COLEGIO VOCACIONAL MONSEOR SANABRIA SECCIN TECNICA NOCTURNA

CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL FONDO DE CAJA CHICA
SUSTENTANTES: NANCY F. CALVO RODRGUEZ. CDULA 1-144-20938 SONIA GUZMN GUZMN. CDULA 1-859-394 DESAMPARADOS, SAN JOS COSTA RICA

ABRIL 2012

Resumen Ejecutivo
En el presente proyecto elaborado en equipo, se presenta la creacin de nuestra empresa AGROSA, la naturaleza del negocio, as como parte de su estructura gerencial. En ste trabajo detallamos especficamente la importancia de nuestro Departamento de Finanzas y Control, al cual le conciernen todos los procesos que consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea fsico o a travs de otros instrumentos, como cheques o tarjetas de crditos. La gestin financiera es la que convierte a la visin y a la misin de nuestra empresa en operaciones monetarias. El desarrollo empresario depende de los Recursos Financieros Reales y Potenciales; por sta razn hemos creado un manual de procedimientos para el uso correcto de caja chica, como control interno para salvaguardar este activo. El Manual de Procedimientos para el uso correcto de Caja Chica, est sustentado con Justificacin para su Uso y Cumplimiento. En dicho Reglamento se especifica:
Monto Y Creacin Del Fondo De Caja Chica Modificaciones Y Cancelacin De Los Fondos De Caja Chica Manejo De Los Fondos De Caja Chica Custodia Y Responsable Del Fondo Fijo Registro Y Control Del Manejo De Los Fondos Anticipo A Vales Provisionales De Caja Chica Reembolso De Gastos Gastos O Desembolsos Definitivos Condiciones Y Restricciones. Arqueo Reembolso Del Fondo Papelera

Asumiendo el Correcto Uso de ste MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, creemos firmemente que el activo efectivo de nuestra caja chica estar salvaguardado fielmente.

Muy contentos por la enseanza y el conocimiento adquirido en la elaboracin de ste proyecto, ofrecemos el mismo cmo ejemplo para la elaboracin de otros reglamentos de control interno. Participantes: Nancy F. Calvo Rodrguez, Sonia Guzmn Guzmn, Daniela Aguilar Ramrez y Jorge Vargas Rivera, todos de la seccin 2-2, del COLEGIO VOCACIONAL MONSEOR SANABRIA-SECCIN TCNICA NOCTURNA.

Introduccin
El presente trabajo, es referido a lo que son Controles Internos del Activo, Efectivo - Caja Chica, lo cual es de gran importancia para una empresa cualesquiera que sea su actividad. Para que se tengan buenos controles internos, la empresa debe de conocer bien los movimientos que realiza, pues esto le ayudara a poder colocar candados de seguridad en toda operacin, y para ello tambin es necesario contar con personal capaz, eficiente y sobre todo honrado. *Control Interno: Es Un Conjunto De Reglas y Procedimientos que Adopta Una Empresa Para Salvaguardas Sus Activos*

1. Objetivo General:
Demostrar y Exponer el Conocimiento General, Adquirido del Manejo del Activo, Efectivo-Caja Chica; Dentro de una Empresa Especfica.

2. Objetivos Especficos:
Sealar y explicar los aspectos ms importantes del departamento, al cual est asignado el fondo de Caja Chica. Exponer un Manual de Procedimiento para el uso del Fondo de Caja Chica, donde: Se determina el monto de caja chica. Se determinar la poltica del uso de los vales provisionales. Se determinar el monto mximo a reintegrar comprobantes mediante el fondo de Caja Chica.

