Access es en si un manejador de Archivos .MDB, pero comnmente se lo conoce como un creador y manipulador de Base de Datos.

Access tiene en su ambiente de trabajo mltiples elementos que los iremos estudiando de a poco hasta conseguir que manejemos el programa de una manera eficiente. El presente trabajo se basa en mltiples ventanas que poseen su debida explicacin a fin de convertirlo en un Manual de uso bsico o elemental. Para Ingresar a Access lo podemos hacer desde el botn INICIO y luego dentro de los programas localizar el icono Access.

Al dar clic sobre el icono Access aparece otra pantalla como la detallada abajo, podemos empezar por aqu, pero la idea ahora es identificar los componentes del ambiente de Access.
Barra de Mens Barra de titulo Barra de herramientas

Barra de tareas de Windows

Cada uno de los componentes antes citados tienen su funcionamiento especfico e incluso algunas poseen otros mens dentro de ellas a fin de facilitar el manejo de Access.

Una vez ingresados a Access y si aparece la pantalla antes vista, podemos dar clic en base de datos en blanco o en cancelar de una manera u otra iniciamos creando nuestra base de Datos

Al dar clic en cancelar, desaparece la ventana pequea de Microsoft Access, entonces damos clic en Archivo (de la barra de mens), acto seguido elegimos la opcin: Nueva base de datos. Aparece una ventana llanada Nueva y como queremos crear una nueva base de Datos damos clic en aceptar.

Aparece una nueva ventana donde nos piden ingresar el nombre de nuestra Base de Datos, daremos un nombre de acuerdo a la Tabla de Datos que queremos crear. A esta la llamaremos JESS CLIENTES.

COMO CREAR TABLAS EN ACCESS: Una vez que en la ventana anterior damos clic en crear, automticamente se crea la Base de Datos, llamada JESS CLIENTES : Base de datos.

La ventana de la Base de Datos JESS CLIENTES, nos da varias posibilidades de uso as: Crear una tabla en vista de diseo, Crear una tabla utilizando el asistente (es esta ocasin en Access nos gua para crear nuestra tabla segn nuestras necesidades y opciones que nos da Access.); y, Crear una tabla introduciendo datos.

Al usar Crear una tabla en vista de diseo, Access nos da la posibilidad de ir introduciendo en nuestra tabla los campos que necesitemos que ella contenga, as puede ser: Id. De cliente, nombre, apellidos, empresa, telfono, direccin, etc.

Ahora llenaremos nuestra tabla con todos los campos que necesitemos para identificar a nuestros clientes, de igual manera una vez que llenamos un campo debemos identificar el tipo de datos que contendr este campo.

Si utilizamos tipo de datos de texto es necesario delimitar la extensin que deber tener el texto en nuestra tabla (tamao del campo) , esto lo podremos observar en la siguiente tabla, damos clic en este caso en el nmero 50 y lo cambiaremos por 25 as procederemos con todos los Tipos de datos de texto.

Seguidamente a nuestra tabla le pondremos una Clave Principal, sta proporciona un valor nico para cada fila de la tabla, nos sirve de identificador de registros de manera que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual se identifica. !Solo puede haber una sola Clave Principal.. Para poner la Clave Principal, se dara clic sobre la llavecita que esta en la barra de herramientas y de manera automtica aparecer una llave al lado izquierdo del campo seleccionado como Clave Principal.

Una vez efectuados los cambios y cerrando nuestra tabla, se nos pedir guardas la tabla con un nombre, le daremos el nombre CLIENTES1 digitamos luego aceptar y hemos creados nuestra tabla.

Una vez concluidos todos los pasos anteriores aparece en nuestra Base de Datos JESS CLIENTES, la tabla CLIENTES1, que es donde se almacenar los datos que ingresemos a nuestra Base de Datos de Access.

Como lo hicimos anteriormente podemos crear mas tablas que podran ser: Factura1, Vendedor1, Producto1, Proveedor1, Etc. Claro est que podemos poner el nombre que deseemos a nuestra tabla. Debemos entonces proceder como lo hicimos anteriormente para crear nuestra nuevas tablas y una vez realizadas tendremos un grfico con todas ellas tal como lo detallamos a continuacin:

Para ingresar a una tabla ya elaborada sea para realizar en ella modificaciones a los campos se lo hace dando una sola vez clic derecho sobre la tabla seleccionada y aparece un nuevo men de donde seleccionaremos vista diseo.

Una vez ingresado a vista diseo, podremos efectuar los cambios que deseemos en la tabla seleccionada.

Cabe indicar que al pie de cada tabla existe una barra de desplazamiento que nos permite desplazarnos por todos los registros cada botn de esa tabla efecta una funcin diferente de desplazamiento.

Barra de desplazamiento

RELACIONES Un concepto simple sera: Que una relacin es la asociacin entre dos tablas o consigo misma. Una base de Datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla. Al hacer uso de Relaciones se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario el trabajo con tablas. Para poder relacionar tablas entre si se deber especificar un CAMPO EN COMUN que contenga el mismo valor de las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal de la que parte la relacin y la otra ser tabla secundaria destino de la relacin. TIPOS DE RELACIONES: Relacin UNO a UNO.- Cuando un registro de una tabla solo puede estar relacionado con un nico registro de otra tabla y viceversa.

Registro A Registro B Registro C Registro D

Tabla Principal

Registro W Registro X Registro Y Registro Z

Tabla secundaria

Relacin UNO a VARIOS.- Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) solo puede estar relacionado con un nico registro de la otra (tabla principal) y un registro de la tabla principal puede tener mas de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria)

Registro A Registro B Registro C Registro D

Tabla Principal

Registro W Registro X Registro Y Registro Z

Tabla secundaria

* Relacin VARIOS a VARIOS.- Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con mas de un registro de otra tabla o viceversa. Las relaciones Varios a Varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas.

