PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

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CONTROL DE AVANCE

1.

OBJETIVO
Establecer la metodologa y las herramientas para calcular, de manera conable y oportuna, el porcentaje de avance real del Proyecto y compararlo con el avance previsto en una fecha determinada.

2.

DESARROLLO

2.1. Clculo del Porcentaje de Avance del Proyecto

El Proyecto denir previamente la Estructura de Control de Avances1. Para ello se seleccionar y/o agrupar aquellas actividades que determinan el avance del Proyecto, siguiendo criterios generales de importancia, volumen y secuencia. El objetivo es seleccionar aquellas actividades que, a travs de la medicin de su avance, permitan reejar de mejor manera el avance del Proyecto en su conjunto. En la denicin de estas actividades se tomar en cuenta el criterio de vinculacin. En funcin de las cantidades ejecutadas en cada actividad as denida, es posible cuanticar el avance real fsico de un Proyecto en una fecha determinada. El avance es expresado como un porcentaje del total del alcance del Proyecto. El proceso de Control de Avance consiste en comparar: 9 9 El porcentaje de avance previsto, calculado con base en el Cronograma General, en funcin a las cantidades previstas a ejecutar hasta la fecha de evaluacin, y El porcentaje de avance real, calculado con base en las cantidades realmente ejecutadas hasta la fecha de evaluacin.

El porcentaje de avance del Proyecto se calcula de la siguiente forma: a) b) Calcular los avances de cada actividad de la Estructura de Control de Avance. Considerando a las cantidades totales de las actividades como un 100%, calcular los porcentajes de avance de las mismas. Para que estos porcentajes sean realistas, deben estar referidos a las cantidades totales actualizadas.

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad N

c)

Metrado total 1 Metrado total 2 Metrado total 3 Metrado total N

Avance 1 Avance 2 Avance 3 Avance N

% Avance 1 % Avance 2 % Avance 3 % Avance N

Dado que cada actividad tiene unidades de medida diferentes (por ejemplo: m3 de excavacin, m3 de concreto, kg de acero), es necesario denir un mecanismo de ponderacin para poder traducir los porcentajes de avance de cada actividad en el porcentaje de avance de todo el Proyecto. El mecanismo de ponderacin consiste en convertir cada actividad a una unidad comn, generalmente usando como criterios las HH que las componen o el dinero que involucran. Esta conversin se realiza sobre los totales de cada actividad, de ese modo se tienen todas las actividades expresadas en una misma unidad y pueden sumarse para obtener el total del Proyecto.

d)

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control

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e)

Con los totales expresados ahora en unidades compatibles, puede calcularse la incidencia porcentual de cada actividad sobre el total del Proyecto. La suma de las incidencias debe ser 100%. El porcentaje de avance del Proyecto ser entonces la sumatoria del producto del porcentaje de incidencia por el porcentaje de avance de cada actividad.

f)

2.2. Curva S:
La curva S es un informe que graca la curva de porcentaje de avance acumulado del Proyecto en funcin del tiempo, tanto para el avance previsto como para el avance real, permitiendo su comparacin. Se recomienda que los puntos de la curva se graquen con intervalos semanales, a n de que permitan su evaluacin semanal. 9 9 El avance previsto est gracado para todo el Proyecto, con base en los avances semanales acumulados de cada actividad previstos en el Cronograma. El avance real se va gracando semana a semana segn se va registrando.

Si la curva del avance real se encuentra por encima de la curva del avance prevista, signica que el Proyecto se encuentra ms adelantado de lo esperado. Si la curva de avance real se encuentra por debajo de la curva de avance prevista, signica que el Proyecto se encuentra retrasado con respecto a lo esperado. Para que esto se cumpla: 9 9 Las actividades a controlar deben ser las mismas en ambas curvas. Los totales a ejecutar deben estar actualizadas en la curva de avance previsto.

La gura 01 muestra un ejemplo grco:

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Figura 01 Ejemplo de reporte de curva S.

Esta evaluacin permite determinar si el Proyecto se encuentra adelantado o retrasado respecto de lo previsto en el Cronograma. La Curva S proporciona un registro del seguimiento del avance real del Proyecto. Esta informacin permite analizar lneas de tendencia y ayuda a la toma de acciones correctivas y/o preventivas. De manera adjunta o integrada a la grca de la Curva S, de podr mostrar la siguiente informacin: 9 9 Porcentajes de avance: Tabulacin de los porcentajes de avances semanales y acumulados del Proyecto, tanto previstos como reales. Avance por metrados de actividades: Tabulacin del avance de todas las actividades que integran la Curva S, mostrando para cada una el metrado total, el avance previsto a la fecha y el avance real a la fecha. Esto da una idea ms puntual para saber qu trabajos del Proyecto se encuentran atrasados, adelantados o en estado normal. Se muestra un ejemplo en la gura 02:

AVANCE Acumulado Previsto 27,428.24 12,349.76 6,864.00 4,875.00 5,103.39 2,396.30 1,103.55 1,200.10 4,875.00 22,856.04 % Acum. Actual 32.8 % 0.0 % 14.5 % 30.6 % 62.5 % 0.0 % 8.6 % 2.9 % 2.8 % 2.1 % 0.0 % 0.0 % 0.0 % 0.0 % 0.0 % 25.0 % 0.0 % 0.0 % 0.0 % 17.2 % Semanal 3.69%

