabajo del Departamento de Contadura describiendo los aspectos positivos y negativos que se detecten en el mismo. 4. INDICAR si las afirmaciones que se presentan a continuacin son verdaderas (V) o falsas (F). FUNDAMENTAR su respuesta. Si usted indica que la afirmacin es verdadera, srvase fundamentarla a travs de un ejemplo. Si por el contrario usted indica que la afirmacin es falsa,
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srvase expresar cul debe ser la afirmacin correcta. Al analizar cada una de las afirmaciones, usted debe tomar en cuenta la totalidad de lo expresado. a) El mbito de control es la cantidad de cargos que dependen de un rgano. b) La descentralizacin es el proceso por el cual se transfieren los poderes de administracin del rgano central a otros rganos para que los ejerzan como competencia propia, bajo cierto control. c) La organizacin funcional tiene como ventaja la unidad de mando. d) Las unidades de servicio brindan asesoramiento sobre temas especficos en los cules son especialistas. 5. a) EXPRESAR el concepto de Delegacin. b) EXPLICAR los factores personales que favorecen la efectiva delegacin de autoridad. 6. a) IDENTIFICAR los distintos tipos de organizacin que se pueden establecer segn el tipo de relaciones formales entre las unidades administrativas. b) EXPLICAR las ventajas y limitaciones de la organizacin lnea-staff.
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Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 11/05/10 (La Espiga S.R.L) Javier Ramrez trabaj durante varios aos en diversas panaderas llegando a desempearse como encargado de sucursal de una panadera de gran tamao y prestigio en plaza. Al cumplir sus 35 aos entendi que haba llegado a su techo laboral como empleado y que para continuar progresando profesional y econmicamente deba comenzar con un establecimiento propio. Javier tena muy clara su idea de negocio: una panadera que, sin renunciar a los avances tecnolgicos, mantuviera caractersticas artesanales, con excelente calidad y algunos productos estrella como ser la galleta de campaa. Pero como la inversin necesaria para instalar una panadera, aunque alquilara el local, exceda sus posibilidades financieras, plante el negocio a su amigo Pedro Laurenz, Contador, que dispona de un cierto capital para invertir. A Pedro le gust la idea pero, como quera realizar la inversin con cierta seguridad, le propuso a Javier realizar un estudio de mercado y financiero y contratar un especialista en Administracin para que colaborara en el diseo de la organizacin. Cumplidos los trabajos preparatorios la idea se puso en prctica, los amigos formaron La Espiga S.R.L: acordando que Javier se hara cargo del funcionamiento de la empresa y que Pedro no participara directamente en la misma, hacindolo solamente en las decisiones estratgicas y en los aspectos financieros ms trascendentes. Para el funcionamiento de la empresa se alquil un local que ya haba estado destinado al rubro, ubicado en la zona de la Unin, y se compraron equipos de fabricacin de ltima generacin. Tras algunas dificultades iniciales la panadera La Espiga comenz una etapa de desarrollo y crecimiento. En la actualidad Javier ocupa la Gerencia General que tiene a su cargo los departamentos de Produccin, Ventas y Administracin. Recientemente se instalaron dos locales de venta al pblico: uno en el Cordn y otro en Pocitos, que estructuralmente se encuentran a nivel de Departamento; cada uno cuenta con un Gerente, dos vendedores y un cajero. El Departamento de Produccin est a cargo del Sr. Juan Real que cuenta con 12 personas entre panificadores, horneros y ayudantes para el proceso de produccin y con el Sr. Pablo Castro a cargo del control de la calidad de los productos. El Sr. Ral Meneses est a cargo del Departamento de Ventas que cuenta con ocho vendedores, tres de los cuales comercializan la produccin de La Espiga en supermercados y almacenes y cinco que atienden directamente al pblico en el local de la panadera; dos de ellos se encargan rotativamente tambin de la Caja del local. El Departamento de Administracin, a cargo de la Sra. Mara Anglica Domnguez, se encarga de los aspectos relacionados con el personal, el manejo de fondos, la contabilidad, la distribucin de los productos vendidos y la limpieza, para lo cual cuenta con 5 personas y 2 camionetas. De dicho Departamento depende la Seccin Compras, con dos auxiliares que se encargan de realizar las compras de las materias primas.
