Unidad Uno Concepto Universal de Auditora

I N TRODUCCION

La presente unidad didctica realiza una introduccin al concepto de Auditora utilizando las definiciones de eminentes tratadistas internacionales y de la International Auditing Practices Committe de la International Federation of Accountants Con base en las anteriores definiciones se llega a la construccin de un concepto de auditora y as se plantean los objetivos de la misma y sus principales caractersticas.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta unidad el alumno ser capaz de:

Explicar la razn de ser de la Auditora

OBJETIVOS ESPECFICOS DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta unidad y haber realizado las actividades y lecturas complementarias el alumno ser capaz de:

Explicar los Objetivos de la Auditora las caractersticas de la

Definir Auditora

Relacionar la tica Construir su propio Auditora

concepto

de

1.1 CONSTRUCCIN DE UN CONCEPTO UNIVERSAL DE AUDITORIA

En el comn de las personas existe una gran distorsin sobre la conceptualizacin de la Auditora, en razn de que muchas veces el ejercicio de la misma se ha ceido al modelo tradicional, por lo cual se hace necesario construir un concepto universal analizando alguna de las definiciones de los diferentes tratadistas de Auditora que se encuentran en la literatura profesional contable. William Thomas Porter y John C. Burton definen la Auditora como el examen de la informacin por una tercera persona distinta de quien la prepar y del usuario, con la intencin de establecer su veracidad; y el dar a conocer los resultados de este examen, con la finalidad de aumentar la utilidad de tal informacin para el usuario.. [Porter,1983] Arthur W. Holmes obtiene como conclusin en su concepto moderno que la Auditora es "el examen crtico y sistemtico de la actuacin y los documentos financieros y jurdicos en que se refleja, con la finalidad de averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los mismos." [Holmes,1984] El Instituto Norteamericano de Contadores Pblicos (AICPA), tiene como definicin de Auditora la siguiente: Un examen que pretende servir de base para expresar una opinin sobre la razonabilidad, consistencia y apego a los principios de contabilidad generalmente aceptados, de estados financieros preparados por una empresa o por otra entidad para su presentacin al Pblico o a otras partes interesadas. [AICPA,1983] La anterior definicin aunque es de las ms socorridas, puede ser considerada como muy sectorizada, pues no comprende en manera alguna toda la gama de auditoras existentes y las que se desarrollarn en el futuro y se queda limitada solamente a la Auditora de los estados financieros. La "American Accounting Association" [AAS, 1972] con un criterio ms amplio y moderno define en forma general la Auditora identificndola como un proceso de la siguiente manera:

La Auditora es un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, as como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso. Un proceso sistemtico comprende una serie de pasos o procedimientos lgicos, estructurados y organizados. Obtener y evaluar evidencia objetiva significa examinar las bases para las declaraciones (representaciones) y evaluar los resultados juiciosamente sin prejuicios o desviaciones a favor o en contra de la persona (o entidad) que hace las declaraciones. Declaraciones acerca de acciones econmicas o eventos son las protestas hechas por la entidad o por la persona. Comprenden la esencia de la auditora. Las afirmaciones incluyen informacin contenida en estados financieros, reportes internos de operacin y declaraciones de impuestos. Grado de correspondencia se refiere a la cercana en que las afirmaciones pueden vincularse con criterios establecidos. La expresin de correspondencia puede cuantificarse como la cantidad de faltante dentro del fondo de caja chica, o podr ser cualitativa, como el grado en que los estados financieros son razonables. Criterios establecidos son los estndares contra los cuales se juzgan las afirmaciones o representaciones. Los criterios podrn constituir reglas prescritas por los cuerpos legislativos, presupuestos o dems medidas de desempeo establecidas por la administracin o principios de contabilidad generalmente aceptados establecidos por el Financial Accounting Standards Board (FASB) y dems rganos autorizados. La comunicacin de los resultados se realiza mediante un informe escrito que indique el grado de correspondencia entre las declaraciones y los criterios establecidos. Este tipo de comunicacin puede incrementar o debilitar la credibilidad de las declaraciones de la parte. Usuarios interesados son las personas que utilizan ( o confan en ) los hallazgos del auditor. En el entorno de negocios se incluye a los accionistas, administradores, acreedores, dependencias gubernamentales y pblico en general. [Kell,1995]

