Manejo de Cubos

IMPORTACIONES Y ASESORIAS TROPI S.A.S.
Manual de polticas y procedimientos usuario del sistema Siesa Enterprise MANEJO DE CUBOS
1. CASOS DE USO Personalizacin de consultas con varias dimensiones (Cubos) 2. RESPONSABLE(S) DEL PROCESO Todos los usuarios del sistema que requieran consultas de este tipo INCOMPATIBILIDAD DE FUNCIONES: Ninguna 3. GLOSARIO DE TERMINOS CUBOS: Es una coleccin de datos, con los cuales se pueden formar consultas multidimensionales. Para entender los cubos se deben entender dos conceptos bsicos que son las dimensiones y las medidas. DIMENSIN: Es una clasificacin de alguna actividad que se quiere medir en su desempeo, y que estn dispuestos en niveles jerrquicos o simplemente niveles y subniveles, por ejemplo, la ubicacin geogrfica se podra analizar consolidadamente por pas o detalladamente por estado y/o ciudad. MEDIDAS: Son los nmeros que aparecen al cruzar las dimensiones seleccionadas, por ejemplo, en un cubo de ventas, se podra escoger las ventas, el nmero de artculos vendidos, ganancia, costo, etc.
Versin: 1.9.818 Escenarios: 538,539,540
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FORMULA: Es una ecuacin que relaciona constantes o variables matemticas y que se expresa mediante una expresin algebraica. CONTADOR (COUNT): Cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. SUMATORIA (SUM): Calcula la suma de los valores indicados en el argumento. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico MNIMOS (MIN): Determinan los valores menores. Los cuales pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico MIN() devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto MIN() devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, MIN() devuelve la fecha ms antigua. MXIMOS (MAX): Determinan los valores mayores. Los cuales pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico MAX() devuelve el valor mayor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto MAX() devuelve el ltimo valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, MAX() devuelve la fecha ms reciente. PROMEDIO (AVERAGE): Calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores indicados en el argumento, tambin se aplica a datos numricos. DESVIACIN MEDIA (AVERAGE DEVIATION): Es la diferencia en valor absoluto entre cada valor de la variable estadstica y la media aritmtica. DISCREPANCIA PARCIAL (BIASED VARIANCE): Ocurre cuando se observan diferencias en los valores reportados para un mismo indicador y para un mismo punto de observacin, respecto de un territorio especfico, al comparar los reportes producidos por los pases, las agencias regionales y/o globales DESVIACIN PARCIAL (BIASED ESTNDAR DEVIATION): La desviacin estndar nos da como resultado un valor numrico que representa el promedio de diferencia que hay entre los datos y la media. Para calcular la desviacin estndar basta con hallar la raz cuadrada de la varianza, por lo tanto su ecuacin sera: RAZ CUADRADA (ROOT-MEAN-SQUARE): Se llama raz cuadrada de un nmero a aquel otro que siendo mayor o igual que cero, elevado al cuadrado, es igual al primero. FILA ASCENDENTE (ASCENDING RANK): Organiza en forma ascendente los valores de la columna FILA DESCENDENTE (DESCENDING RANK): Organiza en forma descendente los valores de la columna
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4. POLITICAS CORPORATIVAS PARA ESTE PROCESO Tener en cuenta que la informacin de los cubos saldr actualizada hasta el momento en que se acumul Tener especial cuidado al momento de compartir las consultas, sobre todo cuando son informes gerenciales, que pueden contener informacin confidencial 5. EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO (SECUENCIA DE PASOS) Existen varias rutas en el sistema para acceder a los cubos, las cuales son, entre otras: Modulo comercial / compras/ acumulados/ cubo de compras Modulo comercial/ ventas/ acumulados/ cubo de facturacin Modulo comercial/ ventas/ acumulados/ cubo de facturacin clientes ocasionales Modulo comercial/ ventas/ presupuesto/ consultas/ ejecucin presupuestal Modulo comercial/ inventarios/ acumulados/ cubo de inventarios Modulo comercial/ inventarios/ cubo de existencias por bodega Modulo comercial/ inventarios/ cubo de existencias por instalacin Una vez ingresemos por cualquiera de estas opciones, encontraremos algo similar a la siguiente pantalla Figura 1
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En todos los cubos podremos ver los filtros que varan dependiendo de la informacin que se puede mostrar, es decir el cubo de ventas tiene unos filtros diferentes o adicionales a los que tiene el cubo de compras o de inventarios. Por ejemplo el cubo de ventas, como podemos ver en la anterior imagen tiene los siguientes filtros: C.O, vendedor, facturar a, despachar a, grupo de bodega, instalacin, bodega, grupo motivo, tem, tipo de inventario, plan tem 1, criterio tem 1, plan tem 2, criterio tem 2, plan cliente 1, criterio cliente 1, plan cliente 2, criterio cliente 2 Para lograr que el resultado de la consulta sea lo ms exacta posible, se utilizan estos filtros, sin embargo no es obligatorio llenarlos Una caracterstica comn entre los cubos es el rango de perodos, como mnimo se debe ingresar el primer rango. La ventaja de tener varios perodos es que se pueden intercalar, por ejemplo: en el primer rango se puede ingresar todo el mes de enero y en el segundo todo el mes de junio, de esta manera el sistema generar la informacin nicamente de enero y de junio, no de enero hasta junio Una vez se hayan ingresado todos los filtros necesarios y los perodos, se debe dar clic en consultar, el sistema mostrar la pantalla de resultado Explicacin de los iconos Modo analtico : Este icono se utiliza para ocultar o mostrar los iconos del final, observemos la diferencia de la figura 2 vs la figura 3, al dar clic en este icono la pantalla queda como en la figura 3 y al volver a dar clic queda como la figura 2 (Ver lo sealado en rojo).
