Repblica Bolivariana De Venezuela Universidad Pedaggica Experimental Libertador Instituto Pedaggico Luis Beltrn Prieto Figueroa Departamento De Educacin

Tcnica Programa De Educacin Comercial

Integrante: Hernndez Yindris C.I: 20.670.726 Prof.: Karla Flores Materia: Pract. Secretarial II Seccin: 3EC01

DOCUMENTOS MERCANTILES: Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ltimo extremo con la correspondencia.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL: La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS: Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aqu solo se explicarn los que ms comnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificacin: a. Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la organizacin interna de la empresa. El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancas que necesiten l, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la adquisicin de las mercancas en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aqul que ofrezca, como es natural, las condiciones ms favorables. En caso de que las mercancas sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condicin acordada hubiera sido que el pago sea al contado, o bien se registra una obligacin a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crdito, siempre utilizando como base para la anotacin en los libros la factura expedida por el proveedor. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes: DOCUMENTOS CORRIENTES:

Solicitud de compra: El departamento de compras, de no existir ste, quien haga sus veces, actuar de acuerdo con una solicitud por escrito

aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo el Departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisicin de artculos que se destinan a la reventa.

Orden de compra: Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisicin autorizada por la empresa. Si est tiene un departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.

La factura: Consiste en una relacin detallada de las mercancas compradas, debe contener el nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripcin y precios de las mercancas.

Las notas de debito: Si las mercancas llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algn artculo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor. a. Comprobantes de ventas: Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancas pueden ser ms muy simples o ms complicados, segn sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega a el cliente. b. Comprobantes de operaciones bancarias: Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones ms importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario. Cuando una empresa

hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depsitos pueden estar constituidos en gran parte por cheque de sus clientes. LA LETRA DE CAMBIO: Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crdito a otra (el librado) comprometindose esta ltima a pagar el importe sealado a la fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobrrsela al librado llegada la fecha del vencimiento. DOCUMENTOS DE CRDITO: Segn el artculo 410 a 485 del Cdigo de Comercio: Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona el Librador emite y ordena a otra el Librado que acepte pagar y pague, en cierto plazo, a un tercero (Beneficiario) o a su orden una suma de dinero que se determina en la Letra de Cambio. En otros trminos, es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado plazo. Requisitos que debe llenar una letra de cambio. Segn el artculo 410 del Cdigo de Comercio:

a. La denominacin de la "Letra de Cambio" o "nica de Cambio" expresada en el mismo texto del ttulo y en el mismo texto del ttulo y en el mismo idioma empleado en la redaccin del documento. Tambin puede usarse la clusula "a la orden". Con esto se busca mayor claridad en el documento y evitar confusiones. b. Orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero. Es decir que no est sometida a condicin alguna y que la cantidad sea expresada con precisin en la moneda que se va a pagar. Si la cantidad se expresa en nmeros y letras y existe disparidad, valdr la cantidad expresada en letras. Si se expresa en nmeros y hay diferencia, valdr la cantidad menor. c. El nombre del que debe pagar: librado, girado u obligado directo. No necesariamente su firma. La ausencia del nombre del librado determina la nulidad del ttulo. En caso de empresa, debe mencionarse el nombre exacto, porque de otra manera es nula. d. Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cundo deber ste cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deber presentrsele al cobro. Para ello debe indicarse en forma precisa la fecha de vencimiento o fecha de pago. Si el vencimiento no estuviera indicado, se considera pagadera "a la vista". A partir del vencimiento es exigible el pago de la letra y esta devenga intereses moratorios. En cuanto al vencimiento, la letra de cambio puede ser:

A da fijo. A cierto plazo de la fecha. A la vista. A cierto trmino vista. Si tienen otro tipo de vencimiento son nulas.

a. Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerar como lugar de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de est. b. Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago beneficiario. c. La fecha y lugar donde la letra fue emitida. Si no se indica el sitio se considerar como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador. d. La firma del que gira la letra librador, girador, emitente . Este requisito es indispensable para la validez de la letra de cambio. Casos: a. El librador, el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas. b. El librador y el librado pueden ser una misma persona. c. El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y beneficiario seran la misma persona. Segn el artculo 419 del Cdigo de Comercio, toda letra de cambio aunque no sea girada expresamente a la orden, es transmitible por medio de endoso. Este debe ser puro y simple y toda condicin a la cual aparezca subordinado, se considerar no escrita. El endoso parcial es nulo e igualmente el endoso "al portador" segn el artculo 420. El endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio y es vlido aunque no se designe el beneficiario por cuanto el tenedor se considera portador legitimo de la misma. De acuerdo al artculo 433 la aceptacin se expresa por la palabra "acepto" o equivalente. Debe estar firmada por el librado. Su simple firma puesta en la cara anterior de la letra equivale a su aceptacin.

