Manual: Preservacin y conservacin de documentos digitales

JOS MANUEL BARRUECO

330

331

Captulo 7 Preservacin y conservacin de documentos digitales (Jos Manuel Barrueco) Preservacin y conservacin de documentos digitales: Introduccin Los creadores de documentos digitales y su papel en la preservacin Estrategias de preservacin digital Conservacin de los soportes Conservacin de los contenidos 330 332 333 334 336 338

P R E S E RVA C I N Y C O N S E RVA C I N D E D O C U M E N TO S D I G I TA L E S : INTRODUCCIN

A medida que entramos en la era electrnica de objetos digitales, es importante saber que hay nuevos brbaros en la frontera y que estamos entrando en una poca donde mucho de lo que sabemos hoy, mucho de lo que est codificado y escrito electrnicamente, se perder para siempre. Estamos, en mi opinin, viviendo en medio de la edad media digital. En consecuencia, igual que los monjes del pasado, le toca a bibliotecarios y archiveros hacerse cargo de la tradicin de conservar la historia y el patrimonio documental de nuestros tiempos Terry Kuny1 La informacin digital es intrnsecamente ms fcil de alterar que las tecnologas tradicionales de papel o microfilm. Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de unas tecnologas para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos. Adems se deterioran ms fcilmente haciendo que se pierdan los contenidos. A causa de la rapidez de los cambios tecnolgicos, el lapso de tiempo en que se deben considerar los problemas de preservacin y conservacin de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la produccin de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservacin de los mismos es mucho ms corto en el entorno electrnico que en el impreso. Por lo tanto, se plantea la necesidad de definir nuevas guas de buenas prcticas que satisfagan las necesidades y sean tiles para todos los grupos implicados en el proceso de generacin y distribucin de documentos electrnicos. En el presente captulo describimos a grandes rasgos el problema de la conservacin de los objetos digitales y damos una serie de recomendaciones a seguir por los productores de tales documentos y ms en concreto para los destinatarios de esta gua. La UNESCO ha reconocido la importancia del problema de la conservacin de los documentos electrnicos y por ello ha redactado la Carta para la preservacin del patrimonio digital 2 . En el artculo 3 de la misma se reconoce el peligro de prdida a que estn sometidos estos materiales y se afirma: El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rpida obsolescencia de los equipos y programas informticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad y los mtodos para su mantenimiento y conservacin y la falta de legislacin que ampare estos procesos. Los cambios en las conductas han ido a la zaga del progreso tecnolgico. La evolucin de la tecnologa digital ha sido tan rpida y onerosa que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar estrategias de conservacin oportunas y bien fundamentadas. No se ha comprendido en toda su magnitud la amenaza que pesa sobre el potencial econmico, social e intelectual y cultural que encierra el patrimonio, sobre el cual se edifica el porvenir. Y en el artculo 10, al establecer las funciones y atribuciones de cada elemento del ciclo de vida de los documentos, cabe destacar la siguiente: Alentar a las universidades y otras
332

instituciones de investigacin, pblicas y privadas, a velar por la preservacin de los documentos relativos a las investigaciones. En esta afirmacin estn directamente implicados los servicios de publicaciones universitarios por el carcter de distribuidores y difusores de la produccin cientfica de cada universidad. Si bien el problema de la preservacin digital es arduo y complicado, y en cuanto que los principales implicados en el tema de la conservacin son bibliotecas y archivos, es importante notar que los productores de documentos pueden facilitar la tarea desde el momento mismo del diseo de los documentos. El proceso de preservacin y archivo se hace de forma ms eficiente cuando se pone atencin en las cuestiones de consistencia, formatos, normalizacin y descripcin bibliogrfica en los primeros pasos del ciclo de vida de la informacin. Por ello, se enfatiza la importancia de considerar buenas prcticas de conservacin en todos los estados del ciclo de vida de gestin de la informacin: creacin, adquisicin, catalogacin, almacenamiento, preservacin y acceso. As, en el presente captulo nos centramos en una serie de recomendaciones bsicas a cumplir a la hora de disear documentos digitales para que puedan perdurar en el tiempo y sea fcil trasferirlos o convertirlos a otros formatos cuando el estado de la tecnologa lo requiera.