La gua Internacional de Auditora No. 3 [IFAC,1983] Principios bsicos que Rigen una Auditora, establece (prrafos 2-4): Una Auditora es el examen independiente de la informacin de cualquier entidad, ya sea lucrativa o no, no importando su tamao o forma legal, cuando tal examen se lleva a cabo con objeto de expresar una opinin sobre dicha informacin ... El cumplimiento de los principios bsicos requiere la aplicacin de procedimientos de auditora y pronunciamientos sobre dictamen, adecuados a las circunstancias particulares. Aunque existen innumerables definiciones de auditora, se han elegido las anteriores, por considerarlas mucho ms amplias respecto de la definicin tradicional, la cual se aplica solamente a un tipo de ellas, la auditora de los estados financieros, no incluyendo los otros campos de accin de la misma, que son el desarrollo futuro de la profesin. De las definiciones transcritas se puede inferir que la Auditora implica una reconstruccin de acontecimientos econmicos del pasado para determinar su apego a la realidad y darles o no validez. Para lograr este cometido se requiere entonces recurrir en gran medida a la interpretacin de los documentos escritos. El objeto de la actividad de la auditora son las unidades econmicas, las cuales para adecuarlas a los tiempos modernos se deben considerar como sistemas abiertos compuestos de muchos subsistemas, de los cuales los sistemas de informacin son los ms importantes. Se puede afirmar que la Auditora implica una "bsqueda de la verdad" de los hechos econmicos producidos por una Entidad, los cuales afectan sus sistemas de informacin para darles autenticidad. Utilizando las anteriores definiciones, la auditora puede conceptualizarse entonces como: El proceso que consiste en el examen crtico, sistemtico y representativo del sistema de informacin de una empresa o parte de ella, realizado con independencia y utilizando tcnicas determinadas, con el propsito de emitir una opinin profesional sobre la misma, que permitan la adecuada toma de decisiones y brindar recomendaciones que mejoren el sistema examinado. Es importante advertir que en el antiguo concepto se usaba la palabra detallado sin la connotacin del enfoque de la auditora de examinar minuciosamente todas y cada una de las operaciones relacionadas con el respectivo sistema de informacin, sino que se refiere al examen de las operaciones ms representativas del sistema y que ofrecen una mayor probabilidad de ofrecer una visin de la totalidad del mismo. Para lograr ste cometido el auditor utiliza el muestreo selectivo basado en tcnicas estadsticas, que le brinden la confianza necesaria para la emisin de su diagnstico.

1.2 OBJETIVO DE LA AUDITORIA

De acuerdo a la anterior conceptualizacin, el objetivo principal de una Auditora es la emisin de un diagnstico sobre un sistema de informacin empresarial, que permita tomar decisiones sobre el mismo. Estas decisiones

pueden ser de diferentes tipos respecto al rea examinada y al usuario del dictamen o diagnstico. En la conceptualizacin tradicional los objetivos de la auditora eran tres: Descubrir fraudes Descubrir errores de principio Descubrir errores tcnicos

Pero el avance tecnolgico experimentado en los ltimos tiempos en los que se ha denominado la "Revolucin Informtica", as como el progreso experimentado por la administracin de las empresas actuales y la aplicacin a las mismas de la Teora General de Sistemas, ha llevado a Porter y Burton [ Porter,1983 ] a adicionar tres nuevos objetivos : Determinar si existe un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables para la planeacin y el control. Determinar si este sistema produce resultados, es decir, planes, presupuestos, pronsticos, estados financieros, informes de control dignos de confianza, adecuados y suficientemente inteligibles por el usuario. Efectuar sugerencias que permitan mejorar el control interno de la entidad.