El pago de una letra de cambio puede ser garantizado por medio de aval. Esta garanta se puede prestar por un tercero an por un signatario de la letra. Se expresa por medio de las palabras "bueno por aval" y debe estar firmada por el avalista. Este se obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante y cuando ha pagado la letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo. El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago, el da en que es pagadera en uno de los dos das laborables que le siguen. La negativa de aceptacin o de pago debe constar por medio de un documento autntico o protesto por falta de aceptacin o por falta de pago. Todas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante, prescriben a los tres aos, contados desde la fecha del vencimiento. Sintetizado lo expuesto se puede decir que una letra de cambio vlida es aquella que cumple con todos los requisitos exigidos por la ley, en este caso el artculo 410 del Cdigo de Comercio, y que crea una serie de obligaciones y derechos entre el librador, el librado y el beneficiario. Es ms, si posteriormente la letra de cambio se transmite mediante endoso y se garantiza por medio de un aval, tambin quedarn ligados por derechos y obligaciones el endosante, el endosatario y el avalista.

Endosante es la persona que en un momento determinado posee el derecho de cobrar la letra de cambio y puede, por tanto, transmitir dichos derechos a otra persona mediante su firma en reverso de la letra.

Endosatario es la persona que recibe la letra por intermedio del endoso y que adquiere, por tanto, los derechos que se le transmiten.

Avalista es la persona que garantiza el cumplimiento de una obligacin y que lo manifiesta por medio de su firma en el anverso de la letra de cambio.

Es necesario recordar que el librador tiene una obligacin, que es la de garantizar el pago de la letra. En otros trminos, que si la letra no es pagada por el librado que acepto pagarla, el librador tendr que cancelar la letra en razn de encontrarse "obligado en regreso". Esta ltima obligacin no puede ser excluida por el librador: la Ley lo prohbe terminantemente. Por su parte, el librado no tiene obligacin de aceptar la letra, pero una vez que la acepta, asume definitivamente la obligacin de pagarla y no puede eximirse de dicha obligacin. Cuando el librado se niega a aceptar una letra cambio, se puede recurrir al protesto que es el acto pblico por el cual se deja constancia del requerimiento formulado al librado al aceptante para que acepte pague la letra, y de la negativa de hacerlo. Para ello se prepara una solicitud dirigida a un Notario Pblico, en la cual se le pide a este funcionario que se traslade al lugar donde se encuentra el librado para que deje constancia de su negativa de aceptar la letra. En las ciudades o pueblos donde no hay Notario, el protesto puede hacerse por intermedio de un juez o de un Registrador. El protesto es importante porque de no hacerlo, el beneficiario puede perder entonces la posibilidad de exigirle al librador que pague la letra. Este problema puede eliminarse con la clusula "sin aviso y sin protesto", incluida en la letra. EL PAGAR: Es un documento de crdito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un ttulo valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual una persona el emisor se compromete a pagar a otra persona el beneficiario una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagars pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden

transmitir a un tercero. Los pagars pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el estado. Segn el artculo 486 al 488: Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrito, en virtud del cual una persona natural o jurdica se obliga a pagar a otra a su orden, una cierta suma de dinero en una fecha determinada. De acuerdo al artculo 486, los pagares deben contener: a. La fecha de emisin y firma del documento. b. La cantidad en nmero y letras. c. La poca de su pago, es decir, la fecha de vencimiento. d. La persona a quien a cuya orden debe ser pagado. Al pagar se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para las letras de cambio: a. Los plazos en que vencen, es decir, los vencimientos: a da fijo, a cierto plazo de la fecha, a la vista y a cierto termino vista. b. Lo relativo al endoso. c. Los trminos para la presentacin, cobro protesto. d. Lo referente al aval. e. Lo relativo al pago y al por intervencin. f. Lo concerniente al protesto. g. Los trminos de la prescripcin. e. La expresin de si es por valor recibido y en que especie por valor en cuenta. El portador de un pagar protestado por falta de pago, tiene derecho a cobrar de los responsables: a. El valor de la obligacin.

b. Los intereses desde la fecha de protesto. c. Los gastos del protesto. d. Los intereses de estos desde la demanda judicial. e. Los gastos judiciales que hubiese desembolsado. LA FACTURA: Es el documento legal mediante el cual se acredita legalmente la operacin compraventa. Un impuesto es toda existencia establecida para las personas fsicas como fruto de trabajo. Hay de dos tipos:

Impuesto directo: si gravan directamente las ventas. Impuesto indirecto: si se gravan las ventas a travs de su utilizacin.

