NOMBRE DEL INSTRUCTIVO: Manuel de Usuario Sistemas Dismel ltda OBJETIVO: Mostrar las Funciones que desarrolla el cargo

o Auxiliar de Sistemas ALCANCE: Va dirigido a todos los clientes y empleados de Dismel Ltda

RESPONSABLE:
VERSIN: 1

PGINA 1 de 17

rea: Sistemas Cargo Especifico: Auxiliar de Sistemas

Funciones que se realizan.

1. Soporte Tcnico......1 1.1. Equipos de cmputo en las instalaciones....1.1 1.2. Soporte de la administracin de Servidores 1 y 2 .2 2. Administracin de Dominios..........2 Dismelltda.com..2.1 2.1 Administracin Cuentas...2.1.2 2.3 Administracin Pedidos....2.1.3 2.4 Soporte Clientes(Va Telefnica)......2.1.4 2.5 Soporte Online en Tiempo Real (Chat).....2.1.5 Dismelltda.com/ventas........2.2 2.6 Administracin de Usuarios (Crear, Editar y Eliminar).......2.2.1 Mail.dismelltda.com........2.3 2.7 Administracin de Cuentas de Correo.....2.3.1 Movil.dismelltda.com........2.4 2.8 Soporte a toda la fuerza de ventas.....2.4.1 2.8.1 Soporte Relacin Cliente Vendedor..2.4.1.1 2.8.2 Soporte Productos....2.4.1.2 2.8.3 Soporte Informacin General...2.4.1.3 2.9 Soporte Aplicacin mvil para la fuerza de venta...................................................2.5 2.10 Mantenimiento, Desinstalacin e instalacin de la misma....2.5.1

2.10.1 Capacitacin a nuevos asesores comerciales.....2.5.1.1 2.10.2 Manejo de la aplicacin...2.5.1.2

2.11 Manejo de las plataformas web......2.5.1.3 2.11.1 Mail.dismelltda.com/....2.5.1.3.1 2.11.2 Movil.dismelltda.com/....2.5.1.3.2 2.11.3 Dismelltda.com/Ventas..2.5.1.3.3 2.11.4 Dismelltda.com.....2.5.1.3.4 3. Licopolis.com..3 3.1 Integracin PrestaShop...3.1 4. Integracin ConstantContac.....4 4.1 Publicidad por Medio de Mailers a nuestros clientes....4.1 5. Flujo de Trabajo.....5 5.1 Soporte implementacin WorkFlow, Processmaker.5.1 5.1.1 Integracin Modulo Devoluciones en Web www.dismelltda.com......... .5.1.2

INTRODUCCIN
Este Informe de procesos se ha diseado para explicar y dar entender a usuarios los procesos de desarrollo que se cumplen en el rea de sistemas en las instalaciones de Dismel ltda desde el punto de vista de un Auxiliar de Sistemas. Para obtener un resultado eficiente en los procesos tomar paso a paso este manual, Teniendo en cuenta que el orden en que se explicaran los procesos no indica menor o mayor prioridad sobre los mismos.

1. Soporte Tcnico:
En la actualidad los equipos de cmputo se han vuelto indispensables para todas las actividades de una empresa tanto que existe un trato adecuado para realizarles mantenimiento a nivel de hardware (Fsico) o Software (Programas), afectando no solo los procesos operativos de las empresas en las que algunas veces toca hacer actualizaciones de los software de trabajo sino tambin algunas aplicaciones que son indispensables para la labor diaria, dentro de esas con las que actualmente Dismel presenta. A continuacin mostrar el orden de prioridad de aplicaciones relacionadas con el puesto de trabajo. APLICACIONES Actualmente contamos con la implementacin de Zeus Tecnologa especficamente dos de sus plataformas que son: Zeus Contabilidad SQL es una herramienta confiable y segura, fcil de manejar y de aprender, que de forma integral y a manera de un solo mdulo maneja contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorera, facturacin de servicios, compras, presupuestos y diferidos, bajo un esquema abierto de perodos contables ilimitados, libre estructura de cuentas contables, mltiples cuentas por cobrar y pagar en moneda nacional y extranjera, centros de costos multinivel y manejo de unidades complementarias por cuenta.
Informacin Tomada de www.Zeustecnologia.com.

