UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON

FACULTAD EME INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA DIVISION DE ESTUDIOS DE POST-GRADG

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ANALISIS Y DISEO DE UN SISTEMA DE DISTRIBUCION PARA UNA PEQUEA EMPRESA POR ING. ARTURO JAUREGU1 SANCHEZ TESIS EN OPCION AL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION CON ESPECIALIDAD EN FINANZAS

SAN NICOLAS DELOS GARZA, N. 12. DICIEMBRE DE 1999

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UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON

FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA

DIVISION DE ESTUDIOS DE POST-GRADO

Anlisis y Diseo de un sistema de Distribucin para una pequea empresa

POR ING. ARTURO JAUREGUI SANCHEZ

TESIS EN OPCION AL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN CON ESPECIALIDAD EN FINANZAS

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UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON

FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA

DIVISION DE ESTUDIOS DE POST-GRADO

Anlisis y Diseo de un sistema de Distribucin para una pequea empresa

POR ING. ARTURO JAUREGUI SANCHEZ

TESIS EN OPCION AL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIN CON ESPECIALIDAD EN FINANZAS

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON

FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA DIVISION DE ESTUDIOS DE POST-GRADO

Los miembros del comit de tesis recomendamos que la tesis Anlisis y

Diseo de un sistema de Distribucin para una pequea empresa realizada por el alumno Ing. Arturo Juregui Snchez, matrcula 426715 sea aceptada para su defensa como opcin al grado de Maestro en Ciencias de la administracin con especialidad en Finanzas

Comit de Tesis

M.A. Matas A. Botello Trevio

Sub-director de Post-grado

San Nicols de los Garza N.L. a Diciembre 1999

AGRADECIMIENTOS
A la Universidad Autnoma de Nuevo Len por aceptarme como alumno de post-grado.

A la Facultad de Ingeniera Mecnica y Elctrica por apoyarme durante la Maestra, adems siendo mi alma Mater. A M.C. Matas Botello por su apoyo a la presente Tesis as como aceptar ser mi asesor para la terminacin de la misma. A M A . Marn Gonzlez Gonzlez y M.C. Vicente Garca Daz por apoyarme como coasesores. A M.C. Marco Antonio Mndez por su apoyo a la realizacin de la tesis. A mis maestros de post-grado por las enseanzas que recib de cada uno. A mis amigos que me motivaron a continuar los estudios de maestra.

PROLOGO
Los sistemas de Informacin son importantes dado que tener la informacin actualizada, veraz y oportuna permite a una empresa ser competitiva. En esta tesis se realizar un sistema de punto de venta para una pequea empresa que abarcar desde la entrada de almacn, pasando por facturacin salida de almacn segn sea el caso y terminar el ciclo con pago de facturas tanto en ventas de contado como ventas a Crdito reporte de Antigedad de saldos para analizar el importe que se tiene pendiente de cobrar.

Actualmente en la empresa se realizan los procedimientos en forma manual es por eso que se decidi aplicar los conocimientos adquiridos en la maestra para ayudar a automatizar una pequea empresa del rea metropolitana de Monterrey.

En este sistema, debido a que a la empresa que se utiliz de base tena computadoras 486, se hizo un sistema que funcionar con estos requerimientos por lo cual se opt por utilizar como lenguaje de programacin uno llamado Clipper cuya versin fue la 5.2 d y como administrador de archivos se utilizaron DBF con sus ndex con terminacin NTX.

El sistema tiene como finalidad controlar el inventaro con sus entradas y salidas de almacn, as cuando se facturan los artculos automticamente se generan las salidas para actualizar el inventario y el almacn siempre se encuentra actualizado. Ya que la factura est actualizada, se procede a saldar las facturas con el procedimiento de pagos. En caso de que alguna factura se encuentre equivocada se procede a cancelar la factura y el almacn se actualiza automticamente.

INDICE
PROLOGO SNTESIS

1. INTRODUCCIN 1.1 .DESCRIPCION DEL PROBLEMA A RESOLVER 1.2.OBJETIVO DE LA TESIS 1.3.JUSTIFICACION DEL TRABAJO DE TESIS 1.4.LIMITES DEL ESTUDIO 1.5.METODOLOGIA 1.6. REVISION BIBLIOGRAFICA

11 11 11 12 12 13 13

2. ANALISIS DE LA INFORMACIN 2.1.INTRODUCCION 2.2.DIAGRAMA DE CONTEXTO 2.3.DIAGRAMA DE NIVEL 1 2.4.DIAGRAMA DE NIVEL 2 2.5.DIAGRAMA ENTIDAD RELACION EXTENDIDO 2.6.RELACION DE ATRIBUTOS POR ENTIDAD 2.7.ESPAOL ESTRUCTURADO

14 14 17 19 20 23 25 34

3. DISEO DE LA INFORMACION 3.1.DISEO DE PANTALLAS DE CAPTURA 3.2.DISEO DE CONSULTAS POR PANTALLA 3.3 .DISEO DE PANTALLAS DE REPORTES

50 50 56 60

3.4.DISEO DE PANTALLAS DE MANTENIMIENTO 64

3.5.DISEO DE REPORTES 3.5.1. CONSULTAS POR PANTALLAS REPORTES 3.5.2. REPORTE DE CATLOGOS Y

69

69 76

4. IMPLEMENTACION 4.1 .INSTALACIN DEL SISTEMA 4.2.CAPTURA DE TABLAS DEL SISTEMA. 4.3.CAPTURA INICIAL DEL INVENTARIO 4.4.GENERACIN DE FACTURAS. 4.5.PAGO DE FACTURAS.

