MATERIAL DE APOIO DA DISCIPLINA AUDITORIA CONTBIL

Prof. Fabiana Leal

INTRODUO AUDITORIA CONTBIL CONCEITO DE AUDITORIA CONTBIL A auditoria contbil um conjunto de atividades tcnicas e procedimentos, exercidas de forma sistematizada numa entidade, compreendendo a avaliao e exame dos procedimentos e das operaes praticadas, com vistas a apurar a exatido dos registros contbeis e a realidade das operaes, e sobre estes emitir uma opinio. OBJETIVO O principal objetivo da Auditoria Contbil consiste em verificar se as demonstraes contbeis refletem adequadamente a situao patrimonial, financeira e econmica das empresas. Para alcanar o objetivo acima, o auditor necessita planejar adequadamente seu trabalho, avaliar o sistema de controle interno relacionado com a parte contbil e proceder reviso analtica das contas do ativo, passivo, despesas e receita, a fim de estabelecer natureza, datas e extenso dos procedimentos de auditoria, e colher as evidncias comprobatrias das informaes contbeis espelhadas nas demonstraes para, a partir da avaliao das mesmas, emitir parecer. PLANEJAMENTO DOS TRABALHOS O planejamento dos trabalhos de auditoria extremamente importante e deve, invariavelmente, considerar o escopo da auditoria a ser realizada, ou seja, sua abrangncia, com estabelecimento de metas para tornar o trabalho o mais eficiente possvel. Pressupe o adequado nvel de conhecimento sobre a natureza das operaes, dos negcios, da forma de organizao da empresa e legislao aplicvel, assim como a identificao prvia de problemas a serem analisados. O planejamento deve considerar todos os fatores relevantes na execuo dos trabalhos, tais como: a) a natureza, oportunidade e extenso dos procedimentos de auditoria a serem aplicados; b) a existncia de entidades associadas, filiais e partes relacionadas; c) a necessidade de atender os prazos estabelecidos pelo prprio rgo ou por terceiros; d) a execuo individual ou em conjunto com outros rgos. O planejamento dos trabalhos de auditoria deve ser documentado pelo auditor, a quem tambm cabe preparar programas de trabalho por escrito, detalhando o que for necessrio compreenso dos procedimentos que sero aplicados, em termos de natureza, oportunidade e extenso. Os programas de auditoria devem ser detalhados de forma a servir como guia e meio de controle de sua execuo. O planejamento e os programas de trabalho devem ser revisados e atualizados sempre que novos fatos o recomendarem.

AVALIAO DO CONTROLE INTERNO A avaliao do controle interno em uso pela empresa a ser auditada fundamental, pois sua qualidade determina a natureza, a poca e a extenso dos procedimentos a serem aplicados. Por controle interno, entende-se o conjunto de procedimentos, mtodos e rotinas com o objetivo de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada das atividades operacionais. Alguns princpios fundamentais balizam os sistemas de controles. Os principais so: responsabilidade funcional, rotinas internas, acesso aos ativos, segregao de funes, confronto dos ativos com os registros e amarraes do sistema. REVISO ANALTICA A reviso analtica se constitui num conjunto de testes a serem aplicados nas contas do balano patrimonial e nas da demonstrao do resultado do exerccio com o objetivo de detectar e analisar situaes ou tendncias atpicas e significativas. Essa reviso auxilia o auditor a determinar a natureza, extenso e datas dos procedimentos de auditoria a serem aplicados. A harmonia interna ou a uniformidade das contas que se relacionam constituem-se, em ltima anlise, numa forma de verificar a correo dos saldos das contas. Por exemplo, a conta de Despesas com Vale Tranporte, por exemplo, deve guardar razovel relao com a de Despesas de Salrios. Por outro lado, as discrepncias entre os valores apresentados numa conta para dois perodos podem evidenciar casos a serem investigados. A reviso analtica utilizada basicamente no estgio inicial de planejamento, mas nada impede que se recorra a ela durante as investigaes, na anlise dos elementos individuais das demonstraes e na concluso do exame, sob a forma de uma reviso geral das averiguaes. EXECUO DOS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA Os procedimentos de auditoria correspondem a um conjunto de tcnicas que o auditor utiliza para colher as evidncias sobre as informaes das demonstraes contbeis, abrangendo contagem fsica, confirmao de dados com terceiros (circularizao), conferncia de clculos e inspeo de documentos. COLETA DAS EVIDNCIAS Os procedimentos de auditoria, que abrangem testes de observncia e testes substantivos, permitem ao auditor obter evidncias ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinio sobre as demonstraes contbeis auditadas.

CRITRIOS DE AMOSTRAGEM Sobre os procedimentos de amostragem segue a Resoluo CFC 1.012 de 21.01.2005: NBC T 11 NORMAS DE AUDITORIA INDEPENDENTE DAS DEMONSTRAES CONTBEIS NBC T 11.11 - AMOSTRAGEM 11.11.1. CONSIDERAES GERAIS 11.11.1.1. Esta norma tem por objetivo estabelecer a obrigatoriedade, os procedimentos e os critrios para planejar e selecionar amostra de itens a serem examinados pelo auditor. 11.11.1.2. Ao determinar a extenso de um teste de auditoria ou mtodo de seleo de itens a testar, o auditor pode empregar tcnicas de amostragem. 11.11.1.3. Amostragem a utilizao de um processo para obteno de dados aplicveis a um conjunto, denominado universo ou populao, por meio do exame de uma parte deste conjunto denominada amostra. 11.11.1.4. Amostragem estatstica aquela em que a amostra selecionada cientificamente com a finalidade de que os resultados obtidos possam ser estendidos ao conjunto de acordo com a teoria da probabilidade ou as regras estatsticas. O emprego de amostragem estatstica recomendvel quando os itens da populao apresentam caractersticas homogneas. 11.11.1.5. Amostragem no-estatstica (por julgamento) aquela em que a amostra determinada pelo auditor utilizando sua experincia, critrio e conhecimento da entidade. 11.11.1.6. Ao usar mtodos de amostragem estatstica ou no estatstica, o auditor deve planejar e selecionar a amostra de auditoria, aplicar a essa amostra procedimentos de auditoria e avaliar os resultados da amostra, de forma a proporcionar evidncia de auditoria suficiente e apropriada. 11.11.1.7. Amostragem de auditoria a aplicao de procedimentos de auditoria sobre uma parte da totalidade dos itens que compem o saldo de uma conta, ou classe de transaes, para permitir que o auditor obtenha e avalie a evidncia de auditoria sobre algumas caractersticas dos itens selecionados, para formar, ou ajudar a formar, uma concluso sobre a populao. 11.11.1.8. importante reconhecer que certos procedimentos de auditoria aplicados na base de testes no esto dentro da definio de amostragem. Os testes aplicados na totalidade da populao no se qualificam como amostragem de auditoria. Da mesma forma, a aplicao de procedimentos de auditoria a todos os itens dentro de uma populao que tenham uma caracterstica particular (por exemplo, todos os itens acima de um certo valor) no se qualifica como amostragem de auditoria com respeito parcela da populao examinada, nem com respeito populao como um todo. Isto porque os itens no foram selecionados, dando chance igual de seleo a todos os itens da populao. Esses itens podem indicar uma tendncia ou uma caracterstica da parcela restante da populao, mas no constituem, necessariamente, uma base adequada para a concluso sobre a parcela restante da populao. 11.11.2. PLANEJAMENTO DA AMOSTRA 11.11.2.1. ASPECTOS GERAIS 11.11.2.1.1. A amostra selecionada pelo auditor deve ter relao direta com o volume de transaes realizadas pela entidade na rea ou na transao objeto de exame, como