Registro A Registro B Registro C Registro D

Tabla Principal

Registro W Registro X Registro Y Registro Z

Tabla secundaria

Registro A Registro B Registro C Registro D

Tabla Principal

I N T E R M E D I A

Registro W Registro X Registro Y Registro Z

Tabla secundaria

CREAR RELACIONES DE TABLAS: No debemos olvidar que el cada tabla que se va a relacionar debe existir campos que contengan la misma informacin y ser del mismo tipo, por lo general el campo que se relacionar deber ir al principio o en la parte superior de las dos tablas.

Para crear la primera relacin debemos colocarnos en la Base de Datos que relacionaremos, en este caso se llama JESS CLIENTES, vamos a la barra de herramientas y elegimos herramientas, seguidamente se despliega un men del cual seleccionamos relaciones.

Al dar clic en relaciones aparece una nueva ventana en la cual daremos clic derecho sobre ella para que aparezca un men pequeo del cual seleccionaremos mostrar tabla.

Al dar clic en mostrar tabla, aparece una ventana con los nombres de las tablas que podemos seleccionar, daremos clic en agregar para agregar una a una las tablas a relaciones.

Las tablas seleccionadas irn apareciendo y seguiremos seleccionados las tablas y dando clic en hasta que se puedan observar todas

Una vez seleccionadas todas damos clic en cerrar de mostrar tabla y podremos iniciar las relaciones en cada una de las tablas elegidas. Para lo cual iremos primero al campo de relacin de la tabla principal pulsamos el botn del ratn sobre el campo seleccionado y mantenindolo pulsado lo arrastramos hacia el mismo campo de la tabla secundaria, los campos de relacin de preferencia debern estar en la parte superior de la tabla y poseer la misma informacin, el mismo tipo y tamao de campo.

Una vez unidos los campos de relacin aparece una pantalla llamada Modificar relaciones como se ve en la figura de arriba, en esta pantalla se selecciona las tres posibilidades que ofrece la ventana de acuerdo a lo que deseemos de la relacin que estamos creando y para terminar damos clic en Crear. Si la relacin est bien efectuada aparece junto a las tablas el nmero 1 y el signo .

De la misma manera procedemos con las dems tablas siempre en pares y tomando en consideracin una relacin directa en cada una de ellas.

LOS FORMULARIOS: Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar registros de una tabla o consulta. COMO CREAR UN FORMULARIO: Para crear un formulario podemos utilizar dos mtodos, a) Utilizando el asistente, que nos gua paso a paso en la creacin del formulario; o, b) crear un formulario en vista de diseo que no es otra cosa que un formulario creado segn nuestras necesidades.

En esta ocasin crearemos un formulario con el Asistente de formularios con ASISTENTE, al dar doble clic sobre el asistente de diseo se despliega una pantalla por donde iniciaremos la creacin de nuestro formulario. Utilizaremos la tabla CLIENTES1 y en campos disponibles seleccionaremos todos los campos. (Claro est que podemos elegir algunos o todos).

Para elegir todos los campos daremos clic en el botn con los signos elegirlos uno a uno damos clic en el botn.
>

>>

y si queremos

Damos clic en Siguiente > y aparece una ventana de cmo queremos que aparezca nuestro formulario casin os por esta casin justificado y Siguiente >. Luego se observa otra ventana que nos pide el diseo que se desea aplicar, aparecen varias opciones de la cual escogeremos la que nos guste en este caso elegimos piedra y luegos hacemos clic en Siguiente >.

Acto seguido se nos pide el nombre que deseamos poner a la tabla si deseamos ponemos un nombre o sino lo dejamos con el nombre que le da Access por defecto y hacemos clic en Finalizar

Por ultimo aparece el formulario que hemos creado listo para le edicin de los registros.

CREAR FORMULARIO CON VISTA DE DISEO: Damos clic en crear un formulario con vista de diseo y luego aparece una ventana con unas cuadriculas que en donde crearemos nuestro diseo

Y Luego fuera de la cuadricula damos clic derecho y de la ventana que se abre elegimos propiedades,

Se abre otra ventana llamada formulario y en la lengeta Datos damos y en la parte derecha de origen del registro elegimos la tabla de la cual haremos el formulario en este cado CLIENTES1, adems aparecer una ventana pequea con los datos de esa tabla.

Una vez seleccionada la tabla damos clic en

...

que es el generador de consultas

Access nos dir que se ha llamado al generador de consultas sobre la tabla y si se desea crear una tabla basada en la tabla seleccionada, digitaremos Si

Acto seguido se despliega una pantalla llamada Microsoft Access Instruccin SQL: Generador de Consultas.

En esta ventana se ir eligiendo uno a uno los campos que deseamos aparezcan en nuestro formulario de consulta, para lo cual damos clic sobre el campo y aparece a la derecha un triangulo invertido de donde elegimos los campos que deseemos, as continuamos hacia la derecha por toda la tabla.

Una vez elegido todo guardamos y se nos pedir el nombre que le damos a nuestro formulario en esta caso lo llamaremos CONSULTAS CLIENTES AMSCOMP

Una vez dado el nombre daremos clic en cerrar

de la parte superior derecha de la

pantalla, Access nos preguntar Desea guardar los cambios a la consulta y actualizar la propiedad? Daremos clic en Si.

Regresamos automticamente a la pantalla de la cuadrcula para aqu crear nuestro formulario, ntese que ahora la lengeta Datos ya tiene un nombre que es el que le dimos a nuestro formulario

Sobre la cuadrcula iniciaremos ahora la elaboracin personalizada de nuestro formularios, tenemos aqu varias opciones veremos a continuacin unas cuantas de ellas.

