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ARQUIVOLOGIA: ANLISE TIPOLGICA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO E MICROFILMAGEM Anlise Tipolgica dos Documentos de Arquivo Introduo Antes de considerar a tipologia de um documento, devemos conhecer um pouco de outra cincia chamada Diplomtica. A Diplomtica a cincia que estuda a estrutura formal dos documentos. A partir dos elementos internos e externos que um documento apresenta bem como as funes que deram origem ao mesmo (se lembrem de que todo documento de arquivo produzido com objetivos administrativos, como resultado de uma atividade especfica). Segundo Luciana Duranti, esses elementos so a forma como o documento apresenta sua informao. Por forma entende-se o complexo de regras de representao usado para transmitir uma mensagem, ou o conjunto de caractersticas de um documento que pode ser separado de temas particulares ou pessoais, agentes ou lugares que o influenciam. Trocando por midos, a forma um conjunto de determinaes que o documento deve seguir para garantir o mximo de eficincia e imparcialidade no cumprimento de sua finalidade. A forma de um documento pode ser fsica ou intelectual. A forma fsica considera os elementos externos (ou extrnsecos, como pode aparecer) ao documento, enquanto a forma intelectual considera os elementos internos (ou intrnsecos). Os elementos externos so os que constituem o carter material do documento. Podem ser identificados sem a necessidade de sua leitura e esto presentes somente no original. Estes so o suporte, a escrita, a linguagem, os sinais especiais, os selos e anotaes. Os elementos internos so os componentes da organizao de sua informao. Deve ocorrer a leitura do documento para sua identificao. Esta a estrutura que cada documento deve seguir (distncia do pargrafo, margem, fonte, necessidade ou no de braso, de rodap, cabealho, etc.). Esses elementos, ou a forma do documento, determinam se o mesmo autntico (capaz de provar que o que afirma ser) e fidedigno (capaz de provar sobre os fatos que atesta que esses fatos so verdadeiros e realmente ocorreram). Espcie / Tipologia Para a anlise da tipologia dos documentos devem ser considerados alguns aspectos, como a entidade produtora (instituio), atividade e funo ligadas ao ato legitimado no documento, a legislao sobre documentos e sobre o assunto tratado nele, a tramitao do documento e as espcies. Os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido).

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Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes de forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao das partes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento uma espcie documental (considerando o aspecto formal). Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel. Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa ideia pode ser aplicada a vrios outros documentos. Vejamos alguns exemplos: Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo) Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo) Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo) muito importante tambm conhecer dois outros conceitos: formato e forma. O formato a configurao fsica que o suporte assume. Ex: suporte papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc. A forma o estgio de preparao do documento, o seu estado de produo atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia. (ANA/2009 Esaf) Na Arquivstica, a anlise tipolgica parte do princpio da provenincia e verifica se a) a expresso diplomtica corresponde realmente ao ato jurdicoadministrativo para o qual ela est servindo de meio. b) a tramitao corresponde ou correspondeu expresso diplomtica. c) o ato implcito na espcie teve os trmites obrigatrios. d) o levantamento das relaes internas do conjunto documental ao qual a unidade estudada no deve ser feito. e) o conjunto homogneo de atos est expresso em um conjunto homogneo de documentos. Resoluo A anlise tipolgica verifica os elementos do documento. Ela deve partir, ter sua base, orientar-se no princpio da Provenincia, determinando que o produtor do documento seja competente para produzi-lo. E para provar essa competncia, deve empregar estudar os seus elementos e relacion-los com o produtor, com os fatos e com o contexto do ambiente onde foram produzidos. Portanto, a alternativa correta a de letra E, pois os atos devem estar fielmente reproduzidos nos documentos.

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(TRT-11/2012 FCC) Diapositivo, datilografia, contrato, pasta e ata de reunio so exemplos, respectivamente, de a) espcie, gnero, tipo, suporte e forma. b) tcnica de registro, formato, forma, tipo e espcie. c) invlucro, formato, forma, espcie e tcnica de registro. d) gnero, forma, formato, tipo e suporte. e) formato, tcnica de registro, espcie, invlucro e tipo. Resoluo Uma questo que pode ser resolvida por eliminao, uma vez que conhecemos os conceitos de suporte, documento, espcie, tipo, forma e formato. O diapositivo um formato, pois se trata da configurao fsica do suporte pelcula (o diapositivo um tipo de slide); a datilografia uma tcnica de registro, ou seja, o modo como a informao gravada no documento; o contrato, j vimos, uma espcie, pois tem uma organizao formal que o define como tal; a pasta um invlucro, uma embalagem para proteger o documento de riscos externos; e a ata de reunio um tipo, pois se trata de uma espcie documental acrescida de uma funo. A alternativa correta a de letra E. Mas percebam que mesmo no conhecendo alguns conceitos possvel acertar uma questo desse tipo.

Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica A Gesto de Documentos, que j estudamos na aula anterior, o conjunto de atividades que tem o objetivo de controlar a produo e o fluxo de documentos, desde sua criao ou recepo at que sofra sua destinao, que pode ser eliminao ou guarda permanente. Partindo desse conceito possvel que se aplique as inovaes tecnolgicas a essas atividades para aumentar a sua eficincia, resultando em um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD. Para falarmos do SIGAD, vocs precisam conhecer outros conceitos: Sistema de Informao: Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso informao proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um rgo ou entidade. Gesto Arquivstica de Documentos: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou seu recolhimento para a guarda permanente.

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Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, cuja interao permite a eficincia e a eficcia da gesto arquivstica de documentos. Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED): Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao noestruturada de um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuio. Entende-se por informao noestruturada aquela que no est armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc. O GED pode englobar tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulrios, indexao, gesto de documentos, repositrios, entre outras. A literatura sobre GED geralmente distingue as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentao (ou sada) e gerenciamento e cita as tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, no como componentes obrigatrios. Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD): um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao desses. Em resumo, o SIGAD a Gesto de Documentos como a conhecemos realizadas por sistemas informatizados. Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de classificao, controle de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos arquivsticos digitais e no digitais confiveis e autnticos. No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivsticos digitais do rgo ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente.
Fonte: E-arq Brasil

Dica de prova: As bancas utilizam muito os conceitos de GED e SIGAD, inclusive com a troca deles, para tentar confundir os candidatos. Portanto fiquem atentos!!!

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(apenas para exemplo) (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A diferena entre o gerenciamento eletrnico de documentos (GED) e o SIGAD que o GED parte de uma concepo orgnica e o SIGAD trata os documentos de maneira compartimentada. Resoluo O item est incorreto. A questo inverteu os dois conceitos. Pelas funcionalidades destacadas acima, percebemos que o GED trata do conjunto documental item a item, documento por documento, realizando a captura, digitalizao, armazenamento, etc., de cada um; enquanto que as funcionalidades do SIGAD so mais completas, indo desde aplicar a temporalidade at a gerar ferramentas de autenticidade dos documentos. A partir dos conceitos apresentados, conclumos que: Um sistema de informao compreende todas as fontes de informao que atuam em uma instituio, incluindo o programa de Gesto de Documentos, a biblioteca, o servio de comunicao, o centro de documentao, etc. Como vimos em exemplo anterior, um GED trata os documentos de forma compartimentada, isolada, enquanto o SIGAD parte de uma concepo orgnica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relao que reflete as atividades da instituio que os produziu. Ainda, no h a obrigao de o GED incorporar o ciclo de vida dos documentos (produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao). O SIGAD um sistema de Gesto de Documentos, ento para sua eficaz aplicao necessrio que exista na instituio um poltica arquivstica implantada e em vigor, uma vez que ela vai orientar seu funcionamento. Tanto o SIGAD quanto o GED podem ser implantados em sistemas hbridos, isto , que tratam de documentos tanto convencionais (em suporte papel) quanto digitais (eletrnicos, ou informticos). Na verdade o SIGAD, como j dito, deve ser capaz de gerir todo tipo de documento que produzido por uma instituio. Outras consideraes: GDE X GED: muito comum que o candidato cometa o erro de confundir esses dois conceitos pela semelhana da sigla. Ento peo muita ateno: O GED refere-se automao do sistema, enquanto a GDE refere-se parte da gesto voltada exclusivamente para documentos digitais. Documento Digital X Documento Digitalizado: tambm comum que o candidato acredite que todo documento inserido no computador um documento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital aquele que
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nasce em suporte eletrnico e em cdigo binrio. O documento que nasce em suporte papel e depois inserido no computador o documento digitalizado. A diferena pode parecer sutil, mas no : um documento digital est no suporte eletrnico; um documento digitalizado apenas tem a sua imagem no computador, uma cpia, mas o documento em si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido para todos os efeitos. Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da informao e identificam o documento, servindo para assegurar a autenticidade, compreenso e uso do documento. (ANA/2009 Esaf) So caractersticas do documento eletrnico: I. produzido sobre um suporte com o auxlio de smbolos que devem ser decodificados para que o ser humano possa ler. II. contedo inseparvel do suporte no qual foi registrado. III. alto grau de integridade do contedo. IV. os metadados apiam-se em um contexto administrativo, mas precisam tambm de metadados que descrevem a funo da informao registrada. V. uma entidade material. Os itens corretos so a) I e II b) I e III c) I e IV d) II e III e) II e V Resoluo Como nos interessam os metadados, vamos analisar item a item. O item I est correto, pois todo documento eletrnico possui informaes registradas em smbolos, sendo incompreensveis ao ser humanos sem um equipamento especfico para traduzi-lo. O item II est incorreto, pois o documento eletrnico sendo do tipo virtual, a informao separvel do seu suporte. O item III est incorreto, pois os documentos eletrnicos so extremamente vulnerveis e facilmente modificados em sua estrutura, o que compromete o seu grau de confiabilidade. O item IV est correto, pois os metadados se baseiam no contexto administrativo para descrever os documentos eletrnicos, e esses mesmos metadados precisam de dados sobre a funo da instituio para adquirem