Desarrollo
Nombre de la Empresa: AGROSA, Comercial, S.A.. Nombre Comercial. AGROSA. (2.1-2.2) Naturaleza del Negocio: AGROSA es una mediana empresa, Industrial- Extractiva de Produccin y Consumo Final, que transforma, produce y comercializa sus productos a travs de ms de 200 puntos de venta, asegurando una total en cobertura del territorio Costarricense. Sus principales productos de formulacin son exportados exitosamente a otros pases del rea. En la actualidad es una empresa lder en la Importacin, formulacin y comercializacin de productos Agroqumicos, Fertilizantes Foliares, Semillas, Surfactantes, Alimentos y Equipo agrcola. Est Gerencialmente Organizada en Departamentos, reas y Sub reas. En lo que corresponde al proyecto presente, nos referiremos especficamente al Departamento de Finanzas y Control, el cual a su vez se sub divide en Contabilidad y Tesorera. Es EVIDENTE que el dinero mueve el mundo de los negocios. El desarrollo empresario depende en buena medida de una adecuada utilizacin de sus recursos financieros, reales y potenciales. Departamento de Finanzas y Control Al Departamento de Finanzas y Control le conciernen todos los procesos que consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea fsico o a travs de otros instrumentos, como cheques o tarjetas de crditos. La gestin financiera es la que convierte a la visin y a la misin en operaciones monetarias. El desarrollo empresario depende de los Recursos Financieros Reales y Potenciales. (2.3) Nuestros Objetivos Especficos se desarrollan en ste departamento, especialmente en el rea de Tesorera. Este departamento cuenta con 5 empleados, de los cuales 3 pertenecen al rea de Contabilidad y 2 al rea de Tesorera (Tesorero y Auditor). (2.4) Las cobranzas y los pagos son parte esencial de la Gestin Financiera y representan el movimiento de fondos, es decir, de dinero. Es importante sealar que toda empresa, incluso la nuestra contiene un modelo estndar de Control Interno para el buen manejo de las Finanzas. Nuestro Efectivo de Caja Chica no es la acepcin y la especificaremos a continuacin

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL USO DEL FONDO DE CAJA CHICA

(2.8)

Justificacin Art.01. AGROSA, como entidad Privada, presidida por la Junta Directiva junto con el o los Funcionarios responsables de la Direccin y Administracin, deben adoptar las medidas necesarias para el buen funcionamiento de todas las transacciones que realice la Empresa. Art.02. Se crear un fondo fijo de Caja Chica para hacer frente a desembolsos en efectivo destinados a gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las polticas establecidas por la Empresa. El presente reglamento tiene por objeto establecer el marco de operacin y reglamentar los procedimientos internos que rigen las compras con Fondos de Caja Chica que efecte la empresa para desarrollar las actividades en el mbito de su competencia, en el orden prescrito y de forma segura, observando la normas tcnicas y procedimientos de control interno establecidos por la Contralora General de la Repblica. Uso y Cumplimiento: Art.03 Este Reglamento es de cumplimiento y uso obligatorio para todos los funcionarios y personal de la Empresa AGROSA. Art.4 Estos fondos no podrn utilizarse para desembolsos que excedan los lmites autorizados por la Administracin, por lo que habr de establecerse un monto mximo acorde a las necesidades, el que en ningn momento tanto su valor como el de cada desembolso exceder del lmite que se determine en el presente Reglamento emitido para tal efecto. 1.1 MONTO Y CREACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA. (2.5) Art.05. Considerando que la Empresa tiene que responder a la operatividad de reas cuya gestin requiere de respuesta rpida y eficaz, adems que en la misma no existe la disponibilidad de servicios bancarios, se establece que el fondo de Caja Chica deber de ser de 250.000.00 (Doscientos Cincuenta Mil Colones). Art.06. La Junta Directiva y Administracin mediante una Resolucin aprobar en forma escrita el fondo de Caja Chica y su monto mximo ser de Cincuenta Mil Colones) reembolsables peridicamente en dependencia de la disponibilidad de fondos de la Empresa. Dicha resolucin ser enviada a la Tesorera de la Empresa. para que Auditare y controle su debido cumplimiento, y deber contener lo siguiente: a) El nombre del Fondo de Caja Chica. b) El monto total en Colones que integra el fondo. c) El lmite mximo permitido para cada compra o gasto. d) La unidad administrativa a la cual se asigna el fondo. e) El Responsable y Custodio del Fondo.