1.3 CARACTERSTICAS DE LA AUDITORIA

La auditora debe ser realizada en forma analtica, sistmica y con un amplio sentido crtico por parte del profesional que realice el examen. Por tanto no puede estar sometida a conflictos de intereses del examinador, quien actuar siempre con independencia para que su opinin tenga una verdadera validez ante los usuarios de la misma. Todo ente econmico puede ser objeto de auditaje, por tanto la auditora no se circunscribe solamente a las empresas que posean un nimo de lucro como errneamente puede llegar a suponerse. La condicin necesaria para la auditora es que exista un sistema de informacin. Este sistema de informacin puede pertenecer a una empresa privada u oficial, lucrativa o no lucrativa. La Auditora es evaluacin y como toda evaluacin debe poseer un patrn contra el cual efectuar la comparacin y poder concluir sobre el sistema examinado. Este patrn de comparacin obviamente variar de acuerdo al rea sujeta a examen. Para realizar el examen de Auditora, se requiere que el auditor tenga un gran conocimiento sobre la estructura y el funcionamiento de la unidad econmica sujeta al anlisis, no slo en su parte interna sino en el medio ambiente en la cual ella se desarrolla as como de la normatividad legal a la cual est sujeta. El diagnstico o dictamen del auditor debe tener una intencionalidad de divulgacin, pues solo a travs de la comunicacin de la opinin del auditor se podrn tomar las decisiones pertinentes que ella implique. Los usuarios de esta opinin pueden ser internos o externos a la empresa.

1.4 EL MTODO A USAR EN LA AUDITORIA

Como ya se dijo la Auditora es la bsqueda de la verdad, por lo tanto, el mtodo que debe utilizar para realizar su examen es sin duda el mtodo cientfico. El enfoque cientfico es un mtodo sistemtico de anlisis que ayuda a la interpretacin y sntesis de aspectos que necesitan ser investigados. Tanto la investigacin como el anlisis abarcan un examen escudriador de la lgica involucrada, las necesidades y justificacin de la actividad que se investiga. La evaluacin cientfica involucra un proceso de medicin y comprobacin de los principios y prcticas reconocidas y en las cuales se busca si es o no el mejor plan, poltica, sistema o procedimiento. Obtenida la informacin necesaria, se evaluar, a efecto de hacer las sugerencias necesarias a la direccin. La auditora utiliza el mtodo deductivo- inductivo, pues realiza el examen y evaluacin de los hechos empresariales objetos de estudio partiendo de un conocimiento general de los mismos, para luego dividirlos en unidades menores que permitan una mejor aproximacin a la realidad que los origin para luego mediante un proceso de sntesis emitir una opinin profesional. Todo este proceso requiere de que el auditor utilice una serie de pasos realizados en forma sistemtica, ordenada y lgica que permita luego realizar una crtica objetiva del hecho o rea examinada. 1.3.1 MTODO DEDUCTIVO El mtodo deductivo consiste en derivar aspectos particulares de lo general, leyes axiomas, teoras, normas etc. en otras palabras es ir de lo universal a lo especfico o particular. Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita: q Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacin. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen Aplicacin de normas generales a situaciones especficas Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto 1.4.2 MTODO INDUCTIVO El mtodo inductivo al contrario del deductivo se parte de fenmenos particulares con incidencia tal que constituyen un axioma, ley, norma, teora, es decir parte de lo particular y va hacia lo universal. Desde el punto de vista de la auditora, se descompone el sistema a estudiar en las mnimas unidades de estudio, efectundose el examen de estas partes mnimas (particulares) para luego mediante un proceso de sntesis se recompone el todo descompuesto y se emite una opinin sobre el sistema tomado en conjunto.

