Manual de Operaciones para convenios con terceros

Tabla de contenido
Manual de Operaciones para convenios con terceros........................................................................ 1 Introduccin ........................................................................................................................................ 3 Empresas ............................................................................................................................................. 4 Ina ................................................................................................................................................... 4 Informacin general de la empresa ............................................................................................ 4 Informacion de contacto ............................................................................................................. 4 Procedimiento general para facturar .......................................................................................... 4 Requisitos al afiliado ................................................................................................................... 4 Ceniap.............................................................................................................................................. 6 Informacin general de la empresa ............................................................................................ 6 Informacin de contacto ............................................................................................................. 6 Procedimiento general para facturar ............................................Error! Bookmark not defined. Requisitos al afiliado .....................................................................Error! Bookmark not defined. Produvisa ......................................................................................................................................... 7 Informacin general de la empresa ............................................................................................ 7 Informacion de contacto ...............................................................Error! Bookmark not defined. Manpa ............................................................................................................................................. 8 Informacin general de la empresa ..............................................Error! Bookmark not defined. Informacion de contacto ............................................................................................................. 8 Cajas de Ahorros ................................................................................................................................. 9 Cafinia.............................................................................................................................................. 9 Informacin general de la caja de ahorros ................................................................................. 9 Informacin de contacto ............................................................................................................. 9 Procedimiento general para facturar ............................................Error! Bookmark not defined. Requisitos al afiliado ................................................................................................................... 9 Copia de contrato ..........................................................................Error! Bookmark not defined. Canaobre ....................................................................................................................................... 10

Informacin general de la caja de ahorros ............................................................................... 10 Informacin de contacto ........................................................................................................... 10 Procedimiento general para facturar ............................................Error! Bookmark not defined. Requisitos al afiliado .....................................................................Error! Bookmark not defined. Copia de contrato ...................................................................................................................... 10 CICPC ............................................................................................................................................. 11 Informacin general de la caja de ahorros ............................................................................... 11 Informacin de contacto ........................................................................................................... 11 Procedimiento general para facturar ............................................Error! Bookmark not defined. Requisitos al afiliado .....................................................................Error! Bookmark not defined. Administradoras de Seguros y Seguros ............................................................................................. 12 Amazonas Dental .......................................................................................................................... 12 Informacin general de la administradora de seguros ............................................................. 12 Informacin de contacto ........................................................................................................... 12 Procedimiento general para facturar ........................................................................................ 12 Requisitos al afiliado ................................................................................................................. 13 Copia de contrato ...................................................................................................................... 13 Univista.......................................................................................................................................... 14 Informacin general de la administradora de seguros ............................................................. 14 Informacin de contacto ........................................................................................................... 14 Procedimiento general para facturar ........................................................................................ 14 Requisitos al afiliado .....................................................................Error! Bookmark not defined. Copia de contrato ..........................................................................Error! Bookmark not defined. Mdicos especialistas ........................................................................................................................ 17 Maria Elena Cruz ........................................................................................................................... 17 Informacin general del especialista y tipo de convenio .......................................................... 17 Informacin de contacto ........................................................................................................... 17 Copia de los documentos .......................................................................................................... 17 Mariela Hernndez ........................................................................................................................ 17 Informacin general del especialista y tipo de convenio .......................................................... 17 Informacin de contacto ........................................................................................................... 17 Copia de los documentos .......................................................................................................... 17

Introduccin
El presente documento tiene como finalidad reunir toda la informacin y procedimientos a llevar a cabo con empresas y persona con las cuales Opticos Mara, C.A. tiene convenios de atencin visual para prestar servicios a sus clientes y poder as ofrecer una excelente calidad visual. Este documento estar en continua actualizacin para poder reunir la mayor cantidad de informacin necesaria de cada uno de los convenios realizados. La responsabilidad del mantener actualizado este documento recae sobre los directores y encargados de tiendas y/o operativos y podrn ser tomado en cuenta a la hora del calculo de comisiones de ventas y cobranza de las jornadas de salud visual y convenios. Se plantea una vez terminado el primer borrador de este documento implementar un modulo en el sistema de facturacin de la tienda para llevar estos datos mejor organizados.

