Politica Gestion de Colecciones Sinab

VICERRECTORA GENERAL DIRECCIN NACIONAL DE BIBLIOTECAS
POLTICA PARA LA GESTIN DE COLECCIONES Y RECURSOS BIBLIOGRFICOS DEL
Sistema Nacional de Bibliotecas Universidad Nacional de Colombia
VERSIN: 01
FECHA: 22 -MAY -2008
VERSIN: 01 FECHA: 22-May-2008 Pgina 2 de 16
Contenido
Pg. Presentacin 1. Propsito 2. Alcance 3. Criterios generales 4. Presupuesto con destino a recursos bibliogrficos 5. Tipos de recursos bibliogrficos 6. Publicaciones y documentos Universidad Nacional de Colombia 7. Colecciones 8. Seleccin 8.1. Criterios bsicos para la seleccin de material bibliogrfico 8.2. Criterios particulares para la seleccin por tipos de documentos 8.3. Criterios para la seleccin de obras literarias 8.4. Transferencia de material bibliogrfico 9. Adquisicin 9.1. Compra y suscripcin 9.2. Depsito Legal 9.3. Depsito institucional 9.4. Donaciones 9.5. Canje 9.6. Reposicin 10. Catalogacin 10.1. Estndares y normas 10.2. Sistemas de clasificacin 10.3. Catalogacin de recursos electrnicos 10.4. Gestin de calidad de las bases de datos bibliogrficas 10.5. Redes y otros sistemas de informacin 11. Conservacin, preservacin y restauracin 12. Expurgo y descarte 13. Inventarios
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Universidad Nacional de Colombia. Vicerrectora General. Direccin Nacional de Bibliotecas. Polticas para la gestin de colecciones y recursos bibliogrficos del SINAB, Mayo 2008.
Presentacin
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad SINAB, se plantea como misin hacer posible, de manera integrada y eficiente, el acceso a los recursos y servicios de informacin disponibles en Universidad. La gestin de las colecciones y los recursos de informacin corresponde a uno de los procesos centrales en el cumplimiento de la misin del SINAB, por ello se hace necesario establecer los criterios y las polticas que contribuyan a lograr pertinencia y oportunidad frente a los programas acadmicos y los proyectos de investigacin que adelantan profesores y estudiantes de la Universidad, a travs de la calidad en los procesos de seleccin, adquisicin, catalogacin, conservacin, evaluacin y control del material bibliogrfico. El presente documento es el producto del trabajo colectivo del Comit del SINAB y recoge, adems de los parmetros internacionales para bibliotecas, las necesidades y particularidades de las bibliotecas en las diferentes sedes de la Universidad, revisadas y formuladas bajo premisas que conducen a un manejo organizado y eficaz de las colecciones y los recursos bibliogrficos.
POLTICA PARA LA GESTIN DE COLECCIONES Y RECURSOS BIBLIOGRFICOS DEL SISTEMA DE BIBLIOTECAS SINAB -
1. Propsito Proporcionar los criterios y pautas generales en relacin con la gestin de colecciones, de manera que el SINAB responda eficientemente a las necesidades de informacin de estudiantes y profesores, como soporte al desarrollo de los programas acadmicos y de los proyectos de investigacin y extensin de la Universidad.
2. Alcance La poltica aplica para la totalidad de las colecciones y recursos bibliogrficos existentes y adquiridos por la Universidad.
3. Criterios generales El desarrollo y la organizacin de los recursos bibliogrficos debe darse en concordancia con los criterios de universalidad del conocimiento y de los procesos de interdisciplinariedad y pluridisciplinariedad en los que se genera. Se debe buscar la pertinencia de los contenidos de los recursos bibliogrficos del SINAB, especialmente en aquellos adquiridos por compra o suscripcin, respecto a los programas acadmicos y proyectos de investigacin y extensin de la Universidad. La vinculacin de los docentes a los procesos de seleccin y evaluacin de las colecciones es condicin indispensable para garantizar la calidad y la pertinencia acadmica de las mismas. En casos especiales, cuando el nivel de especializacin y profundidad del material bibliogrfico lo requiera, se recurrir a la participacin de los docentes en la asignacin de epgrafes. Los recursos bibliogrficos y las colecciones existentes en la Universidad, en todos los casos, se integrarn al Sistema Nacional de Bibliotecas y sern registrados en el Sistema de Informacin Bibliogrfica con el fin de facilitar el acceso a los mismos por parte de la comunidad universitaria y hacerlos visibles al pblico en general a travs de un nico catlogo.
