MODULO I

INTRODUCCION Y CONCEPTOS BASICOS

INTRODUCCION En el presente Mdulo usted estudiar .los conceptos y principios bsicos para iniciarse en el estudio de las organizaciones. El Mdulo est dividido en cuatro unidades. En la primera se examinan los fundamentos de la Teora Organizacional y, las disciplinas que han contribuido a su formacin. Esta Unidad se complementa con una lectura sobre la teora de la administracin general, donde se presenta una sntesis de la evolucin del conocimiento sobre organizaciones. La segunda Unidad trata sobre los grupos sociales y la organizacin y se complementa con una lectura sobre la importancia de las organizaciones. La tercera presenta la aplicacin del enfoque sistemtico al estudio de las organizaciones, complementado con una breve lectura sobre la organizacin como un sistema. La cuarta Unidad seala la importancia del medio o entorno en el estudio de las organizaciones. Como lo indica el titulo del Mdulo, los conceptos principios y teoras estn presentados en una forma introductoria y sern desarrollados ms ampliamente en los mdulos posteriores. Es importante que usted logre a cabalidad el objetivo propuesto para este Mdulo, lo cual lo capacitar adecuadamente para el estudio de los mdulos siguientes.

OBJETIVO TERMINAL DEL MODULO Al finalizar el estudio de este Mdulo, el estudiante ser capaz de enunciar e identificar los conceptos y principios bsicos relativos a toda organizacin y a las teoras que se han desarrollado para su comprensin.

UNIDAD I

FUNDAMENTOS ALA TEORIA DE LA ORGANIZACION

OBJETIVOS DE LA UNIDAD Al finalizar el estudio de esta Unidad, el estudiante ser capaz de: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Explicar el campo de estudio y aplicacin de la Teora Organizacional. Sealar las caractersticas de una Teora Organizacional vlida. Enunciar cmo contribuyen las disciplinas bsicas a la formacin de teoras de la organizacin. Identificar los distintos aspectos administrativos que se enfatizan en la evolucin del estudio de la organizacin. Identificar los tipos de teoras sobre la organizacin actual Explicar el proceso de transicin de la teora a la prctica administrativa. Explicar por qu es importante para los gerentes tener conocimiento sobre las teoras organizacionales.

ESQUEMA DEL CONTENIDO. Pg. I. II. INTRODUCCION ............................................. 4 5 5 6 7

TEORIA DE LA ORGANIZACION .. 1. Concepto de Teora.. 2. El campo de la Teora Organizacional... 3. Las caractersticas de una Teora Organizacional vlida.

III.

LA EVOLUCION DE LAS TEORIAS ORGANIZACIONALES 9 1. Disciplinas bsicas. 9 2. Movimientos en el desarrollo de las Teora Organizacionales 15 3. Tipos de teoras organizacionales 19 4. De la teora a la prctica administrativa. 22 25 26 30

RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS.. AUTOEVALUACION .. BIBLIOGRAFIA...

I.

INTRODUCCION

Al analizar la actividad del hombre contemporneo, observamos su intenso proceso de interaccin con diferentes organizaciones. Desde los primeros controles prenatales, durante el alumbramiento y, posteriormente a su nacimiento, tanto madre como hijo dependen de una organizacin bien sea hospital o clnica; la dependencia del nio a una organizacin educacional, preescolar, escuela o colegio, es intensa a partir de los aos, momento en la cual la madre decide que es tiempo de que l aprenda y a partir de este momento ingresa a la escuela, luego pasa a la universidad y al trabajo, interactuando con diversos tipos de organizacin a travs de su vida. Las organizaciones son parte importante de las sociedades, cumplen funciones para satisfacer necesidades bsicas de la colectividad. Podemos as, como en un intento preliminar, indicar que las organizaciones son: Unidades sociales deliberadamente constituidas para lograr objetivos especficos. Conjunto de seres humanos que trabajan y cooperan tratando de lograr un objetivo comn.

Caractersticas esenciales de la organizacin son su orientacin hacia el logro de objetivos y que est compuesta por individuos que interactan e influyen en el comportamiento organizacional. Estas interacciones toman diversas formas y dan lugar a diferentes roles. Interactuamos con la organizacin en papel de estudiantes, pacientes, suplidores, propietarios, empleados. De hecho, la mayora de la poblacin se ve afectada por organizaciones, bien como miembros, bien en otro tipo de relacin. Las organizaciones son tan importantes hoy da, que a las sociedades modernas podemos considerarlas sociedades organizacionales, pues hay muy pocas actividades que no se ejecutan en organizaciones. Por ejemplo, los servicios como el telfono, el agua, la electricidad y el transporte, la salud, y, en fin, toda una gama de actividades como el estudio, la administracin de justicia, la investigacin, la produccin de petrleo, se llevan a cabo en organizaciones. Dada la importancia que para la vida del hombre tienen las organizaciones, se hace necesario analizarlas y estudiarlas cientficamente para su mejor expresin y administracin.

EJERCICIO No. 1 Antes de estudiar el concepto de teora y el campo de estudio de la organizacin, conteste el siguiente ejercicio: Seale cuatro organizaciones en las cuales usted interacta o haya interactuado. Ver respuesta pg. 25

II.

LA TEORIA DE LA ORGANIZACIN

Nuestra experiencia nos indica que la mayora de los gerentes y administradores se sienten incmodos con la palabra teora. Este trmino implica, para la mayora, una falta de relacin con los problemas prcticos a los cuales se enfrentan a diario. No parecen darse cuenta de que ellos tambin son unos tericos, al utilizar en forma estable esquemas personales de anlisis y de prediccin de resultados. Acaso cuando organizamos una empresa, implementamos polticas de incentivos, utilizamos modelos de supervisin o esquemas de control, no estamos utilizando teoras que nos relacionan variables independientes con un problema especfico? Es cierto que muchas de estas "teoras" no son vlidas y el curso debe proveer por una adecuada sustitucin de preconcepciones por teoras que sean el producto de investigacin. Se enfatizar que las teoras sobre organizaciones son el resultado de investigacin que, a su vez, servirn de mpetu a nuevas investigaciones y al desarrollo de nuevas teoras ms amplias y refinadas. 1. CONCEPTO DE TEORIA

Este trmino se usa muy frecuentemente con dos significados. El primero designa una generacin no comprobada y tentativa sobre algn fenmeno que se est estudiando. Si aceptamos este significado de teora, todo el mundo tiene y desarrolla teoras. Por ejemplo, un administrador que piensa que la mejor manera de "motivar" a sus subordinados es con mejores salarios, est utilizando una teora que relaciona motivacin y salarios; o para lograr que un departamento sea ms "eficiente", el jefe puede aplicar procedimientos de control, o imponer metas y dejar libertad a los empleados, o desarrollar incentivos variados. El camino o medio que escoja el jefe para lograr un objetivo de eficiencia, depender de la teora en la cual l tenga ms fe.

Sin embargo, es muy raro que esto sea reconocido como una teora, sino ms bien como una experiencia, idea o marco de referencia. El segundo significado del trmino teora designa una conclusin que se ha alcanzado por medio del mtodo cientfico, despus de analizar y sintetizar informacin sobre un fenmeno que se est estudiando. Este significado representa un desarrollo mucho ms maduro y es usualmente el que seguiremos al referimos a teora. Cmo ejemplo de esta segunda nocin de teora, podemos citar las siguientes conclusiones: a) "Las organizaciones que tengan a su disposicin ms y mejor informacin alcanzarn mayor grado de eficiencia". b) "Aquellas organizaciones con un mayor nivel de complejidad tendern hacia una mayor descentralizacin en la toma de decisiones". La manera como las teoras se desarrollan hasta alcanzar este segundo significado es a travs de la investigacin. Como expresamos antes, todo el mundo tiene sus propias teoras, sin embargo, slo unos pocos intentan someter sus teoras a prueba, para ver si son vlidas. Cuando esto sucede, estamos haciendo investigacin. Para desarrollar teoras vlidas son necesarias dos actividades fundamentales: a) b) Conceptualizar Producir ideas o conceptos sobre el fenmeno que interesa analizar. Verificar Comparar las ideas o conceptos con observaciones tomadas de la realidad para comprobar su validez. 2. EL CAMPO DE LA TEORIA ORGANIZACIONAL

El campo de la teora de la organizacin, como rea de especializacin profesional, es de aparicin reciente. Hasta hace unos 30 aos, haba muy pocos especialistas que se pudieran identificar como "tericos de la organizacin", aunque existan profesionales de ciertas disciplinas relacionadas que se interesaron en el fenmeno de organizacin, como fueron los ingenieros industriales, economistas, socilogos industriales y antroplogos. La tendencia actual es a la formacin de profesionales que tengan un inters ms especfico en el estudio de las organizaciones. No existe, sin embargo, una comunidad bien definida de profesionales con la responsabilidad de investigar y desarrollar conocimientos sobre organizaciones.

Miembros de muy diversas disciplinas han contribuido a nuestra capacidad de comprender y analizar organizaciones, as como de predecir e influir el desempeo de las mismas. Adems, es interesante hacer resaltar la diversidad de enfoques o mtodos empleados en las investigaciones, segn la disciplina del investigador. Esta es una de las razones por las que el campo de "teora de organizacin" aparece como carente de unidad y desordenado, en trminos de conceptos y objetivos de los investigadores. Debemos reconocer desde el principio, que aunque la aplicacin directa de la teora de organizacin al diseo y operacin de las organizaciones ha sido limitada, que su potencial es grande. Un tipo de contribucin que se podra esperar de estas teoras, sera el desarrollo de criterios especficos para el diseo de organizaciones. Por ejemplo, para acelerar el flujo de informacin y facilitar el proceso de decisiones. Consideremos por ejemplo, un sistema de procesamiento electrnico de datos, que se instala con el propsito de acelerar el flujo de informacin y mejorar la toma de decisiones. La experiencia nos muestra que muchas de estas instalaciones y sistemas no han aportado los beneficios esperados, y otros han sido un fracaso. Analizando las causas de estos "fracasos" nos encontramos que en su mayora han sucedido, no por problemas de la mquina, sino por las reacciones de la gente que debe suministrar la informacin al sistema, obtener resultados del mismo, o prestarle servicio, es decir, modificar las maneras ya establecidas de hacer las cosas. Los especialistas en organizacin han estudiado por aos ste y otros problemas parecidos, con el fin de buscarles solucin. No se ha logrado desarrollar una teora o unas reglas universales sobre cmo implementar exitosamente "sistemas de informacin gerencial computarizados" pero hemos aprendido lo suficiente sobre las dificultades operativas, las resistencias que pueden esperarse, las causas de los problemas y algunas maneras alternativas de encararlas. Muchos otros ejemplos irn surgiendo durante el desarrollo del texto, en los cuales veremos los aportes de la teora organizacional a la comprensin y solucin de problemas.

3.

CARACTERISTICAS DE UNA TEORIA ORGANIZACIONAL VALIDA

El criterio fundamental para considerar una teora sobre organizaciones, como vlida o meritoria, debe ser el pragmatismo. Esto es, que sea til para el administrador. Lo ayuda a hacer su trabajo y a comprender mejor situaciones complejas de la organizacin? Nosotros consideramos que una teora de organizacin, vlida o til debe ayudar al administrador a:

1. Explicar el desempeo de la organizacin o algunos de componentes.

sus

Este aspecto puede no traer beneficios directos al administrador, excepto la satisfaccin de saber por qu un evento sucedi de esa manera, y tambin lo puede hacer consciente de otros aspectos relevantes que pudo haber considerado en la toma de una decisin. Por ejemplo: una empresa no logr satisfacer unos pedidos adicionales de su producto. La causa de este problema se debi a la falta de un incentivo al trabajo en la forma de un pago extra a los operarios por la produccin extra solicitada. Ante esta situacin, una teora organizacional vlida ayudara a explicar las relaciones que existen entre un incentivo en forma de pago extra, la mayor motivacin del trabajador y el mejor desempeo en su trabajo, que se concreta en un aumento de la produccin y bajo qu circunstancias se modifican estas relaciones. 2. Predecir el desempeo futuro de la organizacin.

Esta caracterstica de la "teora vlida" es de gran utilidad para el administrador. De hecho, toda decisin que toma un administrador est basada en alguna concepcin terica, de cmo se comportar el sistema organizado como consecuencia de su decisin. Gran parte de la labor gerencial se concretiza en resultados futuros. Estos resultados se aproximan mediante acciones y decisiones administrativas. El ideal de todo gerente debe ser: contar con "teoras" que le permitan conocer de antemano las consecuencias e impactos de sus acciones y decisiones sobre su organizacin.

3.

Influir en el desempeo futuro de la organizacin

Esta posibilidad que ofrece la teora vlida es la ms importante en la prctica administrativa. La habilidad para influir en el desempeo futuro es de importancia obvia para xito del gerente. Esta observacin se fundamenta en el hecho de que la labor principal del gerente es la toma de decisiones, lo cual tiene siempre consecuencias futuras. Por ejemplo, en la situacin anteriormente descrita un gerente decidir ofrecer incentivos adicionales, siempre que desee incrementar la produccin.

EJERCICIO No. 2 Seleccione la (s) alternativa (s) correcta (s) Una teora organizacional vlida sirve para: 1 2 3 4 5 Explicar fenmenos de la organizacin Catalogar decisiones organizacionales Diversificar actividades en la organizacin Predecir el desempeo futuro de la organizacin. Influir en la actividad futura de la organizacin

Ver respuesta pg. 25

III.

EVOLUCION DE LAS TEORIAS ORGANIZACIONALES

Han sido muchos los autores que se han dedicado al estudio del fenmeno organizacional. En las ltimas dcadas se ha desarrollado un inusitado inters hacia las organizaciones y ellas han recibido la atencin de profesionales provenientes de diferentes disciplinas. As encontraremos que tanto ingenieros industriales como socilogos y antroplogos han hecho importantes contribuciones al desarrollo de diferentes teoras organizacionales. 1) DISCIPLINAS BASICAS

Las disciplinas, bsicas que contribuyen al desarrollo de la teora organizacional pertenecen a tres grandes especialidades del conocimiento:

a) Especialidad analtica

Economa Matemtica Investigacin de operaciones Administracin de empresas Administracin Pblica Ciencia Poltica Sociologa Psicologa Antropologa

b) Especialidad institucional

c) Especialidades en Ciencias del Comportamiento

Las especialidades analticas e institucionales son las que tradicionalmente se conocen como aportadoras de conocimiento sobre organizaciones. La ciencias del comportamiento, dado el comportamiento interpersonal y de grupos tan intenso que existe en la organizacin, as como la fuerte influencia que la conducta humana tiene sobre el desempeo de la misma, se hacen fundamentales en el desarrollo de las teoras organizacionales y, por esto, en los ltimos aos se incluyen en los cursos sobre organizacin. Es importante que describamos, sin pretender ser exhaustivos, algunos aspectos relevantes de estas disciplinas para el anlisis de organizaciones. a) Especialidades analticas a.1. Economa Los aportes de esta disciplina son bsicamente conceptos econmicos tales como oferta y demanda de productos, teora de precios y, sobre todo, lo relacionado con la asignacin de recursos para las empresas. El pensamiento econmico es una parte vital en el manejo de las organizaciones, ya que ellas disponen de limitados recursos para enfrentar mltiples necesidades. a.2. Matemtica La matemtica han contribuido a enriquecer el campo organizacional con el aporte de tcnicas cuantitativas de gran utilidad en el proceso de toma de decisiones. El enfoque matemtico ha hecho posible que los problemas administrativos sean analizados de una manera lgica y racional, por medio de frmulas y modelos matemticos. a.3. Investigacin de operaciones Es una disciplina cuantitativa que se ha desarrollado recientemente, con el fin de solucionar problemas de tipo tctico y estratgico, mediante la construccin de modelos matemticos complejos. Los mtodos de investigacin de operaciones son de mucha utilidad en la solucin de problemas relacionados con niveles de inventario, asignacin de recursos a diferentes actividades y programas de produccin.

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b) Especialidades institucionales b.1. Administracin de empresas Un aporte muy importante al desarrollo de la teora organizacional ha venido de la gerencia de empresas productivas o comerciales, como un conjunto de disciplinas relacionadas con la administracin de la produccin, las ventas, la distribucin y, en general todo lo relacionado con el manejo de las organizaciones de negocios. b.2. Administracin Pblica Esta disciplina ha contribuido con los principios bsicos relacionados con la administracin y organizacin de las instituciones pblicas, tales como ministerios, empresas del Estado e institutos autnomos, ayudando a establecer diferencias y semejanzas entre las organizaciones pblicas y privadas. b.3. Ciencias polticas Las ciencias polticas se han ocupado de estudiar todos los asuntos relacionados con el Estado, pero fundamentalmente se han dedicado a estudiar el fenmeno de poder y su institucionalizacin, particularmente en l gobierno. El ejercicio del poder y su legitimidad son de importancia central en las organizaciones, ya que cada una, a medida que va creciendo, tiende a desarrollar una estructura de poder y, por lo tanto, es necesario conocer dnde estn localizados y cmo funcionan los diferentes centros de poder. c) Especialidades en ciencias del comportamiento c.1. Sociologa Los aportes de esta disciplina al estudio de la administracin y los procesos organizativos han contribuido, sustancialmente, a la comprensin del fenmeno de las interrelaciones personales bajo diversas circunstancias. Las teoras sociolgicas que nos han ayudado en el anlisis de organizaciones, son las relacionadas con la interaccin social, cultural y el funcionamiento del grupo pequeo; especficamente, sus comportamientos en organizaciones, su influencia sobre los miembros y el impacto del grupo sobre la organizacin. Importancia muy considerable por su naturaleza pionera y las perspectivas que abrieron al anlisis de organizaciones, tuvieron las teoras sobre la divisin del trabajo, conflicto, poder y socializacin. De gran utilidad para el estudio y 11

comprensin de los problemas del hombre en una sociedad industrial, ha sido, los trabajos referentes al impacto de la "Gran Organizacin" sobre la sociedad y el hombre. Los socilogos tambin han dirigido sus esfuerzos tericos al estudio del proceso de negociacin, liderazgo y estructura de la organizacin y su relacin con la efectividad de sta. Posiblemente su gran aporte ha sido el anlisis de la burocracia, especficamente el denominado comportamiento burocrtico y las interrelaciones estructurales de la organizacin burocrtica. La organizacin de tipo burocrtico, como la desarrollada por el socilogo Max Weber, ha originado investigaciones que han generalizado nuevas concepciones organizativas y, desde este punto de vista se puede decir que muchas de las teoras modernas sobre organizaciones, se basan en la organizacin burocrtica. c.2. Psicologa Es la disciplina que estudia el comportamiento humano. Los aportes de la psicologa al campo de las organizaciones han sido sustanciales, ya que ha contribuido con conceptos y teoras fundamentales para explicar el comportamiento del hombre como componente esencial en toda organizacin. La psicologa industrial estudia mtodos de seleccin, entrenamiento y supervisin de personal. Esta especialidad creci a consecuencia de los seguidores de Taylor, quienes intentaban disear mquinas que fueran adecuadas al hombre, y de Elton Mayo y otros, quienes pensaban que la psicologa era fundamental para comprender las organizaciones industriales. Estos estudios cubren tpicos tan variados como satisfaccin, fatiga del operario, rotacin de personal y tcnica de medicin de aptitudes. A pesar del enfoque directo a cierto tipo de problemas administrativos, los campos de psicologa industrial y social tienen mucha mayor relevancia para la comprensin de los procesos organizacionales. El trabajo de Kurt Lewin en el anlisis de grupos pequeos ha abierto el campo al estudio de la dinmica de grupos. Los estudios sobre 'redes de comunicacin" y la introduccin del "cambio planificado", han sido esenciales para el anlisis de liderazgo, toma de decisiones y la introduccin de innovaciones. La "sociometra" nos ha ayudado a analizar las relaciones interpersonales en las organizaciones. La psicologa individual ha hecho tambin aportes bsicos al anlisis administrativo. Las exploraciones de los aspectos inconscientes del comportamiento humano debidas a Freud y los neofreudianos, han abierto importantes caminos para la comprensin de la conducta organizacional. Psiquiatras y psicoanalistas han colaborado en la solucin de conflictos individuales y de grupo, as como en el alivio del stress individual. Tal vez ms relevantes a la comprensin de la conducta humana en organizaciones, son las teoras sobre la motivacin y la personalidad. Investigaciones sobre la variedad de 12

las necesidades humanas as como de las potencialidades del hombre para el autodesarrollo al asociarse con otros miembros del grupo de trabajo. Estudios sobre liderazgo, autoridad v poder, tan esenciales en las relaciones entre miembros de la organizacin han sido esencialmente hechos por psiclogos. Una de las caractersticas importantes de inters en el anlisis y comprensin del individuo "ordinario", que trabaja y cumple una labor, ms que en el hombre con conducta patolgica. La psicologa experimental tambin se ha apartado un tanto del estudio experimental de laboratorio, para prestarle mayor atencin a experimentos sobre toma de decisiones, individual y en grupos, y tambin en los procesos de negociacin. En fin, la enumeracin, muy breve y no completa de los aportes hechos por la teora sicolgica que hemos presentado, debe permitirnos comprender lo importante de cada disciplina para nuestro estudio. c.3. Antropologa Esta ciencia examina los comportamientos humanos que se pueden considerar "aprendidos", incluyendo las conductas sociales, tcnicas y familiares; valores y creencias que constituyen el concepto de cultura. La mayor contribucin de la antropologa al estudio de organizaciones ha sido el anlisis comparativo de organizaciones funcionando en diferentes ambientes. Estos estudios han sido bsicos para la comprensin de estilos gerenciales y la influencia de factores ambientales sobre los procesos organizacionales. Incluimos aqu la toma de decisiones, comunicaciones, control, etc. Tambin el enfoque antropolgico ha permitido analizar inteligentemente aspectos de la transferencia de tecnologa y habilidades gerenciales de sociedad a sociedad. En el siguiente grfico podemos observar cmo las disciplinas bsicas contribuyen directamente a la formacin de las teoras de la organizacin. El cientfico de la gerencia desarrolla y adapta las teoras y proposiciones provenientes de las disciplinas bsicas, que sern ms tarde utilizadas por el administrador en la realidad organizacional.