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El crecimiento de la empresa gener dificultades en el relacionamiento de los Gerentes de Ventas (Sr. Ral Meneses), de Administracin (Sra. Mara Anglica Domnguez), y los Gerentes de los Locales del Cordn y Pocitos, que derivaron en la intervencin personal de Javier Ramrez para resolver los problemas y fijar las prioridades. Frente a estas dificultades Javier consult a Pedro y decidieron contratar nuevamente al asesor externo que los ayud en la creacin de la empresa para que estudiara la adecuacin de la estructura de La Espiga al crecimiento experimentado. SE SOLICITA: 1. Usted ha sido contratado por los seores Ramrez y Laurenz para colaborar en el diseo organizacional de la panadera que van a crear: EXPLICAR cmo desarrollara el proceso de diseo de la organizacin formal de esa empresa. 2. a) DIAGRAMAR el organigrama de la Panadera La Espiga S.R.L.; b) DEFINIR los conceptos de: rgano, relaciones formales y cargo, y EJEMPLIFICAR cada uno de ellos utilizando como referencia la empresa La Espiga S.R.L. 3. a) IDENTIFICAR el criterio de departamentalizacin utilizado a primer nivel en La Espiga S.R.L.; b) EXPLICAR dicho criterio; y c) ANALIZAR si es adecuada o no la aplicacin de ese criterio en esta empresa. 4. a) EXPLICAR la etapa Relevamiento de Informacin; b) ENUMERAR los mtodos de relevamiento de informacin que usted utilizara si fuera contratado por La Espiga S.R.L. para realizar un anlisis de la estructura de la organizacin con el objetivo de adecuarla al crecimiento experimentado. FUNDAMENTAR su eleccin; y c) EXPRESAR qu informacin relevara para realizar dicho anlisis. 5. a) EXPLICAR las diversas estrategias, desde el punto de vista comportamental, a travs de las cuales se pueden conducir los procesos de cambio en una organizacin, indicando en qu casos es apropiada su utilizacin, sus ventajas y desventajas. b) EXPRESAR y FUNDAMENTAR cal estrategia utilizara usted para llevar a cabo un cambio estructural que apunte a solucionar los conflictos existentes entre los Gerentes de La Espiga S.R.L.. 6. El Sr. Javier Ramrez entiende que La Espiga S.R.L. necesita contar con una unidad interna de Organizacin y Sistema: a) EXPRESAR si comparte o no esa idea. FUNDAMENTAR su respuesta; b) EXPLICAR la naturaleza como rgano y la ubicacin jerrquica de la unidad interna de O y S si fuese creada.
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Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 03/07/10 (La Espiga S.R.L) Javier Ramrez y Pedro Laurenz han creado, a propuesta del primero que cuenta con varios aos de experiencia en el rubro, la Panadera La Espiga S.R.L.. Ambos integran el Directorio de la Sociedad. Javier Ramrez ocupa la Gerencia General de la empresa de la que dependen los departamentos de Produccin, Ventas, Administracin, Local Pocitos y Local Cordn. Los tres primeros estn ubicados fsicamente en el local central de la empresa situado en La Unin. Los Locales Pocitos y Cordn fueron creados como respuesta de la organizacin al crecimiento experimentado en las ventas. El Departamento de Produccin est a cargo del Sr. Juan Real de quin dependen directamente 20 personas entre panificadores, horneros y ayudantes para el proceso de produccin, los que trabajan en turnos de 8 horas en dos equipos de un nmero similar de personas. El Sr. Ral Meneses est a cargo del Departamento de Ventas que cuenta con cinco vendedores, dos de los cuales comercializan la produccin de La Espiga en supermercados y almacenes y tres que atienden directamente al pblico en el local central de la panadera y se encargan rotativamente tambin del cobro de las ventas directas al pblico realizadas en ese local. El Departamento de Administracin, a cargo de la Sra. Mara Anglica Domnguez, se encarga de las actividades de