DOCFLOW EPROCS

Protocol & Correspondence Tracking 

Nowadays, companies’ official communications have reached high volume levels 
and  the  multiplicity  of  the  channels  makes  their  management  very  complex. 
While  in  the  past  such  communications  happened  only  through  the  mail  and 
rarely  through  the  telegram,  today’s  transmission  channels  have  multiplied 
including telex, fax and e‐mail.  
Controlling  all  the  channels  has  become  more  and  more  difficult;  on  the  other 
hand, the laws regarding the documents conservation have not changed, thus the 
current interpretation impose the conservation of the originals received and the 
copies of the ones transmitted. 
This system makes the procedure really complex: it is more and more difficult to 
preserve  information  coming  in  in  the  electronic  format  and  escaping  from  the 
current procedures oriented to the paper format documents management in the 
companies.  
 
The huge amount of incoming and outgoing documents in the companies has to be managed in a complete way, in 
order to: 
 
Check the incoming documents 
Check the outgoing documents  
Be sure not to lose the documents 
Know the position of the original document  
Be able, if necessary, to destroy the paper (with the AipaDocs module) 
Check the internal and external communications flow 
Ensure the documents confidentiality   
Fulfil the obligations imposed by the civil code regarding the documents conservation 
Fulfil the obligations related to the privacy law 
 

FUNCTIONAL COMPOMENTS 
eProcsCT ensures the following:   
 
Acquire  the  documents  from  the  different  Assign  the  documents  by  users  competence 
sources  and knowledge 
Index  the  documents  for  a  rapid  search  Store the originals if not destroyed 
based on a defined pre‐classification   
Numerate the originals if in paper format 
Classify  the  originals  in  a  file  in  order  to 
consent a convenient processing  
 
 DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI
Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it www.docflow.com

In  the  basic  version,  the  Useful data to be introduced for the search are: date 

system  manages  simple  and  time  of  record,  protocol  number  assigned  by  the 
flows  of  approval  and  system,  dispatcher  and  recipient,  object  of  the 
assignation;  the  advanced  document  and  number  and  description  of  possible 
version  manages  all  the  attachments. 
processing  with  complex  At  the  end  of  any  single  operation  of  the  protocol 
workflow,  including  the  cycle, the appropriate user for the next operation will 
entire  life  cycle  of  the  be  designed,  along  with  possible  short  commentary 
document  and  of  the  notes, unless different set up. 
generated dossier (file).  The  user  indicated  in  this  phase  will  visualize  the 
The  process  flow  is  document  in  his/her  job  area  list  and  will  be  able  to 
generated  using  a  specific  proceed  to  the  required  step.  Once  the  operation 
designer  application:  it  concluded, the author of the previous step will receive 
consents  to  indicate  the  process  status,  the  involved  a notification. 
actors  and  the  conditions  to  be  verified  in  order  to   
produce a duty transfer.  MARKING 
Every  time  that  the  conditions  comply  (i.e.:  approval,  Marking  operation  consists  in  putting  the  pressmark 
temporal  threshold  overcoming,  etc.)  the  system  related data on the received paper format document. 
provides  for  the  role  resolution  by  establishing  the  Data are printed either on the document directly or on 
subjects qualified for the next steps.   a label that will be stick on the document. 
The choice of using roles instead of people prevents a  The system manages: 
change  in  the  procedure  description  anytime  that  • Printer pens  
there are variations among the staff.  • Stickers 
The users that have to carry out an action, are advised  • Endorser 
by a notification through e‐mail and find the file to be   
evaded on their virtual “desk”.  The  marking  can  be  done  before  or  after  the 
Besides,  the  tool  can  be  used  for  the  forecast  of  the  acquisition  in  order  to  visualize  or  not  the  pressmark 
work load, for the number of evaded files, of the ones  on the document image. 
in process and of the frozen ones.   If  the  user  does  not  acquire  the  marking,  the  system 
Furthermore,  the  company  can  create  simulations  in  provides the apposition of a watermark on the image, 
order  to  determine  appropriate  organization  a sort of an electronic stamp with the pressmark data. 
measures.  Such  “stamp”  can  be  stored  with  the  document  or 
  restored only at the moment of the visualization. 
   