80 80 80 81 81 81

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

82

BIBLIOGRAFIA LISTADO DE FIGURAS LISTADO DE TABLAS LISTADO DE PANTALLAS LISTADO DE REPORTES

84 85 87 88 89

APENDICES A. GLOSARIO DE TERMINOS B. AUTOBIOGRAFIA 90

SINTESIS
Los resultados que se obtuvieron con el presente trabajo se vieron reflejados desde que empez a funcionar el sistema en forma normal, es decir despus que se terminaron de capturar las tablas iniciales as como el inventario inicial se llegaron a obtener buenos resultados ya que el tiempo que se inverta en elaborar una factura se disminuy considerablemente. Ahora se capturan solo claves y anteriormente se tena que elaborar toda la factura.

El control del inventario se simplific dado que paso de Kardex manuales a consultar por pantalla cada uno de los artculos y estos estn actualizados por el sistema automticamente, tambin se puede llegar a tener un mejor aprovechamiento de los recursos ya que como se capturo el punto de re-orden con esto siempre existe inventario oportunamente y no se pierden ventas probables por la falta del mismo. En el inventario fsico se disminuyo el tiempo del mismo, debido a que se paso de conteo de artculo por artculo a verificacin de los mismos.

Otra rea que se apoy fue la del consecutivo de facturas para el contador, ya que se obtuvieron mejores y ms exactos controles para el pago de impuesto, as como los resultados de los principales clientes. En el rea de cobranza se disminuy la cartera vencida dado que se le entrega a los clientes las facturas que se encuentran pendientes de pago y no se traspapelan las facturas o los contra-recibos.

Entre los reportes que tienen un uso importante esta el de porcentaje de ventas por cliente, donde se desglosa los clientes y su contribucin a la empresa para detectar cuales son los principales clientes de acuerdo a ventas y no en servicio.

1. Introduccin
1.1 Descripcin del Problema: La situacin actual en la que se encuentra la empresa es la siguiente: Dado que no existe ningn sistema computarizado y todos los procedimientos son soportados nicamente por papel, se vio una oportunidad para desarrollar un sistema de punto de venta. En la empresa se realizan las facturas manualmente y se lleva un control manual del pago de las mismas, ya que casi todas las facturas son a crdito, hay facturas que exceden el mes natural cuando se supone que dichas facturas debern ser saldadas en una semana. Tambin el control que existe del almacn es manual y el Kardex no siempre esta actualizado y no sirve de apoyo para la decisin de compras porque se tienen que ir ha hacer cada vez una inspeccin sica de la existencia para poder pedir los artculos antes de que se agoten.

1.2 Objetivo de la Tesis:

El objetivo de esta tesis es la elaboracin de

un Anlisis y Diseo de un sistema de Punto de Venta que controle las entradas y salidas de almacn, la facturacin, crdito y cobranzas para una pequea empresa de la localidad.

1.3

Justificacin de la Tesis: Dado que un activo importante con el que puede contar una empresa son sus sistemas de informacin, esta tesis tiene como funcin la elaboracin del Anlisis y Diseo de un sistema de Punto de Venta, ya que es necesario contar con la informacin oportuna para poder tomar una decisin importante, as como tambin permite a una empresa ser ms competitiva.

1.4 Lmite del Estudio: La presente Tesis esta limitada al anlisis y Diseo de un sistema de Punto de Venta cuyos mdulos son: facturacin, Crdito y Cobranzas y Almacn

1.5 Metodologa: Recopilacin de informacin en empresa con entrevistas a usuarios. Recabar los formatos pre-impresos que se estn utilizando. Recabar los reportes que utilizan actualmente. Observar la forma actual de realizar las actividades. Entrevista con los administradores para conocer las polticas del negocio (reglas de negocio). Se elaborar el Diagrama de contexto, Nivel 1 y Nivel 2. Se elaborar el Diagrama entidad relacin extendido. Se elaborar el diseo de las pantallas. Se elaborar el diseo de los reportes. Se elaborarn las consultas por pantalla. Se entregar la informacin recabada para investigaciones futuras.

1.6 Revisin Bibliogrfica.

> Del libro Fundamentos de Base de Datos de los autores Henry F. Korth y Abraham Silberschatz, se tomaron: la metodologa de Entidad Relacin Extendido. > Del libro Anlisis y Diseo de Sistemas de informacin del autor James A. Senn se tomaron los siguientes puntos. Definicin de Usuarios Ciclo de Vida Determinacin de Requerimientos Flujo de Datos Espaol Estructurado.

2 .ANALISIS DE INFORMACIN
2.1 Introduccin: Sistema: Conjunto de componentes que interactan entre s para lograr un objetivo comn.

Anlisis de Sistemas:

Examinar la situacin de una empresa con el

propsito de mejorarla con mtodos y procedimientos ms adecuados. (James A. Senn)

Definicin de Roles de los Usuarios (James A. Senn)

Usuario Final directo:

Es el operador del sistema.

Usuario Final indirecto: Emplea reportes y otro tipo de informacin generada pero no opera el sistema.

Administradores: Supervisan la inversin en el desarrollo y uso del sistema. Tienen la responsabilidad ante la organizacin de controlar las actividades del sistema.

Directivos:

Incorporan los usos estratgicos y competitivos de los

sistemas de informacin en los planes y estrategias de la organizacin.

Evalan los riesgos originados por fallas en los sistemas de informacin.

Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas

1. Investigacin preliminar 2. Anlisis del sistema 3. Diseo del sistema 4. Desarrollo del software 5. Pruebas de los sistemas 6. Implementacin y evaluacin.

Determinacin de Requerimientos: Es el estudio de un sistema para conocer cmo trabaja y dnde es necesario hacer mejoras. Los

estudios de sistemas dan como resultado una evaluacin de la forma como trabajan los mtodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes. Un Requerimiento es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema (James A. Senn).