tambm com os efeitos nas posies patrimonial e financeira da entidade e o resultado por ela obtido no perodo. 11.11.2.1.2. Ao planejar e determinar a amostra de auditoria, o auditor deve levar em considerao os seguintes aspectos: a) os objetivos especficos da auditoria; b) a populao da qual o auditor deseja extrair a amostra; c) a estratificao da populao; d) o tamanho da amostra; e) o risco da amostragem; f) o erro tolervel; e g) o erro esperado. 11.11.2.2. Objetivos da Auditoria 11.11.2.2.1. No planejamento da amostra de auditoria, o auditor deve considerar os objetivos especficos a serem atingidos e os procedimentos de auditoria que tm maior probabilidade de atingir esses objetivos. 11.11.2.2.2. Quando a amostragem de auditoria for apropriada, a considerao da natureza da evidncia de auditoria pretendida e das possveis condies de erro ou outras caractersticas relativas a essa evidncia de auditoria vo ajudar o auditor a definir o que constitui um erro e que populao usar para a amostragem. 11.11.2.2.3. No caso de executar testes de observncia sobre os procedimentos de compra em uma entidade, o auditor est interessado em aspectos como, por exemplo, se houve aprovao apropriada e verificao aritmtica de uma fatura. Por outro lado, ao executar procedimentos de comprovao sobre faturas processadas durante o perodo, o auditor est interessado em aspectos relacionados com os valores monetrios dessas faturas e se esses valores foram, apropriadamente, refletidos nas Demonstraes Contbeis. 11.11.2.3. Populao 11.11.2.3.1. A populao a totalidade dos dados do qual o auditor deseja tirar a amostra para chegar a uma concluso. 11.11.2.3.2. O auditor precisa determinar se a populao da qual a amostra vai ser extrada apropriada para o objetivo de auditoria especfico. Se o objetivo do auditor for testar a existncia de superavaliao de contas a receber, a populao pode ser definida como a listagem de contas a receber. Por outro lado, se o objetivo for testar a existncia de subavaliao de contas a pagar, a populao no deve ser a listagem de contas a pagar, mas, sim, pagamentos subseqentes, faturas no-pagas, extratos de fornecedores, relatrios de recebimentos de mercadorias ou outras populaes que forneceriam evidncia de auditoria de que as contas a pagar estariam subavaliadas. 11.11.2.3.3. Cada item que compe a populao conhecido como unidade de amostragem. A populao pode ser dividida em unidades de amostragem de diversos modos. 11.11.2.3.4. O auditor define a unidade de amostragem para obter uma amostra eficiente e eficaz para atingir os objetivos de auditoria em particular. No caso, se o objetivo do auditor for testar a validade das contas a receber, a unidade de amostragem pode ser definida como saldos de clientes ou faturas de clientes individuais. 11.11.2.4. Estratificao 11.11.2.4.1. Para auxiliar no planejamento eficiente e eficaz da amostra, pode ser apropriado usar estratificao, que o processo de dividir uma populao em subpopulaes, cada qual contendo um grupo de unidades de amostragem com caractersticas homogneas ou similares.

11.11.2.4.2. Os estratos precisam ser, explicitamente, definidos, de forma que cada unidade de amostragem somente possa pertencer a um estrato. 11.11.2.4.3. Este processo reduz a possibilidade de variao dos itens de cada estrato. Portanto, a estratificao permite que o auditor dirija esforos de auditoria para os itens que contenham maior potencial de erro, por exemplo, os itens de maior valor que compem o saldo de contas a receber, para detectar distores relevantes por avaliao a maior. Alm disso, a estratificao pode resultar em amostra com tamanho menor. 11.11.2.4.4. Se o objetivo da auditoria for testar a validade de contas a receber, e dependendo da distribuio dos valores a receber por saldo de devedores, a populao pode ser estratificada, por exemplo, em quatro subconjuntos como segue: a) saldos superiores a R$ 2.000,00; b) saldos entre R$ 1.000,00 e R$ 2.000,00; c) saldos entre R$ 100,00 e R$ 1.000,00; e d) saldos inferiores a R$ 100,00. 11.11.2.4.5. Assim, por exemplo, dependendo da distribuio dos valores a receber, mediante a validao da totalidade dos saldos do subconjunto (a) 50% de (b); 20% de (c); e 5% de (d), pode-se, hipoteticamente, encontrar que 80% dos valores de contas a receber so susceptveis de validao, examinando 20% da populao. 11.11.2.5. Tamanho da Amostra 11.11.2.5.1. Ao determinar o tamanho da amostra, o auditor deve considerar o risco de amostragem, bem como os erros tolerveis e os esperados. 11.11.2.5.2. Adicionalmente, fatores como a avaliao de risco de controle, a reduo no risco de deteco devido a outros testes executados relacionados com as mesmas asseres, nmero de itens da populao e valor envolvido, afetam o tamanho da amostra e devem ser levados em considerao pelo auditor. 11.11.2.5.3. Para que a concluso a que chegou o auditor, utilizando uma amostra, seja corretamente planejada para aplicao populao necessrio que a amostra seja: a) representativa da populao; b) que todos os itens da populao tenham oportunidade idntica de serem selecionados. 11.11.2.6. Risco de Amostragem 11.11.2.6.1. O risco de amostragem surge da possibilidade de que a concluso do auditor, com base em uma amostra, possa ser diferente da concluso que seria alcanada se toda a populao estivesse sujeita ao mesmo procedimento de auditoria. 11.11.2.6.2. O auditor est sujeito ao risco de amostragem nos testes de observncia e testes substantivos, sendo: 1) Testes de Observncia: a) Risco de subavaliao da confiabilidade: o risco de que, embora o resultado da aplicao de procedimentos de auditoria sobre a amostra no seja satisfatrio, o restante da populao possua menor nvel de erro do que aquele detectado na amostra. b) Risco de superavaliao da confiabilidade: o risco de que, embora o resultado da aplicao de procedimentos de auditoria sobre a amostra seja satisfatrio, o restante da populao possua maior nvel de erro do que aquele detectado na amostra. 2) Testes Substantivos: a) Risco de rejeio incorreta: o risco de que, embora o resultado da aplicao de procedimentos de auditoria sobre a amostra leve concluso de que o saldo de uma conta ou classe de transaes registradas est, relevantemente, distorcido, mas, efetivamente, no est; b) Risco de aceitao incorreta: o risco de que, embora o resultado da aplicao de procedimentos de auditoria sobre a amostra leve concluso de que o saldo de uma

conta ou classe de transaes registradas no est, relevantemente, distorcido, mas, efetivamente, est. 11.11.2.6.3. O risco de subavaliao da confiabilidade e o risco de rejeio incorreta afetam a eficincia da auditoria, visto que, normalmente, conduziriam o auditor a realizar trabalhos adicionais, o que estabeleceria que as concluses iniciais eram incorretas. O risco de superavaliao da confiabilidade e o risco de aceitao incorreta afetam a eficcia da auditoria e tm mais probabilidade de conduzir a uma concluso errnea sobre determinados controles, saldos de contas ou classe de transaes do que o risco de subavaliao da confiabilidade ou o risco de rejeio incorreta. 11.11.2.6.4. O tamanho da amostra afetado pelo nvel do risco de amostragem que o auditor est disposto a aceitar dos resultados da amostra. Quanto mais baixo o risco que o auditor estiver disposto a aceitar, maior deve ser o tamanho da amostra. 11.11.2.7. Erro Tolervel 11.11.2.7.1. Erro tolervel o erro mximo na populao que o auditor est disposto a aceitar e, ainda assim, concluir que o resultado da amostra atingiu o objetivo da auditoria. O erro tolervel considerado durante o estgio de planejamento e, para os testes substantivos, est relacionado com o julgamento do auditor sobre relevncia. Quanto menor o erro tolervel, maior deve ser o tamanho da amostra. 11.11.2.7.2. Nos testes de observncia, o erro tolervel a taxa mxima de desvio de um procedimento de controle estabelecido que o auditor est disposto a aceitar, baseado na avaliao preliminar de risco de controle. Nos testes substantivos, o erro tolervel o erro monetrio mximo no saldo de uma conta ou uma classe de transaes que o auditor est disposto a aceitar, de forma que, quando os resultados de todos os procedimentos de auditoria forem considerados, o auditor possa concluir, com segurana razovel, que as Demonstraes Contbeis no contm distores relevantes. 11.11.2.8. Erro Esperado 11.11.2.8.1. Se o auditor espera que a populao contenha erro, necessrio examinar uma amostra maior do que quando no se espera erro, para concluir que o erro real da populao no excede o erro tolervel planejado. 11.11.2.8.2. Tamanhos menores de amostra justificam-se quando se espera que a populao esteja isenta de erros. Ao determinar o erro esperado em uma populao, o auditor deve considerar aspectos como, por exemplo, os nveis de erros identificados em auditorias anteriores, mudana nos procedimentos da entidade e evidncia obtida na aplicao de outros procedimentos de auditoria. 11.11.3. SELEO DA AMOSTRA 11.11.3.1. Aspectos gerais 11.11.3.1.1. O auditor deve selecionar itens de amostra de tal forma que se possa esperar que a mesma seja representativa da populao. Este procedimento exige que todos os itens da populao tenham a mesma oportunidade de serem selecionados. 11.11.3.1.2. Com a finalidade de evidenciar os seus trabalhos, a seleo de amostra deve ser documentada pelo auditor e considerar: a) o grau de confiana depositada sobre o sistema de controles internos das contas, classes de transaes ou itens especficos; b) a base de seleo; c) a fonte de seleo; e d) o nmero de itens selecionados. 11.11.3.1.3. Na seleo de amostra, devem ser consideradas: a) a seleo aleatria ou randmica; b) a seleo sistemtica, observando um intervalo constante entre as transaes realizadas; e