Primero le pondremos un ttulo a la cuadrcula de diseo:

Del lado izquierdo de la pantalla elegimos etiqueta, para poner el ttulo

Una vez puesto el cuadro que va a ir el ttulo damos clic derecho sobre l y se abre la ventana propiedades de donde escogeremos las propiedades del ttulo. Debemos asegurarnos que nuestro formulario no se borrar por lo que lo guardamos y al hacerlo nos pedirn un nombre en este caso lo llamaremos CONSULTA CLIENTES AMSCOMP. Para seguir creando los dems campos sobre la cuadrcula tomaremos los campos del cuadro pequeo que se llama CONSULTA CLIENTE AMSCOMP y manteniendo pulsado el ratn arrastraremos uno a uno los campos a la cuadrcula.

Una vez trasladados todos los campos se procede a personalizarlos para mejorar su apariencia segn lo que deseemos. De igual manera sobre cada campo daremos clic izquierdo y aparecer una ventana de la cual escogeremos Propiedades e iniciaremos la personalizacin de los campos uno a uno. Pudindonos quedar algo parecido a la grafica siguiente:

Cerrando las ventanas Seccin detalle y CONCULTA CLIENTES AMSCOMP podemos ver el formulario terminado.

Para usar nuestro formulario primero guardamos, luego cerramos en la X de la parte superior derecha, aparece la tabla o Base de datos llamada JESS CLIENTES. Aqu damos clic sobre el archivo sobresaltado con azul llamado CONSULTA CLIENTES AMSCOMP.

Solo en ese momento podremos observar el Formulario de Consulta a Clientes que hemos elaborado quedando algo parecido a la figura de abajo.

A nuestro formulario le podemos aplicar EVENTOS que son botones de comando (este botn est a la derecha en el cuadro de herramientas) que nos ofrecen varias posibilidades para personalizar mejor nuestro formulario. Podemos poner botones de Eliminar, guardar, imprimir, etc.

Pulsando el botn de comando, aparece una pequea ventana que la ubicaremos en un lugar de nuestra cuadrcula, en este caso en la parte inferior derecha (botn llamado Comando25) de la misma e inmediatamente aparece una nueva ventana llamada Asistente de botones de comando.

El asistente de botones de comando, nos permite personalizar los botones en este caso le pondremos botn Eliminar, luego podremos un botn guardar y luego un botn imprimir.

Ejecutando el asistente seguiremos tomando opciones de acuerdo a lo que necesitemos. Elegimos la categora y la accin del botn Elegimos la figura del botn

Le ponemos un nombre a nuestro botn

En este caso Eliminar y damos clic en finalizar

Aparece nuestro botn en la pantalla como lo hemos creado.

En la figura siguiente ya hemos puesto otros dos botones Grabar e Imprimir

Al cerrar el formulario nos preguntarn si deseamos guardar los cambios debemos pulsar Si.

En la siguiente grfica los botones creados tienen cada uno su nombre respectivo

LAS CONSULTAS: Tipos de consultas: Las consultas son los objetos de una Base de Datos que permiten filtrar datos de una tabla o consulta. Muestran los datos de una tabla que cumplen unos criterios especificados. Existen carios tipos de consultas: Consulta de Seleccin: Son las consultas que nos muestran o extraen los datos que especificamos, una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer segn la consulta). Consultas de accin: Son consultas que realizan cambios a los registros en una sola operacin. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

Para crear una consulta de eliminacin ingresamos a la Base de Datos y seleccionamos la tabla de donde vamos a hacer la consulta, una vez seleccionada damos clic derecho sobre la tabla y elegimos Vista diseo.

Al hacer clic en vista diseo aparece una nueva ventana y de la barra de herramientas elegimos el botn Tipo de Consulta

Consulta de Eliminacin: Al activar el botn aparece un nuevo men del cual elegimos el tipo de consulta, en este caso de eliminacin.

Al hacer clic en eliminacin la ventana cambia un poco desaparece Orden y Mostrar y aparece en su lugar la fila Eliminar, cuando ejecutemos la consulta de eliminacin nos avisa del borrado de registros

Consulta de Actualizacin: Son consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios especficos. Seguimos los pasos anteriores solo que, en vez de elegir Eliminacin, optaremos por Consulta de Actualizacin

De igual manera al elegir Actualizacin, la tabla se modifica un poco desaparecen Orden y Mostrar y aparece la Fila Actualizar donde escribiremos los nuevos valores

Consultas de Datos Anexados: Las consultas de Datos Anexados permiten aadir registros de una tabla al final de otra tabla. Seguimos los pasos anteriores solo que, en vez de elegir Eliminacin, optaremos por Consulta de Datos Anexados

Una vez que ejecutamos datos anexados se nos pide el nombre de la tabla que se desea anexar

Haremos clic sobre la flecha de lista y elegimos una tabla y luego en aceptar

Se modifica ligeramente la tabla ha desaparecido la fila Mostrar y en su lugar aparece la fila Anexar, se asignar directamente el nombre de la tabla donde vamos a aadir los registros.

Consulta de Creacin de Tabla: Las consultas de creacin de tabla son consultas que crean una nueva tabla a partir de registros de otra. Seguimos los pasos anteriores hasta llegar a tipo de consulta de donde seleccionaremos por Consulta de creacin de tabla.

Una vez que hacemos clic en Consulta de creacin de tabla, aparece una ventana que nos pide un nombre de la tabla de donde queremos tomar los registros. En esta caso ser de la tabla Producto1 y damos aceptar.