LOS CREADORES DE DOCUMENTOS DIGITALES Y SU PAPEL EN LA PRESERVACIN 3

Es un hecho contrastado que los esfuerzos de preservacin que se ponen en prctica cuando los problemas comienzan a aparecer sern posiblemente ms costosos, ms difciles de tratar y menos efectivos que aquellos esfuerzos que comienzan a aplicarse mucho antes4. Las organizaciones que tienen funciones tanto de creacin como de preservacin de objetos digitales han aprendido, de la experiencia, que el cuidado invertido al comienzo del proceso en el uso de estndares, documentacin, buenas gestiones de los ficheros y otras prcticas, luego se rentabiliza en unos menores requisitos de preservacin y mantenimiento. As, las organizaciones encargadas de la conservacin del patrimonio digital recomiendan participar en el proceso de creacin los documentos desde las etapas iniciales. Si bien, tradicionalmente, tanto creadores como usuarios finales de los documentos no han estado muy implicados en el proceso de archivo digital, es un hecho reconocido que los proveedores de servicios de publicaciones cumplen otros papeles adicionales en la cadena de informacin. As, adems de su papel principal como distribuidores o editores electrnicos, pueden proporcionar tambin archivos digitales como un servicio adicional a sus clientes. No obstante, el modelo econmico para el archivo digital no est claro porque est mezclado con el resto de servicios que proporcionan estos proveedores. Entre los ejemplos de distribuidores que proporcionan servicios de archivo tenemos: Ingenta, Lta. y High Wire Press. Tanto los editores comerciales como los universitarios estn implicados en el archivo de los documentos que producen de diferentes formas. Quizs los ms vocacionales sean las sociedades cientficas que consideran este papel como una parte integral de su misin dentro de la disciplina. Sin embargo, la viabilidad econmica a largo plazo de tal preservacin (a medida que el contenido del sistema crezca) se hace ms difcil.
333

ESTRATEGIAS DE PRESERVACIN DIGITAL

Si bien se han propuesto muchas estrategias de preservacin digital, ninguna de ellas es apropiada para todos los tipos de datos, situaciones o instituciones. A continuacin hacemos una descripcin de los puntos bsicos a seguir, comenzando por un vocabulario de trminos a tener en cuenta 5 . Conservacin . Es la parte de la gestin de documentos digitales que trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Si bien no hay un acuerdo en cuanto a la definicin de qu se considera conservacin a largo plazo, el lapso de tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio como para implicar cambios tanto en la tecnologa como en la comunidad de usuarios. Nuevas versiones de bases de datos, hojas de clculo y procesadores de texto se pueden esperar al menos cada dos o tres aos, con correcciones y actualizaciones incluso ms a menudo. En general, preservar la apariencia de un documento digital es difcil cuando se trata de texto, pero es casi imposible cuando se trata de entornos multimedia, donde hay una intensa interrelacin entre hardware/software y contenidos. Copias de seguridad. Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las estrategias de preservacin, las copias de seguridad en s mismas no son una tcnica de mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestin de prdida de datos debido a un fallo de hardware, bien debido a causas normales, bien a desastres naturales bien a destruccin malintencionada. En ocasiones, se combina con almacenamiento remoto de tal forma que el original y las copias no estn sujetas a los mismos eventos desastrosos. Las copias de seguridad deberan ser consideradas la estrategia de mantenimiento mnima para incluso los materiales ms efmeros y con menos valor que dispongamos. Actualizacin. Se refiere a la copia de informacin digital de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningn cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo). Metadatos. En el captulo seis de esta gua ya hemos hablado extensamente sobre la tipologa y necesidad de los metadatos. Tambin en el momento de la conservacin existe un consenso entre los expertos6 al afirmar que es una buena prctica la creacin de metadatos en el momento mismo de la produccin de los documentos o, como mnimo, crear unos metadatos bsicos que luego sern aumentados en la fase de catalogacin e identificacin. Adems de los metadatos dirigidos a describir el objeto digital y permitir as su recuperacin, existen los metadatos dirigidos a la conservacin del material. Los metadatos de conservacin describen los medios para proporcionar acceso a los datos, junto con aquellos elementos de metadatos requeridos para gestionar los procesos de conservacin. La informacin que se necesita para compilar unos metadatos destinados a la conservacin habitualmente se divide en dos clases [en lnea con lo establecido en el Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)]7: Informacin sobre el contenido, consistente en detalles sobre la naturaleza tcnica del objeto que indica al sistema cmo representar los datos con un tipo especfico y un formato. A medida que las tecnologas de acceso cambian, estos metadatos de representacin tambin cambian y necesitan ser actualizados.
334