c) a seleo casual, a critrio do auditor, baseada em sua experincia profissional. 11.11.3.2. Seleo Aleatria 11.11.3.2.1. Seleo aleatria ou randmica a que assegura que todos os itens da populao ou do estrato fixado tenham idntica possibilidade de serem escolhidos. 11.11.3.2.2. Na seleo aleatria ou randmica, utiliza-se, por exemplo, tabelas de nmeros aleatrios que determinaro quais os nmeros dos itens a serem selecionados dentro do total da populao ou dentro de uma seqncia de itens da populao predeterminada pelo auditor. 11.11.3.3. Seleo Sistemtica 11.11.3.3.1. Seleo sistemtica ou por intervalo aquela em que a seleo de itens procedida de maneira que haja sempre um intervalo constante entre cada item selecionado, seja a seleo feita diretamente da populao a ser testada, ou por estratos dentro da populao. 11.11.3.3.2. Ao considerar a seleo sistemtica, o auditor deve observar as seguintes normas para assegurar uma amostra, realmente, representativa da populao: a) que o primeiro item seja escolhido ao acaso; b) que os itens da populao no estejam ordenados de modo a prejudicar a casualidade de sua escolha. 11.11.3.3.3. Se usar seleo sistemtica, o auditor deve determinar se a populao no est estruturada de tal modo que o intervalo de amostragem corresponda a um padro, em particular, da populao. Por exemplo, se em cada populao de vendas realizadas por filiais, as vendas de uma filial, em particular, ocorrerem somente como cada 100 item e o intervalo de amostragem selecionado for 50, o resultado seria que o auditor teria selecionado a totalidade ou nenhuma das vendas da filial em questo. 11.11.3.4. Seleo Casual 11.11.3.4.1. Seleo casual pode ser uma alternativa aceitvel para a seleo, desde que o auditor tente extrair uma amostra representativa da populao, sem inteno de incluir ou excluir unidades especficas. 11.11.3.4.2.Quando utilizar esse mtodo, o auditor deve evitar a seleo de uma amostra que seja influenciada, por exemplo, com a escolha de itens fceis de localizar, uma vez que esses itens podem no ser representativos. 11.11.4. AVALIAO DOS RESULTADOS DA AMOSTRA 11.11.4.1. Aspectos gerais 11.11.4.1.1. Tendo executado, em cada item da amostra, os procedimentos de auditoria apropriados, o auditor deve: a) analisar qualquer erro detectado na amostra; b) extrapolar os erros encontrados na amostra para a populao; e c) reavaliar o risco de amostragem. 11.11.4.2. Anlise de Erros da Amostra 11.11.4.2.1. Ao analisar os erros detectados na amostra, o auditor deve, inicialmente, determinar se o item em questo , de fato, um erro, considerados os objetivos especficos planejados. Exemplificando: em um teste substantivo relacionado com o registro de contas a receber, um lanamento feito na conta do cliente errado no afeta o total das contas a receber, razo pela qual talvez seja imprprio considerar tal fato como um erro ao avaliar os resultados da amostra deste procedimento, em particular, ainda que esse fato possa ter efeito sobre as outras reas da auditoria, como, por exemplo, avaliao de crditos de liquidao duvidosa. 11.11.4.2.2. Quando no for possvel obter a evidncia de auditoria esperada sobre um item de amostra especfico, o auditor deve obter evidncia de auditoria suficiente e apropriada por meio da execuo de procedimentos alternativos. Exemplificando: se

uma confirmao positiva de contas a receber tiver sido solicitada e nenhuma resposta tiver sido recebida, talvez o auditor possa obter evidncia de auditoria suficiente e apropriada de que as contas a receber so vlidas, revisando os pagamentos subseqentes efetuados pelos clientes. 11.11.4.2.3. Se o auditor no puder executar procedimentos alternativos satisfatrios ou se os procedimentos executados no permitirem que o auditor obtenha evidncia de auditoria suficiente e apropriada, o item deve ser tratado como um erro. 11.11.4.2.4. O auditor tambm deve considerar os aspectos qualitativos dos erros. Esses aspectos incluem a natureza e a causa do erro e o possvel efeito do erro sobre outras fases da auditoria. 11.11.4.2.5. Ao analisar os erros descobertos, possvel que o auditor observe que muitos tm caractersticas comuns, por exemplo, tipo de transao, localizao, linha de produtos ou perodo de tempo. Nessas circunstncias, o auditor pode decidir identificar todos os itens da populao que tenham caractersticas comuns, produzindo, deste modo, uma subpopulao, e decidir ampliar os procedimentos de auditoria nessa rea. Ento, o auditor deve executar anlise separada com base nos itens examinados para cada subpopulao. 11.11.4.3. Extrapolao de Erros 11.11.4.3.1. O auditor deve extrapolar os resultados dos erros da amostra para a populao da qual foi selecionada. 11.11.4.3.2. Existem diversos mtodos aceitveis para extrapolar os resultados de erros. Entretanto, em todos os casos, o mtodo de extrapolao precisa ser consistente com o mtodo usado para selecionar a amostra. 11.11.4.3.3. Quando extrapolar resultados de erros, o auditor deve considerar os aspectos qualitativos dos erros encontrados. 11.11.4.3.4. Quando a populao tiver sido dividida em subpopulaes, a extrapolao de erros feita separadamente para cada subpopulao e os resultados combinados. 11.11.4.4. Reavaliao do Risco de Amostragem 11.11.4.4.1. O auditor deve considerar se os erros projetados pela extrapolao para a populao podem exceder o erro tolervel, levando-se em conta os resultados de outros procedimentos de auditoria. 11.11.4.4.2. O erro projetado para a populao deve ser considerado em conjunto com os demais erros identificados durante a auditoria. 11.11.4.4.3. Quando o erro projetado exceder o erro tolervel, o auditor deve reconsiderar sua avaliao anterior do risco de amostragem e, se esse risco for inaceitvel, considerar a possibilidade de ampliar o procedimento de auditoria ou executar procedimentos de auditoria alternativos. 11.11.5. SANES 11.11.5.1. A inobservncia desta norma constitui infrao disciplinar sujeita s penalidades previstas nas alneas "c", "d" e "e" do art. 27 do Decreto-Lei n 9.295, de 27 de maio de 1946, e, quando aplicvel, ao Cdigo de tica do Profissional Contabilista.

AVALIAO DAS EVIDNCIAS Aps a coleta das evidncias, mediante aplicao das competentes tcnicas, o auditor parte para a avaliao das mesmas, em funo dos princpios fundamentais de contabilidade, estando, ento, apto a emitir seu parecer.

EMISSO DO PARECER O parecer representa o produto final do trabalho do auditor. o documento mediante o qual o auditor expressa sua opinio, de forma clara e objetiva, sobre as demonstraes contbeis nele indicadas. FRAUDE E ERRO O Conselho Federal de Contabilidade, por meio da NBC T 11, item 11.1.4.1, assim define: a) fraude o ato intencional de omisso ou manipulao de transaes, adulterao de documentos, registros e demonstraes contbeis; b) erro o ato no-intencional, resultante de omisso, desateno ou m interpretao de fatos na elaborao de registros e demonstraes contbeis. FASES DA AUDITORIA Os trabalhos de auditoria costumam ser executados em trs fases: Preliminar: dedicada ao levantamento de problemas e ocorre por meio de visitas prvias entidade auditada, para obteno de informaes e documentos e respectiva triagem funcional. nterim: compreende o desenvolvimento de atividades, testes e outros procedimentos visando a avaliao do controle interno e a reviso analtica das contas. Fase final: compreende o exame das demonstraes contbeis elaboradas com emisso do parecer. RELATRIO DE AUDITORIA O relatrio de auditoria uma pea fundamental, pois o auditor pode efetuar um excelente trabalho em campo, porm se no conseguir expressar adequadamente os assuntos a serem comentados, o trabalho ser prejudicado. INTRODUO AO RELATRIO DE AUDITORIA O Relatrio do Auditor a pea mais importante da Auditoria realizada. Ele representa fase principal do trabalho do Auditor que a comunicao dos resultados. Um Relatrio mal apresentado e que permita a contestao do Auditado ou possibilita direo da empresa fazer uma m avaliao de todo um trabalho efetuado, significa a desmoralizao do valor da Auditoria e, por fim, a desmoralizao do prprio profissional. J vimos situao em que, durante a fase de apurao dos fatos, o auditor era exmio conhecedor das tcnicas e procedimentos da rea onde atuava e, no entanto, na apresentao do relatrio, conseguiu desmerecer todos os seus atributos tcnicos, levando ao fracasso um excelente trabalho de campo. No temos objetivo de aqui ensinar como fazer relatrios. Buscamos, atravs de conceitos j consagrados e pela prpria experincia, trazer aos profissionais de