LOS INFORMES: O Reportes son los objetos de una Base de Datos que nos permiten presentar los datos de las tablas o consultas de forma impresa. Son tiles para obtener listados en el formato que queramos, aadiendo cabeceras y pies de pgina, totales, parciales, etc. Crear un informe. Tenemos dos opciones para crear un informe: Crear un informe con vista de diseo y Crear un informe utilizando el asistente.

Crearemos un informe con el Asistente, una vez que lo seleccionamos nos pedir que elijamos los campos que queremos que aparezcan en nuestro informe, esta vez elegimos todos dando clin en y siguiente.

>>

Aparece una nueva ventana que nos pregunta el nivel de agrupamiento, damos siguiente, luego aparece otra ventana que nos pregunta el tipo de ordenacin de los registros elegimos los registros que creamos necesarios para ordenar y damos siguiente.

Luego otra ventana nos consulta como deseamos la distribucin del informe y nos da varias opciones, elegimos Justificado y la orientacin del reporte que sea Horizontal y hacemos clic en siguiente. Luego otra ventana nos consulta sobre el estilo que deseamos aplicar para la salida del informe escogemos Negrita y siguiente.

Por ultimo nos pregunta sobre el nombre del reporte lo llamaremos INFORME CLIENTES y daremos clic en Finalizar

Acto seguido aparece el reporte en su totalidad con los campos y como se vera impreso

IMPRIMIR UN INFORME O REPORTE: Una vez creados los informe o reportes es posible imprimirlos para observar el trabajo que hemos efectuado. Para imprimir procedemos de la siguiente manera: Para imprimir un informe abrimos la base de datos donde estn los Informes y damos clic derecho sobre este, una vez que se abre el sub men elegiremos Vista de Diseo

Damos clic y aparecer el diseo del informe que vamos a imprimir

Acto seguido vamos a Archivo de la barra de mens y damos clic elegimos Imprimir.

Aparece la venta de impresin con el nombre de la impresora activa, damos clic en aceptar y se inicia la impresin del formulario.

******************************** ****************************************** Quito, 31 de agosto de 2005.

Excel o comnmente conocido como hoja de clculo. La Hoja de clculo es una aplicacin utilizada normalmente en tareas que implican clculos matemticos como creacin de presupuestos o previsiones y un sin fin de tareas financieras. Excel utiliza un rea de trabajo en base a una cuadrcula conformada e filas y columnas, cada cuadrcula se denomina Celda. Cada celad puede contener texto, datos numricos, fechas y frmulas que pueden usar valores existentes en otras celdas a fin de efectuar un clculo determinado.

Una vez ingresado a Excel, se puede observar que por defecto Excel da el nombre provisional de Libro 1 a la hoja de clculo que abrimos (claro est que podemos tener varios libros segn lo que necesitemos) esto lo podemos ver en la barra de ttulo en la parte superior izquierda de la hoja, un libro de trabajo est formado de varias hojas las cuales se enumeran en la parte inferior de la hoja de clculo podemos crear hasta 255 hojas segn lo que necesitemos
COLUMNAS LIBRO

FILAS CELDA

HOJAS

Excel es una gran hoja cuadriculada de clculo formada por 256 columnas y 65.536 filas. Cada columna se identifica con una letra, iniciando desde la A hasta las IV.

Cuando el curso est detenido sobre una celda, sta se denomina Celda Activa, las celdas tienen un nombre especfico para reconocerlas en esta caso se llama Celda C9.

CELDA ACTIVA

Un concepto importante de Excel es el rango, que no es otra cosa que un bloque rectangular de varias celdas adyacentes.

RANGO

Para navegar sobre la hoja existen varias formas entre otras tenemos:

MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Ultima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Ultima celda de la fila activa

TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CRTL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECHA ABAJO FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN FLECHA DERECHA

COMO ACOPLAMOS LAS CELDAS AL TEXTO: Como sabemos podemos escribir texto en las celdas, pero a veces resulta que la celda es pequea en comparacin a lo que deseamos escribir, es as que ajustamos la celda al texto para darle una buena presentacin. En el ejemplo de abajo hemos escrito Universidad Autnoma de Quito en una celda, ntese que cuando la escritura sobrepasa la celda, las celdas adyacente a la derecha son sobre escritas, es decir no desaparecen simplemente el texto est sobre las celdas.

Para ajusta la celda al texto damos doble clic en la unin de las columnas donde est el inicio del texto y automticamente la columna aumentar su tamao hasta el lmite del texto

Limite de celdas adyacentes.

Otra manera es dar clic derecho sobre la columna y elegir ancho de columna

Inmediatamente aparece un una ventana donde pondremos el nmero que deseemos de ancho de columna, debemos anotar que podemos dar el ancho de la columna a varias columnas a la vez.

FORMATO DE LAS CELDAS: Se puede dar formato a cada una de las celdas de manera independiente esto se lo puede realizar dando clic derecho sobre la celda que queremos dar formato, para demostrar esto crearemos una factura a la cual le daremos varios tipos de formatos. Pare centrar el titulo marcamos con el ratn las celdas que deseamos y de la Barra de Mens elegimos combinar y centrar al hacerlo el titulo se centra automticamente.

Para ingresar al men formato de celdas como hemos dicho damos clic derecho sobre la celda a dar formato y aparece un men que nos permite ingresar a dicho formato. Una vez que aparece el men de formato, tenemos varias posibilidades de formato como: Nmero, alineacin, fuente, bordes, tramas y proteger.

Cada opcin nos permite efectuar diferentes cambios en las celdas as las opcin Nmero permite dar formato numrico a las celdas, esto considerando otras varias opciones que tiene el formato nmero, como fecha, hora, cientfica, etc. Alineacin nos permite alinear el texto a diferentes grados de direccin

La opcin fuentes permite darle formato a los caracteres y nmeros que escribimos en las celdas La opcin bordes permite darle formato a los bordes de la celda o rango de celdas

Tramas permite darle color a las celdas y adems otorgarle un tramado especial. La opcin proteger, permite proteger, bloquear u ocultar el contenido de las celdas, siempre y cuando la hoja de clculo est protegida.

