Procedimientos ANTES de la aplicacin

1.Capacitacin
La capacitacin sobre procedimientos de aplicacin la realiza el ICFES via web y la
seleccin de los delegados se realiza teniendo en cuenta los resultados obtenidos
en la evaluacin de conocimientos. Este proceso se complementa con una sesin de
capacitacin presencial liderada por el ICFES.
2.Reunin previa con el ICFES
Asista a la reunin previa convocada por el ICFES, para recibir las ltimas instrucciones
sobre la aplicacin. Si tiene dudas o inquietudes solicite las aclaraciones, de manera que al
fnal maneje correctamente los procedimientos de la aplicacin.
En esta reunin se le entregar todo el material necesario para realizar el proceso de
aplicacin en la sede a su cargo.
El Delegado es el representante del ICFES ante la institucin educativa y responde por
que la aplicacin se realice de acuerdo con los procedimientos establecidos, en todos los
salones del sitio a su cargo. Para lograrlo debe seguir estrictamente los procedimientos
descritos en este Manual.
Manual de procedimientos
DELEGADO
APLICACIN MUESTRAL CONTROLADA
Procedimientos ANTES de la aplicacin
1 Capacitacin......................................................... pg. 1
2 Reunin previa con el ICFES........................................pg.1
3 Capacitacin de aplicadores y coordinadores de salones pg. 2
4 Reunin previa en la institucin educativa.................... pg. 2
5 Diligenciamineto de los anexos 1 y 2........................... pg. 5
Procedimientos DURANTE la aplicacin
6 Llegada a la instituci'on................................................ pg. 6
7 Distribucin del material de aplicacin..................................... pg 6
8 Recibo del material de examen y factores asociados..................... pg. 7
9 Organizacin del material de examen.................................. pg. 9
10 Entrega del material de examen a los aplicadores..... pg. 11
11 Inicio del examen................................................... pg. 11
12 Cuadernillos no aplicados.......................................... pg. 11
13 Rondas...................................................................... pg. 14
14 Disciplina.................................................................. pg. 14
15 Diligenciamiento de formatos durante la aplicacin.......... pg. 14
16 Descanso fuera del saln........................................... pg. 16
17 Aplicacin prueba 2 a grado 3o y de los bloques 3, 4 y 5 a grados
5o. y 9o............................................................................... pg. 17
18 Finalizacin de las pruebas ...................................... pg. 18
19 Recibo del material de examen de los aplicadores............ pg. 19
Procedimientos DESPUS de la aplicacin

20 Organizacin del material de examen y entrega al operador
logstico.....................................................................................pg. 19
21 Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos....... pg. 23
22 Pago de servicios tcnicos.................................. pg. 23
23 Cierre de la aplicacin en la institucin............... pg. 23
24 Reunin de evaluacin de la palicacin e informe del
Delegado.................................................................. pg. 23
25 Diligenciamiento del informe del Delegado......... pg. 24

-Lista de chequeo del Aplicador.................................. pg. 32
Contenido
Instrucciones para la aplicacin de los
cuestionarios de factores asociados....... pg. 25
2
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
4.Reunin previa en la institucin educativa
La reunin previa se realizar un da antes de la aplicacin de la prueba, en el
respectivo horario de la jornada acadmica.
En lo posible, comunquese telefnicamente con el Rector de la institucin educativa
o con el Coordinador de la sede, para programar esta reunin.
Si no logra comunicarse telefnicamente con la institucin, tenga en cuenta el
siguiente horario (aproximado) de la jornada respectiva para hacer la visita previa a
la aplicacin:
Jornada maana: 6:30 a.m. a 12:00 m.
Jornada tarde: 12:30 a 5:00 p.m.
Jornada completa: 7:00 a.m. a 3:00 p.m.
3.Capacitacin de aplicadores y coordinadores de salones
Tenga en cuenta lo siguiente:
En las instituciones educativas donde solo hay un saln, el Delegado es el aplicador de ese saln. Al Delegado en esta situacin, se lo conoce
como Delegado - Aplicador.
Para las instituciones educativas con ms de dos salones, el ICFES ha establecido el sistema que se muestra en la siguiente tabla:
Para sedes ubicadas en: Capacitacin de aplicadores y
coordinadores de salones
Ciudad capital Esta labor la realiza el Coordinador de
Departamento.
Municipios diferentes a ciudades
capitales
Esta labor la realiza el Delegado
nombrado para cada sede.
Los coordinadores de salones se nombran cada cuatro salones; por ejemplo en un sitio con doce (12) salones, se nombran tres coordinadores
de salones.
Seor Delegado, durante el proceso de capacitacin de las personas que estarn acompandolo en la sede, siga las instrucciones que se mencionan
a continuacin:
Permita que los asistentes lean primero el Manual de procedimientos.
Explique uno por uno, con la ayuda del Manual, los procedimientos que deben cumplir los aplicadores y coordinadores de salones. Aclare cualquier
duda que surja en esta capacitacin. Si usted mismo no tiene claro algn punto, solicite inmediatamente ayuda al Coordinador de Departamento.

Asegrese de que todos los aplicadores y coordinadores de salones entiendan los procedimientos para la correcta aplicacin de la prueba,
formulando preguntas al azar y permitiendo la participacin de los asistentes.
Pdales que asistan a la reunin previa que se realizar en la institucin educativa; infrmeles la hora y fecha en que deben presentarse para esta
actividad.
Asegrese de tener un medio para contactarlos, en caso de presentarse novedades antes de la aplicacin.
Seor Delegado, infrmele al Rector o Coordinador de sede que la aplicacin de la prueba se har nicamente en la sede y en el respectivo
horario de la jornada acadmica.
Enfatice que no es posible realizar la prueba en conjunto para dos jornadas ni desplazar los alumnos a otra sede.
En caso de estar frente a una situacin donde la aplicacin de las pruebas represente un riesgo para los nios (conficto, orden pblico), evale
otras alternativas con el Coordinador de Departamento.

Capacitacin
3
Solicite al Pector o Coordinador de sede, copias de las listas alfabticas de todos los salones de los grados que son objeto de evaluacin en la
sede. Dado que usted debe ingresar en el informe del Delegado va web, los nombres completos de todos los alumnos de los grados evaluados,
solicite, hasta donde sea posible, que esta informacin se le suministre en formato digital en la misma estructura del Listado de asistencia y asignacin
de cuadernillos (anexo 1).
Pregunte por el nombre completo de los estudiantes que presenten alguna de las siguientes discapacidades: fsica (parlisis total o parcial de algn
miembro, falta de algn miembro); sensorial (sordera, hipoacusia, ceguera, baja visin o sordoceguera); cognitiva (sindrome de Down o sindrome
de Asperger - autismo).
Esta informacin deber relacionarla en el Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos (anexo 1) Columna DlSCAPAClDAD.
Manifstele al Pector o Coordinador de sede que es de gran relevancia reportar de manera clara los nombres de los estudiantes con discapacidad
y el o los tipos de discapacidad que presentan.
Calcule el total de estudiantes por grado y comprelo con la cantidad de cuadernillos asignados por el ICFES, informacin que encuentra en el
formato denominado Biblia, que usted ha recibido en su kit de Delegado.

Presntese ante el Pector o Coordinador de sede. Porte la credencial que lo
identifca como Delegado del lCFES.
Si tiene asignados aplicadores y coordinadores de salones, presntelos ante el
Rector o Coordinador de sede.
Solicite informacin sobre la ubicacin de los salones y de los grados que se van
a evaluar.
Si la diferencia es pequea, se puede esperar al dia de la aplicacin para compensar el faltante de cuadernillos con estudiantes ausentes.
Si el nmero de estudiantes de algn grado es superior en un 20% al nmero reportado por el lCFES, plantele con toda sinceridad la situacin al
rector y acuerde con l una solucin.
Se debe considerar la organizacin de una actividad alterna en el colegio. Los estudiantes que se van a excluir deben tomarse en orden inverso
de las listas alfabticas, empezando por el ltimo grupo de cada grado.
Si no hay alumnos en un grado, en el que est previsto aplicar, debe comunicarlo de inmediato al Coordinador de Departamento.
Comunquele al Rector las instrucciones necesarias sobre la logstica de aplicacin y los tiempos establecidos. En particular insista en que:
Todos los estudiantes de los grados que presentarn las pruebas deben asistir.
El descanso que tendrn los estudiantes, fuera del saln de aplicacin, cuando finalice la primera parte del examen, ser de media hora. Haga
nfasis en la importancia de recibir el apoyo del Pector y del Coordinador de disciplina para garantizar que los estudiantes regresen al aula
despus del descanso para terminar el examen.
Acuerde la hora en que se presentarn usted y su equipo el da del examen. Recuerde estar mnimo media hora antes del tiempo programado para
iniciar la aplicacin.
Solicite disponer de un espacio seguro en el que usted pueda realizar las labores durante la aplicacin; en lo posible, un rea donde solo ingresen
personas autorizadas por el ICFES. Esto solamente si la institucin tiene ms de un saln de aplicacin.
Informe al Rector o Coordinador de sede que el da de la aplicacin es importante contar con revistas o textos para los estudiantes que no lleven
material de lectura y/o dibujo.
Solicite contar el dia del examen con el acompaamiento del Coordinador de disciplina o del Director de grupo. Es indispensable que una de estas
personas se encuentre presente en la sede durante la aplicacin, para brindar su apoyo en caso de que sea necesario imponer disciplina en los
salones de examen.
Formato "Biblia"
En esta reunin:

