Biblioteca Virtual de Desarrollo Sostenible Y Salud Ambiental

MANUAL PARA LA INCORPORACIN DE TEXTOS COMPLETOS

Lima, Agosto 2009

Organizacin Mundial de la Salud Organizacin Panamericana de la Salud

Area de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental Centro de Gestin del Conocimiento. Representacin Per

Tabla de contenido Pg. 4 5 5 5 6 6 6 7 7 7 7 8 8 8 9 9 10 10 11 11 11 12 13 14 16 18 18 20 21 22 24 25 26 29 30 30 30 30 31 31

1. 1.1 1.2 2. 2.1 2.2 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 6. 7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Introduccin.......................................................................... Textos completos Importancia.. Ventajas................................................................................ Seleccin de los textos completos.. Captacin. Criterios de seleccin Consideraciones para el escaneo... Preparacin del material... Tamao de los archivos. Estructuracin.. Asignacin de nombres a los archivos y directorio .... Tabla de referencia para la estructuracin de documentos... Parmetros recomendados. Resolucin... Edicin. Almacenamiento... Control de calidad. Escaneo o Digitalizacin. Captacin de un texto completo en Internet.. Conversin a documento pdf Escaneo del texto del documento..... Escaneo de fotos ... Unin de pginas en un slo documento... Escaneo de cartulas.. Uso del Acrobat(versin 6.0).... Documentos PDF con vnculos internos... Documentos PDF con vnculo a otro documento Documentos PDF con vnculo a otro web. Unin de documentos PDF.... Correcciones y edicin de texto. Colocacin de metadatos al documento pdf... Reduccin del peso de los documentos pdf. Elaboracin de la pgina ndice en html.. Procedimientos para la incorporacin en la base de datos... Copia fsica para la biblioteca.. Ruta de los archivos... Tamao o peso de los archivos.. Registro en la base de datos bibliogrfica... Visualizacin del texto completo en Web..

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Introduccin El manual para la incorporacin de textos completos forma parte del conjunto de instrumentos metodolgicos que son utilizados en la Biblioteca Virtual de Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental (BVSDE), desarrollada por el rea de Desarrollo Sostenible (SDE), Organizacin Panamericana de la Salud (OPS) Oficina Regional de la Organizacin Mundial de la Salud (OMS), en base a nuestra experiencia con la digitalizacin de los textos completos. El propsito del presente manual es orientar a las instituciones que construyen sus BVSDE en la produccin de sus textos completos. Habindose constituido en el servicio preferido por los usuarios al acceder a la BVSDE y luego de nuestra experiencia en la formacin de colecciones digitales, sumado al afn de mejorar la calidad del servicio, hemos enriquecido el presente manual con procesos involucrados en este quehacer

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1. Textos completos 1.1 Importancia La fuente de informacin de mayor demanda en la BVSDE es la de textos completos, conforme a las estadsticas de uso de nuestro WWW, por lo cual debemos tratar de incorporar la mayor cantidad de textos digitalizados posibles. La digitalizacin de documentos en papel consiste en su conversin a imgenes electrnicas, por medio de un escner, las cuales son capturadas por medio de almacenamiento electrnico. Se recomienda archivos en formato PDF porque: Para abrirlos slo se necesita tener el software gratuito Adobe Reader Los archivos PDF son compactos, permiten bsquedas y puede accederse a ellos en cualquier momento Es un formato normalizado, que se prefiere para imprimir y ver documentos de pginas mltiples 1.2 Ventajas Disminuye el tiempo profesional invertido en la bsqueda y traslado de documentos y los gastos de impresin. Facilita significativamente la diseminacin de materiales reunidos. El acceso en lnea a documentos permite eliminar costos de impresin mltiple de un mismo documento. Los documentos pueden consultarse simultneamente. Los textos completos se pueden almacenar en CD-Roms y DVDs. Evita el almacenamiento de grandes cantidades de papel, es decir permite un mejor aprovechamiento del espaci fsico. Se reduce el riesgo de robo o extravo de documentos. Hace posible la formacin de colecciones para la puesta en marcha de bibliotecas virtuales.

