PORTARIA COSE-E N 04, DE 30 DE ABRIL DE 1990

Estabelece normas para recolhimento de arquivos de escolas extintas.

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A COORDENADORA DE SUPERVISO EDUCACIONAL, no uso de suas atribuies legais, R E S O L V E Art. 1- Ficam aprovadas as normas, em anexo, relativas ao recolhimento de arquivos de escolas extintas. Art. 2- Esta Portaria entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. Rio de Janeiro, 30 de abril.de 1990.
NICOLETA CAVALCANTI PEREIRA REBEL
Coordenadora de Superviso Educacional Matr . 033.088-6

ANEXO PORTARIA COSE-E N 04, DE 30 DE ABRIL DE 1990 NORMAS PARA RECOLHIMENTO DE ARQUIVOS DE ESCOLAS EXTINTAS

CAPITULO I EXTINO DE ESTABELECIMENTO DE ENSINO DA CONCEITUAO E COMPETNCIA Art. 1 - O encerramento das atividades de um estabelecimento de ensino poder ocorrer: a) por determinao do rgo competente da SEE; b) por iniciativa da prpria entidade mantenedora. Pargrafo nico - Em ambas as situaes aludidas neste artigo, o encerramento se processar de acordo com as disposies estabelecidas na presente Portaria, observadas as demais normas vigentes. Art. 2 - O encerramento das atividades de uma unidade de ensino poder ser total ou parcial. >>> ENCERRAMENTO TOTAL

 total quando se encerram, definitivamente, todas as atividades escolares da instituio que no mais manter, em nenhuma de suas sedes, quando. for o caso, qualquer grau ou modalidade de ensino. >>> ENCERRAMENTO PARCIAL parcial quando h suspenso definitiva das atividades de uma sede; ou de apenas determinado(s) curso(s), grau(s) ou modalidade(s) de ensino, em uma ou mais sedes da instituio,permanecendo o funcionamento de outros j devidamente autorizados ou credenciados pelo rgo prprio da SEE/RJ.

>>>SUSPENSO TEMPORRIA 1 - Excepcionalmente, admitir-se- a suspenso temporria, pelo prazo mximo de 2 (dois) anos, do funcionamento de curso(s) oferecido(s) pelo estabelecimento, desde que julgados procedentes, pelo rgo competente da SEE/RI, os motivos apresentados pela entidade mantenedora e comprovadas as condies de segurana do arquivo escolar. 2 - Durante o perodo de suspenso das atividades, a entidade mantenedora ficar obrigada a abrir a Secretaria da escola, em dia e horrio pr-determinados, para atendimento s legtimas pretenses dos alunos que buscam documentos escolares. 3 - Transcorrido o prazo citado no 1, a entidade mantenedora dever comunicar ao NEC, sob cuja jurisdio se encontre o estabelecimento de ensino, a reativao do(s) cursos) ou seu encerramento definitivo, se for o caso. >>> NEC so as atuais COORDENADORIAS

CAPITULO II - DA SISTEMTICA ENCERRAMENTO 1 - ENCERRAMENTO DETERMINADO PELA SEE Art. 3 - O encerramento das atividades escolares a que se refere o Art. 1, alnea a, poder ser efetuado em qualquer poca, em conformidade com as determinaes do rgo competente da SEE. Art. 4 - Determinado o encerramento, a Coordenao de Controle Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional, ter o prazo mximo.de 30 (trinta) dias, a contar da data do.ato de encerramento, para designar Comisso de Supervisores Educacionais, que proceder ao recolhimento dos arquivos, da escola extinta. 1 - Caber ao NEC sob cuja jurisdio se encontra a escola, indicar, no prazo mximo de 8 (oito) dias, a contar daquela mesma data, os Supervisores Educacionais que devero compor a Comisso de Recolhimento de Arquivo. 2 - O Supervisor Educacional do estabelecimento de ensino, ser obrigatoriamente, um dos membros da referida Comisso. Art. 5 - Caber Secretaria Municipal de Educao do Rio de Janeiro, constituir a Comisso a que se refere o Art. 4, em se tratando de estabelecimento de ensino a ela vinculado. 1 - No caso de estabelecimento de ensino, situado no Municpio do Rio de Janeiro, que oferea ensino de 1 e de 2 graus, ou ensino de 1 grau regular e supletivo, a Secretaria Municipal de Educao do Rio de Janeiro dever indicar um ou mais Supervisores para, juntamente com os indicados pelo NEC onde se situa a escola , comporem a Comisso a que se refere o Art. 4. 2 - O mesmo procedimento previsto no pargrafo anterior dever ser observado pelas demais Secretarias Municipais de Educao quando, por fora de convnio firmado entre a Prefeitura Municipal e a Secretaria de Estado de Educao/RJ, as unidades de 1 grau daquela rede municipal forem supervisionadas pelo prprio municpio.