350,000.00 (Trescientos

Art. 07 La Empresa emitir un cheque a nombre de la persona designada para su manejo (el Responsable de Caja Chica), quien deber firmar un pagar a favor de la Empresa y no podr delegar su manejo ni custodia, ni podr tener acceso a los registros contables relacionados ni podr aprobar desembolsos de este fondo. 1.2 MODIFICACIONES Y CANCELACIN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Art.08 La Junta Directiva podr modificar o anular los fondos autorizados en este manual para Caja Chica de oficio o a solicitud de la Direccin Ejecutiva, teniendo en cuenta siempre las necesidades e intereses de la Empresa. Para autorizar la modificacin o cancelacin del fondo, la Junta Directiva deber emitir una Resolucin con su aprobacin, ordenando segn el caso la asignacin o cancelacin de fondos y enviarla a la Direccin Ejecutiva-Administrativa para su debido cumplimiento, indicando en dicha Resolucin lo siguiente: a) El nombre del Fondo de Caja Chica. b) El monto total en Crdobas que integra el fondo. c) El monto en Crdobas de la modificacin o cancelacin del fondo.

1.3. MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA. Art.09 Autorizacin: Todo pago de Caja Chica debe de estar debidamente autorizado por el Presidente de la Junta Directiva de la Empresa, que deber de plasmar el Visto Bueno (Vo. Bo.) al documento que soporta y justifica el gasto efectuado, adems del autorizado en los recibos de egresos de Caja Chica o en su efecto la persona que designe la Junta Directiva. Art.10. Lmite de pago: El lmite mximo que se pagar en efectivo ser hasta por el 10% del total del fondo asignado, equivalente a veinticinco mil colones (25.000,00), del fondo de Caja Chica, los valores que se excedan a este monto se tramitarn por medio de cheques bancarios. Se prohbe el fraccionamiento de pagos o anticipos para obviar los procedimientos legales para compras, contratacin y pago de bienes, obras y servicios. (2.7) Art.11. Uso de los Fondos de Caja Chica: Los Fondos de Caja Chica son para sufragar pagos en efectivo destinados a gastos menores, regulares o corrientes que por su naturaleza o circunstancia, necesiten atencin inmediata. Art.12 Podrn pagarse con fondos de Caja Chica nicamente compras y servicios menores que la Empresa requiera como tiles de oficina, accesorios de reparacin, servicios de mantenimiento y reparacin, acarreos y envos, tiles de limpieza, viticos y gastos de viaje imprevistos. Art.13 Los pagos que se realicen con el fondo de Caja Chica debern estar soportados con la documentacin pertinente y debidamente autorizada (facturas, recibos, vales, solicitud de viticos, rendicin de cuentas de viticos). Art.14. El o la Responsable del fondo fijo exigir se cumplan las disposiciones referentes a su manejo, los reembolsos se efectuarn luego de que los comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte del Administrador Direccin Ejecutiva (Tesorera). Art.15. Prohibicin de uso de los fondos de Caja Chica : No debern utilizarse los fondos de Caja Chica para: a) Cambiar cheques. b) Efectuar adelantos de sueldos o prstamos a los funcionarios y empleados. c) Pagos y/o adelanto de vacaciones y horas extraordinarias. d) Pagos de beneficios sociales. e) Pagos de servicios bsicos y compras programadas mayores de un mil crdobas netos combustibles y llantas. f) Pagos con comprobantes no autorizados.

Art.16. Al entregarse un monto para compras y/o gastos sujetos a rendicin de cuenta, deber soportarse con un Vale Provisional de Caja Chica, siendo el plazo mximo para la rendicin de cuentas tres das (72 horas). 1.4. CUSTODIA: RESPONSABLE DEL FONDO FIJO. Art.17. La Junta Directiva nombrar a un funcionario idneo para la administracin de la Caja Chica, funcin que ser adicional a las que ya tenga en el Manual de Funciones el empleado seleccionado. Art.18. El o la Responsable del fondo fijo deber ser un empleado o empleada independiente del cajero general y de otros empleados que efecten o participen directa o indirectamente en labores de registros contables u otras funciones financieras. La independencia de este empleado es necesaria para evitar confusiones en la utilizacin del fondo. Los deberes y obligaciones del Responsable del fondo debern estar claramente definidas por escrito y agregadas a sus funciones normales. Bajo ninguna circunstancia el responsable del Fondo de Caja Chica podr delegar la custodia del mismo a otra persona. Art.19 Delegacin Temporal de responsabilidad del Fondo de Caja Chica: En ausencia temporal no mayor a 15 das del Responsable del Fondo de Caja Chica, la Direccin Ejecutiva debe designar al funcionario que asumir temporalmente la responsabilidad del mismo, previo arqueo y recepcin del Fondo, que debe realizarse en presencia del Responsable de Contabilidad y/o Administrador. De ste traslado deber elaborarse acta donde se plasmar la situacin y documentacin encontrada. Art.20. Los fondos de de Caja Chica debern ser manejados solamente por empleados que permanezcan fijos para que puedan cumplir con las normas del control interno establecidas y dar as una respuesta oportuna a los solicitantes de los fondos. Art.21 Entrega del Fondo de Caja Chica al Responsable: La Direccin Ejecutiva (Tesorera) debe hacer entrega oficial de los fondos al Responsable del Fondo de Caja Chica, junto con una copia de la Resolucin de la Junta Directiva que crea el Fondo y una copia del presente Manual.. El Responsable del Fondo de Caja Chica debe firmar un recibo oficial al recibir los fondos y documentos mencionados por primera vez.