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2.-Seleccin de textos completos 2.1 Captacin Los textos completos a incorporarse pueden obtenerse por: Documentos disponibles en Internet Documentos escaneados Documentos dentro de CDs 2.2 Criterios de seleccin Para todos los casos se debe tener en cuenta: Rigor cientfico.- La procedencia de la publicacin debe ser de una institucin o autor de prestigio Fuente.- Debe contener datos de la fuente que los origina, es decir como mnimo: autor, ttulo, fecha, ciudad o pas de publicacin. En caso no lo tuviera, se tiene que elaborar una portada con dichos datos. Por ejemplo se hace en Word, se convierte a pdf y se une al documento, conforme los procedimientos que se explican mas adelante. Temtica.- Los documentos deben estar acorde con los temas que trabaja la institucin. Estado fsico.- Los documentos deben presentar condiciones fsicas aptas para ser digitalizados, es decir completos, legibles y con pginas ordenadas consecutivamente. Verificacin de la inexistencia del documento digital.- Buscar en la base de datos bibliogrfica y tambin en Internet, ya sea para que no ingresen duplicados, o para no escanear intilmente. Derechos de autor.- Verificar si corresponde pedir permiso al autor o a la institucin. o Se recomienda gestionar por escrito el permiso para reproducirlo, es decir deben ser legalmente reproducibles. o Se debe tener en cuenta tambin el derecho moral del autor, por lo tanto respetar el contenido del documento. Extensin del documento.- No se ingresan artculos muy pequeos; como mnimo, deben tener dos pginas de extensin. Aprobacin.- El documento seleccionado debe ser aprobado por asesor del rea o por el analista de informacin. el

Nota.- En el caso que sea muy difcil imprimir o "bajar" de Internet un archivo de inters, dicha referencia se ingresar a la base Localizador de informacin (LISA).

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3.-Consideraciones para el Escaneo 3.1. Preparacin del material En el caso de material que se va a escanear: Revisar que el documento cumpla con los criterios de seleccin, descritos anteriormente. Determinar si sern previamente fotocopiados, teniendo en cuenta la manipulacin del documento (empastados) y/o la calidad de las imgenes.

3.2. Tamao de los archivos Los documentos que pesan hasta 3 MB se escanean como un todo y se guardan en un directorio. Tener en cuenta la manipulacin de las imgenes en los procesos de almacenamiento, procesamiento y sobre todo en la transmisin de informacin, que determinar la velocidad de acceso a la informacin por parte de los usuarios. Los documentos que pesan ms de 3 MB se estructuran en partes, es decir que si un documento tiene muchas pginas o tiene muchos grficos, ilustraciones o fotos, (muy pesado) stos debern ser escaneados por captulos o partes, pero ningn archivo debe de exceder de 3 MB 3.3. Estructuracin Se hace con el fin de manipular los archivos con facilidad tanto en el Web como en otros medios electrnicos. En este caso definir una estructura lgica de los nombres de archivos que conforman el documento. Se puede tomar como referencia la estructura propia del documento (separacin por partes, captulos, apartados subtitulados y/o numerados correlativamente, etc.). La cartula se escanea aparte y se guarda dentro del mismo directorio creado para el documento Si no se dispone de una definicin clara, bastar con tomar en cuenta la finalizacin de un prrafo para concluir la seccin. Es decir se debe cuidar que dichas desagregaciones no provoquen interrupciones inconvenientes en el contenido expuesto en el documento. Hacer una pgina ndice en HTML

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3.4. Asignacin de nombres a los archivos y directorio Crear un directorio y asignarle un nombre Nombrar cada captulo o archivo con ocho dgitos

Tanto los nombres de los directorios como el de los archivos deben estar en minsculas, sin ningn signo diacrtico (acentos, diresis), no mayor de ocho dgitos y nemotcnico (compatible con el ttulo). Para crear los directorios se usarn los 5 primeros caracteres del ttulo del documento, seguido de un guin y P para la cartula portada y para los archivos: la numeracin correlativa: 01, 02, 03 Ejemplo: Dentro del directorio filtrolen iran los archivos: filtrolen -p filtrolen -01 filtrolen -02 filtrolen -03 Se debe obtener finalmente un documento completo, legible, con una secuencia lgica de sus partes y con una calidad de imagen no menor a la del documento original y codificado segn especificaciones. 3.5. Tabla de referencia para la estructuracin de documentos Descripcin del archivo Texto simple, relativamente limpio y legible Texto simple, un poco sucio y legible Una fotografa en blanco y negro del tamao de una pgina Pginas de color 3.6. Parmetros recomendados Resolucin recomendada 200 dpi Para pginas borrosas un mximo de 300 dpi Nmero aprox. de pginas 15-20 12-15 1 6-10 Tamao aprox. del archivo 700kb a 850kb 700kb a 800kb 700kb a 1 Mb 750kb a 1.2 Mb