10

auditoria, subsdios, que, em nosso entender, so abrangentes e podem ser enquadrados e observados na elaborao dos relatrios de auditoria, qualquer que seja a empresa. atravs do relatrio que o auditor vai mostrar o que foi examinado. nesse momento que a direo da empresa e os envolvidos na execuo das tarefas vo ser informados sobre o que pode ser melhorado. fundamental, portanto, que todo o trabalho de auditoria seja previamente planejado e estruturado, com concluses lgicas e eficientes. Essa responsabilidade cabe nica e exclusivamente ao auditor, que deve ter a prudncia de dizer as coisas certas, no momento certo. Muitas vezes, porm, o Auditor desperdia relatrios, apresentando os fatos de maneira desordenada e apresentando sugestes incompatveis s solues esperadas. Se o Auditor conseguir fazer com que seu relatrio seja facilmente compreendido por quem quer que leia, com toda certeza poder assegurar-se de que o seu produto vai ser aceito e que a alta direo da empresa saber valorizar e apreciar o seu trabalho. FINALIDADE Meio de informar o resultado de nossos trabalhos. Produto fornecido pelo auditor.

DEVE SER Cuidadosamente imaginado; Adequadamente planejado; Bem escrito.

DEVE CONTER Fatos constatados e de relevncia; Sugestes e recomendaes para melhoras efetivas; Procedimentos no observados; Comentrios do auditado.

PARA O AUDITOR SER O atestado de que notou a anormalidade e a comunicou. Uma imposio gerncia para que corrija a situao ou explique por que no a corrige. O relatrio bem escrito reduz o tempo de estudo, entendimento e discusso pela gerncia. O contato do auditor com a alta administrao deve causar boa impresso.

Fonte: Professor Ibraim Lisboa

11

TIPOS DE RELATRIOS Existem vrias formas para se definir os tipos de relatrios. No entanto, devemos considerar que o relatrio j , por si s, bastante complexo e que a designao de um tipo ou nomenclatura correta de nada vale se o contedo no estiver altura das necessidades da empresa. Porm, o Auditor deve ter estabelecido um sistema de emisso de relatrios que seja adequado ao momento ou situao, em que os fatos estejam ocorrendo ou forem apurados. Assim sendo, podemos dividir os relatrios em 5 tipos: 1) RELATRIOS FINAIS SINTTICOS So os que se resumem em uma simples e rpida forma de transmisso de fatos e exigem maior capacidade do auditor. Como o prprio nome j diz, o Relatrio Sinttico aquele que deve ser utilizado para informar a alta direo da empresa, de forma rpida e sucinta, sobre o que no vai bem ou necessita correo. Os gerentes dos departamentos de empresas so homens habituados s rpidas decises, possuindo grande capacidade de resolver problemas em poucas palavras. Por essa razo, somos da opinio de que os Relatrios Sintticos soa os de mais difcil elaborao, pois devem ter a propriedade de informar os fatos com poucas palavras e da forma mais abrangente possvel, sem que a omisso de um pequeno detalhe prejudique o objetivo principal. 2) RELATRIOS FINAIS ANALTICOS So os relatrios que devem levar aos setores auditados todas as informaes e detalhes permissveis boa soluo dos problemas, sem longas e infindveis relaes numricas e cifras que no levam a nada. Os fatos de menor relevncia podem ser encontrados nos papis de trabalhos, os quais podem ser gentilmente oferecidos pelo auditor , ou relacionados parte quando houver necessidade. O Relatrio Analtico o meio de comunicao que o auditor possui para se relacionar com todos os setores envolvidos nos trabalhos realizados. a forma de se comunicar com os funcionrios em nvel de execuo. Portanto, devem ser apresentados de maneira clara e simples. 3) RELATRIOS ESPECIAIS O prprio nome diz tudo. Em nosso entender, os Relatrios Especiais so aqueles que fogem do cotidiano. Podem ser tambm considerados Relatrios Confidenciais.

12

Entende-se por Relatrio Confidencial aquele que solicitado exclusivamente pelo diretor da empresa, e que tem interesse exclusivo sobre um determinado assunto. Exemplo: o diretor da empresa chama o gerente de auditoria (no qual deposita toda confiana) e pede para que seja observado um item ou um assunto que s a ele interessa. Os Relatrios Especiais so tambm aqueles que reportam as indesejveis fraudes de maneira reservada. 4) RELATRIOS PARCIAIS Durante as verificaes, o auditor muitas vezes se depara com fatos ou ocorrncias que devem ser levadas de imediato ao conhecimento da gerncia ou direo da empresa. bastante comum que durante os exames surjam problemas que exijam correes imediatas para que se evite a continuidade de falhas e haja tempo suficiente para elaborao do relatrio final. O Relatrio Parcial o recurso disponvel para essa finalidade. Ao efetuar uma auditoria no departamento pessoal, por exemplo, o auditor constata que uma determinada alquota da GRPS- Guia de Recolhimento da Previdncia Social, vem sendo calculada erroneamente. Ele deve imediatamente elaborar um Relatrio Parcial comunicando a situao existente e que deve ser corrigida. evidente que esse relatrio no ter a sobriedade e a mesma apresentao de um relatrio completo sobre a extenso do ocorrido, porm, atende a necessidade de solucionar o problema. O Relatrio Parcial pode ser apresentado em uma simples folha de papel de trabalho, devidamente identificada. O Relatrio Parcial tambm serve para comunicar alguma dificuldade ou qualquer tipo de ocorrncia que interfira diretamente no trabalho em execuo ou, que de uma forma ou de outra, possa estar relacionado com a atividade do auditor. 5) RELATRIOS VERBAIS Os mesmos conceitos dos relatrios escritos so aplicveis aos Relatrios Verbais, porm com uma fundamental diferena: no existe rascunho para ser corrigido antes da redao final. Em um relatrio escrito, o auditor pode reescrever pargrafos, mudar oraes e perodos, enfim, aprimorar o texto antes que esteja nas mos do destinatrio. No Relatrio Verbal, quando no h uma boa preparao, o auditor torna-se mais vulnervel e sujeito a expor condies desfavorveis a ele. muito importante considerar a diferena entre o que se fala e o que se escreve.

13

O Relatrio Verbal possui uma caracterstica que os distingue dos outros tipos de relatrios: muito mais rpido. O aspecto de maior importncia a ser considerado pela apresentao de um Relatrio Verbal, refere-se conduta do auditor para executar a tarefa. O auditor deve ser muito claro e objetivo, fazendo com que sua fala seja facilmente compreendida e assimilada, pois ao trmino de um Relatrio Verbal no existem fontes para serem consultadas sobre o que no ficou claro. Assim sendo, o Relatrio Verbal tambm deve ser previamente planejado e estruturado, pois o auditor tem que estar preparado para prender a ateno dos seus ouvintes, apresentando os fatos, recomendaes ou sugestes, devidamente fundamentadas para que haja o interesse comum em solucionar problemas. A QUEM ENVIAR O RELATRIO A distribuio de um relatrio varia em funo do tipo de auditoria e da organizao da empresa. EM GERAL ENDEREADO: 1) Ao diretor geral ou gerente geral. 2) Ao gerente responsvel pelas atividades sujeitas auditoria. 3) pessoa diretamente ligada s atividades que esto sendo examinadas. A cada nvel da administrao deve ser enviado um relatrio apontando as falhas das sees examinadas. Por exemplo: no exame da folha de pagamento so notadas as seguintes deficincias: 1) Constantemente so feitos pagamentos que excedem o valor lquido da folha; 2) Faltavam algumas declaraes de dependentes; 3) Para trs funcionrios selecionados, as dedues foram calculadas de forma incorreta; 4) Foram pagas gratificaes sem autorizao. ENVIAR RELATRIOS DISTINTOS AOS SEGUINTES SETORES: 1) Alta Administrao Pagamentos em excesso Gratificaes sem autorizao 2) Chefe do Departamento de Pessoal Falta de declarao de dependentes Dedues calculadas incorretamente Princpio Bsico

14

CONHEA QUEM IR LER O RELATRIO E A UTILIDADE DO RELATRIO PARA ELE. IDEALIZE E ESCREVA O RELATRIO EM FUNO DESTES PRINCPIOS. CONTEDO BSICO DO RELATRIO OBJETIVOS a. b. c. d. Identificao das reas auditadas. Perfil dos exames realizados. Data-base ou perodo auditado. Perodo em que foram realizados os exames.