La literatura como arte, adems de hacer parte de la oferta acadmica de la Universidad, es un elemento importante dentro de la conformacin de las colecciones del SINAB, ya que contribuye a la formacin de los estudiantes de acuerdo con los parmetros que establece la Universidad: busca la formacin de individuos fundamentada en los cdigos propios de la modernidad (ciencia, tica y esttica)1. De otra parte, y especialmente en las Sedes de Presencia Nacional, la pertinencia de la coleccin de literatura no es nicamente acadmica y esttica, sino tambin social, puesto que en estas zonas, la Universidad adquiere un papel fundamental como centro de informacin y sus bibliotecas participan activamente ofreciendo respuestas a las necesidades de comunidades ms amplias que la universitaria. Para la conformacin de las colecciones del SINAB se considerarn las diferentes formas de adquisicin: compra, suscripcin, donacin, canje y depsito legal. En cuanto a las compras y las suscripciones se dar prelacin a las estrategias de adquisicin cooperativa. La inclusin en las colecciones de copias en cualquier formato, se har como mecanismo de preservacin o, como ltimo recurso por encontrarse el ttulo agotado en el mercado editorial; en ambos casos se aplicarn los parmetros legales vigentes. La seleccin, adquisicin y catalogacin hacen parte de un mismo propsito tendiente a disponer de manera organizada y facilitar la recuperacin del material bibliogrfico, por esta razn debern reflejar unidad de criterio y continuidad en los procesos. La gestin de colecciones en el SINAB combinar estrategias de centralizacin y descentralizacin para que, de una parte se optimicen los recursos disponibles haciendo adquisiciones unificadas cuando esto sea posible, y de otra se facilite la operacin autnoma de las sedes. El desarrollo y la actualizacin de las polticas de gestin de colecciones estar a cargo del Comit del SINAB y sern asumidas e implementadas en todas las sedes de la Universidad. Las bibliotecas en las sedes incluirn la Gestin de Colecciones dentro de sus planes de accin, teniendo en cuenta como mnimo objetivos, metas e indicadores relacionados con adquisiciones, catalogacin, conservacin, preservacin y restauracin, expurgo y descarte.
Disponible en: http://www.unal.edu.co/contenido/sobre_un/sobreun_vision.htm . Citado: Febrero 20 de 2008.

4. Presupuesto con destino a recursos bibliogrficos La compra o suscripcin de material bibliogrfico se realizar con los recursos asignados a las bibliotecas, tanto en el nivel nacional como en las sedes; con recursos adicionales que aporten las Facultades, los Proyectos de Investigacin y cualquier otra dependencia interesada en ello. Independientemente del origen de los recursos financieros, todo proceso de adquisicin de material bibliogrfico deber ser realizado a travs de las bibliotecas del SINAB o de la Direccin Nacional de Bibliotecas, segn el caso. La Direccin Nacional de Bibliotecas y las bibliotecas en las Sedes distribuirn el presupuesto asignado entre los programas acadmicos y los proyectos de investigacin de manera equitativa y de acuerdo con los siguientes factores: Recursos bibliogrficos que cubren diferentes reas del conocimiento (multidisciplinarios). Resultados de la evaluacin de las colecciones (temticas con vacos y necesidades de actualizacin). Nmero de estudiantes y nmero de proyectos de investigacin por reas del conocimiento. Reposicin de material bibliogrfico.
Se asignar el 5% del presupuesto para material bibliogrfico a las actividades de preservacin y conservacin.