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Figura 2
Figura 3
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Adems, si la consulta esta en modo analtico no permite desplazarme hasta la ltima dimensin, observemos en la figura 2, en el campo cdigo vendedor cliente dando clic en el + abrimos el detalle de esa dimensin, esto es posible porque est en modo normal, pero en modo analtico como en el figura 3, no es posible llegar hasta ese detalle. Selector de campos : Con este icono se puede personalizar la consulta, al dar clic aparece una pantalla como la siguiente Figura 4
En Titulo se ingresa el nombre que se le desea dar a la consulta, este sale en la parte superior del papel cuando se imprime, pero no es obligatorio digitarlo En Notas se ingresa alguna caracterstica o descripcin de la consulta, el contenido de este campo se visualiza en la parte inferior del papel cuando se imprime, tampoco es un campo obligatorio Es importante aclarar que los campos que aparecen en las dimensiones y en medidas pueden variar dependiendo si es un cubo de ventas, de compras o de inventarios, pero el manejo es el mismo.
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o Dimensiones: Contiene todos los campos que se pueden desplazar hacia dimensin afuera, dimensin vertical o dimensin horizontal. Se debe dar clic en el campo que se desea desplazar para seleccionarlo y luego con clic sostenido lo arrastro con el mouse hacia alguna de las 3 dimensiones mencionadas. Observemos que en la parte inferior de esta dimensin se encuentra criterios tem y criterios clientes, para verlos se da clic en estos botones y tambin se pueden adicionar los campos que estos muestren a alguna de las dimensiones Figura 5
Para volver a las dimensiones inciales se da clic en el botn Dimensiones (sealado con rojo en la figura 5) y nuevamente queda como la Figura 4 o Dimensin afuera: En esta dimensin se llevan los campos por los cuales se desea agrupar o Dimensin vertical: Representan los campos que se muestran verticalmente o Dimensin Horizontal: Representan los campos que se muestran horizontalmente o Medidas: Son los valores que se muestran en la consulta, tales como cantidades, valor bruto, etc.
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A continuacin se muestra una imagen en la que se puede visualizar cada uno de los campos anteriores Figura 6
Al dar clic en la flecha de la dimensin afuera (seleccionada en rojo en la figura 7) observamos la lista de todos los proveedores que tiene la empresa, all podemos seleccionar cuales no queremos que hagan parte de la consulta, por defecto aparecen todos, pero dando clic en el cuadrito con la X los sacamos de la lista, tal como se ve a continuacin Figura 7
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Segn el ejemplo, en este informe no aparecern Pernod Ricard y 3M de Colombia. Lo mismo sucede con las dems dimensiones, al dar clic en la flecha podemos elegir que clientes, vendedores, tems, etc. no van en el listado Expandir / cerrar dimensin : Observemos la figura 3, la dimensin est cerrada. Dando clic en este icono se expande la dimensin como se observa a continuacin: Figura 8
Si se quiere volver a cerrar, simplemente se vuelve a dar clic en este icono, y si solo se quieren cerrar algunas dimensiones, puede dar clic en el - de cada campo, y los dems quedan expandidos Intercambiar dimensin : Con este icono se cambia la direccin de las dimensiones, las que estaban horizontales quedan verticales, y viceversa, observemos al dar clic en este icono lo que sucede
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Figura 9
Ajustar texto : Este icono es usado para visualizar ms claramente los ttulos, ampliando la celda, observemos lo sealado en rojo Figura 10
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Vista tabla : Cuando existe una consulta con grafica, este icono se utiliza para ver nicamente la tabla, sin mostrar el grafico Vista tabla y grafica : Cuando existe una consulta con grafica, este icono se utiliza para ver simultneamente la tabla y el grafico. Vista grafica : Cuando existe una consulta con grafica, este icono se utiliza para ver nicamente el grafico Pgina de propiedades : Se tiene el cono de "propiedades" como mecanismo de configuracin de aspectos estticos como colores de letra, colores de fondo y tipos de lnea para cada una de las reas que compone la pantalla de un cubo (encabezado, dimensiones, pie, ttulo, etc.). Este es el mecanismo mediante el cual se particulariza la presentacin de los cubos multidimensionales. Al dar clic en este icono el sistema muestra la siguiente pantalla: Figura 11
Dimensin calculadas : Esta opcin sirve para mostrar la informacin en diferentes medidas de tiempo, si se quiere ver por trimestres por ejemplo se selecciona esta opcin como se ve a continuacin
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Figura 12
Medidas calculadas : Esta es una de las grandes bondades que nos ofrecen los cubos, podemos crear nuevas medidas, segn las variables que tengamos en la fuente de datos. A continuacin podemos observar la pantalla que el sistema nos muestra al dar clic en este icono Figura 13
Medidas: En este campo se encuentran todas las medidas que hemos creado
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o o o o Titulo: Ingresamos el nombre de la medida que vamos a crear Tipo dato: Existen 3 tipos de dato: Cantidad, dinero y tasa, se debe elegir dependiendo de la medida que se va a crear Decimales: Se ingresa el nmero de decimales que va a tener este tipo de dato Tipo: Existen varios tipo de medidas, los cuales son: formula, count (contador), sum (sumatoria), Min (mnimos), Max (mximos), average (promedio), average deviation (desviacin media), biased variance (discrepancia parcial), biased standar deviation (desviacin parcial estndar), root-mean-square (raz cuadrada), ascending Rank (Fila ascendente), descending Rank (Fila descencedente). En el glosario de este manual se da una breve explicacin de estos trminos, aunque es posible que muchos de ellos no se usen.