RESULTADOS DOS EXAMES e. Fatos constatados e de relevncia. f. Informaes relativas aos fatos constatados. g. Descrio dos procedimentos estabelecidos e dos pontos no seguidos. CONCLUSES h. Opinio clara e concisa do auditor, suportada em fatos; i. Comentrios do auditado. RECOMENDAES j. Sugestes para melhorias efetivas. k. Informaes adicionais administrao. l. Redues de custos e/ou despesas. ORGANIZAO, DESENVOLVIMENTO E PLANEJAMENTO DO RELATRIO a. Relatrio deve ser uniforme; b. Os assuntos devem ser reunidos dando-se nfase aos aspectos principais; c. A exposio deve ser coerente e contnua, sem sofrer interrupes nos pargrafos e sem alterar os assuntos. Como planejar um relatrio com uniformidade, coerncia e nfase Atravs de um esboo, listando os tpicos ou itens que devam ser includos no relatrio, decida a ordem dos itens listados. Geralmente os principais itens so listados no inicio do relatrio. Reviso de esboo Foram includos todos os pontos importantes? Foram eliminados os pontos sem importncia? O agrupamento dos assuntos lgico?

15

Quando e como preparar o esboo QUANDO? O mais prximo da data em que os servios foram feitos.

COMO? Escreva sentenas curtas e objetivas; Separe as sees com letras de destaque; Use subttulos entre as sees; Deixe espao entre os pargrafos; A primeira sentena de cada pargrafo deve ser informativa; Use terminologia familiar; Evite pargrafos com excesso de nmeros; Use grficos, mapas ou quadros quando h muitos nmeros.

Os 3 Cs do Relatrio CLARO CONCISO CORRETO

O melhor meio de escrever relatrios pode ser sumarizado pelos 3 Cs a) Seja Claro use palavras que possam ser entendidas, evitando interpretaes erradas. b) Seja Conciso diga tudo que for importante, eliminando palavras desnecessrias. c) Seja Correto no somente as informaes, mas a escrita tambm deve ser correta.

16

DICAS PARA CONFECIONAR O RELTRIO DE AUDITORIA No relatrio de auditoria so mencionadas apenas as incorrees, deficincias, erros e possveis fraudes. No utilizado com o intuito de parabenizar ningum. Caso na visita, o Auditor no constatou ponto que merecesse destaque ser emitido um relatrio chamado de Carta de Visita, mencionando nesta que no houve nenhum comentrio. Portanto, o relatrio de auditoria, aos desavisados (maioria) soa como uma avaliao negativa ao seu trabalho, uma crtica, mas tem como objetivo salvaguarda das operaes da empresa e tem utilidade na maioria das vezes de tirar a responsabilidade do prprio setor pelo fato a Diretoria tem conhecimento e nada fez. 1 Discutir com o responsvel pelo setor auditado, os pontos que iro constar no relatrio Acabou o trabalho de auditoria, agora posso ir embora? No, depois de encerrados os procedimentos de auditoria, os pontos de ateno que iro constar no relatrio devem ser discutidos um a um com o responsvel do setor que est sendo auditado. uma questo psicolgica e muito importante, alm de dar cincia ao responsvel das incorrees, estas podero ser previamente ajustadas tornando a auditoria dinmica, Tambm se avalia o comportamento, sua concordncia ou no: a) se concordar com a incorreo relatada pelo auditor, a incorreo pode ser relatada tranquilamente; b) havendo discordncias, colocar as barbas de molho sobre os pontos controversos, ponderar as colocaes e verificar sua razoabilidade, mas manter a posio se o Auditor julgar necessrio e tiver firmeza (no pode relatar incorreo se no fundo no acredita se realmente houve) . s vezes um ponto no analisado e no considerado muito bem tira a credibilidade de outros pontos importantes. Quando o responsvel pelo setor auditado nos presta esclarecimentos sobre as incorrees encontradas, estaremos tambm avaliando o seu comportamento e certamente a discordncia ser reclamada. A partir da, poderemos fazer um novo juzo sobre o ocorrido. Por isso importante a presente anlise face discusso dos erros antes da emisso do relatrio. 2 Dvidas ao relatar determinado assunto Havendo dvidas se deve relatar ou no determinado assunto, trocar idia com um colega ou com seu gerente de auditoria. Cada ponto, por mais que irrelevante dever constar no relatrio desde que o Auditor tenha convico em sobre o assunto.

17

Caso 1: No nos foram apresentadas as folhas originais do extrato de conta corrente do Banco X. Ocorreu que o responsvel pelas transaes financeiras montava os extratos de conta corrente no Excel e vinha reiteradamente transferindo valores para a sua conta corrente. Caso 2 - No vem sendo conciliada a conta contbil diversos clientes (12110001-10). O pessoal do faturamento vinha a tempos fazendo festa (cachorro.) e desviando valores. O faturamento entrava em contato com os clientes, para depositarem o valor em outras contas correntes (metade do valor), o Contas a Receber baixava os valores, porm na Contabilidade no fechava com os relatrios. Como a conta no era conciliada contabilmente, apenas se descobriu o furo por suspeitas que o pessoal vinha trabalhar com carro importado e ganhava na poca 2 a 3 salrios mnimos. Ao Auditor cabe relatar as incorrees e no resolver a situao comentada. Nesse sentido, as mnimas coisas devem ser relatadas, pois ela a ponta do iceberg, mesmo quando reiteradamente vem sendo relatadas e a administrao nada faz. O relatrio isenta toda a responsabilidade do Auditor sobre o assunto, desde que esteja relatado. 3 Iniciar e fazer o relatrio na empresa auditada O relatrio pode ser iniciado na empresa, pois nessa ocasio o assunto est fresco na cabea e haver maior facilidade em escrev-lo. Ocorre muitas vezes que o Auditor realiza trabalhos em outras empresas e s depois de 20 ou 30 dias far o relatrio, fato que prejudica a qualidade do mesmo. 4 Documento solicitado e no entregue Quando o Auditor solicita determinado documento e o mesmo no entregue. * usar : No nos foi apresentado tal documento. * no usar: No existe tal documento. * motivo: Se ele for apresentado em uma fase posterior pelo responsvel pelo setor, fica uma situao delicada para o auditor que afirmou que o contrato no existia. O Auditor ser chamado a explicar o ocorrido e poder dizer: na ocasio da auditoria, o documento foi solicitado e no foi apresentado, a pode-se remeter a situao na desorganizao da empresa, qual o motivo da ocultao do documento", etc. Aqui cabe, tambm, um comentrio quanto aos papis de trabalho. O Auditor deve se munir de todas as provas possveis do que for constar no relatrio. Em uma visita de auditoria, foi constatado que um contrato envolvendo altos valores no estava devidamente assinado e j havia sido pago quase todas as parcelas a ele inerente. O Auditor tirou cpia do documento que estava sem assinatura. Porm, na reunio de apresentao do Gerente de Auditoria com a alta direo da empresa, o contrato foi apresentado assinado e ainda o responsvel pelo setor culpou o Auditor pelo mau servio. Como foi um assunto expressivo, o Auditor posteriormente verificando nos seus papis de trabalho apresentou o contrato sem assinatura. Houve uma