5. Tipos de recursos bibliogrficos Se considerarn para la inclusin en las colecciones y para ofrecer acceso a contenidos a travs del SINAB todo tipo de material bibliogrfico, en diferentes soportes (impresos, electrnicos, audiovisuales, entre otros), formas de acceso (libre, comercial, institucional) y con diversos niveles de contenido (fuentes primarias, secundarias, terciarias, de referencia o consulta), tales como: Bases de Datos Documentos no convencionales (estadsticas, folletos de exposiciones, folletos institucionales, guas y manuales, programas de conciertos y trabajos de estudiantes de alto valor acadmico, diferentes a las tesis y trabajos de grado) Imgenes Informes tcnicos Libros Material cartogrfico Memorias de congresos, conferencias, seminarios, reuniones, etc. Peridicos
Pelculas y videos Publicaciones peridicas, seriadas y continuas Tesis y trabajos de grado Textos universitarios
6. Publicaciones y documentos Universidad Nacional de Colombia Las bibliotecas del SINAB son depositarias de las publicaciones de la Universidad, tipificadas as: Publicaciones monogrficas Publicaciones seriadas Tesis y trabajos de grado Trabajos de profesores Documentos institucionales
7. Colecciones La organizacin fsica de las colecciones se har por reas temticas segn el Sistema de Clasificacin Decimal de Dewey y por tipo de formato y/o condiciones de uso y prstamo, tales como: Audiovisual Cartogrfica Documental (conformada por documentos no convencionales) Escolar (coleccin del colegio de la Universidad) General Hemerogrfica Libros valiosos Literatura Msica Referencia Reserva (textos universitarios de mayor consulta) Tesis y trabajos de grado Trabajos acadmicos Universidad Nacional Las bibliotecas en las sedes definirn la ubicacin fsica de las colecciones teniendo en cuenta principalmente las mejores condiciones de acceso para los usuarios en cuanto a horarios, estantera abierta, equipos, mobiliario entre otros requerimientos del servicio. Las bibliotecas ofrecern el servicio de documentacin especializado a las facultades, departamentos o proyectos de investigacin que lo requieran con el
objetivo de evitar la proliferacin de centros de documentacin o colecciones independientes a las bibliotecas que hacen parte del SINAB. Las colecciones digitales tendrn por objeto organizar, difundir, proporcionar acceso y preservar la produccin intelectual de la Universidad. Las colecciones especiales, relacionadas con las temticas propias de las Sedes de Presencia Nacional y con programas y proyectos de la Universidad, se gestionarn preferiblemente en formato digital. Se establecer un plan de evaluacin peridica de las colecciones, con el propsito de obtener datos que permitan analizar la conformacin, vigencia y actualidad de las mismas, as como adelantar las correspondientes acciones de mejoramiento. 8. Seleccin 8.1. Criterios bsicos para la seleccin de material bibliogrfico: La evaluacin del contenido del material bibliogrfico que se integrar a las colecciones del SINAB se har, preferiblemente, de acuerdo con las caractersticas de la informacin propias de cada rea del conocimiento2, y teniendo en cuenta las siguientes variables: Obsolescencia: velocidad con que una informacin caduca y deja por tanto de tener validez. Puede ir desde el nivel nulo (en Humanidades), hasta un alto grado de obsolescencia (Ciencia y Tecnologa). A continuacin se presentan los perodos de tiempo que en promedio se mantiene vigente la informacin contenida en los libros por reas temticas:
Artes y Humanidades: el conocimiento generalmente no es progresivo, por lo tanto presenta un bajo nivel de obsolescencia; se utilizan diversos tipos de documentos. Ciencias Sociales: niveles intermedios de produccin de informacin y de obsolescencia; predomina la utilizacin de libros y artculos. Ciencia y tecnologa: alto volumen de produccin de literatura a un ritmo acelerado, as mismo presenta un alto grado de obsolescencia; predomina la utilizacin de artculos de revista sobre otros tipos de documentos.
reas temticas Artes Ciencias agropecuarias Ciencias Bsicas Ciencias de la salud Ciencias Econmicas Ciencias Humanas Derecho y ciencias polticas Ingeniera
Actualidad promedio libros 10 aos 5 aos 10 aos 5 aos 5 aos 10 aos 5 aos 3 aos
Calidad: su evaluacin se sustenta en la evaluacin por pares y en mediciones bibliomtricas. Cobertura geogrfica y lingstica.