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ESPECIALIDADES ANALITICAS Administracin de Empresa. Administracin Pblica. Ciencias Eolticas. Psicologa Sociologa Antropologa

ESPECIALIDADES INSTITUCIONALES

CIENCIAS DEL COMPORTAMIENTO

Economa Matemtica Investigacin de Operaciones

TEORIA SOBRE ORGANIZACIN Conocimiento especfico sobre el funcionamiento de las organizaciones.

LA

CIENTIFICO GERENCIA

DE

LA Desarrolla y adapta las ideas, teoras proposiciones y tcnicas provenientes de las disciplinas. basicas

Fig. 1 Disciplinas bsicas que contribuyen a la formacin de las teoras de la organizacin. ADMINISTRADOR

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Adopta e implementa reglas de decisin, diseos organizacionales y patrones de comportamientos.

Para concluir, puede decirse que las contribuciones que se han recibido de las diversas disciplinas han estado orientadas hacia puntos muy definidos, y han tratado de satisfacer inquietudes relacionadas con el funcionamiento de las organizaciones, cubriendo aspectos tales como: Divisin del trabajo Mejoramiento de la eficiencia. Mejor uso de los recursos Problemas de estructura. Problemas de procesos.

Todos estos aspectos y muchos otros que sera muy largo enumerar, han sido preocupacin bsica del hombre, no tan slo en la poca actual, sino desde el inicio mismo de la civilizacin; as se nota que en el Viejo Testamento se encuentran observaciones y recomendaciones sobre el fenmeno organizacional. A pesar de todo el inters desarrollado alrededor de las organizaciones, no es sino hasta mediados del siglo XIX cuando se empez a teorizar sobre las mismas. La evolucin de la teora organizacional est marcada por distintos movimientos y cada uno de ellos enfatiz diferentes aspectos en el estudio de la organizacin. Examinemos a continuacin los diferentes movimientos que han contribuido al desarrollo de las teoras sobre la organizacin.

2.

MOVIMIENTOS EN ORGANIZACIONAL

EL

DESARROLLO

DE

LA

TEORIA

Los movimientos en el desarrollo de las teoras organizacionales las podemos clasificar de la siguiente forma, segn el nfasis que dieron a sus estudios: a) b) c) d) Racionalizacin del trabajo. Ambiente fsico del trabajo. Ambiente social. Toma de decisiones.

A continuacin analizaremos cada uno de ellos:

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a) Enfasis en la racionalizacin del trabajo Este movimiento se inicia con los estudios de Frederick Taylor 1 a comienzos de siglo, en pleno auge de la revolucin industrial y enfatiza la racionalizacin del trabajo por medio del mtodo cientfico. Taylor impuls el movimiento cientfico en la administracin. Sus ideas se orientaron, bsicamente, hacia el mejor manejo de la fuerza de trabajo mediante el desarrollo de una secuencia lgica y ordenada de los diferentes eventos. Su enfoque sistemtico se bas, fundamentalmente, en el uso de cuidadosos mtodos de estudio, pruebas estrictas para la seleccin de personal calificado, procedimientos para el entrenamiento sistemtico de personal, cuantificacin del trabajo y sobre todo un sistema de pago basado en el rendimiento del trabajador; es decir, lograr una mayor productividad del recurso humano mediante la incentivacin monetaria. Esta filosofa tayloriana se difundi rpidamente en el sector industrial de los pases ms avanzados. Es de hacer notar que en la opinin de la mayora de los estudiosos, los trabajos de Taylor marcaron el comienzo de la gerencia moderna. El mtodo cientfico ampliamente utilizado en las ciencias fsicas y biolgicas, se empez a usar tanto para analizar como para mejorar los medios y mtodos de la administracin de las industrias manufactureras. Un gran nmero de autores aplic el mtodo cientfico para la solucin de diferentes problemas en las organizaciones industriales, especficamente problemas relacionados con el proceso productivo. Las contribuciones de estos autores pasaron casi inadvertidas hasta que Frederick Taylor desarroll lo que ms tarde se conoci como la Administracin Cientfica. b) Enfasis en el ambiente fsico de trabajo Despus de Taylor con su nfasis en la racionalizacin del trabajo, surge un nuevo movimiento basado en la idea de que las condiciones ambientales directas son los factores ms influyentes en la productividad del individuo. Estas concepciones dieron lugar al movimiento que se denomin Teora Psicolgica de Organizacin y se denomin as dada la gran importancia que se pens tenan la temperatura, humedad, iluminacin, etc., sobre el desempeo humano. De hecho, en los primeros experimentos que se hicieron sobre la productividad de la mano de obra, se manipularon estas variables. No hay duda que stas son dimensiones muy importantes para el trabajo eficiente de hombre, pero que se sobre enfatizaron tal y como qued demostrado en los clebres

Ver Mdulo I del curso Introduccin a la Administracin.

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trabajos de Hawthorne que se estudiaron en el curso Introduccin a la Administracin2. c) Enfasis en el ambiente social En los experimentos realizados en Hawthorne, dirigidos por el famoso investigador Elton Mayo, surge un nuevo movimiento, que concluye que la produccin depende principalmente de factores no ambientales, e identifica las relaciones personales y sociales como las variables ms importantes para lograr mejorar en la produccin. Las ideas de este movimiento sirvieron de base al nuevo enfoque que se di a la gerencia durante la dcada de los cuarenta y enfatiz las relaciones personales y sociales como elementos motivadores de la produccin. Estos principios fueron desarrollados y expandidos, y constituyen lo que se conoce hoy como el movimiento de las "relaciones humanas". d) Enfasis en la toma de decisiones Mientras los seguidores de la corriente de relaciones humanas vean al hombre como ente social y otros como meramente econmico, un grupo de tericos contemporneos lo ven como un ser capaz de resolver problemas y tomar decisiones racionalmente. De acuerdo a la opinin de estos autores, el hombre acta en funcin de diversas motivaciones y se decidir por aquella alternativa que ms le satisface. Los seguidores de estas corrientes sostienen que el individuo es un ser ms complejo de lo que Taylor y Mayo consideraron, y que no es un ente que puede ser fcilmente manipulado, sino que, el contrario, es capaz de adaptarse a diferentes situaciones y evaluar aquellos factores que le permitan decidir racionalmente. El hombre es capaz de utilizar un proceso selectivo entre diferentes alternativas, rechaza factores negativos y maximiza los positivos y as, en forma racional y lgica, decide lo mejor para l. El mximo exponente de este enfoque administrativo es el Dr. Herbert Simn, Premio Novel de Economa en 1978. A continuacin realice la lectura del artculo: Pini, Jos A. Teora de la Administracin General. Revista Administracin de Empresas. IX, pginas 417 -441.

Introduccin a la Administracin Mdulo I, Unidad 2, pg. 57, 58. Universidad Nacional Abierta, Caracas, 1980, UNA.

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Este artculo presenta una sntesis de las principales corrientes del pensamiento en el campo de la teora organizacional. Se estudia: La escuela clsica La escuela sociolgica. La toma de decisiones. El enfoque ecolgico o del sistema abierto Hacia la integracin: la teora de la organizacin.

Finaliza el artculo con un resumen y las conclusiones que pueden extraerse del proceso de evolucin experimentado por el pensamiento administrativo en el transcurso de las ltimas dcadas.

EJERCICIO No. 3 Sobre la base de la lectura presentada, realice el siguiente, ejercicio de reflexin: A. B. C. Cul es el foco de atencin de la escuela clsica en relacin a las organizaciones? Cules son los exponentes de la escuela clsica? Cules son los condicionantes establecidos por cada uno de los representantes de la escuela clsica, a objeto de lograr racionalidad y eficiencia en el comportamiento organizacional?. Cules son las crticas hechas al pensamiento administrativo de la escuela clsica? Qu logros se alcanzaron, en relacin a la comprensin de las organizaciones, con las experiencias realizadas por Elton Mayo? Cul es el foco de atencin de los conductistas en relacin a las organizaciones? Ver pgina 25

D. E. F.

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EJERCICIO No. 4 Cada una de las proposiciones que a continuacin se presentan indican el nfasis que se dio a diferentes aspectos del estudio de las organizaciones. Seale, en el espacio en blanco, el aspecto enfatizado en cada proposicin: PROPOSICION 1 Enfatiza la idea de que las condiciones ambientales directas son los factores ms influyentes en la productividad. Concepcin que da importancia hacia el mejor manejo de la fuerza de trabajo mediante el desarrollo de una secuencia lgica y ordenada de los diferentes eventos necesarios para lograr un objetivo. Enfatiza el concepto que la variable ms importante para el aumento de la productividad son las relaciones personales y raciales. Da gran nfasis al hombre como solucionador de problemas. ASPECTO

Ver respuesta pgina 25 4. TIPOS DE TEORIA DE ORGANIZACIN

Todos los trabajos, ideas y conceptos, desde Taylor hasta nuestros das, han ido conformando un slido cuerpo de conocimientos, dando lugar a diferentes teoras sobre las organizaciones. Estas teoras estn muy relacionadas con los enfoques para l estudio y prctica administrativa, que se estudiaron en el curso de la "Introduccin a la Administracin", Mdulo II, y condensan el nfasis que hacen los diversos autores en el anlisis y estudio de la problemtica organizacional. Un resumen del estado actual de las teoras sobre organizacin nos permite clasificarlas de la siguiente; manera:

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a. b. c. d. e. f. a.

Empricas Cuantitativas Operacional es o del proceso administrativo Toma de decisiones Comportamiento humano Sistema social Las Teoras Empricas

Asumen que el aprendizaje del trabajo del gerente se basa en la observacin del proceso gerencial. Estas teoras estudian y observan el funcionamiento de gerentes que han tenido xito y tratan de adaptarlas y generalizadas. La esencia de este enfoque reside en el establecimiento de una serie de principios y normas que sirven de lineamientos generales, dentro de los cuales los gerentes actan con gran discrecin. Los seguidores de este concepto consideran que una teora vlida proviene, esencialmente, de la observacin y la constante modificacin de las prcticas. b. Teoras cuantitativas

Analizan la problemtica organizacional por medio del desarrollo de modelos y la utilizacin de smbolos matemticos. Estas teoras han logrado dar solucin a una gran cantidad de problemas industriales especficos, ya que ayudan al gerente a definir claramente el problema y sus restricciones, y a pensar en forma lgica y ordenada. Ejemplos de rea cuantitativa son los modelos de programa lineal, la teora de colas, la teora de inventarios y muchas otras desarrolladas en base a estructuras matemticas. c. Teoras operacionales

Se ocupan del estudio de los procesos gerenciales, estableciendo principios y normas que facilitan el trabajo del gerente. Estas teoras, llamadas formales o tradicionales, asumen que el trabajo es rutinario y que puede ser dividido en funciones. Las ideas de Taylor y sus seguidores pueden ubicarse en esta categora. En estas teoras est presentado el proceso administrativo que seala las tareas que caracterizan al administrador en su trabajo dentro de una organizacin. d. Teoras de las decisiones

Explican el trabajo gerencial mediante el estudio del proceso de toma de decisiones dentro de la organizacin, y sostiene que ese proceso es la esencia del trabajo gerencial. Enfatiza la importancia de la informacin como insumo de este proceso de escogencia, entre diversas alternativas de accin.

20

e.

Teoras del comportamiento humano

Estas reconocen que los miembros de una organizacin son poseedores de ciertos valores, actitudes, objetivos y necesidades individuales. Cuando los objetivos individuales colinden con los de la organizacin, entran en conflicto aspectos de eficiencia, satisfaccin y se afectan los patrones de comportamiento dentro de sta. f. Teoras del Sistema Social

Consideran la organizacin como un sistema abierto, donde el individuo tiene relaciones con un grupo de trabajo, pero, al mismo tiempo, est en contacto permanente con el medio ambiente donde vive, en el cual juega una serie de diferentes papeles que pueden ser compatibles o no con el trabajo que realiza. Estas teoras asumen que el medio ambiente es un elemento importante en el comportamiento del individuo y que, las relaciones sociales, tanto en la situacin de trabajo como fuera de ella, tienen una gran influencia en la actuacin de individuo en la organizacin. El resumen que hemos hecho ha sido, bsicamente, con el objeto de dar una idea general de la situacin actual de la Teora Organizacional, la cual, como hemos visto est conformada por teoras de diferente naturaleza. No hay duda de que a, medida que sigamos investigando en las organizaciones, aparecern nuevos y valiosos conceptos que sern incorporados al cuerpo de conocimientos sobre organizaciones. Componentes fundamentales de estas teoras sern desarrolladas en este, curso, as como en el de Comportamiento Organizacional.

EJERCICIO No. 5 Seale los cinco tipos de Teoras que actualmente existen sobre organizacin. Ver respuesta pgina 25

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EJERCICIO No. 6 Seale a qu tipo de teora de la organizacin se refiere cada una de las siguientes proposiciones PROPOSICION A. B. C. Estudia los procesos gerenciales estableciendo principios y normas que facilitan el trabajo del gerente. Estudian el individuo y sus relaciones sociales dentro de la organizacin Estudian y observan el funcionamiento de los gerentes que han tenido xito y tratan de adaptar y generalizar estas experiencias TIPO DE TEORIA

_______________ _______________ _______________

Ver respuesta pgina 25 4. DE LA TEORIA A LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

Muchas veces nos preguntamos cmo se llega de las teoras organizacionales en la prctica administrativa? En este tema trataremos de responder a este interesante interrogante. El hombre, a travs de su experiencia y de la investigacin cientfica desarrolla hiptesis y teoras generales en las diversas disciplinas conexas con la organizacin. Estas teoras son comprobadas y muchas veces adaptadas a las diversas circunstancias que rodean el medio organizacional. Nacen aqu las tcnicas administrativas, que son la implementacin de prcticas estandarizadas por el hombre para el manejo de las organizaciones. Examinemos a continuacin el siguiente grfico en l cual se resumen los pasos que se siguen para llegar de la teora a la prctica.

DESARROLLO DE TEORIAS

COMPROBACION

ADAPTACION

IMPLEMENTACION

Fig.2 22

Este proceso puede describirse de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. Desarrollo de proposiciones y teoras generales en las disciplinas conexas con la organizacin. Comprobacin general de las teoras y proposiciones relevantes a la prctica administrativa. Adaptacin hecha, por analistas o consultores, de tcnicas o teoras especficas. Implementacin de prcticas administrativas estandarizadas a la generalidad de las organizaciones.

Del esquema anterior podemos deducir que el camino que se recorre desde el desarrollo del conocimiento en las disciplinas bsicas, relacionadas con la administracin, hasta que se convierten en normas y procedimientos especficos, es arduo. No son fciles los resultados de investigacin en las disciplinas bsicas y el aplicarlos de inmediato a la prctica administrativa. Muchas de estas investigaciones se realizan fuera del contexto de la organizacin, y, por lo tanto, su aplicacin prctica no se hace de inmediato requiriendo, cierto tiempo para un proceso de adaptacin. Esta adaptacin la hacen los especialistas en teora organizacional. Por ejemplo, toda la concepcin de sistemas surgi de las ciencias fsicas y, tiempo despus fue cuando tuvo su aplicabilidad e impacto en las ciencias sociales y su posterior adaptacin al estudio de las organizaciones. El anlisis de la organizacin, como un sistema, es de los ms nuevos en la actualidad y es la corriente que ms auge y desarrollo ha tenido en los ltimos aos, como enfoque integrador de todas las teoras sobre organizacin. Otro ejemplo sera el relacionado con el trabajo de los antroplogos, quienes por dcadas tomaron tribus como objeto de estudio y, aunque avanzaron mucho en el anlisis de las relaciones interpersonales de autoridad y liderazgo en estos grupos, se requiri mucho tiempo y esfuerzo para validar y utilizar dichos conocimientos en el estudio de las organizaciones. La responsabilidad por desarrollar el conocimiento especfico sobre organizaciones e integrarlo en aplicaciones especficas a problemas de la organizacin recae en el terico de la organizacin y en el consultor profesional, respectivamente. Muchas de las bases de la prctica administrativa no son fcilmente transferibles por medios formales y deliberados. Son aspectos sutiles, que se aprenden en el proceso de crecer y vivir en una sociedad y que se vuelven muy arraigados en nosotros. Slo cuando nos encontramos con que en otras sociedades y organizaciones se hacen las cosas de manera diferente y tal vez con mejores resultados, en cuando cuestionamos nuestro comportamiento administrativo, intuitivo y emprico. 23

Cada vez ms se est enfatizando en el entrenamiento formal para administradores; el que usted est leyendo este libro, por ejemplo, es parte de ello. Los graduados de escuelas de administracin de pregrado y postgrado son, cada vez ms, la fuente principal de talento administrativo en nuestra sociedad, de manera que la oportunidad que se daba antes, de comenzar "barriendo el almacn" y despus de treinta aos, convertirse en el "jefe", se ha reducido drsticamente. No hay duda que el administrador, as como el mdico y el ingeniero, se convertir en un mejor profesional mediante el estudio intenso de las disciplinas bsicas que conforman el campo especfico. La tendencia es cada vez ms marcada a incluir el estudio formal de teoras sobre organizacin en la formacin del administrador. De esto se desprende que el desarrollo y comprensin de estas "teoras" est hacindose ms relevante para la eficiente prctica administrativa en las organizaciones.

EJECICIO No. 7 Indique los pasos que se deben dar para ir de las teoras generales a la prctica administrativa Ver respuesta pgina 25

24

.RESPUESTA A LOS EJERCICIOS EJERCICIO No; 1 Una respuesta posible puede ser: 1. 2. 3. 4. La empresa donde trabajo: SIDOR El colegio El ejrcito El equipo de deporte EJERCICIO No. 2 Usted debi haber sealado los siguientes nmeros: 1,4,5. EJERCICIO No. 3 Las respuestas a este ejercicio se obtienen de la lectura del artculo. EJERCICIO No. 4 1. 2. 3. 4. Ambiente fsico del trabajo Racionalizacin del trabajo Ambiente social Toma de decisiones EJERCICIO No. 5 a. b. c. d. e. Empricas Operacionales Comportamiento humano Sistema social Toma de decisiones EJERCICIO No. 6 a. b. c. Operacional Sistema social Emprica EJERCICIO No. 7 a. b. c. d. Desarrollo de proposiciones y teora general Comprobacin de las teoras Adaptacin a organizaciones especficas Implementacin en prcticas administrativas estandarizadas 25

AUTOEVALUACION En los siguientes tems marque con una x la respuesta correcta que corresponda al enunciado. 1. A B C D El concepto de teora puede ser definido como una: Proposicin hecha acerca de un fenmeno observado que interrelaciona diferentes variables. Generalizacin y tentativa sobre algn fenmeno estudiado. Generalizacin de experiencias vividas en una organizacin. Conclusin alcanzada despus de analizar y comprobar informacin por medio del mtodo cientfico, sobre un fenmeno observado.

2. A B C D 3. A B C D

Las actividades fundamentales para desarrollar una teora vlida son: Planear, organizar, dirigir y controlar Analizar, sintetizar y concluir Conceptualizar y verificar Analizar y generalizar Qu funciones cumple una teora organizacional con respecto al desempeo de la organizacin? Planear, dirigir y controlar el desempeo de la organizacin. Explicar, predecir e inferir el desempeo de la organizacin . Coordinar, predecir, controlar el desempeo de la organizacin. Predecir, planear y controlar el desempeo de la organizacin.

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4. A B C D

El estudio de la teora organizacional le servira al gerente para: Controlar personal calificado y aumentar la productividad. Obtener un mejor conocimiento de la estructura y procesos de la organizacin. Facilitar las relaciones con los grupos de trabajo. Facilitar la planificacin y control de las relaciones informales.