Conhrmacin de Ia matrcuIa de estudiantes

lnstrucciones y acuerdos con eI Rector o Coordinador de sede

4
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
lnforme al Pector o Coordinador de sede que l y todos los docentes de los grados de 5o. y 9o. de las reas de lenguaje, matemticas y ciencias
naturales deben participar en el estudio de factores asociados.
Solicite que los docentes estn presentes el dia de la aplicacin del examen, con el fin de diligenciar los cuestionarios de factores asociados.
Solicite disponer de un saln o espacio donde usted pueda realizar la aplicacin de los cuestionarios de factores asociados (por ejemplo: sala de
profesores, rectora, biblioteca, saln, etc.).
Comunique a los docentes que participarn en la aplicacin de factores asociados e infrmeles el saln y hora en la cual se realizar el estudio.
Seor Delegado, tenga en cuenta, para defnir la hora de aplicacin de los cuestionarios de factores asociados, que:
Si usted es Delegado-Aplicador, debe acordar con el Pector o Coordinador de sede para que el dia de la aplicacin del examen, l y todos
los docentes de las reas y grados que se van a evaluar, estn 10 minutos antes del inicio de la jornada escolar en el saln que haya sido
designado para la aplicacin de los cuestionarios.
Si usted tiene a cargo aplicadores y/o coordinadores de salones, acuerde con el Rector o Coordinador de sede realizar la aplicacin de
los cuestionarios una vez inicie el bloque 2 del examen de los estudiantes de grado 5o. y 9o., de manera que fnalice antes de terminar el
descanso de los estudiantes. Usted es el encargado de aplicar los cuestionarios de factores asociados; si tiene Coordinador de salones,
puede encargarlo de realizar las rondas en los salones durante este tiempo.
Si la sede tiene un solo saln de aplicacin, usted debe visitarlo. Si tiene ms de un saln, garantice que los aplicadores visiten el saln que les ha
asignado.
Asigne grado y saln a los aplicadores, y al (a los) coordinador(es) de salones si los hay.
Entregue a los aplicadores responsables de los grados 5o. o 9o.:
El afiche gigante del Cuestionario sociodemogrfico.
Un Cuestionario familiar por cada estudiante del saln.
Presentarn las pruebas SABEP 3o., 5o. y 9o. en las que se evalan las reas de lenguaje y matemticas para grado 3o., y lenguaje, matemticas,
ciencias naturales y competencias ciudadanas para los grados 5o. y 9o.
Deben traer lpiz de mina negra No. 2, borrador y tajalpiz; y material de lectura y/o dibujo, para que lo utilicen cuando terminen de contestar las
pruebas antes del tiempo establecido.
Revisin de los salones
Verifique las condiciones de aseo, ventilacin, iluminacin y seguridad, as como la capacidad de los salones segn el nmero de estudiantes.
Si alguno de los salones no presenta las condiciones adecuadas, solicite al Rector, hasta donde sea posible, el cambio de saln.

Estudio de factores asociados

Visita a estudiantes que apIicarn Ias pruebas

Verihque que Ios apIicadores informen a Ios estudiantes que aI da siguiente:

5
Asegrese que los aplicadores de grados 5o. y 9o.:
Expliquen a los estudiantes todas las preguntas del Cuestionario sociodemogrfico,
con la ayuda del afiche gigante que les entreg.
Informen a los estudiantes que pueden escribir en sus cuadernos aquellas preguntas
que no conozcan, para que las resuelvan con la ayuda de sus padres o acudientes, y
conozcan las respuestas el da de la aplicacin.
Indique a los aplicadores que conserven el afiche del Cuestionario sociodemogrfico
para el da de la aplicacin del examen.
Para los salones que correspondan a grado 5o. y/o 9o., asegrese que para la entrega
del Cuestionario familiar, los aplicadores sigan las siguientes instrucciones:
verifiquen que en el saln estn todos los estudiantes que van a participar en la
aplicacin de la prueba.
Entreguen a cada estudiante un Cuestionario familiar

Verifique que los aplicadores les lean a los estudiantes las instrucciones corres-
pondientes:
Al cuidado de la hoja del Cuestionario familiar.
Al diligenciamiento por parte de padres o acudientes.
Al retorno del Cuestionario el da siguiente.
Al mensaje a escribir en el cuaderno y mostrar en casa.
Los aplicadores deben responder las preguntas de los estudiantes de acuerdo con
las instrucciones del Manual.
5.Diligenciamiento de los anexos 1 y 2
Realice esta actividad el da anterior a la aplicacin; esto le permitir iniciar puntualmente y de manera precisa los procesos el da de la aplicacin.

Tenga en cuenta que cada saln debe tener el Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos (anexo 1). Este formato permite tener un registro,
por orden alfabtico, de todos los estudiantes de un mismo saln. Adicionalmente, permite conocer los siguientes aspectos por cada estudiante:
Si presenta alguna discapacidad.
Si estuvo ausente (A) durante la prueba o fue ausente parcial (AP), es decir, no termin de presentar la prueba.
El nmero de Hoja de respuestas le corresponde; es decir cul es el nmero de Hoja de respuestas, o de Cuadernillo, marcado en el material de
examen que se le asigna.
El nmero del Cuestionario familiar que le corresponde a cada estudiante..
El anexo 1 es adems la herramienta que utiliza el Aplicador para organizar el ingreso
de los nios en el saln.
Tenga en cuenta lo siguiente:

Diligencie la seccin Para diligenciar DlA PPEvlO a la aplicacin" despus de la
reunin previa, transcribiendo en orden alfabtico, de manera clara y precisa, los
listados de estudiantes que el Rector le entreg.
Recuerde que esta informacin debe ingresarse como parte del informe del
Delegado va web.

Cuestionario sociodemogrhco (SIo para grados 5o. y 9o.)

Entrega deI Cuestionario famiIiar (SIo para grados 5o. y 9o.)

Listado de asistencia y asignacin de cuaderniIIos (anexo 1)

6
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
6.Llegada a la institucin
Presntese puntualmente en la institucin educativa.
Pngase en contacto con el representante del operador logstico.
Ubquese en el sitio que le asign el Rector o Coordinador de sede.
Organice el material de aplicacin (afches, lpices, listados de asistencia y asignacin de cuadernillos.) para los aplicadores
Procedimientos DURANTE la aplicacin
6
EL DA DEL EXAMEN:
Tenga en cuenta su presentacin personal, la cual debe ser acorde con el trabajo que va a realizar.
Presntese en el sitio de aplicacin a las 6:30 a.m., si aplica en la jornada de la maana o a las 12:00 m., si aplica en la jornada de
la tarde. Recuerde que de su puntualidad depende que se cumpla el principio de simultaneidad en la aplicacin de los exmenes.
Porte Ia credenciaI que Io identica como DeIegado.
7.Distribucin del material de aplicacin
Entregue en cada saln, o al Coordinador de salones, el siguiente material:
Material de aplicacin para grado 3o.
Material de aplicacin para grados 5o. y 9o.
El anexo 2 es un formato con doble propsito: Por una cara, permite llevar un registro del movimiento de material de examen entre el Delegado y su
equipo, y por la otra, permite llevar el control de tiempos de la aplicacin.
Despus de la reunin previa en la institucin y antes de la aplicacin, diligencie la Planilla de entrega de material de examen (anexo 2), con la ayuda
del Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos (anexo 1) de cada saln. Tenga en cuenta lo siguiente:
Pevise el total de estudiantes matriculados.
Traslade a la Planilla de entrega de material (anexo 2) los nmeros de los salones y el total de estudiantes matriculados por saln.
Con la informacin relacionada en el formato "Biblia", asigne en lpiz la numeracin de las hojas de respuestas para cada saln, en orden
numrico ascendente.
Afiche Cuadro de
tiempos grado 3o
Listado de asistencia y
asignacin de cuadernillos
(anexo 1).
Afiche Hoja de
respuestas
Tipo A 3o.
Boligrafo, marcador, lpices,
borrador, tajalpiz y cinta.
Afiche Hoja de
respuestas
Tipo A 5o. y 9o.
Afiche Cuadro de
tiempos grados 5o y 9o.
Afiche lnstrucciones para el
diligenciamiento del Cuestionario de
estudiantes (Hoja de respuestas Tipo B)
Afiche Cuestionario
sociodemogrfico.
Boligrafo, marcador, lpices,
borrador, tajalpiz y cinta.
Tenga en cuenta lo siguiente:
Listado de asistencia y
asignacin de cuadernillos
(anexo 1).
En este anexo se encuentran
registrados, en orden alfabtico,
los nombres de los estudiantes
que presentarn el examen.