Las anteriores variables se analizarn en conjunto con el fin de obtener una visin amplia sobre el material evaluado. Los libros, textos universitarios y el material audiovisual son susceptibles de ser adquiridos en varios ejemplares, siempre y cuando no exista la posibilidad del acceso en lnea. La cantidad se determinar teniendo en cuenta el nmero de estudiantes que requerirn cada ttulo simultneamente, as como el presupuesto disponible. El proceso de seleccin se apoyar en herramientas editoriales y bibliogrficas especializadas, tales como: Bases de Datos y sitios web de editores y libreras, servicios especializados en proveer material bibliogrfico, publicaciones de libros, revistas y otros materiales en venta. 8.2. Criterios particulares para la seleccin por tipos de documentos Adems de los criterios bsicos para la seleccin se tendrn en cuenta los aspectos mencionados para cada uno de los siguientes tipos de documentos: Bases de Datos: reconocimiento acadmico del editor; porcentaje de publicaciones indizadas; grado de redundancia frente a otras bases de datos; alcance temtico, geogrfico e idiomtico; condiciones de acceso y uso; requerimientos tcnicos (equipos, software y redes).
Libros y otras publicaciones y recursos electrnicos: nmero de licencias, condiciones de acceso y uso; requerimientos tcnicos (equipos, software y redes). Publicaciones peridicas, seriadas y continuas: registro internacional, indizacin en bases de datos, formas de acceso (libre, comercial). Tesis y trabajos de grado: se incluirn en las colecciones del SINAB de acuerdo con las normas que establezca la Universidad al respecto. Tesis y trabajos de grado de otras instituciones se considerarn como libros o documentos no convencionales, segn sea el caso. 8.3. Criterios para la seleccin de obras literarias Las bibliotecas del SINAB debern contar con una coleccin de obras literarias significativa (cualitativa como cuantitativamente), que abarque diversos temas, gneros, estilos, estructuras y niveles de lectura. En las colecciones de literatura se incluirn obras representativas, tales como Premios Nbel, Premios Nacionales de Literatura de diferentes pases, Premio de Literatura Latinoamericana y del Caribe Juan Rulfo, entre otros. 8.4. Transferencia de material bibliogrfico El material bibliogrfico entregado a las bibliotecas del SINAB que no cumple con los criterios de seleccin antes mencionados, podr ser transferido o entregado en donacin a bibliotecas de otras instituciones interesadas en ellos, algunos casos son los siguientes: Duplicados de publicaciones seriadas Informes de actividades o financieros Resmenes de artculos, de libros o de conferencias Anuncios de eventos, productos o equipos Carteles, hojas sueltas y otros materiales de vida efmera Directorios de personas, instituciones o bibliotecas
9. Adquisicin 9.1. Compra y suscripcin Las adquisiciones por compra o suscripcin se realizarn por solicitud de docentes y por necesidades del servicio en las dependencias de la Universidad, siendo prioridad la adquisicin del material bibliogrfico que soporta las actividades de docencia e investigacin.
Las solicitudes para la adquisicin de material bibliogrfico debern hacerse siguiendo los procedimientos y formatos establecidos. Ante la oferta de varios formatos para un mismo ttulo, se dar prelacin al formato electrnico por las ventajas que ofrece la consulta simultnea. Se preferir la compra o suscripcin directa de material bibliogrfico, sobre ofertas que impliquen la intermediacin, con el fin de conseguir mejores precios y condiciones. La compra de material bibliogrfico incluir, preferiblemente, el respectivo formato MARC, con el fin de agilizar la disponibilidad de los recursos para los usuarios y optimizar los recursos fsicos y financieros, Las bases de datos y otros recursos electrnicos debern ofrecer acceso simultneo para todas las sedes de la Universidad. La Direccin Nacional de Bibliotecas se encargar de la adquisicin y actualizacin de los recursos bibliogrficos de uso comn para el SINAB: Bases de Datos, publicaciones electrnicas y publicaciones seriadas impresas, para ello realizar una nica suscripcin para toda la Universidad. La adquisicin de material bibliogrfico en formatos diferentes al electrnico se realizar a travs de las bibliotecas de la Sedes. 