MATERIAL DE REVISIN PARA EL TALLER MATRIZ DE BUENAS PRCTICAS EN EMPRESAS Y DERECHOS HUMANOS A continuacin se presenta un documento que recoge

material bsico de revisin por parte de las empresas que van a participar en el taller Matriz de Buenas Prcticas en Empresas y Derechos Humanos, que se realiza en el marco de la Mesa de Derechos Humanos del Pacto Global en Colombia y el cual cuenta con el respaldo de la ANDI. Se sugiere a los participantes llevar este material impreso para el da del taller. Los documentos corresponden a: 1. Abstract del Libro Blanco en Empresas y Derechos Humanos. Fue elaborado por la FIP con apoyo de la Embajada Britnica en el ao 2012. Este documento recoge los temas prioritarios en los cuales deben trabajar los diferentes stakeholders en el pas con el fin de avanzar en la implementacin de los Principios Rectores. Para profundizar en este documento puede consultar el siguiente link: http://www.ideaspaz.org/images/Libro%20Blanco%20Versi%C3%B3n%201.pdf 2. Ficha tcnica Matriz de Buenas Prcticas en Empresas y Derechos Humanos, en la cual se presenta el proceso de elaboracin de la misma, la seleccin de las empresas y las prcticas a registrar, y finalmente, el contenido y distribucin de la matriz por mdulos o secciones. Esta informacin es relevante, en la medida que es un primer acercamiento a la Matriz, con miras a facilitar el trabajo el da del taller. 3. Informacin requerida para responder a los criterios y atributos establecidos en la Matriz de Buenas Prcticas en Empresas y Derechos Humanos, que contiene el tipo de informacin con la cual deben contar los participantes del taller para poder diligenciar la matriz. Es decir, la informacin relacionada con la prctica y que hace parte de los Informes de Sostenibilidad de la Empresa o de la informacin contenida en la pgina web. Documentos de apoyo para el taller: 1. ABSTRACT LIBRO BLANCO SOBRE EMPRESAS Y DERECHOS HUMANOS EN COLOMBIA Durante la ltima dcada la preocupacin por el impacto de las operaciones empresariales en los Derechos Humanos (DDHH) ha venido cobrando importancia a nivel internacional. Lo anterior ha sido el resultado de la confluencia de, por un lado, la expansin y aumento de las actividades empresariales, y por otro lado, las complejidades a las que de manera creciente se han venido enfrentando las empresas en cuanto a sus contextos de operacin y la relacin entre sta y el respeto a los DDHH. En este orden de ideas, uno de los avances recientes ms importantes en este tema ha sido la elaboracin del Marco de Naciones Unidas y los Principios Rectores sobre actividades 1