Empresas
INIA
Informacin general de la empresa INIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrcolas Esta empresa, que pertenece al sector pblico, fue sugerida por el Sr. Ovidio Lujan, quien es buen allegado del Ing. Miguel Bautista. Hasta los momentos el Sr. Lujan ha desempeado un importante rol en la organizacin de jornadas de salud visual dentro de la institucin as como en las gestiones de cobranzas de los afiliados. Cabe destacar que esta empresa cuentas con las cajas de ahorros Cafinia para el personal empleado y Canaobre para el personal obrero. Informacin de contacto La sede principal nacional de INIA se encuentra via al Limon, despus de la Onidex. Esta sede es mejor conocida como Gerencia. Telfonos Ovidio Lujan: 0414-0499906

Contacto inicial con el cliente Los clientes son referidos directamente del INIA a la tienda, esta debe identificarse como tal y sern atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmolgica debe solicitar la cita segn el procedimiento de consultas oftalmolgicas. Procedimiento general para facturar Para la facturacin de trabajos hay que llenar adecuadamente los datos solicitados en el anexo 1 y juntos con los dems requisitos, especificados abajo, consignarlos ante el Sr. Lujan para chequear que efectivamente el cliente en cuestin pertenece a la organizacin. Una vez obtenida la autorizacin se procede a facturar, enviar al laboratorio el trabajo (si aplica), y entregar la mercanca. Procedimiento para establecer convenio de descuento en nomina con el trabajador En caso de que la factura sea menor o igual a Bs. 2.800,00 se le dar un crdito no mayor a tres meses, con descuentos en nomina segn su frecuencia de pago (semanal o quincenal). En caso de que la factura sea mayor a Bs. 2.800,00 el cliente podra solicitar una prorroga mayor de tiempo de crdito, en cuyo caso el tiempo de crdito no debe exceder a los 4 meses.

Requisitos a solicitar al trabajador Copia de recibo de pago (no mayor a 2 meses de antigedad). Copia de la Cedula de Identidad.

Anexo 1 debidamente llenado y firmado por el interesado y sellado por Opticos Mara, C.A.

Procedimiento de consignacin de documentos ante el INIA Se debe enviar un copia simple de todos los requisitos junto con la copia de la factura al Sr. Lujan quien debe devolver una copia sellada y firmada del anexo 1 para control interno.

Ceniap
Informacin general de la empresa Es el centro de investigaciones de Inia. Mantiene una razn social y administracin aparte de Inia. Se hizo convenio econmico con ellos para cubrir las necesidades de ciertas personas que se acercaron en el momento que se le hacia jornada de salud visual a Inia. La mayor parte de sus trabajadores son obreros y tambin pertenecen a la caja de ahorros Canaobre. Informacin de contacto La sede principal de Maracay se encuentra dentro de las instalaciones de la Universidad de Carabobo en la Av. Jose Casanova Godoy. Ovidio Lujan: 0414-0499906 Contacto inicial con el cliente Los clientes son referidos directamente del Ceniap a la tienda, esta debe identificarse como tal y sern atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmolgica debe solicitar la cita segn el procedimiento de consultas oftalmolgicas. Procedimiento general para facturar Para la facturacin de trabajos hay que llenar adecuadamente los datos solicitados en el anexo 1 y juntos con los dems requisitos, especificados abajo, consignarlos ante el dpto. de Recursos Humanos del Ceniap para chequear que efectivamente el cliente en cuestin pertenece a la organizacin. Una vez obtenida la autorizacin se procede a facturar, enviar al laboratorio el trabajo (si aplica), y entregar la mercanca. Procedimiento para establecer convenio de descuento en nomina con el trabajador En caso de que la factura sea menor o igual a Bs. 2.800,00 se le dar un crdito no mayor a tres meses, con descuentos en nomina segn su frecuencia de pago (semanal o quincenal). En caso de que la factura sea mayor a Bs. 2.800,00 el cliente podra solicitar una prorroga mayor de tiempo de crdito, en cuyo caso el tiempo de crdito no debe exceder a los 4 meses.