Zeus Inventarios SQL, una herramienta escrita bajo ambiente Cliente/Servidor en Microsoft Visual Basic y Microsoft SQL, para satisfacer las necesidades ms exigentes del mundo empresarial de hoy, que har mas fcil, ms agradable y ms eficiente el trabajo de quienes responden por el inventario y de aquellos que mes a mes trabajan horas extras por preparar los informes financieros de las empresas, hoy apoyado en Zeus EXCEL, una interfase nativa de Zeus y Microsoft EXCEL verdaderamente incomparable.
Informacin Tomada de www.Zeustecnologia.com.

Por qu he realizado esta especificacin?. -Quiero dar relacin a los equipos que no puedes dejar de dar soporte que tengan problemas con esta aplicacin. El computador de Facturacin corresponde al mdulo de Zeus Inventario acatar cualquier inconveniente con este PC en cualquiera de los casos ya que es procedimiento de Facturacion. El computador de Cartera que corresponde a mdulo de Zeus Contabilidad acatar cualquier inconveniente con este PC en cualquiera de los casos ya que es el de cobro de Carteras de Clientes Nota: Con lo anterior no quiero decir que las dems estaciones no son importantes. Para la reinstalacin de estas dos plataformas los Archivos de instalacin se encuentran en el servidor ( denominado SERVER) al igual que los archivos de configuracin de conexin de Zeus

Plataforma a la Base de datos que en este caso se usa MySql Server los archivos correspondientes son: Empresa.xml y empresa.ini que tienen que ser copiados en el siguiente directorio C:\Windows En cada estacin de trabajo.

1.2 Soporte de la administracin de Servidores 1y 2 En las instalaciones de dismel hay 2 servidores primarios que son: SERVIDOR WEB: Contiene la tienda web www.dismelltda.com (que se explicara mas adelante) y motor de base de datos (MYSQL Server) . A continuacin relacionare los puntos importantes a verificar diariamente para el perfecto funcionamiento de Zeus y dems aplicaciones en las estaciones de trabajo. Revisar que las copias de seguridad de Zeus se realice diariamente Iniciar el servicio de Mysql Server SERVIDOR DATOS: Contiene la informacin compartida que utilizan alguna de las estaciones cada estacin con su respectiva Carpeta creada en el servidor y sus restricciones, al igual contiene la pgina web movil.dismelltda.com (que se explicara ms adelante). A continuacin relacionare los puntos importantes a verificar diariamente para el perfecto funcionamiento de Zeus y dems aplicaciones en las estaciones de trabajo. Revisar que el servicio DHCP este activo Revisar que el ejecutable CarguedePedidosZeus Mvil este ejecutado.

2. Administracin del Dominio y Hosting. Actualmente DISMEL cuenta con un contrato de servicio de hosting y dominio cuyo proveedor es LinkedIP lnea de soporte es (+57)(5)693-3000. Y se utilizan cinco (5) IP pblicas de nuestro proveedor de internet dedicado Columbus Network para dispositivos y publicacin de los sitios. Actualmente contamos con 3 Sitios importantes que son Administrador de correo, tienda online y Mvil web que se estructuran de la siguiente manera. Servidor de Correo: Control panel administrativo https://mail.dismelltda.com:9999/main.do Aclaro que desde este mismo portal se administra la base de datos de las cuentas para https://dismelltda.com/ventas Plataforma para ingresar a los correos por medio de los siguientes link: https://mail.dismelltda.com/webmail https://mail.dismelltda.com/newwebmail (Alternativo) Primera vista del ingreso al Panel Control de administracion de Correo

Nota: No comparto Usuarios y contraseas por polticas de seguridad. Una vez ingresado podemos ver todas las herramientas que nos ofrece el servicio de dominio y hosting. En este caso enfatizaremos las configuraciones de las cuentas de correo y la administracin de usuarios de dismelltda.com/ventas. La primera herramienta que tomaremos ser la de crear editar y eliminar una cuenta de correo, la opcin para este proceso es la que sealo en la siguiente imagen.

Al ingresar encontraremos listado nuestros dominios disponibles en este caso solo encontraremos uno que es el que se tiene contratado.

Pulsamos el icono que nos permite editar ese dominio y nos aparecer una ventana como la que se muestra a continuacin.