Art.22 Resguardo de los Fondos de Caja Chica: El dinero que integra el Fondo de Caja Chica y los documentos que respaldan sus operaciones, deben permanecer resguardados bajo llave, de manera ordenada y en un lugar seguro, a fin de evitar cualquier extravo o irregularidad. Diariamente el Responsable del Fondo de Caja Chica debe hacer un arqueo para determinar su saldo al final de cada da, sin perjuicio de los arqueos que de manera independiente puedan realizar los funcionarios autorizados y la Direccin Ejecutiva. 1.5. REGISTRO Y CONTROL DEL MANEJO DE LOS FONDOS. Art.23. Registro: Se dispondr de un libro foliado (pginas numeradas) para evitar desprendimiento y futuras correcciones que hagan dudosos los registros. Este libro deber en su inicio contar con un acta de apertura con el sello y firma del Presidente de la Junta Directiva, indicando cuantos folios tiene el libro en el uso del mismo, y sellada cada pgina. Art.24. Los ingresos y egresos: se debern anotar en el Libro de Caja Chica conforme a los datos que en el se pidan, operando cada vez las columnas de salida/saldo y los ingresos entrada/saldo. Art.25. El Libro de Caja Chica deber de tener los siguientes encabezados o columnas: AGROSA, Fecha: Fecha de la factura o recibo ingreso del fondo. Detalle: Se anotar nmero de factura o recibo, o nmero de cheque cuando es ingreso. Beneficiario: Aqu se registrar el nombre de la persona proveedor que recepcionar los fondos pagados por la Asociacin. Cdigos contables: Este espacio se reservar para la imputacin del cdigo contable o rea a la cual pertenece el gasto Conceptos: Se deber describir el concepto del pago en forma breve y concisa. Entrada: En esta columna se anotarn los ingresos que reciba la Caja Chica, las devoluciones de dinero pertenecientes al mismo fondo no representaran ingresos ya que estas no modifican el total asignado a la caja. Por eso se recomienda utilizar vales provisionales, cuando las compras o montos se desconozcan, en algunos casos en que se incurra la reversin de una operacin se anotar como ingreso, especificando en el concepto el porqu de dicha operacin. Salida: Se anotarn todas las salidas o pagos que efecte la Caja Chica. Saldo: Se deber de operar el saldo anterior menos la salida inmediata para establecer cada nuevo saldo. Art.26. El trabajo de todas estas operaciones deber de efectuarse a tinta de color negro y sin borrones o manchas. Art.27. Pasos para el manejo de Caja Chica. 1. Apertura de la Caja Chica con fondos de la Empresa para gastos operativos. 2. Nombramiento del Responsable de Caja Chica: Decisin y comunicacin escrita de La Junta Directiva de la Empresa. 3. Solicitud de fondos para la apertura de Caja Chica: Solicitud presentada por el Administrador y/o Departamento de Finanzas y Control, al Presidente de la Junta Directiva. 4. Recepcin y pago de materiales y/o servicios (detalle) cuyo ingreso a la Asociacin est debidamente soportado: La Direccin Ejecutiva y/o Administrador autoriza el pago. El Responsable del Fondo de Caja Chica efecta el pago y hace el registro correspondiente. 5. Pago de facturas y/o recibos: Autoriza la Direccin Ejecutiva y/o Administrador y efecta la emisin el Responsable del Fondo de Caja Chica. 6. Elaboracin del resumen de comprobantes de gastos de Caja Chica y solicitud de emisin de Cheque de reembolso: Lo elabora el Responsable del Fondo de Caja Chica, lo revisa la Direccin Ejecutiva y/o Administrador y lo autoriza el Presidente de la Junta Directiva. 7. Elaboracin del comprobante de egreso de Caja Chica: es el documento que se emite acompaando facturas o recibos. Autoriza la Direccin Ejecutiva y/o administrador, lo elabora el Responsable del Fondo de Caja Chica. 8. El Recibo de Caja Chica, se utiliza nicamente cuando no existe posibilidad de obtener factura membretada o comercial (nombre y apellidos, firma no. cedula y direccin) Autoriza la Direccin Ejecutiva y/o administrador, lo elabora el Responsable del Fondo de Caja Chica. 9. Elaboracin del Vale Provisional de Caja Chica : Autoriza la Direccin Ejecutiva y/o Administrador, lo elabora el Responsable de Caja Chica quin da el seguimiento debido para que se le rinda cuentas a ms tardar a los tres das. No se emitir nuevo Asociacin de Municipios del Departamento de Boaco (AMUB) Vale Provisional de Caja Chica a quin tenga pendiente una rendicin de cuentas anterior. 10. Arqueo de Caja Chica: Rutinaria y sorpresivamente lo hace La Tesorera, eventualmente puede arquear cualquier miembro del Departamento de Finanzas y Control. Tambin pueden hacer arqueos sorpresivos el Auditor Interno o los Auditores Externos que autorice la Junta Directiva con la finalidad de verificar la integridad de los fondos, su correcto manejo y el cumplimiento del presente Manual, firmando la hoja de arqueo el funcionario que lo haya realizado y el o la responsable de caja chica. De este documento deben elaborarse dos copias, las cuales deben distribuirse de la siguiente forma: Original : Para el o la funcionario que realice el arqueo. 1ra. Copia : Para el Responsable del Fondo de Caja Chica 2da. Copia: Para el Contador