Escaneado con una resolucin de 200 dpi

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Rango dinmico: grises 1 bit / colores 8-24 bits

3.7. Resolucin: Determinar la resolucin necesaria para capturar los detalles importantes, sin que el documento aumente mucho el peso. Tipo de documento A color Texto blanco y negro, tamao letra normal y bien definida Texto blanco/negro, tamao letra normal y poco definida Texto blanco/ negro, tamao de letra pequea y bien definida Texto blanco/negro, tamao de letra pequea y poco definida Fotografas blanco y negro 3.8. Edicin Una vez escaneado el documento, se hace necesario editar el archivo, aplicando una serie de tcnicas para lograr la calidad y nitidez final deseada. Se recomienda el uso del Adobe Photoshop para mejorar y editar las imgenes Limpieza: eliminar todo aquello que no sea parte del contenido del documento, tales como manchas, rayas, efecto granulado y otras inconsistencias producto de la manipulacin. Recorte: Para suprimir bordes oscuros de la pgina producidos por el escaneo y fotocopiado, o para mover alguna imagen del texto. Enderezado.- Corregir eventuales inclinaciones de las pginas, producidas por el escaneo o fotocopiado. Reduccin.- Al reducir el tamao original de una imagen, sta ocupa menos espacio de almacenamiento. Tener cuidado de usar la resolucin adecuada, para no perder nitidez Minimizacin.- Se puede lograr bajar el peso de un archivo, sobre todo cuando se trabaja con hojas a color con un peso de 2 MB aproximadamente. Si la imagen se recorta y se pega en una hoja blanca, el tamao se reduce hasta en un 90% Esto se puede hacer con el Pagis editor, el cual algunos escaners lo traen incorporado Se debe tener cuidado de no empobrecer demasiado la resolucin.
Resolucin DPI

200 200 250 250 300 200

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Reconstruccin del texto.- En caso que el material se encuentra daado pero se puede leer el documento original, reconstruir la pgina con un editor de texto. Ampliacin del texto en la fotocopia.- Puede contribuir al mejoramiento de las imgenes y del texto, hacindolo ms legible o detallando mejor la imagen.

3.9. Almacenamiento El archivo en formato PDF (Portable document format), es uno de los ms utilizados para desplegar documentos, razn por la cual la mayora de los manuales y documentacin que encontramos en Internet estn en formato PDF. Para abrir un archivo PDF slo se necesita tener el software gratuito Adobe Reader. Los archivos PDF son compactos, permiten la realizacin de bsquedas y puede accederse a ellos en cualquier momento. 3.10 Control de calidad Constatar en el documento digitalizado: Resolucin de calidad no menor a la del documento original, legible, con sus pginas consecutivamente ordenadas, completo y con imgenes claras y ntidas. Codificacin correctamente aplicada El tamao del archivo debe ajustarse a las restricciones establecidas.

Se debe chequear el tamao del archivo despus de la edicin, porque en algunas ocasiones este podra aumentar. Si el archivo sobrepas el lmite definido (3 Mb), es necesario estructurarlo o subdividirlo y adaptar de nuevo la nomenclatura o cdigo.