Requisitos a solicitar al trabajador Copia de recibo de pago (no mayor a 2 meses de antigedad). Copia de la Cedula de Identidad. Anexo 1 debidamente llenado y firmado por el interesado y sellado por Opticos Mara, C.A.

Procedimiento de consignacin de documentos ante el Ceniap Se debe enviar un copia simple de todos los requisitos junto con la copia de la factura al dpto. de Recursos Humanos del Ceniap quien debe devolver una copia sellada y firmada del anexo 1 para control interno.

Produvisa

Informacin general de la empresa: Una empresa de tradicin, dedicada a la fabricacin de envases de vidrio de alta calidad, y orientada a la conservacin del medio ambiente ya que su proceso productivo est comprometido con el uso responsable de los recursos naturales.... El convenio de pago ser por nomina o por caja de ahorro. Informacin de contacto Persona de contacto doctora EUNICE DE SOUSA, Jefa del departamento servicio medico Correo: eunicedesousa72@hotmail.com Tef: 0244-252-17-54

Manpa C.A.
Informacin general de la empresa La historia de nuestra empresa data de 1912 cuando un grupo de hombres de negocio venezolanos fund la compaa C.A. FABRICA DE PAPEL DE MARACAY (FPM), a orillas del Lago de Valencia en el Estado Aragua, Venezuela. Sin embargo, MANUFACTURAS DE PAPEL C.A., conocida en todo el pas como MANPA, exactamente fue fundada el 30 de Marzo de 1950 por Gustavo Delfino Arrense, Juan Delfino Rodrguez, Carlos H. Maury y Ladislao Caballero. La produccin estaba orientada a la fabricacin de sacos multipliegos destinados a cubrir las necesidades de C.A FABRICA NACIONAL DE CEMENTOS y de bolsas para todo uso en el comercio y la industria en general. Ambas plantas comenzaron operando en el mismo galpn, ubicado en Los Cortijos de Lourdes, en la ciudad de Caracas. Convenio de pago es directo con el empleado por el banco, con mximo de 4 meses para cancelar. Informacin de contacto

Persona de contacto gerente de caja de ahorro Lic. MARIA VILLASOES. Correo: mvillasane@manpa.com.ve Tef : 0243-240-11-11

Cajas de Ahorros
Cafinia
Informacin general de la caja de ahorros Caja de ahorros de los empleados de INIA (ver Inia). Informacin de contacto Persona de contacto: Jenny xxx (cargo) 0243-2456836 Delegado regional Contacto inicial con el cliente Los clientes son referidos directamente de Cafinia a la tienda, esta debe identificarse como tal y sern atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmolgica debe solicitar la cita segn el procedimiento de consultas oftalmolgicas. Procedimiento general para facturar Para la facturacin de trabajos hay que llenar adecuadamente los datos solicitados en el anexo 2 y juntos con los dems requisitos, especificados abajo, consignarlos ante el delegado de Cafinia, quien puede ser encontrado en las instalaciones del INIA, para que chequee, firme y sella la planilla (Anexo 2). Esta persona es responsable de hacer llegar los documentos ante la caja de ahorro, sin embargo para ahorrar tiempo Optico Mara, puede hacerlo personalmente. En dos das hbiles, Cafinia autorizar y emitir una orden, que debe ser retirada en sus intalaciones, para proceder a facturar el trabajo. La factura debe ser emitida a nombre del afiliado.

Requisitos al afiliado: Planilla bajada de internet (anexo 2) Fotocopia de la cedula Fotocopia de las credenciales. Recibo de pago no mayor a 2 meses de antigedad.

Procedimiento de consignacin de documentos ante el Cafinia Al momento de entregar la mercanca, el afiliado debe firmar la orden, declarando que la recibi conforme. Esto se debe consignar antes cafinia junto con 1 copia simple de todos los requisitos junto con la copia de la factura, quienes deben devolver una copia sellada. Una vez consignado los documentos Cafinia indicara el dia para ser retirado el pago.

