Direccin Tcnico Normativa Opinin

T.D.: 1859746

OPININ N 106-2012/DTN Entidad: Asunto: Referencia: Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Nacional Provas Nacional Anotacin en el cuaderno de obra y ampliacin de plazo en los contratos de obra Comunicacin recibida el 22.JUN.2012

1.

ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el Director Ejecutivo de Provas Nacional realiza varias consultas sobre la anotacin en el cuaderno de obra y el procedimiento de ampliacin de plazo en los contratos de obra. Antes de iniciar el desarrollo del presente anlisis, es necesario precisar que las consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genricos y vinculados entre s, sin hacer alusin a asuntos concretos o especficos, de conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artculo 58 de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo N 1017 (en adelante, la Ley), y la Segunda Disposicin Complementaria Final de su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2008-EF (en adelante, el Reglamento). En ese sentido, las conclusiones de la presente opinin no se encuentran vinculadas necesariamente a situacin particular alguna. 2. CONSULTAS Y ANLISIS

Las consultas formuladas son las siguientes: 2.1 Ante una solicitud de ampliacin de plazo de obra por parte de un contratista Es obligacin de ste anotar diariamente en el Cuaderno de Obra, en la totalidad del periodo o lapso de tiempo donde evidencie la circunstancia que amerite una ampliacin de plazo, a efectos de cumplir con lo dispuesto en el Artculo 201 del Reglamento? (sic).

2.1.1 De conformidad con el numeral 18 del Anexo nico del Reglamento, Anexo de Definiciones, el cuaderno de obra es El documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el

residente anotan las ocurrencias, rdenes, consultas y las respuestas a las consultas. (El subrayado es agregado). Asimismo, respecto a la anotacin de ocurrencias, el primer prrafo del artculo 195 del Reglamento establece que En el cuaderno de obra se anotarn los hechos relevantes que ocurran durante la ejecucin de esta , firmando al pie de cada anotacin el inspector o supervisor o el residente, segn sea el que efectu la anotacin. Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harn directamente a la Entidad por el contratista o su representante, por medio de comunicacin escrita. (El resaltado es agregado). Como se advierte, el cuaderno de obra es un instrumento indispensable para la comunicacin entre la Entidad y el contratista, y para el control de la obra, en tanto tiene por finalidad registrar los hechos relevantes ocurridos durante su ejecucin para, entre otros fines, sustentar las solicitudes del contratista. 2.1.2 Ahora bien, algunos hechos o circunstancias ocurridos durante la ejecucin de una obra pueden generar atrasos o paralizaciones y, en consecuencia, determinar la verificacin de alguna de las causales de ampliacin de plazo previstas en el artculo 200 del Reglamento 1, siempre que tales hechos o circunstancias afecten la ruta crtica del programa de ejecucin de obra vigente y el plazo adicional resulte necesario para la culminacin de la obra. As, el primer prrafo del artculo 201 del Reglamento 2 establece el procedimiento de ampliacin de plazo, conforme a lo siguiente: Para que proceda una ampliacin de plazo de conformidad con lo establecido en el artculo precedente, desde el inicio y durante la ocurrencia de la causal, el contratista, por intermedio de su residente, deber anotar en el cuaderno de obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliacin de plazo. Dentro de los quince (15) das siguientes de concluido el hecho invocado, el contratista o su representante legal solicitar, cuantificar y sustentar su solicitud de ampliacin de plazo ante el inspector o supervisor, segn corresponda, siempre que la demora afecte la ruta crtica del programa de ejecucin de obra vigente y el plazo adicional resulte necesario para la culminacin de la obra. (). (El resaltado es agregado). De acuerdo con la disposicin citada, el contratista tiene la obligacin de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, desde el inicio y durante su ocurrencia, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacin de plazo, a efectos que, posteriormente, su solicitud de ampliacin de plazo sea procedente. Dicha obligacin implica que el contratista debe anotar en el cuaderno de obra, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuracin de la causal de ampliacin de plazo, dado que estos son los hitos
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Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.
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Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.