5. A B C D

Una organizacin puede definirse como: Una agrupacin de recursos materiales dirigidos por el hombre a la obtencin de un objetivo. Un grupo de seres humanos deliberadamente constituido trabajan y cooperan para lograr un objetivo comn. que

Un conjunto de actividades deliberadamente constituido por el hombre, para lograr sus objetivos . Un conjunto de hombres reunidos deliberadamente para que compitan en el logro de un objetivo.

6.

En el siguiente cuadro seale las nueve disciplina bsicas que han contribuido al desarrollo de las teoras organizacionales DISCIPLINAS ESPECIALIDADES Analticas

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Institucionales

Ciencias del comportamiento.

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7. 8. 9.

Escriba los cuatro aspectos ms importantes que se enfatizan en evolucin del estudio de la organizacin. A continuacin escriba los cinco tipos de teoras sobre la organizacin actual y seale algunas de sus principales caractersticas. Seale los cuatro pasos del proceso de transicin de la teora a la prctica administrativa.

10. Escriba un pequeo ensayo, de una pgina, sobre la importancia del estudio de la teora organizacional y su campo de anlisis.

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RESPUESTAS A LA AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 7. 1. 2. 3. 4. 8. 9. 1. 2. 3. 4. 10. D C B B B DISCIPLINA Economa Matemtica Investigaciones de Operaciones Administracin de empresas Administracin Pblica Ciencias Polticas Sociologa Psicologa Antropologa ESPECIALIDADES Analticas

Institucionales

Comportamiento

Racionalizacin del trabajo Ambiente fsico Ambiente social Teora de las decisiones Ver texto pgina 19 Desarrollo de teoras generales Comprobacin de las teoras Adaptacin en organizaciones especficas Implementacin en prcticas administrativas estandarizadas Vea el contenido de las pginas 6,7; si tiene alguna duda consulte con su Asesor.

29

BIBLlOGRAFIA ALBERTS, Henry H. Principios de Organizacin y Administracin, Limusa-Willey, Mxico, 1968 FRISCHNECHT, Federico Organizacin. El Ateneo, Buenos Aires, 1978 MARCH, James G. Teora de la Organizacin. Ediciones Ariel, Barcelona, 1961 SISK, Henry Administracin Y Gerencia de Empresas. Cincinnati, South-Westem Publishing Company, 1976 SILVERMAN, David Teora de las Organizaciones. Ediciones Nueva Visin, Buenos Aires, 1975 TERRY, George R. Principios de Administracin. CECSA, Mxico, 1974 WHYTE Jr., William H. El Hombre Organizacin. Fondo de Cultura Econmica, Mxico, 1968

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APENDICE INVESTIGACION EN LAS ORGANIZACIONES INTRODUCCION La importancia de las organizaciones formales, para nuestra vida y el progreso de la sociedad, es indiscutible. En unidades anteriores describimos cmo todo el esfuerzo productivo de bienes y servicios, toda la investigacin y, por ende el adelanto cientfico y tecnolgico, la prctica religiosa, la educacin, el deporte y casi toda actividad humana, tienen lugar en organizaciones. Se nos hace difcil pensar en actividades relevantes y muchas no tan importantes, que no se desarrollen dentro de organizaciones. Este fenmeno es muy caracterstico de nuestra poca y nunca antes en la historia se dio tal dependencia de las organizaciones, para la satisfaccin de las necesidades humanas. De igual manera, nunca existieron organizaciones de tal complejidad y tamao como son las que hoy estamos acostumbrados a observar. Comparemos, por ejemplo, el tamao de los ejrcitos, su diversidad y las tecnologas "administrativas" utilizadas por Alejandro Magno, con cualquier ejrcito moderno; las funciones y recursos de una ciudad-Estado griega, con la complejidad de la administracin de los servicios de nuestra ciudad capital Caracas. Podemos imaginar la absoluta sorpresa del "administrador" de la ciudad griega, si tuviera que enfrentarse a las complejidades de una urbe contempornea. Ni qu decir de las diferencias entre una de nuestras tan familiares empresas petroleras, con su variedad de tecnologas, mercados y productos, con las actividades comerciales supervisadas por un empresario de la poca de Adam Smith. En fin, no es nuestro inters hacer un estudio comparativo del tamao y complejidad de las organizaciones en el tiempo -aunque sera muy interesantesino hacer resaltar la necesidad de tener mayor y mejor conocimiento sobre el funcionamiento de las mismas. EL CONOCIMIENTO SOBRE LAS ORGANIZACIONES Las organizaciones como la iglesia, el ejrcito y el Estado, son una realidad para el hombre desde hace varios siglos. Autores como Aristteles, Platn y Toms de Aquino, mencionan en sus escritos a la organizacin y sus problemas. Sin embargo, su inters en el fenmeno organizacional era indirecto, ya que ellos debatan aspectos ms trascendentes sobre la naturaleza del hombre y su destino ltimo, a pesar de la importancia de los nombres que, en tiempos pasados, mencionan a la organizacin. Su conocimiento sobre el fenmeno es del tipo que denominamos vulgar, o popular, es decir, careca de interrelaciones causales.

31

Como estudiamos en el curso de Tcnicas de Documentacin e Investigacin, el conocimiento del hombre sobre un fenmeno puede ser de dos tipos: Conocimiento vulgar Conocimiento cientfico

"El conocimiento vulgar o popular es aqul basado en la tradicin o en la propia experiencia y est constituido por informacin recibida o transmitida sin una crtica expresa de su origen". "El conocimiento cientfico es el obtenido a travs de una bsqueda intencionada, para la cual se delimitaron los objetivos que se persiguen y se previeron los medios de modificlcin basndose en la verificacin de la realidad". Las caractersticas de los dos tipos de conocimientos son los siguientes: Cuadro comparativo entre conocimiento vulgar y conocimiento cientfico. CONOCIMIENTO VULGAR Est sujeto solamente a nuestra propia experiencia ESPONT ANEO Se adquiere sin aplicar mtodo y sin haberlo buscado de manera sistemtica DOGMA TICO Se apoya en creencias y supuestos no verificados VAGO E INEXACTO Sus definiciones y descripciones son poco precisas CONOCIMIENTO CIENTIFICO A pesar de estar tambin basado en la. experiencia, es verificable por otros . SISTEMA TICO Es adquirido de acuerdo con procedimientos metdicos ACUMULATIVO Parte de conocimientos establecidos previamente y sirve de base a otros PREDICTIVO Trasciende la experiencia y es capaz de predecir sucesos futuros
3

El hecho de que el conocimiento de famosos autores del pasado sobre organizaciones, no fuera de tipo cientfico, explica la poca influencia que sus escritos han tenido sobre los investigadores y escritores contemporneos, y el por qu la teora de la organizacin es un campo de estudio an nuevo e inexplorado.
3

UNA Tcnicas de Documentacin e Investigacin I, pp. 25, 26.

32

Cuando los investigadores contemporneos revisan las fuentes clsicas de conocimientos sobre las organizaciones y las gerencias, lo hacen ms con un inters sobre la gnesis histrica, que en busca de ideas fundamentales sobre el comportamiento y diseo de ellas. El conocimiento cientfico es necesario para desarrollar las teoras vlidas y comprobables sobre un fenmeno. La teora de la organizacin se encuentra dando sus primeros pasos, y es necesario desarrollar un verdadero conocimiento sobre ella y su comportamiento, que facilite al hombre un manejo en la forma ms efectiva posible. Para desarrollar conocimientos cientficos es necesario investigar por medio del mtodo cientfico EL METODO CIENTIFICO y LAS ORGANIZACIONES "Entendemos por Mtodo Cientfico el procedimiento sistematizado y organizado que se aplica al ciclo entero de la investigacin, donde se sealan los procedimientos y razonamientos metodolgicos a emplear. "El mtodo cientfico surge como resultado de la experiencia que el hombre ha acumulado a lo largo de su historia, como por ejemplo, la transformacin que ha venido sucedindose en el campo de algunas ciencias experimentales como la Fsica, la Qumica y la Biologa y en Ciencias Sociales como la Sociologa. "El mtodo cientfico seala una serie de pasos y procedimientos organizados para el ciclo entero de la investigacin. En efecto, cuando se aplica el mtodo cientfico a la resolucin de algn problema se opera de la siguiente manera. "El cientfico se plantea una interrogante, producto de la observacin de un hecho o fenmeno, define y delimita el contexto donde est inmerso el hecho y formula posibles soluciones (hiptesis) las cuales sern sometidas a un proceso de nuevas observaciones y/o experimentaciones (pruebas). Los resultados que obtiene son sometidos a un proceso de anlisis e interpretacin y de ser confiables las suposiciones o hiptesis anteriores, stas constituirn explicaciones vlidas para ese hecho o fenmeno; existiendo la posibilidad de ser generalizados a hechos y fenmenos similares. De no ser comprobada la hiptesis planteada, se formulan nuevas hiptesis y se repite el ciclo investigativo. "El mtodo cientfico no debe ser entendido como un conjunto de instrucciones mecnicas o reglas inflexibles que el investigador debe cumplir ciegamente, como una valiosa gua que en la prctica puede variar sus procedimientos de acuerdo a la razn, nivel o naturaleza de la investigacin a realizar"4.

Op. Cit. Pg. 27.

33

En el cuadro siguiente se ilustra este proceso:

PASOS DEL METODO CIENTIFICO EN LA INVESTIGACION EN ORGANIZACIONES

Generalizaciones comprobadas que expliquen o predigan los hechos

Evaluacin critica de resultados obtenidos

y los

EXPLICACION

PREDICCION

Confrontacin de las hiptesis con los hechos observados

Elaboracin de diseo de verificacin de las hiptesis

Planteamiento de hiptesis y deduccin de sus consecuencias OBSERVACION

ORGANIZACION

Formulacin preguntas trminos de problema

de en un

Op. Cit. Pg. 28.

34

En el campo de las organizaciones donde el mtodo cientfico no ha sido utilizado en su forma ms rigurosa, nos encontramos con un inventario de conocimientos provenientes no slo de la investigacin cientfica sino tambin producto de la experiencia, de la observacin no cientfica y de la intuicin de muchos administradores y gerentes prcticos. Por esta razn, no siempre es fcil diferenciar los diversos conocimientos segn su validez, como es el caso de otras disciplinas de mayor tradicin. El enfoque cientfico se hace fundamental para el desarrollo de la teora de la organizacin. El poco conocimiento sobre organizaciones que ha sido desarrollado siguiendo una metodologa cientfica rigurosa es ms vlido y generalizable en su aplicacin, que aqul que ha sido desarrollado por cualquier otro mtodo. Todo cientfico busca tener respuesta al por qu y al cmo de un fenmeno o proceso. Si se logran respuestas a estas preguntas, se pueden predecir las condiciones bajo las cuales ocurrirn los resultados cientficos. La prediccin es el propsito ltimo de la investigacin cientfica. Por ejemplo, este propsito fundamental de la investigacin cientfica en organizaciones permitira predecir cmo se comportara un comit de gerencia al tomar una decisin sobre sueldos y salarios dada ciertas condiciones. "Cuando se emplea el mtodo cientfico para la resolucin de problemas, se esbozan razones o soluciones a priori, sin preocuparse de comprobar su veracidad y se dan explicaciones de los hechos o fenmenos presentes en el problema, sin realizar prueba alguna de los argumentos que se manejan. "Examinemos ahora cules son las caractersticas principales del mtodo cientfico. Para ello es necesario ubicarnos dentro del contexto de la ciencia, que no es otra cosa que el producto acumulado de la aplicacin del mtodo y la investigacin cientfica al estudio de la realidad.

35

CARACTERISTICAS DEL METODO CIENTIFICO Caractersticas FACTICO

Descripcin Tiene referencia a los hechos, parte de los hechos y se prueba en los hechos que describe o explica. Se vale de la verificacin emprica para dar respuestas a los problemas planteados, confrontndolos con la realidad observada. Busca alcanzar la explicacin adecuando el conocimiento a las caractersticas esenciales del objeto o fenmeno, independientemente de nuestras apreciaciones personales. Aun cuando parte de los hechos, trata de llegar ms all de ellos, mediante la elaboracin de abstracciones y generalizaciones. Realiza y/o ajusta sus propios resultados, incorporando nuevos aportes o rechazando procedimientos no confiable.

EMPIRICO

OBJETIVO

TRASCENDENTE

AUTOCORRECTIVO

"Como puede observar, las caractersticas del mtodo cientfico tienen gran similitud con las del conocimiento cientfico. Ello se explica por la interrelacin existente entre mtodo y conocimiento cientfico, ya que es a travs del mtodo cientfico que se obtienen los conocimientos cientficos y stos, a su vez, permiten perfeccionar y desarrollar el mtodo"6. Examinadas las caractersticas del mtodo cientfico que debe ser aplicado para un estudio profundo del comportamiento de las organizaciones.

LA INVESTIGACION CIENTIFICA Y LA TEORIA DE LA ORGANIZACIN

6

UNA Tcnicas de Investigacin y Documentacin II, p. 28.

36

Por teora se entiende un conjunto de proposiciones que permiten explicar determinados hechos o fenmenos. La teora de la organizacin pretende dar a conocer y explicar el comportamiento del fenmeno ms importante que rodea al hombre actual y que hemos denominado organizacin. "Investigacin cientfica es el proceso mediante el cual el cientfico trata de conocer los elementos determinantes, concurrentes y/o influyentes que intervienen en un fenmeno, problema o situacin"(4) Por medio de la investigacin cientfica se puede desarrollar el conocimiento cientfico con el cual se puede conformar la teora de la organizacin. "Mediante esta indagacin temtica, controlada y crtica el hombre busca dar respuestas a los interrogantes que se le presentan, en su afn de conocer y comprender cada vez ms a la naturaleza".(5) Debido a que el conocimiento sobre las organizaciones es muy reciente y falta mucho por explorar, es fundamental desarrollar una investigacin sistemtica y abundante en sus diversas reas, de tal forma que se puedan establecer relaciones causales entre las diferentes variables que afectan el comportamiento organizativo. Los objetivos de la investigacin sealan directamente su apreciabilidad e importancia al desarrollo de la teora de la organizacin. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION Conocer hechos y fenmenos y formular hiptesis. Encontrar respuestas a determinadas interrogantes. Iniciar, reformular y reenfocar una teora Resolver un problema y mejorar una situacin. Proporcionar informacin sobre la cual se van las teoras.

La investigacin cientfica es el proceso ms utilizado en los ltimos aos por los especialistas en organizaciones para aumentar el acerco de conocimientos, formular nuevas hiptesis y resolver problemas en el manejo de las organizaciones. En la investigacin cientfica en organizaciones se pueden utilizar, bsicamente, dos estrategias: 1. 2. Experimentos Investigacin de campo Encuesta Estudio de casos

37

El Experimento El experimento es el primer mtodo importante de investigacin en organizaciones formales. Para que una investigacin sea considerada como un experimento, debe satisfacer dos requisitos fundamentales: a) Manipular una o ms variables a las cuales denominamos variables independientes. b) Observar y medir los efectos de la manipulacin de la (s) variables (s) independiente (s) sobre la variable dependiente (resultados). Un ejemplo de un experimento simple podra ser: investigar el efecto de incrementar la tasa de pago por unidad producida (variable independiente) sobre la produccin total (variable dependiente). Dado que existe informacin sobre los montos de produccin alcanzados en perodos previos, tenemos una base de comparacin. El primer paso sera dividir aleatoriamente a los trabajadores en dos grupos. Al primer grupo (que llamaremos experimental, ya que es al que se le modifican las condiciones de trabajo) se le alterar la tasa de pago sobre su produccin; el segundo grupo (que denominaremos grupo de control, ya que sus condiciones no varan) continuar trabajando bajo las mismas condiciones anteriores todo el tiempo. Despus de un lapso prudencial compararamos la produccin total de ambos grupos con su produccin anterior al experimento. De los resultados obtenidos podramos analizar qu efectos tuvo el aumento en el pago por unidad producida, sobre la produccin total. En toda investigacin de tipo experimental, hay que hacer otras previsiones para evitar distorsiones en los resultados (por ejemplo, evitar que los trabajadores sepan que estn participando en un experimento). Este ejemplo satisface los dos requisitos de toda experimento: manipulacin de la variable independiente (pago por unidad de produccin) y observacin y medicin de los resultados en la variable dependiente (produccin total). El laboratorio es un instrumento que facilita mucho la investigacin experimental. La caracterstica principal de los experimentos en el laboratorio es que el investigador crea y controla el ambiente donde se van a desenvolver aqullos. El mtodo de laboratorio le permite al investigador controlar muy de cerca las condiciones bajo los cuales hace las observaciones, aislar las variables relevantes que influyen en el experimento y medir la respuesta de la variable dependiente cuando se manipulan las independientes. La experimentacin en laboratorio es muy til cuando las condiciones que se requieren para comprobar una hiptesis no son fciles de lograr en situaciones naturales y cuando las variables que se intentan medir pueden manejarse mejor. Los experimentos en laboratorios sin duda, constituyen una tcnica poderosa para investigar relaciones entre variables. En situaciones de la vida real, nos enfrentamos a variables y circunstancias en toda su complejidad. Se puede, en general, partir de estas observaciones de la vida real y derivar hiptesis que se pueden comprobar en el laboratorio, con el fin de 38

hacer ms elaborada y seguras las bases tericas y los resultados obtenidos. Sin embargo, debemos enfatizar la necesidad de que los resultados obtenidos en el laboratorio sean comprobados en organizaciones reales. A continuacin, como ejemplo, mencionaremos algunos experimentos hechos en el laboratorio para estudiar diferentes aspectos del funcionamiento de las organizaciones. 1. 2. 3. "Efectos de los diversos estilos de supervisin (cerrado y punitivo o abierto y colaborador) sobre la productividad, el grupo de trabajo y su satisfaccin". "Efectos de diversas situaciones organizacionales, estilos de supervisin, toma de decisiones, coordinacin". "Relacin entre las diferentes estructuras de comunicacin en una organizacin y la rapidez y exactitud de su desplazamiento entre la fuente y el receptor". Estudio de casos

1.

Este mtodo es muy utilizado en la investigacin sobre organizaciones. Cuando se escoge el mtodo del caso, se intentan examinar numerosos aspectos de una organizacin: sus departamentos, sus funciones administrativas o grupos de individuos actuando dentro de la misma. El estudio de casos permite el anlisis a profundidad de una variable, empleando para ello todas las tcnicas disponibles. Su principal ventaja es que los datos se ordenan de tal manera, que preserven el carcter unitario de la unidad de estudio, con el fin de obtener una mejor comprensin del fenmeno. Adems, el investigador tiene libertad para cambiar los mtodos de indagacin y no tiene lmites fijados de observacin.

El caso como mtodo de investigacin presenta limitaciones. Entre las principales se han citado:

39

a. b.

Dado que no se pueden controlar muchas de las variables que inciden sobre el problema que se est investigando, es aplicable slo a situaciones similares. Debido a que la informacin pocas veces se utiliza para comprobar una hiptesis previamente desarrollada, los resultados de la investigacin siempre quedan sujetos a la interpretacin del investigador y del lector, en funcin del propsito del estudio. Los casos generalmente son investigaciones de tipo exploratorio-descriptivo. Como un caso es una muestra estadstica de tamao uno, no pueden generalizarse sus resultados a otras situaciones diferentes. Pero s permite aproximarse a comportamientos en situaciones similares.

c.

Ejemplo de un caso utilizado para la explicacin y solucin de un problema organizacional muy comn sobre la motivacin del desarrollo individual en la organizacin, es el que se presenta a continuacin: CASO* Petrleos nacionales es una empresa con mas de 8.000 empleados. La organizacin tiene tres divisiones, cada una de las cuales realiza una funcin importante: (1) exploracin y produccin de petrleo crudo: (2) refinacin, almacenamiento y transportacin, y (3) operaciones de mercadotecnia y gasolineras. Ms de 500 administradores estn clasificados dentro de la compaa como gerentes medios. Julio Prez es el Director de Desarrollo Administrativo, a las rdenes directas del Vice-Presidente de Personal y Relaciones Industriales. Por medio de un estudio que lleva a cabo, Prez demostr que haba un elevado nmero de separaciones voluntarias entre los gerentes medios de la empresa, hecho que puso en conocimiento de su jefe inmediato. Se le dieron instrucciones de poner en claro qu clase pe gerentes medios eran los que se separaban de la compaa y por qu lo hacan, y de que propusiera las medidas adecuadas para remediar la situacin. Encontr que los gerentes medios que renunciaban pertenecan a las tres divisiones y se iban porque consideraban que no estaban progresando, sintindose decepcionados. Algunos de ellos tenan la creencia de que se estaban volviendo obsoletos al no ser capaces de mantenerse al ritmo del avance tecnolgico, mientras que otros pensaban que no progresaban en sus carreras con la rapidez debida. Virtualmente, todos ellos expresaban que estaban cansados de ser tratados como "ciudadanos de segunda clase" dentro de la jerarqua administrativa. Qu medidas deber proponer Prez para remediar la situacin? Cmo debern ponerse en prctica?