Canaobre
Informacin general de la caja de ahorros: Caja de ahorros de los obreros de INIA (ver Inia), Ministerio de ambiente y M.A.T. Informacin de contacto: Persona de contacto lic. MARBELYS PEREZ jefa de caja de ahorro. Tlfs: 0243-246-40-45 ,0243-246-82-87 Contacto inicial con el cliente Los clientes son referidos directamente de Canaobre a la tienda, esta debe identificarse como tal y sern atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmolgica debe solicitar la cita segn el procedimiento de consultas oftalmolgicas. Procedimiento general para facturar Para la facturacin de trabajos hay que elaborar un presupuesto, que puede ser mediante el sistema de facturacin de la tienda o con el talonario usado para Jornadas de Salud Visual, y consignarlos ante el delegado regional de Canaobre. Esta persona es responsable de hacer llegar los documentos ante la caja de ahorro. En cinco das hbiles, Canaobre autorizar y emitir una orden de compra, que debe ser retirada en sus instalaciones, para proceder a facturar el trabajo. La factura debe ser emitida a nombre del afiliado.

Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula Fotocopia de las credenciales. Recibo de pago no mayor a 2 meses de antigedad.

Procedimiento de consignacin de documentos ante el Canaobre Al momento de entregar la mercanca, el afiliado debe firmar la factura, declarando que la recibi conforme. Esto se debe consignar antes Canaobre junto con 1 copia simple de todos los requisitos y la original de la factura, quienes deben devolver una copia sellada. Una vez consignado los documentos, Canaobre indicar el da para ser retirado el pago.

Copia de contrato

CICPC
Informacin general de la caja de ahorros Fue contactado telefnicamente y ha resultado ser un buen cliente. Hasta la fecha ya se han realizado 4 jornadas de salud visual en diferentes comandancias del estado. El tiempo estimado de pago es de un mes y medio. Todas las gestiones de facturacin, jornadas de salud visual y cobranzas se han realizado con el delegado de Aragua, quien manifest que esta prximo a jubilacin pero que igualmente l se mantendra al frente como delegado de caja de ahorros. Informacin de contacto: Delegado del estado Aragua, Hctor Rodrguez: 0414-5983798 Tlfs. Para solicitar claves: 0212-681-72-61,682-38-32,580-23-18,580-22-45

Contacto inicial con el cliente Los clientes son referidos directamente de la caja de ahorros a la tienda, esta debe identificarse como tal y sern atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmolgica debe solicitar la cita segn el procedimiento de consultas oftalmolgicas. Procedimiento general para facturar Para la facturacin de trabajos hay solicitar una clave (ver informacin de contacto), donde solicitaran el cdigo comercial el de Opticos Mara, C.A. el cual es 151310 . Posteriormente se procede a emitir la factura a nombre del afiliado.

Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula. Fotocopia de las credenciales.

Procedimiento de consignacin de documentos ante el Canaobre Al momento de entregar la mercanca, el afiliado debe firmar la factura, declarando que la recibi conforme. Esto se debe consignar ante el delegado reginal, junto con una carta explicativo o relacin de cobranza en donde se especifique el numero de clave asignado.

Administradoras de Seguros y Seguros

Amazonas Dental
Informacin general de la administradora de seguros Tienen muchas empresas afiliadas, donde nos dan la oportunidad de tener una cartera de clientes, que son favorables para el aumento de las ventas para ptica. Anteriormente se manejaban con el nombre de Soemca. Informacin de contacto Tef: 0212-761-11-60,0212-761-11-60,0212-326-43-67,0212-326-42-39 Contacto inicial con el cliente Los clientes son referidos directamente por el asegurador a la tienda, esta debe identificarse como tal y sern atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmolgica debe solicitar la cita segn el procedimiento de consultas oftalmolgicas. Generalmente el primer contacto se genera telefnicamente y se aprovecha la oportunidad para otorgar una cita oftalmolgica. Procedimiento general para consulta oftalmolgica y facturacin de mercancia Para la facturacin de trabajos hay solicitar una clave (ver informacin de contacto), el operador solicitara numero de cedula del paciente, nombre de la empresa donde labora y el numero de telfono del paciente. Se debe anotar el nombre del operador y la hora que se llam por seguridad junto con la clave asignada. Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula. Fotocopia de las credenciales.