  ACQUISITION 

FUNCTIONALITIES 
This program allows the document acquisition from a 
scanner, a file, an e‐mail or a fax. 
The  scanning  operation  can  be  done  singly  for  every 
 
document,  with  a  scanner  linked  to the  work  station, 
The basic functionalities of the system are: 
by  acquisition  batches  with  high  velocity  automatic 
 
scanner or by external scan centres. 
Protocol  The program manages the primary documents as well 
Marking   as the attachments. 
Acquisition   
Association  ASSOCIATION 
It  provides  for  the 
Classification 
association  of  the 
Assignment  document  dossier  to  the 
Deletion  pressmark  data;  as  well, 
Discard  it  provides  for  the  file 
  transformation  into  PDF 
PROTOCOL  format in order to assure 
  the  future  reading  from 
It is the basic function providing  any work station. 
the  fill  in  of  the  incoming  or  The  document  file  origin 
outgoing  document  description  can  be  from  scanner, 
chart.   from fax, from mail, from 
file, etc,… 
 DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI
Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it www.docflow.com

Apart  from  the  document  converted  in  PDF  format, 

the  program  also  stores  the  document  in  its  original 
format,  in  order  to  allow  the  signature  check 
whenever the document is digitally signed. 
 
CLASSIFICATION 
The  classification  consists  in  assigning  the  document 
to a dossier according to a classification plan decided 
by  the  board.  A  classification  plan  can  be  defined  for 
every protocol record 
The dossiers opening and closing is allowed only to the 
users having the authority for. 
The dossiers can contain other dossiers and thus be of 
any level number.  whereas  the  assignment  by  acknowledgment  only 
The dossiers can be:  consents to access the documents in read‐only format. 
• of general nature (document category)  The  assignment  can  be  rejected  by  the  assignee  for 
• by object (physic or juridical matter)  different  reasons:  in  this  case,  the  document  goes 
• by  typology  of  represented  act  (duty  back to the previous assignee “desk”. 
instructions, deliberations, etc.)  The  rejection  is  accompanied  by  an  explanatory  note 
• of proceeding nature (practical)  concerning the motivations. 
• by procedure or matter   The assignee that has visualized the work to be done 
  notifies the system. 
The  general  nature  file  is  a  static  container,  whereas  If the assignee does not proceed with the work within 
the  practical  nature  file  “moves”  among  the  the  prescribed  time,  the  system  will  notify  the 
organization units.  operator that gave the assignment. 
The  dossiers  can  be  opened  at  any  time.  Documents   
can not be inserted in closed dossiers and the dossiers  ANNULMENT 
can be broke down into sub‐dossiers or integrated.  Protocol  documents  can  not  be  modified  or  deleted, 
  therefore, in case of error, the documents have to be 
The  file  constitutes  the  treatment  unit,  and  a  annulled: annulment operation provides for the visible 
document  inserted  in  a  file  inherits  its  properties  as  marking of the document as annulled. 
well  as  the  assignments,  the  permissions  and  the  The annulment is notified to the assignees and has to 
confidentiality levels, unless differently specified.  be operated by qualified users. 
   
ASSIGNMENT  DISCARD 
The  assignment  “confides”  the  document  to  be  After  the  closing  of  the  dossier  and  the  period  of 
treated to a department or to a single employee.  conservation  as  by  law  enacted,  the  documents  have 
The assignment operation provides for the notification  to  be  either  destroyed  or  transferred  to  another 
concerning  the  occurred  assignment  through  e‐mail  archive  (i.e.:  the  Record  Office).  The  system  manages 
and provides for the necessary permissions needed by  the  maintenance  period  and  keeps  the  “discard 
the assignee/s to treat the document.  register” to manage these operations 
The  assignment  can  be  by  competence  or  by  Besides  the  operations  previously  described,  the 
acknowledgement.  The  assignment  by  competence  system consents a series of duty operations, such as: 
gives  the  competence  to  another  organizing  unit,  • Operations log  
• Registers opening and closing  
• Electronic signature  
• Time stamp  
• Signatures verification  
• Signed files visualization 
• Emergency  Management  Copy  on  no 
rewritable supports  
• Electronic hash  
• Controlled printing 
• Archiving  
• Email integration 
• Organization chart 
• Access control and Cryptography  
 DocFlow Italia Spa - Centro Direzionale Milanofiori strada 4 Palazzo Q8 20089 Rozzano MI
Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it www.docflow.com

   

ARCHITECTURE 
 
The whole solution is totally web based and does not require complex  management by the company IT department. 
 
The  solution  is  modular  and  thus  consents  to  be  tailored  activating  only  the  needed  functionalities  without 
overloading the system and easing end‐users learning. At the same time, the application can be extended with specific 
plug‐ins that increase the offered functionalities. 
 
Modules composing eProcs.CT 
 
Protocol: it provides for the generation of progressive numbering according to multiple registers. 
Document management: it consents the document and the data archiving. 
Consultation module: it allows the access to the documents. 
System  management  module:  it  allows  the  maintenance  of  the  reference  tables  for  all  the  system 
components. 
Electronic signature: it enables the electronic signature, the hash code calculation and possibly the document 
cryptography according to the regulations. 
Printer spool acquisition: documents printed from other systems can be automatically captured and converted 
from  the  printing  spool.  An  optional  graphic  overlay  can  be  combined  with  the  text  to  generate  the  final 
document.