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4. Escaneo o Digitalizacin 4.1. Captacin de un texto completo en Internet Existen muchos documentos a texto completo que estn disponibles en Internet, ya sea en formato pdf u otro. Si se trata del Web de una institucin conocida, simplemente se puede tomar la direccin y hacer un link o un enlace a esa pgina Web. Para mayor seguridad se deber copiar el texto completo en el propio servidor, ya que por mucho que se conozca a la institucin, pueden cambiar la direccin (link roto) o retirar el texto completo y se perder la informacin. Nosotros aconsejamos adems, tener copia del texto completo en CD, ya que por cualquier motivo se puede perder la conexin a Internet y siempre existir en la Biblioteca una copia de respaldo del texto. Se puede copiar en un CD: a. Un documento, en este caso se procesa en la Biblioteca el CD como si fuera un libro b. Varios textos completos. Hacer procesamiento del CD en forma global y tenerlos en una coleccin separada con el Prefijo CD 4.2 Conversin a documento pdf El documento puede estar en formato Word, Excel, Power Point o html. 1. Posicionarse en el software de origen 2. A fin de evitar problema de Copyright, escribir dentro de un recuadro, bien visible en la parte superior izquierda de la primera pgina de cada documento:

PARA ESTUDIO O INVESTIGACIN

3. Despus de tener el documento abierto, clic en Imprimir y seleccionar ADOBE.PDF

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4. Presionar el botn Aceptar y aparecer una nueva ventana:

5. 6.

Indique el nombre del archivo, as como el directorio donde debe grabarse , siguiendo las recomendaciones del presente manual. Inmediatamente despus, el archivo es generado en PDF.

4.3. Escaneo de documentos Cada escner tiene su propia forma de operar, los procedimientos que siguen a continuacin se aplican con el uso del escner modelo HP 7400. En la experiencia de la BVSDE, para que los archivos no sean muy grandes y despus haya que partirlos, es necesario escanear cada pgina como un archivo independiente y despus unir cada una de ellas utilizando la funcin del Acrobat Writer. Recuerde que la cartula se escanea por separado y que debe seguir las instrucciones del punto 3.6. Para el resto de documentos, seguir los siguientes pasos: 1. Levante la tapa del escner y coloque el original con la cara hacia abajo en la parte superior central del porta original. 2. En la pantalla de la PC, haga doble clic en el icono HP Precision 3. Haga clic en la ventana Explorar y luego en la opcin Nueva exploracin, luego aparecer la imagen preliminar escaneada. 4. En la imagen preliminar, utilice el cursor para cubrir el rea deseada de escaneo (marcar) y notar que despus de marcado, aparece la zona delineada. 5. Una vez determinada el rea de escaneo, haga clic en la ventana Tipo de salida, busque la opcin Texto e Imagen y haga click en sta.

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6. Vuelva a la ventana Explorar y haga clic en la opcin Guardar como, para archivar el documento: a. Ponga nombre de archivo b. Seleccionar Guardar como archivo y clic en extensin PDF. c. Clic en guardar 7. Luego del proceso de guardar el documento aparecer una pantalla: a. Si es una sla pgina, clic Terminado b. Si escanea varias pginas del documento, retire la pgina escaneada y coloque la otra pgina y elija la opcin Explorar, y as sucesivamente. Si desea dar por terminada la sesin, elija la opcin Terminado 8. Remover documento escaneado. 4.3. Escaneo de imgenes o fotos 1. 2. 3. 4. 5. Levante la tapa del escner y coloque el original con la cara hacia abajo en la parte superior central del porta original. En la pantalla de la PC, haga doble click en el cono HP Precision. Haga click en la ventana Explorar y haga click en la opcin Nueva Exploracin, luego aparecer la imagen preliminar escaneada. En la imagen preliminar, utilice el cursor para cubrir el rea deseada de escaneo. Una vez determinada el rea del escaneo, haga click en la ventana Tipo de salida, busque la opcin deseada: a. Click en Color verdadero para imgenes a color. b. Click en Escala de grises para imgenes en blanco y negro. En este punto si la foto es a color tiene esas 2 opciones, pero si la foto es en blanco y negro tiene solo una (escala de grises) Click en la ventana Herramientas, elija la opcin Cambiar resolucin a. Click en 75 dpi, para imgenes a ser utilizadas en la pgina web o en documentos internos. b. Click en 300 dpi, para imgenes a ser utilizadas en documentos impresos. Vuelva a la ventana Explorar y elija Guardar como, para archivar sus documentos: a. Ponga Nombre de Archivo. b. Seleccionar Guardar el archivo: Click en extensin JPEG, para imgenes que se utilizarn en la pgina web o documentos internos. Click en extensin TIFF (*.tif) para imgenes que se utilizarn en documentos impresos. c. Click en Guardar.

6.

7.

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7.

Salir.