Art. 6 - Publicada em D.0. sua designao, a Comisso de Recolhimento de Arquivo devera: a) comparecer ao estabelecimento de. ensino portando credencial, a fim de iniciar seus trabalhos; b) apreender a documentao, se as circunstncias o exigirem, colocando-a sob a custdia do NEC sob cuja jurisdio se encontre o estabelecimento dando cincia Coordenao de Controle Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional, das medidas cautelares assumidas; c) verificar toda a documentao escolar, revisando-a, pondo em cada documento o visto necessrio para que a mesma possa ser considerada legtima; d) refazer fichas individuais de alunos, vista dos dados existentes nos diversos livros do arquivo no caso de estarem preenchidas a lpis, ou de conterem espaos em branco ou rasuras; e) expedir, quando solicitada, mesmo no caso de o arquivo estar sob custodia do NEC, a documentao escolar dos alunos, verificada a regularidade de seus estudos e respeitados os dispositivos legais vigentes; f) no caso de expedio de Certides com fora de Diploma ou de Certificado, providenciar seu encaminhamento Coordenao de Credenciamento Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional, juntamente com a relao de seus titulares, para o devido registro e publicao em D.O.; g) tomar, de imediato, providncias junto Coordenao de Controle Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional, no sentido de solucionar os casos de regularizao de vida escolar de alunos; h) aplicar outras medidas, quando necessrias, com fundamento em normas e outros preceitos legais vigentes. Art. 7 - Recolhido o arquivo na forma prevista nas presentes normas, e aps empacotado e lacrado, dever ser o mesmo entregue ao NEC, acompanhado do processo que deu origem ao encerramento, do relatrio referido no Captulo IV e de uma cpia da relao do acervo. Pargrafo nico - Caber ao NEC comunicar o trmino dos trabalhos da Comisso Coordenao de Controle Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional, bem como encaminhar o acervo recolhido Coordenao de Credenciamento Escolar da mesma Coordenadoria. 2 - ENCERRAMENTO POR INICIATIVA DA ENTIDADE MANTENEDORA Art. 8 - 0 encerramento parcial das atividades do estabelecimento de ensino dever ser comunicado, com antecedncia mnima de 60 (sessenta) dias, ao NEC, com vistas Coordenao de Credenciamento Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional, para emisso e publicao em D.O. de ato prprio. 1 - no caso de encerramento parcial no ser efetuado o recolhimento do acervo correspondente, ficando o mesmo sob a responsabilidade da entidade mantenedora. 2 - O Supervisor Educacional que atua no estabelecimento cuidar para que o referido acervo esteja organizado, de forma a permitir, em qualquer tempo, a verificao da regularidade da vida escolar dos alunos. Art. 9 - O encerramento total do funcionamento da escola dever ser requerido, pelo representante legal da mantenedora, preferentemente, com antecedncia mnima de 60 (sessenta) dias antes do incio ou do trmino do ano letivo, visando assegurar ao aluno neste ltimo caso, a concluso do perodo letivo. Art. 10. - O requerimento da mantenedora, dirigido ao Secretrio de Estado de Educao, dar entrada no NEC sob cuja jurisdio se encontra a escola e dever conter a caracterizao completa