liquidacin de sueldos, manejo de fondos, contabilidad, distribucin de los productos vendidos y limpieza, para lo cual cuenta con 5 auxiliares que realizan en forma indistinta las tareas administrativas, 2 chferes que manejan las camionetas de la empresa y una limpiadora. De dicho Departamento depende la Seccin Compras, con dos auxiliares que se encargan de realizar las compras de las materias primas. La actividad fundamental de los Locales Pocitos y Cordn es la comercializacin al pblico, desarrollando adems las siguientes actividades de apoyo: liquidar y pagar los sueldos de los empleados del local, cobrar las ventas que realizan y completar la elaboracin de algunos productos. Cada Local cuenta con un Gerente, dos vendedores y un cajero. Durante el desarrollo de su trabajo Javier se ha dado cuenta de algunos problemas: El crecimiento de la empresa gener dificultades en el relacionamiento de los Gerentes de Ventas y de Administracin con los Gerentes de los Locales del Cordn y Pocitos, en particular en lo referente al manejo de las Cajas, cuya supervisin se disputan los Gerentes de los Locales y la Gerente de Administracin, y en la fijacin de polticas de ventas, que derivaron en la intervencin personal de Javier Ramrez para resolver los problemas y fijar las prioridades. Javier tambin recibe habitualmente las quejas de los Auxiliares de la Seccin Compras quienes reciben rdenes del Sr. Juan Real para realizar las compras de materias primas que luego son diferidas por la Sra. Mara Anglica Domnguez por falta de disponibilidad de fondos, lo que produce atrasos en la produccin y faltantes de algunos productos. En esos casos Javier resuelve el problema y da instrucciones directamente a los Auxiliares. El Sr. Juan Real plantea que no puede estar presente durante los dos turnos en que trabaja la produccin lo cual le genera problemas para supervisar a sus subordinados, de los cuales varios han
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sido contratados recientemente por el crecimiento de la empresa y no cuentan con la necesaria capacitacin. En vista de los problemas detectados, Javier contrata a la T.A. Mariella Saavedra para que lo ayude a buscar soluciones a los mismos. Como parte de su trabajo Saavedra confeccion el Cuadro de Distribucin del Trabajo del Local Cordn de acuerdo a la Lista de Actividades que le suministrara Javier y a las Listas de Tareas realizadas por el Gerente del Local. SE SOLICITA: 1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de La Espiga S.R.L. 2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinin. 3. a) DESCRIBIR los datos que debe contener cada uno de los instrumentos que se utilizan para aplicar la tcnica de Anlisis y Diseo de la Distribucin del Trabajo b) ANALIZAR la metodologa seguida por la T.A. Saavedra para el relevamiento de informacin para la confeccin del Cuadro de Distribucin del Trabajo del Local Cordn. 4. Javier Ramrez resuelve crear un Comit para mejorar la coordinacin entre las diversas reas de La Espiga S.R.L.: a) EXPLICAR si considera que la creacin de dicho Comit es conveniente para La Espiga S.R.L. b) EXPRESAR quines deberan integrarlo, de qu naturaleza sera su funcin y a qu nivel jerrquico lo ubicara. c) EXPRESAR qu medidas aconsejara tomar para lograr un funcionamiento exitoso del Comit. 5. a) EXPLICAR las causas que pueden justificar realizar ajustes en el diseo organizacional. b) ANALIZAR cul(es) sera(n) la(s) causa(s) para el caso de La Espiga S.R.L. y cmo han afectado la estructura de la empresa. 6. a) DEFINIR el concepto de mbito de Control. b) ENUMERAR los factores vinculados a la situacin de trabajo que influyen en la determinacin del nmero de subordinados que un superior puede supervisar eficazmente c) EXPLICAR detalladamente dos de ellos. 7. a) DEFINIR el concepto de Delegacin. b) ENUNCIAR los elementos (principios) que es importante tomar en cuenta para lograr una delegacin eficaz c) EXPLICAR detalladamente dos de ellos.