Informacin descriptiva para la conservacin, consistente en otra informacin necesaria para la gestin y uso de los objetos a largo plazo, incluyendo identificadores y detalles bibliogrficos, informacin sobre los propietarios del objeto, gestin de derechos de acceso, historia, contexto incluyendo la relacin con otros objetos y la informacin sobre la validacin de los formatos. Obviamente algunos de estos metadatos pueden referirse a otros objetos tales como herramientas de software y especificaciones de formatos que deben a su vez ser conservados. La naturaleza interdependiente de los materiales digitales significa que los programas de conservacin a menudo necesiten gestionar redes de objetos digitales enlazados junto con sus metadatos. An no existen estndares aceptados que definan esquemas de metadatos destinados a la conservacin, por lo tanto las instituciones interesadas tendrn que elegir entre aceptar (y posiblemente adaptar) alguno de los modelos que estn siendo usados por otros o bien disear un esquema propio (bien sea como una solucin completa de futuro o uno intermedio de carcter mnimo hasta que surja alguna norma que lo sustituya). Un problema aadido aqu est en que la creacin de metadatos no est suficientemente integrada en las herramientas de creacin de estos objetos para confiar solamente en el proceso de creacin. A medida que los proveedores de software comiencen a incorporar XML y arquitecturas RDF (Resource Description Framwork) en sus procesadores de texto y bases de datos, la creacin de metadatos como parte integrante del proceso de creacin ser considerablemente ms fcil. Preservacin de la tecnologa. Se basa en la preservacin del entorno tcnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata ms de un tipo de estrategia de recuperacin despus de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservacin adecuada. Ofrece el potencial de tratar con la obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos soportes no se han deteriorado ms all de su legibilidad. Puede aumentar el acceso a soportes y formatos de ficheros obsoletos, pero en ltima instancia es un callejn sin salida, pues ninguna tecnologa puede mantenerse funcional de forma indefinida. Esta estrategia no puede ser llevada a cabo por una institucin a ttulo individual debido a los altos costes que puede suponer tanto en equipamiento como en personal. Migracin. Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnologa a otra, tanto si se trata de hardware como de software, conservando las caractersticas esenciales de los datos. Esta definicin captura la esencia y la ambigedad de la migracin. En algunas ocasiones se utiliza como sinnimo de actualizacin, pero migracin representa un concepto mucho ms rico y amplio que actualizacin. Se tratra de un conjunto de tareas organizadas destinadas a conseguir la transferencia peridica de materiales digitales desde una generacin tecnolgica a la siguiente. El propsito de la migracin es preservar la integridad de los objetos digitales y mantener la posibilidad por parte de los usuarios de recuperar, visualizar y utilizarlos en una perspectiva de constante cambio tecnolgico. La migracin incluye la actualizacin como un medio de conservacin digital pero difiere de ella en el sentido de que no siempre es posible hacer una copia digital exacta de un objeto digital cuando el hardware y el software cambian y adems deben mantener la compatibilidad del objeto con la nueva generacin de tecnologa. Si bien las empresas desarrolladoras de software proporcionan estrategias de migracin o compatibilidad hacia atrs para algunas generaciones de sus productos, esto puede no ser verdad
335

ms all de dos o tres generaciones. No obstante, la migracin no se garantiza para todos los tipos de datos y se convierte en particularmente poco fiable si el producto de informacin ha utilizado complicados componentes o caractersticas de software. En estos casos no suele haber compatibilidad hacia atrs y si la hay lo que se produce es una prdida en la integridad de los contenidos. Utilizacin de estndares. Se puede afirmar que la utilizacin de estndares es al software lo que los soportes perdurables son al hardware. Se trata de buscar una forma de codificar y formatear los objetos digitales adhierndose a estndares reconocidos y favorecindolos en lugar de los ms esotricos y menos soportados. Presupone que tales estndares perdurarn y que los problemas de compatibilidad que resulten de la evolucin del entorno informtico (aplicaciones, sistemas operativos) sern solventados debido a la continua necesidad de acomodar la norma dentro de los nuevos entornos. Por ejemplo, si JPEG2000 se convierte en un formato ampliamente utilizado, el elevado nmero de usuarios garantizar que el software para codificar y visualizar imgenes JPEG2000 se actualizar para responder a las necesidades de nuevos sistemas operativos, etc. Emulacin. La emulacin encapsula el comportamiento del software o hardware junto con el objeto digital mismo. Est siendo considerada como una alternativa a la migracin. Por ejemplo, un documento en MS Word 2000 podra llevar incorporados metadatos que informaran sobre cmo reconstruir el documento y el propio entorno del software al nivel ms bajo de bits y bytes. Una alternativa a la emulacin documento a documento, es la creacin de un registro que identifique unvocamente entornos de hardware y software y proporcione informacin sobre cmo recrear dicho entorno para preservar el uso del objeto digital. En estos momentos no existe ningn sistema que proporcione documentacin exhaustiva y la informacin de emulacin requerida para que este modelo sea funcional, particularmente para permitir a un archivo tratar con la variedad de viejas tecnologas. Almacenamiento. El almacenamiento es a menudo tratado como un estado pasivo en el ciclo de vida, pero los soportes de formatos de almacenamiento van cambiando. La solucin ms comn a este problema de cambiar los medios de almacenamiento es la migracin a nuevos sistemas de almacenamiento. Esto es caro y siempre est presente el problema de la prdida de datos o problemas con la calidad cuando se realiza la transformacin. Establecer algoritmos para comprobar la exactitud e integridad de la migracin es extremadamente importante.
CONSERVACIN DE LOS SOPORTES