empresariales y DDHH. Ambos documentos - el Marco y los Principios Rectores - son el resultado de seis aos de trabajo del profesor John Ruggie, Representante Especial del Secretario General de Naciones Unidas para los temas de empresas y DDHH, y su equipo. El proceso que subyace a estos documentos incluye la observacin y examen de diferentes contextos, la realizacin de numerosas reuniones con el sector empresarial, sus grupos de inters, gobiernos, organizaciones de DDHH y comunidad internacional alrededor del mundo, y la identificacin de preocupaciones compartidas sobre los impactos de las empresas en los DDHH y de estos en las actividades empresariales. En un esfuerzo por avanzar en la implementacin en Colombia de dichos referentes y estndares, se presenta el Libro Blanco sobre Empresas y Derechos Humanos en Colombia, que busca complementar los esfuerzos adelantados por algunas de las iniciativas nacionales para continuar en su ajuste y adaptacin, de cara a las necesidades del contexto nacional, as como los retos y dilemas que hoy por hoy existen en el pas en el campo de empresas y DDHH. La construccin del Libro Blanco sobre Empresas y Derechos Humanos en Colombia ha sido posible gracias a la financiacin del Gobierno Britnico a travs de su Embajada en Colombia. Para su elaboracin se recolect informacin de fuentes primarias y secundarias, as como la realizacin de 12 talleres de discusin con empresas, instituciones del Estado, y organizaciones de la sociedad civil en Bogot, Cali y Medelln, respecto a la relacin entre operacin empresarial y DDHH hoy en da en Colombia. As, en un solo documento y a travs de cuatro captulos el Libro Blanco recoge algunos de los estndares y cdigos ms relevantes de cara a 8 temas que, con la ayuda de empresas, instituciones del Estado y organizaciones de la sociedad civil, se identificaron como crticos y prioritarios en cuanto a los DDHH en el marco de las operaciones empresariales en Colombia. El primer captulo explora las implicaciones que tiene para las empresas el hecho de operar en Colombia. El segundo captulo contiene una explicacin sobre el Marco de Proteger, Respetar y Remediar. Este marco, permite identificar y clarificar las responsabilidades y obligaciones de empresas de diferentes tipos y Estados en relacin con los DDHH. El captulo tres presenta los temas prioritarios para una actividad empresarial atenta a los DDHH en Colombia, enmarcados bajo la Debida Diligencia, y los cuales se concentran en: Presencia y fortalecimiento institucional, Seguridad y manejo de arreglos en seguridad, Relacionamiento con comunidades, Tierras, Relaciones y derechos laborales, Proveedores y contratistas, Medio Ambiente y Transparencia. Finalmente, en el cuarto captulo, se presenta un resumen de las principales iniciativas y herramientas en el tema de empresas y DDHH que pueden servir como referente para quienes operan en Colombia y desean profundizar en el tema. Con el desarrollo de este proyecto, el Gobierno Britnico y la Fundacin Ideas para la Paz, esperan aportar insumos que ayuden a incrementar el conocimiento de las empresas, gobierno y sociedad 2

civil sobre la aplicacin de estos estndares en el pas. Asimismo, el Libro Blanco presenta una serie de insumos para avanzar en la adaptacin del Marco de Proteger, Respetar y Remediar a las necesidades del contexto nacional, y a los retos y dilemas que existen en el pas en el campo de empresas y DDHH. Esto, con el fin de facilitar la aplicacin de estos estndares por parte de las empresas, sin importar su tamao o actividad, y contribuir en el respeto de los DDHH dentro de las actividades empresariales realizadas en el pas. 2. FICHA TCNICA MATRIZ DE BUENAS PRCTICAS EN EMPRESAS Y DERECHOS HUMANOS Antecedentes La construccin de la matriz de buenas prcticas en Empresas y Derechos Humanos, as como la identificacin de las herramientas y mecanismos a adoptar para su posible implementacin, ha sido desarrollada en cuatro momentos, los cuales son: 1. Seleccin de criterios que permiten identificar una buena prctica, el cual se hizo mediante el desarrollo de talleres con representantes del sector empresarial, del gobierno y de las organizaciones de la sociedad civil. 2. Identificacin de empresas y bsqueda de buenas prcticas de las mismas en el tema de Empresas y Derechos Humanos. 3. Diseo de la matriz: criterios y atributos previamente identificados; rango de calificacin de cada criterio; consolidado de buenas prcticas; temas prioritarios (Libro Blanco) que aborda la prctica. 4. Recoleccin de informacin a partir de los informes de sostenibilidad de las empresas seleccionadas para diligenciarla con los elementos previamente identificados. El instrumento y su contenido De acuerdo con lo anterior, para el desarrollo de la matriz y una vez consultados diferentes actores, se llev a cabo un trabajo de investigacin con el fin de identificar las buenas prcticas existentes en Colombia. Para ello, se tomaron como referentes las empresas de distintos sectores que son reconocidas por ser las ms grandes a nivel nacional. Estas, a su vez, fueron filtradas en la medida en que fue posible conocer sus prcticas tanto por sus reportes de sostenibilidad, como por la informacin de sus pginas web o por nominaciones a premios relacionados con el inters de este proyecto. Finalmente, la informacin obtenida sobre las buenas prcticas desarrolladas por estas empresas fue procesada en la matriz de Buenas Prcticas que se busca socializar con las empresas en diferentes espacios de reunin.