8. Remover documento escaneado. NOTA: Cuando usted tenga un documento que contiene texto y foto debe utilizar este procedimiento. Dependiendo del tipo de escner y el tipo de material que este escaneando, se elige la extensin en la que se debe de guardar, si el archivo es muy grande, probar con otro tipo de extensin, como GIF o JPG, la extensin PDF es lo ms sencillo, pero los archivos muchas veces quedan muy pesados A manera de ejemplo, se escane dos pginas de este manual, se le asignaron los nombres prueba02 y prueba03, miren los tamaos de los archivos, segn el tipo de archivo:

Luego de esta prueba se vi que para ese tipo de texto, era mas conveniente el tipo de archivo GIF. 3. Unir el documento usando el Acrobat Writer

4.4. Unin de pginas escaneadas en un slo documento Una vez terminado de escanear el documento, ir al Acrobat Writer y seguir los siguientes pasos: 1. Seleccioar los botones: Archivo Crear PDF De varios archivos

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2. Aparecer la siguiente pantalla:

3. Presionar el Botn Examinar y seleccionar todos los achivos que se desee, y presione el botn Agregar:

4. Aparecer la siguiente pantalla:

5. Presionar el Botn Aceptar y aparecer la siguiente pantalla:

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El Acrobat writer le asigna un nombre automticamente, el cual debera ser cambiado usando la opcin de Guardar como. Siguiendo el ejemplo el archivo generado se llam Prueba.pdf y pes 128KB

4.6 Escaneo de cartulas Las cartulas de los documentos se deben escanear separadas para despus poder presentarlas la pginas HTML con el documento estructurado con ms de 3 Mb. Se debern tener las siguientes pautas: El ancho deber ser siempre de 156 pxeles El alto 208 pxeles aprox. En todo caso se debe trabajar restringiendo proporciones. La extensin de preferencia jpg, porque permite ediciones posteriores.

Se recomienda cuando se escaneen grficos, en este caso cartulas, guardar los archivos originales en un CD, para cuando haya que hacer alguna edicin, no se tenga que volver a escanear. Para trabajar y editar los grficos provenientes de diferentes formas de escaneo, usar el Photoshop. Para grficos provenientes del Corell Ingresar al Corell Archivo Abrir Con el icono de flechita Seleccionar la imagen Archivo- Exportar Aparece una ventana de dilogo: Indicar la ruta y hacer check en slo seleccionado Exportar Aparece otra ventana de dilogo: Color: RGB Anchura 156
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Verificar que el candado est cerrado (esto restringe proporciones) Darle el ancho de 156 No forzar el alto (alrededor de 208) Resolucin: 150 pp Aceptar Aceptar

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5.

Uso del Acrobat (versin 6.0)

El programa Acrobat reader es de uso pblico y se puede descargar de Internet en forma gratuita: http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep.html El Acrobat Professional es comercial; por lo tanto, cada institucin debe adquirir la ltima versin disponible en el mercado e instalarla en su computadora. 5.1. Documentos PDF con vnculos internos Es aconsejable presentar dentro de la BVSDE el texto completo de los documentos en un solo archivo pdf con enlace o links, de acuerdo con la tabla de contenido, ya que de esta forma se navega mejor. Estamos hablando de documentos que pesan menos de 3 MB Siga los siguientes pasos: 1. Abra un documento pdf que tenga tabla de contenido; por ejemplo, el manual de la base de datos LISA. 2. En la opcin Herramientas, herramienta vnculo (cadena) seleccionar Edicin avanzada,

3. Presionar el botn cadena, para hacer el vnculo 4. Marque la seccin que desea vincular, El cursor tiene forma de una + y circular la parte deseada. 5. Aparece una ventana de dilogo
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6. Marcar la opcin Abrir una pgina de este documento 7. En el recuadro pgina indicar el nmero hacia donde va el link 8. Aceptar 9. Hacer clic con el botn derecho del Mouse 10. Hacer clic en Propiedades y aparece otra ventana de dilogo

11. En tipo de vnculo seleccionar: Rectngulo invisible 12. Estilo de resultado: Ninguno 13. Cerrar 14. Ir a la opcin manito y probar el vnculo, debe aparecer un dedito

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5.2.