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Organizacin y Sistemas I 1era. Revisin 23/05/11 (Pilchas S.R.L) Pilchas S.R.L. es una empresa familiar que se dedica a la venta de ropa para nios que compran a pequeos talleres de confeccin. La empresa cuenta con un local en Montevideo y otro en Punta del Este. En total trabajan en ella 22 personas. Tres integrantes de la familia Ramrez, propietaria de la empresa, trabajan en la empresa: Julin ocupa la Gerencia General, Ana Mara es la Jefa de la Sucursal Montevideo y Juan es el Jefe de la Sucursal Punta del Este. Ambas Sucursales, con nivel jerrquico de Departamento, tienen una Seccin Ventas, una Seccin Compras y una Seccin Administracin. La Sucursal Montevideo cuenta adems con una Seccin Organizacin y Sistemas, su ubicacin en la estructura se debe a que fue Ana Mara quien insisti en la necesidad de su creacin y a que entiende que realizar una funcin sustantiva y que es necesario que dependa linealmente de ella. Si bien en los ltimos tiempos las ventas de la empresa se han incrementado en forma sostenida se han presentado diversos problemas y cuando Organizacin y Sistemas ha tratado de intervenir se ha encontrado con la resistencia de Juan Ramrez quien pone constantes trabas para que O y S trabaje en su Sucursal. Adems, a la empresa no le resulta fcil identificar el origen de los problemas porque no cuenta con mecanismos eficaces para reconocer los cambios que se producen en el entorno. Por ejemplo, se han producido incrementos en los costos por importantes variaciones en algunos precios de compra y la empresa ha tenido reiteradas observaciones y multas por parte del BPS por errores en las liquidaciones de sueldos. Con dificultad se ha logrado identificar el origen de esos problemas. En el primer caso, hay talleres que para aumentar sus ventas han decidido otorgar mejores precio por compras de mayor volumen, y como en Pilchas S.R.L. cada Seccin Compras realiza las adquisiciones en forma independiente, en varias ocasiones han perdido esa oportunidad. En el segundo caso, los problemas aparecieron cuando, a consecuencia de las retenciones del IRPF, se evidenciaron problemas con la duplicacin de las liquidaciones mensuales de sueldos de los vendedores que es necesario transferir de una Sucursal a otra debido a la variacin del volumen de clientes en la temporada de verano. Poder enfrentar esos problemas ha demandado mucho tiempo pues frente a los mismos Julin Ramrez primero manifest que la empresa marcha muy bien y por eso las ventas aumentan, que los problemas en las compras son originados por la falta de mentalidad empresarial de los dueos de los talleres y que los problemas en las liquidaciones de sueldos son causados por las absurdas reglamentaciones del BPS y la DGI. Luego de que se convenci que existan problemas internos consider que ellos son responsabilidad de Juan y que en definitiva las soluciones pasan por ajustar los costos reduciendo el personal. La reiteracin de estas situaciones ha originado problemas entre los hermanos Ramrez que han llegado al cuestionamiento de Julin como Gerente General.
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SE SOLICITA: a) DIAGRAMAR el organigrama de Pilchas S.R.L.; y b) DEFINIR los conceptos de: rgano, nivel jerrquico, relaciones formales y cargo, y EJEMPLIFICAR cada uno de ellos utilizando como referencia la empresa Pilchas S.R.L. 2. a) ANALIZAR las diferentes opciones para la asignacin de la funcin de Organizacin y Sistemas en una empresa, teniendo en cuenta sus ventajas y desventajas; y b) ANALIZAR la naturaleza y ubicacin jerrquica que se le ha dado al rgano de Organizacin y Sistemas en Pilchas S.R.L. 3. a) IDENTIFICAR y EXPLICAR el criterio de departamentalizacin utilizado a primer nivel en Pilchas S.R.L.; y b) ANALIZAR si es adecuada la aplicacin de ese criterio a ese nivel en esta empresa. 4. a) ENUMERAR los tipos de culturas empresariales en relacin a los cambios en las organizaciones; y b) IDENTIFICAR y EXPLICAR el tipo de cultura de Pilchas S.R.L., FUNDAMENTAR su respuesta. 5. a) EXPLICAR la primera etapa de la metodologa de los procesos de mejoramiento administrativos; y b) EXPLICAR qu deberan hacer concretamente los integrantes de Organizacin y Sistemas en Pilchas S.R.L. para cumplir eficientemente dicha etapa. 6. a) EXPLICAR que son los costos de calidad, originados por la implementacin de un sistema de calidad, y los costos de no calidad; y b) EXPLICAR cules son los diferentes tipos de costos de calidad y de no calidad segn la clasificacin de Jurn. 1.