La naturaleza del medio fsico en el cual los datos digitales estn almacenados presenta uno de los mayores retos a la conservacin del contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, su a menudo rpida obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradacin fsica. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razn ms habitual que provoque un fallo prematuro en los medios. La moderacin de la temperatura y la humedad son dos acciones que se sabe alargan la vida til de muchos soportes de almacenamiento pero el sistema de conservacin de soportes debe tener las capacidades adecuadas incluyendo: Suficiente capacidad de almacenamiento. Aunque esta capacidad puede ser aadida en cualquier momento es importante tener en cuenta que el sistema debe tener
336

espacio suficiente para almacenar los datos previstos durante todo el ciclo de vida de los mismos. El sistema debe ser capaz de duplicar los datos a medida que sea requerido sin prdida de informacin y manteniendo la consistencia e integridad de los documentos, as como transferir los datos a un nuevo soporte con las mismas condiciones. Control de errores: algn nivel de control de errores es normal en todos los sistemas informticos de almacenamiento. Dado que los documentos deben ser almacenados por largos perodos y a menudo con muy poco uso por parte de personas, el sistema debe ser capaz de detectar cambios o prdida de datos y tomar las acciones apropiadas. Las opciones disponibles en este momento de soportes a largo plazo incluyen: Disco magntico: permite un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de modificarlos y una capacidad de almacenamiento superior a los 200 Gb y en constante incremento. Su vida til estimada se sita en torno a los cinco aos. Cinta magntica: el acceso a los datos es lineal con lo cual es ms lenta la bsqueda y localizacin de los mismos. En general no permite modificacin de los datos, sino la reescritura de los mismos. La vida til y la capacidad de almacenamiento es similar a los discos magnticos. Discos pticos (CD y DVD): permiten un acceso aleatorio y en algunos casos la modificacin de los datos. Su vida til es mayor que en los casos anteriores variando desde los cinco a diez aos de los productos con menos calidad a varias dcadas para los de mayor calidad. Mantenimiento, soporte y programas de reemplazamiento. Los componentes del sistema deben ser reemplazados cada pocos aos. Los elementos de hardware normalmente tienen una vida til de en torno a los cinco aos antes de que el soporte tcnico pueda ser difcil de obtener. Los soportes de almacenamiento tambin necesitan una actualizacin regular (reescribir los datos) y un reemplazamiento peridico por nuevos soportes. La necesidad de reemplazar los sistemas de almacenamiento implica costes recurrentes, que cubran el equipo propiamente dicho as como el proceso de transferencia de los datos que preceden y siguen a la instalacin de los equipos. Tales costes deben ser tenidos en cuenta en los presupuestos a largo plazo. Transferir los datos a nuevos soportes de forma peridica. Los sistemas de almacenamiento descansan en una segura y completa rplica de los datos ms que en alargar la vida til de los soportes. Los datos deben ser copiados de soporte a soporte para evitar el impacto del deterioro de los materiales. A medida que nuevos tipos de soportes prueban su utilidad para el almacenamiento, los datos deben ser transferidos desde los soportes ms antiguos. Esto debe realizarse antes de que los componentes de hardware o software necesarios para acceder a los datos sean retirados. La planificacin de la transferencia de los datos es un reto para la gestin de la conservacin cualquiera que sea el sistema usado. Por ejemplo, un pequeo archivo con una utilizacin limitada que almacena los datos en CD, debe mantener un seguimiento de la edad y la situacin en que se encuentran los mismos, as como tener presente que en algn momento la tecnologa de CD deber ser reemplazada digamos, por ejemplo, por DVD. Establecer condiciones de almacenamiento y manejo apropiadas. Los soportes de almacenamiento digital deben ser almacenados en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro natural. El principal riesgo para los soportes es la excesiva humedad y
337