18

desconfiana, foi instaurado um processo interno para averiguar o assunto e descobriuse que o responsvel pelo setor j havia desviado milhes de reais. Por isso o que relatar deve ser feito com base em provas, principalmente em documentos que podem ser alterados, desde a sada do Auditor at a leitura do relatrio. 5 Descrever, detalhar, qualificar e identificar as incorrees Exemplo 1: No foi retido o IRRF sobre a NF do fornecedor X. Recomendamos efetua a reteno. Exemplo 2: No foi retido o IRRF sobre a NF 10, emitida pela empresa X, em 10/11/2006, no valor de R$ 2.000.00. Recomendamos que o setor de contas a pagar, antes de liberar o pagamento ao fornecedor, verifique se h incidncia dos impostos retidos, pois aps o pagamento no ser mais possvel a reteno, assumindo assim o nus do recolhimento sem a reteno conforme determina o art. 10, do Decreto 3.000/99. Consideraes No exemplo 1 ficam as perguntas: Qual nota fiscal? Qual a data? Qual o valor? Qual dispositivo legal que devo seguir? Se algum quiser checar o relato no vai ser possvel; lembre-se que na hora em que o relatrio lido no estar presente o auditor para explicar o que escreveu. Havendo dvida quanto clareza e conciso do relatrio, uma dica pedir para algum ler e verificar se o mesmo est inteligvel. O Diretor vai tomar uma providncia em funo do relatrio; ele dever ter subsdios claros para isso. O ponto poderia ficar assim: No procedimento a reteno do IRRF sobre as notas fiscais de servios de vigilncia, a ttulo de exemplo citamos: Data 05/06/07 08/06/07 10/07/07 NF 10 11110 180 Fornecedor A B C Valor NF 2.000,00 5.000,00 2.000,00 Vlr no retido 30,00 75,00 30,00

Recomendamos que o setor de contas a pagar, antes de liberar o pagamento ao fornecedor, verifique se h incidncia dos impostos retidos, pois aps o pagamento no

19

ser mais possvel a reteno, assumindo assim o nus do recolhimento sem a reteno conforme determina o art. 10, do Decreto 3.000/99. O Auditor no precisa mencionar todas as notas fiscais que no houve reteno, basta mencionar o procedimento incorreto, citar alguns exemplos e fazer as recomendaes. 6 O Auditor apenas audita, no de sua competncia efetuar a conciliao das contas No cabe ao auditor conciliar as contas, deve mencionar em relatrio que as contas contbeis no esto conciliadas Exemplo: Observamos divergncia entre saldo contbil da conta de fornecedores, em 31/12/2006 e o saldo do relatrio do contas a pagar , como demonstramos abaixo: Descrio Saldo Contbil Fornecedor X Saldo Relatrio Contas a Pagar Fornecedor X Diferena Valor R$ 1.510.000,00 1.450.000,00 60.000,00

Recomendamos conciliar os respectivos demonstrativos a fim de apurar as divergncias. 7- O relatrio no aponta pessoas culpadas mas sim procedimentos incorretos No mencionar nomes das pessoas nas incorrees. * usar: A DCTF relativa ao ms de janeiro/2007 foi preenchida incorretamente nos campos... * no usar: Joo dos Santos preencheu incorretamente a DCTF... Deve constar nomes para identificar a incorreo e no dizer de quem foi o erro: - A ficha de salrio-famlia do funcionrio Joo dos Santos no estava preenchida quando aos dados de seu filho. E no no seguinte caso: O responsvel pelo preenchimento das fichas de salrio-famlia, Tiago Martins, no est preenchido as fichas de salrio-famlia... 8- Citar o dispositivo legal quando possvel Exemplo 1: No foi retido o imposto de renda relativo s notas fiscais de servio de limpeza. A ttulo de exemplo citamos a NF 10, da empresa X, emitida em 30/06/2006, no valor de R$ 2.000,00 De acordo com o art..... da Lei n. ......../2002, deve ser retido o IRRF relativo aos servio de limpeza. 20

Recomendamos reter o IRRF, conforme determina a Lei n. ......../2002, com o intuito de evitar multas e no assumir o nus do recolhimento pela falta da reteno. Exemplo 2: Constatamos que a empresa no efetuou o recolhimento sobre a NF 10, da empresa X, emitida e 30/06/2006, no valor de R$ 2.000,00, relativo a servios de limpeza. Salientamos que a empresa dever reter o IRRF sobre servios de limpeza, no percentual de 1,5%, conforme determina o art..... da Lei n ......../2002, sendo dispensada a reteno de valores iguais ou inferiores a R$ 10,00. Exemplo 3: A empresa no vem retendo o IRRF sobre os servios de limpeza e conservao, como exemplo citamos notas fiscais sem a devida reteno: - NF 10, da empresa X, emitida e 30/06/2006, no valor de R$ 2.000,00; -........... Ressaltamos que o IRRF sobre servios de limpeza e conservao deve ser retido alquota de 1,5% sobre a nota fiscal conforme determina o art..... da Lei n ......../2002. 9- Auditor sabonete, quando o assunto no est pacificado pelos tribunais O Auditor no obrigado a saber de tudo, mas no pode ficar com o nus da responsabilidade pelo fato de no relatar determinado assunto que poder gerar uma contingncia passiva, mesmo que no se configura necessariamente uma incorreo. Muitas vezes, pelo que j notei, os Auditores so contratados para dizer o que est errado, no significa que necessariamente a empresa tome providncias. No cabe ao Auditor resolver os problemas, mas mencion-los no Relatrio de Auditoria. Ocorrem situaes em que o Auditor deve ser sabonete, ou seja, no dizer nem que sim nem que no, no omite o assunto da Diretoria mas jogaa responsabilidade para a prpria empresa (devolve a batata quente como pegou). Exemplo1: Constamos que a empresa vem excluindo o ICMS da base de clculo do PIS e da COFINS. Alertamos que o referido assunto ainda no est totalmente pacificado pelos tribunais, inclusive a votao est em andamento e no h uma definio da Suprema Corte. Recomendamos manter (viabilizar) um estudo jurdico especfico sobre o assunto, destacando quais os riscos em caso de fiscalizao, bem como o impacto presente e futuro no fluxo de caixa, com o intuito de criar um plano de contingncia em caso de autuaes fiscais.

21

Cabe administrao decidir sobre os riscos de sua atividade, porm esses ricos no devem comprometer a sade financeira da empresa a longo prazo. Estudo do caso: comum o setor tributrio consultar o Auditor sobre o assuntos controvertidos ou no pacificados, o Auditor por sua vez tambm detecta tal posio da empresa em suas revises tributrias, pois em uma autuao fiscal o valor ser significativo. Posicionar-se contra no o caminho (a no ser que seja uma aberrao), pode ser que a jurisprudncia torne-se favorvel. Omitir-se significa manter posio a favor. Pelo sim e pelo no, o Auditor menciona a possvel contingncia, assim quem na administrao que no sabia do risco ficou sabendo, e a auditoria no assume responsabilidade por omisso do assunto, deixando todos os riscos a cargo da empresa. Exemplo 2: A empresa no vem recolhendo o INSS sobre os prmios pagos aos funcionrios, por entender que uma verba indenizatria, como exemplo citamos a folha de pagamento do ms de junho de 2006, do funcionrio Paulo Henrique Lima. Pelo fato de haver controvrsia jurisprudencial sobre o exposto, recomendamos realizar, por escrito, uma consulta aos rgos da Receita Federal do Brasil sobre o assunto em tela. Estudo do caso: Em uma autuao do INSS, a empresa auditada em nada pode reclamar que a auditoria no avisou sobre o assunto, por outro lado joga toda a responsabilidade para a Diretoria. uma forma de tirar a presso do Auditor e pass-la para a prpria empresa. Consideraes: Se o Auditor no mencionar em relatrio, assume meia culpa por no ter alertado. Quando as coisas estouram, algum deve levar a culpa. A auditoria, atravs do relatrio fez o seu papel e informou a existncia de uma possvel contingncia que poder afetar a empresa. O Auditor no pode ser totalmente contrrio ao entendimento tributrio ou de qualquer rea da empresa, pois faz parte de qualquer atividade econmica assumir riscos. Porm, cabe ao Auditor alertar sobre a possibilidade da contingncia. Ao mencionar o fato, em relatrio, no toma posio nem contra nem a favor, mas no se omite, emite sua opinio alertando a alta Diretoria sobre o que est acontecendo (este seu dever). A empresa tem a liberdade para administrar seus riscos e contingncias. Fato que a empresa no pode reclamar que nunca foi avisado.

10 Justificar as recomendaes mediante idias lgicas Constatamos que as contas contbeis abaixo no estavam conciliadas at a data de nossa visita.