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Organizacin y Sistemas I 2da. Revisin 04/07/11 (Ropa Econmica S.A.) La empresa Ropa econmica S.A." comenz a trabajar hace 50 aos en el rubro de confeccin y venta de vestimenta para hombres como una empresa unipersonal, siendo Pedro Gmez su fundador. Actualmente, su Directorio est conformado por Pedro, su hijo Pablo y su hija Mara. En sus inicios, Pedro se dedicaba a la confeccin y venta de ropa de hombre. Cuando vio que aumentaban las solicitudes de clientes, decidi contratar personal, llegando a tener 80 personas en nmina para los aos 90. Cuando los hijos se incorporaron a la empresa, vieron que la importacin de ropa de hombre era ms rentable que la confeccin en el pas, por lo que decidieron transformar la empresa en compra y venta de vestimenta para hombre importada, con lo que disminuyeron el personal a 50 personas, aumentando an ms su rentabilidad. De todos modos, no abandonaron la confeccin nacional, la que nicamente se realizaba para clientes "especiales", ocupando unos 10 puestos de trabajo. Ambos hijos acordaron que el prximo paso para mejorar el negocio sera la apertura de ms sucursales pero, como no se ponan de acuerdo en su ubicacin, cada uno solicit a la Jefa de Administracin informacin sobre las ubicaciones que le parecan interesantes. La Jefa manifest que no tena claro si enviar a ambos toda la informacin o a cada uno solamente la informacin que haba solicitado. Con relacin a la estructura actual de Ropa econmica S.A.", del Directorio dependen 3 Departamentos: Administracin, a cargo de Luca Valds, contando con 3 auxiliares y ejerciendo autoridad funcional, en lo relacionado al manejo de la caja, con las dos Sucursales. Las actividades de la unidad pueden verse en el CDT siguiente. Los impuestos son liquidados por el Estudio Contable JWF. Ventas, del que dependen 3 secciones: Sucursal Montevideo, Sucursal Punta del Este y Depsito. Las Sucursales se encargan de las ventas en Montevideo y Punta del Este, respectivamente, estn a cargo de un encargado y cuentan con varios vendedores. La Seccin Depsito tiene a su cargo la funcin de la recepcin de los contenedores con la ropa importada y la expedicin hacia las dos sucursales. Cuenta con 1 encargado y 4 auxiliares. Su encargado, Luis Prez, se ha quejado que la operativa de la empresa ha aumentado, especialmente en la recepcin y control de contenedores lo que les est ocasionando atrasos en la entrega de la mercadera a las sucursales de venta. Adicionalmente, ha manifestado que uno de los auxiliares se pasa realizando trmites y cobranzas de los clientes del Taller. Taller, con 1 jefe y 9 operarios que se dedican a la confeccin de trajes de hombre para pedidos de clientes especiales. Adems, el jefe se encarga de la liquidacin de los sueldos de su rea, y de cobrar a algunos clientes que se presentan a retirar el traje en las oficinas de la empresa. Considerando el atraso que exista en la entrega de la mercadera a los locales de venta, Pablo decidi realizar una reunin con los jefes de cada unidad, ya que haca varios meses que no se reunan. De dicha reunin surgieron los siguientes puntos: - El jefe del Taller manifest que cuando necesitaba trasladar algn traje a algn cliente "especial" le solicitaba directamente al encargado del Depsito. - La jefa de Administracin agreg que estaba sobrecargada de trabajo lo que le impeda realizar una adecuada supervisin a su personal a cargo.
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El encargado de Depsito asegur que si la operativa de la empresa continuaba en aumento, no iba a poder cumplir adecuadamente con sus tareas actuales; preocupacin que ya le haba comentado al Jefe de Ventas quien estaba supervisando junto con el Directorio al personal de la Sucursal de Montevideo cuyo encargado haba renunciado haca una semana. El jefe de Ventas manifest la necesidad de la creacin de un comit de trabajo junto con los encargados de las sucursales, formalmente aprobado por el Directorio, para reunirse semanalmente para chequear la venta y establecer las posibles medidas a tomar, principalmente relativas a promociones, de forma de informar al Directorio para que tome decisiones al respecto.