Con estos antecedentes ya podemos dar formato a nuestras celdas de la factura que estbamos diseando antes pudindonos quedar algo como la figura siguiente:

Como hemos dicho Excel es una hoja de calculo por eso ahora veremos las maneras sencilla de hacer frmulas para sumar, multiplicar, restar y dividir. SUMAR: Para sumas cualquier valor en Excel debemos saber en que celdas estn los valores que deseamos sumar, este principio cuenta igual para la resta, divisin y multiplicacin. Una vez identificadas las celdas las valores designando a la frmula, primero vamos a modificar formula que est en la barra de frmulas justo debajo de la barra de tareas, se la identifica porque tiene el nombre de la celda activa y a su derecha un igual

BARRA DE FORMULAS

Una vez que damos clic en el igual, la barra de frmulas se transforma y aparecen otros componentes de la misma, marcamos entonces las celdas que deseamos sumar y por ltimos reemplazamos los dos puntos por el signo mas (+)

En la barra de frmulas en su parte inferior veremos ya el resultado de nuestra frmula daremos entonces aceptar y la formula queda completa

Excel nos permite sumar, restar, dividir o multiplicar nmeros en celdas ubicadas en lugares distintos de la hoja de clculo, lo que se necesita saber es solamente la ubicacin de los valores y podemos hacer nuestra frmula tal como lo hicimos anteriormente, solo que esta vez iremos

de celda en celda dando los valores u sumando, restando, dividiendo o multiplicando segn lo que necesitemos. Tenemos ahora dos valores junto a nuestra factura vamos a restarlos y el resultado lo pondremos en la celda G14. Primero vamos a la barra de frmulas y damos clic en el (=), luego marcamos con el ratn el primer valor (nota que este valor de manera inmediata aparece despus del igual de la barra de frmulas

Luego, como vamos a restar digitamos el menos y luego el valor que vamos a restar, de igual manera el signo y los valores aparecen ya en la frmula como veremos a continuacin

Por ultimo digitamos aceptar y tenemos el resultado justo donde lo queramos en le celda G14. Claro est que a los mismos valores los podemos multiplicar y nos quedara algo como esto:

O talvez lo podemos dividir y nos dara algo as:

Otro ejemplo de lo anterior sera:

Todo depende de lo que queremos realizar. Excel por su versatilidad nos permite hacer repeticiones de letras, nmeros, signos, cadena de caracteres etc, esto lo vamos a ver a continuacin: COMO REALIZAMOS REPETICIONES DE CARACTERES O NUMEROS En la figura de abajo tenemos un bosquejo de la tabla del nmero 7, con esta base aprenderemos a efectuar nuestras repeticiones e inclusive repetiremos la formula de la multiplicacin a ver como funciona:

Para crear los dgitos 1,2,3,5,6,etc. De manera consecutiva debemos activar la celda del nmero 1 (celda C4) y colocamos el ratn en la esquina inferior derecha y aplastamos el botn izquierdo del mouse y mientras lo tenemos aplastado digitamos la tecla CTRL. Y la mantenemos aplastada y corremos el ratn para abajo, aparecern una cruz pequea junto al ratn y seguidamente uno a uno los nmeros en la celdas seleccionadas.

Para reproducir el asterisco de igual manera activamos al celda del asterisco y aplastamos el botn izquierdo del mouse sobre la esquina inferior derecha de la celda, corremos el mouse para abajo hasta llegar a la altura de la celda D15. Procedemos con el 7 igual que con el asterisco.

Luego hacemos lo mismo con el igual (=), luego creamos las frmula de multiplicacin y tendremos algo como esto:

El resultado final sera la tabla de multiplicar del 7 con su resultado para cada multiplicacin, para copiar en las celdas la frmula solo corremos el ratn una vez que hemos hecho clic en la esquina inferior derecha de la celda activa donde est la formula y corremos el ratn para abajo.

COMO MODIFICAR EL ALTO DE UNA FILA: Como hemos visto antes se puede modificar las caractersticas de una columna, ahora veremos como se puede modificar o dar formato a la fila. Para modificar el alto de la fila tenemos que ir a la parte izquierda de la hoja de Excel, donde estn numeradas las filas

Una vez all damos clic en el botn derecho del mouse y aparece una celda conde se puede modificar el alto de la fila

Al dar clic en alto de la fila, aparece una ventana que nos indica que debemos ingresar el alto de la fila que deseamos

Una vez que ingresamos el alto inmediatamente el alto de la fila seleccionada se modifica, claro est que podemos modificar no solo una fila sino varias a la vez.

POSICIONAMIENTO RELATIVO Y ABSOLUTO Relativo Si queremos sumar, restar, multiplicar o dividir una columna o fila de celdas, arrastramos el puntero desde la celda en la que ya tenemos hecha la operacin hacia las celdas que queramos que se realice la operacin. Absoluto Sin embargo si queremos hacer una operacin con la misma celda en una fila o columna de celdas, escribimos el smbolo del dlar ($) antes y despus de la letra que nombra la celda. Ej.: si queremos multiplicar una fila de celdas por una celda llamada C15 escribiremos: =A1*$C$15 y despus arrastraremos hacia las celdas que queremos multiplicar. Esto lo solemos usar para el IVA. La tecla F4 permite modificar el posicionamiento Absoluto:

Celda $D$1
F4 absoluto

Fila Fija $D1 Columna Fija D$1

Para crear un posicionamiento Absoluto debemos primero verificar en que celda estar el valor que deseamos posicionar de manera absoluta y luego enlazarlo con los valores que deseamos en este caso creamos una tabla ejemplo con llamada Listado de Cuentas a la cual le ponemos los valores. El posicionamiento absoluto va estar en la celda C3

Es en esta celda donde estar el valor que va a cambiar y que debido a esto cambiar el resultado de los dems valores. Creamos entonces la formula de posicionamiento absoluto en la celda que deseemos en esta caso columna del IVA iniciamos en la celda D6. Para crear la frmula vamos a fx que es el smbolo de funciones.