PIaniIIa de entrega de materiaI de examen y controI de tiempos (anexo 2)

7
En este momento, aproveche para indicarles a los aplicadores:
La hora exacta de ingreso de los estudiantes en el saln de acuerdo con la hora de
llegada de estos a la institucin y con un margen de tiempo para que se ubiquen al
frente de su saln respectivo.
Pecurdeles que el ingreso se hace con el Listado de asistencia y asignacin de
cuadernillos (anexo 1) y siguiendo el diagrama que a continuacin se presenta
(Sistema de culebrilla).
8.Recibo de material de examen y factores asociados
En el espacio dispuesto por la institucin para el Delegado, reciba del representante
del operador logstico lo siguiente:
Cajas con el material de examen.
Recibo de entrega y recoleccin de material.
Formato de recoleccin de cuadernillos sobrantes.
Tula vacia para retornar las hojas de respuestas y cuestionarios de factores
asociados.
Planilla de control y observaciones.
Cartones para las hojas de respuestas.
Bandas de caucho.
verifque la informacin registrada en el Recibo de entrega y recoleccin de material:
Nombre de la sede.
Jornada de aplicacin (M = Maana, T = Tarde, C = Completa).
Cantidad de tulas recibidas.
Nmero de sello (precinto) de cada tula.
Pelacin del sobre que contiene los cuestionarios de factores asociados.
Ubique la Lista de chequeo de factores asociados (pegada en el sobre que contiene los cuestionarios de factores asociados)
Cuente la cantidad de cuestionarios de factores asociados.
verifque que coincida con la cantidad total reportada en la Lista de chequeo.
Cantidad Cuadernillos
Nmero precinto
Nmero tula
8
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Los cuestionarios de factores asociados tienen una estructura idntica entre si que se describe a continuacin:
En el titulo se relaciona el nombre del Cuestionario. Ejemplo: Cuestionario de Observacin sobre condiciones fisicas de la sede.
Arriba a la derecha, se encuentra el cdigo que identifca el tipo del Cuestionario. Ejemplo: FA14
En la casilla de ttulo CUESTIONARIO No. se encuentra impreso el nmero del Cuestionario.
Este nmero cobra especial relevancia en el momento de distribuir los cuestionarios de la institucin (FA1, FA2 y FA3) y de docentes (FA4, FA5 y
FA6). Usted debe garantizar que un mismo docente recibe los tres formatos con el mismo nmero de Cuestionario.
Todos los cuestionarios de factores asociados inician con una seccin de lNSTPUCClONES seguida de las preguntas con opciones para marcar
la respuesta.
La 1 columna indica el nombre del Cuestionario.
La 2 columna indica el tipo del Cuestionario o cdigo (Ej.: FA14).
La 3 columna indica la cantidad total de cada tipo de Cuestionario que debe
contener el sobre de factores asociados.
Los cuestionarios FA4 a FA13 deben ser diligenciados por los docentes de un grado
especifco, 5o. o 9o. Las dos ltimas columnas indican qu cantidad de cada tipo
debe ser diligenciada por los docentes de qu grado.
Una vez cuente y verifque la cantidad recibida de cuestionarios de factores asociados,
gurdelos en el sobre donde llegaron y entregue el sobre al representante del
operador logstico. l tendr a cargo la custodia de este material hasta cuando llegue
el momento de su aplicacin.
Instrucciones
Preguntas y espacios
para respuestas
Lista de chequeo

Estructura deI Cuestionario de factores asociados

9247611
9247611
9247611

Estructura de Ia Lista de chequeo de cuestionarios de factores asociados

9247934
9247934
9247934
9
9.Organizacin del material de examen
Reciba del representante del operador logstico la(s) tula(s) que contienen los paquetes de cuadernillos.
Verifique que el precinto (sello de seguridad) se encuentre en buenas condiciones, sin evidencia de ruptura o violacin. En caso de no ser as,
reprtelo como observacin relevante en la seccin 8 del lnforme del Delegado (anexo 3).
Rompa los precintos de las tulas que contienen el material de examen y extraiga los paquetes de cuadernillos.
Cuente el nmero de cuadernillos recibido para cada uno de los grados y verifique este nmero con el nmero reportado en el Rtulo Acta. El Rtulo
Acta es una lista que relaciona los cuadernillos que vienen agrupados en un mismo paquete. Existe un rtulo acta por cada paquete de cuadernillos.
Conserve los paquetes de cuadernillos que recibi por grado.
Ordene los paquetes de cuadernillos de cada grado de acuerdo con el nmero consecutivo que tiene el Rtulo Acta (consecutivo ubicado en la
parte superior derecha del Rtulo Acta).
Organice un grupo de cuadernillos para cada saln, teniendo en cuenta el grado y el nmero de estudiantes relacionados en la Planilla de entrega
de material de examen (anexo 2).
verifque que el rango de numeracin del grupo de cuadernillos que arme para cada saln corresponda al que tiene consignado en la Planilla de
entrega de material de examen (anexo 2).

Organizacin deI materiaI para cada saIn

Conteo deI materiaI de examen:

10
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Asegure los paquetes con las bandas de caucho.
Tenga en cuenta que:

Solamente debe sacar el material de examen de la oficina, cuando los estudiantes hayan ingresado en los salones.
Si usted tiene que salir de la oficina, el material debe quedar bajo custodia del representante del operador logistico.
Cuando vaya a retirar el material de examen para llevarlo a los salones, firme el formato Recibo de entrega y recoleccin de material del operador
logstico y conserve una copia.
Si hay ms cuadernillos que estudiantes a los que se les van a aplicar las pruebas para un grado, los ultimos cuadernillos del rango recibido deben
ser entregados de inmediato al representante del operador logstico. l los guardar provisionalmente en una bolsa de seguridad sin sellarla, hasta
que se haya verificado la cantidad de estudiantes presentes por grado y confirmado si faltan o sobran cuadernillos en los salones.
Debe relacionar este material en el formato Recoleccin de cuadernillos sobrantes que tiene el representante del operador logstico.
Conserve los rtulos acta de los paquetes de cuadernillos que recibi, porque una vez finalice la aplicacin debe organizar los cuadernillos de
examen en el mismo orden que los recibi.
Seor Delegado:
Si al recibir y desempacar el material de examen y los cuestionarios de factores asociados observa alguna novedad o caso
especial, comunquelo al Coordinador de Departamento; y deje constancia en el Recibo de entrega y recoleccin de material y en
el Informe del Delegado, seccin 9 Novedades o casos especiales con material de examen (anexo 3).
Firme el recibo soIamente cuando usted retire eI materiaI de Ia ocina para entregrseIo a Ios apIicadores y haya vericado Ia
totalidad del material de factores asociados.
Recuerde que el representante del operador logstico debe permanecer en la sede durante toda la jornada de aplicacin.
11
10.Entrega del material de examen a los aplicadores
En los sitios donde usted cuenta con coordinadores de salones, esta labor la realizan ellos.
Desplcese a los salones de aplicacin, uno por uno, para entregar el material de examen una vez los estudiantes estn ubicados dentro de los
salones.
Tenga en cuenta lo siguiente:
Solicite al Aplicador que cuente los cuadernillos. y que firme la Planilla de entrega y recepcin de material de examen (anexo 2).

Haga nfasis en que cada estudiante debe recibir el Cuadernillo que le corresponde, segn el orden del Listado de asistencia y asignacin de
cuadernillos (anexo 1) y el nmero consecutivo de las hojas de respuestas.
Solicite al Aplicador que inicie la aplicacin, una vez se hayan repartido los cuadernillos e impartido las instrucciones.
11.Inicio del examen: aplicacin de la prueba 1 para grado 3o. y los bloques 1 y 2
para grados 5o. y 9o.
verifique en los salones de los grados 5o. y 9o., que todos los estudiantes hayan respondido las preguntas del Cuestionario sociodemogrfico.
Cercirese de que los estudiantes estn iniciando la primera parte del examen; asi:
Grado 3o.: Prueba 1
Grados 5o. y 9o.: Bloque 1
12.Cuadernillos no aplicados
La seguridad del material de examen es una prioridad durante el desarrollo de la
aplicacin; por esta razn, los cuadernillos no aplicados no deben permanecer en el
saln. Tenga en cuenta lo siguiente:
Si usted es Delegado-Aplicador, debe entregarle los cuadernillos no aplicados al
representante del operador logstico.
Si la sede tiene ms de un saln de aplicacin, usted o el Coordinador de salones,
si lo hay, debe pasar saln por saln, en el mismo orden en que distribuy los
cuadernillos, y recoger los cuadernillos no aplicados as:
Cuente los estudiantes presentes.
Cuente los cuadernillos no aplicados.
verifique que la suma de estudiantes presentes y de cuadernillos no aplicados es
igual al nmero de cuadernillos que usted le entreg al Aplicador.
Pelacione la cantidad de cuadernillos no aplicados que le retorna el Aplicador, en
la columna Cantidad CUADERNILLOS NO APLICADOS de la Planilla de entrega
de material de examen y control de tiempos (anexo 2) y firmela.
Entregue los cuadernillos no aplicados al representante del operador logstico.
Seor Delegado,
Si la cantidad de cuadernillos enviados por el ICFES fue menor que el nmero de estudiantes matriculados en la institucin
educativa, puede solucionar estos casos, con los cuadernillos no aplicados. No olvide registrar debidamente esos ajustes en la
Planilla de entrega de material de examen (anexo 2), registrando la numeracin de los cuadernillos involucrados.
Usted puede solucionar los casos de cuadernillos con problemas; por ejemplo, defectuosos, con los cuadernillos no aplicados,
registrando la numeracin en la Planilla de entrega de material de examen y control de tiempos (anexo 2).