do estabelecimento e de sua entidade mantenedora, assim como a exposio dos motivos que determinaram tal deciso e a data prevista para o encerramento. Pargrafo nico - Em se tratando de estabelecimento de ensino de 1 grau, situado no municpio do Rio de Janeiro, o requerimento dever ser encaminhado Secretaria Municipal de Educao/RJ, que proceder de acordo com o fixado no Art. 5. Art. 11 - 0 Diretor e o Secretrio do estabelecimento de ensino no podero ser dispensados antes do efetivo recolhimento do acervo. Art. 12 - A Direo do estabelecimento dever, sob orientao da Superviso Educacional que atue no estabelecimento: a) organizar todo o acervo escolar, para apresentao Comisso de Recolhimento de Arquivo; b) expedir as transferncias dos alunos que, neste caso, excepcionalmente, sero visadas pelo Supervisor Educacional, respeitada a legislao vigente; c) proceder ao registro de todos os certificados e/ou diplomas referentes a cursos concludos antes da emisso do ato de encerramento de suas atividades, observadas as disposies legais que regem a matria. Art. 13 - O Supervisor Educacional dever exigir, quando necessrio, a complementao de documentos, a fim de que no haja deficincia documental no arquivo a ser recolhido. Art. 14 - O NEC, ao ter cincia da solicitao da entidade mantenedora, tomar as seguintes providncias: a) encaminhar o processo Coordenao de Credenciamento Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional para expedio de ato prprio - observada a data prevista para o encerramento, constante do requerimento inicial - e informao sobre o histrico do funcionamento do estabelecimento, a ser registrada no corpo do processo; b) enviar Coordenao de Controle Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional o nome dos Supervisores Educacionais que comporo a Comisso de Recolhimento de Arquivo, a ser designada no prazo mximo de 30 (trinta) dias, a contar da publicao em D.0. da Portaria da CDCE-E, relativa ao encerramento definitivo das atividades do estabeleci mento. Art. 15. - Caber SME/RJ, quando se tratar de estabelecimento de ensino situado no municpio do Rio de Janeiro, e que oferea ensino de 1 e de 2 graus, ou de 1 grau regular e supletivo, aps cincia do pedido de encerramento, observar os mesmos procedimentos estabelecidos no artigo anterior. Art. 16 - Publicada em D.O. sua designao, a Comisso de Recolhimento de Arquivo dever proceder conforme o determinado no Art. 6, no que couber. Art. 17 - Os arquivos, empacotados e lacrados pela Comisso, sero encaminhados pelo estabelecimento de ensino ao NEC que proceder de acordo com o estabelecido no Art. 7. CAPITULO III DA SISTEMTICA DO RECOLHIMENTO Art. 18 - Durante o processo de recolhimento, a Comisso proceder ao levantamento dos seguintes documentos, agrupando-os e listando-os em ordem cronolgica ou numericamente crescente, quando for o caso: a) documentos referentes situao legal da instituio, com indicao das datas das respectivas publicaes: autorizao de funcionamento da escola reconhecimento, prorrogao de autorizao, renovao de reconhecimento - se houver - autorizao de cursos, aprovao de grades

