Publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 11 de Noviembre de 2004 (En vigor desde el 12 de noviembre de 2004)

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

EDUARDO ROMERO RAMOS, con fundamento en lo dispuesto por los artculos 37 fracciones II, VI, VIII, XIX y XXV de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal; 30 fraccin V del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal 2004; y 1, 4 y 5 fraccin I del Reglamento Interior de la Secretara de la Funcin Pblica, tomando en cuenta la opinin de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, y
CONSIDERANDO

Que es facultad de la Secretara de la Funcin Pblica emitir normas que regulen los instrumentos y procedimientos de control de la Administracin Pblica Federal, as como organizar y coordinar el desarrollo administrativo integral de las dependencias y entidades a fin de que, entre otros, los recursos patrimoniales sean administrados y aprovechados con criterios de eficiencia y eficacia. Que conforme al artculo 30 del Presupuesto de Egresos de la Federacin para el ejercicio fiscal 2004, las dependencias y entidades debern cumplir con las medidas de racionalidad y eficiencia en el presente ejercicio fiscal que se estatuyen en dicho numeral. Que en la fraccin V del citado artculo 30 se estableci que la Secretara de la Funcin Pblica coordinar los proyectos correspondientes para centralizar la operacin de almacenes. Que para efectos de lo anterior es necesario contar con un marco de referencia que permita a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica cumplir con la disposicin antes citada. Que por virtud de las consideraciones expuestas, he tenido a bien emitir los siguientes:
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

PRIMERO.- Los presentes Lineamientos tienen por objeto establecer las disposiciones que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal para la optimizacin de la administracin de los almacenes y la operacin centralizada de stos. SEGUNDO.- Para efectos de los presentes Lineamientos, se entender por: Bienes de consumo: Los que por su utilizacin en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a travs de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Bienes instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, siendo susceptibles de la asignacin de un nmero de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Contrato Abierto: El definido en el artculo 47 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico; Contrato Programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisin, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, as como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas;

Dependencias: Las secretaras de estado, rganos desconcentrados, Procuradura General de la Repblica, Consejera Jurdica y Unidades Administrativas de la Presidencia de la Repblica; Entidades: Los organismos descentralizados, empresas de participacin estatal, instituciones nacionales de crdito, e instituciones nacionales de seguros y fianzas, y los fideicomisos que integran la Administracin Pblica Federal Paraestatal. TERCERO.- Los oficiales mayores o equivalentes de las dependencias y los rganos de gobierno de las entidades emitirn los manuales para la administracin de bienes muebles y el manejo de sus almacenes. Dichos manuales contendrn como mnimo la descripcin de las actividades, procedimientos, formatos e instructivos que se requieran en cada caso y precisarn dentro de sus objetivos y metas, entre otros, los criterios que permitan el eficiente y racional aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los bienes muebles con que cuenten, as como el control y resguardo adecuado de stos. Asimismo, incluirn:
I. Indicadores relativos a:

a. b. c. d. e. f.
II. III. IV.

La rotacin de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes muebles de lento o nulo movimiento y determinar las acciones correctivas necesarias. Confiabilidad de los inventarios, entre otros, asertividad de registros, global, etc. La determinacin ptima de existencias por productos. Tiempos de reposicin de inventario. Confiabilidad en el registro de movimientos del inventario. Compras directas a travs de fondos revolventes. La realizacin de inventarios fsicos totales cuando menos una vez al ao y por muestreo fsico cuando menos cada tres meses. Se incluirn como sujetos a registro, todos los bienes muebles y los actos relacionados con su administracin, de acuerdo a sus caractersticas y necesidades de control. Se prever la aplicacin de los siguientes registros de control de los bienes instrumentales:

a. De identificacin cualitativa de los bienes; misma que consistir en la asignacin de un nmero de inventario. Dicho registro estar sealado en forma documental y en el propio bien, y estar a cargo del responsable de la administracin general de los recursos materiales o la persona o personas que estn expresamente autorizadas. El nmero de inventario estar integrado por los dgitos del ramo presupuestal o la denominacin o siglas de la dependencia, la clave que le corresponda al bien de acuerdo con el Catlogo de Bienes Muebles que establezca la Secretara, el progresivo que determine la propia dependencia y, en su caso, otros dgitos que faciliten el control del bien, tales como el ao de adquisicin y la identificacin de la entidad federativa donde se localice. Los controles de los inventarios se llevarn en forma documental o electrnica y los nmeros debern coincidir con los que aparezcan etiquetados o emplacados en los bienes. b. De resguardo, que tiene por objeto controlar la asignacin de los bienes muebles a los servidores pblicos. Dicho registro se llevar a cabo mediante tarjetas que contendrn los

datos relativos al registro individual de los bienes, as como los datos del servidor pblico responsable del resguardo, quien firmar la tarjeta respectiva. Para los bienes de consumo, se aplicar un registro global.
V.

El alta en inventarios de los bienes instrumentales, se realizar a valor de adquisicin; respecto de los bienes muebles producidos, el valor se asignar de acuerdo al costo de produccin, y tratndose de semovientes capturados, el que se cotice a la fecha de la captura. De no conocerse el valor de adquisicin algn bien mueble, el mismo podr ser determinado para fines administrativos de inventario por el responsable de los recursos materiales, considerando el valor de otros bienes con caractersticas similares, o en su defecto el que se obtenga a travs de otros mecanismos que juzgue pertinentes.