2.

La encuesta

40

Mediante este mtodo, se intenta medir una o varias caractersticas de personas, o situaciones en un momento en el tiempo. Bsicamente, se utiliza para investigar prcticas o eventos organizacionales. Cmo ejemplo de una encuesta podemos analizar una, utilizada para medir las percepciones y opiniones que tienen los estudiantes sobre un profesor. Examine a continuacin la encuesta: Encuesta No. 5. Percepcin sobre el profesor A continuacin encontrar quince (15) dimensiones que deseamos, sirvan para describir su percepcin sobre el profesor. Por favor coloque en el cuadro de la derecha el nmero que mejor describe dicha percepcin. Injusto Confuso Irresponsable Insincero Falta de seguridad N o cooperador Falta de originalidad Falta de entusiasmo Le disgusta la enseanza Realista No sabe escuchar Impaciente Prejuiciado Superficial Sin sentido del humor 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 Justo Claro Responsable Sincero Seguro Cooperador Original Entusiasta Disfruta la enseanza Idealista Sabe escuchar Paciente Tolerante Profundo Buen sentido del humor

El grupo o "poblacin" que estamos investigando, son los estudiantes. En el caso de esta encuesta utilizamos la escala de 1-7 para medir las percepciones del estudiante, sobre el grado en el que el profesor posee una cierta caracterstica. Est claro que ciertas dimensiones de anlisis, como por ejemplo la enseanza, slo pueden ser analizadas mediante la encuesta. En muchos casos las encuestas se limitan a proporcionar una simple descripcin de la situacin. Sin embargo, cuando el investigador est consciente de los factores que pueden influir en los resultados de la encuesta, desarrolla una hiptesis relacionando los resultados a dichos factores. De esta manera, en vez de describir simplemente las percepciones u opiniones que el estudiante tiene de la enseanza impartida, los datos de la encuesta se someten a anlisis; tpicamente Se intenta distinguir entre grupos (por 41

ejemplo, trimestre que se esta cursando, promedio de notas, especialidad que cursan los encuestados etc.), y con esta base se hacen comparaciones y pruebas estadsticas para determinar diferencias inherentes, similitudes y relaciones. Al analizar stas tenemos una base no slo para describir la situacin, sino tambin para probar o no la hiptesis de causa-efecto. Tambin se utilizan las encuestas "longitudinales" que consisten en hacer observaciones intermitentes, que se utilizaran para describir cambios en la situacin. De esta manera, en nuestro ejemplo de la encuesta para evaluar profesores, nos informamos sobre cambios, no slo en la percepcin y opinin de los estudiantes, sino en las relativas a profesores individualmente. FUENTES BIBLIOGRAFICAS SOBRE ORGANIZACIONES Una revisin de la literatura que hicimos, intentando determinar las fuentes bibliogrficas ms utilizadas en los estudios sobre organizaciones, arroj los siguientes resultados: Un nmero sustancial de los libros bsicos utilizados en el campo son de referencia generalizada en las Ciencias Sociales, con muy poco material directamente relacionado con organizaciones. Los libros provienen en su mayora de una amplia diversidad de disciplinas de los campos de Psicologa y Sociologa, y en menor proporcin de la Economa y las Ciencias Polticas. Slo cuatro de los libros ms citados en los estudios sobre organizaciones, sobrevivieron, en su importancia, por ms de treinta aos. La mayora abrumadora fueron libros de reciente publicacin, (menos de quince aos). Los analistas de organizaciones, antiguos y algunos contemporneos, obtuvieron su conocimiento de la actividad prctica ms que de la acadmicaterica. Con muy pocas excepciones, no tenan ni orientacin terica ni experimental sobre organizaciones. Transmitan sus experiencias sobre organizaciones y la actividad gerencial informando especficamente sobre las maneras exitosas que haban encontrado de solucionar problemas en el curso de sus carreras. Esos consejos, generalmente dirigidos a las nuevas generaciones de administradores, tenan caractersticas de principios bsicos y verdades fundamentales, pero el gran peso de sus argumentos era pragmtico y, por lo tanto, desarrollado a travs de un proceso de prueba y error gerencial. La tendencia en estos analistas, era desarrollar principios fundamentales e indiscutibles sobre cmo organizar. Si tenemos la curiosidad y paciencia para revisar las obras escritas por estos gerentes-autores, encontraramos listas de principios o normas que, de seguirse, daran lugar a una buena organizacin. Ordinariamente estos conocimientos, ganados de la experiencia, generalmente, de una sola persona, carecen de validez 42

generalizada en su aplicacin, pues no fueron desarrollados siguiendo una metodologa cientfica. Por esto, el hombre se ha dado cuenta de la necesidad vital de utilizar el mtodo cientfico para el anlisis y estudio profundo del fenmeno organizacin, que le proporciona un cuerpo de conocimientos slidos para el manejo y diseo de mejores y ms eficientes organizaciones. Porque el hombre vive en organizaciones, est influido por ellas toda la vida y le ayudan a satisfacer sus necesidades; es fundamental, pues, conocer los principios de diseo y comportamiento de este fenmeno creado por l mismo. Esto explica el gran nfasis dado en los ltimos 10 aos a la investigacin en organizaciones y el desarrollo de una grande y avanzada bibliografa sobre el tema.

UNIDAD 2
43

GRUPOS SOCIALES Y ORGANIZACIONALES

OBJETIVOS DE LA UNIDAD Al finalizar el estudio de esta Unidad el estudiante ser capaz de: 1. 9) Sealar las caractersticas fundamentales de los grupos sociales y sus elementos bsicos Dar una definicin de organizacin formal e indicar sus principales caractersticas

10) Sealar la importancia de la organizacin formal e informal en el estudio de la teora organizacional

ESQUEMA DEL CONTENIDO

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Pg. I. EL GRUPO SOCIAL .. 1. Elementos bsicos. 2. Caractersticas de los grupos sociales LA ORGANIZACION FORMAL 1. Caractersticas de la organizacin formal.. 2. Diversas definiciones de organizacin formal 3. Importancia de los grupos sociales para la organizacin formal.. LA ORGANIZACION INFORMAL .. 46 46 47 48 49 50 52 54 56 58 60

II.

III.

RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS......................................................... AUTOEVALUACION BIBLIOGRAFIA.

I.

EL GRUPO SOCIAL

45

Cuando hablamos de grupos sociales nos referimos a la forma como est compuesta la sociedad y el papel que juega el individuo dentro de esta estructura. El individuo, por su naturaleza social, tiende a formar grupos primarios dentro de los cuales desarrolla una serie de relaciones con sus miembros. Estos grupos, a la vez, se relacionan entre s, formndose de esta manera una compleja red de relaciones sociales que sirven de base o estructura para toda la sociedad. 1. ELEMENTOS BASICOS Esta estructura social est fundamentada en dos elementos bsicos: a) Las interacciones sociales en el grupo. b) Las expectativas que unen a los miembros de una colectividad. a. Interacciones sociales en grupo

Este primer elemento, que se refiere a las estructuras de las interacciones sociales en el grupo, conlleva la nocin de que entre los individuos se desarrollan una serie de relaciones que transforman un simple conglomerado de individuos en un grupo verdaderamente estructurado. Es de observar que el grupo que se forma es ms que la suma de los individuos que lo componen, ya que las relaciones que se desarrollan entre ellos agregan nuevos elementos. Es diferente un simple conglomerado de individuos sin relacionarse entre s, a un grupo formado por el mismo conglomerado relacionndose e interactuando entre ellos. No hay duda de que algo nuevo se agrega como resultado de la interaccin. As por ejemplo, un autobs lleno de pasajeros no constituye un grupo social, ya que no existen relaciones sociales que los unen en una estructura comn. Sin embargo, los miembros de un club deportivo, forman un grupo social porque existen una serie de relaciones que los une, conformando as una estructura social, la cual surge como una caracterstica muy particular de todo conglomerado. De acuerdo a este ejemplo, se puede inferir que el grupo social es ms complejo que la suma de las relaciones de los miembros que lo componen y, tambin se puede decir que los miembros del grupo permanecen juntos porque existen ciertos elementos comunes que todos comparten.

Las relaciones sociales que se desarrollan entre individuos y grupos, constituyen el primer elemento y la base de los grupos sociales en una colectividad, pero no es todo, ya que otro elemento muy importante que les da ms consistencia. 46

Este segundo elemento est constituido por las expectativas en el logro de ciertos objetivos y en las orientaciones comunes que influyen en el comportamiento humano. Veamos a continuacin el contenido de dicho elemento. b. Las expectativas en los grupos sociales

En el proceso del desarrollo de las relaciones sociales se ponen de manifiesto los valores, creencias e ideas, que tienden a unir a los individuos; surgen nociones comunes de cmo deben comportarse y qu deben lograr. Es decir, se desarrollan normas sociales en cuanto a las expectativas comunes de cmo debe actuar la gente en el grupo, qu es importante y qu no lo es, as como las sanciones sociales para los que violan las normas establecidas. Adems de compartir valores, creencias, ideales y desarrollar normas, tambin emergen expectativas sobre los diferentes papeles que cada quien juega en la sociedad; por ejemplo, se espera que el miembro ms respetado de un grupo sea quien haga las sugerencias y los otros se vuelquen hacia l en tiempos de dificultades. Resumiendo, podemos decir que un grupo social existe cuando los individuos comparten ideas, valores y expectativas y se desarrollan una serie de relaciones sociales que los mantiene unidos. La organizacin de las sociedades modernas est basada, precisamente, en el conjunto de relaciones mutuas entre grupos que desarrollan mltiples funciones para todo el sistema social. Estos grupos sociales, constituidos por el grupo primario como la familia y otros tales como grupos tnicos y comunitarios, en su conjunto forman la sociedad en general, la cual, a su vez, constituye el medio donde Se desenvuelven las organizaciones. 2. CARACTERISTICAS DE LOS GRUPOS SOCIALES

Los grupos sociales a los que nos hemos venido refiriendo presentan las siguientes caractersticas: a. Formacin natural

El grupo social es natural y espontneo; su esencia, como grupo social, no es el resultado de un decreto o una orden de una autoridad superior.

b.

Cohesin y unidad

47

A fin de asegurar su existencia, un grupo social debe ser unido y compacto. Los miembros deben sentir deseos de pertenecer y mantener el grupo junto, para de esa manera asegurar su supervivencia. c. Interaccin

Los miembros del grupo social interactan porque sienten el deseo natural y espontneo de hacerla. Para que un conjunto de individuos sea considerado un grupo, tiene que existir un alto componente de interaccin relativamente estable. d. Objetivos no predeterminados

Los objetivos de los grupos sociales no son predeterminados explcitamente; son inferidos por los factores de interaccin entre sus miembros. e. Liderazgo natural

Los lderes en los grupos sociales tienden a surgir de una manera natural, no son impuestos desde afuera. Cuando un conjunto de individuos empieza a convertirse en grupo social, algunos se relacionan ms que otros y usualmente se hacen muy visibles y atractivos, surgiendo como lderes naturales. III LA ORGANIZACION FORMAL

Como se expres al comienzo de esta Unidad el hombre es un ser social, y de aqu, la constitucin de los grupos sociales. Cuando el hombre trata de lograr ciertos objetivos especficos, que requieren esfuerzo conjunto, surge la necesidad de formalizarlas interacciones entre los individuos componentes del grupo o grupos sociales. Este proceso de formalizacin conduce a Una restriccin de las acciones individuales, mediante la especificacin de normas y procedimientos, e igualmente a la predeterminacin explcita de los objetivos especficos que se desean lograr. Como resultado de este proceso de procedimentacin y de fijacin de objetivos, surge la organizacin formal. Por ejemplo: las empresas de negocios, que son establecidas con el fin de producir mercancas que puedan ser vendidas con un beneficio, los sindicatos que organizan a los trabajadores para incrementar su poder de negacin ante las empresas. En estos casos, los objetivos trazados, las normas que se espera deben seguir los miembros de la organizacin y la estructura que define las relaciones entre ellos, no han surgido espontneamente, como consecuencia de la interaccin social, sino que han sido diseadas conscientemente, a priori, para anticipar y guiar el trabajo de la organizacin. La "organizacin formal" es parte de la organizacin social generalmente para diferenciar a este tipo de organizacin de los otros grupos sociales. Este trmino

48

surge de la caracterstica principal de esta organizacin: son establecidas formalmente con el propsito explcito de alcanzar ciertas metas. Debido a que las organizaciones formales son, con frecuencia, muy grandes y complejas, algunos autores las designan como de "gran escala" o "complejas". Estos trminos son discutibles por dos aspectos: primero, las organizaciones varan en tamao y complejidad y el uso de esas expresiones resultara en ttulos tan extraos como "una organizacin pequea de gran escala o "una organizacin compleja muy compleja". Segundo, aunque las organizaciones formales, con frecuencia se transforman en muy grandes y complejas, su tamao y complejidad no rivalizan con la de la organizacin social de una sociedad moderna, la cual es ms amplia y realmente ms compleja. Otro trmino que tambin es usado con frecuencia, es el de "organizacin: burocrtica" para expresar el hecho de que generalmente poseen alguna clase de maquinaria administrativa. En cualquier organizacin que ha sido formalmente establecida, existe un personal administrativo especializado, responsable por su funcionamiento y la coordinacin de las diferentes actividades de sus miembros y las grandes y complejas requieren de un aparato administrativo altamente especializado En una empresa industrial, por ejemplo, no tan slo hay trabajo de tipo productivo, sino que tambin existe un grupo de personas encargadas de la administracin, tales como gerentes, supervisores, oficinistas, etc. A continuacin examinaremos las caractersticas principales de la organizacin formal, y algunas definiciones dadas por importantes autores. 1. CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACION FORMAL es natural ni

2.1. - La organizacin formal es deliberadamente planificada, no espontnea como la organizacin social.

2.2. - Dentro de la organizacin formal, los individuos se relacionan fundamentalmente no de una manera casual sino preestablecida, con indicaciones de quin debe interactuar y con quin, de acuerdo a una normativa organizacional. 2.3. - Las relaciones entre los miembros de la organizacin estn jerarquizadas entre superiores y subordinados. 2.4. - Los miembros de la organizacin son escogidos de acuerdo a un sistema de seleccin en base a ciertas normas. 2.5. - La organizacin formal decide lo que sus miembros deben disfrutan de mucha autonoma. hacer stos no

2.6. - En la organizacin tiende a existir un conjunto de objetivos claros y precisos que orientan su funcionamiento. 49

2.7. - Existen normas y procedimientos que indican cmo realizar las tareas para el mejor logro de los objetivos. 2.8. - Existe una clara definicin del papel que juega cada individuo dentro de la organizacin. DIVERSAS DEFINICIONES DE ORGANIZACION FORMAL.

2.

Para los efectos de nuestro curso, ya hemos mencionado en la primera Unidad que las organizaciones son unidades sociales, deliberadamente constituidas para lograr objetivos especficos. Son formales las escuelas, universidades, hospitales, iglesias, empresas de negocios y, en general, todas aquellas que son conscientemente planeadas y estructuradas para lqgrar fines concretos. Se excluyen, por supuesto, los otros tipos de organizacin social como la familia, grupos de amigos, tribus y grupos tnicos que tienen la caracterstica de ser agrupaciones voluntarias y espontneas. El profesor Amitai Etzioni en su libro Organizaciones Modernas, indica que las organizaciones se caracterizan por: 1. La divisin del trabajo, aceptacin tcita de la autoridad y formalizacin de las comunicaciones, todo lo cual no es obra de la casualidad sino que ha sido deliberamente planeado para lograr fines especficos; La presencia de centros de autoridad que coordinan los esfuerzos y los dirigen hacia sus fines. Sustitucin de personal; es decir, que las personas que no satisfacen pueden ser removidas y sus tareas asignadas a otras. La organizacin puede tambin, combinar a su personal mediante el traslado y la promocin.

2. 3.

El socilogo Max Weber, mejor conocido por sus estudios sobre burocracia, da una definicin general sobre organizacin, donde establece diferencias sobre lo que 50

l llama el "grupo corporado" y otras formas de organizacin social. Para Weber, el grupo corporado es una "relacin social cerrada que limita por medio de normas la admisin de extraossu orden es implantado por la accin de individuos especficos, cuya funcin regular es sta, con un jefe y por lo general, tambin con un personal administrativo"7. Esta definicin contiene elementos bsicos que conviene destacar: 1. Sugiere la idea de la relacin social dentro de las organizaciones: Los individuos estn en contacto permanente, interactan dentro de la organizacin, no de una manera casual sino muy bien estructurada Y planificada. La organizacin incluye algunos sectores de la poblacin y excluye otros, es decir, que la organizacin tiene sus lmites. Incluye la idea de orden normativo, lo cual distingue a la organizacin formal de otras unidades sociales. Sugiere jerarquizacin de autoridad a diferentes niveles.

2.

3. 4.

Establece la divisin del trabajo en la realizacin de funciones especficas para superiores y subordinados. Otras definiciones agregan nuevos elementos tales como la del psiclogo organizacional Edgar H. Schein, quien establece que una organizacin "es la coordinacin racional de las actividades que desempea un grupo de individuos para el logro de propsitos especficos, por medio de la divisin del trabajo y funciones, y por medio de una jerarqua de autoridad y responsabilidad. 8 En esta definicin se hace nfasis en el aspecto de coordinacin. Este autor explica que la coordinacin es de actividades y no de gente. La concepcin bsica consiste en que la organizacin es fundamentalmente un modelo, compuesto por roles y guas para su coordinacin y que la organizacin existe, independientemente de una persona o grupos de personas en particular.

Richard Hall en su libro Organizaciones, Estructuras y Procesos comenta el hecho de que la mayora de las definiciones no abarcan el medio externo de la organizacin, aspecto qu debe quedar muy explcito en la definicin, por la
7

Richard Hall, Organizaciones: Estructuras y Procesos. Editorial Prentice Hall Internacional, Madrid, 1976, p. 5. 8 Schein, Edgar H., Psicologa de la Organizacin, Prentice Hall, Mxico 1975, p. 8.

51

importancia que tiene la influencia del medio en el funcionamiento de las organizaciones, y da su propia definicin indicando que una organizacin es: Una colectividad con lmites relativamente identificables, con un orden normativo, con escala de autoridad, con sistemas de comunicacin y con sistemas coordinadores de alistamiento, esta colectividad existe sobre una base relativamente continua en un medio y se ocupa de actividades que, por lo general, se relacionan con una meta o un conjunto de fines" 9. Esta definicin recoge elementos de las otras, relaciona aspectos internos de la organizacin y destaca el carcter de continuidad en el medio donde funciona. La importancia de las definiciones de organizacin radica en el hecho de que ellas nos ayudan a entender el fenmeno organizacional, nos proporcionan una buena base para entender lo relacionado con el funcionamiento de las mismas, as como para diferenciarlas de las organizaciones sociales. Como se podr, notar en la discusin previa, existen tantas definiciones como autores, e irn apareciendo muchas ms a medida que la investigacin y conocimiento sobre organizaciones contine evolucionando. 3. IMPORTANCIA DE LOS GRUPOS SOCIALES PARA LA ORGANIZACION FORMAL

Hemos venido hablando de los grupos sociales con el fin de relacionarlos con la organizacin formal y destacar la importancia que ellos tienen en el funcionamiento de aquellas. Algunas investigaciones han demostrado que los grupos sociales, cuando actan dentro de las organizaciones, ejercen gran influencia, establecen condiciones y hasta pueden controlar parte de ellas. Los miembros de una familia, por ejemplo, que trabajan en el departamento de produccin de una empresa, pueden establecer los niveles de produccin, y el horario de trabajo; bajo esta situacin, el supervisor o jefe superior se sentir impotente para ejercer su autoridad y establecer normas de produccin, las cuales sern implantadas por el grupo.

Es obvio que el grupo social tiene propiedades muy especiales, lo cual lo diferencia de un grupo de trabajo en el que los individuos son seleccionados y puestos en contacto para que realicen un trabajo establecido por la organizacin. Esta asociacin de trabajo no significa, necesariamente, que se ha formado un grupo social, ya que tal vez no compartan valores, creencias e ideales comunes, lo cual,
9

Richard Hall, ibid. P. 9.

52

como hemos visto, es condicin bsica. Pueden, sin embargo, desarrollarse con el tiempo un conjunto de valores e ideales y surgir un lder natural formndose as un grupo social.