Una vez digitado fx aparece una ventana pegar funciones de la cual escogemos Matemticas y Trigonometra y de la ventana adyacente la funcin ABS.

Aparece una nueva ventana que nos pide las posiciones de las celdas, ponemos la celda que ser posicionamiento absoluto es decir C3

Luego ponemos la celda por la que queremos en este caso multiplicar es decir C6

Como vamos a calcular el IVA lo dividimos para 100.

Damos aceptar y tenemos casi listo nuestro posicionamiento

Solo nos falta definir el posicionamiento esto lo hacemos con la tecla F4, deseamos que la columna sea permanente pero que el valor de las filas cambie entonces debemos darle a C3 un cambio para que quede as: D$3 digitamos F4 hasta conseguir este objetivo.

Una terminada la formula aceptamos y aparece en la celda D6 la frmula completa este es el posicionamiento Absoluto.

POSICIONAMIENTO ABSOLUTO

Copiamos la frmula para el resto de valores arrastrando la celda con el Mouse como lo vimos anteriormente

Damos un valor a C3 y vemos que el IVA se calcula automticamente

Damos otro valor a C3 y vemos que cambia nuevamente el IVA

Solo nos falta poner el Total para saber cuento es que debe pagar cada cliente en la suma del Valor mas el IVA, esto lo podemos hacer mediante una sumatoria , para lo cual marcamos

con el Mouse las celdas C6,D6 y E6 y luego hacemos clic en el smbolo de Sumatoria que est en la barra de tareas.

Aparece la suma de manera automtica, para ver el resto de sumas nos ponemos sobre la celda activa C6 y arrastramos el cursor para abajo este arrastre es el posicionamiento Relativo.

Posicionamiento Relativo

LAS FUNCIONES Las Funciones fx son muy importantes en Excel, se puede decir que gracias a ellas se pueden realizar infinidad de clculos sean estos Financieros, Matemticos, Trigonomtricos, Estadsticos, Base de Datos, Lgicos, de Informacin, de Texto, etc. Las Funciones se las puede usar en cualquier instante en Excel de acuerdo a lo que necesitemos calcular o proyectar. En las siguientes Hojas detallamos casi todas las Funciones que posee Excel......

La ventana de Funciones de Excel es como la siguiente, tiene dos apartados uno a la izquierda llamado Categora de la funcin y uno a la derecha llamado Nombre de la funcin, en la parte inferior de esta ventana aparece una explicacin de lo que ejecuta cada funcin.

Una vez que hemos visto las funciones de Excel y como actan en la hoja de calculo veremos algunos ejemplos de cmo funcionan la Funciones de Excel. USEMOS ALGUNAS FUNCIONES DE EXCEL. Usaremos algunas funciones de EXCEL a fin de conocer como funcionan: Para Concatenar o unir cadena de caracteres (pueden ser nombres, apellidos, direcciones, etc) se usa la Funcin CONCATENAR. Que nos permite unir palabras que se encuentran en celda distintas. Abajo tenemos una grfica en donde vemos una factura en donde podemos ver que los apellidos de la persona estn primeros que los nombres vamos a poner al extremo derecho de la factura los nombres primero y los apellidos despus

Para lograr el objetivo de nombres primero y apellidos despus buscamos en funciones la categora Texto con la funcin CONCATENAR.

Una ve que la localizamos aceptamos en CONCANTENAR Nos aparece una pantalla en donde se nos pide el texto a Unir, all ponemos las celdas donde estn los textos. OJO: Debemos de antemano haber seleccionado al celda activa donde ir la Concatenacin.

Damos aceptar u como resultado tenemos la unin de las palabras seleccionadas. Podemos seleccionar la celda concatenada y correrla para abajo si deseamos ver los otros nombres concatenados.

Si deseamos saber el largo el nmero de caracteres que tiene una cadena de texto podemos Usar la funcin LARGO. Que est en la categora textos. Para lo cual una vez seleccionado largo, nos solicitar la celda donde est la cadena de caracteres que deseamos saber cuantos caracteres posee.

Una vez que aceptamos en la celda que seleccionamos para que salga el resultado aparecer un nmero que representa el numero de caracteres que posee la cadena seleccionada.

Igual podemos seleccionar la celda en que trabajamos y la podemos carrera hacia abajo para ver el resto de cadenas con sus nmeros de caracteres.

De los nmeros que hemos obtenido vamos a seleccionar el mayor de ellos ubicamos la celda donde vamos a poner el numero mayor y vamos a la categora de funcin llamada Estadstica y luego en funciones seleccionamos MAX.

Al dar aceptar nos pide el rango donde estn los nmeros de los cuales deseamos saber el mayor, damos el rango y damos aceptar.

Aparecer en la celda que anteriormente hemos seleccionado el nmero mayor de entre los que hemos elegido.

COMO HACER DOCUMENTOS EN EXCEL QUE USEN INFORMACIN DE LAS HOJAS DE LOS LIBROS. Esto es como usar Excel a manera de base de datos se lo puede conseguir de la siguiente manera: Primero crearemos un libro con varias hojas en la cuales ingresaremos informacin, a un libro nuevo de Excel le pondremos un nombre esta vez ser Producto Jess a la cual le crearemos cuatro Hoja llamadas Factura, Producto, Cliente y Vendedor, en las tres ultimas ingresaremos los datos que necesitemos.