La mayora de los trminos anteriores son estadsticos, y para poder armar la medida, se requiere de un mnimo conocimiento de estos conceptos. En fuente de datos podemos encontrar todas las variables presentes en esta consulta y con las cuales se puede crear la nueva medida. Para pasar el campo le damos doble clic y automticamente pasa al panel derecho que est en la figura 13 y muestra f_valor_subtotal_local, es de aclarar que las variables que aparecen en la fuente de datos ya vienen predefinidas en el sistema, no es posible crear ms. Una vez armada la medida, se da clic en el botn Aceptar Figura 14
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El campo ITEMS que vemos en la figura 14, es una medida creada como contador (count) Exportar : Al dar clic en este icono el sistema muestra la siguiente pantalla: Figura 15
Se elige la ruta en la cual deseo guardar el archivo, se le da un nombre y se da clic en Guardar. Es importante tener en cuenta que para abrir este archivo desde la ruta donde se guard, el equipo debe tener Excel. Imprimir tabla : Este opcin se utiliza para imprimir el informe, al dar clic en este icono, el sistema muestra la siguiente pantalla Figura 16
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En nombre se escoge la impresora correspondiente y se da clic en Aceptar Vista previa tabla : Cuando se da clic en este icono el sistema muestra una pantalla con la vista previa del informe, tal cual como quedar impresa Figura 17
Ordenar las filas por filas del hecho : Ordena las filas de las medidas de forma ascendente o descendente. Para poder ver el efecto de esta opcin deben existir dos o ms dimensiones horizontales Ordenar las columnas por las columnas del hecho : Ordena las columnas de las medidas de forma ascendente o descendente. Para poder ver el efecto de esta opcin deben existir dos o ms dimensiones verticales Escala de datos : Este icono cambia la manera como se visualizan las medidas, al dar clic all aparecen varias opciones: Escala 1 x 1, Escala 1 x 10. Escala 1 x 100 y Escala 1 x 1000, como vemos a continuacin Escala 1 x 1: Es la normal, por defecto el sistema trae esta
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Figura 18
Escala 1 x 10, observemos como van cambiando la forma de visualizar los valores Figura 19
Y as sucesivamente con las dems escalas.
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Nombre de la consulta : En este campo aparecen los nombres de todas las consultas guardadas, para verlas o para seleccionar una de ellas, damos clic en la flechita y escogemos la que deseemos Ver todos los informes : Al dar clic en este icono permite al usuario filtrar las consultas creadas en el sistema, de tal manera que si aparece una cara se visualizan solo las consultas diseadas por el usuario, pero si salen dos caras se podrn visualizar tanto las consultas propias como las de los otros usuarios del sistema. Salvar : Este botn se utiliza para guardar un informe personalizado y pueden volver a visualizarse solamente invocando el nombre del reporte. Este icono se complementa con el anterior de tal forma que si hay activa una sola cara el informe se guarda solo para el usuario que la creo, pero si hay dos caras la consulta queda disponible para los dems usuarios. Eliminar : Cuando una consulta diseada por el usuario ya no se utiliza, se tiene el botn de eliminar con el fin de removerla del sistema, esto solo lo puede hacer el administrador del sistema o el propietario de la consulta, es decir quien la creo. 6. OBSERVACIONES La informacin saldr actualizada hasta el momento en que se acumul, este es un proceso que debe estar a cargo de una solo persona Los cubos no tienen la funcionalidad de drill down como algunas consultas Flex
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Y as sucesivamente con las dems escalas.

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