EJERCICIO No. 1 De los siguientes enunciados, indique con una X si la respuesta es Verdadero (V) o Falsa (F). EN LA ORGANIZACION FORMAL A. B. C. D. E. F. Se planifica deliberadamente todo lo que se debe hacer Los individuos se relacionan de una manera casual No existe jerarquizacin; todos los miembros estn en el mismo plano Existen normas y procedimientos para lograr mejor los Objetivos Existen objetivos claros y precisos Los individuos son seleccionados ______ ______ ______ ______ ______ ______

Ver pgina 56 EJERCICIO No. 2 Tomando en consideracin todas las definiciones dadas sobre la organizacin formal, nuevamente trata de establecer sus elementos ms resaltantes. Seale los seis principales. Ver respuestas pgina 56

III.

LA ORGANIZACION INFORMAL 53

Es fundamental entender que el hecho de que una organizacin ha sido formalmente establecida no significa que todas las actividades e interacciones de sus miembros se ajustan estrictamente a lo establecido oficialmente en sus requisitos. A pesar de todos los esfuerzos que se hagan por establecer reglas y manuales de procedimientos estrictos, los planes oficiales nunca llegarn a determinar la conducta y las relaciones sociales de sus miembros. Dentro de la organizacin formal los individuos tendern a crear relaciones que no responden a lo formalmente establecido, dando as lugar a lo que se conoce como la organizacin informal. En cada organizacin formal surgen las informales. Los grupos que operan dentro de estas, agrupaciones tienden a desarrollar sus propias prcticas, valores, normas y relaciones sociales, a medida que sus miembros viven y trabajan juntos. Relaciones informales se dan por ejemplo, cuando el presidente de una empresa se comunica con un obrero y le pregunta sobre cmo se siente o cmo se encuentra la familia, o si establece una amistad personal con l. Las races de la organizacin informal estn dentro de la misma organizacin formal, de su rigurosidad y ordenamiento interno, e impulsan, en contraposicin, las relaciones informales y de amistad entre los diferentes individuos que componen la organizacin. Es necesario, por ello conocer tanto la parte formal como la informal, para entender mejor el funcionamiento de las organizaciones. En el Mdulo III, Unidad 4, ser discutida este importante aspecto de las relaciones informales en la organizacin. A continuacin realice la siguiente lectura: Litterer, Joseph A. Anlisis de las Organizaciones. Mxico, Editorial Limusa, 1979 2da. Edicin, Captulo 1, pp. 3-18. En este pargrafo se tratan algunos de los aspectos vistos en esta Unidad tales como: Importancia y predominio de las organizaciones Qu son las organizaciones? Qu hace una organizacin? Tipos de organizacin

Tambin se menciona el campo de estudio de las organizaciones y las disciplinas interesadas en su estudio.

54

EJERCICIO No. 3 Cules son los tipos de organizacin mencionados en el captulo?

EJERCICIO No. 4 En el artculo que usted termina de leer, se enuncian las caractersticas de las organizaciones formales, al igual que en la pgina 80 del texto. Podra hacer un cuadro comparativo con las caractersticas del grupo social y de la organizacin formal? EJERCICIO No. 5

El autor en su artculo ofrece una definicin de organizacin. Despus de leerla, indique en qu aspectos son diferentes o semejantes a las propuestas en el texto. Ver respuestas pgina 56,57

55

RESPUESTAS DE LOS EJERCICIOS EJERCICIO No.1

V A B C D E F X X X

X X

EJERCICIO No. 2 Si hacemos un resumen de las diferentes definiciones, encontramos que casi todas presentan elementos comunes tales como: a) b) c) d) e) f) Propsito definido, y objetivos Planificacin consciente Divisin del trabajo Coordinacin de actividades Orden normativo Permanencia en el tiempo EJERCICIO No.3 El autor menciona estos dos tipos: Organizaciones formales o planeadas Organizaciones no planeadas o naturales

56

EJERCICIO No. 4

GURPO SOCIAL

ORGANIZACION FORMAL

Es natural y espontnea

Es deliberadamente planificada

Los lderes surgen de natural

manera Los Lderes son seleccionados de acuerdo a sistemas establecidos.

La asociacin es espontnea

La asociacin es selectiva

Los miembros autonoma

tienen

gran

La autonoma es limitada

Poca jerarquizacin

Altamente jerarquizada

EJERCICIO No. 5 La respuesta a esta pregunta puede ser obtenida al comparar las definiciones presentadas en el material.

57

AUTOEVALUACION En los siguientes tems marque con una X la respuesta esta correcta a cada uno de los enunciados. 1. Grupo social es:

Un conglomerado de individuos con expectativas, orientaciones e A interrelaciones comunes Un conglomerado de individuos que se encuentran reunidos en un espacio fsico Un conjunto d personas, deliberadamente constituido, que C cooperarn para lograr un fin comn
B D

Un conjunto de individuos que trabajan en una empresa

2.
A

La organizacin formal puede definirse como: Una parte componente de la organizacin social general Una unidad social formada deliberadamente por el hombre para

B lograr un fin especfico

Un conglomerado de individuos con sus creencias, valores e C interrelaciones comunes Un conglomerado de individuos que es espontneamente creado y
D tiene un conjunto de valores, creencias e interrelaciones

3.

Los grupos sociales son importantes en las organizaciones formales porque: Surgen espontneamente para ayudar a la organizacin formal a

A lograr sus objetivos

Pueden ejercer gran influencia en la organizacin formal, establecer

B condiciones y hasta controlarla

Son creados, deliberadamente, para ayudar a la organizacin formal

C a lograr sus objetivos D

La organizacin formal es parte de un grupo social

58

4.

La organizacin informal est formada por los grupos de individuo

Responden a las normas y procedimientos establecidos por la organizacin

Viven y trabajan juntos en una organizacin Desarrollan su propias prcticas, valores, normas y relaciones y no responden a lo pautado en la organizacin

Buscan objetivos diferentes a los establecidos por la organizacin

5.

El estudio de la organizacin formal e informal es importante porque:

Ayuda a entender mejor el comportamiento organizacional

Ayuda a explicar el comportamiento de, individuos de diferentes culturas dentro de la organizacin

Ayuda a entender cmo crecen Y se vuelven cada vez ms complejas las organizaciones

Ayuda a explicar el aspecto material y el no material de la organizacin

59

RESPUESTAS A LA AUTOEVALUACION 1. 2. 3. 4. 5. A B B C A

BIBLIOGRAFIA ETZIONI, Amitai Organizaciones Modernas, Editorial UTEHA, Mxico 1972. FICHTER, Joseph H. Psicologa, Biblioteca Herder, Editorial Herder, Barcelona, 1967 HORTON, Pal B. Sociologa, Editorial Me. Graw-Hill., Bogot, 1977 HALL, Richard H. Organizaciones, Estructuras y Procesos, Prentice-Hall Internacional, Mxico, 1975 KATZ, Daniel y KAHN Robert L. Psicologa Social de las Organizaciones, Editorial Trillas, Mxico, 1977 MA YNTZ, Renate Sociologa de la Organizacin, Alianza Editorial S.A., Madrid, 1972 SCHEIN, Edgar H. Psicologa de la Organizacin, Prentice Hall Internacional, Mxico, 1975

60

UNIDAD 3
LA ORGANIZACION COMO SISTEMA

OBJETIVOS DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta Unidad el estudiante ser capaz de:

11. Identificar las caractersticas relevantes del enfoque de sistemas y su importancia para el estudio de una organizacin 12. Enunciar la diferencia entre enfocar la organizacin como sistema cerrado o enfocarla como sistema abierto 13. Identificar las caractersticas de los sistemas abiertos Identificar el concepto de subsistemas y sus relaciones

61

ESQUEMA DE CONTENIDO LA ORGANIZACION COMO SISTEMA pg. I. INTRODUCCION. A. El enfoque de sistemas B. Sistemas cerrados y sistemas abiertos. C. Diagramas de sistemas 63 63 63 64 69 71 71 74 79 84 85 87 91

II. LA ORGANIZACION Y EL ENFOQUE DE SISTEMAS ..................... A. La organizacin como sistema cerrado.. B. La organizacin como sistema abierto C. Caractersticas de los sistemas abiertos D. Aplicaciones del enfoque de la organizacin como sistema Abierto. E. Importancia del enfoque de sistemas para el estudio de las Organizaciones.. RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS. AUTOEVALUACION . BIBLIOGRAFIA .

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I. A.

INTRODUCCION EL ENFOQUE DE SISTEMAS

Para lograr una mejor comprensin y prediccin del fenmeno organizacin, los investigadores y estudios en Administracin han aplicado durante estos ltimos aos la teora de sistemas. Este es un enfoque unificador, muy utilizado en diferentes disciplinas del conocimiento como la biologa, electrnica y la termodinmica, ya que es muy til para el estudio de diversos fenmenos y es utilizada por los especialistas para el anlisis del fenmeno organizacin Qu entendemos por sistema? La palabra sistema tiene varias connotaciones, una puede ser: "Sistema en un conjunto de elementos interdependientes". Otro significado puede ser: "Sistema es un grupo de unidades combinadas para formar un todo organizado y cumplir una funcin determinada". El ser humano, por ejemplo, puede verse como un sistema formado por un conjunto de elementos (rganos y miembros) que funcionan de una manera coordinada. Estos elementos o partes del sistema lo podemos dividir en subsistemas, componentes del ser humano, como pueden ser los subsiste mas respiratorios, digestivo, seo, etc. Este conjunto de partes o subsistemas que cumplen cada uno con una funcin especfica, estn interdependientemente relacionados y funcionan coordinadamente para lograr un fin. En este sentido, puede pensarse en la organizacin como un sistema compuesto de partes que, interrelacionadas entre s, interactan para lograr un objetivo comn. Por ejemplo, una industria manufacturera tiene sus departamentos de produccin, mercadeo, finanzas y otros. Ninguno de estos departamentos por s mismo puede lograr el objetivo de la organizacin, sin embargo, cada uno cumple con una funcin especfica que contribuye a que este objetivo se lleve a cabo. Estos departamentos de la empresa pueden verse como subsiste ms de un sistema mayor (la empresa) al que llamamos organizacin. B. SISTEMAS: CERRADOS Y ABIERTOS Se pueden considerar dos tipos de sistemas en la concepcin y estudio de fenmenos: 1. Sistemas cerrados 2. Sistemas abiertos

63

Los sistemas cerrados son aquellos que se consideran libres de influencias externas, no interactan con el medio ambiente y su funcionamiento es considerado determinstico, es decir, funcionan en forma mecnica, dando resultados ciertos. Este enfoque surgi de las ciencias fsicas y es aplicable a los sistemas mecanicistas. Los sistemas abiertos son los que se encuentran en relacin dinmica con un medio ambiente; reciben de l los insumos, los procesan y luego los envan al exterior en forma de productos, es decir, el medio ambiente influye sobre el comportamiento del sistema. "El sistema abierto se adapta a su ambiente mediante el cambio de estructura y de los procesos de sus componente internos" 10) Esta distincin entre sistema cerrado y abierto no es absoluta para diferenciados, pero s es muy importante en la teora de organizacin, ya que los primeros estudios la consideraban como un sistema cerrado, por lo que se concentraban nicamente en la operacin interna de la organizacin; se vea a sta como una entidad independiente, de tal forma que sus problemas se analizaban en trminos de la estructura interna, tareas y relaciones formales, sin hacer referencia al entorno que la rodea. La teora moderna de la organizacin reconoce la influencia del medio ambiente sobre el comportamiento de los sistemas organizacionales, y considera que la importancia del sistema depende de sus procesos de importacin de energa, transformacin y exportacin de productos. Los sistemas no pueden considerarse completamente cerrados o autocontenidos; cada uno vara en su apertura al medio ambiente. En el enfoque de sistema abierto se habla de entradas y salidas y se sealan sus lmites como el lugar por donde cruzan los insumos y los productos, entre el medio exterior y el sistema. C. DIAGRAMAS DE SISTEMAS

Para el anlisis de sistemas, frecuentemente nos ayudamos con diagramas esquemticos. En estos diagramas se trata de ilustrar las caractersticas esenciales y circuitos de retroalimentacin. A continuacin se muestra un diagrama de sistema simple y bsico, para la descripcin de un modelo sistmico:

10

Walter Bucklev, Society as a Complex Adaptative System, Aldine Publishing company, Chicago, 1968, pp. 490-491.

64

ENTORNO O MEDIO AMBIENTE

ENTRADAS PROCESAMIENTO

SALIDAS

RETROALIMENTACION

Fig. 1 Diagrama simple de un sistema

En el diagrama simple se observan las entradas y salidas del sistema, el procesamiento, el circuito de retroalimentacin y el entorno o medio ambiente. El diagrama de un sistema se puede ampliar para mostrar las relaciones de interpendencia entre sus subsistemas. Estos diagramas ayudan al hombre a entender mejor el fenmeno sistmico que estudia o analiza. Observe el diagrama siguiente en donde se muestra un sistema y sus correspondientes subsistemas e interrelaciones.

65

MEDIO AMBIENTE

SUBSISTEMA Fig. 2 El sistema y sus subsistemas 4

En este grfico se ve un sistema compuesto de cuatro subsistemas; los insumos, el producto y las correspondientes relaciones de interdependencia entre los subsiste mas, que son descritos en el diagrama por las diferentes flechas. Es SUBSISTEMA SUBSISTEMA importante enfatizar que los modelos de sistemas SUBSISTEMA son fundamentalmente 2 3 1 descripciones de cmo funcionan, ellos no explican el porqu de este funcionamiento. Una teora general cuyo propsito es explicar el comportamiento de cualquier sistema (biolgico, electrnico, organizativo) se ha ido desarrollando rpidamente en los ltimos aos. Por medio de la identificacin y jerarquizacin de los subsistemas, que trabajan interdependientemente hacia el logro del objetivo general del sistema, y el estudio de sus diferentes interrelaciones, el hombre trata de aprender sobre el funcionamiento y naturaleza de los diversos fenmenos sistmicos.

EJERCICIO No. 1 En el espacio en blanco describa una definicin de sistema Sistema es: ____________________________________________________ ______________________________________________________________

EJERCICIO No. 2 Al analizar el cuerpo humano como un sistema, se pueden definir varios subsistemas interrelacionados que lo componen. En el cuadro a continuacin, anote 4 subsistemas y sus funciones Sistema: cuerpo humano 66

Subsistema Ej. Respiratorio

Funcin Llevar oxgeno a la sangre

EJERCICIO No. 3 Al analizar una organizacin desde el punto de vista de sus sistemas, se pueden encontrar varios subsistemas que trabajan interrelacionados, donde cada uno cumple con una funcin especfica. A continuacin, en el cuadro anote 4 subsistemas de una organizacin y su funcin Sistema: la organizacin Subsistema Produccin Funcin Elaborar los productos que sern colocados en venta en el mercado

Ej.

67

Ver respuestas pg.

I.

LA ORGANIZACION Y EL ENFOQUE DE SISTEMAS

Las organizaciones han sido tratadas, desde el punto de vista de sistemas, por diversos autores especialistas en Administracin y organizaciones. Bajo el enfoque de sistemas, la organizacin se puede analizar de dos formas diferentes: como un sistema cerrado o abierto. A. LA ORGANIZACION COMO SISTEMA CERRADO

Los estudios tradicionales sobre la organizacin se inician enfocando el fenmeno organizativo como un sistema cerrado. Como hemos visto en la Unidad anterior, las organizaciones son entidades creadas por el hombre para lograr un objetivo especfico. Los estudios iniciales sobre Administracin se orientaron hacia el estudio y anlisis del logro de los objetivos organizacionales.

68

Se enfatiz el estudio de las funciones internas de la empresa, relacionadas con el cumplimiento de las metas deseadas. Se enfocaba la organizacin como un sistema cerrado en la que no se consideraba la inferencia del medio ambiente externo y era inters primordial de los primeros cientficos de la Administracin, lograr el establecimiento de una relacin de fines y medios para maximizar la eficiencia. Los trabajos de Taylor sobre mtodos de trabajo e incentivos monetarios, los de Fayol, sobre las funciones administrativas y la estructura de la organizacin, son ejemplos de trabajos que dieron gran importancia al logro de una mayor productividad dentro de la organizacin.

EFICIENCIA OBJETIVO S

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Fig. 3 La organizacin como sistema cerrado En la concepcin de la organizacin como un sistema cerrado, no Se consideran factores de fundamental importancia que ayudan a explicar su comportamiento, no se examina la influencia de los individuos y grupos como parte del ambiente organizacional. Tampoco es considerada la incertidumbre como variable importante en el anlisis del fenmeno organizacin. Bajo esta concepcin, los estudios sobre organizacin estn orientados a nivel tcnico-operativo, ya que es all donde encontramos un funcionamiento de tipo mecanicista, y la influencia del medio ambiente no es muy importante, pues los resultados se esperan con gran certeza. Este enfoque, aunque da resultados positivos a este nivel, no es muy aplicable a otros. Es importante recalcar que el enfocar la organizacin como un sistema cerrado, se dejan fuera del anlisis las complejas relaciones entre ellas y su medio ambiente, la multiplicidad de los objetivos y la interaccin entre la organizacin formal e informal. Estos ltimos factores hacen que no haya una certidumbre total sobre comportamiento y resultado de los planes. Debido a que al enfocar la organizacin como un sistema cerrado no se pueden explicar muchos de sus comportamientos, pues stos no responden a 69

causas internas sino a factores externos, se Crea la necesidad de ampliar la visin de la organizacin, como un sistema abierto influido por el medio ambiente, que enfrenta diversos grados de incertidumbre y que es necesario ubicar y controlar. De esta forma, se desarrolla la moderna teora de la organizacin, ms completa y cercana a la realidad. EJERCICIO No. 4 Seale las caractersticas de los estudios basados en la concepcin de la organizacin como un sistema cerrado EJERCICIO No. 5 Indique por qu se pas a enfocar a la organizacin como un sistema abierto Ver respuestas pgina

B.

LA ORGANIZACION COMO SISTEMA ABIERTO

La moderna teora de la organizacin enfatiza la relacin entre ella y el medio ambiente. Se analiza la organizacin como un sistema abierto que recibe gran influencia del medio externo que la rodea.

70

Fig. 4 La Organizacin como sistema abierto

Al enfocar la organizacin como sistema abierto, se debe asumir que un sistema contiene ms variables de las que realmente podemos comprender, y que, muchas de ellas, estn sujetas a influencias que tampoco podemos controlar ni predecir. En el enfoque de sistemas abiertos, la organizacin es vista como un conjunto de partes relacionadas entre s que constituyen un todo, donde ellas contribuyen y reciben algo de ese modo. Como sistema abierto, la organizacin cumple con todas las caractersticas de los sistemas abiertos.

De acuerdo con lo que hemos explicado, un sistema abierto est en constante intercambio con el medio ambiente de donde recibe insumos en diferentes formas, que pueden ser: energa, informacin o materiales. Estos insumos son procesados por el sistema y se produce as una exportacin de productos. En base a esto, y para los efectos de nuestro estudio, podemos establecer que un sistema est constituido por cuatro elementos bsicos: insumos, procesamiento, producto y retroalimentacin. Estos elementos estn relacionados entre s y forman un circuito que est en constante actividad.

71

Aplicando el enfoque de sistemas al anlisis de las organizaciones, podemos indicar que una organizacin recibe, de la sociedad donde acta, los insumos necesarios para su funcionamiento. Los insumos son procesados y revertidos a la sociedad en forma de bienes y servicios. Con dichos bienes y servicios la sociedad satisface sus necesidades y suple de nuevo a la organizacin de los insumos necesarios para que contine completando as el ciclo (ver figura No. 5)

INSUMOS INFORMACION ENERGIA MATERIALES

En la figura No. 5 hemos hecho una primera aproximacin del funcionamiento de una organizacin como sistema abierto y observado cmo se relacionan las diferentes partes que componen el sistema. BIENES ORGANIZACION OoAYYOOOODE OOOODE DNIZACION Y SERVICIOS

Relaciones entre subsistemas RETROALIMENTACION La organizacin puede ser visualizada como un sistema integrado por diferentes subsistemas interrelaciones e interdependientes entre s. De esta manera, las salidas de un subsistema sirven como entrada o insumos para otro subsistema, y as sucesivamente. Fig. Este5 proceso lo representamos en la figura No 6, donde La Organizacin como sistema aparecen cuatro subsistemas en diferentes niveles, comunicados entre s.

72

NIVEL 3

INSUMO

SUBSISTEMA D

PRODUCTO

PRODUCTO

SUBSISTEMA C

INSUMOS

PRODUCTO

SUBSISTEMA B

INSUMOS

NIVEL 2

LIMITES

SUBSISTEMA PRODUCTO INSUMO NIVEL 1 A

MEDIO AMBIENTE

Fig. 6 Relaciones entre subsistemas

En la figura el subsistema A recibe insumos del medio ambiente, los procesa y saca un producto, el cual sirve de insumo para el subsistema B; ste a su vez hace el debido procesamiento y su producto entra como insumo al subsistema C; ste suple insumos para el subsistema D, cuyo producto entre al subsistema B y ste a su vez produce insumos para el subsistema A. Al llegar al subsistema A, se completa el ciclo en todo el sistema.