RecoIeccin en Ios saIones de cuaderniIIos no apIicados

12
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Una vez solucionadas las situaciones especiales de cuadernillos, dirijase a su oficina y:
Solictele al representante del operador logstico, la bolsa (tula) de seguridad donde
guard los cuadernillos sobrantes (si los hubo).
Relacione la cantidad de cuadernillos sobrantes y/o no aplicados, en el formato
Recoleccin de cuadernillos sobrantes.
Organice el material de examen no aplicado de los diferentes grados as:
Ordene los cuadernillos de acuerdo con la numeracin que los identifica.

Abra la bolsa de cada cuadernillo y retire la Hoja de respuestas Tipo A y la Hoja de respuestas Tipo B (para grados 5o. y 9o).

Cuente el nmero de cuadernillos, de hojas de respuestas Tipo A y Tipo B desempacados, si los totales no coinciden, revise nuevamente los
cuadernillos y localice la(s) hoja(s) de respuestas faltante(s).
Solictele al representante del operador logstico contar este material.
Asegrese de que tanto usted como el representante del operador logstico estn de acuerdo en que las cantidades de cuadernillos y las cantidades
de hojas de respuestas Tipo A y Tipo B para los grados evaluados coinciden.
Asegure todos los cuadernillos con bandas de caucho.

ReIacin de cuaderniIIos no apIicados en formato RecoIeccin de

cuaderniIIos sobrantes

Organizacin de cuaderniIIos no apIicados

13

Haga un solo paquete con las hojas de respuestas Tipo A, de los grados 3o., 5o. y 9o., y un solo paquete con las hojas de respuestas Tipo B, de los
grados 5o. y 9o.


Coloque, encima y debajo de cada uno de los paquetes de hojas de respuestas Tipo A y Tipo B, los cartones entregados por el operador logistico.

Guarde las hojas de respuestas en una bolsa plstica.

Si el paquete es grande, asegrelo con bandas de caucho; de lo contrario, asegure el paquete con clips.

Guarde los cuadernillos y las hojas de respuestas Tipo A y Tipo B en la tula de seguridad y solicite al representante del operador logistico que la selle.
Relacione en el formato Recoleccin de cuadernillos sobrantes, el nmero de cuadernillos no aplicados y el nmero del sello (precinto) de la tula.
14
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Solictele al representante del operador logstico que firme el formato Recoleccin de cuadernillos sobrantes.
A partir de este momento, el material de examen no aplicado queda bajo la custodia del representante del operador logistico.
13.Rondas
Efecte constantemente rondas por los salones, con el fin de garantizar el ptimo
desarrollo de la aplicacin. En las rondas, haga un estricto seguimiento en todos los
salones apoyndose en la Lista de chequeo que se encuentra en la parte final del
Manual del Aplicador.
Tenga en cuenta que los estudiantes deben marcar en la Hoja de respuestas Tipo A:
Sus nombres y apellidos, y el nombre del colegio.
En los grados 5o. y 9o., deben marcar la prueba que les correspondi (matemticas,
lenguaje, ciencias naturales o competencias ciudadanas), tanto en la primera parte
(bloques 1 y 2) como en la segunda parte (bloques 3 y 4) del examen.
14.Disciplina
Durante la aplicacin, los estudiantes deben permanecer en su puesto resolviendo las
preguntas de manera individual, sin conversar ni intercambiar objetos con los vecinos.
Cuando se presenten casos de indisciplina (comportamiento exagerado de
desobediencia ante las reglas explcitas de la aplicacin o conversacin entre
estudiantes en algn saln, solicite la presencia del Coordinador de disciplina.
nicamente en esta circunstancia excepcional y en presencia suya, puede ingresar
en el saln de aplicacin personal de la institucin.
En caso de que persista el desorden, exija el retiro del saln del o los estudiantes que
no estn comprometidos con la realizacin de la prueba.
Asegrese que en el Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos (anexo 1), frente al nombre de cada estudiante en esta situacin, el Aplicador
registre API (ausente parcial por indisciplina) o AP (ausente parcial) en el caso del estudiante enfermo que no pueda finalizar el examen.
Si un estudiante se encuentra enfermo y solicita permiso para ser atendido, comunquese con el
Director de grupo o Coordinador de disciplina de la institucin, para que se haga cargo del caso.
15.Diligenciamiento de formatos durante la aplicacin
En la primera ronda, revise el diligenciamiento del anexo 1, verificando que los aplicadores hayan:

Listado de asistencia y asignacin de cuaderniIIos (anexo 1)

15
Registrado los estudiantes ausentes:
Tachando el nombre del estudiante.
Marcando una A (ausente) en la columna ASlSTENClA.
Escrito de manera clara, el nmero de Hoja de respuestas Tipo A de cada estudiante en la columna NMEPO HOJA DE PESPUESTAS TlPO A.

Los nmeros deben corresponder con la numeracin asignada a ese saln
Relacionado de manera clara, el nmero del Cuestionario familiar de cada estudiante en la columna NMERO CUESTIONARIO FAMILIAR.
verificado que el nmero de Cuadernillo y el de las hojas de respuestas Tipo A y Tipo B sean iguales.
Recuerde que posteriormente usted debe ingresar toda esta informacin en el Informe del Delegado va web.
Este formato tiene dos caras. La primera hace referencia a la asignacin del material de examen.
La segunda hace referencia al control de tiempos durante la aplicacin.
En la primera ronda, despus de dar comienzo a un bloque, registre las horas de inicio de los distintos salones en la cara del anexo 2 que corresponde
Control de tiempos, ubicada en la parte posterior. Tenga en cuenta que hay una tabla para 3o. y otra para 5o. y 9o.
Cada vez que se vaya a cumplir el tiempo de ejecucin de un bloque, es decir, cuando hayan transcurrido unos 40 minutos desde el inicio, realice
una nueva ronda, en el mismo orden en que comenz la aplicacin. En esta ronda asegrese de que los cierres se hacen en el tiempo establecido
y regstrelo en el formato.
A lo largo de la aplicacin, usted debe tener siempre a la mano el anexo 3, puesto que en ste debe consignar informacin que le servir de soporte
para el informe del Delegado va web.

lnforme deI DeIegado (anexo 3)

PIaniIIa de entrega de materiaI de examen y controI de tiempos (anexo 2)

16
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
El informe del Delegado busca recopilar reflexiones y observaciones especficas relacionadas con la calidad y oportunidad de la aplicacin en la sede
a su cargo. La estructura del anexo 3 es la siguiente:
1. lnformacin sobre la sede jornada.
2. Generalidades.
3. Proceso de capacitacin en procedimientos.
4. Material de aplicacin.
5. Reunin previa en la institucin educativa.
6. Aplicacin de la prueba.
7. Estudio de factores asociados.
8. Organizacin y logstica.
9. Novedades o casos especiales con material de examen.
Es muy relevante reportar en su informe todas las novedades o casos especiales relacionados con el material de examen (Cuadernillo, hojas de
respuestas Tipo A y/o Tipo B, Cuestionarios de factores asociados o familiares).
Tenga en cuenta que:
Un caso especial puede identificarse u ocurrir en cualquier momento de la aplicacin (antes, durante o despus). Puede ser un problema o defecto
que traa el material antes de llegar a la sede o un accidente que se produce durante el transcurso de la aplicacin.
Usted debe tomar nota de todos estos casos y registrarlos en la seccin 9 (Novedades o casos especiales con material de examen) del anexo 3.
En caso de identificar una novedad o caso especial en algn material de examen, revise bien el documento y tome nota del nmero del documento
y del tipo de problema para describirlo en esta seccin del anexo 3.
Los tipos de novedad o caso especial pueden ser:
Material faltante: cuando en el empaque individual falte algn elemento (cuadernillo, hojas de respuestas Tipo A o Tipo B, Hoja de operaciones).
Material mal impreso o mal armado: cuando la impresin, el armado o la secuencia de las preguntas / pginas del Cuadernillo presenta
problemas que impiden o dificultan la presentacin de la prueba por parte del estudiante.
Numeracin no consecutiva: si el nmero que identifica las hojas de respuestas no es secuencial.
Numeracin no coincide con Ia bibIia
Material en mal estado: rasgado, roto, manchado, arrugado, mojado
Otra: cualquier otra novedad que se presente con el material.
Para lograr lo anterior deben:

Ubicar el Cuestionario familiar guardado al final del Cuadernillo de cada estudiante,
y retirarlo.
Hacer un solo paquete con todos los cuestionarios familiares.
Verificar que el nmero marcado por el estudiante en la casilla IDENTIFICACIN del
Cuestionario familiar corresponde con el nmero de la Hoja de respuestas Tipo A de
ese estudiante. En caso de que el nmero no coincida, borrar el nmero escrito por el
estudiante y escribir el nmero correcto con lapiz de mina negra N.2.
Codificar cada uno de los cuestionarios rellenando el circulo debajo de cada digito
escrito en la casilla IDENTIFICACIN.
La imagen que se presenta a continuacin muestra un ejemplo de codificacin
correcta de Cuestionario familiar.