En esta ventana encontramos listado todas las cuentas de correos que estn creadas en nuestro dominio. Para crear una nueva cuenta pulsamos el botn y nos enviara a otra ventana donde ingresaremos el nombre de la cuenta y la respectiva contrasea la cual tiene que contener por lo menos una Mayscula, minscula y un valor numrico. Para cambiar la contrasea de una cuenta ya creada es hacer click sobre el botn Para editar la capacidad de espacio que se puede dar a una cuenta es sobre el icono Para Eliminar una cuenta Click sobre el icono

la ventana que se muestra el formulario de registro es el siguiente.

Luego de completar el formulario solo basta con dar click en

y listo.

Tienda Online: Ingreso por

www.dismelltda.com El Panel de control administrativo de este sitio es por via web y es con una cuenta tipo administradora que permite informacin, inactivar, listas de precios, lista de presentacin y control de las imgenes de los productos, administracin de las categoras crear, inactivar y control de imgenes para las categoras. Para ms informacin observar la siguiente gua. Guia vista desde el Cliente.

1. Para el ingreso al virtual procedemos a escribir www.dismelltda.com en la barra de

navegacin como se muestra a continuacin. 1.1 Nota: Para una mejor visualizacin del portal web utilizar el navegador Mozilla Firefox o Google Chrome. 2. Primera Vista del Portal Web.

3. Men Principal (Categorizacin de productos)

La siguiente imagen muestra la presentacin de los Productos de una categora.

4. Opcin de Registro e Inicio de Sesin en la parte Superior.

.1 Hacer Click en la parte superior y se desplegara un men donde encontraremos las opciones que se muestran en la siguiente imagen. 3.2 Para ingresar al formulario de registro hacer click en el botn Registrase

3.3 En el formulario de registro encontraremos los siguientes campos donde explicare a continuacin.

Usuario: Es la identificacin con la que se iniciara sesin al portal web independiente de los datos Registrados en DISMEL ltda, este dato es personal

Clave: Clave o Contrasea ligada a su Usuario para el ingreso a la pgina este datos es personal Confirme Clave: Como su nombre lo indica es una confirmacin de la Clave ya puesta. Correo Electrnico: Cuenta de correo electrnico para guardar su contrasea en caso de prdida. Nit o Cedula (Cliente): En este campo va el documento que utilizo para registrar su entidad en DISME ltda.

Nota: Para entidades con sucursales no utilizar el NIT de la entidad principal en este caso solicitar un NIT de registro a su asesor comercial

Tipo de Negocio: Seleccione a que rea del negocio pertenece su entidad. Nota: Solo usuarios registrador en DISMEL ltda pueden hacer el procedimiento de registro

Posibles Errores para la creacin

Cliente Inactivo al momento de registrar: Su cuenta est inactiva porque est utilizando un NIT no valido o desactivo en nuestro sistema, favor comunicarse con su asesor de servicios. Cuenta de correo utilizada: Su cuenta de correo ya est en uso por otra cuenta. Posiblemente por otra de sus sucursales. Usuario Existente: El Usuario que digito ya se encuentra en uso por otra entidad favor tomar el nombre lo ms personal posible al igual que su contrasea.

5. Una vez completado el proceso de registro podemos apreciar debajo de la barra de men
principal sus datos personales como muestra la imagen a continuacin.

6. Proceso de Compra. Solo usuarios registrador en el portal web pueden hacer compras.
La siguiente imagen muestra un producto una vez seleccionado en la categora de productos.

Propiedades del botn Comprar en el producto seleccionado.

Primera Imagen al hacer click en el Botn comprar encontraremos la siguiente ntana emergente.

Donde nos aparecer otro botn: Comprar y que al hacer click en este nos mostrara dos opciones. 1. Aadir y Seguir Comprando: Al presionar esta opcin el producto se agregara al Carrito o Cesta donde se irn almacenando los seleccionados para luego comprarlos, y nos deja en la categora principal donde pertenece este producto para seguir en busca de ms. 2. Aadir y ver mi carrito de compras: Al presionar esta opcin el producto se agregara al Carrito e inmediatamente seremos enviado la ventana donde podemos ver todos los productos que hemos seleccionados con sus correspondientes precios con IVA o en el caso de los Licores con el ICO. Esta ventana es tipo factura como se muestra a

continuacin.

Eliminar un producto cargado en la lista. Editar un Productos (Cantidades). Te regresa a la pgina principal del portal web para seguir agregando ms productos.

