TEXTOS DE INFORMACION COMPLEMENTARIA PRODUCTIVIDAD: Trabajando Inteligentemente EL PEQUEO GRAN GENERADOR DE IMPRODUCTIVIDAD EL ENEMIGO #1 DE LA PRODUCTIVIDAD1 Se ha puesto a pensar cuantas

cosas pueden resultar factores para la baja productividad en el trabajo? Permtame mencionarle solo algunos de estos distractores del trabajo: el ruido (incluye msica a un volumen elevado y conversaciones en voz alta), mala iluminacin, equipos de oficina poco ergonmicos (sillas y escritorios, por ejemplo) , temperatura inadecuada de la oficina (calor o frio excesivos), un dolor de muelas (y, en general, cualquier dolor), software inadecuado, malas costumbres de postura, un monitor para computadora de baja calidad,... y la lista parece interminable. Para la mayor parte de estos hay soluciones relativamente sencillas, econmicas o ambas, pero existen un "atenuador de productividad" bastante escondido en nuestros escritorios (que, por cierto, es un pequeo dispositivo de plstico, circuitos impresos y un gran cable), para el cual no hay unas remedio sencillo, pues como pasa inadvertido para la gran mayora de los usuarios (y quiero decir, todo tipo de usuarios: expertos , intermedios y novatos), es difcil buscarle solucin. Este pequeo dispositivo que a simple vista parece inofensivo por completo y de gran utilidad (y que en realidad lo es), esconde una gran improductividad, si no se usa en forma correcta, o se abusa de l. El causa-problemas se ha puesto tan de moda en los ltimos aos que es casi inconcebible trabajar sin l (que irnicas suelen ser a veces las cosas), ni que decir de un equipo nuevo que no venga con uno de fbrica. Adems, se han hecho grandes avances en su diseo y elaboracin que incluso resulta verdaderamente cmodo usar los ltimos modelos que han salido al mercado. Pero bueno, dejmonos de misterios. Quin es este pequeo gran generador de improductividad?, pues nada menos que el simptico mouse que acompaa a cualquier PC nueva que compremos. Si para estos momentos usted piensa que estoy completamente mal en mi apreciacin, lo invito a seguir leyendo y a considerar las razones que tengo para ello. La historia. Hace algunos aos, cuando DOS era el ambiente de trabajo predominante en la industria de las PCs, muy pocas aplicaciones tenan soporte para mouse. Y esto es lgico, ya que la interfaz basada en caracteres de DOS no haca necesaria otra forma de trabajar que no fuera a travs del teclado. Pero entonces hizo su entrada triunfal y definitiva Windows 3.x, un ambiente grafico que ofreca muchas ventajas respecto a DOS. Para empezar, era grfico, esto significaba que se poda hacer uso de imgenes o dibujos en la pantalla para representar comandos, tareas, aplicaciones, documentoos y cualquier otra cosa que
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PC Computing, Director General: Pablo Payro Ogarrio, Ao: 02, Numero: 11, Noviembre de 1995, pp. 1820

pudiera expresarse en forma grfica; adems, el ambiente propona un uso extenso de mens para ejecutar comandos dentro de las aplicaciones. Y como Windows representaba un cambio completo en la forma de operar una computadora PC, propona hacer uso de un nuevo dispositivo que sirviera como medio alternativo de seleccin de comandos y de operacin de aplicaciones: el mouse. Aqu hago una pausa para aclarar que ni el mouse ni los ambientes grficos fueron idea original de Microsoft, como mucha gente cree, y (quiz para sorpresa de muchos) tampoco fueron ideas generadas por Apple Computer. Cuando Windows fue ganando terreno entre los usuarios de PCs, el mouse fue ocupando un lugar preponderante en la computacin personal (otro dato curioso: los usuarios de computadoras Mac disfrutan de los beneficios del mouse y de los ambientes grficos desde varios aos antes que los usuarios de la plataforma Intel). Y es fcil ver por qu el mouse se convirti en tan buena compaa de Windows: el nuevo ambiente grafico hacia que muchas tareas algo oscuras en DOS fueran ms evidentes bajo el nuevo paradigma de operacin. Por ejemplo, al usar el Administrador de Archivos de Windows, se podan copiar archivos y directorios completos entre unidades de discos al solo seleccionar los archivos deseados con el mouse y luego arrastrarlos hacia su destino; esto era ms visible y mucho ms entendible para cualquier usuario que un comando como C:\>XCOPY C:\DOCS\FAC-??95.