Documentos PDF con vnculo a otro documento 1. 2. 3. 4. Abrir el documento desde Archivo En la opcin Herramientas, seleccionar Edicin avanzada, herramienta vnculo (cadena) Con la herramienta cadena trazar una marquesina que rodee la fila que se desea vincular Aparece la ventana de dilogo

5.

Marcar Abrir un archivo y luego Examinar

6. 7.

Seleccionar el documento hacia el cual har el vnculo. Aparece ventana de dilogo y marcar: Nueva ventana

8.

Aceptar Seguir los mismos pasos 9, 10, 11, 12 y 13 y 14 de la seccin 5.1

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5.3.

Documentos PDF con vnculo a otro web 1. Abrir el documento desde Archivo 2. Que est visible: Herramientas Edicin avanzada Clic en Mostrar barra de herramientas edicin avanzada 3. Con la herramienta cadena trazar una marquesina que rodee el texto que se desea vincular 4. Aparece la ventana de dilogo

5. Marcar: Abrir una pgina web 6. En Direccin colocarle la ruta del web que se desea vincular 7. Aceptar Seguir los mismos pasos 9, 10, 11, 12 y 13 y 14 de la seccin 5.1

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5.4

Unin de documentos pdf Para unir varios archivos se debe seguir los siguientes pasos: 1. Convierta cada archivo en pdf, conforme al captulo instrucciones para generar documentos usando Acrobat. 3:

2. Abra el primer archivo en pdf, presione la opcin Documento seleccione Pginas y luego Insertar pgina.

3.

Se abre la opcin para seleccionar el otro archivo que desea unir;

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aparecer el siguiente recuadro.

5. Indique los siguientes valores: Ubicacin: despus. ltima Aceptar 6. Si desea unir ms archivos, repita el procedimiento. 7. Finalmente grabar el documento con los cambios efectuados Igualmente se puede insertar hojas al inicio o intermedias y tambin extraer reemplazar y eliminar.

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5.5 Correcciones y edicin del texto 1. Abrir el documento 2. Hacer clic en la herramienta retocar texto (T) y llevar el puntero hacia la ventana del documento. Observar que el texto aparece enmarcado y el puntero se convierte en puntero de texto 3. Colocarse donde se desea editar o agregar algn texto pequeo y hacer clic.

4. En el punto de insercin aparece un cursor intermitente. 5. Teclear lo que se desea 6. Hacer clic en un rea en blanco para deseleccionar Editar el aspecto del texto 7. Seleccionar el texto con la herramienta retocar texto (T) e iluminarlo 8. Hacer clic con el botn derecho del Mouse y seleccione propiedades. Aparece una ventana de dilogo con una gran variedad de controles para establecer las propiedades del texto seleccionado (color, espaciado, tamao etc.)

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5.6. Colocacin de metadatos al documento pdf A fin de que los motores de bsqueda de Internet, como Google pueda recuperar la informacin del texto completo, es que se le asignan los metadatos. Seguir los siguientes pasos: 1. Abrir el documento en Acrobat 2. Abrir la opcin: Avanzadas

3. 4.

Seleccionar Metadatos del documento En la ventana que se abre colocarle los datos de autor, ttulo y descriptores.

5. Grabar el documento, presionando el botn Si

Esto permitir que los buscadores ubiquen al documento

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5.7. Reduccin del peso de los documentos pdf La mayora de los documentos .pdf (no todos), pueden ser reducidos de peso usando el Acrobat Professional. 5.7.1 Primera opcin Abrir el documento PDF Archivo Reducir tamao de archivo Darle la ruta y nombre donde se guardar

5.7.2 Segunda opcin Abrir el documento PDF Avanzadas Optimizador de PDF

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Se abre otra ventana y se bajan los valores teniendo cuidado de no quitarle mucha resolucin al documento Aceptar - Guardar

5.7.3 Tercera opcin Abrir el documento con Acrobat y guardarlo seleccionando la opcin PostScript*.ps

Se forma un nuevo documento Ej. monograf.ps Desde la opcin Avanzadas abrir el Acrobat Distiller . Aparece una ventana de dilogo y seleccionar la opcin: Tamao mnimo

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Ir a la opcin de Archivo y seleccionar Abrir el documento con la extensin .ps, siguiendo el ejemplo: monograf.ps, y automticamente se realiza la conversin:

Ahora se habr creado el archivo con la extensin pdf. Eliminar el archivo con la extensin ps

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6.