Al hacer Click en este botn inmediatamente el pedido ser enviado para poder ser analizado y facturado.

Nota: Si el pedido es enviado despus de 5:00PM ser enviado dentro de 24 horas.

Si presenta alguna duda o problema con su pedido o dude en contactarse al Centro Industrial Ternera # 1 Bodega 2B-3B-12B Tels: 6539900-6536766-6536770-6539899 FAX: 103 E-mail: ventas@dismelltda.com

Guia Administrativa del Sitio www.dismelltda.com Como comente anteriormente para acceder a la zona administrativa del sitio hay que ingresar con un usuario de tipo administrador en este caso solo mostrare la vista teniendo en cuenta que ya se sabe cmo ingresar a la web.

Como podemos ver el men principal a cambiado ahora encontramos las opciones Administrar, Categoras, Productos, Proveedores y Usuarios. Administrar: En esta opcin encontramos Pgina Principal y Nuestra Empresa Pgina Principal: esta opcin encontramos la administracin de los contenidos del banner que aparecer en la pgina principal del cliente las opciones disponibles en esta vista son: D Agregar un nuevo Item con sus respectivas caractersticas.

Inactivar un a Este inactiva un item que ya hayamos creado Reactiva un tem seleccionado Inactivo

Nota: el uso de estos botones son general aparecen en todas las opciones posibles que presenta la pgina y cumplen las mismas funciones algunas veces varia el Nuevo dependiendo de la opcin pero la funcionalidad es general. Administrar Nuestra Empresa: Podemos modificar los datos de informacin de nuestra empresa como so Historia, Quienes Somos, Misin, Visin y Competencias Corporativas. Categoras: En esta funcin podemos crear categoras y subcategoras y adems agregarle una foto a cada categora que se mostrara en la parte superior en la web vista cliente.

En la opcin productos encontramos las siguientes opciones: Grupos Productos: En esta opcin encontramos un listado de productos sin sus presentaciones personales. Listado de Productos: Esta opcin nos muestra una bsqueda ms especfica de los productos con sus listas de precio. Proveedores: Se encuentra un listado de todos los proveedores activos e inactivos Usuarios: Esta opcin muestra un listado de Usuarios Administrativos con la posibilidad de agregar o inactivar y otra opcin de usuarios que ya estn registrados en la pagina tambin con la posibilidad de inactivar hay que tener en cuenta que los usuarios inactivos en la base de datos de Zeus no podrn ingresar a la pgina. 2. Seguimiento fuerza de venta control mvil. Ingresar al Control panel por: https://Movil.ddismelltda.com/desarrollo En esta plataforma contamos con mltiples opciones que proporcionan a un cliente administrador obtener muchos reportes los cuales son. Nota: Toda esta informacin es cargada desde la base de datos en el servidorWEB MysqlServer. Cartera: Este es utilizado por el mdulo de Cartera para hacer las respectivas aprobaciones aqu se cargan todos los pedidos que han sido cerrado pero no aprobados.

Nota: Un pedido puede tomar los siguientes estados: Cerrado Apro. Exp Cerrado: Quiere decir que el pedido ya fue enviado. Aprobado: el pedido ya fue evaluado por cartera. Expedido: El pedido ya puede ser Facturado.

Clientes: Podemos observar un listado con sus respectivos filtros para adquirir informacin de los clientes.

Nota: esta informacin es cargada al Celular, pero validada para cada asesor, un asesor comercial solo puede sus clientes. Incidencias: Encontramos las diferentes opciones que los asesores comerciales pueden presentar al momento de visitar un cliente y tambin tiene la posibilidad de agregar o quitar incidencias. Nota: esta informacin es cargada al Celular

Reportes especficos: Visitas: Muestra un reporte de todo el posicionamiento que hace un vendedor con sus detalles que son: Cdigo Cliente, Nombre Cliente, Ciudad, Incidencia, Vendedor, Distancia (m) y Fecha visita

Adems podemos observar los posicionamientos georeferenciados para una mejor visualizacin de los mismos.

Clientes: Este es diferente al anterior vista ya que muestra fecha de la ltima visita y no se puede modificar ni ver detalle del cliente.

Vendedores: Muestra Cdigo Vendedor, Nombre, Visitas Objetivo , Visitas Realizadas , Visitas Realizadas (Distancia < 150 m) , Numero Pedidos ,Pedidos Adicionales , %Nivel de servicio, %Efectividad , Total. Tiene la posibilidad de hacer poner filtros para una bsqueda ms especfica.