Requerimientos Bsicos: Cul es el proceso bsico de la empresa? Qu datos utiliza o produce este negocio? Cules son los lmites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo? Qu controles de desempeo utiliza?

Los pasos para el Anlisis de Sistemas son:

Entrevistas: Se entrevista a los usuarios directos e indirectos para conocer los requerimientos bsicos, despus se entrevista a los administradores para conocer las polticas principales del negocio.

Revisin de los registros: Provee informacin valiosa con respecto a la organizacin y sus operaciones. Al revisar los registros, el analista examina la informacin asentada en ellos relacionada con el sistema y los usuarios.

Observacin: Las observaciones permiten al analista ganar informacin que no se pueden obtener de otra forma.

2.2 DIAGRAMA DE CONTEXTO Contiene un solo proceso pero juega un papel muy importante en el estudio del sistema en uso. El diagrama de contexto define el sistema que va a ser estudiado en el sentido de que determina las fronteras. Todo lo que no se encuentre dentro de las fronteras identificadas en el diagrama de contexto del proceso no forma parte del estudio de sistemas.

DIAGRAMA DE CONTEXTO

<
LU JO LU

C/) LU
H

z
LU
7

igura 1. Diagrama de Contexto 2.3 Diagrama Nivel 1

Figura 2. Diagrama Nivel 1

Diagrama de Nivel 2 Facturacin

Figura 3. Diagrama Nivel 2 Facturacin

Diagrama Nivel 2 Almacn

o
o

o <

ni

CL

Figura 4. Diagrama Nivel 2 Almacn Diagrama Nivel 2 Crdito y Cobranzas

Figura 5 Diagrama. Diagrama Nivel 2. Crdito y Cobranza

2.5 Diagrama Entidad Relacin El Modelo Entidad Relacin se basa en una percepcin de un mundo real que consiste en una coleccin de objetos bsicos llamados entidades y relaciones. Una entidad es el conjunto distinguible de otros objetos por medio de un conjunto especfico de atributos.

La estructura lgica global de una base de datos puede expresarse grficamente por medio de un diagrama Entidad Relacin que consiste en:

Rectngulo: Representa Entidades Eclipse: Representa atributos Rombo: Representa relaciones entre Entidades Lneas: Representan conexin de atributos a Entidades y relaciones entre Entidades.

Las entidades comnmente las conocemos con el nombre de tabla, y los atributos con el nombre de campos.

Diagrama Entidad Relacin Extendido

2 _J 1o Q

o 2 o

111 I-

< Q

UJ

g
LU

o
Q

o
IQ <

u .

< q <
(0

Figura 6 Diagrama Entidad Relacin

2.6 Relacin de Atributos por Entidad

Entidad: Factura

# 1 2 3 4 5 6 7 8

Nombre FANUMERO FAFEC FATORRE CLNUMERO FATOTAL FAIVA FAPAGADO FAFECPAG

Tipo Ancho Dec NUM FEC CAR NUM NUM NUM CAR FEC 6 8 20 5 12 12 1 8 20 20 25 25 2 2

Descripcin Clave de factura Fecha de factura Observacin Clave de Cliente Total de la Factura Iva de la Factura Estatus de pagado Fecha de Pago Nmero de Cheque Nombre del Banco Remisin 1 Remisin 2

9 FANUMCHEQ CAR 10 FANOMBAN 11 12 FAREM1 FAREM2 CAR CAR CAR

Tabla 1 Entidad: Factura

Entidad: Dfactura # 1 2 3 4 5 6 Nombre FANUMERO ARNUMERO DFCANT DFPRECUNI DFIMPORT DFCTOVTA Tipo Ancho Dec NUM CAR NUM NUM NUM NUM 6 8 3 10 10 10 2 2 2 Descripcin Clave de Factura Clave de Artculo Cantidad Precio Unitario Importe Unitario Total por Rengln

Tabla 2 Entidad: Dfactura

Entidad: Fac Clie # 1 2 Nombre FANUMERO CLIENTE Tipo NUM CAR Ancho Dec 6 40 Descripcin Clave de Factura Nombre del Cliente para facturas a clientes especiales 3 4 DIRECCION RFC CAR CAR 40 15 Direccin del Cliente Registro Federal de Causante del Cliente Tabla 3 Entidad: Fac Clie

Entidad: Precio

# 1 2 3

Nombre CLNUMERO ARNUMERO PRECJJNI

Tipo Ancho Dec NUM CAR NUM 3 8 10 2

Descripcin Clave del Cliente Clave del Artculo Precio Unitario por Cliente y Artculo |

Tabla 4 Entidad: Precio

Entidad: Entrada

# 1 2 3

Nombre ARNUMERO PRNUMERO KLNUMERO

Tipo Ancho Dec CAR NUM NUM 8 3 1

Descripcin Clave del Artculo Clave del Proveedor Clave de Tipo de Entrada

4 5 6

ENCANT ENCOSTO ENFEC

NUM NUM FEC

4 10 8

2 2

Cantidad Costo Fecha de Entrada

Tabla 5 Entidad: Entrada

Entidad : Klaves

#
1

Nombre KLNUMERO

Tipo Ancho Dec NUM 1

Descripcin Clave de Entradas y salidas de Almacn

KLNOMBRE

CAR

20

Descripcin

Tabla 6 Entidad : Klaves

Entidad: Salida

# 1 2 3 4 5

Nombre ARNUMERO CLNUMERO KLNUMERO SACANT SAFEC

Tipo Ancho Dec CAR NUM NUM NUM FEC 8 3 1 4 8

Descripcin Clave de Artculo Clave de Cliente Clave de Salida Cantidad de Artculos Fecha