La matriz tiene por objetivo identificar buenas prcticas en el tema de Empresas y Derechos Humanos, as como las herramientas y los mecanismos a ser adoptados para su implementacin. En este sentido, la matriz contiene lo siguientes mdulos o secciones: - El primer mdulo de la matriz se refiere al Esquema de Anlisis. ste permite identificar 4 temas principales: (a.) Mdulo Temtico, (b.) Campos de Observacin, (c.) Categoras de Anlisis y (d.) Atributos/Tpicos. El objetivo de este esquema es agrupar informacin particular de la empresa y de la prctica para caracterizarla y proceder a darle valores a cada uno de los criterios identificados en un momento posterior. En consecuencia, a partir de los temas prioritarios contenidos en el Libro Blanco sobre Empresas y Derechos Humanos (Presencia y Fortalecimiento Institucional, Seguridad, Relacionamiento con Comunidades, Tierras, Derechos y Relaciones Laborales, Proveedores y Contratistas, Medio Ambiente y Transparencia), as como los criterios (estratgica, alineada, incluyente y proactiva, permite rendicin de cuentas, medible, dinmica, pblica y transparente, sostenible y contextualizada) identificados en los talleres desarrollados con empresas, gobierno y organizaciones de la sociedad civil, se establecieron las variables (atributos) con base en las cuales se analiza y define cuales son las mejores prcticas implementadas en el pas. - Para dar paso al anlisis de las prcticas previamente identificadas, se presenta una seccin de Banco de Prcticas en DDHH de las empresas seleccionadas. A partir de la misma se desarrolla un filtro para identificar si se refieren a prcticas con enfoque de DDHH con base en las definiciones de los temas planteados en el Libro Blanco. - Teniendo en cuenta los temas priorizados en el Libro Blanco, se cuenta con una segunda seccin de Criterios y Atributos, que busca profundizar en la identificacin de los atributos que componen un criterio. En otras palabras, se especifica al tipo de informacin que se requiere identificar dentro de la prctica para responder a las preguntas asociadas (estos son los atributos) a cada criterio. - Un tercer mdulo en que se encuentra dividida la matriz corresponde a los 9 criterios con sus respectivos atributos, donde se tiene incluye la propuesta de anlisis para la identificacin de las mejores prcticas. Para tal efecto, cada criterio tiene una serie de atributos o preguntas (en algunos casos son 5, en otros son 4 y en otros son 3). En funcin de los atributos afirmativos para una prctica (respuesta SI), es posible establecer el grado de cumplimiento del criterio (ALTOverde, MEDIO-amarillo o BAJO-rojo). Por ejemplo, para establecer si una prctica tiene un carcter estratgico ALTO, se tendr en cuenta que esta debe cumplir con 4-5 de los atributos definidos para ello. En el caso que cumpla con 2-3 tendr un carcter estratgico MEDIO y si solo cumple con 1 criterio o ninguno, tendr un 4