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sentido lgico. Por mais que se tenha por base as atividades administrativas, tambm preciso conhecer a funo da informao. O item V est incorreto, pois j vimos que os documentos eletrnicos so entidades virtuais, e no materiais. Portanto a alternativa correta a de letra C. Dica de prova: TODAS as questes e itens sobre SIGAD podem ser facilmente respondidas se o candidato tiver conhecimento do e-ARQ Brasil, documento disponvel no stio do CONARQ que serve para orientar sobre a aquisio e o desenvolvimento de um SIGAD. Podem (e muito recomendado) acessar esse documento no seguinte endereo: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf. (CVM/2010 Esaf) Conforme consta no documento e-ARQ Brasil, a incorporao de um documento ao SIGAD chama-se: a) registro b) captura c) indexao d) arquivamento e) classificao Resoluo Uma mostra de como importante o conhecimento deste documento por parte dos candidatos quando o assunto SIGAD ou GED. Mas nada que seja difcil. O SIGAD captura o documento no momento em que ele entra na instituio, seja por produo ou recebimento. Antes de tudo, o documento deve ser incorporado, capturado pelo sistema, para que as demais atividades sejam feitas. Portanto, a alternativa correta a de letra B.

Microfilmagem Para estudar sobre a microfilmagem devemos adiantar um pouco o assunto de nossa prxima aula, pois essa tcnica regulamentada por Lei. Lei 5.433/68 e Decreto 1.799/96 A tcnica da microfilmagem tratada pela Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968, e regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30 de Janeiro de 1996. Essa prtica surgiu como soluo para a falta de espaos nos arquivos, consequncia do alto volume na produo de documentos. Assim, o principal objetivo da microfilmagem a economia ou reduo do espao a ser ocupado pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente utilizada em grande escala por
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bancos (que microfilmam cheques) e cartrios. Outras entidades a utilizam em pequena escala. Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade na conservao dos documentos, a preservao dos originais e a manuteno do sigilo da informao. As desvantagens so o alto custo do processo e a dificuldade de comparar uma imagem microfilmada outra. Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta pode receber nomes especficos: Microfilmagem de segurana: realizada com o objetivo de garantir a autenticidade da informao. Geralmente utilizada para evitar adulteraes fraudulentas no contedo de documentos, ou para manter a informao em caso de danos irreparveis ao mesmo. Microfilmagem de substituio: realizada com o objetivo de manter a informao aps a eliminao documento. Utiliza-se em documentos de valor temporrio que contenham informaes relevantes. Assim os documentos podem ser eliminados e a informao mantida. Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter no arquivo da instituio documentos que pertencem a outras instituies. Geralmente so documentos muito importantes para uma instituio e pertencem a outras naes. Como exemplo h documentos que mostram a histria da extrao de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a Portugal. O mais comum que esses documentos pertenam a pases que tinham colnias em outros continentes. Microfilmagem de preservao: realizada com o objetivo de evitar o manuseio dos documentos originais. Geralmente utilizada em documentos muito antigos, frgeis ou parcialmente danificados, para que sejam preservados por mais tempo. Os documentos originais so armazenados sob condies favorveis, e os usurios tm acesso somente aos microfilmes. (TRT-8/2010 FCC) A microfilmagem de segurana tem por objetivo a) b) c) pblica. d) e) economizar espao fsico ocupado por documentos. reproduzir instrumentos de pesquisa. garantir a transferncia de documentos de rgos da segurana evitar o manuseio de documentos de valor permanente. impedir falsificao e adulteraes de documentos.