Estos dos mtodos se combinan en forma armnica no excluyente. De esta manera, en forma esquemtica se pueden plantear as las fases generales a seguir en una auditora: Conocimiento general de la organizacin Establecimiento de los objetivos generales del examen Evaluacin del Control Interno Determinacin de las reas sujetas a examen Conocimiento especfico de cada rea a examinar Determinacin de los objetivos especficos del examen de cada rea Determinacin de los procedimientos de auditora Elaboracin de papeles de trabajo Obtencin y anlisis de evidencias Informe de auditora y recomendaciones

RESUMEN
Se puede resumir la conceptualizacin moderna de la Auditora as: a- La Auditora es un examen de un sistema de informacin. b.- Para garantizar la imparcialidad de los resultados del examen, este debe ser realizado por una persona diferente del elaborador de la informacin y el usuario c.- El examen es realizado en forma crtica, sistemtica y detallada d.- El propsito del examen es determinar la autenticidad, integridad y calidad de la informacin que produce el sistema e.- Para evaluar y valorar el sistema de informacin se deben poseer conocimientos profundos de la estructura y funcionamiento de la entidad auditada, del medio ambiente y las normas legales que la rigen f.- La opinin del auditor es emitida de manera independiente g.- El examen requiere de la utilizacin de tcnicas profesionales determinadas
ACTIVIDADES Y LECTURAS COMPLEMENTARIAS
1. Investigue el concepto de Auditora de tres autores diferentes a los citados en la Unidad

2. Elabore un concepto propio de Auditora en el cual integre los conceptos investigados.

3. En sus propias palabras y de acuerdo al concepto elaborado, plante los objetivos de la Auditora

4. Analice su propio concepto de Auditora y con un sentido crtico comprelo con el construido en la unidad y evale cul es ms universal.

AUTOEVALUACIN
1. - Auditora es: a.- La evaluacin crtica de un sistema de Informacin b.- Un dictamen sobre los Estados Financieros c.- Una forma de criticar la administracin d.- Todas las anteriores e.- Ninguna de las anteriores 2. - La Auditora da autenticidad a: a.- La gestin de la administracin b.- Los hechos econmicos de una entidad c.- Al profesional que la realiza d.- Todas las anteriores e.- Ninguna de las anteriores 3. - El objetivo principal de la Auditora a.- Descubrir ladrones b.- Poner en evidencia la mala administracin c.- Emitir un diagnstico sobre un sistema de informacin d.- Todas las anteriores e.- Ninguna de las anteriores 4. - Para realizar el examen el auditor debe: a.- Conocer la estructura y funcionamiento del Ente b.- Conocer el medio en que se mueve el Ente c.- Conocer la normatividad legal del Ente d.- Todas las anteriores e.- Ninguna de las anteriores 5. - El mtodo que utiliza la Auditora es: a.- Mtodo cientfico b.- No existe un mtodo especfico c.- Mtodo de ensayo-error d.- Todas las anteriores e.- Ninguna de las anteriores

SOLUCIONES Consulte las soluciones solamente cuando haya resuelto cada una de las preguntas de la autoevaluacin.
1. a.- La evaluacin crtica de un sistema de Informacin

2. b.- Los hechos econmicos de una entidad: Se puede afirmar que la Auditora implica una "bsqueda de la verdad" de los hechos econmicos producidos por una Entidad, los cuales afectan sus sistemas de informacin para darles autenticidad. 3. c.- Emitir un diagnstico sobre un sistema de informacin: El objetivo principal de una Auditora es la emisin de un diagnstico sobre un sistema de informacin empresarial. 4. d.- Todas las anteriores: Para realizar el examen de Auditora, se requiere que el auditor tenga un gran conocimiento sobre la estructura y el funcionamiento de la unidad econmica sujeta al anlisis, no slo en su parte interna sino en el medio ambiente en la cual ella se desarrolla as como de la normatividad legal a la cual est sujeta. 5. a.- Mtodo cientfico: La Auditora es la bsqueda de la verdad, por lo tanto, el mtodo que debe utilizar para realizar su examen es sin duda el mtodo cientfico.