* A:\RESP\FACTURA /S Adems, muchas tareas que en las aplicaciones de DOS solo se podan realizar por medio del teclado ahora podan hacerse con la ayuda del mouse. Y, honestamente, considero que muchas tareas actuales de mi labor cotidiana en una computadora me serian difciles de completar sin un mouse. Los beneficios La idea detrs del uso del mouse es proveer un medio alternativo para ejecutar comandos y operar una aplicacin. Derivado de la propia naturaleza de los ambientes grficos (como Windows), se desprende adems que el mouse es un magnifico dispositivo para ingresar datos a la computadora en programas de dibujo y diseo grfico: imagnese hacer uso de una aplicacin como el Paint, que viene con Windows, sin la ayuda de un mouse. Este tipo de programas requieren que usted ingrese las coordenadas donde se colocaran los objetos que est dibujando, y en definitiva es ms fcil hacerlo con un movimiento de clic-arrastrar-soltar en lugar de teclear las coordenadas de la esquina superior izquierda e inferior derecha, y luego observar como se ve (si suponemos que estamos dibujando un rectngulo). Lo que es ms, este tipo de operacin ofrece mayor retroalimentacin al usuario si se realiza con un MOUSE. Por otro lado, existen aplicaciones con demasiadas opciones en una sola ventana, y es ms fcil accesarlas y cambiar sus valores si usamos un mouse; u otro tipo de aplicaciones que tienen algunos elementos de interfaz diseados para ser accesados por medio del mouse, ofreciendo as un atajo a la ejecucin del comando a travs del teclado. Un ejemplo de este ltimo caso son las aplicaciones cuya barra de herramientas ejecuta comandos que tambin estn disponibles desde mens. En estas aplicaciones existe una barra horizontal, ubicada por lo general abajo de la barra de mens, que dispone de pequeos botones con imgenes que representan la accin o comando para el cual proveen un acceso alternativo.

En definitiva, el mouse es muy til, pero a veces se confunde el objetivo de su existencia, y hacemos un mal uso de l. Los problemas. Y a todo esto, cul es realmente el problema con los mouse? Uno de los mayores problemas es que la mayora de los usuarios ha olvidado el objetivo de estos dispositivos (eso si alguna vez supieron cul era): proporcionar un medio de acceso alternativo a los comandos y modos de operacin de una aplicacin. Por este motivo usted podr ver a varios usuarios ejecutar comandos nica y exclusivamente con el mouse. Por ejemplo, observe como accesan las opciones dentro de un men de una aplicacin: suponga que un usuario que trabaja con un procesador de palabras desea ejecutar el comando de grabar el documento activo; primero, si el usuario estaba tecleando, levantara del teclado la mano derecha (para este ejemplo, nuestro usuario es diestro y no zurdo) y buscara el mouse a un lado del teclado, a continuacin tratara de localizar en la pantalla el cursor del mouse (o flechita, como le llaman algunas personas), tarea que no le toma ms de un segundo; luego llevara el puntero del mouse hasta la barra de men de su aplicacin desplazando el mouse sobre su escritorio, en seguida lo ubicara sobre el men de Archivo y har clic sobre l, de inmediato buscara la opcin de Guardar dentro del men, y de nuevo har clic. Hasta este momento, el usuario ha empleado por lo menos 3 segundos y varios movimientos de manos y ojos. Si cree que 3 segundos no son nada, piense en la cantidad de veces que un usuario ejecuta este tipo de operaciones al da, multiplquelas por tres y obtendr el nmero de segundos al da que son empleados para una operacin tan sencilla; ahora, multiplique esos segundos por cinco (los das hbiles de una semana), luego multiplquelos por cuatro semanas al mes, por ultimo multiplquelos por 12 meses que tiene un ao, y la cifra se vuelve en realidad considerable. Suponga que esta tarea se realiza un promedio de 15 veces al da; haga la siguiente operacin: 15 acciones de grabar archivo al da x 3 segundos cada una x 5 das semanales x 4 semanas mensuales x 12 meses anuales y obtendr el siguiente nmero: 10,800 segundos al ao empleados para grabar un archivo en un procesador de palabras. Con un poco ms de operaciones matemticas, esos diez mil ochocientos segundos al ao se convierten en tres horas anuales, an cree que es poco tiempo? Considere tambin que un gran porcentaje de usuarios no son muy hbiles con un mouse: les tiembla la mano, lo mueven demasiado rpido, tienen