Bloques de creacin en Word 2007

Fuente: http://www.pcactual.com/articulo/zona_practica/paso_a_paso/4404/bloques_creacion_word_2007.html#nivel_basico

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NIVEL: BSICO Paso 1. Los comienzos Paso 2. La insercin Paso 3. Obtn tus propios bloques Paso 4. Contenido y propiedades Paso 5. Comprtelos con otros usuarios Acceso rpido a los bloques de creacin

NIVEL: BSICO
Word 2007 es una caja de sorpresas. Y una de ellas son sus bloques de creacin, que permiten trabajar de forma ms eficiente. Podemos definirlos como elementos de texto y grficos (cubiertas para tus trabajos, cabeceras y pies de pgina, numeracin, tablas, cajas de texto, elementos grficos, tablas de contenido, bibliografa, marcas de agua, etctera) y se almacenan en un repositorio listos para su utilizacin en uno o varios documentos. De esta manera, se nos brinda la oportunidad de ahorrar cientos de clics y trabajo aburrido de formato, al tiempo que ganamos en resultados visuales ms elegantes. En el siguiente prctico, te comentamos cmo integrarlos en tus pginas, crearlos, editarlos e incluso compartirlos para unificar el aspecto de tus documentos con tus colaboradores.

Paso 1. Los comienzos

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Por omisin, Word 2007 trae una gran cantidad de bloques de creacin predefinidos a los que puedes acceder desde la pestaa Insertar, dentro del grupo de herramientas Texto, pulsando en el desplegable Elementos rpidos y eligiendo la opcin Organizador de bloques de creacin. No obstante, el objetivo de estas pginas es ayudarte a crear el documento requerido por el jefe a la mayor brevedad posible y con una calidad aceptable.

Para ello, exploraremos el organizador de bloques de creacin, que se compone de dos reas principales. Situada a la izquierda y en forma de listado, observars la relacin de bloques disponibles junto a sus diferentes atributos; en la parte inferior, se sitan los botones de editar Propiedades, Eliminar e Insertar. Mientras tanto, en la zona de la derecha vers un campo de vista previa con el tipo de bloque seleccionado.

Paso 2. La insercin
Con un documento nuevo abierto en pantalla, y dando por hecho que ya tienes el texto del informe, crearemos una cubierta a partir de un bloque de creacin de los que vienen definidos por Word 2007. As, ve al Organizador de bloques de creacin, selecciona el llamado Moderno de la galera Portadas y pulsa el botn Insertar.

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Vers cmo mejora el aspecto de tu primera pgina desde el primer momento. Solo faltara aadir el ttulo del informe y autor. Una de las posibilidades ms interesantes en este punto es que puedes incluir en la misma pgina diferentes bloques; simplemente debes asegurarte de colocar el cursor en el punto correcto, evitando solapar dos bloques, ya que Word devolver un mensaje de error. En esta misma lnea, podras experimentar a colocar la paginacin y los encabezados en el resto de las pginas de tu informe, utilizando los bloques destinados a tal efecto en las galeras de Encabezados y Pies de pgina.

Paso 3. Obtn tus propios bloques

Para mantener coherencia y uniformidad, es posible que en tu informe hayas editado o incluido algn elemento que posteriormente desees reutilizar en este o en otros documentos que generes con Word 2007. Es el momento de convertirlo en tu propio bloque de creacin. Para ello, selecciona el elemento (texto o grfico) que desees convertir en bloque y haz clic en el desplegable de Elementos rpidos, seleccionando la opcin Guardar seleccin en una galera de elementos rpidos. Vers que se abre una ventana flotante con el objeto de que introduzcas la informacin necesaria del elemento para su categorizacin . Pon un nombre lo suficientemente descriptivo para tu nuevo bloque. Selecciona en el campo Galera la que desees asociar al nuevo bloque, escribe una pequea descripcin que te ayude en la identificacin del elemento y escoge Guardar en Building Blocks. Finalmente, vers un desplegable con
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las opciones: Insertar slo el contenido, Insertar contenido en su propio prrafo e Insertar contenido en su propia pgina. Para este prctico, elige la primera.

Un pequeo truco en el caso de que la seleccin a convertir en bloque sea un texto: si deseas incluir el formato de prrafo, debes asegurarte de mostrar las marcas de prrafo en la seleccin desde Inicio/Prrafo y haciendo clic en el smbolo de retorno de carro situado en la esquina superior derecha. Copia los elementos invisibles junto al prrafo y gurdalo siguiendo las instrucciones anteriores.

Paso 4. Contenido y propiedades

Es muy posible que de vez en cuando necesites editar el aspecto o el contenido de alguno de tus bloques de uso frecuente. Para hacerlo, debes empezar insertando el bloque de creacin en una pgina independiente para editarlo (formato, color, alineacin, etc.). Una vez realizados los cambios deseados, marca el contenido revisado y haz clic en la Guardar seleccin en una galera de elementos rpidos dentro de la opcin Elementos Rpidos. Asegrate de que el nombre, categora, descripcin, etc., es igual que el elemento bloque a sustituir. Un mensaje de alerta te dir si deseas redefinir el bloque de creacin editado. Haz clic en Aceptar. Como es muy probable, no siempre recordars el nombre exacto del elemento. No te preocupes, guarda el nuevo elemento y luego desde el Organizador de bloques de creacin, localiza el antiguo y elimnalo para evitar confusiones posteriores.

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Por su parte, a veces, no solo querrs cambiar el aspecto del contenido, sino tambin las etiquetas del bloque por criterios de organizacin. Abre el Organizador de bloques y haz un clic sobre el bloque cuyas propiedades deseas editar. Pulsa sobre Editar e introduce la informacin que consideres necesaria cambiar en todos los desplegables.

Paso 5. Comprtelos con otros usuarios

La mejor frmula para compartir los bloques de creacin con otros usuarios es a partir de una plantilla. As, lo primero ser crear un documento nuevo y salvarlo como una plantilla de Word desde el men de Office. Con la plantilla abierta, introduce tantos bloques de creacin como desees para confeccionar la pgina. Una vez hecho esto, selecciona el primer bloque que has introducido y, haciendo clic en el desplegable de Elementos rpidos, escoge Guardar seleccin en una galera de elementos rpidos. Introduce un nombre, categora, etc., pero asegrate de que, en el desplegable Guardar en, eliges el nombre concreto de la plantilla sobre la que ests trabajando y no ninguna de las otras opciones. Debes realizar esta misma operacin para tantos bloques de creacin como quieras integrar en tu plantilla para compartir.

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Seguidamente, guarda la plantilla y cirrala. Cuando la abras, vers que se genera un documento nuevo basado en la plantilla que has creado y que aparecen todos los bloques de creacin disponibles para tus colaboradores.

Acceso rpido a los bloques de creacin

Gracias a la barra de herramientas de acceso rpido situada en la parte superior, al lado del botn de Office, podemos acceder a todas las funciones de los bloques de creacin sin la necesidad de pasearnos por infinidad de pestaas y desplegables. Para incluir este elemento en la barra, pulsa en la flecha que muestra el desplegable de opciones. Aqu, selecciona Ms comandos, de manera que aparezcan las Opciones de personalizacin de Word 2007. En el desplegable Comandos disponibles en, escoge Ficha Insertar, lo que te mostrar todas sus posibilidad justo debajo. Aqu, selecciona Elementos rpidos y haz clic en el botn de Agregar. Sal de esta ventana y ya tendrs listo el acceso inmediato a los bloques de creacin.

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