9.2. Depsito Legal La Universidad Nacional de Colombia deber recibir material bibliogrfico por depsito legal, de acuerdo con el artculo 25 del Decreto No. 460 de 1995 de la Presidencia de la Repblica: Tratndose de obras impresas de carcter monogrfico, publicaciones seriadas, material cartogrfico, material grfico, microformas, soporte lgico (software), msica o archivo de datos legible por mquina, entre otros, el editor deber entregar dos (2) ejemplares a la Biblioteca Nacional de Colombia, un (1) ejemplar a la Biblioteca del Congreso y un (1) ejemplar a la Biblioteca de la Universidad Nacional de Colombia. 9.3. Depsito institucional Las facultades u otras unidades acadmicas de la Universidad entregarn a las bibliotecas de la sede correspondiente la versin electrnica de sus publicaciones para ser integrados en el repositorio institucional. En el caso de las publicaciones impresas, se entregarn como mnimo diez (10)
ejemplares para ser distribuidos a las bibliotecas en las diferentes sedes de la Universidad. 9.4. Donaciones EL SINAB recibir el material bibliogrfico entregado en donacin por personas o instituciones, emitir el acuse de recibo respectivo, realizar el proceso de seleccin de acuerdo con los criterios establecidos en el numeral 7. Las donaciones de material bibliogrfico, cuyo valor sea equivalente o superior a cinco (5) salarios mnimos mensuales legales vigentes, o tengan como propsito obtener beneficios tributarios se recibirn de acuerdo con las normas que sobre donaciones establece la Universidad. 9.5. Canje Producto del intercambio de las publicaciones de la Universidad, el SINAB recibe publicaciones de inters acadmico generadas por otras instituciones. 9.6. Reposicin Se considerarn los siguientes factores para la compra de material bibliogrfico para reposicin por dao fsico, deterioro, obsolescencia o faltantes: Valor histrico Posibilidad de reemplazar su contenido con otros ttulos disponibles en la coleccin sobre la misma temtica Nuevas publicaciones sobre el tema
10. Catalogacin 10.1. Estndares y normas La descripcin fsica y de contenido del material bibliogrfico y la conformacin y gestin de las bases de datos de autoridades de temas y autores, se caracterizarn por el uso de normas y estndares internacionales vigentes que faciliten la calidad, la recuperacin y el intercambio de la informacin, tales como:
Normas MARC3 Declaracin de principios internacionales de catalogacin4 Reglas de catalogacin angloamericanas International Standard Bibliographic Description5
Los parmetros de los sistemas de informacin utilizados por el SINAB ofrecern el mayor nmero de posibilidades de recuperacin automtica del material bibliogrfico, incluir adems de las opciones bsicas de autor, ttulo, temas y ubicacin fsica, opciones especficas para la recuperacin de las publicaciones Universidad Nacional, sealadas en el numeral 5. Las publicaciones editadas por, o sobre la Universidad debern ser tratadas bajo el nivel ms completo de catalogacin, incluida la tabla de contenido y la descripcin analtica. 10.2. Sistemas de clasificacin DEWEY coleccin general (excepto salud), escolar, hemerogrfica, libros valiosos, literatura, referencia, reserva LC - Msica NLM Salud Local Audiovisuales, Cartogrfica, Documental, Tesis y trabajos de grado, Universidad Nacional 10.3. Catalogacin de recursos electrnicos Las bases de datos bibliogrficas y las publicaciones electrnicas que suscriba o adquiera el SINAB debern ser catalogados y registrados en el Sistema de Informacin Bibliogrfica. Las bases de datos con soportes fsicos, se registrarn en el Sistema de Informacin Bibliogrfica y se incluirn en las colecciones de la Sede Bogot. 10.4. Gestin de calidad de las bases de datos bibliogrficas Los ajustes y las mejoras a las bases de datos bibliogrficas del SINAB, no constituyen labores permanentes en las bibliotecas, se realizarn de
Library of Congress. Normas MARC. Disponible en: http://www.loc.gov/marc/marcspa.html . Citado: febrero 20 de 2008. 4 IFLA. Reunin de expertos sobre un cdigo internacional de catalogacin. Declaracin de principios internacionales de catalogacin. Disponible en: http://www.bne.es/docs/Francfort_2003.pdf . Citado: febrero 20 de 2008. 5 IFLA. International Standard Bibliographic Description (2007). Disponible en: http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdlist.htm . Citado: febrero 20 de 2008.