LOS CHEQUES: El cheque Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que ste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador. Es una orden o mandato de pago incorporado a un ttulo de crdito que permite al librador disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del ttulo, de fondos que tenga disponibles en un banco. El cheque deber contener: la denominacin de cheque inserta en el texto mismo del ttulo, el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero, el nombre del que debe pagar (al que se denomina librado), que por fuerza ha de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisin del cheque, la firma del que lo expide, al que se denomina librador. El librador o tenedor de un cheque podr solicitar al banco librado que preste su conformidad al mismo, con lo cual se acredita la

autenticidad de ste y la existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador. El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin clusula 'a la orden' o 'no a la orden'; puede tambin ser librado para que se pague al portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradicin; el cheque extendido a favor de una persona concreta, con o sin la clusula 'a la orden', es transmisible por medio de endoso. El endoso deber ser total, puro y simple; deber, adems, escribirse en el cheque y ser firmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un cheque podr garantizarse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte de su importe. Esta garanta podr ser prestada por un tercero o por el librador. El cheque es pagadero a la vista. Cualquier mencin contraria se reputa no escrita. El librado podr exigir, al pago del cheque, que ste sea entregado con el "recib" del portador. Se presumir pagado el cheque que despus de su vencimiento se hallare en poder del librado. Los bancos les dan a los clientes para que puedan pagar sin necesidad de dinero en efectivo. Las firmas de los titulares quedan grabadas en las entidades bancarias para comprobar la firma de los cheques

Se denomina librador a la persona que expide el cheque. Se denomina librado a la entidad bancaria. Se denomina tomador a la persona que lo recibe.

TIPOS DE CHEQUES:

Cheque al portador, el orden de pago figura al portador.

Cheque nominativo, solo puede cobrarlo la persona a la que va destinado.

Cheque cruzado, se trazan dos lneas oblicuas y paralelas. Cheque bancario, pago de una entidad bancaria a otra persona. Cheque conformado, el banco da su conformidad. Cheque de carburante, permite el pago en las gasolineras. Cheque especial, como un cheque de viaje.

PAGO DE LOS CHEQUES:

A la vista. En territorio nacional. El orden de no pagar un cheque solo tiene validez si ha sido robado. Si el librador no puede pagar todo el librado de pagar el resto. Cuando un cheque no se ha pagado entero por falta de fondos el librado lo pondr en el reverso.

LA LETRA DE CAMBIO: Es un documento negociable mediante el cual una persona, llamada librado, se compromete al pago de una cantidad de dinero en una fecha determinada llamada vencimiento, a una segunda persona llamada tomadora, por orden de una persona llamada librador.

Las letras de cambio estn impresas por la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre, y su precio depende del importe que vallan a reflejar. PARTES DE UNA LETRA DE CAMBIO: Localidad del vendedor. Importe que ha de pagar el comprador. Fecha en que se emite la letra. Fecha de vencimiento. Que puede ser:

En la fecha que se indique. A la vista. A un nmero dado de das o meses vista. A un nmero dado de das o meses fecha.

Nombre de la entidad bancaria. Cantidad a cobrar ( en letra ) Domiciliacin de pago de la letra. Cdigos del pago del comprador: / CCC: Cdigo de Cuenta Corriente. / DC: Dgitos de Control. Clausula en la que debe figurar con gastos os sin gastos.

Con gastos el banco tiene la obligacin de protestar si esta letra no es pagada.

Sin gastos si no se paga el banco no tiene que protestar. Datos del comprador.

 Datos y firma del vendedor. Acepto cantidad y vencimiento. Datos del avalista. Datos del posible endosatario. RECIBOS: El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. NOTA DE CRDITO: Es un documento por el cual una empresa comunica a su cliente haberle disminuido su deuda o que ha registrado a su favor cierta cantidad por el motivo que ella expresa, esta se emite para rebajar el valor de una factura. La Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, as como por la anulacin de operaciones. Error precio o emisin. Descuento por pronto pago.

NOTA DE DBITO: Es un documento emitido las empresas para indicarle el titular que se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes, moras, devoluciones.

La nota dbito ser emitida al mismo adquirente usuario para modificar comprobantes de pago emitidos con anterioridad. Especficamente para incrementar (carga o debitar) el importe de una factura emitida a la que no se le ha considerado oportunamente si es por gastos adicionales, as como por anulacin de operaciones. VALE: Es una promesa escrita por la cual una persona se obliga a pagar una suma de dinero o una cosa determinada. Diferencias con el pagar: a) El vale puede ser por dinero o mercaderas; el pagar slo por dinero b) El vale puede emitirse al portador; el pagar no. c) El vale puede no contener fecha de vencimiento; el pagar siempre tiene fecha. Diferencia con el recibo a) El vale es una promesa de pago; el recibo es una constancia de un pago efectuado b) El vale obliga al deudor; el recibo lo libera al deudor. DEPSITO: Esta palabra tiene en el lenguaje econmico una acepcin que difiere algo de la jurdica. Designa la operacin que hacen los Bancos, y tambin establecimientos espaciales, recibiendo las sumas ociosas improductivas para darlas seguridad y algn provecho. Si la Caja Banco no satisface inters por esos capitales, no puede emplearlos en los negocios sin correr un grave riesgo, porque esta siempre bajo la amenaza del reintegro, que ha de hacerse voluntad del imponente; conviene, pues, aquellos

establecimientos, y as suelen practicarlo, abonar un inters mdico y

proporcional a la duracin del depsito, la anticipacin con que haya de darse el aviso de la retirada. El depsito se hace extensivo los valores fondos pblicos, alhajas y objetos preciosos; pero entonces los Bancos exigen una pequea retribucin por derechos de custodia.