Al finalizar el descanso, el Aplicador debe garantizar el regreso organizado de los
estudiantes al saln.
16.Descanso fuera del saln
Finalizada la aplicacin de la prueba 1 para grado 3o., y de los bloques 1 y 2 para grados 5o. y 9o., los estudiantes deben tener media hora de descanso.
1005209
9218443

Estructura deI lnforme deI DeIegado (anexo3).

Novedades de cuaderniIIos y de hojas de respuestas.

Revisin, codihcacin y recoIeccin deI cuestionario famiIiar.

Cuestionario de sociodemogrhco
Durante el descanso:
Los aplicadores deben permanecer en los salones asignados, custodiando el material que qued encima de los pupitres.
Verifique que ninguna persona ingrese a los salones, unicamente lo podr hacer usted como Delegado o los coordinadores de salones.
Pecurdeles a los aplicadores que iniciada la segunda parte del examen (despus del descanso), los estudiantes de:
Grado 3o. deben empezar la prueba 2.
Grados 5o. y 9o. deben empezar el bloque 3.
verifique que los aplicadores de los salones de grados 5o. y 9o. revisen la identificacin del Cuestionario familiar y lo codifiquen.
1005209
1 0 0 5 2 0 9
9 9 9 9 9 9 Cuadro de identificacin
17
Una vez verificados uno a uno los cuestionarios familiares de los estudiantes del saln:
Solicite al Aplicador que le entregue todos los cuestionarios
Cuente los cuestionarios familiares recibidos. Esta informacin deber registrarse en el numeral 7 del lnforme del Delegado (anexo 3).
El ingreso de los estudiantes despus del descanso, debe realizarse nuevamente en el orden del Listado de asistencia y asignacin
de cuadernillos (anexo 1) y consecuentemente con la primera ubicacin realizada al inicio de la aplicacin. Cercirese de que cada
estudiante tenga el material asignado inicialmente.
Los aplicadores deben indicarles a los estudiantes que verifiquen que el nombre en la Hoja de respuestas es el de ellos. Solicteles a los
aplicadores revisar que los estudiantes tengan el material de examen que se les entreg inicialmente.
Es su responsabilidad garantizar que TODOS los cuestionarios familiares estn correctamente identificados y codificados. De esto depende el xito del
Estudio de Factores Asociados.
En caso de que identifique algn error de identificacin o codificacin, indique al Aplicador la forma correcta de realizarlo siguiendo las instrucciones
que se encuentran en el Manual del Aplicador 5o. y 9o.
17.Aplicacin de la prueba 2 a grado 3o. y de los bloques 3, 4 y 5 a grados 5o. y 9o
Finalizado el descanso:
Asegrese que los estudiantes de grado 3o. inician la resolucin de la prueba 2, y los estudiantes de grados 5o. y 9o. inician la resolucin del bloque
3, y que conocen el tiempo destinado para responder esas preguntas.
Recoleccin de cuestionarios familiares (Grados 5o. y 9o.)
Dirijase a su ofcina, organice un solo paquete con todo este material.
Empquelo en una bolsa plstica.
Ponga el paquete de cuestionarios familiares bajo la custodia del representante del operador logistico.
Efecte nuevamente las rondas para garantizar el cumplimiento de los procedimientos de aplicacin y el control de tiempos (Numerales 13. Pondas;
14. Disciplina; y 15. Diligenciamiento de formatos durante la aplicacin).
verifque que los aplicadores diligencien la Lista de chequeo que se encuentra al fnal del Manual del Aplicador.
Pevise que el Aplicador haya diligenciado en el Anexo 1, al frente de cada estudiante, el NMEPO DE CUESTlONAPlO FAMlLlAP que le correspondi. plicad haya dili ciado el Ane al fre de da udi el NMEPO DE CUESTlONAPlO FAMlLlAP q le
1005209
1005209
9218443
Hoja de respuestas Tipo A Cuestionario familiar
s uno a uno los cuestionarios familiares de los estudiantes del saln:
9243144
9243144
Cuestionario familiar
Anexo 1
18
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Pecuerde que, finalizado el descanso, los estudiantes de grado 3o. deben responder
una segunda y ltima prueba, de 45 minutos. Ellos terminan, por tanto, la aplicacin
antes que los estudiantes de los grados 5o. y 9o.

Al finalizar los 45 minutos de la prueba 2, el Aplicador debe contar el total de cuadernillos
y hojas de respuestas Tipo A recogidos y confirmar que corresponde al nmero de
estudiantes presentes en el saln.
Seor Delegado, para conocer los procedimientos asociados a la recoleccin del material de examen y la finalizacin de la aplicacin,
contine en el numeral 19. Recibo del material de examen de los aplicadores.
Al finalizar el bloque 4 de grados 5o. y 9o., verifique que los aplicadores:
Durante el descanso de 5 minutos en el puesto, retiren el afiche Cuestionario sociodemogrfico y el afiche Hoja de respuestas Tipo A y cuelgue el
afiche lnstrucciones para el diligenciamiento del Cuestionario de estudiantes (Hoja de respuestas Tipo B).

Lean las instrucciones para el diligenciamiento del Cuestionario de estudiantes, tambin llamado Hoja de respuestas Tipo B.
Usted debe verificar que los estudiantes hayan contestado TODAS las preguntas de la Hoja de respuestas Tipo B.
Al finalizar los 30 minutos destinados para el bloque 5, los aplicadores deben recoger en orden de puesto, todo el material de examen (Cuadernillo, dos
(2) hojas de respuestas (Tipo A y B) y Hoja de operaciones).
Los aplicadores deben contar el total de cuadernillos y hojas de respuestas Tipo A y Tipo B recogidos, y confirmar que corresponde al nmero de
estudiantes presentes en el saln.
n contestado TODAS las preguntas de la Hoja de respuestas
18. Finalizacin de las pruebas

Fin deI bIoque 5 de grados 5o. y 9o. y hn deI examen

Fin de Ia prueba 2 de grado 3o. y hn deI examen

Fin de bIoque 4 de grados 5o. y 9o. e inicio de bIoque 5

SALEN ENTRA
19
19. Recibo del material de examen de los aplicadores
Si en su sede hay Coordinador de salones, es l quien se encarga de recoger el material de examen en cada saln cuando finaliza la aplicacin; de lo
contrario usted mismo debe recogerlo.
Finalizada la aplicacin, recoja el material de examen en cada saln, asi:
Pevise que las hojas de respuestas Tipo A estn ordenadas ascendentemente (de menor a mayor) y cuntelas.
Pevise que las hojas de respuestas Tipo B estn ordenadas ascendentemente (de menor a mayor) y cuntelas.
Cuente los cuadernillos acompaados de las hojas de operaciones.
Empaque cada grupo en una bolsa plstica.
Pecoja los Listados de asistencia y asignacin de cuadernillos (anexo 1).
Procedimientos DESPUS de la aplicacin
20. Organizacin del material de examen y entrega al operador logstico
En su oficina:
Peciba, del Coordinador de salones, el material de examen (cuadernillos con hojas de operaciones, y hojas de respuestas Tipo A y Tipo B).
Cuente todo el material de examen.
Al representante del operador logstico, solictele:
Contar los paquetes que contienen:
1) los cuadernillos con las hojas de operaciones,
2) las hojas de respuestas Tipo A, y
3) las hojas de respuestas Tipo B.
Conteo del material de examen
20
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Finalizado el conteo, ordene el material de examen. Tenga en cuenta las siguientes instrucciones:
Solictele al representante del operador logstico el material de examen sobrante y/o no aplicado.
Organizacin del material de examen
Confronte el nmero del sello (precinto) de la tula con el que aparece en el formato Recoleccin de cuadernillos sobrantes.
Firme el recibo y conserve una copia.
Abra la tula sellada.
Petire los paquetes que contienen las hojas de respuestas y los cuadernillos sobrantes y/o no aplicados.
Ubique los paquetes en el sitio donde va a organizar el material de examen.
Organice un (1) solo paquete que contenga:
Las hojas de respuestas Tipo A aplicadas en los grados evaluados (3o., 5o. y 9o).
Ubique encima, todas las hojas de respuestas Tipo A no utilizadas y/o no aplicadas.
Empaque de Ias hojas de respuestas Tipo A
Proteja con un cartn encima y un cartn debajo la torre con todas las hojas de respuestas Tipo A.
Empaque en una bolsa plstica, la torre protegida con los cartones.

Si y solo si el paquete es grande y est seguro de que las hojas de respuestas Tipo A no se van a arrugar, asegure con bandas de caucho la torre.
21
De lo contrario, utilice clips para asegurar la torre.
Empaque de Ias hojas de respuestas Tipo B
El procedimiento de empaque para las hojas de respuestas Tipo B es idntico al de las hojas de respuestas Tipo A. Pepita los pasos del numeral anterior,
para empacar las hojas de respuestas Tipo B.
Empaque en tula de seguridad
Empaque los paquetes con las hojas de respuestas Tipo A y Tipo B en la tula de seguridad identificada para hojas de respuestas (tula vacia que recibi
al inicio de la jornada).
Una vez haya organizado los cuestionarios de factores asociados y cuestionarios familiares, debe incluirlos tambin en la misma tula
Una vez estn las hojas de respuestas Tipo A y Tipo B, y los cuestionarios de factores asociados y familiares en el interior de la tula, solicite al
representante del operador logstico que la cierre con el sello (precinto) de seguridad.
Empaque de cuadernillos
Organice los cuadernillos de examen de cada grado, teniendo en cuenta la numeracin consignada en el Rtulo Acta con la que los recibi.