Fecha: julio 2010 Ciclo mensual T Nicols (Axuliar) T Total
Unidad: Departamento de Administracin Hecho por: Jefa Adm. Cuadro de Distribucin del Trabajo Actual (tiempos expresados en %) Actividades Realizar las registraciones contables Controla las Realizar conciliaciones de conciliaciones rubros contables Gestiona las compras de mercadera importada Realizar compras Coordina con los directores los precios finales de importacin Paga los sueldos a los funcionarios Realiza pagos a Realizar pagos proveedores Liquida sueldos de Administracin y Ventas Participa en reuniones con los directores Supervisa tareas del personal a cargo Responde consultas y solucionar problemas a las sucursales Luca (Jefa) T Juan (Auxiliar) Controla las registraciones contables T Marta (Auxiliar)
Registra 10 comprobantes
20
Registra 50 comprobantes Realiza conciliaciones contables
20
80 18%
50
70 16%
45
5 5 30 Realiza trmites ante organismos 20 pblicos y otros
Gestiona las compras locales (cotizaciones, rdenes de compra y recepcin)
50
100 23%
35 Controla la asistencia del personal Tareas varias relativas al personal y otras de apoyo
8%
50
10
Atiende llamadas 10 de clientes
30
20
Varios TOTAL
10 150
90
100
100
155 35% 440 100%
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SE SOLICITA: 1. 2. 3. 4. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de Ropa econmica S.A. EFECTUAR las recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinin. a) ENUMERAR las etapas de anlisis del Cuadro de Distribucin del Trabajo; b) ANALIZAR el Cuadro de Distribucin del Trabajo del Departamento de Administracin aplicando nicamente la tercera etapa de anlisis. a) CLASIFICAR el Comit propuesto por el Jefe del Departamento de Ventas, en funcin a los diversos criterios utilizables. FUNDAMENTAR su respuesta. b) EXPLICAR brevemente los principales puntos a considerar para que el trabajo de las comisiones sea eficiente. IDENTIFICAR el tipo de organizacin formal actual de Ropa econmica S.A., justificando su respuesta, y EXPRESAR sus ventajas y limitaciones. a) ENUMERAR las causas que pueden justificar realizar ajustes en el diseo organizacional. b) ANALIZAR cul(es) sera(n) la(s) causa(s) para el caso de Ropa econmica S.A. a) DEFINIR el concepto de mbito de Control. b) EXPLICAR los factores vinculados al directivo que influyen en la determinacin del nmero de subordinados que un superior puede supervisar eficazmente. a) DEFINIR el concepto de Delegacin. b) EXPLICAR brevemente los principios que son importantes tomar en cuenta para lograr una delegacin eficaz.
5. 6. 7. 8.
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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y DE ADMINISTRACIN DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN ESCUELA DE ADMINISTRACIN

ORGANIZACIN Y SISTEMAS I CURSO 2012

Materiales para el Curso Terico-Prctico

Gerente General Asesora Jurdica

CDT Actual (tiempos expresados en %) Conde (Auxiliar) Tp Total

Recibe denuncias de accidentes

30 Solicita presupuestos a talleres

Firma los cheques de pagos a talleres

Realiza liquidaciones fiscales

Realiza 15 liquidaciones de sueldo Paga sueldos a 15 los empleados

Atiende la 30 central telefnica

Realiza trmites 10 Elabora informes 10 a solicitud del Gerente General 100

Realiza trmites 10 Elabora informes 15 a solicitud del Gerente General 100

Elabora informes 10 a solicitud del Gerente General 100

Supervisa tareas 5 de los empleados Participa en las 10 reuniones de Directorio 100

Atiende 40 telefnicamente a los clientes 85

Registra 50 comprobantes Realiza conciliaciones contables

5 5 30 Realiza trmites ante organismos 20 pblicos y otros

Gestiona las compras locales (cotizaciones, rdenes de compra y recepcin)

Atiende llamadas 10 de clientes

155 35% 440 100%

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