Productos: En este reporte podemos ver qu cantidad de productos se han vendido en fechas determinas por el usuario al igual que filtrar la bsqueda ya sea por vendedor, proveedor o zona de venta.

Activaciones: Este reporte nos muestra que marcas de productos se han vendido relacionadas con clientes y a su tiempo si por lo menos el asesor ha visitado al cliente este reporte tambin cuenta con sus filtros de bsqueda que son.

Adems podemos observar los posicionamientos georeferenciados para una mejor visualizacin de los mismos.

Seguimiento: En el reporte de seguimiento encontramos que cantidad de clientes a visitado el asesor y si ese da era el da que tena que visitarlo al igual podemos observar las incidencias con las cuales realizo la visita. Este reporte cuenta con los siguientes filtros de bsqueda.

Pedidos: Este reporte nos muestra todos los pedidos con sus estados.

Productos: Nos despliega un listado general de producto. Al igual en esta categora encontramos la opcin listas de precio, que nos muestra los precios en todos los rangos de cada producto.

Proveedores: Nos muestra un listado de todos los proveedores a que categora pertenecen y qu % de descuento hay en esa lnea.

Usuarios: En esta opcin podemos ver todos los usuarios registrados en la plataforma y realizar diferentes configuraciones especficas para el funcionamiento de la aplicacin mvil como son:

La tabla que se muestra contiene los siguientes datos.

3. Tienda Online Orientada a Hogares Implementacin PrestaShop. 4. Implementacin Constantcontact: Es una poderosa herramienta de email marketing, es lder en el mundo, ayuda a todo tipo de empresas y organizaciones a crear y administrar fcilmente comunicaciones por email, eventos y encuestas electrnicas con el objetivo de generar un dialogo con sus clientes y/o consumidores. Esta plataforma se simplifica en 5 conceptos (grandes servicios) 1. Email Marketing 2. Mandar Boletn de Noticias 3. Encuestas en lnea 4. Promocionar eventos (registros en lnea) 5. CRM (generador y administrador de cartera de base de datos de clientes) 6. Pago en lnea 7. Administrador de Medios Sociales Ms de 275,000 clientes a nivel mundial confan en Constant Contact para estrechar relaciones con sus clientes y/o audiencia. Las funcionalidades de Constant Contact le permiten: 1. Se crea fcilmente. A travs de nuestra herramienta de E-mail Marketing, usted no necesita saber sobre programacin ni diseo para crear e-mails en formato html. Solo usted ara cut (cortar), paste (pegar) y click, est listo para comenzar! 2. Plantillas profesionales personalizadas. Empiece con cualquiera de nuestras 400 plantillas profesionales de e-mail, usted podr personalizarla con su logo, texto, colores e imgenes. 3. Crecer su propia lista de correos Le podemos ensear como crear, administrar y hacer crecer sus listas de correo bajo un esquema basado en permisos por parte del cliente. 4. Su e-mail no llegar como SPAM La tasa de entrega de Constant Contact es consistentemente superior al 97%, ofrecemos herramientas de anlisis de contenidos para que sus mensajes tengan mayor posibilidad de llegar directamente al inbox del contacto y existan menos probabilidades de caer en un filtro de SPAM. 5. Monitorear resultados. Con el monitoreo tiene la capacidad de saber quien est leyendo sus correos en tiempo real y realice un anlisis de la efectividad de sus campaas de Email Marketing a lo largo del tiempo. Informacin tomada de http://wsiemkt.wordpress.com/2010/07/15/%C2%BFque-es-constantcontact/ 5. Flujo de trabajo (WorkFlow) Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecucin de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definicin y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una

herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralizacin de las actividades administrativas y comerciales. La evolucin de Workflow consiste en buscar la mxima automatizacin de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la informacin o las tareas pasan de un participante a otro, segn unas normas o procedimientos previamente definidos. A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestin de imagen, sistemas de gestin de documentos, sistemas de correo electrnico o de bases de datos. Informacin Tomada de http://www.pixelware.com/workflow-flujo-trabajo.htm

Revisin

Descripcin de Cambios Aprob: Nuevo documento.

Firmas

Nuevo Creacin: 01-02-2013

Revis: Elabor: Jhoysser Puerta Figueroa