Recuerde que debe incluir los cuadernillos sobrantes y/o no utilizados.
22
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Introduzca el paquete de cuadernillos de cada grado y el Rtulo Acta en la bolsa plstica en que los recibi.
Asegure los paquetes con bandas de caucho.
Empaque los paquetes de cuadernillos en las tulas de seguridad en que los recibi, y solicite al representante del operador logstico que selle la tula
con un sello (precinto) de seguridad.
Finalizado este procedimiento, diligencie:
El Recibo de entrega y recoleccin de material registrando:
Cantidad de tulas devueltas: Total de tulas con cuadernillos de preguntas + Tula con
hojas de respuestas Tipo A y Tipo B y cuestionarios de factores asociados y familiares.
Cantidad de cuadernillos devueltos.
Cantidad de hojas de respuestas Tipo A y Tipo B devueltas.
Nmero del sello (precinto) con el que sell la tula de hojas de respuestas.
Firme el formato.
Solicitele al representante del operador logistico que lo firme, y
Conserve el original.
Diligenciamiento de formatos del representante del operador logstico
Planilla de control y observaciones
En caso de tener observaciones relacionadas con el operador logistico, registrelas
en esta planilla.
Firme el formato.
Solicitele al representante del operador logistico que lo firme, y
Conserve el original.
23
21.Conservar a la mano Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos
(anexo 1) de cada saln
Pecuerde que usted debe conservar los formatos Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos (anexo 1) de TODOS los salones de la sede
a su cargo.
En el informe del Delegado va web (www.icfesinteractivo.gov.co) se debe ingresar para cada estudiante que presente la prueba, la siguiente informacin:
Nombres y apellidos
Asistencia
Tipo de discapacidad
Nmero de la Hoja de respuestas Tipo A que le correspondi
Nmero de Cuestionario familiar que le correspondi
22.Pago de servicios tcnicos
Se prev que el operador de personal que lo ha contratado realice el pago de sus servicios tcnicos en el ms breve periodo de tiempo siguiente a la
aplicacin de la prueba, segn los procedimientos definidos por la compaia y de acuerdo con los montos previamente establecidos con el lCFES.
23.Cierre de la aplicacin en la institucin
Cuando finalice la aplicacin, reciba del Coordinador de salones o de los aplicadores
el material de aplicacin que utilizaron durante la prueba.
Deje el material de consumo (esferos, lpices, borradores, etc.) a disposicin de
la institucin.
Destruya los afiches gigantes. Este material no requiere devolverse.
Agradezca al personal de la institucin que lo acompa en la aplicacin, por la
colaboracin prestada.

Deje el lugar que le asignaron en condiciones de aseo y organizacin adecuadas.
24.Reunin de evaluacin de la aplicacin e informe del Delegado
Pealice una pequea reunin con los aplicadores y coordinadores de salones para indagar por su percepcin sobre la aplicacin.
Pegistre en el formato lnforme del Delegado (anexo 3), la informacin correspondiente.
Tome con especial precaucin los datos del personal que tuvo a su cargo:
Cargo
Saln asignado
Nombre completo
Correo electrnico o celular
Califique el desempeo de cada persona de su equipo.
En el campo de observaciones, mencione la razn por la que calific a alguna persona como Regular o Malo.
Agradzcale a aplicadores y coordinadores de salones, el apoyo, compromiso y dedicacin que tuvieron durante la aplicacin de las pruebas SABEP
3o., 5o. y 9o. Despidase de ellos.
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Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
25.Diligenciamiento del informe del Delegado
Informe del Delegado (anexo 3) - Formato Fsico
Diligencie, de manera clara y precisa, los campos del formato lnforme del Delegado (anexo 3) que an estn sin llenar.
Es su responsabilidad registrar de manera detallada el desarrollo de la aplicacin, y reportar las novedades que se hayan presentado.
Informe del Delegado (anexo 3) - Informe va web en www.icfesinteractivo.gov.co
Usted debe diligenciar UN (1) informe del Delegado via web por CADA sede jornada que tenga a su cargo.
Diligencie con detenimiento y cuidado los diferentes campos del informe del Delegado va web, utilizando como insumo los siguientes formatos:
Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos (anexo 1) de cada saln.
Planilla de entrega de material de examen y control de tiempos (anexo 2).
lnforme del Delegado (anexo 3).
Una vez fnalizada la digitacin de la informacin requerida en el informe del Delegado via web, el sistema generar para usted un reporte de
transaccin.
Este reporte es la constancia que certifca que usted ha diligenciado su informe completo.
Cuando se presente ante su Coordinador de Departamento a entregar el informe en la fecha programada por ste, usted debe presentar:
La copia impresa del reporte de transaccin
Todos los anexos 1, 2 y 3.
Tenga presente que el pago de sus servicios tcnicos depende del adecuado diligenciamiento de la informacin relacionada con la aplicacin en
el Informe del Delegado va web.
El operador de personal que lo contrata a usted, requiere visto bueno del Coordinador de Departamento para remunerar sus servicios tcnicos
25
INSTRUCCIONES PARA LA APLICACIN DE LOS CUESTIONARIOS DE
FACTORES ASOClADOS
1.Estudio de factores asociados
La aplicacin del Estudio de Factores Asociados se realiza en la misma jornada de aplicacin del examen a estudiantes. Consiste en cuestionarios
dirigidos a los rectores, coordinadores de sede y docentes de Lenguaje, Matemticas y Ciencias Naturales de 5o. y 9o. grados. Adicionalmente, contiene
un cuestionario de observacin de caracteristicas fisicas de la sede jornada que debe diligenciar el Delegado.
2.Instrucciones de aplicacin
En la aplicacin de factores asociados hay dos modalidades:
Aplicacin en sedes con un solo saln (Delegado-Aplicador). Esta aplicacin se debe realizar antes de iniciar el examen con los estudiantes. Usted
debe darles las instrucciones al Pector o Coordinador de sede y a los docentes en el saln acordado en la reunin previa, y stos deben entregarle los
cuestionarios diligenciados durante el transcurso de la aplicacin del bloque 2.
Aplicacin en sedes con dos o ms salones. Usted debe realizar esta actividad una vez se inicie la aplicacin del bloque 2 del examen con los
estudiantes. La duracin de la aplicacin de factores asociados es mximo 1 hora y 30 minutos; durante este tiempo usted debe permanecer conduciendo
la aplicacin de los cuestionarios.
3.Instrucciones generales (se cumplen en todas las sedes)
Dirijase al saln designado por el Pector o Coordinador de sede en la hora acordada para esta actividad y fije el afiche Instrucciones para el
diligenciamiento de los cuestionarios de factores asociados.
Salude al personal de la sede que est participando en la aplicacin (Pector o Coordinador de sede y docentes). Despus lea lo siguiente:
Seor DeIegado, Ios enunciados escritos en NEGRILLA Y SUBRAYADO debe IeerIos en voz aIta.
Como parte integraI de Ias pruebas SABER 3o., 5o. y 9o., se recopiIa informacin sobre aspectos particuIares deI entorno escoIar que
permiten ampIiar Ias expIicaciones sobre Ias diferencias en eI desempeo de Ios estudiantes.
La informacin capturada en este cuestionario soIamente tiene propsitos acadmicos. De esta manera, toda Ia informacin
suministrada por ustedes es estrictamente confidenciaI y annima. Sus respuestas soIo se empIearn para efectos deI estudio y ninguna
otra persona de Ia sede Ias conocer.
Estas no sern usadas por eI lCFES ni por otra entidad pbIica o privada para fines diferentes a Ios objetivos deI estudio. Por tanto,
Ies invitamos a responder con mucha sinceridad todas Ias preguntas de este cuestionario. Por favor no dejen de contestar ninguna de
Ias preguntas.
Tengan presente que este cuestionario NO es una evaIuacin y que Ia informacin suministrada NO afecta Ios resuItados de Ios
estudiantes en Ias Pruebas SABER 3o., 5o. y 9o.
Esta actividad deben desarroIIarIa de manera individuaI y paraIeIa a Ia apIicacin deI examen de Ios estudiantes. Les pedimos su
mayor compromiso y coIaboracin con eI diIigenciamiento de Ios cuestionarios.
EI diIigenciamiento de Ios cuestionarios tiene una duracin aproximada de una hora y treinta minutos. Por favor, dirijan su atencin aI
Recuadro 2 deI afiche fijado en eI tabIero.
26
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Explique el tiempo estimado de duracin (1 hora 30 minutos) y cada una de las partes de la aplicacin:
Bloque 1: diligenciamiento de cuestionarios de lnstitucin y Docentes (aproximadamente 40 minutos).
Bloque 2: diligenciamiento del Cuestionario de aspectos curriculares (aproximadamente 40 minutos).
Adicionalmente, informe que el Pector o Coordinador de sede participa nicamente en el Bloque 1. El Bloque 2 lo desarrollan solamente los docentes
de Lenguaje, Matemticas y Ciencias Naturales de 5o. y 9o.
Ahora, Ies expIicar cmo deben diIigenciar Ios tres tipos de preguntas que encontrarn en Ios cuestionarios.
lnicie leyendo las lnstrucciones generales presentes en el recuadro 1 del afche gigante de instrucciones.
Explique detalladamente cmo diligenciar cada uno de los tres tipos de preguntas que pueden encontrar en los cuestionarios. Lea las instrucciones
detalladas en el Pecuadro 3 del afche gigante.
Les har entrega de Ios cuestionarios respectivos.
Usted debe realizar la entrega de los cuestionarios en el siguiente orden:
1.Entregue al Pector o Coordinador de sede los 3 cuestionarios de la institucin
que corresponden a las hojas FA1, FA2 y FA3. verifque que el NMEPO DE
CUESTIONARIO de los tres sea el mismo.
2.Entregue a cada docente los 3 cuestionarios de Docente que corresponden a las
hojas FA4, FA5 y FA6. verifque que los tres cuestionarios que entrega a un mismo
docente tengan el mismo NMERO DE CUESTIONARIO.
Estos formatos deben diligenciarlos los docentes de los grados 5o. y/o 9o, segn las
especifcaciones inscritas en las dos ltimas columnas la Lista de chequeo de factores
asociados, pegada en el sobre donde venan empacados los cuestionarios.
Lales lo siguiente:
Seor Rector o Coordinador de sede, verique que eI NMERO DE CUESTIONARIO, ubicado arriba a Ia derecha en eI recuadro
CUESTIONARIO No., sea el mismo para los tres cuestionarios FA1, FA2 y FA3.
Seores docentes, veriquen que eI NMERO DE CUESTIONARIO, ubicado arriba a Ia derecha en eI recuadro CUESTIONARIO No.,sea eI
mismo para los tres cuestionarios FA4, FA5 y FA6.
Si est en una sede con un solo saln, realice la actividad del siguiente recuadro; si no, pase a la siguiente instruccin.
9247611
9247611
9247611
9247934
9247934
9247934
27
Seor Delegado:
Pida a los docentes que conformen dos grupos segn el grado que ensean (5o. o 9o.).
Entregue a los docentes de cada grupo el Cuestionario de aspectos curriculares respectivo (3 partes cada uno), esto es:
Cuestionarios FA7, FA8 y FA9 para el grupo de docentes de 9o. grado, y
Cuestionarios FA10, FA11 y FA12 para el grupo de docentes de 5o. grado.
Si la sede tiene un nico docente en grado 5o. Entrguele el cuestionario unidocente, esto es,
Cuestionario FA13.
Por favor, dirijan su atencin aI Recuadro 4 deI afiche.
Verifiquen que el tipo de los cuestionarios entregados corresponda al que deben diligenciar (Indique que esta letra se encuentra en la parte
superior derecha de cada Cuestionario. Ejemplo: FA7. En caso contrario, hganmeIo saber para entregarIes eI materiaI indicado.
En ese momento, cercirese de que todos tienen el material completo y en el orden indicado. En caso contrario, entrgueles el material que
realmente corresponde.
Pecurdeles lo siguiente:
Las hojas de respuestas se diIigencian con Ipiz de mina negra No. 2. (Cercirese, en este momento, de que todos tienen un lpiz de estos.
En caso contrario, pdales que respondan con un lpiz de color oscuro).
Deben reIIenar correctamente Ia opcin que han seIeccionado.
No hagan ninguna marca en Ia parte superior deI Cuestionario.
No manchen ni ensucien Ios cuestionarios.
No dobIen Ia hoja ni rasguen sus bordes.
Si se equivocan pueden borrar compIetamente Ia marca hecha primero y marcar Ia opcin deseada.
4.Instrucciones especcas para eI diIigenciamiento de Ios cuestionarios
Lea las siguientes instrucciones:
Seor Rector o Coordinador de sede, inicie con el Cuestionario identificado con el cdigo FA1, luego siga con los cuestionarios FA2 y FA3.
Seores docentes, ustedes deben diligenciar el Cuestionario de docentes de manera individual. Por favor, inicien con el Cuestionario FA4,
seguido de los cuestionarios FA5 y FA6.
Curriculares grado 9o. Curriculares grado 5o. Unidocente grado 5o.