temperatura, suciedad u otras particularidades que puedan entorpecer el acceso a los datos, y en el caso de soportes pticos, la luz que puede daar los datos inscritos. Las cintas magnticas en la actualidad estn protegidas de tal forma que el borrado accidental debido a su exposicin a un campo magntico no suele ser un grave problema. Tales cintas pueden ser utilizadas como sistema de almacenamiento digital. Normalmente se las dispondr en una sala acondicionada con una temperatura controlada y una humedad relativa establecidas entorno a los 18 grados centgrados y 40% respectivamente, un flujo continuo de aire limpio con una limpieza diaria que evite la acumulacin de polvo y basura. Estas condiciones no deben fluctuar ms de dos grados y un 10% de humedad relativa en un perodo de 24 horas. Los soportes pticos tales como los CD deben ser almacenados en unas condiciones similares, incluyendo adems una estancia semioscura para limitar su sensibilidad a la luz. Si bien se ha afirmado que las temperaturas extremadamente bajas, en torno a los cero grados, pueden ser perjudiciales para los soportes, esto no ha sido demostrado. Por otro lado, tambin pueden ayudar otros factores relativos al control del medio ambiente en que se almacena los objetos. Como bsicos podramos sealar: Mantener una temperatura en torno a los 20 C. Mantener la humedad relativa en torno al 40%. Evitar las oscilaciones rpidas o prolongadas de temperatura y humedad. Evitar la exposicin a campos magnticos y a fuentes de humos. Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento, as como el fumar. Almacenar los medios de forma vertical. Utilizar siempre las cajas originales. No abrir las cajas que protegen las cintas. Evitar la suciedad. Mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estn usando. No tocar la superficie de los soportes, por ejemplo la cara grabable de los CD. Los CD deberan marcarse slo en la parte superior y utilizando marcadores adecuados. No dejar los soportes en los aparatos de visualizacin cuando no se estn usando. Polticas de redundancia y copias de seguridad: la importancia de la duplicacin y las copias de seguridad no pueden ser desdeadas, son fundamentales en todos los programas de conservacin como un seguro bsico contra el deterioro o prdida si slo existiera una nica copia. Si bien almacenar mltiples copias de los mismos datos ofrece alguna proteccin contra los fallos, los programas de conservacin deben tambin considerar el riesgo de una situacin catastrfica tal como incendios, inundaciones, etc., que pueda daar todas las copias existentes en un mismo lugar. Almacenar copias en diferentes lugares es un requisito bsico. Planificacin contra los posibles desastres: deben disearse planes de recuperacin de datos tras una situacin de fallo que son estndares en las tecnologas de la informacin. Los planes deben incluir situaciones hipotticas de recuperacin de datos a partir de soportes daados, pero la recuperacin de datos es cara e incierta y debera ser vista como una alternativa poco satisfactoria a la correcta recuperacin a partir de copias de seguridad.
CONSERVACIN DE LOS CONTENIDOS

Como ya se ha sealado, el proceso de conservacin de objetos digitales afecta a todos los elementos presentes en el ciclo de vida de los mismos. Desde el punto de vista de
338