73

Fig. 7 Subsistemas y el sistema organizacin En la figura 7 se tiene un diagrama esquemtico general de la organizacin como un sistema compuesto por subsistemas interdependientes y relacionados entre s. C. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS ABIERTOS

En el prrafo anterior, y de acuerdo a la representacin que se hacen en la figura No. 6, observamos que el sistema abierto recibe insumos o energa del medio ambiente, la transforma y enva de regreso al exterior, usualmente en una forma diferente como la recibi. Katz y Kahn 11 al estudiar este fenmeno establecen algunas caractersticas que parecen definir a los sistemas abiertos. Dichas caractersticas son las siguientes:

a)

Entradas

Los sistemas abiertos importan algn tipo de energa del medi externo que los rodea; as por ejemplo las clulas oxgeno del aire, los carros obtienen gasolina del medio externo. El funcionamiento normal de una persona depende mucho de la entrada continua de estmulos provenientes del medio que la rodea. Igualmente, las organizaciones reciben suministros de energa de otras instituciones en forma de dinero, recursos humanos, materiales y otros insumos. b)
11

Procesamiento

Katz, Daniel y Kahn, Robert, Psicologa Social de las Organizaciones. Trillas, Mxico, 1977, p. 28.

74

Los sistemas abiertos tienen las caractersticas de procesar y transformar la energa disponible. Por ejemplo, el cuerpo humano convierte el almidn y el azcar en calor y movimiento. As, la organizacin procesa materias primas y entrena gente para crear un producto o prestar un servicio. c) Las salidas

Los sistemas abiertos exportan hacia el medio que los rodea algn tipo de producto. El cuerpo humano, por ejemplo, enva al medio externo, monxido de carbono y agua. La organizacin exporta bienes o servicios. d) Ciclos de eventos

El proceso de entrada, procesamiento y salida es de naturaleza cclica repetitiva. El producto exportado al medio ambiente proporciona la fuente de energa para que se repita el ciclo de actividades y se obtengan nuevos insumos; stos son procesados y sale un producto que es exportado de nuevo al medio. ambiente, y as sucesivamente se repite el proceso. Una empresa, por ejemplo, utiliza materia prima y mano de obra para su produccin que se lleva al mercado, y utiliza el producto para comprar ms materia y mano de obra, repitiendo el proceso. Cuando aplicamos este concepto a la organizacin, observamos que en cada uno de sus departamentos se cumple un ciclo de entrada, procesamiento y salida. As por ejemplo, el departamento de produccin recibe la entrada de materia prima, que procesa y saca un producto que va al medio ambiente; dicho producto es vendido obtenindose recursos financieros con los cuales de nuevo se compra materia prima que ingresa al departamento de produccin para ser procesado. De esta manera se repite al ciclo e igualmente sucede en cualquier otro departamento.

e)

Entropa negativa

Todos los sistemas abiertos para desarrollarse y mantener un estado de equilibrio, deben eliminar el proceso de entropa, caracterstico de los sistemas cerrados. Entropa es el proceso natural de desorganizacin, decadencia y muerte, hacia donde tienden todos los sistemas cerrados. Es una ley universal, que la fuerza de la entropa de los sistemas cerrados aumenta hasta que, eventualmente, el sistema se detiene; en un sistema cerrado el cambio de la entropa es siempre positivo. Bajo la concepcin de sistemas abiertos se hace posible el control de la entropa. Para sobrevivir, los sistemas abiertos se ponen en actividad para adquirir entropa negativa y contrarrestar la tendencia de los sistemas hacia la desorganizacin.

75

El proceso por el cual se adquiere entropa negativa es el siguiente: el sistema abierto, al importar del medio ms energa de la que consume, puede almacenarla y desarrollar una entropa negativa. Esta entropa negativa le permite contrarrestar el proceso natural de desorganizacin y decadencia. Esta es una de las razones por las cuales, en los sistemas abiertos, existe la tendencia general a maximizar la relacin entre energa importada y la que se consume para subsistir. Es interesante hacer notar que el proceso entrpico es vlido tanto en los sistemas biolgicos como en los fsicos cerrados. La reposicin de energa en los organismos biolgicos, no tiene capacidad para mantener en forma indefinida la estructura compleja del tejido viviente. Los sistemas sociales, sin embargo, no estn atados a las mismas limitaciones fsicas de los organismos biolgicos y estn en condiciones de detener, casi en forma indefinida, el proceso entrpico. Aplicando este concepto a las organizaciones como sistemas sociales abiertos, observamos que ellos tratan de almacenar energas en la forma de activos, especialmente dinero en efectivo, materias primas y otros recursos. Toda esta energa o recursos, son utilizados en momentos de crisis cuando la tendencia a la organizacin es ms fuerte. A pesar de tener capacidad para desarrollar dicho mecanismo, son muchas las organizaciones que desaparecen por esta causa. f) Entrada de informacin, retroalimentacin y proceso de codificacin

Las entradas de los sistemas abiertos no estn formados, solamente, por energa, sino que tambin recibir informacin sobre la actuacin del sistema ayuda, en algunos casos, a corregir deficiencias y errores en el logro de los objetivos del sistema. Las diferentes partes del sistema retroalimentan informacin sobre los efectos de su operacin, hacia el mecanismo central donde se procesa dicha informacin y se toman las acciones debidas para que el sistema se mantenga en su objetivo. El termostato que controla la temperatura del ambiente, es un ejemplo simple de un mecanismo regulado, que opera en base a la retroalimentacin de informacin. Todo sistema necesita de un mecanismo regulador que le permita hacer correcciones y ajustes a su debido tiempo. Si no existe un mecanismo correctivo para que el sistema recupere su curso normal, se gastar demasiada energa y posiblemente no existiendo como sistema. Es importante destacar que las entradas al sistema son selectivas, lo cual quiere decir que no todas las entradas energticas son capaces de ser asimiladas por los sistemas. El sistema digestivo, por ejemplo, asimila solamente aquellos alimentos para los cuales est adaptado y acostumbrado; asimismo, los sistemas reaccionan solamente ante aquellas seales informativas para las que estn ajustados.

76

El trmino general que se utiliza para designar el mecanismo selectivo de aceptacin rechazo es la codificacin. Por medio del proceso de codificacin, el mundo se simplifica a unas pocas categoras de lo que realmente necesita el sistema. En conclusin, cada sistema debe disear sus cdigos para clasificar la informacin que realmente necesita. g) Estado estable y homeostasis

Los sistemas abiertos que sobreviven por haber almacenado energa y vencido el proceso de entropa, mantienen cierta estabilidad en el intercambio de energa y desarrollan un estado constante, casi de equilibrio. Esto no significa que el sistema no cambia con el tiempo, ya que a medida que se experimentan cambios en el entorno, el sistema tambin cambiar, producindose un proceso de adaptacin y ajuste. Esta adaptacin y ajuste de los sistemas a las fuerzas internas o cambios en el medio ambiente, es lo que se conoce como homeostasis, proceso por el cual se mantiene el equilibrio dinmico del sistema. El ajuste de ciertas polticas gubernamentales a los deseos de la poblacin, por presin ejercida en un momento determinado, es un ejemplo de homeostasis. As como tambin lo es el ajuste de precios que haga una empresa, ante una reduccin de la demanda. h) Crecimiento a travs. de la diferenciacin e integracin

Los sistemas cerrados, como examinamos anteriormente, tienden a moverse hacia mayores niveles de entropa y desorganizacin. Por el contrario, los abiertos, se mueven hacia mayores niveles de diferenciacin (especializacin) y mayores grados de integracin (organizacin y coordinacin). Mayores niveles de diferenciacin de los subsistemas favorecen un mayor grado de eficiencia, ya que cada subsistema se especializa en una tarea especfica. La integracin de los diferentes subsistemas da mayores eficacia y eficiencia al sistema como un todo, en el cumplimiento de sus objetivos, por medio de la coordinacin armoniosa de las funciones y tareas de los subsistemas. Al enfocar una organizacin como un sistema, se pueden ver en su crecimiento, las dos tendencias: diferenciacin e integracin. Al crecer la organizacin se crean departamentos ms especia1izados y con la preparacin necesaria para el logro de sus fines especficos. Este crecimiento de diferenciacin obliga a la organizacin a buscar una mayor integracin o coordinacin entre los diferentes departamentos especializados, .de forma tal que se sincronicen y armonicen las acciones de todos para el logro de los objetivos. La especializacin por s sola no conlleva mayores grados de eficiencia organizativa si no existe un adecuado nivel de integracin de los diferentes subsistemas de la .organizacin. El caso tpico de crecimiento se puede observar en las organizaciones de tipo familiar, que generalmente evolucionan de una situacin en donde cada uno de los integrantes toma decisiones, hasta que la situacin se va regularizando; se establecen responsabilidades y funciones, diferenciando lo que cada uno debe hacer 77

y se integra la organizacin, estableciendo una jerarqua de mando, delegacin de autoridad, reglas y procedimientos. De esta manera la organizacin logra, de mejor forma, sus objetivos. i) Equifinalidad

El principio de equifinalidad establece que un sistema abierto puede llegar al mismo punto final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. Una organizacin por ejemplo, puede tomar la decisin de expandirse comprando otras empresas: otra puede decidir construir ms plantas y, una tercera subcontratando parte de la produccin. Todas logran, por diferentes senderos, el fin de la expansin. Para los efectos prcticos organizacionales, el principio de equifinidad es muy importante, ya que es, de gran ayuda en la seleccin del diseo adecuado para una organizacin pues nos ensea que no existe una mejor forma de organizar y que tampoco existe un mtodo nico para lograr objetivos. .

EJERCICIO No. 6 En el siguiente cuadro coloque una breve explicacin a cada una de las caractersticas de los sistemas abiertos . CARACTERISTICAS EXPLICACION 1) Entradas Todos los sistemas abiertos importan algn tipo de energa 2) Procesamiento 3) Salidas

78

4) 5) 6) 7) 8) 9)

Ciclos de eventos Entropa negativa Retroalimentacin Homeostasis Diferenciacin Equifinalidad

D.

APLICACIONES DEL ENFOQUE DE LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA ABIERTO

Muchos de los actuales estudios e investigaciones sobre la organizacin, utilizan como modelo el enfoque de sistemas, mostrando desde diversos puntos de vista, diferentes caractersticas e interrelaciones que se pueden observar en las organizaciones. Sealemos a continuacin, brevemente, algunos ejemplos.

D.1 El sistema social y las organizaciones Talcott Parsons12 en sus escritos sobre el sistema social, concibe las organizaciones como subsistemas del sistema social. Para este autor, la sociedad tiene cuatro funciones fundamentales que enfrentar, que son: 1. 2. 3. 4.
12

El logro de sus metas. Adaptarse al medio ambiente. Integrar sus diferentes componentes sociales. Mantenerse en el tiempo

Persons, T. Social Systems, Grusky-Miller, 1970.

79

Las organizaciones, como subsistemas sociales, tienen por funcin ayudar a resolver estos cuatro problemas fundamentales. Por lo tanto, Parsons identifica cuatro tipos, de organizacin, clasificndolas, de acuerdo con la funcin social que ayudan a resolver. Estos tipos son: 1) 2) 3) 4) Econmicas Polticas Integrativas Mantenimiento

---------------------------------------------------ORGANIZAORGANIZACIONES CIONES ECONOMICAS ---------------------------------------------POLTICAS

LA SOCIEDAD ---------------------------------------------ORGANIZAORGANIZACIONES CIONES INTEGRATIVAS MANTENIMIENTO --------------------------------------------------MEDIO AMBIENTE

Fig. 8 El sistema social y las organizaciones. Las organizaciones de tipo econmico ayudan al logro de los objetivos sociales y a manejar eficientemente los recursos de la Fig. 8 sociedad. Las polticas, promueven la adaptacin de la sociedad al medio que la rodea; las integrativas facilitan el establecimiento y organizacin pe las relaciones entre los diferentes miembros y las de mantenimiento, velan por el buen funcionamiento de las diferentes estructuras de la sociedad.

D.2

Subsiste mas funcionales y la organizacin

Para muchos autores, la organizacin puede verse como un conjunto de subsistemas funcionales y sealan como subsistemas de la organizacin, los diferentes departamentos: compras, produccin, mercadotecnia, finanzas etc.

INSUMO
COORDINACIN GENERAL

PRODUCTOS

MEDIO AMBIENTE

80

FINANZAS

COMP

PROD.

MERCADEO

Fig.9. La organizacin y los subsistemas funcionales Cada subsistema cumple con una funcin especfica; el subsistema compras adquiere el material necesario para la produccin; el sistema produccin transforma los diferentes recursos en un producto, el de mercadotecnia exporta el producto al medio ambiente y los otros sirven para coordinar y controlar el sistema como un todo, para el logro de los objetivos. D.3 La organizacin y sus elementos fundamentales Para el estudio y anlisis del fenmeno organizativo en el presente texto, la organizacin se ha dividido en los siguientes componentes fundamentales: 1) 2) 3) 4) Medio ambiente de la organizacin. Objetivos Estructuras organizacionales Procesos internos en la organizacin

Considerando estos elementos, es posible visualizar la organizacin de la siguiente forma:

81

PROCESOS

INTERNOS

INSUMO
OBJETIVOS

PRODUCTOS

ESTRUCTURAS

MEDIO AMBIENTE

Fig. 10 Organizacin, su medio ambiente, objetivos, estructuras y internos

procesos

A continuacin presentamos, en forma muy breve, cada uno de estos componentes de la organizacin, ya que ellos constituyen el objeto de estudio de las unidades siguientes de este curso. 1) El medio ambient o entorno

El medio ambiente o entorno de la organizacin son todos aquellos factores (polticos, econmicos, culturales, sociales, etc.) externos a ella y que de una u otra influyen en su comportamiento. El le proporciona los recursos y utiliza los productos que ella elabora. Desde este punto de vista, la organizacin depende, para su supervivencia y eficiencia, del intercambio de bienes y servicios con su medio. El entorno influye en la determinacin de los objetivos de la organizacin y en las adaptaciones que son necesarias para lograrlos. Los factores del medio ambiente que pueden influir sobre 82

la organizacin son de diverso tipo: culturales, tecnolgicos, polticos, legales, econmicos, educacionales, psicolgicos, etc. La influencia del medio, en una organizacin, depender de qu tan abierta sea ella, es decir, qu tan expuesta se encuentre al medio ambiente. 2) Objetivos

Las organizaciones son entidades sociales creadas por el hombre para cumplir con ciertas funciones y lograr determinados objetivos. Como componentes de la sociedad, los objetivos de las organizaciones son establecidos por la misma sociedad. Estos objetivos son influidos por los valores del medio socio-cultural que rodea la organizacin. Desde el punto de vista de Parsons, puede decirse que las organizaciones cumplen funciones y logran objetivos de tipo econmicos, polticos, de integracin o mantenimiento. Es importante entender que las organizaciones deben tener xito en el logro de sus objetivos; aquella que no logre, est condenada a desaparecer. 3) La estructura organizacional

Este concepto se refiere a lo que es observado en una organizacin como patrones continuos en el comportamiento de la actividad de sus miembros en el tiempo, tales como procedimientos, reglas, factores de autoridad, flujo de las comunicaciones y el trabajo. Es decir, todo tipo de comportamiento observable y regular en el tiempo, que muestran los miembros de una organizacin al estar expuestos, o sus procesos y procedimientos de control. 4) Los procesos organizacionales

Toda organizacin tiene procesos unificados que relacionan sus diferentes partes. La comunicacin que une esas diferentes partes proporcionando la informacin necesaria para el funcionamiento; la toma de decisiones, proceso por el cual se escoge, entre diferentes caminos, alternativas de accin para el logro de los objetivos y la coordinacin del proceso por medio del cual se sincroniza e integra el funcionamiento de las partes en funcin de sus objetivos. Estos componentes fundamentales de la organizacin sern tema de anlisis y estudio en las prximas unidades.

E.

IMPORTANCIA DEL ENFOQUE DE SISTEMAS PARA EL ESTUDIO DE LAS ORGANIZACIONES

La organizacin como sistema consiste en un grupo de estructuras relacionadas e independientes a las que denominamos subsistemas. Todos estos 83

elementos se relacionan entre s, interactan integrando el gran sistema de la organizacin, que a su vez es un subsistema dentro del gran sistema que forma la sociedad en general Al considerar la organizacin como un sistema abierto, el administrador puede ubicarla dentro del gran contexto social y determinar qu elementos de tipo social, poltico o econmico, facilitan o entorpecen su funcionamiento. Por otro lado, el tener una visin general y de conjunto de toda la organizacin le facilita al administrador identificar qu subsistema presenta problemas y,.as controlarlo a tiempo antes de que se vea afectada toda la organizacin. Es de hacer notar que el enfoque de sistemas no es del todo perfecto, y algunos autores indican que una de sus fallas es el hecho de que, al indicar las relaciones entre los diferentes elementos lo hace de una manera general, sin precisar exactamente cul es el tipo de relacin que produce un resultado especfico, Por ejemplo, no es suficiente decir que las relaciones de tipo econmico producen cambios de tipo social, o que elementos de tipo tecnolgico y psicolgicos producen cambios organizacionales; lo que realmente se necesita es una indicacin precisa de cul es el elemento econmico que produce tal cambio de tipo social, tecnolgico. No hay duda de que futuros enfoques llenarn este vaco. Por ltimo, el enfoque de sistema permite desarrollar un gran inters por aspectos tan vitales como: (a) cules son las partes estratgicas del sistema; (b ) qu sucede dentro de cada una de esas partes; (c) cul es la naturaleza de la dependencia mutua entre los diferentes subsistemas y (d) cules con los procesos que unen las partes del sistema. La perspectiva de ver a la organizacin como un grupo de subsistemas interrelacionados entre s, es de gran importancia, tanto para los administradores como para los estudiosos de los problemas organizacionales, a tal punto de que casi todos 1os enfoques modernos para el estudio de las organizaciones, tiene en comn el uso del concepto de sistema como un medio efectivo para describir la organizacin como un todo. A continuacin realice la siguiente lectura: Fremont Kast, Administracin en las Organizaciones: Un Enfoque de Sistemas, Mc. Graw Hill, Mxico, 1979, pp. 113-117 En esta lectura se presentan las relaciones directas entre el enfoque de sistemas y la teora organizacional. RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS 1. Sistema es un conjunto de elementos (subsistemas) que se interrelacionan e interactan entre s para cumplir con un objetivo especfico: 84

2.

2.Sistema: cuerpo humano Subsistema seo Circulatorio Digestivo Sensitivo Funcin Servir de estructurapara sostener subsistemas.

1 2 3 4

otros

Transmitir el oxgeno y alimento a todos los subsistemas corporales. Transformar la comida en alimento incorporable al cuerpo humano. Informar al sistema sobre el medio ambiente

3. 1 2 3 4 4.

Sistema: organizacin Subsistema Gerencia general Mercadeo Finanzas Personal Funcin Dirigir y coordinar los subsistemas. Distribuir y vender los productos. Manejar los recursos financieros. Administrar los recursos humanos.

a) El estudio se orienta sobre los criterios de efectividad y eficiencia. b) Se ignoraban los factores externos a la organizacin (medio ambiente) c) No se considera la incertidumbre. Se desarrolla una teora de organizacin ms completa, que tiene en cuenta tanto los factores internos como externos de la organizacin.

5.

Respuesta al Ejercicio No. 6 1 CARACTERISTICAS Entrada EXPLICACION Todos los S.A. importan algn tipo de energa.

85

2 3 4 5 6 7 8 9

Procesamiento Salidas Ciclos de eventos Entropa negativa Retroalimentacin Homeostasis Diferenciacin Equifinalidad

Todos los S.A. procesan y energa disponible.

transforman la

Los S.A. exportan hacia el medio que los rodea algn tipo de producto. El proceso se repite cclicamente. Se almacena energa para sobrevivir. Reciben informacin deficiencias. para corregir

Se mantiene en equilibrio, ajustndose al medio ambiente. Tienden a especializarse para lograr mayor eficiencia. Muchas S.A. tienden al mismo fin por diferentes caminos.

S.A. = Sistema Abierto

AUTOEVALUACION Seale con una X la respuesta correcta que corresponda al encabezamiento. 1. Sistema es:

86

A B C D 2. A B C D 3. A B C D

Un conjunto de elementos dispersos que buscan cada uno lograr su objetivo especfico. Un conjunto de unidades independientes que cumplen una funcin determinada. Un conjunto de elementos, interdependientes que interactan para lograr un objetivo comn. Un conjunto de unidades funcionando para lograr sus objetivos. Al decir que una organizacin se compone de subsistemas interrelacionados ello implica que: La organizacin tiene muchos subsiste mas Unos subsistemas suministran los insumos de otros subsistemas. La organizacin subsistemas. o sistema se compone de

Los subsistemas son independientes. El enfocar la organizacin desde el punto de vista de sistema es importante porque: La organizacin es sistema. Facilita la, comprensin y estudio del fenmeno organizacin. Disminuye la incertidumbre de la organizacin. Facilita el control organizacionales y disminuye los costos

4. 5.