11. Confirmacin del saldo de Caja Chica: que es un balance mensual elaborado por el Responsable de Caja Chica, revisado por la Tesorera y/o el Administrador y aprobado por el Presidente de la Junta Directiva. 12. Todas las entradas y salidas se registrarn en el Libro Diario de Caja Chica, anotndose los procesos administrativos, cuantitativa y cualitativamente, resaltando el objetivo de cada proceso. El Libro Diario deber ser registrado sin borrones, ni enmendaduras, siendo absolutamente prohibido el uso de corrector lquido para sustituir algn posible error. Los errores fortuitos en caso necesario debern ser anulados pasando una raya horizontal sobre el error que denote claramente lo corregido lo cual deber de ser debidamente razonado por el Responsable del Fondo y autorizado por la Direccin Ejecutiva(Departamento de Finanzas y Control) y/o Administrador. 1.6. ANTICIPO A VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA. (2.6) Art.28 Vale Provisional: Todo desembolso sujeto a rendicin de cuenta debe soportarse con un Vale Provisional de Caja Chica, el cual deber de ser aprobado por la Direccin Ejecutiva y/o el Administrador o por quin delegue la Junta Directiva. El Vale Provisional slo puede emitirse a funcionarios de la Asociacin. Se solicitar y autorizar la emisin del Vale slo cuando se desconozca con exactitud el monto del gasto a realizar o cuando se trate de anticipo sujeto a rendicin de cuenta posterior, que no obliga o vincula a la Asociacin a un compromiso actual o posterior de efectuar cualquier retencin fiscal al proveedor del bien o servicio. Art.29 La rendicin de cuentas de estos Vales Provisionales debe efectuarse diariamente, salvo en casos especiales que por fuerza mayor no se puedan realizar el mismo da, se realizarn a mas tardar en un perodo no mayor de tres das (72 horas); no se deben aceptar rendiciones parciales. Art 30 Procedimiento para adelantos para compras o gastos menores cuyo monto no pueda determinarse previamente (Emisin de Vales): La emisin de vales de adelantos para compras o gastos menores cuyo monto no pueda determinarse previamente deber realizarse siguiendo los siguientes pasos: Paso #
1

Unidad o Funcionario
Solicitante

Descripcin/Accin
Presentar al Responsable del Fondo el requerimiento de dinero, explicando el uso que se le dar.