Resoluo A microfilmagem utilizada como instrumento de segurana tem por objetivo impedir alteraes fraudulentas ou indevidas no documento, ou como

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garantia da manuteno da informao em caso de destruio indevida ou acidental do mesmo. Portanto a alternativa correta a de letra E.
Dica Super Ultra Importantssima de prova: Vou chamar a ateno para

dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse assunto: Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juzo ou fora dele. Segundo: os documentos digitalizados podero ser eliminados a critrio da autoridade competente, salvo os de valor histrico que, como vimos, devem ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado, apenas por este motivo no pode ser destrudo. O que vai determinar a destruio do documento original apenas a Tabela de Temporalidade e Destinao, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou no pouco importa para esse fim. Outra considerao, os documentos microfilmados, mesmo que autorizada a sua eliminao, devem estar arquivados, isto , no podem estar em trmite. Vamos a algumas questes: (TRT-19/2011 FCC) Sobre a microfilmagem de documentos oficiais, considere: I. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos, aps microfilmagem, s dever ocorrer se estiver prevista na tabela temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9o da Lei n 8.159, de 8 janeiro de 1991. a de de de

II. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. III. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero de ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original. Est correto o que consta em a) I, apenas. b) I e II, apenas. c) I e III, apenas.
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d) II e III, apenas. e) I, II e III. Resoluo Percebam que a questo bem tcnica. Requer apenas o conhecimento das determinaes legais para ser respondida. Segundo o que estudamos, os documentos microfilmados no podem ser eliminados apenas por este fato, mas sim deve estar previsto na Tabela de Temporalidade, conforme determina a Lei de Arquivos (exceto os permanentes, que devem ser preservados indefinidamente). Ainda, os traslados, certides ou cpias em papel de imagens do microfile somente tero valor se forem devidamente autenticadas por autoridade competente. Ento conclumos que todos os itens esto corretos, e a alternativa certa a de letra E. Aproveito para, mais uma vez, chamar a ateno do candidato para as duas consideraes em que os examinadores mais apostam para eliminar os candidatos desavisados: os documentos microfilmados tm o mesmo valor legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado no fator para decidir sobre sua eliminao. A Lei Federal n 5.433/68 trata da prtica da microfilmagem, instituda com objetivos de segurana e economia de recursos em meados da dcada de 50. Esta Lei bem pequena, razo pela qual daremos mais ateno ao Decreto n 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles ento: A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tpicos mais importantes: Por esta lei, autorizada a prtica da microfilmagem de documentos oficiais em todo o territrio nacional. Os microfilmes e cpias fotogrficas obtidas a partir dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre tentam confundir com esse assunto! Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente, em livro prprio. No caso da eliminao, s podem ser eliminados documentos microfilmados que no estejam mais em trmite (tenham sido arquivados) e que no possuam valor permanente. A regra que s podem ser microfilmados documentos que tenham sido arquivados (no esto mais em trmite). Contudo, por autorizao de autoridade competente e por excepcional medida de segurana, podem ser microfilmados documentos ainda em trmite.

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Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questes da prtica da microfilmagem, que objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define as etapas do processo de microfilmagem, que so:
Preparo: aqui feito o tratamento do documento para a microfilmagem.

Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos metlicos, e procedimentos similares.
Microfilmagem: aqui os documentos sero colocados no equipamento que far a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem escolhidos dependero de vrios fatores. Processamento: aqui comea o processo de visibilidade ao documento

microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem do documento.
Duplicao: aqui os microfilmes originais sero copiados, e as cpias sero guardadas em local diverso por motivo de segurana.

O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Muito importante tambm levar este conceito para a prova! A microfilmagem ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, e com garantia de qualidade da imagem, de segurana e de reproduo do material. obrigatria a extrao de filme cpia, por motivo de segurana, que dever ser guardado em local diferente do original. E no permitida a utilizao de filmes que sejam atualizveis, tanto para a confeco do microfilme original quanto do filme cpia. Como j dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de reduo, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da reproduo. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado para a microfilmagem (faltar pedao de documento que no coube na bandeja), poder ser feita em etapas, desde que haja repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas. As sries de documentos microfilmados devero constar de imagens de abertura e de fechamento com os seguintes elementos: Abertura: - identificao do detentor dos documentos; - nmero do microfilme, se for o caso;

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- local e data da microfilmagem; - registro no Ministrio da Justia; - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados; - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados continuao da srie contida em microfilme anterior; - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo; - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. (CVM/2010 Esaf) Conforme estabelece o Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996, assinale, entre os elementos a seguir, aquele que no consta na imagem de abertura de uma srie de documentos microfilmados. a) Identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados. b) Local e data da microfilmagem. c) Registro no Ministrio da Justia. d) Identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de reduo. e) Meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior. Resoluo A vocs que no fazem concurso com frequncia, que esto fazendo seus primeiros concursos, ou que nunca prestaram provas da Esaf, saibam que esta uma banca muito conhecida por exigir dos candidatos o exato termo da Lei. Isso significa que muitas de suas questes envolvem o texto da norma com pequenas alteraes, o que exige que os candidatos decorem. Neste caso, todos os itens apresentam afirmativas corretas da norma mencionada, o que causa dvida. Ocorre que a alternativa E apresenta uma exigncia na imagem de fechamento, e no na de abertura. Alis, no faz sentido mencionar no incio da srie que ela ter continuao. O que faz sentido mencionar se esta srie continuao de outra, como exige o Decreto. Portanto a alternativa correta a de letra E. Fechamento: - identificao do detentor dos documentos microfilmados; - informaes complementares relativas identificao dos documentos microfilmados; - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies legais; - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em microfilme posterior;
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- nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem. A microfilmagem poder ser realizada por empresas e cartrios regularmente registradas no Ministrio da Justia e sujeitas a fiscalizao deste quanto aos cumprimentos legais sobre a sua prtica. Estas empresas e cartrios devero fornecer um documento de garantia, declarando que: 9 O processo foi realizado de acordo com as normas legais; 9 Responsabilizam-se pelo padro de qualidade exigido; 9 O usurio passa a ser o responsvel pelo manuseio e conservao do microfilme. Os microfilmes produzidos no exterior somente tero valor legal quando autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firma reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de traduo oficial. Os microfilmes devero observar os prazos de guarda e destinao de seus documentos originais quando necessrios prestao de contas ou sujeitos fiscalizao A empresa ou cartrio que incorrer em infrao s normas do Decreto esto sujeitas s penalidades de advertncia e suspenso do registro. Em caso de reincidncia, o registro ser cassado definitivamente. As penalidades mencionadas no causam prejuzo a outras sanes penais e civis cabveis. (TRT-11/2012 FCC) Para a microfilmagem de arquivos oficiais, a legislao brasileira a) determina o uso de um nico grau de reduo (10%), a fim de garantir a legibilidade e a qualidade da reproduo. b) autoriza cortes no filme original para insero de imagens que, por problema tcnico ou falha operacional, no apresentarem legibilidade. c) veda a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a confeco do original quanto para a extrao de cpias. d) permite a eliminao dos documentos de valor permanente, uma vez verificada a qualidade da reproduo obtida. e) recomenda o armazenamento do filme original e do filme cpia no mesmo ambiente, a fim de submet-los s mesmas condies de temperatura. Resoluo Alguns absurdos podem ser percebidos nesta questo, o que torna muito fcil sua resoluo. A legislao permite qualquer grau de reduo, desde que a imagem fique legvel; no autoriza qualquer corte ou alterao na ordem das imagens, devendo ser feito um filme auxiliar e paralelo em caso de incluso de imagens; probe, sob qualquer circunstncia, a utilizao de filmes

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atualizveis, sob pena de no reconhecer a legalidade do microfilme; no permite a eliminao de documentos permanentes; e determina que o filme original seja mantido em local diverso do filme cpia. Portanto, a alternativa correta e a de letra C.

(BNDES/2010 Cesgranrio) No decreto que regulamenta a microfilmagem, est explicito, no art. 6, que "na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo". No entanto, quando se tratar de original cujo tamanho for superior dimenso mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem a) no poder ser feita. b) poder ser feita com grau de reduo maior. c) poder ser feita por etapas. d) ser considerada incorreta. e) ser realizada em outra empresa. Resoluo Segundo aprendemos na aula, podem haver documentos de dimenses muito maiores do que a bandeja da mquina que realiza o processo de microfilmagem. Nesse caso a legislao permite que o processo seja realizado por etapas, desde haja uma parte da imagem anterior na seguinte, de modo que se possa identificar a continuidade por sobreposio. Portanto, a alternativa correta a de letra C.

(BNDES/2010 Cesgranrio) Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos, exceto: a) Cdigo de classificao dos documentos. b) Local e data da microfilmagem. c) Registro no Ministrio da Justia. d) Identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados. e) Identificao do equipamento utilizado. Resoluo De acordo com o que consta no Decreto, no necessrio, ou ao menos no obrigatrio, que haja qualquer informao sobre o cdigo de classificao de documentos. Isso por que o cdigo personalssimo de cada instituio, e serve apenas para sua organizao interna. Portanto, a alternativa correta a de letra A.

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Resoluo n 10 A Resoluo n 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento da Lei n 5.433/68, pois determina a aplicao dos smbolos da ISO 9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos.

Estes smbolos, ou sinalticas, como pode aparecer na prova, e seus significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peo ateno ao tratar desse assunto. Notem que os smbolos que tratam do incio, fim e continuao do rolo de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados conforme a necessidade da situao. (DPU/2010 Cespe/UnB)

No processo de microfilmagem, o smbolo apresentado acima indica a) continuidade em outro rolo de microfilme. b) nova sequncia do rolo de microfilme. c) fim do rolo de microfilme. d) incio de um novo rolo de microfilme. e) abertura do rolo de microfilme.

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Resoluo A maior das dificuldades neste assunto confundir as sinalticas. Algumas so muito parecidas, e as bancas se aproveitam disso para derrubar os candidatos. O segredo prestar ateno aos detalhes, como curvas, posies, formatos, etc. Segundo o que estudamos, a sinaltica da questo significa fim do rolo. Reparem que ela possui uma seta saindo do crculo menor, ou interno, dando a ideia de um rolo que no pode mais se desenvolver. Ainda, reparem que ela no possui preenchimento de cor, indicando que no existe material a ser utilizado em seu contedo. Portanto, a alternativa correta a de letra C.

(DPU/2010 Cespe/UnB)

No processo de microfilmagem, so adotados determinados smbolos obrigatrios para indicar a situao do documento original. O smbolo destacado na figura acima indica que o documento original a) contm imagens. b) est deteriorado. c) ilegvel. d) est incompleto: faltam pginas. e) apresenta sequncia incorreta das pginas. Resoluo Esta outra figura que pode causar alguma dvida devido sua semelhana com outras. A sinaltica de livro com mancha rachurada ao centro indica que o documento original est ilegvel, e que a sua reproduo em microfilme ter a mesma caracterstica. Muita ateno, pois esta sinaltica pode ser confundida com as de numerao incorreta, texto deteriorado, pginas em falta ou imagem repetida. A alternativa correta a de letra C.

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Exerccios

01 - (CVM/2010 Esaf) Acerca da microfilmagem, assinale a opo correta. a) autorizada apenas para documentos pblicos. b) Os documentos de valor histrico microfilmados no devero ser eliminados. c) Os traslados e as cpias fotogrficas no produzem efeitos em juzos ou fora dele. d) Os filmes negativos resultantes de microfilmagem sero armazenados no Arquivo Nacional. e) O Arquivo Nacional autorizar a microfilmagem de documentos. 02 - (ANA/2009 Esaf) Quanto ao microfilme, assinale a assertiva correta. a) Tem excelente acesso, distribuio e transmisso dos registros. b) Permite um acesso mltiplo simultneo. c) Cpias sucessivas no provocam degradao do suporte. d) No permite a cpia em papel de suas imagens. e) Tem normas para criao, processamento, duplicao, armazenamento e leitura. 03 - (ANEEL/2006 Esaf) Conforme a Resoluo n. 10 do Conselho Nacional de Arquivos, identifique a sinaltica utilizada aps a seqncia de documentos microfilmados que deve constar de todos os rolos, para que no restem dvidas quanto ao fim do filme: a) b) c) d) e) 04 - (ANA/2009 Esaf) O emprego da tipologia documental no que-fazer arquivstico recente, mas tem mostrado vantagens nos seguintes segmentos do processamento documental, exceto na (no) a) avaliao. b) transferncia/recolhimento. c) classificao. d) servio aos usurios. e) descrio.

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05 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Assinale a opo correta acerca da preservao de informao em formato digital. a) A preservao de informao digital exige compromissos entre vrios segmentos da sociedade, pois envolve, alm dos aspectos tecnolgicos e de gerenciamento da informao, questes administrativas, legais, polticas e econmicas. b) A tecnologia digital vem apresentando forte impacto sobre a gesto dos documentos digitais no presente e a garantia de acesso no futuro, pois o meio mais eficiente, durvel e estvel de armazenamento de informaes, em comparao com os meios convencionais. c) Uma das vantagens da preservao digital de informaes a economia, uma vez que demanda menor espao fsico e menos recursos humanos, investimentos em mobilirio, acondicionamento e controle ambiental. d) Os rpidos avanos relacionados tecnologia da informao levaram constante melhoria estrutural dos sistemas eletrnicos de informao e crescente longevidade das mdias, que garantem, hoje, a capacidade de tais sistemas para assegurar a preservao de longo prazo e o acesso contnuo s informaes. e) As dificuldades tcnicas enfrentadas para a preservao de longo prazo de informaes digitais, nesse comeo de sculo, foram todas superadas com a adoo de estratgias para a recuperao das informaes, como a emulao, a migrao ou a preservao da plataforma de hardware e software em que foram criados os registros. 06 - (Fiocruz/2010 FGV) Segundo o grupo que elaborou o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos, conhecido como e-ARQ Brasil, os requisitos mnimos que caracterizam um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documento (SIGAD) so: a) captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos; captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do documento arquivstico como uma unidade complexa; gesto de documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos; implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses documentos. b) captura, armazenamento, utilizao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos; captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do documento arquivstico como uma unidade complexa; gesto de documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos; implementao de dados associados aos documentos para descrever os contextos desses documentos.