Procedimiento de consignacin de documentos Al momento de entregar la mercanca, el afiliado debe firmar la factura, declarando que la recibi conforme. Esto se debe consignar ante el delegado reginal, junto con una carta explicativo o relacin de cobranza en donde se especifique el numero de clave asignado.

Procedimiento general para facturar Llamar para pedir la clave por cada paciente con dar le numero de cedula nombre de la empresa donde labora y el numero personal del paciente esos datos los pide el operador. Se debe anotar el nombre del operador y la hora que se llamo por seguridad.

Enviar el reporte diario a odontoftalmogmail.com, puede enviarlo mensual con los anexos. Llenar la relacin de pacientes por orden de fecha (ANEXA) al final del mes enviarla en fsico firmada y sellada por el oftalmlogo, ptica, junto con la factura original recibirn 15 das del mes siguiente. Importante anexar los requisitos indispensable en fsico: oftalmlogos (informe mdico para las consultas junto a las copias de la cedulas del titular pticas (formula prescrita para los lentes, junto a copia de cedula del titular y beneficiario, copia del carnet del titular.) recuerde facturar a nombre del paciente.

Requisitos al afiliado

Fotocopia de la cedula Fotocopia del carnet donde trabaja Fotocopia de recibo de pago de la empresa Copia de contrato

Llenar el contrato con la firma y huella dactilar ms los anexos.

Univista
Informacin general de la administradora de seguros Es una administradora de seguros, cuyo cliente principal es Seguros Horizonte. Sin embargo ellos no son la principal administradora de Seguros Horizonte. Empezaron a trabajar con Seguros Horizonte en Enero de 2012 y hasta la fecha dan un flujo de 5 8 pacientes semanales. Informacin de contacto LIC.AUDRA ESPINOZA Tef: 0212-239-43-27 /237-71-19 ext 114 ,107 Telefonos para solicitar clave: 0800-0086472 / 0212-2394327 Contacto inicial con el cliente Los clientes son referidos directamente por el asegurador a la tienda, esta debe identificarse como tal y sern atendidos normalmente y no se le facturara al momento (ver Procedimiento de Cobranza). Si el cliente desea consulta oftalmolgica debe solicitar la cita segn el procedimiento de consultas oftalmolgicas. Generalmente el primer contacto se genera telefnicamente y se aprovecha la oportunidad para otorgar una cita oftalmolgica, para esta hay que solicitar una clave ante la administradora de seguros para as proceder a atender al paciente. Existen 3 tipos de clave: Clave de ingreso (CI): es la clave para consulta. Clave para atencin de emergencia (EM): Aliviar la molestia o dolor del paciente. Presupuesto aprobado (PA): Clave asociado a cobertura de ptica, monturas y cristales.

Se debe anotar, en el formato de control de pacientes, el nombre del operador y la hora que se llam por seguridad junto con la clave asignada. Procedimiento general para consulta oftalmolgica y mercanca. La consulta oftalmolgica ser atendida una vez se otorgue la clave por parte de Univista. La misma no ser facturada al momento (ver procedimiento de facturacin y cobranza). La venta de mercanca a travs de Univista esta sujeto al tipo de plan que el paciente este afiliado. Existen 2 planes, plan ptico con rembolso y plan visual. En el primero el paciente cancelara el 100% de la factura generada por concepto de lentes y mercanca y solicitara, por cuenta propia, el rembolso a Univista. QUEDA PENDIENTE PLAN VISUAL. Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula. Firmar el formulario de secuencia de tratamiento.

Procedimiento de cobranza Univista har llegar mensualmente un Listado de servicios por cobrar, en donde deben estar todos los servicios prestados ese mes. Cuando quiera cobrar los tratamientos, se debe imprimir el reporte y resaltar los tratamientos que se desean cobrar. A este reporte se le debe anexar: Formulario de secuencias de tratamiento, firmado por el paciente. Fotocopia de la Cedula de identidad del paciente. Informe medico sellado y firmado. Copia del estudio de diagnostico, si aplica. Formulario de entrega de lentes, si aplica.