2 3 4 5

Responsable del Fondo

Preparar un Vale Provisional de Caja Chica por la suma solicitada y lo entregar a la persona solicitante para el trmite de la firma autorizada. Tramitar la firma autorizada ante la Direccin Ejecutiva o Administrador y presentar el Vale autorizado a la Encargada del fondo. Entregar el dinero y obtendr la firma de recibido del solicitante, reteniendo el Vale en archivo temporal. Realiza las compras o gastos y presentar rendicin de cuentas por el anticipo recibido a la encargada del fondo. Para ello Preparar un detalle que contenga una relacin entre la suma recibida y las compras y/o gastos efectuados, soportado con facturas, recibos, etc., y entrega a la encargada del fondo. Recibir y revisar el detalle de gastos y los soportes entregados por el solicitante. En caso de que los gastos efectuados sean menores a la suma previamente entregada, la encargada del fondo solicitar la diferencia (vuelto). Preparar un Comprobante de pago de Caja Chica (original y copia), por el total de la compra o gasto, adjuntando los documentos soportes. Solicitar firma de conformidad del solicitante en el Comprobante de pago de Caja Chica y le devolver el Vale Provisional de Caja Chica. Sella la documentacin soporte y el comprobante de pago de Caja Chica con la leyenda PAGADO. En el Comprobante de Caja Chica deber especificarse las cuentas a afectar. Cumplido lo anterior, archivar temporalmente el original del Comprobante de Caja Chica y sus soportes, mientras solicita el reembolso del fondo gastado, para lo cual se sigue el procedimiento de solicitud de cheque. Mantendr un archivo sucesivo de las copias del comprobante de Caja Chica.