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c) captura, armazenamento, indexao e avaliao de todos os tipos de documentos arquivsticos; captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do documento arquivstico como uma unidade complexa; gesto de documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos; implementao de dados associados aos documentos para descrever os contextos desses documentos. d) captura, armazenamento, ordenao e tramitao de todos os tipos de documentos arquivsticos; captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do documentos arquivstico como uma unidade complexa; gesto de documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos; implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses documentos. e) captura, armazenamento, produo e indexao de todos os tipos de documentos arquivsticos; captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do documentos arquivstico como uma unidade complexa; gesto de documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos; implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses documentos. 07 - (MPU/2007 FCC) As sinalticas servem para a) medir o grau de acidez do microfilme, controlando sua longevidade. b) alertar sobre a iminncia de deteriorao fsica dos filmes de sais de prata. c) identificar cada fotograma inserido em jaquetas. d) indicar a remoo temporria de um rolo de microfilme. e) fornecer informaes bsicas sobre o documento microfilmado. 08 - (TRT-19/2011 FCC) Um Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD) deve ter como requisito, entre outros, o de a) impedir que os usurios autorizados acrescentem novas rubricas ao plano de classificao de documentos. b) disponibilizar apenas um mecanismo de atribuio de identificadores a classes do plano de classificao. c) rejeitar documentos cujo contedo inclua imagem fixa, imagem em movimento ou som. d) fornecer interface que possibilite a pesquisa combinada de metadados e de contedo do documento, por meio de operadores booleanos. e) permitir acesso pblico ao controle do sistema operacional e ao gerenciador do banco de dados. 09 - (TRF-2/2012 FCC) Filme, gravao, edital, livro e relatrio de prestao de contas constituem exemplos, respectivamente, de
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a) formato, tipo, forma, invlucro e gnero. b) gnero, espcie, formato, forma e espcie. c) suporte, tcnica de registro, espcie, formato e tipo. d) espcie, formato, tcnica de registro, tipo e suporte. e) tipo, suporte, gnero, forma e formato. 10 - (TRT-8/2010 FCC) A microfilmagem de segurana tem por objetivo a) b) c) pblica. d) e) economizar espao fsico ocupado por documentos. reproduzir instrumentos de pesquisa. garantir a transferncia de documentos de rgos da segurana evitar o manuseio de documentos de valor permanente. impedir falsificao e adulteraes de documentos.

11 - (PGDF/2011 Iades) Assinale a alternativa que contenha apenas tipologias documentais. a) Protocolo de intenes, pronunciamento, ordem de servio. b) Ata de reunio, dossi funcional, dirio de classe. c) Correspondncia interna, curriculum vitae, decreto-lei. d) Contrato, precatrio, prestao de contas. e) Conta corrente, fluxograma, parecer. 12 - (TRT-8/2010 FCC) Observe a figura abaixo.

No processo de microfilmagem de documentos, a sinaltica acima indica a) original ilegvel. b) texto deteriorado. c) fim do rolo. d) continuao em outro rolo. e) incio do rolo. 13 - (TRE-PI/2009 FCC) Os dois polos constituintes do documento, do ponto de vista tipolgico, so a) gnero e formato. b) tcnica de registro e suporte. c) estrutura e substncia. d) autoria e datao. e) aparncia e essncia.

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14 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Considerando que a tipologia documental a unio entre a espcie do documento e a sua funo, assinale a opo em que todos os itens citados correspondem a espcies documentais. a) atestado, alvar de funcionamento e exposio de motivos b) auto, exposio de motivos e precatrio c) ata de reunio, relatrio de atividades e certido d) ato, consulta e relatrio de atividades e) certido de nascimento precatrio e convocao 15 - (BACEN/2010 Cesgranrio) Nos arquivos de grandes bancos comum encontrar documentos em formato eletrnico e documentos em formato convencional (papel). Enquanto a autenticidade da documentao convencional assegurada a partir da manuteno das caractersticas de criao da referida documentao, os documentos eletrnicos mantm sua autenticidade por meio de processos contnuos de a) custdia e regulao. b) armazenagem e disseminao. c) acesso e transmisso. d) preservao e utilizao. e) cpia e migrao. 16 - (TJ-PI/2009 FCC) Utilizado nas sinalticas que acompanham o processo de microfilmagem de documentos de arquivo, o smbolo abaixo significa que

a) o original colorido. b) o original est ilegvel. c) roedores deixaram marcas de sua passagem no papel. d) faltam quatro pginas ao exemplar. e) o texto est perfurado por cupins ou outros xilfagos. 17 - (TRT-3/2009 FCC) Considere o smbolo abaixo.