los productores es importante tener en cunta las siguientes recomendaciones en el momento del diseo de los documentos: Se deberan elegir unos soportes adecuados, que estn respaldados por una comunidad de usuarios amplia as como por la industria del software o hardware y que por consiguiente se asegure una supervivencia suficiente para permitir que los datos sean transferidos a otros soportes, ya sea por el productor o por la institucin encargada de la conservacin. Se deberan escoger unos formatos de ficheros y estndares apropiados. A no ser que haya razones poderosas para actuar de otra forma se deberan utilizar formatos de ficheros que estn ampliamente adoptados y que sigan estndares bien definidos. En general, los datos en formatos simples, que utilicen cdigo abierto, no propietario, son ms fciles de conservar (aunque algunas aplicaciones propietarias alcancen una difusin tal que puedan ser aceptadas como un estndar industrial, especialmente si sus especificaciones son publicadas como por ejemplo el formato PDF Portable Document Format). Los materiales publicados en lnea para acceso pblico deberan ser legibles por los visualizadores ms comunes. Debera tenerse en cuenta, tambin, el estructurar los documentos en un formato estndar y fcilmente reconocible tal como XML. No es suficiente con elegir un formato normalizado y despus usarlo de una forma no normalizada: deberan ser implementados cumpliendo con su especificacin y, si es necesario, validarlos para eliminar cualquier elemento que en el futuro pudiera complicar la conservacin. As, siempre que se utilice XML o HTML, es importante validarlos para asegurar que los documentos producidos cumplen la norma. El sistema de nombres utilizado para identificar los ficheros debera ser consistente y no ambiguo. A los ficheros disponibles en la Red deberan asignrseles identificadores que permitieran su localizacin independientemente del lugar donde se encuentren. Existen varios esquemas para la identificacin permanente de objetos digitales que estn utilizndose en diferentes sectores, aunque ninguno ha alcanzado una aceptacin universal. El DOI (Identificador de Objetos Digitales), utilizado por los editores comerciales para gestionar el acceso y los derechos de copia sobre los documentos es quizs el ms ampliamente utilizado. Los creadores deberan proporcionar metadatos de calidad para sus documentos, utilizando alguno de los esquemas existentes tales como MARC o, preferiblemente, Dublin Core o alguno de los definidos para sectores o comunidades concretas. Como ya hemos mencionado, es importante aadir elementos que describan la naturaleza tcnica de los objetos digitales, qu se requiere para acceder a ellos, as como cualquier cambio en estos detalles a lo largo de su ciclo de vida. Esta informacin se necesitar para la gestin de la conservacin de los mismos. Las copias mster destinadas a ser conservadas deberan ser gestionadas de forma independiente de aquellas destinadas a la difusin. Los ficheros y sistemas deberan estar completamente protegidos de posibles deterioros o prdidas mediante la adopcin de buenas prcticas de medidas de seguridad y por el establecimiento de polticas de copias de seguridad incluso para el almacenamiento a corto plazo. Se debera formar y motivar a todo el personal que trabaja con documentos digitales. Igualmente se deberan crear los oportunos manuales de procedimientos que marcaran los flujos de trabajo en la creacin de documentos.
339

Como pasos iniciales para mantener el acceso se podra incluir mantener todo el software necesario para garantizar el acceso as como cualquier software especializado. Esto no ser una estrategia efectiva a largo plazo pero puede ser necesaria en el corto plazo. Es importante tambin evaluar los materiales digitales, decidir por cuanto tiempo deberan ser mantenidos y por quin de acuerdo con la poltica de la institucin.

KUNY, Terry, The digital dark ages? Challenges in the preservation of electronic information. International Preservation News, 1998, no. 17, (en lnea). http://www.ifla.org/VI/4/news/17-98.htm#2 (Consulta: 26 de agosto de 2004).
1

UNESCO, Carta para la preservacin del patrimonio digital, 2003. (en lnea). http://www.r020.com.ar/enlaces/ir.php?ir_id=665 (Consulta: 26 de agosto de 2004).
2

HODGE, Gail; CARROL, Bonnie C, Digital electronic archiving: the state of the art and the state of the practice. International Council for Scientific and Technical Information, 1999. (en lnea). http://www.armamar.org/gwdc/GWDC_Digital_Electronic_Archiving_Report.htm (Consulta: 26 de agosto de 2004).
3

NATIONAL LIBRARY OF AUSTRALIA, Guidelines for the preservation of digital heritage,. 2003. (en lnea). http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071e.pdf (Consulta: 26 de agosto de 2004).
4

CORNELL UNIVERSITY LIBRARY, Digital preservation management: implement i n g s h o r t - t e r m s t r a t e g i e s f o r l o n g - t e r m p r o b l e m s , 2 0 0 3 ( e n l n e a ) . http://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/ (Consulta: 26 de agosto de 2004).
5

HODGE, Gail M, Best practices for digital archiving. Journal of Electronic Publishing. Vol .5, no. 4. (en lnea) http://www.press.umich.edu/jep/05-04/hodge.html (Consulta: 28 de mayo de 2004).
6 7

Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) (en lnea). http://www.rlg.org/longterm/oais.html (Consulta: 26 de agosto de 2004).

340