carcter estratgico BAJO. Este proceso se repite para cada una de las prcticas y para cada uno de los criterios. As mismo, en cada hoja se encuentran las fuentes de donde se obtuvo la informacin para el anlisis de la prctica. - En la seccin de Consolidado Buenas prcticas se recopila toda la informacin correspondiente al grado de cumplimiento de criterios de cada prctica, con el objetivo de seleccionar las mejores o determinar cuando alguna de ellas es susceptible de mejora. Para ello, a los resultados de cada criterio se le asignan valores de tal forma que se construye un rango entre 9 (mnimo) - 27 (mximo). De esta manera, se podr considerar mejor a una determinada prctica en funcin del resultado de la suma de los valores obtenidos en cada criterio. La prctica se considera mejor cuando el resultado de esta suma es igual a 27 o est ms cercano a dicho valor. En esta Hoja tambin se incluye la columna Mecanismos/Herramientas, en donde se encuentra la informacin correspondiente a la caracterizacin de las prcticas. Al cruzar la informacin de los temas prioritarios, criterios y mecanismos/herramientas, es posible establecer cules son las mejores prcticas y sus correspondientes mecanismos/herramientas para ser empleados. - Finalmente, en el ltimo mdulo de la matriz se cuenta con un Mapeo de Iniciativas que busca identificar la informacin acerca de los otros sectores que pueden involucrarse en la implementacin de una determinada prctica. As mismo, permite identificar los stakeholders que pueden involucrarse en las mismas y los Principios Guas a los cuales responde. En general, la Matriz de Buenas Prcticas de la FIP tiene como finalidad ser una herramienta util para las empresas en la identificacin de los puntos en los cuales debe foratalecer los programas, prctivas y/o iniciativas que desarrolla con las comunidades de su zona de influencia. Por lo anterior se puede entender esta herramienta como una metodologa de evaluacin de las empresas para el continuo mejoramiento de las mismas.

3. INFORMACIN REQUERIDA PARA RESPONDER A LOS CRITERIOS Y ATRIBUTOS ESTABLECIDOS EN LA MATRIZ DE BUENAS PRCTICAS EN EMPRESAS Y DERECHOS HUMANOS CRITERIOS PARA DEFINIR UNA BUENA PRCTICA

ATRIBUTOS DE LOS CRITERIOS

Evoluciona junto con el proyecto y su alcance se extiende a todos los ciclos del proyecto.

SE REFIERE A INFORMACIN COMO:

* La fecha de inicio en la ejecucin del proyecto y de la prctica. * Es posible determinar que la implementacin de la prctica se enmarca dentro de los tiempos de operacin de la empresa. * La prctica fue actualizada o reformulada durante los perodos de tiempo establecidos (inicio del proyecto/prctica). * Existen caracterizaciones/anlisis de la problemtica social. * Se desarrollaron actividades para identificar eventuales riesgos para la operacin de la empresa (por ejemplo: talleres, mesas de trabajo, etc.) * A partir de los diagnsticos, la prctica contempla y prioriza actividades estratgicas. * La formulacin de la prctica y los objetivos definidos para la misma, estn relacionados con: (1) Anlisis de la problemtica social, y/o (2) Anlisis de riesgos * Los objetivos a mediano y largo plazo coinciden con los del proyecto empresarial.

Usa procesos analticos para definir actividades claves, basados en el contexto, los riesgos, las oportunidades y las posibilidades de mitigacin.

ESTRATGICA

Responde a y se basa en los riesgos y oportunidades identificados

Atiende a los objetivos de corto y largo plazo de las operaciones del proyecto Usa algo ms que los recursos econmicos y pone a disposicin la experticia de la empresa para generar beneficios a las comunidades locales y a la relacin de la empresa con las mismas

* El tema de la prctica est relacionado con la actividad econmica de la empresa. * Los sectores de la empresa involucrados en la prctica estn relacionados con el mbito (tema) de la misma. * Se identifican impactos y logros de la intervencin dentro de las comunidades donde se lleva a cabo la prctica.

Alinea la estrategia de la empresa con las prioridades de las comunidades locales, la sociedad civil y el Gobierno para garantizar el beneficio mutuo o el "valor compartido". Integra a la comunidad en las fases y aspectos de las actividades de negocios de la empresa que involucran la prctica, incluyendo gestin de impacto local, y algunos proyectos comunitarios Promueve la coordinacin interfuncional y responsabilidad para promover un compromiso constructivo entre todas las unidades de negocio que interactan con las comunidades locales.

* Se realizaron talleres de consulta con los diferentes actores * Se definieron las prioridades de cada una de las partes * El dilogo constructivo entre los actores se refleja en una estrategia concreta.

* Se promueven/generan espacios de dilogo y concertacin * La informacin proporcionada por la comunidad se contempla en la prctica. * Se adelantan capacitaciones sobre gestin de impacto, proyectos comunitarios, etc.

