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6 passos para a elaboração do Checklist
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Elaboração de Checklist de Auditoria
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2 Identificar os requisitos aplicáveis
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3 Estudar a documentação e legislação
Vale lembrar que uma boa auditoria sempre está baseada no tempo
dedicado a sua preparação, sendo exigido um bom tempo para a análise
e estudo da documentação de referência.
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4 Definir o formulário adequado à auditoria.
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5 Detalhar a Agenda da Auditoria
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Fontes de Informações
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Detalhar a Agenda da Auditoria
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6 Revisão do Checklist
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DICAS
As sugestões abaixo permitem ao auditor fazer uso eficaz do Checklist.
a) A coluna que apresenta o símbolo permite ao auditor anotar o
número seqüencial dos diversos materiais de referência que estará
utilizando durante a auditoria, permitindo que manuseie diversos
documentos sem se perder, são os anexos em uso. Normalmente anota
um número seqüencial tanto no campo desta coluna como no
documento, permitindo a sua rastreabilidade e pronta recuperação, o
que será de fundamental importância por ocasião da reunião de
consenso da equipe auditora, quando são elaboradas organizadas as
constatações da auditoria.
b) Na terceira coluna 4, à direita dos questionamentos, o auditor irá
anotar (veja no final as definições para as definições das
constatações):
8 quando o questionamento for considerado não-
aplicável
1 = conforme
2 = melhoria
3 = não-conforme
4 = observação
5 = não-verificado
6 = nota de alerta
c) A quarta coluna, das observações, permite o auditor anotar as
evidências e outras informações necessárias. Caso necessite mais
espaço para anotações, deverá fazer uso do verso ou de uma folha
auxiliar. Para não se perder nas anotações deverá anotar o número da
página do Checklist na folha auxiliar.
d) Os diversos questionamentos no rodapé do Checklist são perguntas
que o auditor poderá fazer durante a auditoria. Os questionamentos
devem preferencialmente ser baseados em perguntas abertas, isto é,
usando os 6 amigos do auditor: O que? Quando ou em que
seqüência? Porquê? Onde? Quem (é o responsável ou autorizado)?
Como?
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Algumas definições
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Constatações da Auditoria
Nota de Alerta: Isto é utilizado para identificar um item que deve ser
monitorado pela equipe auditora, uma nota formal para que os auditores
analisem, em futuras visitas, quaisquer alterações foram realizadas no
sistema de gestão.
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Embora seja necessário adotar ações corretivas em tempo hábil, em geral
não há um requisito para que o auditado forneça detalhes dessas ações
aos auditores antes da próxima auditoria. O auditor analisará as ações
adotadas na próxima visita e preencherá o quadro "Verificação de Ações
Corretivas" na Nota.
Amostragem
Confidencialidade
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Declaração de não-conformidades
Afirmação
Não-
conformida
Fundamentação Legitimação
(Evidência) (Requisito)
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Modelo de formulário para a auditoria
Checklist
o quê - quem - como - com quê - onde - quando - qual a freqüência - por quê - qual formulário
o que é registrado - forma e local de arquivamento - forma de indexação - tempo de retenção - disposição
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Nota: as definições apresentadas acima para classificar as constatações
da auditoria podem não ser as mais adequadas, embora sejam usadas por
parte de alguns OCSs.
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