O smbolo, utilizado nas sinalticas do processo de microfilmagem, significa a) incio do rolo. b) fim do rolo. c) rolo de 16 mm. d) continua em outro rolo.
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e) rolo de 35 mm. 18 - (TRT-1/2011 FCC) No processo de microfilmagem,

significa a) repetio de imagem. b) documento restaurado. c) pgina retirada. d) papel rasgado. e) rolo inicial. 19 - (TJ-PI/2009 FCC) A tipologia documental tem por objeto a) os caracteres utilizados nos manuscritos de cada poca. b) a tcnica de registro aplicada aos diferentes textos. c) os prazos de vigncia das informaes registradas. d) assinaturas e outros sinais de validao. e) a lgica orgnica dos conjuntos documentais. 20 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca da gesto da informao e da gesto de documentos, assinale a opo correta. a) A poltica arquivstica brasileira no reconhece a gesto de documentos como parte dos esforos necessrios para a organizao dos arquivos. b) A gesto de documentos no est fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. c) A gesto de documentos, desde a sua formulao, uma funo arquivstica exercida por arquivistas. d) A gesto da informao um desdobramento do princpio da provenincia ou de respeito aos fundos. e) A gesto de documentos um dos elementos da gesto da informao em um rgo pblico ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas caractersticas do documento de arquivo. 21 - (TJ-AL/2012 Cespe/UnB) O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos que processado por computador denomina-se a) gesto de documentos digitais. b) sistema de informao. c) gesto arquivstica de documentos. d) gerenciamento eletrnico de documentos. e) sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos.
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22 - (TJ-AL/2012 Cespe/UnB) Em um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos, um requisito acessrio da tabela de temporalidade a) ser capaz de manter o histrico das alteraes realizadas na tabela de temporalidade e destinao de documentos. b) prever que a definio dos prazos de guarda seja expressa por um nmero inteiro de anos. c) limitar a definio e a manuteno da tabela de temporalidade e destinao de documentos a usurios autorizados. d) prover funcionalidades para definio e manuteno de tabela de temporalidade. e) associar, automaticamente, ao dossi/processo o prazo e a destinao previstos na classe em que o documento foi inserido. 23 - (TJ-AL/2012 Cespe/UnB) Assinale a opo em que apresentado requisito obrigatrio de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos. a) Criao de referncias cruzadas para unidades de arquivamento afins. b) Incluso de mecanismos de impresso e reconhecimento de cdigo de barras. c) Pesquisa e navegao na estrutura do plano de classificao por meio de uma interface grfica. d) Compatibilidade com o plano de classificao. e) Alterao conjunta de um determinado metadado em um grupo de unidades de arquivamento. 24 - (TRF-2/2012 FCC) A fim de rastrear intervenes e garantir a integridade de um sistema informatizado de gesto de documentos, preciso lanar mo a) das trilhas de auditoria. b) das cpias de segurana. c) da ergonomia cognitiva. d) da emulao. e) do Mean Time Between Failures (MTBF).

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Gabarito Comentado

Questo
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Resposta
Letra B Letra E Letra B Letra B Letra A Letra A Letra E Letra D Letra C Letra E Letra B Letra D Letra C Letra B Letra E Letra A Letra D Letra A Letra E Letra E Letra E Letra C Letra D Letra A

Comentrio
Os documentos histricos so permanentes e no devem ser eliminados jamais. A prtica da microfilmagem regulamentada por Lei. A sinaltica bitola vazia indica o fim da srie de documentos microfilmados. As atividades de transferncia/recolhimento so aplicadas a TODOS os documentos. A preservao de documentos digitais deve contar com a participao de todos. Nesta alternativa so apresentados os requisitos conforme consta no e-ARQ Brasil 1.1 As sinaltica servem para orientar os usurios do microfilme sobre as suas condies. Um SIGAD dever favorecer a pesquisa atravs de qualquer critrio de busca. A alternativa apresenta corretamente os conceitos associados aos exemplos da questo. Essa microfilmagem tem o objetivo de garantir a integridade do documento. Todos esses documentos so espcies acrescidas de uma funo especfica. Esta sinaltica indica que a sequncia microfilmada continua em outro rolo. A Tipologia considera o contedo do documento e sua organizao interna e externa. Exposio de motivos o nome de um documento, no caracterizando uma funo. Esses documentos devem ser constantemente migrados devido evoluo tecnolgica. Mais uma vez temos o emprego da aquarela, sinaltica que indica original colorido. Esta sinaltica informa que a serei microfilmada continua em outro rolo de microfilmes. Esta sinaltica indica que a imagem microfilmada se repete na srie original. A Tipologia considera a organizao dos elementos do documento. A Gesto de Documentos funciona como um mapa para a informao precisa. Neste caso a Gesto de Documentos apresenta elementos de informtica. O sistema deve ser capaz de manter histrico de todas as alteraes feitas. O SIGAD TEM QUE incluir e ser compatvel com o plano de classificao da instituio. As trilhas de auditoria servem para identificar todas as alteraes feitas em sistemas.

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