Vuelva a estudiar los aspectos correspondientes a las respuestas mal respondidas en las pginas donde se encuentra el tema, antes de iniciar el estudio de la siguiente unidad.

.9 NDICES
Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rpida localizacin, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lpiz de color denominado "lpiz de Auditora". Esta clave recibe el nombre de ndice y mediante l se puede saber de qu papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo. En teora no importa qu sistema se escoja como ndice, pero el elegido debe proveer un ordenamiento lgico y ser suficientemente elsticos para posibles modificaciones. Los principales sistemas de indexacin utilizados en Auditora son los siguientes: ndice Numrico Alfabtico: Se le asigna una letra mayscula a las cuentas de Activo y dobles letras maysculas a las cuentas de Pasivo y Capital. Las cuentas de Resultado llevaran nmeros arbigos ascendentes. ndice Alfabtico Doble: A las cdulas sumarias se les asigna una letra mayscula, y a las cdulas analticas dos letras maysculas. ndice Alfabtico Doble Numrico: Es una combinacin de los sistemas Numrico Alfabtico y Alfabtico Doble. pues se le asigna una letra mayscula a las cdulas sumarias de Activo y doble letra mayscula a las sumarias de Pasivo y Capital. Las cdulas analticas se indexan con la letra o letras de la respectiva sumaria y un nmero arbigo progresivo. Las cuentas de Resultados se indexan con nmeros arbigos en mltiplos de 10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilizacin por la facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional. ndice Numrico: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan nmeros arbigos progresivos y las cdulas analticas nmeros fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar como ndice numrico el cdigo asignado a las cuentas por el Plan nico de Cuentas PUC ndice Decimal: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y Resultados se le asignan nmeros arbigos en mltiplos de 1000 y a las cdulas analticas nmeros arbigos dependientes de los de las sumarias en mltiplos de 100. ndice del Plan nico de Cuentas: Este mtodo consiste en asignar como ndice el cdigo correspondiente a las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Plan nico de Cuentas. El ndice de las hojas de trabajo tendra un dgito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5; Costo de Ventas 6 y Costos de Produccin o de Operacin 7. El ndice de las cdulas sumarias tendra dos dgitos: Disponible 11; Inversiones 12; Deudores 13 etc. El ndice de las cdulas analticas puede tener de 4 a 6 dgitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505 etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que explique el significado del ndice por ser

suficientemente conocido por todos, pero tiene la gran desventaja de usar ndices con demasiados dgitos en los niveles de cdulas analticas y subanalticas lo que dificulta hacer las referencias cruzadas. Ejemplo del ndice Alfabtico Doble Numrico y el ndice Numrico:

NOMBRE DE LA CDULA

TIPO DE CDULA de de de de de de

Hoja Trabajo Balance General Pasivo Hoja Trabajo Balance General Patrimonio Hoja Trabajo Estado de Resultados Ingresos Hoja Trabajo Estado de Resultados Egresos Hoja Trabajo Estado de Resultados Costo de Hoja Ventas Trabajo DISPONIBLE Sumaria CAJA GENERAL Analtica Caja General Oficina SubPrincipal analtica Caja General Sucursal A Subanaltica CAJAS MENORES (Fondos Analtica Fijos) Caja Menor Oficina Principal Subanaltica Caja Menor Sucursal A Subanaltica BANCOS Analtica Banco X Cuenta nnnnn1 Subanaltica Banco X Cuenta nnnnn2 Subanaltica Banco Y Subanaltica INVERSIONES Sumaria ACCIONES Analtica Acciones Z Subanaltica DEUDORES Sumaria CLIENTES Analtica
Balance General Activo