22

- Cheques devolvidos - Duplicatas a receber Recomendamos manter conciliadas as contas contbeis. A conciliao contbil um procedimento de controle interno com a finalidade de evitar fraudes, erros e ineficincias, bem como impedir a ocultao de incorrees e falcatruas. 11- Jarges de Auditoria Introduo ao ponto: Constatamos Examinamos Verificamos Averiguamos Observamos Analisamos

Observao: utilizar os jarges acima apenas quando no for possvel ir direto ao assunto. Recomendaes: Recomendamos Salientamos Sugerimos Ressaltamos Alertamos Lembramos

Para justificar as recomendaes: A fim de que Com o intuito Com o objetivo Objetivando Com vistas No sentido de De forma a Em funo de Visando 12- Usar sinnimos No repetir palavras no mesmo pargrafo. Para isso necessrio usar sinnimos: recorrer ao Aurlio ou at mesmo dicionrio do prprio Word, desde que a nova palavra no altere o sentido.

23

13 Reviso do Relatrio O relatrio deve ser revisado por pessoa que no o elaborou, exemplo: concordncia gramatical, ortografia, bem como o sentido geral do texto. No aconselhvel o relatrio ser revisado por quem o elaborou. PADRO GERAL PARA RELATRIOS DE AUDITORIA (Apenas exemplo, cada empresa deve estipular o seu padro) INTRODUO O presente trabalho tem por finalidade melhor orientar o auditor na elaborao do RELATRIO DE AUDITORIA, considerando, principalmente, a necessidade presente que estamos vivenciando de qualificar, desde o auditor, esse processo. Tem por objetivo, tambm, o de atribuir responsabilidades de forma mais adequada a quem de direito na execuo desses trabalhos e reduzir a ocorrncia de erros nas minutas dos relatrios de auditoria, as quais DEVEM SER CONSIDERADAS PELOS AUDITORES COMO PEAS DEFINITIVAS DOS TRABALHOS, E NO COMO RASCUNHOS SUJEITOS A REVISES E ACERTOS POSTERIORES por pessoal tcnico e no tcnico. O que nos levou elaborao desse material de forma escrita, cujo tema bastante salientado em nossa empresa (no dia-a-dia), foi a percepo de que o auditor tem esquecido, ou no est entendendo, que o relatrio o ELO DE COMUNICAO ENTRE A AUDITORIA E O CLIENTE E REPRESENTA O RESULTADO DOS TRABALHOS REALIZADOS. Portanto, deve ser bom e ter agilidade.

24

1. ESTRUTURA DO RELATRIO A estrutura do Relatrio de Auditoria, evidentemente, padro para todos os nossos escritrios, qual seja: 1.1 CONSIDERAES PRELIMINARES Todo o item 1 do relatrio ser dedicado s consideraes preliminares, as quais j so previamente formatadas. Existem dois tipos de consideraes preliminares pr-escritas: uma para trabalhos normais e outra para trabalhos especiais, conforme citamos: I - CAPA PADRONIZADA PARA AUDITORIA NORMAL ( razo social do cliente, de forma completa ) (Cidade - UF ) RELATRIO DE AUDITORIA N XX / (ano) (sntese do trabalho efetuado) Ex.: Acompanhamento Inventrio Fsico 1. CONSIDERAES PRELIMINARES Este relatrio abrange ......(citar a abrangncia do exame, ex: o acompanhamento do inventrio fsico......ou....a reviso das bases de clculo, informao e recolhimento do Imposto de Renda e Contribuio Social. Em cumprimento ao nosso contrato de auditoria independente nossas visitas foram realizadas durante o ms de .............de ............, no escritrio administrativo/contbil da entidade. Conduzimos os trabalhos segundo os padres usuais de auditoria aplicveis no Brasil, incluindo, sempre que necessrios, testes e exames sobre operaes, livros, registros, documentos, posies contbeis e controles subsidirios, na extenso e profundidade julgadas necessrias. Nossos exames foram realizados por critrios de amostragem, no sendo nossa pretenso apontar todas as circunstncias de um evento similar, estendendo-se nossas consideraes aos demais casos semelhantes no contemplados neste relatrio.

25

Relacionamos, a seguir, os itens julgados necessrios s circunstncias, os quais podem referir-se, de forma atualizada, a situaes constatadas e reportadas em relatrios anteriores. II- CAPA PADRONIZADA PARA AUDITORIA ESPECIAL

( razo social do cliente, de forma completa ) (Cidade - UF ) RELATRIO ESPECIAL DE AUDITORIA N XX / (ano) (sntese do trabalho efetuado) Ex.: Due Dilinge Cia Y 1. CONSIDERAES PRELIMINARES Em atendimento solicitao especial da administrao dessa empresa, a mesma foi visitada em.....(ms/ano aaaa).... para realizao de trabalhos especiais no ........(indicar o setor/departamento) , relativamente a ......(indicar o trabalho executado). Os trabalhos mencionados, por terem sido executados exclusivamente em atendimento solicitao especial referida, no devem ser vinculados aos servios de auditoria independente mantidos contratualmente com essa empresa. A execuo dos mesmos foi efetuada numa base de testes, compreendendo o exame das operaes e dos registros e posies contbeis e auxiliares respectivos, bem como as condies de controles internos existentes na ocasio. A seguir, apontamos os aspectos e situaes observadas e anotadas durante a execuo dos referidos trabalhos, os quais julgamos conveniente destacar, para informao e providncias julgadas necessrias.

26

1.2 NUMERAO DOS PONTOS Conforme mencionado anteriormente, todo o nmero 1 do relatrio ser dedicado s consideraes preliminares, variando a continuao (n 2 em diante) de acordo com a programao. Exemplo: PROGRAMAO: Ativo Circulante 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 ATIVO CIRCULANTE INSPEO FSICA DO CAIXA DOCUMENTOS DE CAIXA SALDO FICTCIO DE CAIXA DIFERENAS DE ESTOQUE CRITRIOS PARA APROPRIAO DESPESAS DIFERIDAS ETC........................

As letras de cada tpico so escritas apenas em maisculo, NUNCA usando-se aspas, sublinhar ou alguma outra salincia. Sempre que possvel, o item 2 deve ter a mesma identificao contida na capa do relatrio logo abaixo do seu nmero. Para manter o padro, tem-se procurado no estender muito o nmero de tpicos do relatrio.
Numerao dos comentrios (pontos) de relatrio acompanhar a seqncia de cada tpico, nunca com mais de dois nmeros, separados por um ponto; o primeiro nmero ser, sempre, o do tpico onde o ponto estiver inserido e o outro o do ponto propriamente dito. Exemplo:

2.1 CARIMBO DE PAGO 2.2 VALES EM CAIXA ............................ ............................ 2.20 DOCUMENTOS NO COFRE Nunca utilize numerao do tipo: 2.1.1, 2.1.2, 2.2.1

27

1.3 PONTOS DE RELATRIO - APRESENTAO Os pontos de relatrio devero ter sempre, obrigatoriamente, ttulos escritos apenas em letras maisculas, chamando a idia principal do comentrio. Iniciar com um pargrafo descrevendo o problema, aps citar exemplos (sempre que possvel) do fato e, por ltimo, conter recomendaes ou sugestes para aprimorar. NOTE-SE QUE, PARA ESCREVER O LTIMO PARGRAFO, O AUDITOR DEVE CONHECER A ORIGEM DE CADA PROBLEMA. Todos os itens do relatrio devero possibilitar a localizao posterior nos registros da empresa. Exemplos: X.x SALDO DE CAIXA Em 31/mai./xxxx, o boletim de caixa apresentava-se com um saldo de R$ 6.827,40, o qual estava correspondido contabilmente. Todavia, R$ 6.300,00 deste saldo estavam representados por vales concedidos aos diretores, conforme relacionamos: DATA DA CONCESSO 02/JAN/xx 07/JAN/xx 10/FEV/xx

NOME DO BENEFICIRIO LUIZ CARLOS SILVA ANTONIO COSTA JOS APARECIDO COSTA

VALOR EM R$ 1.900,00 2.300,00 2.100,00

Face ao exposto, recomendvel evitar a manuteno de saldo elevado de numerrio em caixa, isto , manter na composio do referido saldo exclusivamente numerrio em espcie, contabilizando nas contas apropriadas quaisquer outros valores ou documentos. Esta recomendao tem por objetivo garantir a manuteno adequada dos fundos de caixa, bem como resguardar a empresa de eventuais implicaes fiscais (Lei n _____ e artigos _____ e ______, do Regulamento do Imposto de Renda).