Solicitante

Responsable del fondo

Solicitante

6 7 8

Responsable del fondo

Responsable del fondo

Responsable del fondo

Responsable del fondo

Art.31 Procedimiento para la Rendicin de Cuenta: Para la rendicin de Cuenta sobre un adelanto recibido en efectivo mediante un Vale Provisional deber seguirse el siguiente procedimiento: 1. Aceptacin de la Rendicin de Cuenta: El Responsable del Fondo de Caja Chica slo puede aceptar la rendicin de cuentas, s previa revisin y confrontacin del monto y concepto del Vale Provisional con el monto y concepto de los Recibos originales que respaldan se verifica que stos son vlidos y coincidentes. 2. Slo s dichos montos son vlidos y coincidentes entonces podr emitir el correspondiente comprobante de pago de Caja Chica, requerir que lo firme el solicitante que recibi el anticipo, lo autorice la Tesorera o el Administrador para cancelar y devolver al solicitante el Vale Provisional de Caja Chica con el sello Cancelado y registrar el desembolso efectuado. 3. Vencimiento del plazo para rendicin de Cuenta: Si el solicitante que recibi fondos mediante Vale Provisional no hace la rendicin de cuentas dentro de las setenta y dos (72) horas hbiles siguientes a su recepcin, el Responsable del fondo de Caja Chica informar a Tesorera y/o Administrador de aquellos adelantos que no han sido rendidos en el plazo establecido, quien deber cargrselo a la persona respectiva lo recibido mediante vale provisional. 4. Razones de fuerza mayor: Cuando por razones de fuerza mayor se haga imposible la rendicin de cuenta en el tiempo establecido, la Direccin Ejecutiva y/o Administrador que autoriz el Vale Provisional no cancelado, podr autorizar la ampliacin de dicho plazo por el mismo trmino. Si vencido el nuevo plazo no se hace la rendicin de cuenta, deber solicitar la responsable de Caja Chica a la Direccin Ejecutiva y/o Administrador que se cargue a la persona la suma recibida. Art.32. No debe entregarse fondos con vales provisionales cuando el solicitante tenga otro pendiente de cancelar. Los Vales provisionales debern de ser regresados al solicitante cuando este rinda cuentas del mismo. Art.33. Los vales provisionales no deben tener borrones ni enmendaduras, deben de ser claros, especificar fecha, valores en nmeros y letras, concepto del gasto, nombre y firma de quienes reciban. 1.7. REEMBOLSO DE GASTOS Art.34. Para el reembolso de gastos se seguirn los siguientes pasos: 1 Interesado Presenta a la Direccin Ejecutiva y/o Administrador las facturas y recibos objeto de reembolso 2 Direccin Ejecutiva Autoriza las facturas objeto de reembolso, firmando. 3 Interesado Se Presenta ante el Responsable del Fondo y entrega las facturas autorizadas. 4 Responsable del Fondo Recibe facturas con la firma de autorizado y prepara Comprobante de Caja Chica, y entrega al solicitante la suma de dinero a rembolsar, obteniendo la firma recibido en el comprobante de pago. 5 El Responsable del Fondo Sellar con PAGADO el Comprobante y sus soportes y obtendr la firma de la Direccin Ejecutiva y/o Ad ministrador autorizando en el Comprobante. 1.8. GASTOS O DESEMBOLSOS DEFINITIVOS Art.35. Todo desembolso definitivo (gasto) deber ampararse con un comprobante de pago de Caja Chica prenumerado el que a su vez estar respaldado por los documentos que evidencien al pago efectuado tales como facturas y/o recibos, adems del nombre y la firma de la persona que autoriza el gasto. 1.8.1. CONDICIONES Y RESTRICCIONES. Art.36. Los recibos de Caja Chica deben ser pre numerados, al anularse alguno de ellos debern de marcarse con un sello de Anulado y archivarse el juego completo que fue anulado. Art.37. Las facturas o recibos soportes de los gastos debern ser recepcionados por el responsable de caja sin alteraciones, borrones o enmendaduras que hagan dudoso su origen o validez. Art.38. Cuando las erogaciones no tengan un destino fijo (compras menores sujetas a rendicin de cuenta, pago de viticos, etc.), se har un vale provisional. Para respaldar este documento deber guardarse igual como si fuera dinero en efectivo (se anula a la recepcin de documentos que liquiden dicho valor). Art.39. Slo se podrn cancelar facturas o recibos por compras o servicios, viticos y otros que estn debidamente autorizados por el Presidente de la Junta Directiva, la Direccin Ejecutiva o por el Administrador de la Asociacin.