ALINEADA

* Los profesionales de la empresa establecen lazos de comunicacin por medio de visitas coordinadas a las comunidades. * En la prctica se definen roles especficos para cada uno de los actores. * Se establecen canales de comunicacin en doble va (se informa, se atienden sugerencias, se definen actividades). * Se definen espacios de coordinacin entre los actores (por ejemplo: Comits de seguimiento y evaluacin). * Se realizan encuentros con otros actores presentes en el terreno en donde se intercambian experiencias e informacin (foros, talleres, etc.).

Involucra otros actores del desarrollo en el rea de operaciones para aprender de sus experiencias, entender el contexto local y alinearse con las expectativas de funcionamiento y desarrollo locales Proporciona informacin en las etapas previas del proyecto para facilitar la consulta y participacin de las comunidades

INCLUYENTE Y PROACTIVA

* Se llevan a cabo talleres informativos y de consulta con la comunidad * Se generan espacios de participacin para las comunidades. * Se difunden documentos con la informacin referentes al origen y formulacin de la prctica.

Construye una relacin de confianza y construye "capital social" en el proyecto. Desarrolla un ambiente de trabajo estable para la empresa a travs del compromiso

* Se generan e institucionalizan espacios de dilogo y concertacin con las comunidades. * La prctica promueve la construccin y el fortalecimiento de espacios y redes comunitarias. * Se tiene Licencia Social para operar * Se identifica un aumento en la operacin de la empresa * Ha disminuido el tiempo para la resolucin de las diferencias entre empresa y comunidad * Es posible identificar que los objetivos de la prctica son concertados entre los actores en ella involucrados. * Los actores involucrados en la prctica participan en la definicin de la metodologa del proceso. * Los objetivos de la prctica y las actividades que se desarrollan, atienden a las necesidades e intereses de la partes. * Para la implementacin de la prctica se realizan consultas con comunidades. * El producto de estas consultas son objetivos acordes a las prioridades identificadas. * Se evidencia que las necesidades de las comunidades fueron contempladas en la prctica

Rene a las partes que tengan necesidades comunes, para crear planes de trabajo conjuntos.

Demuestra respeto por las comunidades locales a travs de la disposicin para escuchar a la gente local y una genuina preocupacin por el bienestar de la comunidad. Proporciona actualizaciones con respecto a los compromisos que se hayan retrasado

PERMITE RENDICIN DE CUENTAS

* Se llevan a cabo reuniones informativas sobre los avances de la prctica * Se establecen actas de compromisos o acuerdos entre las partes. * Los encargados de la prctica publican informes peridicos sobre sus avances * Hay evidencia sobre la existencia de diagnsticos previos y posteriores. * Se presentan testimonios que reflejan el fortalecimiento de las relaciones entre los actores involucrados en la prctica.

Demuestra sensibilidad a las tensiones existentes o conflictos en el contexto local, utilizando herramientas de anlisis de contexto y participa de una manera que reduce la probabilidad de competencia o de tensin.

Refuerza, en lugar de remplazar las instituciones y procesos de las comunidades.

* Los objetivos y las actividades de la prctica se articulan con programas gubernamentales o procesos comunitarios. * Los actores involucrados anan esfuerzos y definen responsabilidades. * Se realizan eventos/jornadas de divulgacin de informacin / rendicin de cuentas * Se elaboran actas de reunin y se divulgan Boletines/Informes peridicos sobre procesos y resultados de la prctica

Implementa procedimientos de comunicacin formal y transparente que demuestran la rendicin de cuentas, incluida la publicacin de las actas de reunin y un registro de los compromisos asumidos por la empresa Utiliza indicadores para medir y evaluar el impacto de la intervencin Se utilizan indicadores que permiten medir la cantidad y calidad del cambio en las relaciones entre empresa y comunidad