X.x ASSEMBLIAS GERAIS A assemblia geral que aprovou as demonstraes contbeis referentes ao exerccio encerrado em 31/dez./xx, bem como a eleio dos

28

membros do Conselho de Administrao no est transcrita no livro prprio. A assemblia foi realizada, estando pendente apenas a transcrio. Face ao tempo decorrido e em ateno ao disposto no artigo 130, da Lei n 6.404/76, sugerimos a agilizao do processo de transcrio. X.x LOCAL DE INSTALAO DO CAIXA Durante nossos trabalhos, observamos que a atual localizao do caixa no oferece a proteo necessria no que diz respeito a guarda, trnsito de numerrio (interna e externamente) e inacessibilidade de terceiros. Assim sendo, recomendvel que seja providenciado local adequado para instalao do caixa, propiciando, desse modo, maior segurana e proteo aos ativos disponveis da empresa. 1.4 FORMATAO DO RELATRIO

Considerando a necessidade de padronizao dos nossos relatrios e adequaes ao nosso papel timbrado, alguns cuidados so necessrios na formatao das fontes, margens e espaamentos, conforme segue: Margem Superior = 3,5 Margem inferior = 2,00 Margem Esquerda = 2,00 Margem Direita = 2,00 Medianizao= 0 cm Posio Medianizao = Esquerda Cabealho =2,5 Rodap = 1,00 Tipo de impresso ser normal A fonte padro arial 12. Estilo simples, sem itlico Espaamento simples entre linhas

29

2. ASPECTOS GERAIS A seguir, destacamos alguns tpicos para os quais julgamos conveniente chamar a ATENO dos auditores: 2.1 QUALIDADE TCNICA A responsabilidade pela qualidade tcnica dos relatrios de competncia exclusiva dos auditores e gerentes que os elaboraram e/ou revisaram, compreendendo-se como tal: a) b) c) d) e) f) g) Propriedade dos assuntos e sua fundamentao; Objetividade, clareza e conciso tcnica na exposio dos assuntos; Clareza na apresentao, em termos de perfeita legibilidade e compreenso; Cuidados com os aspectos gramaticais, evitando-se a m interpretao por erros de concordncia, acentuao, pontuao, etc.; Somas, clculos e valores devidamente conferidos e fechados entre si, nos casos de cruzamento dos mesmos entre as vrias peas dos relatrios; Correo das intitulaes e da numerao dos itens nos relatrios; e Outros aspectos que devam ser considerados quanto mais perfeita qualidade dos relatrios.

2.2 REVISO NO-TCNICA Os trabalhos de reviso dos relatrios so realizados nica e exclusivamente tendo em vista os aspectos de controle de qualidade da digitao e a reviso gramatical e sinttica do texto (acentuao, concordncia, pontuao, etc.). Portanto, no de responsabilidade do executor desses servios a reviso e eventuais correes, nos relatrios, de aspectos tcnicos de auditoria que, nas mesmas, venham a sair com incorrees, tais como: a) b) c) d) Aspectos envolvendo o contedo dos relatrios. Aspectos relativos a somas, cruzamentos ou fechamentos de valores. Aspectos que digam respeito estrutura dos relatrios (ttulos, numerao de itens, etc.). Quaisquer outros aspectos tcnicos que devam ser considerados. 30

Em resumo, somente pode ser atribuda responsabilidade ao pessoal de reviso pelas incorrees que possam ser caracterizadas, inequivocamente, como no provenientes de aspectos tcnicos de auditoria. ASSIM SENDO, SEJA AUDITOR CONSIGO MESMO, CONFIRA SEMPRE O QUE FIZER. 2.3 EVITANDO O ERRO Para efeito de cumprir um provrbio certo de nossa profisso O AUDITOR NO ERRA, citamos algumas dicas para serem observadas por ocasio da elaborao dos relatrios: a) Ter o cuidado de abordar no relatrio somente assuntos que possam ser adequadamente evidenciados. Sempre que possvel exemplificar nos pontos as situaes descritas; Evitar descrever no relatrio situaes e fatos obtidos verbalmente, cuja falta de comprovao posterior venha a colocar em dvida o trabalho do auditor; Conferir todas as somas e clculos constantes nos relatrios mesmo que se trate de informaes transportadas de planilhas eletrnicas; Efetuar cruzamentos e fechamentos de valores contidos nos relatrios. Ser prtico, coerente e objetivo, no ENFEITANDO seu relatrio. Pontos muito extensos tendem a ser cansativos e no sero proveitosos para o leitor. Lembremos que estamos apenas fazendo relatos e no um manual detalhado. Por outro lado, pontos muito curtos, mal elaborados, normalmente so pobres no tocante a caracterizao do assunto, deixando o leitor em dvida quanto a real extenso dos problemas abordados. O grande desafio saber estabelecer um equilbrio no desenvolvimento do ponto, normalmente um ponto padro tem 3 fases distintas: introduo do assunto, descrio das causas e efeitos e, se necessria, as recomendaes para a soluo da questo. f) Nunca abrevie nada, no coloque etc pessoas ou empresas incompletos. nem escreva nomes de

b)

c) d) e)

2.4 ERROS A SEREM EVITADOS

31

Mencionamos, a seguir, algumas observaes que foram feitas nas revises dos relatrios: a) Existe uma tendncia de apenas apontar o fato, sem maiores comentrios e/ou evidncias, e recomendar a regularizao sem expor qualquer fundamento tcnico ou legal. Por exemplo: Verificamos que a empresa no est apresentando Declarao do Imposto de Renda Pessoa Jurdica. Recomendamos providenciar. Constatamos que existem contas de fornecedores com saldos devedores. Recomendamos regularizar. No primeiro caso, existe a necessidade de expor as exigncias legais, inclusive o fato de que existe penalidade para tal omisso, e citar os fundamentos legais. Tal procedimento tem sido constatado com maior freqncia nos relatrios sobre os exames na rea contbil. Acreditamos que estas situaes sejam fruto dos trabalhos que esto sendo executados, pois, com raras excees, os exames tm se limitado aos aspectos dos documentos e/ou livros, descuidando-se do mais importante que so os procedimentos. No segundo caso, deveriam ser evidenciados os saldos, inclusive com a anlise dos motivos que causaram a anomalia citada, e fundamentada tecnicamente a recomendao. b) A sugesto recomendamos analisar e regularizar est se tornando muito comum. Esta expresso no deve ser utilizada, considerando os seguintes aspectos: Se no foi analisada, no h como sugerir a regularizao, uma vez que no se pode afirmar que tal se faz necessrio. O Auditor deve atentar para a anlise. Este procedimento lhe possibilitar identificar os motivos que esto causando as distores e/ou divergncias e, assim, tendo o registro dos fatos, ter um melhor embasamento para fazer recomendaes. Por vezes, por qualquer razo, no possvel proceder anlise, mas a sugesto de grande valia. Neste caso, devero ser expostos no relatrio, e bem fundamentados, os motivos que a impossibilitaram, ficando o auditor resguardado. c) Da mesma forma como mencionado no item precedente, existem muitos apontes de diferenas sem que se faa uma anlise dos procedimentos que as esto causando, limitando-se apenas a recomendar regularizao ou anlise e regularizao.

32

Quanto recomendao de analisar e regularizar, j foi devidamente abordada em pargrafo anterior. Quanto a recomendar a regularizao, gostaramos de alertar que o simples fato de existir uma diferena, num confronto de registros ou sistemas, no quer dizer que a empresa tenha que efetuar algum acerto. Alertamos, tambm, que mais importante atentar para os procedimentos que esto causando a diferena do que para o seu valor. d) Outras chaves que vm sendo utilizados com muita freqncia so: Constatamos que..., Observamos que..., Evidenciamos que..., Recomendamos que... Desta forma, devemos evitar o uso exagerado dessas expresses. Por exemplo: Constatamos que o livro Registro de Inventrio no se encontra escriturado para a data base..... Poderamos fazer diferente: O livro Registro de Inventrio no se encontra escriturado para a data base......... e) Evitar colocar a entidade como sujeito da frase, conforme exemplificamos: A empresa no est recolhendo o Imposto de Renda Retido na Fonte... Neste ponto temos que salientar que a empresa no executa nada, inerte. Nesse sentido temos que ter o cuidado de relatar de uma forma diferente, pode ser assim: No est sendo efetuado o recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte..... NO ESQUEA! O RELATRIO DE AUDITORIA A SUA CARA DENTRO DA EMPRESA, POIS ELE REPRESENTA O RESULTADO DO SEU TRABALHO. BONS RELATRIOS

33