Seale las caractersticas que diferencian una organizacin enfocndola desde el punto de sistema abierto o cerrado. Indique las caractersticas fundamentales del enfoque de sistema en el estudio de una organizacin.

87

6.

Escoja una organizacin que usted conozca y enfquela como un sistema abierto. Para desarrollar dicho trabajo usted deber: 1) 2) 3) Identificar qu tipo de organizacin es, de acuerdo a las actividades que realiza. Indicar las funciones de los subsistemas. Sealar al menos cuatro caractersticas del S.A. en esa organizacin.

RESPUESTAS A LA AUTOEVALUACION 1. C

88

2. 3. 4.

B B

CARACTERISTICAS SISTEMA ABIERTO Orientado al manejo de las organizaciones como un todo Incluye los factores externos que influyen en la organizacin Analiza la incertidumbre como fenmeno importante de la organizacin Ver texto pgina 5. A continuacin le presentamos una posible respuesta a esta pregunta. En ella se enfoca a la UNA como sistema abierto. Si ha tenido algn problema al responder esta pregunta, consulte con su Asesor. . 1. Subsistemas importantes y sus funciones a) b) c) d) Administrativo Acadmico Operaciones Informacin-CIUNA Manejar y distribuir eficientemente los recursos de la organizacin Planificar y desarrollar el material pedaggico necesario para el proceso enseanza-aprendizaje . Reproducir y elaborar los medios de instruccin y colocarlos a disposicin de los estudiantes. Centralizar, procesar y enviar la informacin necesaria para el buen funcionamiento de los otros subsistemas de la organizacin. SISTEMA CERRADO Orientado sobre los criterios afectividad y eficiencia Ignora factores externos organizaciones Ignora la incertidumbre de de

2.Caractersticas como sistema abierto: a) Insumos Materiales (equipos de enseanza, papel; lpices, etctera). Humanas (profesores, administradores, 89

estudiantes). Tecnolgicos (conocimientos y tecnologa educativa). b) Productos c) Ciclos de eventos Profesionales graduados, profesionales reciclados, nuevos conocimientos y experiencia. El desarrollo de cada curso implica repetir el mismo evento para cada uno de ellos. Planificacin, desarrollo, reproduccin, envo, entrega, evaluacin. Con los insumos-recursos materiales y humanos la Universidad crece y se desarrolla. Con la importacin de estos insumos del exterior su tendencia a la desorganizacin y muerte desaparece (entropa) y tiende a sobrevivir, crecer y mejorar (entropa negativa). El centro integrado de informacin suministra la retroalimentacin necesaria a todos los sistemas. Existen diferentes especializaciones entre los subsiste mas: acadmicos, administrativos, informacin, etctera.

d) Entropa negativa

e) Retroalimentacin f) Diferenciacin

BIBLIOGRAFIA ARAY, Lus Enrique Anlisis de Sistemas y Administracin Pblica, Comisin de Administracin Pblica, Caracas.

90

CHURCHMAN, Charles West Enfoque de Sistemas, Editorial Diana, Mxico, 1973. KATZ, Daniel y KAHN, Robert Psicologa Social de las Organizaciones, editorial Trillas, Mxico, 1977. OPTNER, Stanford L. Anlisis de Sistemas, Fondo de Cultura Econmica, Mxico, 1978. ______________ Mxico, 1968. Anlisis de Sistemas para Empresas, Editorial Diana,

ROTUNDO, Emiro Introducci6n a la Teora General de los Sistemas, UCV, Caracas, 1973. SISK, Henry Administracin y Gerencia de Empresas, Cincinati, South Wstern Publishing Co., 1976.

UNIDAD 4
91

LA ORGANIZACION YEL ENTORNO

OBJETIVOS DE LA UNIDAD Al finalizar el estudio de esta Unidad, el estudiante estar en capacidad de: 15) Explicar la importancia que tiene el conocer el entorno que rodea una organizacin. 16) Diferenciar entre entorno inmediato Y entorno general. 17) Establecer las diferencias del entorno, de acuerdo a su complejidad. 18) Sealar los principios e importancia de la Teora Situacional.

ESQUEMA DEL CONTENIDO. Pg. I. LA ORGANIZACION y EL ENTORNO . 1. Concepto de entorno 94 94 92

2. Importancia del entorno para la gerencia. ANALISIS DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIN 1. El entorno inmediato Clientes. 98 Suplidores. 98 Asesores 99 Entes reguladores 99 Adversarios 100 Opinin pblica. 101 II. 2. El entorno general. A. Sistema social... B. El sistema cultural. C. El sistema econmico... D. El sistema poltico. III. EL ENTORNO SEGUN SUS COMPLEJIDAD 1. Placentero sencillo. 2. Placentero turbulento. 3. Perturbado Turbulento... LA TEORIA SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIN ..

95 97 97

103 104 104 105 106 108 109 109 109 109 112 114 118

IV.

RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS.. AUTOEVALUACION .. BIBLIOGRAFIA...

I. 1.

LA ORGANIZACION y EL ENTORNO EL CONCEPTO DE ENTORNO

En la Unidad 2 hemos discutido el concepto de organizacin, definindola como una unidad social, que forma parte de un sistema mayor que es la sociedad

93

misma. La sociedad est constituida por diferentes grupos, y su funcionamiento es regulado por normas culturales, econmicas, polticas y legales, todas las cuales constituyen el medio ambiente donde funcionan las organizaciones formales. El entorno de la organizacin est conformado por todos aquellos elementos y condiciones existentes en el medio donde opera la organizacin. As por ejemplo, el sistema econmico y poltico predominante en: una sociedad forman parte del entorno, e influirn en el funcionamiento de la organizacin, as como las condiciones demogrficas y culturales de la poblacin darn una conformacin muy particular al entorno. En conclusin, se puede indicar que el entorno es todo el ambiente externo de la organizacin, que de una manera directa o indirecta influye en el funcionamiento de la misma. Es muy difcil establecer el lmite entre el ambiente interno y el externo de la organizacin, ya que sta se encuentra en constante relacin con su retorno, mediante un flujo y reflujo de elementos tangibles e intangibles. Puede decirse que las organizaciones estn rodeadas de una membrana semi-permeable, cuya permeabilidad vara de acuerdo al tipo de organizacin. Por ejemplo, hay algunas organizaciones que son ms permeables al avance tecnolgico e incorporan rpidamente los avances que se desarrollan en el medio, mientras que otras son ms cerradas. Hay las que son ms propensas a influencias de tipo poltico, mientras que otras son indiferentes a ellas. Por todo lo que hemos indicado, consideramos que es importante para estudiar bien las organizaciones Y entender su funcionamiento, ubicadas en el medio donde actan. y analizar detenidamente el entorno en el que estn relacionadas. En la figura 1 se da una idea de una organizacin en un medio ambiente muy general, con indicacin de los elementos ms importantes que tienen un impacto sobre su funcionamiento.
OTRAS ORGANIZACIONES

CULTURA

ORGANIZACION

ECONOMIA

POLITICA

Fig. 1 Entorno de una organizacin 2. IMPORTANCIA DEL ORGANIZACIONES ENTORNO PARA LA GERENCIA DE LAS

Las condiciones del entorno contribuyen a lo que sucede dentro de la organizacin, tanto para darle forma a la estructura como para determinar la 94

naturaleza de sus procesos internos. Se puede indicar, por lo tanto, que el entorno es factor determinante en el funcionamiento de la organizacin. . En trminos genrales, el entorno de una organizacin est conformado por elementos de tipo cultural, polticos, econmicos y tecnolgicos. En la medida en que los gerentes sean capaces de conocer esos elementos y establecer estrategias para manejarlos adecuadamente, estarn en mejor posicin de minimizar los problemas y poner a funcionar con xito sus organizaciones. Todas las organizaciones funcionan en un medio poltico y reciben influencia de las condiciones polticas del entorno. Las decisiones que se toman, tanto en el Congreso como en el Ejecutivo, as como las leyes y presiones de los partidos polticos, afectan el funcionamiento de las organizaciones y muchas, veces entorpecen su eficiencia, como en el caso de las empresas pblicas. El sistema econmico predominante es elemento fundamental para el funcionamiento de las organizaciones, ya que de ello dependern las diversas estrategias para colocar sus productos en el mercado, obtener recursos financieros si es un sistema capitalista, o depender econmicamente del gobierno, si es economa intervencionista. Indudablemente que los aspectos culturales, polticos y econmicos, tienen su impacto sobre la organizacin y, es de vital importancia para el gerente, conocerlos para poder establecer sus estrategias que le permitan manejarla mejor. El impacto del entorno sobre la organizacin se puede resumir as: a) Los estilos de liderazgo y las prcticas gerenciales estn altamente determinados por las condiciones culturales del medio. b) Los valores culturales juegan un papel importante en el proceso de toma de decisiones. c) Todas las organizaciones funcionan en un medio ambiente fsico en el que se discuten y plantean problemas fundamentales y se toman decisiones que las afectan. d) El grado de discrecionalidad de un gerente depender mucho del tipo de sistema econmico que predomine en el entorno organizacional.

EJERCICIOS 1. En cada una de las siguientes proposiciones seale con una X si es verdadera o falsa:

95

a) La organizacin formal es un ente cerrado que se ocupa solamente de su funcionamiento interno Verdadero __________ o Falso ____________

b) El entorno de las organizaciones formales est constituido por todo el ambiente externo que las rodea Verdadero __________ o Falso____________

c) Para estudiar y entender bien las organizaciones, hay que ubicadas en el medio donde actan Verdadero ___________ o Falso ____________

d) El entorno es todo el ambiente externo de la organizacin, que influye indirectamente en su funcionamiento Verdadero ___________ o Falso ____________

e) El medio ambiente es un factor determinante en el funcionamiento de la organizacin, pero no afecta su estructura Verdadero ___________ o Falso ___________

f) El lmite entre el entorno y la organizacin es fcilmente determinable, ya que semeja una membrana semi-permeable, cuya permeabilidad vara con el tipo de organizacin Verdadero ___________ 2. 3. o Falso ____________

Seale la importancia del entorno para quienes gerencia organizaciones Seale al menos tres de los efectos que tiene el entorno sobre la organizacin

Ver respuesta pgina

II.

ANALISIS DEL ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES

Como hemos indicado en prrafos anteriores, la organizacin es un ente abierto, que est en constante interrelacin con diferentes sistemas y otras

96

organizaciones que conforman el entorno. A fin de entender mejor la estructuracin del medio donde funcionan las organizaciones, dividiremos el entorno en dos partes: 1. Entorno inmediato 2. Entorno general 1. EL ENTORNO INMEDIATO

El entorno inmediato es aquel que est constituido por un complejo de grupos, personas y organizaciones, que se interrelacionan directamente con la organizacin en sus diversos papeles. Son las partes ms cercanas a la organizacin con las que existe una relacin directa. Para dar una idea del entorno ms inmediato a la organizacin, analizaremos los elementos que lo componen e indicaremos el papel que juega cada uno en sus relaciones con la organizacin. Componentes del entorno inmediato: a) b) c) d) e) f) a) Clientes. Suplidores. Asesores. Entes reguladores. Adversarios. Opinin pblica Los clientes

Los clientes de una organizacin son los elementos ms importantes del entorno inmediato. Su importancia viene dada por el papel que ellos juegan como receptores de los bienes y servicios producidos por aqulla. Para identificar los clientes de una organizacin es esencial reconocer la cadena de relaciones que puede existir entre el cliente directo y el consumidor. Los clientes de un fabricante, por ejemplo, son los consumidores, el vendedor al detal, as como tambin el distribuidor que compra todos los productos. Los clientes de una escuela de Administracin pueden ser no tan slo los estudiantes, sino tambin los futuros empleadores o empresas que van a utilizar a los que egresen. La idea de los clientes se puede tener, ms clara si pensamos en una red de ellos que se benefician con el producto de una organizacin, que usualmente se distribuye en varias direcciones. El nmero de clientes es uno de los aspectos importantes de la situacin, que puede determinar el tamao de los grupos que reciben los beneficios de la organizacin. Ello est relacionado con la situacin reinante en el mercado, si hay un simple comprador, pocos o muchos compradores. Este aspecto es importante, ya que cuando la organizacin confronta un solo cliente, su libertad de accin es 97

usualmente muy restringida, condicionada a los caprichos del nico cliente. El caso de la produccin para un solo cliente es ms la excepcin que la regla. Cuando el nmero de clientes es mayor, la organizacin tiene ms oportunidades y goza de mayor independencia. Otro elemento crucial y que es muy delicado en el entorno inmediato, se refiere a la estabilidad de la demanda de los productos. En algunas ocasiones los clientes pueden tender a consumir ms los productos o a usar con mayor intensidad los servicios de la organizacin, lo cual dar origen a una expansin de actividades. Pero, si hay una reduccin en la demanda y se usan muy poco los productos y servicios, la organizacin sufrir las consecuencias de una contraccin. b) Los suplidores

Adems de los clientes, otro elemento importante en el entorno inmediato de las organizaciones lo constituyen los suplidores, que suministran los recursos, asistencia y apoyo que necesita la organizacin para su funcionamiento. Los que suministran recursos tales como dinero, bienes y servicios, son suplidores directos, para los cuales la organizacin es un cliente. Para una organizacin, los suplidores pueden incluir, en trminos generales, a vendedores de tierras, de equipos, materiales e inversionistas. En sus relaciones con los suplidores de recursos, la organizacin se constituye en cliente ella misma, y su importancia variar de acuerdo al nmero de clientes. Si la organizacin es el nico cliente, suposicin frente a los suplidores es fuerte y ventajosa, ya que puede imponer sus propias condiciones, en cambio, si son muchos los clientes, su posicin es ms dbil. Esta es, bsicamente, la razn por la cual el gobierno establece oficinas centrales de compra, para manejar las operaciones que le permitan suplir a sus dependencias, es tambin la razn por la cual, las empresas privadas, establecen asociaciones o cooperativas, para manejar todos los aspectos referidos al suministro de recursos para sus organizaciones. Entre los suplidores, hay un grupo que se ocupa de dar apoyo moral e influencia a la organizacin, para que pueda manejar sus relaciones con el medio. En el sector privado tal apoyo proviene, generalmente, de grandes inversionistas o clientes muy influyentes. En el sector pblico se obtiene de ciertos centros de poder que se encuentran, bien sea en el ejecutivo o legislativo, y que de una manera u otra dan su apoyo a ciertas organizaciones pblicas.

As por ejemplo, encontramos algunas empresas pblicas que incluyen en sus Juntas Directivas a representantes del Congreso o del Poder Ejecutivo, quienes, adems de darles apoyo en momentos difciles, hacen valer su influencia para que la organizacin obtenga lo que necesite, bien sea mediante la aprobacin de un buen

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presupuesto o mejores precios en la adquisicin de equipo o material que se compra a otras organizaciones. c) Asesores

El papel de los asesores es, en ciertos aspectos, similar al de los suplidores, con la excepcin de que stos suministran algo ms intangible, como es el conocimiento, por medio de consejos que oportunamente le solicita la organizacin. El asesor suministra a la organizacin el conocimiento que le ayuda a utilizar mejor sus recursos. La relacin entre la organizacin y un asesor externo o consultor es difcil, ya que si su ayuda no es expresamente solicitada, se puede considerar como una intromisin no deseada y si es solicitada, el motivo puede no ser el obtener consejos, sino otros propsitos tales como: a) disfrutar el beneficio de relacionarse con asesores de mucho prestigio, b) obtener aprobacin de ciertas decisiones que ya se han tomado, o lograr ciertas cosas que de otra manera sera muy difcil obtener, tales como, contratos con la Administracin Pblica, si el asesor es un poltico influyente, etc. Como suplidores de conocimiento los asesores son elementos importante dentro del entorno organizacional, Y los gerentes deben ser capaces de utilizarlos adecuadamente cuando la organizacin los necesite. d) Entes reguladores

Toda organizacin est sujeta a la accin de una o varias organizaciones que, desde el entorno, controlan o regulan su actuacin. El caso ms claro de control externo est representado por las diferentes dependencias gubernamentales, que de alguna manera controlan y regulan el funcionamiento de las otras organizaciones, tanto del sector pblico como del privado. En todos los pases, el gobierno en mayor o menor grado, ejerce cierto control sobre, las organizaciones. En Venezuela, por ejemplo, existen controles sobre el precio de ciertos productos y algunas actividades estn ms controladas que otras, como la importacin. Adems, las mismas instituciones pblicas a su vez estn controladas por otras organizaciones como el Congreso, la Contralora General de la Nacin y la opinin pblica en general. No todo el control externo es ejercido por el gobierno; existen, por ejemplo, grupos de inversionistas que controlan aquellas organizaciones a las que le suministran apoyo financiero. Las casas matrices fiscalizan diferentes aspectos de sus empresas subsidiarias, as como ciertas asociaciones y federaciones regulan las actividades de sus organizaciones miembros. Al igual que los clientes, los reguladores de una organizacin varan de acuerdo al contacto y la naturaleza de control que ejercen, pudindose establecer una red de contralores que parte del control ms inmediato hasta las que ejercen 99

uno menor. Un ente gubernamental, por ejemplo, cuando emite una orden de regular ciertos precios; est actuando como un organismo de control inmediato. Una oficina de presupuesto cuando hace un corte en las partidas asignadas de algunas organizaciones pblicas, acta en funcin reguladora, as como una casa matriz cuando pide cuentas y controla a sus empresas subsidiarias, est ejerciendo una funcin contralora. Lo interesante en este punto es tener en cuenta el hecho de que, en el entorno donde funcionan las organizaciones, existen otras instituciones que controlan su actuacin, como se deduce de los ejemplos citados. e) Adversarios

Adems de estar conscientes de que en el entorno existen, clientes, suplidores, asesores y entes reguladores, es importante tambin saber que hay tambin un grupo de adversarios que pueden tomar la forma de competidores, rivales, oponentes o enemigos. Los competidores son aquellos que producen los mismos productos o similares. En la mayora de los casos, la competencia es beneficiosa porque obliga a las organizaciones a mejorar su funcionamiento y productividad para mantenerse vigentes, ya que de otra manera desapareceran. Rivales son aquellos que producen artculos diferentes pero que compiten por la obtencin de recursos, asistencia o apoyo. En realidad, casi todas las organizaciones dedicadas a la produccin de artculos de consumo son rivales, en el sentido de que compiten para captar la mayor parte de lo que gasta la poblacin. Los vendedores de automviles, indudablemente que compiten con los vendedores de alimentos, tratando de que la gente gaste sus ingresos comprando lo que ellos producen. En el sector pblico, la rivalidad se refleja en el esfuerzo que cada empresa desarrolla para obtener la mayor cantidad de dinero del presupuesto pblico. Un aumento en el presupuesto para una organizacin, significa una reduccin de fondos para otra. El papel de opositores y enemigos est representado por grupos de individuos u organizaciones que, aunque no son competidores, obstaculizan las operaciones de la organizacin. Los oponentes ms pasivos son indudablemente aquellos cuya cooperacin es necesaria, pero que de una u otra manera se niegan a darla. Su interferencia es un asunto de inercia, o simplemente desinters. Los ms activos oponentes son los que no cooperan por conflicto de intereses. Por ejemplo, una empresa que trate de construir una planta en una zona residencial, puede tener una oposicin muy fuerte por parte de los residentes del rea.

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Los enemigos son realmente oponentes en un mayor grado y a veces su oposicin llega a extremos tan graves que no solamente desean bloquear las operaciones de la organizacin, sino que desean y buscan la destruccin de la misma. Muchas veces estos enemigos penetran en ella, lo cual es extremadamente peligroso por el conocimiento que adquieren sobre su funcionamiento, pues tienen acceso a informacin confidencial. f) La opinin pblica

Toda organizacin est rodeada de algo menos tangible que, normalmente se conoce cmo la "opinin pblica". En su sentido ms amplio, la opinin pblica es considerada Como la manifestacin de algunos de los valores culturales de la sociedad, mediante la cual expresa lo que se desea o lo que se rechaza. Como parte del entorno ms inmediato de la organizacin, la opinin pblica se expresa con manifestaciones de aprecio por la gran competencia de la organizacin, o por manifestacin de rechazo por su incompetencia. En este sentido es importante reconocer que, diferentes opiniones, son inevitablemente emitidas por diferentes gentes. Usualmente, hay por lo menos dos opiniones sobre un mismo asunto y muchas veces ms, por lo tanto es usual que una organizacin sea considerada competente por un grupo e incompetente por otro. Debido a esta diversidad, sus dirigentes estn invariablemente envueltos en una serie de actividades diseadas especficamente para influir, de una manera favorable, a la opinin pblica en general. A manera de resumen y recapitulando los elementos que conforman el entorno inmediato de la organizacin, podemos representarlo grficamente de la siguiente manera:
OPINION PUBLICA REGULADORES AD VE RS ARI OS ADVERSARIOS CLI EN TES

ORGANIZACION

SUPLIDORES

Fig. 2 Elementos ms importantes del entorno inmediato EJERCICIOS

101

4. Seale los seis elementos que componen el entorno inmediato de una organizacin y describa dos de ellos 5. Escriba, en el espacio correspondiente, el elemento del entorno inmediato que se describe en el enunciado ENUNCIADOS a Controlan y regulan las acciones de Organizacin a._____________________ b Suministra conocimientos y consejos solicitados por la organizacin Reciben bienes y servicios producidos por la organizacin c._____________________ d e Suministran recursos a la organizacin Manifestaciones favorables y desfavorables sobre las acciones de la organizacin . Compiten, rivalizan o se oponen a los Objetivos de la organizacin d._____________________ e._____________________ b._____________________ ELEMENTOS

f._____________________

2.