* Existen datos cuantitativos/cualitativos especficos sobre las actividades establecidas para el desarrollo de la prctica * Durante la formulacin de la prctica se establecieron Lneas de Base * Se formularon indicadores de producto y resultado referentes a las acciones contempladas en la prctica * Se formulan objetivos acordes a las prioridades identificadas en las consultas con comunidades * Se tienen datos cuantitativos/ cualitativos acerca de la percepcin de las comunidades sobre la empresa

MEDIBLE

Hace seguimiento a los cambios en las percepciones de la comunidad para obtener informacin en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa Utiliza mtodos participativos de monitoreo para construir confianza local y asegurar la comprensin de las perspectivas locales Esta sometida a un proceso de revisin continuo

* Se establecen comits o espacios de seguimiento, en los que participan las comunidades, para analizar y monitorear el desarrollo de la prctica

DINMICA

* Se establecen espacios peridicos (comits, mesas de trabajo) en los cuales se analice el desarrollo de la prctica * Se identifican y analizan las dificultades encontradas en el proceso de implementacin de la prctica

* Se desarrollan estrategias para superar las dificultades

Busca ser innovadora

* Las actividades y lneas de accin de la prctica se corresponden con las problemticas identificadas en el territorio/comunidad * Es una prctica que involucra perspectivas/enfoques novedosos para abordar las necesidades identificadas * En la prctica analizada se pueden establecer claramente las razones que llevaron a su formulacin (identificacin de la necesidad, diagnsticos). * La metodologa para la formulacin de la prctica incluy objetivos y acciones que estn en concordancia con las necesidades identificadas. * Se establecieron mtodos de monitoreo y evaluacin. * Se realizan talleres de informacin con los diferentes actores * Se disean e implementan canales de comunicacin * Se divulgan Boletines/Informes peridicos sobre procesos y resultados de la prctica * Es posible identificar que los actores involucrados en la prctica participaron del proceso metodolgico donde se definieron objetivos, estrategias, metas y acciones. * Se evidencia la realizacin de eventos o la generacin de espacios donde los actores expusieron sus puntos de vista, opiniones o aportes para enriquecer la prctica * Se identifica e involucra a los stakeholders en la prctica * Se establecen funciones especficas para ellos, a partir de sus obligaciones ticas y legales

Responde a procesos de planeacin adecuados

Su contenido es de conocimiento de todos los involucrados

PBLICA Y TRANSPARENTE

Su proceso de construccin ha sido resultado de la consulta

Tiene en cuenta los stakeholders, reconociendo las obligaciones ticas y legales de stos.

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Genera beneficios y desarrollo en el lugar donde es aplicada

* Puede establecerse que los impactos y logros de la intervencin benefician a las comunidades y territorios * Estos impactos y logros responden a las necesidades identificadas al formular la prctica. * Se tiene Licencia Social para operar * Se puede apreciar que los impactos y logros de la intervencin han beneficiado al entorno social de la empresa * La empresa ha podido aumentar sus operaciones * Se establece la duracin de la prctica * Es posible definir claramente cuales son los mbitos/temas de la prctica * Se identifica con claridad la poblacin beneficiaria de la prctica. * La poblacin a la que se destina la prctica permanece en el proceso * Es posible identificar el territorio, lugar o comunidad donde la prctica se ejecuta * La poblacin beneficiaria de la prctica se establecer a partir de diagnsticos previos de caracterizacin (poltica, econmica, social y cultural) del territorio. * Se identificaron posibles riesgos durante la estructuracin o en el proceso de implementacin de la prctica * Al definir los objetivos, estrategias y actividades de la prctica se identificaron stakeholders, conflictos sociales/comunitarios, etc.

Logra el equilibrio en el entorno social donde se aplica

SOSTENIBLE

Es aplicable a diferentes procesos o actividades a travs del tiempo

Es aterrizada a un terreno o comunidad

CONTEXTUALIZADA

Analiza las vulnerabilidades que puede tener al momento de aplicarse Tiene en cuenta las dinmicas de la zona (conflictos, actores)

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