VI.

Los mecanismos y controles necesarios para la adecuada administracin de los bienes muebles, as como para el registro guarda o custodia y entrega de los mismos en el almacn; los medios necesarios para realizar peridicamente su verificacin fsica y el procedimiento que habr de seguirse cuando los bienes al ingresar a la dependencia o entidad, sean recibidos directamente en reas distintas al almacn. En este supuesto, se har del conocimiento del responsable de la administracin general de los recursos materiales, a efecto de que se lleven a cabo los registros correspondientes. Se prever el establecimiento de controles que permitan la guarda y custodia de la documentacin que ampare la propiedad de los bienes, los registros correspondientes y la que por las caractersticas de cada bien, se requiera de conformidad con las disposiciones legales respectivas. Los mecanismos que tiendan a la simplificacin administrativa y racionalizacin de las estructuras, que permitan optimizar los recursos para llevar a cabo sus operaciones. Las medidas relativas al uso y aprovechamiento racional de los bienes muebles, y Las modalidades que, en su caso, se aplicarn para la administracin de bienes muebles y el manejo de almacenes, tratndose de oficinas ubicadas en el extranjero.

VII.

VIII. IX.
X.

CUARTO.- Para el adecuado control de las existencias de los almacenes las dependencias y entidades debern contar con sistemas informticos que permitan la consulta en tiempo real de las entradas, salidas y existencias en los almacenes. El sistema deber permitir la consulta de todos los almacenes y bodegas con los que cuente la dependencia o entidad. En los casos en que por necesidades de las dependencias y entidades sea necesario contar con almacenes o bodegas temporales, su control, deber ser incorporado en el sistema sealado en el prrafo precedente. Cuando estos almacenes o bodegas temporales sean cerrados debern formularse las actas de entrega-recepcin correspondientes, comprendiendo tanto los bienes muebles an en existencia como toda la documentacin que se gener durante la existencia del almacn o bodega transitoria. Asimismo, para el registro y control de los bienes muebles se recomienda la utilizacin de cdigos de barras u otros medios electrnicos similares como parte del sistema informtico que administre dichos almacenes o bodegas. QUINTO.- Los oficiales mayores o sus equivalentes en las dependencias y entidades, realizarn un diagnstico de los inmuebles destinados al almacenamiento, determinando como resultado del mismo el

cierre de aquellos que no se consideren necesarios, entre otras situaciones, por el lento o nulo movimiento de los bienes muebles que ah se controlan. Asimismo, establecern las medidas necesarias para llevar a cabo el aprovechamiento adecuado de los espacios destinados a almacenamiento a efecto de evitar contar con espacios no utilizados o desaprovechados. SEXTO.- Salvo casos debidamente justificados y autorizados de manera expresa por el titular de la dependencia o entidad, queda prohibido el arrendamiento de inmuebles para el almacenamiento de bienes muebles tiles y no tiles, as como los desechos de stos. SEPTIMO.- A efecto de centralizar la operacin de sus almacenes, los oficiales mayores o equivalentes en las dependencias y entidades establecern las medidas necesarias que:
a. Eviten la creacin de bodegas o el almacenamiento de bienes muebles en lugares diferentes al

almacn.

Para lo anterior debern levantar un inventario fsico de las existencias de dichos bienes en reas diferentes a los almacenes, procediendo, en los casos que no se consideren justificados a concentrarlos en el almacn central que corresponda al centro de trabajo. Asimismo, se proceder a la identificacin de aquellos que ya no se consideren tiles para su inmediata desincorporacin conforme a las disposiciones legales correspondientes.
b. Eviten el acumulamiento de bienes muebles no tiles o los desechos de stos. Para tal fin

procedern a su desincorporacin inmediata con apego a las disposiciones legales correspondientes.

c.

Den preferencia a la utilizacin de los contratos abiertos o programados en la adquisicin de aquellos bienes muebles que sus caractersticas lo permitan. Reduzcan en al menos quince por ciento respecto del ejercicio anterior las adquisiciones a travs de los fondos revolventes.

d. Reduzcan las mermas, obsolescencia y prdida de bienes. e. Reduzcan la capacidad ociosa de almacenaje, as como de la mano de obra correspondiente. f.

Reduzcan a cuando ms a mes y medio el nivel promedio de inventarios.

OCTAVO.- Los rganos internos de control en las dependencias y entidades sern responsables de verificar el cumplimiento a las disposiciones contenidas en los presentes Lineamientos. NOVENO.- La interpretacin para efectos administrativos de los presentes Lineamientos corresponde a la Secretara de la Funcin Pblica.
TRANSITORIOS

PRIMERO.- Los presentes Lineamientos entrarn en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario Oficial de la Federacin. SEGUNDO.- Los manuales a que se refiere el lineamiento tercero debern publicarse en las pginas en Internet de las dependencias y entidades y, en su caso, en su Normateca Interna dentro de los treinta das hbiles siguientes a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.

TERCERO.- Para fines del lineamiento sptimo las medidas correspondientes debern quedar concluidas dentro de los sesenta das hbiles siguientes a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos. Sufragio Efectivo. No Reeleccin. Dado en Mxico, Distrito Federal a los cuatro das del mes de noviembre de dos mil cuatro.- El Secretario de la Funcin Pblica, Eduardo Romero Ramos.- Rbrica