Item OBRAS CIVILES 1001 1002 1003 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1011 1012 1013 1014 1015

PARTIDAS DE CONTROL

Und. Total Contractual

Acumulado Actual

Obras Preliminares Topografa Excavacin Masiva Excavacin Confinada Relleno y Conformacin Conformacin de Botadero Mortero Encofrado Acero Juntas Lneas Accesorios Cunetas Carpintera metlica Varios

glb dia m3 m3 m3 m3 m3 m2 kg ml ml und ml kg glb

83,522.10 85,342.88 22,451.00 7,800.00 24,752.00 59,446.16 82,501.90 48,801.48 56,353.47 323,505.43 91,584.19 -

27,428.24 12,349.76 6,864.00 4,875.00 5,103.39 2,396.30 1,366.05 1,200.10 22,856.04 -

OBRAS MECNICAS

Total Avance

600,757.62

218,625.10 Actual

103,266.30 Anterior 13.50%

% avance total

17.19%

Figura 02 ejemplo de cuadro resumen de control de avance.

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Adicionalmente, se tomar en cuenta lo siguiente: Curva S del Cliente: Es posible que el Cliente solicite un reporte semanal de Curva S para controlar los avances del Proyecto, para lo cual tiene una metodologa propia y formatos ya estandarizados. Esta Curva S ser calculada con base en el Cronograma General Contractual. En lo posible, se usar esta curva para el control interno a n de no duplicar esfuerzos, a menos que no se considere adecuada para tal n. Curva S del Panel de Control: El Panel de Control2 incluye un espacio para el reporte de una Curva S expresada en dlares, que debe estar vinculada con el Cronograma Valorizado3. El total de dicha curva ser igual al total de la venta a n del Proyecto y el intervalo de grca ser mensual de manera concordante con los periodos de valorizacin. Adicionalmente, incluye una curva de proyeccin que complementa la curva real y debe cerrar en el monto de venta total. La Curva S es la herramienta recomendada para el Control de Avances, sin embargo, la Gerencia de Proyecto podr denir la manera que convenga ms al Proyecto, en funcin de las particularidades del mismo.

2.3. Herramienta de Control de Avance

Se ha desarrollado una Herramienta de Control de Avance4, la cual se encuentra a disposicin de los Proyecto que deseen usarla. El uso de la herramienta consiste bsicamente en ingresar en ella las cantidades ejecutadas a la fecha de acuerdo a las actividades a controlar denidas. El resultado, el cual ser automatizado, podr generar los distintos reportes que requiera el Proyecto, de acuerdo a la vinculacin que se haya logrado entre las Estructuras de Control5 correspondientes: Estructura de Control Estructura de Divisin de Trabajo Estructura de Control de Costos Estructura de Control de Avances Partidas de Control tems de Pago Utilizada en: Cronograma General y Control de Plazo Control de Costos Control de Avances Control de Productividad (IP) Valorizaciones con el Cliente

Figura 03 Reportes que pueden ser generados por la Herramienta de Control de Avance

La herramienta graca de manera automtica la Curva S y genera los cuadros resmenes de avance por actividad.

2.4. Matriz de Responsabilidades

GP 1. 3. Denir periodicidad de control Denir reportes requeridos 2. Denir actividades a controlar 4. Disear ujo de toma de informacin de avances 5. Validar deniciones anteriores 6. Levantamiento de la informacin de avances de acuerdo a ujo 7. Consolidacin de informacin de avances
2 3 4 5

Pr

OT

Ver Ver Ver Ver

documento GYM.SGP.PG.45 Informes de Gestin documento GYM.SGP.PG.14 Cronogramas de Recursos herramienta GYM.SGP.HE.01 Control de Avance e instructivo GYM.SGP.IN.05 Herramienta de Control de Avance. procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control.

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8. Administracin de la herramienta 9. Validacin de reportes 10. Tomar acciones correctivas y preventivas para asegurar el cumplimiento del plazo. GP: Gerente de Proyecto Pr: Ingeniero de Produccin OT: Ocina Tcnica

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Buenas prcticas

9 9 Se recomienda que la periodicidad del Control de Avance permita alimentar los dems informes del Proyecto que tengan como input los avances ejecutados, tales como el IP6. Al momento de denir las actividades se tendr en cuenta que deber existir una vinculacin entre los avances controlados y los inputs para el IP, la Valorizacin, la Curva S y el Control de Costos. En lo posible se denirn las actividades a controlar para que sean input directo para el IP, cuya actualizacin es semanal. Se debe denir el ujo de toma de informacin en campo hasta el da de ingreso a la herramienta. Para esto se requerir disear el proceso de recopilacin a detalle y si es necesario partida por partida7. Se requerir denir a los responsables con las fechas de cumplimiento para el control oportuno. La informacin es consolidada e ingresada a la Herramienta por la Ocina Tcnica.

3.2. Documentos Relacionados

9 9 9 9 GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control GYM.SGP.PG.13 Cronograma General GYM.SGP.PG.22 Control del Plazo GYM.SGP.IN.05 Herramienta de Control de Avance Disponible en CD

3.3. Anexos
9 GYM.SGP.HE.01 Control de Avance - Disponible en CD

6 7

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.33 Control de Productividad Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control.