Instrucciones para sedes con un solo saln

28
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Los cuestionarios de aspectos curriculares (FA7 a FA13) que les entregu por grado pueden diligenciarlos de dos maneras:
Todos los docentes del grado de manera conjunta resuelven los tres cuestionarios (FA7, FA8, FA9 en grado 9o. y FA10, FA11, FA12, en
grado 5o. o FA13 cuando en grado 5o. hay un nico docente).
El o los docentes encargados de cada rea y grado resuelven el Cuestionario respectivo (por ejemplo, los profesores encargados de
ensear Lenguaje en 9o., contestan el cuestionario FA7).
Tienen alguna pregunta?
EI ache de instrucciones y Ios cuestionarios contienen toda Ia informacin que Ies orientar para resoIver sus inquietudes. De todas
maneras, yo estar presente para solucionar las preguntas que tengan.
Una vez naIicen de diIigenciar Ios cuestionarios, Ies soIicito que pasen a devoIvrmeIos aI saIn de cIase donde estar reaIizando Ia
aplicacin con los estudiantes.
Los cuestionarios no deben salir de la sede, no se pueden perder, fotocopiar y ustedes no pueden quedarse con ninguno. El estudio
garantiza totaI anonimato de quien responde. Este es materiaI condenciaI y de propiedad deI ICFES.
Seor Delegado, si la sede tiene un nico docente en grado 5o., ste debe diligenciar solamente el cuestionario FA13.
Lea las siguientes instrucciones:
Por favor, apaguen sus ceIuIares, radios u otro tipo de aparatos eIectrnicos y gurdenIos. Su uso est prohibido durante eI diIigenciamiento
de los cuestionarios.
Seor Rector o Coordinador de sede y docentes, ahora vamos a iniciar eI bIoque 1.
A partir de este momento tendrn 30 minutos para diligenciar su Cuestionario.
Seor Rector o Coordinador de sede, inicie con el Cuestionario identificado con el cdigo FA1, luego siga con los cuestionarios FA2 y FA3.
Seores docentes, ustedes deben diligenciar el Cuestionario de docentes de manera individual. Por favor, inicien con el Cuestionario FA4,
seguido de los cuestionarios FA5 y FA6.
Tienen alguna pregunta?
EI afiche de instrucciones y Ios cuestionarios contienen toda Ia informacin que Ies orientar para resoIver sus inquietudes. De todas maneras,
yo estar presente para solucionar las preguntas que tengan.
Apunte en el Cuadro de tiempos la hora de inicio y fin.
Una vez se terminen los 30 minutos, tiempo mximo para responder el Bloque 1:
Pecoja en orden de puesto todo el material de aplicacin (hojas de respuestas de la FA1 a la FA6).
Cuente el total de hojas de respuestas recogidas y confirme que corresponde al total de material entregado.
Seor Rector o Coordinador de sede, ya finaIiz su participacin en Ia apIicacin. Muchas gracias por su coIaboracin.
Seores docentes, vamos a iniciar el bloque 2.
Seor DeIegado, Si eI Rector o Coordinador de sede termina de diIigenciar su cuestionario (hojas de respuesta FA1, FA2 y FA3) antes de
Ios 30 minutos, acrquese aI puesto y cercirese de que haya diIigenciado TODAS Ias preguntas deI cuestionario, recoja Ias tres hojas
de respuestas, gurdelas en un lugar seguro y dgale amablemente que se puede retirar del saln.
Si un docente termina de diIigenciar su cuestionario (hojas de respuesta FA4, FA5 y FA6), acrquese aI puesto, recoja Ias tres hojas de
respuestas, gurdelas en un lugar seguro e infrmele que debe permanecer sentado en su puesto en silencio mientras se cumple el
tiempo.

Instrucciones para sedes con dos o ms salones

29
Seores docentes, van a conformar grupos segn eI grado que ensean (5o. o 9o.). A cada grupo Ie har entrega de tres cuestionarios
sobre aspectos curricuIares de Ias reas evaIuadas en Ias pruebas SABER 3o., 5o. y 9o.
Al grupo de docentes de grado 9o. debe entregarle los cuestionarios FA7, FA8 y FA9, mientras al grupo de docentes de grado 5o., las hojas FA10,
FA11 y FA12; si la sede tiene un nico docente en grado 5o., debe entregarle el cuestionario FA13.
Los cuestionarios de aspectos curriculares que les entregu por grado pueden diligenciarlos de dos maneras:
Todos Ios docentes deI grado de manera conjunta resueIven Ios tres cuestionarios (FA7, FA8, FA9 en 9o. y FA10, FA11, FA12 en 5o., o
F13 para nico docente en 5o.).
EI o Ios docentes encargados de cada rea y grado resueIven eI cuestionario respectivo. Por ejempIo, Ios profesores encargados de
ensear Lenguaje en 9o., contestan el cuestionario FA7.
Recuerden que eI ache de instrucciones y Ios cuestionarios contienen toda Ia informacin que Ies orientar para resoIver sus inquietudes.
Si tienen alguna duda estar disponible para solucionarla.
Tienen alguna pregunta?
A partir de este momento tendrn 40 minutos para diligenciar los cuestionarios.
Apunte en el Cuadro de tiempos la hora de inicio y fn.
Una vez se terminen los 40 minutos, tiempo asignado para responder el bloque 2, cercirese de que los docentes hayan terminado de responder los
cuestionarios. En caso contrario, otrgueles tiempo adicional, siendo muy claro en que no puede exceder el tiempo de descanso fuera de saln de
los estudiantes que estn presentando el examen.
Una vez que los docentes hayan fnalizado, verifque que TODAS las preguntas hayan sido contestadas.
Pecoja el material de aplicacin asi:
Hojas de respuestas de la FA7 a la FA9, si la sede tiene grado 9o.
Hojas de respuestas de la FA10 a la FA12, si la sede tiene grado 5o. y existe ms de un docente para este grado.
Hoja de respuestas de FA13, si la sede tiene grado 5o. y existe un nico docente para este grado.
Cuente el total de hojas de respuestas recogidas y confrme que corresponde al total de material entregado.
Guarde todas las hojas de los cuestionarios en el sobre en el que venian empacadas.
Seores docentes, les agradezco su participacin y compromiso con esta actividad.
Lleve el sobre al lugar asignado para guardar el material y entrguelo al representante del operador logistico, quien lo mantendr en custodia hasta
que usted pueda hacer la verifcacin completa de este material y el empaque del mismo.