imprescindibles para determinar la duracin de la causal y, por ende, para cuantificar el tiempo por el cual debe ser ampliado el plazo contractual, as como los gastos generales variables correspondientes al contratista, de ser el caso. No obstante, en el periodo entre dichos hitos, el contratista tambin puede realizar otras anotaciones que, a su criterio, sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, su solicitud de ampliacin de plazo, tal como lo precisa el artculo 195 del Reglamento. Cabe precisar que, dadas las particularidades del hecho o circunstancia que determina la configuracin de una causal de ampliacin de plazo en concreto, un contratista podra considerar necesario realizar anotaciones diarias, desde que se inicia la causal hasta que esta culmina, a efectos de procurar la aprobacin de su solicitud de ampliacin de plazo; aspecto que corresponde evaluar a cada contratista. 2.1.3 En virtud de lo expuesto, debe indicarse que la obligacin del contratista de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacin de plazo, para que proceda su solicitud de ampliacin; implica que en el cuaderno de obra se anote, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuracin de la causal de ampliacin, sin perjuicio de que, entre el inicio y el final de tal hecho o circunstancia, tambin pueda efectuarse otras anotaciones que sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, la solicitud de ampliacin de plazo. 2.2 En el supuesto que se tenga que anotar diariamente, significa tambin que el Contratista tiene que anotar necesariamente en el Cuaderno de Obra, el ultimo da en que acaba la causal? (sic). Conforme a lo sealado al absolver la consulta 2.1, para que proceda la solicitud de ampliacin de plazo, el contratista, por intermedio de su residente, debe anotar en el cuaderno de obra, cuando menos, la fecha en la que se inicia y en la que culmina el hecho o circunstancia que determina la configuracin de la causal de ampliacin, a efectos de poder determinar la duracin de esta causal y, por ende, para cuantificar el tiempo por el cual debe ser ampliado el plazo contractual, as como los gastos generales variables correspondientes al contratista, de ser el caso. 2.3 Asimismo, en caso de Ampliaciones de Plazo por ejecucin de Presupuestos Adicionales de Obra, causal prevista en el Artculo 200, inciso 4. del Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado, en la cual el evento inicia y concluye el mismo da con la notificacin de la Resolucin autoritativa correspondiente, la obligacin de la anotacin en el Cuaderno de Obra se debe realizar en el mismo da o al da siguiente de notificada sta?. (sic).

El numeral 4) del artculo 200 del Reglamento 3 establece que una de las causales de ampliacin de plazo es la siguiente: Cuando se aprueba la prestacin adicional de obra, la misma que se configura con la ocurrencia de un nico hecho: la aprobacin de la prestacin adicional de obra. En esa medida, para que la solicitud de ampliacin de plazo proceda, el contratista, por intermedio de su residente, debe anotar en el cuaderno de obra tal hecho; esto es, la aprobacin de la prestacin adicional de obra. Ahora bien, la anotacin debe realizarse en la fecha en que el contratista tome conocimiento de la aprobacin de la prestacin adicional; es decir, en la fecha en que el contratista sea notificado con la resolucin aprobatoria. En tal sentido, el contratista debe anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, la aprobacin de la prestacin adicional de obra en la misma fecha en que se le notific la respectiva resolucin, como requisito de procedencia de la causal de ampliacin de plazo. 2.4 Finalmente, a efectos que la Entidad otorgue la aprobacin de una solicitud de ampliacin de plazo de Obra Es necesario que la Supervisin de la obra ratifique con anotaciones en el Cuaderno de obra, en los mismos das y en la totalidad del periodo donde el Contratista anote en el cuaderno de obra, la circunstancia que amerite la correspondiente ampliacin de plazo? Como se ha indicado al absolver la consulta 2.1, para que proceda la solicitud de ampliacin de plazo, el contratista debe anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacin de plazo; es decir, cuando menos, la fecha en la que se inicia y en la que culmina el hecho o circunstancia que determina la configuracin de la causal. En cambio, en el procedimiento establecido en el artculo 201 del Reglamento 4, no se ha previsto como requisito para que una Entidad apruebe una solicitud de ampliacin de plazo, que el supervisor haya ratificado las anotaciones realizadas sobre el particular por el residente en el cuaderno de obra. Sin embargo, teniendo en consideracin que es obligacin del supervisor controlar la adecuada ejecucin de la obra, y que es el nico representante de la Entidad autorizado a realizar anotaciones en el cuaderno de obra5, le corresponde analizar los hechos anotados por el residente en el cuaderno de obra y realizar las anotaciones que, al respecto, resulten pertinentes para salvaguardar el inters de la Entidad. Caso contrario, incurrira en incumplimiento de su contrato, pudiendo la Entidad resolverlo e informar al

Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific. 4 Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.
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De conformidad con el artculo 193 del Reglamento.

Tribunal de Contrataciones del Estado para que este aplique las sanciones que correspondan, de ser el caso.

3. 3.1

CONCLUSIONES La obligacin del contratista de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacin de plazo, para que proceda su solicitud de ampliacin; implica que en el cuaderno de obra se anote, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la configuracin de la causal de ampliacin, sin perjuicio de que, entre el inicio y el final de tal hecho o circunstancia, tambin pueda efectuarse otras anotaciones que sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor manera, la solicitud de ampliacin de plazo. El contratista debe anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, la aprobacin de la prestacin adicional de obra en la misma fecha en que se le notific la respectiva resolucin, como requisito de procedencia de la causal de ampliacin de plazo. En el procedimiento establecido en el artculo 201 del Reglamento 6, no se ha previsto como requisito para que una Entidad apruebe una solicitud de ampliacin de plazo, que el supervisor haya ratificado cada una de las anotaciones realizadas por el residente en el cuaderno de obra; sin perjuicio de su obligacin de analizar los hechos anotados por el residente y realizar las anotaciones que, al respecto, resulten pertinentes para salvaguardar el inters de la Entidad. Jess Mara, 05 de noviembre de 2012

3.2

3.3

AUGUSTO EFFIO ORDEZ Director Tcnico Normativo MPC/CVP.

Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.