curriculares, aprovao de Regimento e de Adendo(s), de Plano Operacional, de Projeto; investidura de Diretor e Secretrio; Determinao de interveno e outros porventura existentes; b) pastas individuais de alunos, observada a ordem alfabtica, independente de srie ou fase, curso e de sede da instituio, quando for o caso; c) Publicaes em D.0. de relao de concluintes; d) livros constantes do arquivo: de termos de visita do Supervisor Educacional; dirios de classe, livro de matrculas, de transferncia, de adaptaes, de incinerao de documentos, de resultados finais, de registro de Certificados e diplomas, por modalidade e grau de ensino e por srie ou fase, sempre que possvel; Art. 19 -.Caber, ainda Comisso: a) elaborar relao nica de alunos, em ordem alfabtica, independente de srie ou fase, curso e sede, quando for o caso; b) proceder incinerao de impressos em branco (formulrios, papis timbrados, livros, dirios de classe, certificados, diplomas, fichas individuais, de carimbos referentes ao(s) curso(s), ao estabelecimento extinto, e ao corpo tcnico-administrativo, lavrando em ata prpria o material que foi incinerado. Art. 20 - A Comisso dever relacionar em trs vias, pelo menos, o acervo que recolher. 1 - Cada via ser assinada por todos os membros integrantes da Comisso. 2 - A relao original acompanhar o acervo a ser encaminhado Coordenao de Credenciamento Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional; uma copia ficar arquivada no NEC e a outra ser entregue sob recibo entidade mantenedora ou a seu representante credenciado. CAPITULO IV DO RELATORIO Art. 21 - O acervo recolhido pela Comisso, com observncia das presentes normas, dever ser acompanhado de relatrio do qual constaro, obrigatriamente, os seguintes itens: a) identificao da Comisso de Recolhimento, com os nomes de seus membros, matriculas e cargos, indicao do ato, da data e rgo responsvel pela designao, bem como da data do Dirio Oficial de sua publicao; b) identificao do estabelecimento de ensino extinto, inclusive com endereo(s) completo(s), enfocando seu aspecto legal no que diz respeito a: atos autorizativos da escola e do curso(s) ofericido(s), com indicao de grau(s) e modalidade(s) de ensino ministrados; atos de aprovao de Regimento, Plano Operacional e Projeto, quando houver; c) identificao da entidade mantenedora, contendo seu endereo e do respectivo representante legal e demais scios proprietrios, quando for o caso; d) identificao do Diretor, Vice-Diretor, Secretrio e Coordenador de sede, quando houver, com respectivos endereos e registros ou autorizaes; e) histrico dos fatos que motivaram a medida, incluindo referncia ao n do processo em que a entidade mantenedora solicitou o encerramento, ou, se for o caso, ao ato do poder pblico que determinou a extino, especificando se a mesma foi precedida de interveno; f) exposio minuciosa das condies em que foi encontrado o arquivo, das medidas tomadas para proteo da integridade do mesmo, e dos procedimentos seguidos com vistas regularizao da vida escolar dos alunos, quando for o caso;

g) relao de documentos expedidos aps a extino do estabelecimento (histricos escolares e certides com fora de certificado ou diploma), encaminhados para registros Coordenao de Credenciamento Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional. Art. 22 - A Comisso dever relatar em Observaes Finais, quaisquer circunstncias julgadas relevantes e no previstas nesta Portaria, com o fim de orientar posterior diligncia, se necessrio. CAPITULO V DAS DISPOSIES FINAIS Art. 23 - As normas aqui estabelecidas se aplicaro, tambm, aos Cursos de Qualificao Credenciados pela SEE/RJ, sejam eles ministrados por instituies de ensino, por empresas, sindicatos,associaes de classe, ou por outras entidades que no se dediquem sistematicamente ao ensino, mas que, eventualmente, necessitam de desenvolver cursos daquele natureza. Art. 24 - Aps a data de encerramento do estabelecimento de ensino, vedada a expedio com o nome do estabelecimento extinto, de quaisquer documentos inerentes vida escolar dos alunos. Art. 25 - Sempre que constatada pela Coordenao de redenciamento Escolar da Coordenadoria de Superviso Educacional inobservncia aos dispositivos legais, bem como ao preceituado na presente Portaria, dever aquele rgo solicitar, atravs da Coordenao de Controle Escolar, esclarecimentos Comisso de Recolhimento, ou se for o caso, retornar o arquivo ao NEC, que convocar a Comisso para reorganizao do acervo. Art. 26 O encerramento das atividades de instituies de nvel superior, vinculadas SEE/RJ, esta sujeito legislao prpria. Art. 27 - Esta Portaria entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio
Publicada DORJ em 21.05.90, pag. 14

GOVERNO DO RIO DE JANEIRO SECRETARIA DE ESTADO DE EDUCAO SUBSECRETARIA DE GESTO E RECURSOS E INFRAESTRUTURA SUPERINTENDNCIA DE INFRAESTRUTURA COORDENAO DE INSPEO ESCOLAR EQUIPE DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAO

RELATRIO DE RECOLHIMENTO DE ARQUIVOS ESCOLARES ESTABELECIMENTO DE ENSINO: ________________________________________ MUNICPIO: Rio de Janeiro

TERMO DE RECOLHIMENTO

Aos __________________ dias do ms de __________________ do ano de __________ a Comisso abaixo assinada, designada por Ato da Coordenao de Inspeo Escolar de _____ / _____ / _______, publicada no D.O. de _____ / _____ / _______, dando cumprimento ao que determina a Portaria COSE-E n 04/90 de 30/04/90, publicada no D.O. de 21/05/90, compareceu a ____________________________________________ e na
(endere o) presena do representante Legal e/ou da Equipe Tcnico-administrativo-pedaggicado

estabelecimento de ensino abaixo assinado, procedeu ao recolhimento do acervo do extinto _____________________________________________________ ((nome do estabelecimento de seguir.
ensino))

relacionado a

Rio de Janeiro, _____ de ______________________ de ________

_______________________________________________________________
Comisso (nome e matrcula)

_______________________________________________________________
Comisso (nome e matrcula)

_______________________________________________________________
Comisso (nome e matrcula)

_______________________________________________________________
Representante Legal (C.P.F.)

________________________________________________________________
Diretor (nome e n do Ofcio de cadastramento de investidura)

________________________________________________________________
Secretrio (nome e n do Ofcio de cadastramento de investidura)

23RELATRIO IDENTIFICAO 1 Comisso Especial de Recolhimento de Arquivo:

Nome: ________________________________________________________________________ Matrcula: _______________________ Nome: ________________________________________________________________________ Matrcula: _______________________ Nome: ________________________________________________________________________ Matrcula: _______________________ Ato de Designao: _____________(data)____________ Publicao em Dirio Oficial: _____________________ Obs: Indicar eventuais substituies dos elementos indicando-os e a data da publicao em Dirio Oficial. Nome: ________________________________________________________________________ Matrcula: _______________________ Ato de Designao: _____________(data)____________ Publicao em Dirio Oficial: _____________________ Nome: ________________________________________________________________________ Matrcula: _______________________ Ato de Designao: _____________(data)____________ Publicao em Dirio Oficial: _____________________ 2 Estabelecimento de Ensino: Nome(s)___________________________________________________________________ __________ ________________________________________________________________ Endereo(s) ___________________________________________________________________

__________________________________________________________________________ _ _____________________________________________________________ Entidade __________________________________________________________ Endereo da Entidade ________________________________________________ _______________________________________________ Representante(s) Legal (is) indicando nomes e endereos: Nome: ________________________________________________________________________ Endereo: _____________________________________________________________________ Nome: ________________________________________________________________________ Endereo: _____________________________________________________________________ Nome: ________________________________________________________________________ Endereo: _____________________________________________________________________ Nome: ________________________________________________________________________ Endereo: _____________________________________________________________________ Diretor indicando nomes e endereos: Nome: ________________________________________________________________________ Endereo: _____________________________________________________________________ 24Secretrio indicando nomes e endereos: Mantenedora:

Mantenedora:

Nome: ________________________________________________________________________ Endereo: _____________________________________________________________________ Atos Autorizativos (Portarias, Resolues ou Pareceres) Documento N: __________________ Data: ____________ Publicao em D.O. ____________ Documento N: __________________ Data: ____________ Publicao em D.O. ____________ Documento N: __________________ Data: ____________ Publicao em D.O. ____________ Documento N: _____________ Cursos Extintos: _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ Motivo do Fechamento: __________________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________________________ __________ __________________ Data: ____________Publicao em D.O.

__________________________________________________________________________ __________ Observaes Finais: __________________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________________________ __________ __________________________________________________________________________ __________

MARCADORES Encerramento Parcial Total - Definitivo, Suspenso Temporria, Recolhimento Arquivo Escolar

ES - Escola Extinta ES Encerramento Parcial Total Definitivo ES Suspenso Temporria ES Recolhimento do Arquivo Escolar.