Estos requisitos deben estar ordenados segn las claves, en el listado de servicios por cobrar y deben ser enviados al casillero Zoom: CCS-4108. En un periodo no mayor a 10 das hbiles, Univista emitir un correo con el Listado de servicios validados. Si hubiese una discrepancia y el auditor solicitara algn documento adicional debe enviarse va correo electrnico en un periodo no mayor a 5 das hbiles. Una vez transcurridos estos 5 das hbiles Univista emitir una Orden de pago. Esta orden de pago, que se recibe va correo electrnico, debe ser firmada, sellada y generar la factura por el monto correspondiente. La factura debe ser emitida a nombre de: INVERSIONES SALUS MR, 2009 C.A. RIF: J-29851111-7. Direccin: Av. Francisco de Miranda, Centro Seguros la Paz. Piso 4. Ofic O-41-A. Concepto de la factura: Honorarios profesionales asociados a la orden de pago Nro. Xxxxxxxx o Servicios prestados asociados a la orden de pago Nro. Xxxxxxxx. La factura junto con la orden de pago firmada y sellada debe ser enviada al casillero Zoom: CCS4108.

Visual Salud
Informacin general de la administradora de seguros Es una administradora de seguros, con amplia cartera de clientes, entre los cuales destaca Seguros Horizonte. Informacin de contacto Visual Salud visualsaludvd@gmail.com / redofalmologica@visualsalud.com www.visualsalud.com Dra. Alejandra Fernandez Feo (Directora): 0414-0178314. Liliana Oliveros (Dpto. de red oftalmolgica). 0212-7531826 / 0412-3052684 Direccion: Calle Caurimare, Ramal 6, Res. Mirasierra, PB, oficina c. Colinas de Bello Monte. Solicitud de papelera: 0212-7519378 / 0212-7531835 o al correo electrnico: redofalmologica@visualsalud.com (deber ser solicitados con 7 das de anticipacin). Telefonos para solicitar clave: 0212-7519378 / 0212-7531835. Telefonos para solicitar clave de Seguros Horizonte: 0212-7615050 / 0212-7612934.

Contacto inicial con el cliente El primer contacto se genera telefnicamente y se aprovecha la oportunidad para otorgar una cita oftalmolgica, para esta hay que solicitar una clave ante la administradora de seguros para as proceder a atender al paciente. La consulta oftalmolgica debe ser otorgada en un plazo no mayor a 15 das hbiles de haber sido solicitada. Procedimiento general para consulta oftalmolgica y mercanca. La consulta oftalmolgica ser atendida una vez se otorgue la clave por parte de Visual Salud. Se generar una factura por concepto de consulta oftalmolgica a nombre de XXXXXXXXXXXXXXXXx y se le otorgara pago a crdito por seguro como forma de pago. El paciente no cancelara ningn monto por concepto de consulta oftalmolgica, sin embargo en la venta de lentes y mercancia el paciente cancelara el 100% de la factura generada y solicitara, en caso que su cobertura de seguro lo aplique, por cuenta propia, el rembolso. Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula del titular y del beneficiario (si aplica). Firmar el informe oftalmolgico.

Procedimiento de cobranza Los informes oftalmolgicos firmados y sellados junto con las facturas respectivas y una relacin de cobranza deben enviarse a Visual Salud dentro de los ltimos 5 das de cada mes, a travs del casillero Zoom XXXXXXXxxx. La factura debe ser emitida a nombre de: INVERSIONES SALUS MR, 2009 C.A. RIF: J-29851111-7. Direccin: Av. Francisco de Miranda, Centro Seguros la Paz. Piso 4. Ofic O-41-A. Concepto de la factura: Honorarios profesionales asociados a la orden de pago Nro. Xxxxxxxx o Servicios prestados asociados a la orden de pago Nro. Xxxxxxxx. La factura junto con la orden de pago firmada y sellada debe ser enviada al casillero Zoom: CCS4108. El pago ser emitido dentro los siguientes 30 das continuos una vez recibido la relacin de cobranza.

Mdicos especialistas
Maria Elena Cruz
Informacin general del especialista y tipo de convenio Informacin de contacto Copia de los documentos

Mariela Hernndez
Informacin general del especialista y tipo de convenio Informacin de contacto Copia de los documentos