En la hoja Vendedor algo parecido a esto:

En al Hoja Cliente los datos de los :Clientes

En la hoja Producto los datos de los productos que vende la empresa:

Por ultimo haremos la factura que la cuan contendr los datos que le especifiquemos, varios de ellos se situarn en los lugares especficos de a cuerdo a lo que nosotros diseemos y a las funciones que usemos. La factura sera mas o menos as:

Aprenderemos ahora como llenar los espacios de la Factura usando datos de las hojas Producto, Cliente y Vendedor. Debemos poner mucha atencin a las instrucciones que siguen con el fin de evitar confusiones, efectuaremos la seleccin de la funcin y cada paso uno a uno y eso permitir obtener un resultado satisfactorio. Consideremos siempre que debemos activar siempre la celda donde queremos que vayan los resultados que deseamos y tambin debemos escoger la celda que servir como base para el llamado de informacin de las Hojas del libro que hemos creado.

Empezaremos llenando el Detalle de la Factura para esto activaremos la primera celda de Detalle Vamos a Funcin y una vez activado buscamos en las categoras Bsqueda y Referencia la funcin BUSCARV

Una vez dado aceptar, aparece una ventana llamada BUSCARV con cuatro ventanas pequeas que nos piden informacin, en Valor buscado ponemos la celda donde pondremos datos que nos devolvern los valores del detalle de productos de la Hoja de Productos. En este caso es la Columna, Cdigo celda A8 Luego en la ventana Matriz_buscar_en, colocamos el rango o matriz de la hoja Producto donde estn los datos que deseamos que aparezcan en nuestra factura una vez activado el cdigo del producto.

Se nos va creando una formula en la celda B3, la cual es la que direcciona la informacin entre las hojas y la factura.

Acto seguido llenamos la siguiente ventana llamada indicardor_columnas, esto se refiere a la columna donde se encuentran los datos o detalle del productor. En la ventanita borramos lo que aparece y activando la hoja de Producto observaremos que los detalles estn el la columna No.2 y ponemos ese valor en la ventana, Por ltimo en la ventana Ordenado ponemos VERDADERO si los datos estn ordenados de manera ascendente o FALSO si los datos estn desordenados. Pondremos Falso esta vez.

Damos aceptar como ltimo paso y en nuestra factura en la columna detalle aparece el dato #N/A. Que nos es alli donde se colocarn los datos que se devolvern al ingresar el cdigo de producto.

Corremos con el Mouse la celda activa desde la esquina inferior derecha para abajo y se reproducir la formula para cada celda que sealemos, esto permitir ingresar el cdigo para

varios productos en la columna Cdigo y aparecern en la columna Detalle. Como vemos en la graica de la siguiente hoja

Ahora podemos poner un cdigo de producto en las celdas de la columna Cdigo y aparecer nuestro producto a la derecha en la columna detalle.

Pero hemos visto en la hoja producto que cada producto tiene un valor Unitario ahora pondremos ese valor en la columna PVP, aremos lo mismo que hicimos para la columna Detalle, solo que en ves de poner columna 2 pondremos columna 3.

Tendremos un resultado parecido a este:

Ahora procederemos a ubicar al Cliente basndonos en el Ruc del Cliente, procedemos igual que antes. En este caso activamos la Celda B3 donde est Cliente

Luego hacemos los mismos procedimientos que antes pero ahora activamos la Celda B2 que es donde ir el Ruc que devolver el nombre del Cliente

Luego de la Hoja Clientes seleccionamos el Rango de datos y ponemos el numero de columna donde estn los clientes es decir la columna 2.

Por ultimo ponemos FALSO, y de la misma manera procederemos con los datos de Direccin, Forma de Pago, Telfono y Fecha.

La factura ir tomando forma y nos quedar mas o menos as:

Para llenar las celdas de cdigo de vendedor y vendedor efectuamos las mismas operaciones que antes, solo que buscaremos los datos en la Hoja Vendedor

Una vez ingresada la cantidad y sumado en precio total nuestra factura quedara algo parecido a la grafica siguiente:

Relacionando nuestras necesidades a lo antes expuesto podemos usar Excel en multitud de formas que nos ayudaran a solucionar problemas especialmente de contabilidad aunque Excel pueden ser usado para inclusive realizar grficos estadsticos.

Es un componente de Microsoft Office, sirve para hacer presentaciones corporativas usando diapositivas creadas por el usuario. Power Point es en si un programa de creacin de aplicaciones visuales en forma de demostraciones y presentaciones. Usando Power Point se pueden mostrar videos, texto, imgenes, sonidos, animaciones, todo esto con la finalidad de dar vistosidad al trabajo que se presenta. Las diapositivas de Power Point estn conformadas de objetos que introduce el usuario, dichos objetos pueden ser animados o darles el formato que se desee para su presentacin (cada objeto es animado de manera independiente). En las diapositivas se pueden efectuar hipervnculos, colocar botones, etc. Para ingresar a Power Point, lo podemos hacer desde el botn Inicio, luego programas y por ltimo damos clic en el icono de Power Point.

Una vez ingresado lo primero que aparece es la pantalla de Power Point con otra ventana mas pequea que nos permite elegir entre el Asistente, La Plantilla de Diseo, Presentacin en Blanco y Abrir una presentacin existente.

El asistente para auto contenido nos permite realizar diapositivas con las pautas generales para una presentacin. Organizacin de la presentacin

Tipo de presentacin que deseamos impartir: da pautas para diversos tipos de presentacin como Organizaciones, Proyecto, Ventas y mercadotecnia etc.