acuerdo con los lineamientos que establezca el comit de calidad del SINAB, teniendo en cuenta: Los resultados de la verificacin de inventarios Dificultades que se presenten en la recuperacin de la informacin Como parte de procesos de migracin de registros bibliogrficos 10.5. Redes y otros sistemas de informacin Los sistemas de informacin del SINAB se parametrizarn teniendo en cuenta que se facilite su interaccin con otros sistemas bibliogrficos, de tal forma que la participacin de la Universidad en redes de informacin especializada no implique duplicacin de actividades de catalogacin o de registros bibliogrficos. 11. Conservacin, preservacin y restauracin Los procesos de conservacin, preservacin y restauracin estarn a cargo de personal especializado y considerarn para su realizacin los siguientes aspectos: Criterios para la identificacin de necesidades, establecimiento de prioridades y recomendaciones. Sistemas de seguridad para las colecciones en los edificios que albergan las bibliotecas. Medidas para el mantenimiento preventivo frente al deterioro y daos : Definicin de cronogramas para las campaas de aseo y fumigacin que permita atacar los agentes biolgicos. Control sobre la circulacin y el prstamo de materiales con el fin de reducir las prdidas y los daos. Control del sistema de almacenamiento y la forma de ubicacin de los materiales en la estantera de manera que se mantengan en condiciones ptimas. Determinacin de prcticas y condiciones que afectan a la preservacin de las colecciones. Control de los diferentes agentes de deterioro como: Medioambientales: Humedad, temperatura, luz, polucin, ventilacin, entre otros.
Agentes humanos: manipulacin inadecuada, transporte inadecuado, robo y vandalismo. Se sometern a procesos de restauracin documentos de valor histrico o acadmico y aquellos que presenten un alto nivel de uso y no se encuentren disponibles en el mercado editorial con el fin de extender su vida til. Las colecciones de libros valiosos tendrn un tratamiento especial acorde con las normas de restauracin y conservacin que dicten las entidades competentes. Las sedes de la Universidad que cuenten con condiciones ambientales extremas de temperatura y humedad podrn ubicar material bibliogrfico en las bibliotecas de la Sede Bogot, con fines de conservacin y preservacin. La digitalizacin se utilizar como mecanismo de preservacin de acuerdo con los parmetros establecidos para la biblioteca digital de la Universidad. 12. Expurgo y descarte
Se formular un plan de descarte para el SINAB que contribuya a la conformacin de colecciones valiosas, actualizadas y pertinentes, entre otros asuntos se considerarn los siguientes: Las colecciones ms dinmicas en cuanto a procesos de expurgo y descarte son reserva y documental. Deber realizarse mnimo una vez al ao la revisin de cada uno de los ttulos para determinar si se mantienen en las actuales colecciones, se incorporan a la coleccin general o se eliminan. Los peridicos y las publicaciones seriadas sobre temas de actualidad, no acadmicas, se conservarn en la coleccin hemerogrfica por un perodo que puede ir entre seis (6) meses y dos (2) aos, de acuerdo con las condiciones ambientales y de espacio de cada sede. Podrn ser objeto de descarte: Ejemplares adicionales de ediciones obsoletas de textos universitarios. Materiales que hayan sufrido dao fsico o deterioro, previa evaluacin de restauracin y de reposicin. Materiales incluidos en las colecciones que no cumplan los criterios de seleccin descritos en el numeral 7.
Duplicados de trabajos de grado, de los cuales se tenga un ejemplar en cualquier formato.
13. Inventarios El inventario es el procedimiento mediante el cual se hace la verificacin fsica de los documentos registrados en la base de datos bibliogrfica con el fin de: Conocer cuantos y cuales documentos en cualquier formato estn disponibles y cuantos se han extraviado. Detectar errores en el ingreso de los registros. Reubicar materiales Detectar y separar documentos en mal estado para su reparacin o descarte La totalidad del material bibliogrfico disponible en la Universidad, har parte de los inventarios del SINAB y en ningn caso se incluir material bibliogrfico en inventarios personales de profesores o empleados. El material bibliogrfico para efectos de inventario se clasifica en dos categoras: Otros activos (bienes de consumo): material bibliogrfico que circula ampliamente entre la comunidad universitaria. Activos (patrimonio bibliogrfico): material bibliogrfico de circulacin restringida por su valor histrico.

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