Elaboracin de la pgina ndice en HTML Se ha preparado una plantilla para elaborar la pgina ndice rpidamente. En la versin electrnica de este manual exite un directorio PAGIND, que contiene la plantilla y los grficos necesarios para dicha pgina. Cada institucin puede cambiar los grficos para incluir el logo de su institucin o cualquier otro grfico. Para elaborar la pgina ndice, seguir los siguientes pasos: 1. Crear una carpeta, siguiendo todos los parmetros mencionados en el captulo anterior, conteniendo: a. Archivo GIF o JPG con la cartula b. Archivos con cada parte del libro en formato pdf Ejemplo: desastres 2. Usar un editor de pginas html, como el Homesite, Frontpage, Dreamweaver u otro que conozca. 3. Usar plantillas y grficos que estn en la carpeta PAGIND 4. Si va a trabajar un documento en espaol, abrir el archivo nuevotexesp.html, si la publicacion es en ingles, abrir el archivo nuevotexeng.html 5. Grabar la nueva pgina HTML en la carpeta creada, usando el mismo nombre de la carpeta con la extensin html Ejemplo: desastres.html 6. En el archivo html se insertan los grficos, que se encuentran el la carpeta PAGIND. Se pueden cambiar los grficos por los que identifiquen mas a su institucin. Los grficos de la plantilla son: Plantilla en espaol

Logoblanco.gif

head fulltextn.gif lefttxcom.gif

caraesp.gif

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Plantilla en ingls

Logoblancoeng.gif Headfulltextn.gif Leftcompeng.gif Cara.gif

7. Procedimientos para la incorporacin en la base de datos El procedimiento para la incorporacin de textos completos es el siguiente: 7.1 - Copia fsica para la biblioteca Fsicamente debe haber una copia en Biblioteca; sta puede ser impresa o en CD, por lo tanto, si se capta de Internet una publicacin de inters, imprmala o grbela en un CD y entrguesela a la persona encargada de la base de datos bibliogrfica, junto con la ruta del archivo electrnico, conforme al siguiente punto. 7.2 - Ruta de los archivos Los archivos que conforman la BVSDE tienen un orden lgico. En el CEPIS lo tenemos dividido por directorios, en base a las subdivisiones temticas o portales. Por ejemplo un documento sobre aguas residuales se guardar en: /bvsdear/fulltext/ Ver anexo 1 Ruta de los archivos de los textos completos en CEPIS 7.3 - Tamao o peso de los archivos Cuando un documento a texto completo est constituido por ms de un archivo (pesa mas de 3 MB) se le divide en partes, segn el peso de cada una de ellos. (documento estructurado) Se crea un directorio que contenga la cartula, los archivos que constituyen las partes del documento y una pgina ndice en HTML
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Ejemplo de un documento estructurado: Se crea la carpeta calidad y dentro de ella /bvsdeca/e/fulltext/calidad/calidad-p /calidad-01.pdf /calidad-02.pdf /calidad-03.pdf Para mayores detalles sobre la asignacin de nombres a los archivos, ver la seccin 3.7 7.4.- Registro en la Base de datos bibliogrfica En el campo 08 de la hoja de ingreso se coloca la ruta del texto completo, si es un documento en varias partes, se pone la direccin de la hoja html ndice. La persona encargada de la base de datos bibliogrfica/textos completos hace el ingreso correspondiente y efecta el seguimiento hasta su aparicin en lnea 7.5. Visualizacin del texto completo en el Web Los documentos que pesan hasta 3 MB se visualizan directamente al hacer clic en el ttulo del documento. Los que pesan ms de 3 MB se presentan en una pgina ndice en HTML, que permite informar al usuario sobre el contenido y datos generales de los documentos digitalizados. Facilitan su manejo y constituyen una forma atractiva de presentar los documentos tratados. Dicha pgina debe contener: Contenido: Partes del documento con links hacia los archivos Grfico con la cartula que muestre el ttulo del documento. La pgina ndice en HTML se elabora manualmente, usando un editor como el FrontPage o Dreamweaver (ver parte 6)

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