EL ENTORNO GENERAL

El entorno general de las organizaciones est constituido por la sociedad misma; una discusin exhaustiva nos llevara a consideraciones profundas de las caractersticas de cada sociedad. Lo importante para nosotros es entender que cada 102

sociedad es diferente, y que, por lo tanto, constituyen diferentes medios donde operan diferentes organizaciones. Por ejemplo, la sociedad venezolana es diferente a la sociedad alemana, pues cada una tiene caractersticas muy especficas que influyen de manera determinante en el funcionamiento de sus organizaciones. Es extremadamente difcil describir cualquier sociedad al detalle, y para efectos acadmicos normalmente se utiliza un enfoque muy general mediante el cual se reducen todas a un nmero de elementos que, en diversas formas y combinaciones, aparecen en cada una. Lo que hace posible identificar diferencias de una sociedad con otra es el enfoque que consiste en dividirla en cuatro segmentos que comprenden los siguientes sistemas: a. b. c. d. Social Cultural Econmico Poltico

Analizaremos la influencia del entorno general por medio de este enfoque, estudiando cada uno de estos cuatro componentes de la sociedad y su relacin con la organizacin. Sistema social En la Unidad 2 hemos discutido lo relacionado con la estructura social y las caractersticas de los grupos sociales. Profundizando un poco ms en este aspecto y para efectos de nuestro estudio, podemos indicar que, en el sistema social hay dos grupos que juegan un papel muy importante en relacin con las organizaciones. Estos grupos son las familias y las asociaciones. A.1. Las familias

Aunque las familias se encuentran en todas las sociedades, hay una radical variacin en el papel que juegan en el desempeo de las organizaciones. En algunas sociedades, por ejemplo, una familia o un grupo de ellas, se convierten en factor determinante en la mayora de las organizaciones, tanto pblicas como, privadas. Hay empresas privadas donde los grupos familiares juegan una triple funcin: como fuentes de capital, como suplidores de recurso humano y como motivadores para acumular fortuna. Con el surgimiento de las grandes corporaciones, este triple papel de la familia ha ido disminuyendo pero, aun as, hoy da contina siendo un elemento fundamental para la organizacin, ya que es all donde el individuo adquiere sus valores bsicos y desarrolla sus actitudes hacia la autoridad, elementos que, en gran parte, van a determinar su comportamiento dentro de las organizaciones.

103

A.2.

Las asociaciones

Dentro de los diferentes grupos que componen la sociedad, adems de las familias existen otros ms formales, que son las asociaciones intercambian ideas y obtienen informacin que les puede para lograr propsitos muy definidos. En general, revisten las formas de asociaciones profesionales, culturales, cientficas, deportivas, religiosas y otras, que, de una manera u otra, juegan un papel preponderante en la sociedad. En sociedades avanzadas, estas organizaciones son muy activas en la defensa de sus intereses y constituyen verdaderos grupos de presin. Adems, estas asociaciones juegan un papel muy importante en el funcionamiento de las organizaciones pblicas, ya que adems de servir como canales de informacin para la toma de decisiones, sirven tambin como proveedores de personal calificado, y algunas hasta participan en la direccin de las empresas, como es el caso de muchos sindicatos y asociaciones de profesionales. Dichas agrupaciones adems de prestar servicios a sus afiliados, sirven como canales de participacin donde diferentes organizaciones intercambian ideas y obtenemos informacin que les puede ser de mucha utilidad. En ese sentido tambin sirven como mediadores para ayudar a solucionar algn conflicto entre organizaciones rivales, o simplemente servir como coordinadoras de una determinada poltica. Como ejemplo podemos citar a Fedecmaras, que adems de proteger los derechos de sus afiliados cumple muchas veces papeles de mediadora y coordina polticas econmicas entre sus organizaciones miembros y el gobierno. Pero tambin sirven como rgano de presin, para lograr que las organizaciones pblicas tomen decisiones que le favorezcan. El sistema cultural En la Unidad 2 hemos discutido la importancia del aspecto, cultural en el manejo de las organizaciones, y la necesidad que tiene el gerente de conocer la estructura de los valores culturas de la sociedad donde funciona su organizacin. Para complementar el tema e ilustrar mejor, discutiremos dos elementos de tipo cultural que tienen influencia determinante en el desempeo de las organizaciones, como son los nexos familiares y el individualismo.

B1.

Nexos familiares

En algunas sociedades, los nexos familiares son un factor determinante para el logro de posiciones sociales y el disfrute de niveles claves en organizaciones pblicas y privadas. En Venezuela, por ejemplo, el concepto de familia es ms 104

amplio que en los Estados Unidos. La unidad familiar en nuestro pas no tan slo comprende al padre, la madre y los hijos, sino que se extiende e incluye a los abuelos, tos, hermanos, sobrinos y primos. Este Elemento de tipo cultural, es llevado por los individuos a las organizaciones donde se utiliza la influencia para ubicarlos en posiciones importantes. Esta actitud es considerada como una obligacin, como un deber hacia la familia. B.2. Individualismo Este rasgo cultural est muy arraigado en algunas sociedades, y como tal se refleja en las organizaciones, donde encontramos individuos que pretenden que todo gire alrededor de su persona, dndole toques personalistas a los programas y actividades. Por otro lado, muchas veces tienden a desarrollar lealtades hacia ciertas personalidades ms que hacia la organizacin misma. En sociedades menos individualistas el comportamiento es diferente y desarrollan lealtades hacia sus organizaciones o departamentos, facilitando el trabajo en grupo y la cooperacin. La manera como se ha intentado relacionar los niveles del individuo y la organizacin es mediante el concepto del rol. El rol no es solamente un componente fundamental del sistema social, sino la suma de los requerimientos con los cuales estos sistemas confrontan y condicionan a sus miembros como individuos; cada persona en una organizacin queda unida a otros miembros o conjunto de miembros en virtud de los requerimientos del funcionamiento del sistema. Adems de los nexos familiares y el individualismo, existen muchos elementos culturales que sera largo enumerar. Solamente se pretende dar una idea de la influencia del aspecto cultural en las organizaciones. El sistema econmico Uno de los aspectos ms importantes que permiten diferenciar una sociedad de otra, es el elemento econmico. Existen sociedades que tienen muchos recursos y otras que tienen muy pocos. Esta diferencia es fundamental para las organizaciones, ya que la escasez o abundancia, crean serios problemas a sus administradores. En un medio con abundancia de recursos, un administrador est seguro de obtener prontamente lo que necesita para desarrollar los programas de organizacin, mientras que, en caso contrario, las limitaciones son muchas. Otro aspecto es el relacionado con las condiciones econmicas cambiantes, que en un momento determinado pueden afectar a toda o a una parte de la organizacin. En perodos de dificultades econmicas la organizacin tiende a suspender o eliminar aquellos programas que considera menos importantes, pues se produce un proceso de ajuste que obliga a evaluar y eliminar cualquier exceso, producto de la abundancia en perodos de prosperidad.

105

Pero, 1o que es indudable, que las condiciones econmicas afectan igualmente a todo tipo de organizaciones. Por ejemplo, en una poca de depresin, las empresas mercantiles que no operan eficientemente, tendern a desaparecer, las organizaciones pblicas vern reducidas sus asignaciones presupuestarias y las asociaciones de sus miembros sern menores. El sistema poltico El sistema poltico que predomine en una sociedad tambin es factor muy importante para el desempeo de las organizaciones, Tanto las pblicas como las privadas, estn sujetas a las decisiones que se tomen en el sistema poltico. En Venezuela por ejemplo, las organizaciones pblicas se ven afectadas directamente, cada vez que hay elecciones, teniendo que hacer cambios de personal y, muchas veces, de programas completos. Por su parte las del sector privado se ven tal vez menos afectadas pero, sin embargo, deben estar a tono con el clima poltico y desarrollar estrategias adecuadas para unas buenas relaciones con el gobierno y otras agrupaciones del sistema, a fin de evitar que se tomen decisiones que afecten el funcionamiento de sus organizaciones. Por otro lado el sistema poltico determina el tipo de sistema econmico bajo el cual debe operar la sociedad. Aqul determina las bases de la propiedad y el control de los medios de produccin, decidiendo s el sistema debe ser capitalista o socialista. El sistema capitalista se basa en la propiedad individual de los bienes de produccin, mientras que en el socialista el gobierno es el dueo de los bienes de produccin. No hay duda de que si el sistema es de tipo socialista, con un alto grado de intervencin y control sobre los bienes de produccin, el funcionamiento de la organizacin ser diferente a como se desempeara en un rgimen capitalista, con mayor libertad de accin para los empresarios privados. La mayor o menor libertad de accin de que disfruta la gerencia de una organizacin, se traduce en formas y procesos organizativos diferentes. Los procesos de control interno, cooperacin y coordinacin entre organizaciones y esquemas de inventivos al personal, as como diferencias jerrquicas, caracterizan estos extremos.

EJERCICIOS 6. Seale los cuatro sistemas componentes del entorno general de una organizacin

106

7. En cada una de las siguientes proposiciones, seale con una X si es verdadero o falsa a) Todas las sociedades constituyen diferentes entornos que influyen de manera determinante en el comportamiento de las organizaciones. Verdadero ______________ o Falso ____________ b) Todas las sociedades son diferentes en sus caractersticas socio-culturales Verdadero ______________ o Falso ____________ c) Hoy en, da las familias son elementos fundamentales para el funcionamiento de las organizaciones Verdadero _______________ o Falso ___________ d) Las asociaciones forman grupos de presin que influyen tanto a organizaciones pblicas como privadas Verdadero _______________ o Falso ___________ e) Los nexos familiares son un factor determinante en el logro de posiciones sociales claves en la organizacin Verdadero _______________ o Falso ___________ f) El aspecto econmico no diferencia a las organizaciones, ya que en escasez o abundancia igualmente deben cumplir con sus objetivos Verdadero _______________ o Falso ____________ g) Las decisiones de, tipo poltico afectan solamente a las empresas pblicas Verdadero _______________ o Falso ____________ Ver respuesta pgina

Para mayor claridad y comprensin, podemos integrar la organizacin a los elementos de su entorno y representarla grficamente de la siguiente manera:
ENTORNO GENERAL

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OPINION PUBLICA ENTES REGULADORES AS ES OR ES ADVERSARIOS CLI EN TES

ORGANIZACION

SUPLIDORES

OPINION PUBLICA

ENTORNO GENERAL

Fig. La organizacin en su entorno inmediato y general EL ENTORNO, SU COMPLEJIDAD Y LA ORGANIZACION Los componentes del entorno se pueden clasificar y evaluar utilizando la clasificacin que hacen los autores F. E. Emery y E. L. Tris, O quienes fijan cuatro tipos ideales de ambiente, de acuerdo a los criterios de complejidad e Incertidumbre que deben enfrentar las organizaciones: 1. 2. 3. 4. Placentero sencillo Placentero complejo Perturbado Turbulento

Estos cuatro tipos de ambiente influyen en el comportamiento de la organizacin y su sobre vivencia; analicemos cada uno de ellos. 1. PLACENTERO SENCILLO

Es el ambiente que no cambia, la organizacin funciona sin prever lo que suceder; la organizacin opera al azar y va aprendiendo por medio del ensayo y error, hasta ajustarse al medio. 108

2.

PLACENTERO COMPLEJO

Es un ambiente un poco ms complejo, donde la organizacin ve claramente los acontecimientos que pueden suceder ya que el entorno no cambia con mucha rapidez. A diferencia del primer tipo, la supervivencia de la organizacin est condicionada a su conocimiento del ambiente y las estrategias que disee para asegurarse sus recursos del entorno. 3. PERTURBADO El ambiente es perturbado cuando a diferencia del anterior existen varias organizaciones rivales lo cual obliga a cada una no tan slo a conocer mejor el medio sino a disear estrategias para controlar la accin de los rivales. La organizacin debe tener muy claro a dnde va y adems cmo llegar all, "asegurndose al mismo tiempo de que los otros no lleguen". 4. TURBULENTO Es el ms complejo de todos, pues es el que ms rpidamente cambia y como tal en l se desarrollan procesos muy dinmicos de interaccin, no tan slo en las diferentes organizaciones sino entre los diversos sistemas que conforman el entorno, producindose una turbulencia que conduce a cambios rpidos, rodeando a la organizacin de un alto grado de incertidumbre. Este criterio de clasificacin, basado fundamentalmente en el grado de complejidad .del entorno, representa una contribucin muy valiosa, ya que nos visualiza cmo el entorno organizacional puede variar de una situacin de simplicidad hasta grado de complejidad e incertidumbre. LA TEORIA SITUACIONAL DE LA ORGANIZACION Los estudios situacionales realizados por Lawrence y Lorsh, Burns y Stalker Richard Hall y Joan Woodward, utilizando criterios tales como, incertidumbre, cambios tecnolgicos en l medio ambiente y tasa de cambio en el medio, han permitido elaborar conclusiones vlidas, ampliamente aceptadas, sobre influencia del entorno en la organizacin. Por ejemplo se ha determinado que el tipo de organizacin que puede ser apropiada para una fbrica de autom6viles, es muy distinta a la que debe ser diseada para un laboratorio de investigaciones. Tambin se han realizado estudios de organizaciones en diferentes sociedades o culturas, que han revelado grandes diferencias en el funcionamiento, debido, fundamentalmente, a las caractersticas muy particulares de cada sociedad. As por ejemplo, encontramos que una universidad persigue, en trminos generales, los mismos objetivos tanto en Venezuela como en Pakistn, pero, sin duda alguna, hay diferencias en su funcionamiento, debido en gran parte a las condiciones del medio donde ambas operan. No hay duda de que la sociedad

109

venezolana es muy diferente a la de Pakistn, tanto en sus aspectos culturales como en sus condiciones econmicas, polticas, legales y educacionales. Todos estos estudios constituyen el cuerpo de conocimientos de lo que hoy se conoce como la Teora Situacional. Los estudios situacionales tienden a demostrar que no existe una manera ptima de organizar y administrar, aplicables a todos los casos y circunstancias que se le presentan a un gerente, sino que la buena administracin y gerencia dependern, en gran medida, de las condiciones del medio ambiente y su influencia sobre la organizacin. Un buen administrador deber tener muy en cuenta el entorno que rodea su organizacin, para adaptarse a las circunstancias rpidamente y lograr sus objetivos. Los principios de la Teora Situacional son los siguientes: 1. Las organizaciones tienen ciertas caractersticas comunes. Son unidades sociales con un propsito; estn formadas por personas que llevan a cabo tareas diferenciadas y coordinadas para contribuir a las metas de la organizacin. 2. Todas las organizaciones tienen uno o ms administradores, cuyas funciones son planificar las actividades que se van a realizar, dotar de personal a la empresa, organizar las tareas, dirigir el trabajo y controlar los resultados, midiendo la ejecucin de comparacin con los planes. 3. As como hay similitudes, existen diferencias sustanciales, determinadas, bsicamente, por la naturaleza del ambiente, es decir, la estructura de liderazgo; en dotacin de personal, la planeacin y control deben depender de las condiciones del ambiente.

EJERCICI0S Marque con una X en los espacios en blanco la respuesta correcta

110

8. a) b) c) d) e) 2.

Al clasificar el entorno en ambiente placentero, ambiente perturbado y ambiente turbulento, estamos utilizando el criterio de: Importancia Relatividad Complejidad Tradicionalidad Universalidad _______ _______ _______ _______ _______

Indique con una X si las siguientes proposiciones son verdaderas o falsas

a) La teora situacional sostiene que existen diferencias sustanciales entre las organizaciones, determinadas bsicamente por la naturaleza del ambiente. Verdadero _____________ o Falso ____________ b)La teora situacional ha demostrado que existe una manera ptima de administrar Verdadero _____________ o Falso ___________ 10. Escriba en el espacio correspondiente, el tipo de entorno segn la complejidad que le caracteriza: TIPO DE ENTORNO AMBIENTE ORGANIZACION Alto grado de Cambia rpidamente incertidumbre, muchas a.________________ interacciones con el medio ambiente. Cambia lentamente Prev, conoce los acontecimientos con b.________________ anticipacin. Cambia lentamente Tiene rivales. Disea estrategias para su c.________________ supervivencia. No cambia No prev, opera a lazar. Se adapta por ensayo y d.________________ error. Ver respuesta en pagina RESPUESTA A LOS EJERCICIOS 1. a) Falso

111

b) c) d) e) f)

Verdadero Verdadero Falso Falso Falso

2. Ver respuesta pgina 3. ver respuesta pgina 4. a) Clientes b) Suplidores c) Asesores d) Entes reguladores e) Adversarios f) Opinin Pblica 5. a) Entes reguladores b) Asesores c) Clientes d) Suplidores. e) Opinin Pblica f) Adversarios 6. a) b) c) d) 7. a) b) c) d) e) f) g)

Social Cultural Econmico Poltico

Verdadero Verdadero Falso Verdadero Verdadero Falso Falso

8. c) Complejidad 9. a) Verdadero 112

b) Falso 10. a) Turbulento b) Placentero complejo c) Perturbado d) Placentero sencillo

AUTOEV ALUACION Marque con una X la proposicin que complete la informacin dada.

113

1. A B C D 2. A B C D

El entorno de una organizacin est formado por: El medio socioeconmico, que influye indirectamente en la organizacin La junta directiva y socio en la organizacin que vela por el buen funcionamiento y eficiencia El medio ambiente fsico (edificios y equipos) en donde se mueve la organizacin El ambiente externo que influye directa o indirectamente en el funcionamiento de la misma Conocer la influencia del entorno sobre las organizaciones es importante porque permite: Entender el comportamiento de la organizacin y un mejor manejo de la misma Cambiar el medio externo para lograr los objetivos organizacionales eficientemente Mejorar el funcionamiento interno de la organizacin La validacin de administrativos. la Universidad de los principios

3. A B C D

El entorno general est constituido por: Un complejo grupo de personas y organizaciones que se relacionan directamente con la organizacin. La sociedad en donde se encuentran inmersa la organizacin Ente reguladores, opinin pblica. Clientes, suplidores, asesores, adversarios

114

4.

Segn su complejidad el entorno se ha dividido en:

A Simple Compuesto Adverso Complejo B Social Econmico Poltico Cultural Placentero sencillo Placentero complejo Perturbado Turbulento Simple interno Simple externo Complejo interno Complejo externo

5. A B C D

5.La teora situacional de la organizacin demuestra que: Una organizacin funciona independiente de su medio ambiente Existe una forma optima de administrar y organizar, aplicable en todos los casos Las organizaciones se adaptan rpidamente al medio en que se encuentran ubicadas La gerencia debe tener en cuenta el entorno para administrar eficientemente la organizacin Indique las clasificaciones del entorno y sus componentes respectivos Seale los tres principios bsicos de la teora situacional.

6. 7.

8.

8.Escriba las caractersticas de los diferentes tipos de entornos segn su complejidad

115

TIPO Placentero sencillo Placentero complejo Perturbado Turbulento

AMBIENTE

ORGANIZACION

RESPUESTAS A LA AUTOEV ALUACION 1. D 2. A 3. C 116

4. C 5. D 6. Entorno de la organizacin A. Inmediato a) Cliente b) Suplidores c) Asesores d) Adversarios e) Entes reguladores f) Opinin pblica B. General a) Social b) Econmico c) Poltico d) Cultural 6. 1. Las organizaciones tienen algunas caractersticas comunes (propsito y formacin) 2. Todas tienen administradores que planifican, organizan y controlan 3. El medio ambiente determina diferencias sustanciales en la Organizacin 8. TIPO Placentero sencillo Placentero complejo Turbulento AMBIENTE N o cambia Cambia lentamente Cambia rpidamente ORGANIZACION No prev, opera al azar, se adapta por ensayo y error Tiene rivales, disea estrategias Alto grado de incertidumbre. Muchas interacciones con el medio ambiente

BIBLIOGRAFIA

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