NDICE ALFABETICO DOBLE NUMERICO BG/1 BG/2 BG/3 PyG/1 PyG/2 PyG/3 A A1 A1/1 A1/2 A2 A2/1 A2/2 A3 A3/1-1 A3/1-2 A3/2-1 B B1 B1/1 C C1

NDICE NUMERICO PUC 1 2 3 4 5 6 11 110505 110505-01 110505-02 110510 110510-01 110510-02 111005 1110050101 1110050102 1110050201 12 120505 12050501 13 130505

Cliente A Cliente B
INVENTARIOS

MERCANCIAS FABRICADAS POR LA E. Articulo M Articulo N

PROPIEDADES EQUIPOS PLANTA

Subanaltica Subanaltica Sumaria NO Analtica Subanaltica Subanaltica Y Sumaria Analtica Subanaltica Subanaltica EN Sumaria Analtica Y Sumaria Analtica Sumaria Analtica Analtica Subanaltica Subanaltica Sumaria POR Analtica Subanaltica Subanaltica Sumaria EN Analtica

C1/1 C1/2 D D1 D1/1 D1/2 E E1 E1/1 E1/2 E2 E2/1 E3 E3/1 F F1 F2 F2/1 F2/2 G G1 G1/1 G1/2 H H1 AA AA1 AA1/1

130505001 130505002 14 1435 143505001 143505002 15 150405 150405-01 150405-02 150805 150805-01 151605 15160501 16 160505 160510 160510-01 160510-02 17 1705 170505 170520 19 190505 21 21050101 2105010101

TERRENOS Terreno P Terreno Q CONSTRUCCIONES CURSO Construccin W CONSTRUCCIONES EDIFICACIONES Edificio R

INTANGIBLES

CRDITO MERCANTIL MARCAS Marca Alfa Marca Beta

DIFERIDOS

GASTOS PAGADOS ANTICIPADO Intereses Seguros y Fianzas

VALORIZACIONES

DE INVERSIONES ACCIONES SOBREGIROS BANCO X Cuenta nnnnnn1

OBLIGACIONES FINANCIERAS

Cuenta nnnnnn2 SOBREGIROS BANCO Y PAGARS BANCO X PAGARS BANCO Y

PROVEEDORES

AA1/2 AA2 AA3 AA4 BB BB1 BB1/1 BB1/2 BB1/3 CC CC/1 CC/2 CC/3 CC/4 CC/5 DD DD/1 DD/2 DD/3 EE EE/1 EE/2 EE/3 EE/4 EE/5 EE/6 FF FF1 FF2 FF3 FF4 GG GG1

PROVEEDORES NACIONALES PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C

CUENTAS POR PAGAR

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR RETENCION EN LA FUENTE IVA RETENIDO RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA ACREEDORES VARIOS
IMPUESTOS TASAS GRAVMENES Y

2105010505 21050102 210510-01 210510-02 22 220505 220505-01 220505-02 220505-03 23 2335 2365 2367 2370 2380 24 240405 2408 2412 25 2505 2510 2515 2520 2525 2540 26 201005 201010 201015 201020 31 32

DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS VFC IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR DE INDUSTRIA Y COMERCIO
OBLIGACIONES LABORALES

SALARIOS POR PAGAR CESANTAS CONSOLIDADAS INTERESES SOBRE CESANTAS PRIMA DE SERVICIOS VACACIONES CONSOLIDADAS INDEMNIZACIONES LABORALES
PASIVOS ESTIMADOS PROVISIONES Y

CESANTAS INTERESES SOBRE CESANTAS VACACIONES PRIMA DE SERVICIOS

CAPITAL SOCIAL SUPERAVIT DE CAPITAL

RESERVAS REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO RESULTADOS DEL EJERCICIO RESULTADOS DE ANT. SUPERAVIT VALORIZACIONES EJERCICIOS POR

GG2 GG3 GG4 GG5 GG6

33 34 36 37 38

http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfch1.html