Cmo ser la presentacin? Nos da opciones de en donde presentaremos nuestras diapositivas

En Opciones de presentacin, titulo y otros elementos que deseamos aparezcan en nuestro trabajo

Finalizar: Termina el asistente y es el paso previo para la presentacin:

Aqu una pantalla en blanco con todas las pautas a la izquierda que debera tener nuestra presentacin:

En Plantilla de diseo veremos las plantillas o fondos que podemos poner a la diapositiva

En Presentacin en blanco observaremos las diversas formas que podemos presentar la diapositiva interponiendo texto, figuras, etc.

HAGAMOS NUESTRA DIAPOSITIVA Para hacer una diapositiva ya hemos visto varias maneras de configurarla, haremos una sencilla donde pongamos un titulo, una grafica y texto. Iremos a presentacin en blanco y elegiremos texto e imgenes prediseadas.

Daremos aceptar y aparecer la plantilla bsica de la diapositiva

Buscaremos una figura que deseemos poner en la diapositiva y la colocaremos en el lugar que seala la figura Agregar imagen prediseada claro est que a la imagen la podemos dar el formato que deseemos y ponerla en un lugar de la diapositiva que necesitemos.

Daremos clic en titulo y pondremos un ttulo

En agregar texto (cuadro de la izquierda) pondremos el texto que necesitemos para nuestra diapositiva, en este caso algo relacionado con la Universidad Autnoma de Quito, (Sus facultades)

Ahora elegiremos una plantilla de diseo para el fondo de la diapositiva, para esto damos clic derecho en una parte libre de la dispositiva y aparece una ventana de la cual elegiremos Aplicar plantilla de diseo

Se abre la ventana de plantillas y escogemos la que nos agrade y damos Aplicar.

El resultado es:

Para ver como est saliendo nuestra diapositiva damos clic en Presentacin de diapositivas que est en la parte inferior izquierda de la pantalla d Power Point

Al hacer clic aparece en toda la pantalla desplegada nuestra diapositiva

ANIMEMOS NUESTRA DIAPOSITIVA: Se puede dar movimiento a los objetos de la diapositiva, iniciaremos con el titulo para esto damos clic derecho sobre el ttulo y en la ventana que aparece aceptamos sobre Personalizar animacin:

Acto seguido aparece otra ventana en la cual elegiremos las caractersticas de animacin del objeto llamado Ttulo.

Una vez terminado con el ttulo elegimos el objeto sello Unaq y efectuamos la misma operacin

Por ultimo hacemos lo mismo con el objeto texto del lado izquierdo

Para ver la dispositiva hacemos lo mismo que antes damos clic en Presentacin de diapositivas

TRANSICIN DE DIAPOSITIVAS: Para hacer transicin de diapositivas primeros damos clic en Vista clasificador de diapositivas que est en la parte inferior izquierda de Power Point

Como vemos tenemos dos diapositivas la otra la hemos elaborado siguiendo los pasos antes descritos, la hicimos para que se pueda ver mejor transicin de dispositivas

Damos clic derecho sobre la primera diapositiva y elegimos Transicin de diapositivas

Luego aparece una ventana que nos permite efectuar cambios en la transicin de diversas maneras elegiremos una de ellas y varias de las opciones que nos presenta de acuerdo a lo que deseemos.

Esta opcin que acabamos de ver permite que podamos ver nuestra diapositiva inclusive con intervalos de tiempo. ATENUAR: Es una opcin que sirva para ir atenuando los ttulos o subttulos que vamos terminando de disertar. Para esto damos clic derecho sobre lo que quereos atenuar ingresando por Personalizar Animacin

Vamos a atenuar y elegimos un color que se atenuar al ttulo del cual acabamos de hablar y aceptamos

Diapositiva con la atenuacin correspondiente:

PRESENTACIONES PORTTILES: Cuando no se lleva las diapositivas a presentarlas en un lugar determinado y no existe en la computadora donde presentar las diapositivas Power Point instalado en preferible que en el disco que se transporta las diapositivas se lleve tambin el instalador de Presentaciones porttiles. Para ingresar a presentaciones porttiles vamos al Archivo de la barra de mens y una vez all elegimos Presentaciones Porttiles

Automticamente ingresamos a un Asistente para presentaciones Porttiles, este asistente nos guiar paso a paso. En primer lugar vamos al inicio del asistente y damos continuar. Luego seleccionamos los archivos que queremos sean parte de la Presentacin automtica, damos siguiente.

Posteriormente elegimos el destino donde copiaremos la instalacin es decir el disco donde se transportar los archivos y el instalador porttil en este caso el disco A: y damos siguiente. Acto seguido en la siguiente ventana incluimos todos los vnculos.

Luego nos pide que incluyamos el visor y por ultimo en la etapa terminar con eso se ejecutara automticamente la instalacin.

Seguidamente se inicia la instalacin porttil en el disco A: copiando todos los archivos necesarios

Una vez que se hayan copiado todos los archivos de la Presentacin porttil, abrimos el contenido del disco A: y observaremos los archivos que se han creado y que ahora podemos transportar para ser visualizados en otra computadora que no tenga Power Point.

LOS ARCHIVOS PPS DE POWER POINT:

Los archivos PPS o con extensin PPS son archivos que el usuario crea en Power Point para que cuando sean abierto se ejecuten automticamente. Pata lograr esto vamos a Archivo de la barra de Mens, luego hacemos clic en Guardar como...

Para elegir que la diapositiva se guarde como archivo PPS, una vez que se abre la ventana en Guardar como.. elegimos Guardar como tipo: y buscamos el tipo Presentecin con diapositivas de Power Point y damos guardar automticamente se crea el archivo PPS

Al dar clic sobre el archivo PPS este se ejecutar automticamente.

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