Art.40. Se entender por gastos menores toda compra o pago hasta por el monto de 25.000,00 (Veinticinco mil colones). Los gastos mayores de 25.000,00 se cancelarn Invariablemente por medio de cheques. 1.9. ARQUEO. Art.41. Todos los fondos de la Empresa estarn sujetos a comprobaciones fsicas por medio de arqueos peridicos y sorpresivos. Art.42. Se efectuarn arqueos semanales para el control de los fondos y determinar si se estn utilizando correctamente, sin detrimento de los arqueos diarios sorpresivos que facultativamente podrn realizarse por los funcionarios autorizados para ello. Art.43. Los sobrantes de los arqueos sern incorporados mediante autorizacin escrita de la Direccin Ejecutiva y/o del Administrador, quien emitir un Recibo Oficial de Caja. Art.44. Los faltantes debern ser cancelados por el Responsable de Caja Chica, justificando por escrito a la Direccin Ejecutiva y/o el Administrador la posible causa del faltante para la aplicacin de medidas correctivas. Art.45. Como norma fundamental no es aceptable ni los sobrantes ni los faltantes ya que esto es indicio de que el manejo de los fondos no se est haciendo adecuadamente. Art.46. Se efectuarn arqueos mensuales para hacer cortes correspondientes a cada perodo mensual, pero tambin se harn arqueos de caja en cualquier momento que la Direccin Ejecutiva y/o la Administracin la Junta Directiva de la Empresa lo considere conveniente. 1.10. REEMBOLSO DEL FONDO. Art.47. El responsable del Fondo deber solicitar el reembolso de Caja Chica cuando los fondos hayan sido gastados hasta por el 50% del monto inicial, debiendo procurar que por ningn motivo se agoten los fondos y con esto se paralicen las operaciones normales de la Asociacin. El restante 50% de los fondos de Caja Chica servir para cubrir gastos durante el perodo de trmite de la elaboracin del nuevo desembolso. Art.48. Al final de cada mes se reembolsarn los gastos que se hayan realizado en esa fecha, para que dichos gastos desembolsados se contabilicen en el mes que se efectuaron. Se tramitar un mximo de tres reembolsos del fondo por mes calendario. Art 49. Procedimiento interno de reembolsos al Fondo de Caja Chica: Las solicitudes de reembolsos al Fondo de Caja Chica se deben realizar mediante el siguiente procedimiento interno de reembolsos al Fondo de Caja Chica: 1. Solicitud de reembolsos al Fondo de Caja Chica: El Responsable del Fondo de Caja Chica, debe verificar diario el monto del fondo original asignado para evitar la escasez innecesaria y cuando el monto se agote en un cincuenta por ciento (50%), debe completar el formato Solicitud de Reembolso y presentarlo para su revisin ante el Responsable de Contabilidad. 2. Revisin de la Solicitud de Reembolso: La Solicitud de Reembolso debe ser revisada y confrontada por el Responsable de Contabilidad, con el detalle de desembolsos y la documentacin original que evidencie el pago correspondiente. Y posteriormente deber ser remitida a la Direccin Ejecutiva o al Administrador, quien al aprobarla plasmar su Visto Bueno (Vo. Bo.) Una vez aprobada por la Direccin Ejecutiva o por el Administrador, la rendicin de cuentas y la Solicitud de Reembolso, deben ser enviadas para su trmite de pago al Presidente de la Junta Directiva de la Empresa. 3. Emisin del cheque de reembolso: El cheque de reembolso de Fondos de Caja Chica debe ser emitido contra recepcin de todos los documentos soportes, a favor del Responsable del Fondo de Caja Chica y a quien nicamente debe entregarse, quien lo debe recibir y hacer efectivo. 4. Al emitirse el cheque de reembolso, toda la documentacin de respaldo debe ser marcada, mediante un sello que contenga la leyenda: Pagado, Fecha, Nmero de Cheque y Banco para impedir una nueva presentacin para su cobro.

1.11. PAPELERA Art. 50 Para la administracin, control y manejo de los fondos de Caja Chica se utilizarn la papelera consistente en los formatos siguientes que se presentan Anexos a este Reglamento y que sern parte integral del mismo: 1. SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA Formato No. C.CH 01 2. VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA Formato No. C.CH 02. 3. CONFIRMACION DE SALDO DE CAJA CHICA - Formato No. C.CH 03. 4. RECIBO ESPECIAL PARA COMPROBAR GASTOS (nicamente cuando no existe posibilidad de obtener factura legal) - Formato: C.CH. 04. 5. Formato de ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA - C.CH. 05.

VALE PROVISIONAL CAJA CHICA

AGROSA

ACUERDO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE AGROSA. Anexo La Junta Directiva en uso de las facultades que le confieren los Estatutos ACUERDA: 1. Este Manual es de validez indefinida. 2. Este Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de la Empresa y para todos los proveedores de bienes y servicios que estn contemplados a ser pagados en el presente Manual. 3. El presente Manual pasa a ser parte integral del Manual de Normas y Procedimientos de Control Interno de AGROSA.

Conclusin
La elaboracin de este proyecto nos ha permitido obtener mayor conocimiento acerca de los Procedimientos y Polticas que se rigen en una empresa para el correcto uso de la Caja Chica. Con todo el esfuerzo en equipo y presentado evidencias de nuestro trabajo, nosotros los estudiantes participantes en este proyecto agradecemos la direccin y asesoramiento de nuestro profesor el Lic. Albert Cambronero.

Bibliografa y Fuentes
documentos.cgr.go.cr/.../docs/REGLAMENTO_CAJA_CHICA.pdf www.educarchile.cl/Portal.Base/Web/VerContenido.aspx? portal.ccss.sa.cr/.../MANUAL%20CAJA%20CHICA.pdf contabilidaddmary.blogspot.com/2008/05/la-caja-chica.html www.contador.co.cr/.../REGLAMENTO_DE_CAJA_CHICA.pdf