mala puntera, etc.; y esto incrementa de manera considerable el tiempo total para completar un comando usando el mouse. El problema no para ah, ya que esta es una de las muchas operaciones que los usuarios realizan valindose nicamente del mouse. Existen por lo menos otras cinco o seis operaciones ms de este tipo (operaciones bsicas dentro de cualquier aplicacin) que son muy comunes durante una sesin de trabajo. Si multiplica las tres horas empleadas para el ejemplo anterior, obtendr de 15 a 18 horas al ao malgastadas en ejecutar comandos de una aplicacin. Este tipo de improductividad no es imputable solo al mouse, los usuarios tienen un poco que ver pues no se interesan en aprender vas alternas y ms directas para ejecutar comandos dentro de una aplicacin. Por ejemplo, si su ambiente de trabajo predominante es Windows, cuenta con varias combinaciones de teclado para ejecutar comandos mucho ms rpido que con el mouse. Para el ejemplo de los prrafos anteriores, existe por lo menos una forma ms rpida de acceso a la opcin Guardar del men Archivo. Si la aplicacin se diseo de manera correcta, observara que una de las letras del men Archivo esta subrayada, as por

ejemplo: Archivo. Esa rayita debajo de una letra en un men o cualquier otro control en Windows significa que puede accesar ese objeto (llmese men, botn o cualquier otro) al mantener presionada la tecla Alt (ubicada a la izquierda de la barra espaciadora) mientras presiona la letra subrayada en el control o men. Para nuestro ejemplo esto seria: Alt + A. Al pulsar esta combinacin de teclas sucede lo mismo que al hacer clic con el mouse sobre el men, y toma una pequea fraccin de segundo. La opcin de Guardar dentro del men seguro que tambin tiene una letra subrayada en su nombre, y esto significa que puede ejecutar esa opcin al solo presionar la tecla de la letra subrayada, pero en esta ocasin sin pulsar la tecla Alt. Las aplicaciones bien diseadas ofrecen por lo menos otra forma ms de accesar opciones de mens, las llamadas teclas-calientes (hot-keys en ingls) o combinaciones rpidas. Observe con detenimiento las diferentes opciones de los mens de sus aplicaciones habituales y descubrir que una opcin de un men puede ser accesada con una combinacin del tipo Ctrl-Tecla, Ctrl-Fnumero o Fnumero, en donde Ctrl es la tecla control (ubicada a la izquierda de la tecla Alt, al fondo del teclado), Tecla es cualquier letra o smbolo de su teclado, y Fnumero es cualquiera de las teclas de funciones ubicadas en la primera lnea en la parte superior del teclado y numeradas desde F1 hasta F12. El nico inconveniente de estas combinaciones de teclado para accesar mens y ejecutar comandos, es que tendr que aprenderse por lo menos unas 10 o 15 combinaciones para las tareas comunes de todas sus aplicaciones, y esto toma tiempo, tiempo que no tiene ya que ha estado muy ocupado ejecutando tareas con el mouse. Ahora, no me malinterprete, no estoy diciendo que el mouse no sirve para nada, solo pienso que debemos buscar la forma ms inteligente de trabajar con nuestra computadora y nuestras aplicaciones, esto involucra un uso equilibrado y bien dirigido de las combinaciones de teclado y del mouse. Dese un tiempo para explorar con detenimiento todo y cada uno de los mens de las aplicaciones con las que trabaja la mayor parte del tiempo, y descubra todas las diferentes formas de accesar sus comandos. Si usted es un usuario de Windows y tiene por costumbre usar con exceso el mouse, lo invito a que trate de cambiar un poco sus hbitos y explote ms las ricas caractersticas de este ambiente de trabajo, que fue diseado para ayudarle a ser ms eficiente en su trabajo, y no para hacerle perder varios minutos al da al realizar tareas triviales. Como ltimo comentario, tenga en cuenta que el sistema operativo Windows 95 cuenta con una gran cantidad de formas diferentes de accesar mens, comandos, objetos y aplicaciones. Y de entre estas formas se encuentra una realmente novedosa y til: el botn derecho del mouse, el cual invocara de inmediato un men de contexto con todas las opciones aplicables al estado actual del objeto sobre el cual hizo clic. Esta es una nueva forma de ganarle tiempo al mouse, y en realidad es muy efectiva en elevar la productividad de un usuario dentro de este ambiente de trabajo. Finalmente, recuerde que el mouse no es como lo pintan... MIGUEL R. BOLAOS USLA