Tabla 7 Entidad: Salida

Entidad: Sucursal # 1 2 3 Nombre SUNUMERO SUNOMBRE SUNOMCTO Tipo Ancho Dec NUM CAR CAR 2 20 4 Descripcin Clave de Sucursal Nombre Nombre Corto

Tabla 8 Entidad: Sucursal

Entidad: Cliente

# 1 2 3 4 5 6 7

Nombre CLNUMERO CLNOMBRE CLDIR CLTEL CLGERENTE CLJEFE CLRFC

Tipo Ancho Dec NUM CAR CAR CAR CAR CAR CAR 3 40 40 20 40 40 14

Descripcin Clave del Cliente Nombre del Cliente Direccin del Cliente Telfono Nombre del Gerente Nombre del Jefe Registro Federal de Causantes

Tabla 9 Entidad: Cliente

Entidad: Proveedor

# 1 2 3 4 5 6

Nombre PRNUMERO PRNOMBRE PRDIR PRTEL

PRVENDEDOR

Tipo Ancho Dec NUM CAR CAR CAR CAR CAR 3 40 40 10 20 16

Descripcin Clave del Proveedor Nombre del Proveedor Direccin Telfono Vendedor Registro Federal de Causantes

PRRFC

Tabla 10 Entidad: Proveedor

Entidad: Artculo

# 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Nombre ARNUMERO ARNOMBRE ARCLJJSA ARINVENT ARPROV1 ARPROV2 ARPROV3 ARCOSTOl ARC0ST02 ARC0ST03 AREQUIV

Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR NUM NUM NUM NUM NUM NUM NUM NUM 8 40 10 10 3 3 3 10 10 10 10 10 10 10 2 2 2 2 2 2 2 2

Descripcin Clave del Artculo Nombre Clave de Importacin Inventario Clave de Proveedor 1 Clave de Proveedor 2 Clave de Proveedor 3 Costo 1 Costo 2 Costo 3 Equivalencia Punto de Re-orden Costo Promedio Precio unitario

12 ARPTOREOR NUM 13 ARCTOPROM NUM 14 ARPRECUNI NUM

Tabla 11 Entidad: Antculo Entidad: Archivo

*
1 2 3

Nombre ARSISTEMA ARDATOS ARINDICE

Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR 15 30 30

Descripcin Sistema Datos Indices

Tabla 12 Entidad: Archivo

Entidad: Help

#
1 2 3 4 5 6 7

Nombre VI V3
HLP_NUMERO

Tipo Ancho Dec CAR CAR NUM CAR CAR CAR CAR 8 10 3 10 240 240 30

Descripcin Clave de Programa Lnea de Programa Clave de Help Clave de Referencia Mensaje 1 Mensaje 2 Mensaje 3

HLPREFERE HELP1 HELP2 HELP3

Tabla 13 Entidad: Help

Entidad: Equival

# 1 2

Nombre GRNOMBRE USNOMBRE

Tipo Ancho Dec CAR CAR 10 15

Descripcin Clave del Grupo Clave del Usuario

Tabla 14 Entidad: Equival

Entidad: Grupo

#
1 2 3

Nombre SUNUMERO

Tipo Ancho Dec NUM 2 2 10

Descripcin Clave de Sucursal Clave de Grupo Nombre del Grupo

GRNUMERO NUM GRNOMBRE CAR

Tabla 15 Entidad: Grupo

Entidad: Pri_gpo

# 1 2 3 4

Nombre GRNOMBRE PRNUMERO PRIVILE SUNUMERO

Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR NUM 10 8 5 2

Descripcin Clave del Grupo Clave del Proceso Privilegios Clave de Sucursal

Tabla 16 Entidad: Pri_gpo

Entidad: Proceso

# 1 2 3 4 5

Nombre PRNUMERO PRNOMBRE PROPCION PRUSODE PRMENU

Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR CAR NUM 8 30 5 1 1

Descripcin Clave de Proceso Nombre del Proceso Opcin Tipo de Usuario Posicin en el Men

Tabla 17 Entidad: Proceso

Entidad: Pri usu

# 1 2 3 4

Nombre USNOMBRE PRNUMERO PRIVILE SUNUMERO

Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR NUM 15 8 5 2

Descripcin Clave del Usuario Clave de Proceso Privilegios Clave de Sucursal

Tabla 18 Entidad: Pri usu

Entidad: Usuario

# 1 2 3 4 5

Nombre USNOMBRE
USFALLNAME

Tipo Ancho Dec CAR CAR CAR CAR NUM 15 30 10 8 2

Descripcin Clave de Usuario Nombre del Usuario Password de Acceso Archivo de Color Clave de Sucursal

USCLAVE USCOLOR SUNUMERO

Tabla 19 Entidad: Usuario

2.7 Espaol Estructurado

Este permite hacer una lista de todos los pasos en el orden en que se llevan a cabo.

El espaol estructurado emplea tres tipos bsicos de declaraciones para describir un proceso: estructuras de secuencia, estructuras de decisin y estructuras de iteracin. (James A. Senn)

En la presente tesis se hace el espaol estructurado de los siguientes procesos:

Mdulo de Inventario Catlogo de Artculos Catlogo de Proveedores Mdulo de Entradas de Almacn Mdulo de Salidas de Almacn Punto de Re-orden Existencia Claves de Entradas y Salidas

Facturacin Generacin de facturas Cancelacin de facturas Consultas de facturas Catlogo de Clientes

 Catlogo de Precios Consecutivo de facturas

Facturacin Especial Generacin de Facturas Cancelacin de Facturas Catlogo de facturas Catlogo de Clientes Catlogo de Precios Consecutivo de facturas

Crdito y Cobranzas Pago de facturas Antigedad de Saldos

Seguridad

Inventarios:

1. Catlogo de Claves: Se capturan las claves de entradas y salidas para el almacn, por ejemplo: Entrada por inventario, entrada por compra, salida por obsolencia, salida por defecto.

Entidad de Claves

Catlogo de Clave

Figura 7 Catlogo de Claves

2. Catlogo de Artculos: Se capturarn la clave del artculo, su nombre, una segunda clave para mercanca de importacin, tres proveedores con sus precios, punto de re-orden, equivalencias (ejemplo: pasar de cajas a artculos), precios unitarios (precio general).

Figura 8 Catlogo de Artculos

3. Catlogo de Proveedores: Se capturarn la clave del proveedor, razn social, telfono, vendedor (contacto) y registro federal de causantes.

Figura 9 Catlogo de Proveedores

4. Captura de Entradas de Almacn: En este mdulo se capturar el artculo al que se le dar entrada al almacn, cantidad del producto, precio unitario, proveedor, clave de entrada y fecha. A su vez se actualizar el inventario, y el costo promedio del artculo. Tambin se podr generar un reporte de entradas de artculos.

Figura 10 Entradas de Almacn

5. Salida de Almacn: se pedir la clave del artculo, la clave de salida, la cantidad de piezas a la que se le dar salida y la fecha. Enseguida nos despliega en pantalla la cantidad de artculos en existencia y actualiza el inventaro.

Figura 11 Salidas de Almacn

6. Consulta de existencias: esta es una consulta por pantalla en la que dada la clave del artculo nos dar la existencia y el costo promedio.

Entidad de Artculo

Consulta de Existencia

Figura 12 Consulta de Existencias

7. El reporte de punto de re-orden: Nos dar los artculos que se encuentran por debajo de su punto de re-orden. La clave del artculo, el nombre, el costo promedio, la existencia, el punto de re-orden, el precio mnimo y el proveedor son los datos con los que cuenta este reporte.

Entidad de Artculo

Consulta de Existencia

Figura 13 Reporte de punto de Re-orden

8. Reporte de Inventario: Este reporte nos dar la clave del artculo, el nombre del artculo, la existencia y su costo promedio de todos los artculos que se encuentren en el catlogo.

Entidad de Artculo

Consulta de Existencia

Figura 14 Reporte de Inventario

Facturacin

9. Generacin de facturas: Pedir como datos de captura la observacin, fecha, clave del cliente, asi como la cantidad de artculos, la clave del artculo y nos desplegar el nombre, y el precio de venta y sub-total por rengln, nos verifica la existencia del mismo. Al terminar con todos los artculos y presionar la tecla de escape nos preguntar que si son todos los artculos, de contestar afirmativamente nos generar la factura. En el proceso nos actualiza el costo de venta y la existencia de cada artculo. Nota: por motivos fiscales no existe la re-impresin de facturas.

Figura 15 Generacin de Facturas

10.Cancelacin de facturas: Al cancelar una factura los artculos que intervienen en la factura regresan a su existencia original. No se puede cancelar una factura ya saldada.

Figura 16 Cancelacin de Facturas

11.Catlogo de Clientes: Se capturan los generales del cliente que son: razn social del cliente, direccin, telfono, gerente, registro federal de causantes.

Figura 17 Catlogo de Clientes

12.Consulta de facturas por pantalla: Nos despliega los datos de la factura en la pantalla y su estatus, ya que esta puede estar: pagada, cancelada o pendiente de pago.

Figura 18 Consulta por pantalla de Facturas

13.Catlogo de Precios: este mdulo nos permite tener diferentes precios para cada uno de los clientes, y se relacionan clientes con artculos y stos con un precio que puede ser diferente entre s.

Ejemplo. Precio para el pblico en general del artculo 1 es de 100 pesos pero: Al cliente ABC, el artculo 1 se le vende a 90.00 pesos. ( 10 % de descuento) Al cliente XYZ, el artculo 1 se le vende a 85 .00 pesos ( 15% de descuento)

Figura 19 Catlogo de Precios

14.Consecutivo de facturas: Este reporte nos desplegar por pantalla por la impresora las facturas de acuerdo a los filtros con los que cuenta este mdulo, los cuales son: Por Perodo Por Cliente Consecutivo Un solo Cliente o todos El desglose de la factura puede ser: Encabezado y detalle, solo encabezado solo el total de las facturas

Figura 20 Consecutivo de Facturas

Facturacin Especial:

15.En este mdulo se hacen facturas a clientes no frecuentes y se capturan los generales del cliente que son: razn social, direccin y registro federal de causantes; y los asigna como cliente 998, tambin nos permite asignar el precio de cada artculo en lnea y al igual que en facturacin ordinaria, verifica existencia, la actualiza y graba su costo de venta.

Entidad de Cliente

Entidad de Precio

Entidad de Detalle Fact.

Entidad de Facturas

Figura 21 Facturacin Especial

16. Cancelacin y consulta de facturas es igual al mdulo ordinario.

Figura 22 Cancelacin de Factura

Crdito y Cobranzas

17.Pago de facturas: En este mdulo se saldan las facturas con venta a crdito; los datos que nos pide son: cliente, fecha, banco, nmero de cheque e importe, este puede cubrir ms de una factura, as que se pueden saldar varias facturas a la vez.

Figura 23 Pago de Factura

18.Antigedad de Saldos: Nos pide la fecha, despus podemos generar el reporte global por un solo cliente y tener las facturas pendientes de pago.

Figura 24 Antigedad de Saldos

19. Seguridad: En este mdulo se mantiene la seguridad del sistema como es el password de entrada, as como los derechos con los que cuenta el usuario. Este sistema asigna los derechos por mdulo y por opcin dentro del mdulo. Para este subsistema se tienen otras entidades para el control de la seguridad. Para entrar al sistema nos pedir nuevamente la clave de acceso y poder entrar a este mdulo. Tambin nos permite generar grupos para simplificar el alta de usuarios por grupos.

20.Generacin de Indices: En caso de que los ndices se degraden existe la opcin de generarlos para el buen comportamiento del sistema.

21. Actualizacin de Impresora: Nos permite seleccionar la impresora entre las pre-definidas.

22.Defnicin de colores: Nos permite personalizar los colores del sistema.

3. DISEO DE LA INFORMACION

3.1 DISEO DE PANTALLAS DE CAPTURA Pantalla de Acceso al Sistema

Pantalla 1. de Acceso

Pantalla de Men de Operaciones

Pantalla 2. Operaciones

Pantalla de Captura de Facturas

Pantalla 3 Captura de Facturas

Pantalla de Captura de Entradas de Almacn

Pantalla 4 Entrada de Almacn

Pantalla de Captura de Salidas de Almacn

Pantalla 5. Salida de Almacn

Pantalla de Captura de Pagos de Facturas

Pantalla 6 Captura de Pagos

3.2 DISEO DE CONSULTAS DE PANTALLAS

Men de Consultas por Pantalla

Pantalla 7 Men de Consultas por Pantalla

Pantalla de Consulta de Inventano por Artculos

Pantalla 8 Consulta de Inventario por Artculo

Pantalla de Consulta Consecutivo de Ventas

Pantalla 9 Reporte Consecutivo de Ventas

Pantalla de Consulta de Cuentas por Cobrar

Pantalla 10 Cuentas por Cobrar

3.3 DISEO DE PANTALLAS PARA REPORTES

Men de Reportes C tU Ij J c l U L " 6 C f Ul S. 1

>P E R AC1 X CON .5 U1 TAS

Pantalla 11 Men de Reportes

Pantalla 12 Reporte Consecutivo de Ventas

Pantalla 13 Reporte de Cobranza

Punto de Re-orden

3.3 DISEO DE PANTALLAS PARA MOVIMIENTOS Men de Movimientos

Pantalla 15 Men de Movimientos

Pantalla de Actualizacin de Clientes

Pantalla 16 Alta de Clientes

Pantalla de Actualizacin de Artculos

FCF:?TES

W PRO :i:v :

ep

SiLIP

NTES

Pantalla 17 Alta de Artculos

Pantalla de Actualizacin de Proveedores

Pantalla 18 Alta de Proveedores

3.5 Diseo de Reportes 3.5.1 Consultas por Pantallas y Reportes

Ventas por Cliente

Hoja No. 1 Arturo Juregui Snchez Ventas por Cliente Global Desde 28/09/99 hasta 05/10/99 Cliente 1 Cliente 1 2 Cliente 2 3 Cliente 3 4 Cliente 4 Total: Importe 60.00 11.00 82.50 58.50 212.00 Porcentaje 12.36 27.85 2.83 56.95 99.99

Reporte 1. Ventas por Cliente

Punto de Re-orden

Arturo Juregui Snchez Inventario / Punto de Re-Orden Artculo Nombre 1 Artculo 1 2 Artculo 2 3 Artculo 3 4 Artculo 4 5 Artculo 5 6 Artculo 6 7 Artculo 7 8 Artculo 8 9 Artculo 9 10 Articullo Inventario Re-Orden 96 10 9 15 26 36 25 14 13 2 15 20 5 10 16 5 18 12 10 3 Cto. Prom Provedor

12 Proveedor 1 13 Proveedor 2 25 Proveedor 3 85 Proveedor 4 36 Proveedor 5 15 Proveedor 1 25 Proveedor 2 36 Proveedor 3 25 Proveedor 4 36 Proveedor 5 Hoja No. 1

Arturo Juregui Snchez Inventario / Punto de Re-Orden Artculo Nombre 2 Artculo 2 8 Artculo 8 10 Articullo Inventario Re-Orden 10 14 2 20 16 3 Cto. Prom 13 36 36 Provedor

Reporte 2. Punto de Re-orden

Inventario de Artculos

Hoja No. 1 Arturo Juregui Snchez Inventario / Punto de Re-Orden Artculo Nombre 1 Artculo 1 2 Artculo 2 3 Artculo 3 4 Artculo 4 5 Artculo 5 6 Artculo 6 7 Artculo 7 8 Artculo 8 9 Artculo 9 10 Artculo 10 Inventario 96 10 9 15 26 36 25 14 13 2

Reporte 3 Inventario de Artculos

Reporte de Cuentas por Pagar

Hoja No. 1 Arturo Juregui Snchez Reporte de Cuentas por Cobrar GLOBAL Fecha de Corte: 5 DE OCTUBRE DE 1999 Factura 1 3 4 5 8 9 10 Fecha Cliente Pend, de pago 100.00 36.20 12.50 75.96 15.00 42.50 40.00 322.16

06/10/1999 Cliente 1 08/10/1999 Cliente 3 09/10/1999 Cliente 4 10/10/1999 Cliente 5 13/10/1999 Cliente 3 14/10/1999 Cliente 4 15/10/1999 Cliente 5

Reporte 4 Cuentas por Pagar

Consecutivo de Facturas

Hoja No. 1 Arturo Juregui Snchez Reporte Consecutivo de Ventas De: 28/09/99 A: 05/10/99 Factura Fecha 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cliente Total 100.00 25.00 36.20 12.50 75.96 81.00 40.00 15.00 42.50 40.00 42.50 510.66
Reporte 5 Consecutivo de Facturas

06/10/1999 Cliente 1 07/10/1999 Cliente 2 08/10/1999 Cliente 3 09/10/1999 Cliente 4 10/10/1999 Cliente 5 11/10/1999 Cancelada 12/10/1999 Cliente 2 13/10/1999 Cliente 3 14/10/1999 Cliente 4 15/10/1999 Cliente 5 16/10/1999 Cancelada

Consumo por Perodo

Arturo Juregui Snchez Consumos por Perodo Global Desde 28/09/99 hasta 05/10/99

Articulo 1 Artculo 1 2 Artculo 2 3 Artculo 3 4 Artculo 4 5 Artculo 5

Reporte 6 Consumo por Perodo

Cantidad 62 41 18 17 20

3.5.2 Reporte de Catlogos

Catlogo de Clientes

Hoja No. 1 Arturo Juregui Snchez Catlogo de clientes Nmero Nombre Direccin Direccin 1 Direccin 2 Direccin 3 Direccin 4 Direccin 5 Direccin 6 Direccin 7 Direccin 8 Direccin 9 Direccin 10 Direccin 11 RFC AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA

1 Clientel 2 Cliente2 3 Cliente3 4 Cliente4 5 Cliente5 6 Cliente6 7 Cliente7 8 Cliente8

AAAA-111111-AAA
AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA AAAA-111111-AAA

9 Cliente9
10 Clientel 0 11 Clientel 1
Reporte 7 Catlogo de Clientes

Catlogo de Artculos

Nmero N o m b r e 1 Artculo 1 2 Artculo 2 3 Artculo 3 4 Artculo 4 5 Artculo 5 6 Artculo 6 7 Artculo 7 8 Artculo 8 9 Artculo 9 10 Artculo 10

Re-Orden 15 20 5 10 16 5 18 12 10 3

Costo

Provedor

12 Proveedor 1 13 Proveedor 2 25 Proveedor 3 85 Proveedor 4 36 Proveedor 5 15 Proveedor 1 25 Proveedor 2 36 Proveedor 3 25 Proveedor 4 36 Proveedor 5

Reporte 8 Catlogo de Artculos

Catlogo de Precios

Cliente Cliente 1 Cliente 1 Cliente 1 Cliente 1 Cliente 2 Cliente 2 Cliente 2 Cliente 2

Artculo Artculo 1 Artculo 2 Artculo 3 Artculo 4 Artculo 1 Artculo 2 Artculo 3 Artculo 4

Precio 15.00 16.00 17.00 18.00 14.00 14.50 15.00 15.50

Reporte 9 Catlogo de Precios

Catlogo de Proveedores

Nmero 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nombre Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4 Proveedor 5 Proveedor 6 Proveedor 7 Proveedor 8 Proveedor 9 Proveedor 10

Direccin Direccin 1 Direccin 2 Direccin 3 Direccin 4 Direccin 5 Direccin 6 Direccin 7 Direccin 8 Direccin 9 Direccin 10

R.F.C. AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA AAAA-123456-AAAA

Reporte 10 Catlogo de Proveedores

Catlogo de Claves de Entradas y Salidas de Almacn

Hoja No. 1 Arturo Juregui Snchez Catlogo de Claves de Ent/Sal Clave 1 2 3 4 5 6 Descripcin Entrada 1 Entrada 2 Entrada 3 Salida 1 Salida 2 Salida 3

Reporte 11 Entradas y Salidas de Almacn

4. Implementacin

4.1 Instalacin del Sistema Los Requerimientos bsicos de la computadora para el sistema son: Computadora 486 Sistema Operativo Ms-Dos 5.0 o superior 20 Mb de Disco Duro 4 Mb de Memoria RAM Unidad de Drive de 3 Vi

4.2 Captura de Tablas del Sistema. El sistema est dividido en 4 partes de las cuales 2 son de captura de datos: los que se encuentran dentro del mantenimiento y los de operaciones. Los mdulos de mantenimiento son los de captura inicial, a continuacin indico la secuencia de captura por mdulos.

Mantenimiento:

Clave de entrada Alta de Proveedores Alta de Clientes Alta de Proveedores Alta de Precios

4.3 Captura inicial del inventaro Cuando las tablas del sistema (4.2) ya se encuentren capturadas se deber de dar de alta la existencia inicial en el mdulo de entradas de almacn.

4.4 Generacin de facturas. Ya que el inventario inicial est capturado en su totalidad se podr pasar a facturar los artculos solicitados.

4.5 Pago de Facturas. Cuando se procede a cobrar las facturas a los clientes se registran en el mdulo de pago de facturas el nmero de facturas y su importe por cliente para saldar las mismas.

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Al trmino de la presente tesis se obtuvo como resultado un sistema de punto de venta para una pequea empresa, el cual esta en operacin.

Los resultados que se obtuvieron con el presente trabajo se vieron reflejados desde que empez a funcionar el sistema en forma normal, es decir despus que se terminaron de capturar las tablas iniciales as como el inventaro inicial. Se llegaron a obtener buenos resultados ya que el tiempo que se inverta en elaborar una factura se disminuy, tambin el control del inventaro se simplific dado que paso de Kardex manuales a consultas en pantalla. Tambin se puede llegar a tener un mejor aprovechamiento de los recursos, ya que como se captur el punto de re-orden siempre existe inventario oportunamente y no se pierden ventas probables por la falta del mismo. En el inventario fsico se disminuy el tiempo del mismo por que se paso de conteo de artculo por artculo a verificacin de los mismos.

Otra rea que se apoy fue la del consecutivo de facturas para el contador ya que se obtuvieron mejores y ms exactos controles para el pago de impuesto, as como los resultados de los principales clientes. En el rea de cobranza se disminuy la cartera vencida dado que se le entrega a los

clientes las facturas que se encuentran pendientes de pago y no se traspapelan las facturas o los contra-recibos

Dentro de los reportes que tambin tienen un uso importante est el de porcentaje de ventas por cliente, donde se desglosan los clientes y su contribucin a la empresa para detectar cules son los principales clientes de acuerdo a ventas y no en servicio.

En estudios futuros se podra agregar los mdulos de cuentas por pagar as como egresos.

BIBLIOGRAFIA:
Heruy F. Korth y Abraham Silberschatz. Fundamentos de Base de Datos McGrawHill 1996

James A. Senn Anlisis y Diseo de Sistemas de informacin McGrawHill 1994

LISTADO DE FIGURAS
Figura 1. Diagrama de Contexto Figura 2. Diagrama Nivel 1 Figura 3. Diagrama Nivel 2 Facturacin Figura 4. Diagrama Nivel 2 Almacn Figura 5. Diagrama Nivel 2 Crdito y Cobranza Figura 6. Diagrama Entidad Relacin Extendido Figura 7 Catlogo de Claves Figura 8 Catlogo de Artculos Figura 9 Catlogo de Proveedores Figura 10 Entradas de Almacn Figura 11 Salidas de Almacn Figura 12 Consulta de Existencias Figura 13 Reporte de punto de Re-orden Figura 14 Reporte de Inventario Figura 15 Generacin de Facturas Figura 16 Cancelacin de Facturas Figura 17 Catlogo de Clientes Figura 18 Consulta por pantalla de Facturas Figura 19 Catlogo de Precios Figura 20 Consecutivo de Facturas Figura 21 Facturacin Especial 18 19 20 21 22 24 36 36 37 37 38 38 39 39 40 41 41 42 43 44 45

Figura 22 Cancelacin de Factura Figura 23 Pago de Factura Figura 24 Antigedad de Saldos

LISTADO DE TABLAS
Tabla 1 Entidad: Factura Tabla 2 Entidad: Dfactura Tabla 3 Entidad: Fac_Clie Tabla 4 Entidad: Precio Tabla 5 Entidad: Entrada Tabla 6 Entidad: Klaves Tabla 7 Entidad: Salida Tabla 8 Entidad: Sucursal Tabla 9 Entidad: Cliente Tabla 10 Entidad: Proveedor Tabla 11 Entidad: Artculo Tabla 12 Entidad: Archivo Tabla 13 Entidad: Help Tabla 14 Entidad: Equival Tabla 15 Entidad: Grupo Tabla 16 Entidad: Pri_gpo Tabla 17 Entidad: Proceso Tabla 18 Entidad: Pri_usu Tabla 19 Entidad: Usuario 25

26 26 27 27 28 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 32 33 33

LISTADODE PANTALLAS:
Pantalla 1 de Acceso Pantalla 2. Captura Pantalla 3 Captura de Facturas Pantalla 4 Entrada de Almacn Pantalla 5. Salida de Almacn Pantalla 6 Captura de Pagos Pantalla 7 Men de Consultas por Pantalla Pantalla 8 Consulta de Inventario por Artculo Pantalla 9 Reporte Consecutivo de Ventas Pantalla 10 Cuentas por Cobrar Pantalla 11 Men de Reportes Pantalla 12 Reporte Consecutivo de Ventas Pantalla 13 Reporte de Cobranza Pantalla 14 Punto de Re-orden Pantalla 15 Men de Movimientos Pantalla 16 Alta de Clientes Pantalla 17 Alta de Artculos Pantalla 18 Alta de Proveedores 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 64 64 65 66 67

LISTADO DE REPORTES
Reporte 1. Ventas por Cliente Reporte 2. Punto de Re-orden Reporte 3 Inventario de Artculos Reporte 4 Cuentas por Pagar Reporte 5 Consecutivo de Facturas Reporte 6 Consumo por Periodo Reporte 7 Catlogo de Clientes Reporte 8 Catlogo de Artculos Reporte 9 Catlogo de Precios Reporte 10 Catlogo de Proveedores Reporte 11 Entradas y Salidas de Almacn 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78

APENDICE A
GLOSARIO DE TERMINOS
Computadora 486 Se refiere a computadoras con procesador 486 que su rango de velocidad va de 25 MHz al 00 Mhz

Clipper 5.2 d Lenguaje de programacin en la que se elabor el sistema.

DBF.YNTX Tipo de Manejador de archivos e ndices respectivamente (es donde se guarda la informacin que genera el sistema)

APENDICE B
AUTOBIOGRAGIA
Nombre: Grado a Obtener: Ing. Arturo Juregui Snchez Maestra en Administracin con Especialidad en Finanzas Nombre de la Tesis: Anlisis y Diseo de un sistema de Distribucin para una pequea empresa Rama Profesional: Lugar Nacimiento: Fecha de Nacimiento: Nombre del Padre: Nombre de la Madre: Pre-grado: Informtica Monterrey N.L. 27 de Abril de 1967 C.P. Arturo Juregui Alans. Hortensia Snchez Salinas Ing. Administrador de Sistemas Facultad de Ingeniera Mecnica y Elctrica Universidad Autonoma de Nuevo Len. Organizaciones Profesionales Servicios de Salud de Nuevo Len Grupo Empresarial Latino Vendor, S. A. de C.V.

Experiencia:

Durante mi carrera profesional siempre he

trabajado para el rea de sistemas de informacin en cada una de las empresas que he elaborado desde un inicio en Tubacero en el ao de 1987 hasta la actualidad en la Servicios de Salud de Nuevo Len.

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