5.Instrucciones de diligenciamiento del Cuestionario de observacin de
caractersticas fsicas de la sede y jornada Hoja FA14
Usted debe diligenciar el Cuestionario de observacin de caractersticas fsicas de la
sede correspondiente a la hoja FA14, durante el transcurso de la jornada de aplicacin.
Cercirese de diligenciar todo el Cuestionario.
Si tiene dudas sobre algunas preguntas del Cuestionario puede verificar las respuestas
con el Rector o Coordinador de sede.
Este Cuestionario tiene las mismas caracteristicas de una hoja de respuestas del
examen. Por tanto, debe diligenciarse y manipularse en las mismas condiciones.
Tenga en cuenta que este Cuestionario se diligencia rellenando completamente los
circulos de cada respuesta con un lpiz de mina negra No. 2. Si se equivoca al marcar
una respuesta, borre cuidadosamente sus respuestas y rellene el crculo correcto.
Pregunta 52. Perifricos: aparatos y/o dispositivos auxiliares e independientes
conectados a la unidad central de procesamiento (CPU) de una computadora. Se
consideran perifricos tanto a las unidades o dispositivos a travs de los cuales la
computadora se comunica con el mundo exterior, como a los sistemas que almacenan
o archivan la informacin, sirviendo de memoria auxiliar de la memoria principal. Por
ejemplo, monitor, impresoras, parlantes, proyector digital (video Beam), unidad de CD,
unidad de DVD, etc.
OBSERVAClN
SEDE
30
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
Pregunta 54. Programas para interaccin en sala: Herramientas de software para la interaccin del profesor-estudiantes en la sala de cmputo. Por
ejemplo, cursos virtuales, evaluaciones en linea, etc.)
Preguntas 65A, 65B, 66A y 66B, indagan por la cantidad de computadores y su conexin a lnternet en la sede jornada. Estas preguntas tienen un
formato continuo, lo que implica que es necesario:
ldentificar (marcar) en las casillas de cada una de estas preguntas, el nmero total de computadores (segn las caracteristicas especificadas), y
Codificar este nmero (rellenar los circulos correspondientes debajo de cada digito).

La imagen a continuacin describe los campos donde se debe diligenciar (identificar y codificar) la informacin solicitada.
Para diligenciar correctamente estas preguntas, es necesario tener en cuenta el rango en el cual se encuentran la respuesta:
Si el nmero de computadores de la sede corresponde a un nmero:
Entre 0 y 9 (por ejemplo, 7) usted debe diligenciar asi:
Entre 10 y 99 (por ejemplo, 38) usted debe diligenciar asi:
Entre 100 y 999 (por ejemplo, 159) usted debe diligenciar asi:
Una vez finalice el diligenciamiento de este Cuestionario, gurdelo en el sobre de cuestionarios de factores asociados y entrguelo al representante del
operador logstico, quien lo mantendr en custodia hasta que usted haga la verificacin completa de este material y el empaque del mismo.
0 0 7
0 3 8
1 5 9
Espacio para diligenciar el nmero
de computadores en la sede jornada
A: Campo para las centenas
B: Campo para las decenas
C: Campo para las unidades
Crculos para codificar el nmero identificado
en las casillas superiores
A B C
31
6.Organizacin del material de factores asociados y entrega a la compaa
contratada
Pecuerde que usted es el encargado de todo el material de factores asociados. Una vez finalice la aplicacin y est en su oficina, organice este
material as:
Cuente los cuestionarios de factores asociados y verifique que la cantidad coincida con las cantidades consignadas en la Lista de chequeo del sobre
en el cual le fueron entregados.
En una bolsa plstica, empaque los cuestionarios de factores asociados FA1 a FA14 junto con los cuestionarios familiares devueltos por los estudiantes
protegidos con cartones encima y debajo.
Asegure la bolsa con clips.
Introduzca el paquete con los cuestionarios de factores asociados y cuestionarios familiares en la tula de seguridad donde estn empacadas las
hojas de respuestas Tipo A y Tipo B de los grados evaluados.
Solicite al representante del operador logistico sellar la tula que contiene las hojas de respuestas Tipo A y Tipo B de los grados evaluados y los
cuestionarios de factores asociados y los cuestionarios familiares.
ados evaluados.
32
Manual de procedimientos del Delegado / Aplicacin Muestral Controlada
ANTES de la aplicacin:
Proveer a los estudiantes de grados 5o. y 9o. la informacin sobre el Cuestionario sociodemogrfco.................................
Entregar a los estudiantes de grados 5o. y 9o. el Cuestionario familiar....................................................................................
Proveer a los estudiantes de grados 5o. y 9o. las instrucciones relacionadas con el Cuestionario familiar.............................
DURANTE la aplicacin es responsabilidad del Aplicador:
Ubicar a los estudiantes en el saln siguiendo las instrucciones del Manual y guindose por el Anexo 1................................
Aplicar la prueba de acuerdo con las instrucciones del Manual, en las condiciones de orden y disciplina necesarias para
garantizar un desarrollo estndar de la aplicacin y, por ende, la validez de sus resultados......................................................
Motivar a los estudiantes para que den lo mejor de ellos mismos en la presentacin del examen.........................................
Pealizar constantemente rondas para verifcar que los estudiantes no se aparten de las instrucciones dadas......................
Pegistrar las horas de inicio y fn de la resolucin de los distintos bloques o pruebas............................................................
Cumplir estrictamente el tiempo establecido para la ejecucin de los bloques y los descansos............................................
Responder las inquietudes de los estudiantes de acuerdo con las instrucciones del Manual.................................................
Diligenciar el Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos (anexo 1).............................................................................
Asegurarse que despus del descanso los estudiantes regresen a los mismos puestos en que estaban al inicio del examen.
Dar las instrucciones de diligenciamiento del Cuestionario de estudiantes antes de iniciar el Bloque 5, para 5o. y 9o.........
Garantizar que el material del examen no sea extrado del saln y que no se copien las respuestas.....................................
En eI BIoque1 /Prueba 1, verique que Ios estudiantes:
Marquen la Hoja de respuestas Tipo A con su nombre y el nombre del colegio.....................................................................
Marquen la Hoja de respuestas con el tipo de Cuadernillo (grados 5o. y 9o.).........................................................................
Contesten todas las preguntas sociodemogrfcas, antes de comenzar el bloque 1(grados 5o. y 9o.)..................................
En Ia primera y segunda parte deI examen, verique que cada estudiante:
Se encuentre en el puesto asignado inicialmente con el Listado de asistencia y asignacin de cuadernillos (anexo 1)........
Conteste el bloque/prueba correspondiente al orden establecido y al tiempo asignado........................................................
Pesponda en su propia hoja de respuestas...............................................................................................................................
Haga solamente una marca por pregunta en la Hoja de respuestas........................................................................................
Conteste correctamente las preguntas de acuerdo con las instrucciones de diligenciamiento del Cuestionario de
estudiantes (slo para el bloque 5)................................................................................................................................................
Rellene completamente el crculo seleccionado........................................................................................................................
No haga marcas ni escriba en otros espacios de la Hoja de respuestas..................................................................................
No maltrate ni doble la Hoja de respuestas................................................................................................................................
Conteste la prueba en la Hoja de respuestas Tipo A y no en el Cuadernillo............................................................................
Durante el descanso fuera del saln (grados 5o. y 9o.), el Aplicador debe:
Pevisar la identifcacin (nmero de Hoja de respuestas Tipo A del estudiante marcado en la casilla lDENTlFlCAClN del
cuestionario familiar)......................................................................................................................................................................
Codifcar el Cuestionario familiar de cada uno de los estudiantes de su saln........................................................................
Diligenciar en la columna NMEPO DE CUESTlONAPlO FAMlLlAP del Anexo 1, el nmero del cuestionario familiar que le
correspondi a cada estudiante.....................................................................................................................................................
LISTA DE CHEQUEO DEL APLICADOR
El ICFES agradece muy especialmente su apoyo, dedicacin
y compromiso con la aplicacin de las pruebas.
BIoque
1 y 2
BIoque
3 y 4
1 PARTE 2 PARTE