CONSULTA SOPORTES CONTABLES

WILINTON VELANDIA PARRA DAIYAN ANDREA DAZ IVN RAMIREZ ARBOLEDA ANDREA RODRGUEZ ROSAS

Profesor: DANIEL BARRERA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD INGENIERA FEBRERO 26 /2013 BOGOT DC

SOPORTES CONTABLES Son documentos que sirven de base para registrar operaciones comerciales de una empresa, generalmente estos soportes tienen ciertas caractersticas para ser justificables. La informacin general de los soportes contables es: Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Existen documentos contables y no contables, los principales soportes de contabilidad son: 1. Recibo de caja: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. Generalmente el recibo de caja original se le entrega al cliente y las copias se archivan para anexar el comprobante diario de contabilidad. 2. Recibos de consignacin bancaria Este comprobante es elaborado por los bancos y es diligenciado por los clientes del mismo al consignar. En este documento el original se queda en el banco y la copia con sello de cajero. Existen dos tipos de consignaciones tanto para cheques como para efectivo y para remesas o cheques de plazas. 3. Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorro

Es un documento creado por las corporaciones de ahorro para que sus clientes las diligencien en el momento de retirar o consignar dinero de sus cuentas. Este elemento tiene dos opciones para elegir segn lo que necesita el cliente, y son depsito de en efectivo o cheques de bancos locales. 4. Factura compraventa: Es un soporte contable que contiene los datos generales de los soportes de contabilidad y una descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y condiciones de pago. Los requisitos deben ser los siguientes: Estar denominada expresamente como factura de venta. (pre-impreso). Numeracin en orden consecutivo. (pre-impreso). Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (pre-impreso). Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (pre-impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 5. Comprobante de venta con tarjea crdito Cuando la empresa vende bienes o servicios con la tarjeta de crdito, se considera venta de contado porque el comprobante firmado por el tarjetahabiente se consigna, utilizando el formato especial que el banco ha diseado para este servicio la comisin de servicio que obra el banco se considera un gasto financiero para la empresa cuyo soporte es el comprobante de venta. 6. Comprobante egreso o de pago (cheque-efectivo) Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde segn el concepto del pago. 7. Letra cambio: Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. 8. Pagare: Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios. 9. Nota debito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota crdito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. 10. Nota crdito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota crdito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 11. Retiro caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. 12. Reembolso caja menor: Cuando se gasta el dinero de la caja menor, se debe reintegrar el valor de los pagos realizados segn recibos para completar el fondo fijo al contabilizar se debita las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos. La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Todos estos documentos se deben anexar al comprobante diario.

13. Nota De Contabilidad: Es un soporte contable interno de la empresa, cuyo objetivo es el de registrar operaciones contables, es decir cuando dichas operaciones no tienen un registro externo o para las cuales no existen documentos internos especficos. Debemos tener en cuenta, que las operaciones en las que no existen documentos de contabilizacin internos y externos especficos, se usa la nota de contabilidad.Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos especficos, se utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilizacin de los Ajustes por inflacin, la Depreciacin, la amortizacin, correcciones, los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc. 14. Comprobante diario de caja Un comprobante de contabilidad no es un soporte de contabilidad, es simplemente un documento donde se relacionan y resumen una serie de operaciones econmicas, operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de contabilidad, esto es por una factura o documento equivalente. 15. Comprobantes externos. (Comprobante diaria de caja) Que pueden existir para soportar un registro en la contabilidad, hoy en da, y por cuestiones fiscales, el documento madre de todos es la factura.Los dems comprobantes externos sirven como apoyo, como una forma de control mientras se consigue la respectiva factura, pues esta es indispensable para respaldar cualquier erogacin en que incurra la empresa. 16. factura de compras. Es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar en relacin a existencias, bienes posedos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotacin, o bien para su transformacin o incorporacin al proceso productivo. 17.Comprobantes internos (Escrituras.) Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depsito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de informacin (planillas de sueldos, informes).

18. Cheque. Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.El cheque es un ttulo valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institucin de crdito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario. 19. El Comprobante de Pago Es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de servicios. 1. Tipos de comprobantes de pago

Factura

La factura es el comprobante de pago que, por lo general, es utilizado en transacciones entre empresas o personas que necesitan sustentar el pago del IGV en sus adquisiciones, a fin de utilizar el denominado "crdito fiscal", as como gasto o costo para efecto tributario Recibo por Honorarios

Es el comprobante de pago utilizado por aquellas personas que se dedican en forma individual al ejercicio de cualquier profesin, arte, ciencia u oficio, por ejemplo: mdicos, abogados, gasfiteros, artistas, albailes

Boleta de venta

Es el comprobante de pago que se emiten en operaciones con consumidores o usuarios finales, y que no permite ejercer el derecho al crdito fiscal, ni sustentar gasto o costo para efecto tributario.

Liquidaciones de Compra

Es el comprobante utilizado por las empresas que realizan adquisiciones a personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal, extraccin de madera, de productos silvestres, minera aurfera artesanal, artesana y desperdicios y desechos metlicos y no metlicos, desechos de papel.

Tickets o Cintas de Mquinas Registradoras

El ticket es un comprobante de pago emitido por mquinas registradoras. Cuando ste es emitido en operaciones con consumidores o usuarios finales, no permite ejercer el derecho a crdito fiscal ni sustentar gasto o costo para efecto tributario Recibo por Arrendamiento de Bienes Muebles e Inmuebles

Son comprobantes de pago que deben entregar las personas que alquilan bienes inmuebles (casa, departamentos, tiendas, depsitos, etc.) o bienes muebles (autos, camiones, gras, etc.) a sus arrendatarios. 20. Una pliza de seguro Es un contrato entre el asegurado y una Compaa de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y que se describen en la pliza), en relacin al seguro contratado. 21. Documentos equivalentes a la factura 1. Los tiquetes de mquina registradora. 2. Las boletas de ingreso a espectculos pblicos. 3. Los tiquetes de transporte. 4. Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por establecimientos de educacin reconocidos por el Gobierno. 5. Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago. 6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantas. 7. Derogado por el art. 19, Decreto Nacional 1001 de 1997. 8. Factura electrnica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).

Los Documentos No Contables son: MEMORANDO: Es aquel escrito que se usa para intercambiar informacin entre diferentes departamentos de una empresa, con el propsito de dar a conocer alguna recomendacin, indicacin, instruccin, disposicin, etc.

Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: * El nombre de la persona a quien va dirigido. * El nombre del remitente. * La fecha. * El asunto. * El texto. * Y la firma del remitente.

COTIZACION: La cotizacin es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociacin.Tambin se denomina cotizacin a las cuantas que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportacin a la seguridad social. Este tipo de aportacin en algunos pases recibe el nombre de cotizacin previsional, y es la fraccin, usualmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retencin) en un sistema de seguridad social. En el caso de Chile son los aportes a la cuenta individual de retiro del trabajador en una AFP.

ORDEN DE COMPRA: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura.