UNIVERSIDAD GALILEO FISICC IDEA Licenciatura en Informtica y Administracin de Recursos Humanos Control y Evaluacin de Proyectos CEI Roosevelt

Nombre: Carn: Fecha:

Sandy Elizabeth Rodrguez Gmez 07114052 26 de Octubre de 2008

INDICE
PAGINA 1 2 3 CARATULA INDICE INTRODUCCION 1 2/3/4/5. 6

A
A,1 A,2 A,3 A.4 A,5

MARCO GENERAL DE REFERENCIA

RESEA HISTORITA DE LA EMPRESA DEFINICION DEL DEPARTAMENTO DE GESTION TAREAS ADMINISTRATIVAS ORGANIGRAMA MAESTRO ORGANIGRAMA FUNCIONAL 7 8/9/10 11/12/13/14/15 16 17

B
B,1 B,2 B,3 B,4

ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

EN DONDE ESTAMOS A DONDE QUEREMOS LLEGAR QUE PODEMOS HACER COMO PODEMOS LOGRARLO 18/19/20/21/22 23 24 25

C
C,1 C,2 C,3 D E E,1 E,2 E,3

EL PROBLEMA
ANTECEDENTES DEL PROBLEMA Y CAUSAS DETERMINACION Y JUSTIFICACION DEL PROBLEMA A QUE DEPARTAMENTO AFECTA PERFIL DEL PROYECTO PLAN DE IMPLEMENTACION (solucin, propuesta) DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DIAGRAMA DE GANTT 32 33 34 26 26 27/28 29/30/31

F
F,1 F,2 F,3

PLAN DE CAPACITACION
DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DIAGRAMA DE GANTT 35 35 36

G
G,1 G,2 G.3

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO INFORMACION

DETERMINACION HERRAMIENTAS DE HARDWARE DETERMINAR USAR LA TECNOLOGIA SOFTWARE DESCRIBIR Y JUSTIFICAR TIPO DE SISTEMA DE INFORMACION 37 38 39

H
H,1 H,2

DISEO DEL SISTEMA PROPUESTO

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DIAGRAMA DE CONTEXTO PROCESOS, ALMACENES Y FLUJO DE DATOS 40 41

H,3

ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

42/43

A,
A,1

CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTO 1 DEFINIR LAS LISTA DE ACTIVIDADES

IDENTIFICAR ACTIVIDADES DE PRIMER ORDEN, SEGUNDO ORDEN TERCER ORDEN (CUADRO SINOPTICO) 44

A,2

LISTADO DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS DEL CUADRO SINOPTICO ANTERIOR

45

B
B,1

DEFINICION DE ACTIVIDADES PRECEDSENTES Y SUB-DESCENDENTES

ELABORACION DE TABLA DE LAS ACTIVIDADES PRECEDENTES SUB-SECUENTES Y 46

C
C,1

MATRIZ DE TIEMPOS
ELABORACION, MANUAL DE CALCULO DE LAS ACTIVIDADES EN UNA MATRIZ DE SECUENCIAS 47

D
D,1 E,

CONSTRUCCION DEL CPM-PERT O RED A TIEMPO "T" DIAGRAMA DE SECUENCIA MANUAL CALCULO DE LAS OCCURRENCIAS TEMPRANAS INICIALES Y FINALES SOBRE EL DIAGRAMA CPM-PERT 48

E,1

CALCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS Y OCURRENCIAS TARDIAS ( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS)

49

E,2

CALCULO DE LAS OCURRENCIAS TARDIAS INICIALES Y FINALES ( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS) Y HOLGURA SIMPLE

50/51

E,3

ESTABLECIMIENTO DEL CAMINO CRITICO O RUTA CRITICA ( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS)

52

F,
F,1

CALCULO DE HOLGURAS
CALCULO DE HOLGURAS TOTALES ( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS) 53

F,2

CALCULO DE HOLGURAS LIBRES ( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS)

53

F,3

CALCULO DE HOLGURAS INDEPENDIENTES

53

( en anexos: CALCULOS Y USO DE FORMULAS)

G
G,1 G,2

DETERMINACION DE COSTO DEL PROYECTO

DETERMINAR LOS COSTOS DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO DETERMINAR LOS COSTOS DEL PROYECTO TOTAL 54 54

H,
H,1 H,2

UTILIZACION DEL MS-PROJECT

DIAGRAMA DE GANTT DIAGRAMA DEL PERT 55 56

CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTO 2 FASE 1. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

57 58 59 59 59 59 60

A,1,1 FACTIBILIDAD ECONOMICA A,1,2 FACTIBILIDAD TECNICA A,1,3 FACTIBILIDAD OPERATIVA A,1,4 DETERMINAR LOS TERMINOS DE REFERENCIA CALIDAD Y ESPECIFICACIONES COSTOS ( PRESUPUESTOS) TIEMPO

B
B,1

FASE 2, AUDITORIA AL NUEVO SISTEMA

ALCANCE DE AUDITORIA EN FORMA ORIZONTAL 60 60/61 62 62

B,1,1 SEGURIDAD FISICA (equipo, mobiliario e instalaciones) B,1,2 SEGURIDAD DATOS (procesos y almacenamientos) B1,3 C C,1 SEGURIDAD PROCEDIMIENTOS ANALIZAR LOS PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA DEFINICION DE LOS PUNTOS DE RIESGO EN EL SISTEMA (DIAGRAMA GANE-SARSON) C,2 EXPLICACION LOS PUNTOS DE RIESGO SIN CONTROL

63

64

D
D,1 D,2 D,3

MANUAL DE CONTINGENCIA
TABLA DE ANALISIS DE CONTINGENCIA TABLA DE LLAMADAS TABLA DE INSTRUCTIVO 65 66 66

CONCLUSIONES FINALES RECOMENDACIONES ANEXOS FINALES

ENTREVISTAS DIAGRAMAS ESTADISTICOS PROPUESTO (solucion) FORMULAS Y CALCULOS DE ACTIVIDADES CAUSA Y EFECTO MATRIZ FODA GRAFICA CROQUIS O PLANO

67 68 69

GLOSARIO BIBLIOGRAFIA

78,79 80

INTRODUCCION
El presente proyecto contiene el proceso de cmo

automatizar, aparentemente se puede decir que la empresa a la cual uno presta un servicio no llena los requisitos que uno desea, pero en realidad no sabemos en que situacin se encuentra la empresa, pero hasta que uno no descubre, no analiza en s la problemtica en la que se encuentra. A travs de ste pre-anlisis que he realizado en sta empresa me he dado cuenta que manejar un departamento no es tan fcil como parece. Ahora que ya se tiene identificado el problema es hora de que podamos resolverlo como equipo empresarial, y que se llegue a una posible solucin con el planteamiento que tambin se ha realizado en ste proyecto. Agradezco a quien haya tenido la idea de realizar ste proyecto aunque un tanto difcil

pero de gran beneficio como tambin apoyo que se quiere llegar.

para nosotros como alumnos que tanto en el aspecto laboral ayudar a mejorar la

podamos apoyar a la empresa

administrativo;

Misin que la empresa tiene y podr alcanzar la Visin a la

A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA

A.1 RESEA HISTORICA ADPROSA nace en 1996 como una empresa dedicada a buscar y ofrecer soluciones habitacionales centros urbanos del pas. personas hogar seguro. Es una empresa Guatemalteca con ms de diez aos de experiencia en el desarrollo, Promocin y Venta de proyectos habitacionales, que se ha caracterizado por buscar y ofrecer soluciones habitacionales a personas que desean una alternativa para adquirir un terreno o casa, en la ciudad capital y centro urbano del pas. Esta conformada por un equipo de personas altamente calificadas, quienes para sus funciones, cuentan con tecnologa avanzada y sobre todo, con un compromiso a la calidad, eficiencia y productividad, por lo que se ha logrado satisfacer a ms de 20,000 familias guatemaltecas. a personas de todo estrato socioeconmico. Mediante la bsqueda de terrenos en la ciudad capital o Ofrece una alternativa al alcance de que puedan comprar un terreno o vivienda para tener un

Se identifica por ser una de las primeras empresas Constructoras, promotoras y Desarrolladoras del pas, que Sistema trabajan a travs del FHA, habiendo obtenido el Tikal de Oro en el ao 2,004 por

haber ocupado el primero lugar como Empresa Constructora, Segundos lugares como Empresa Promotora y Vendedora de Vivienda del 2,003. En el ao 2,005 obtuvo nuevamente el orgullo de estar dentro del segundo lugar en la categora de Empresas Promotoras y Constructoras y un tercer lugar como empresa Vendedoras.

A.2 DEFINICION DEL DEPARTAMENTO DE GESTION Y FORMALIZACION

Es el departamento en donde ingresan ventas al rea de asignacin, se ingresan al sistema se traslada el expediente al rea de complementacin de papelera, cuando este expediente est completo las personas de la misma rea se encargan de llenar formularios para enviarlos a la respectiva constructora, y a la entidad que les dar el crdito, y si el cliente ha solicitado subsidio se enva a FOGUAVI. En el lapso de veinte das a un mes la Constructora, FOGUAVI y el BANCO enva la aprobacin fsica, y se procede a llamar a los clientes para que firmen las respectivas escrituras de la casa o lote que han solicitado, luego de ste paso, continan con el trmite entre la empresa y el Banco para que este desembolse lo que el cliente se quedar Est pagando por el tiempo que han pactado con la empresa. constituido de la siguiente manera: A.2.1 MOBILIARIO DE OFICINA Escritorios Sillas Archivos

Pizarra Bandejas Archivadoras Archivadores Areos

A.2.2 EQUIPO DE OFICINA 18 Computadoras 8 Mquinas de escribir elctricas 1 Fotocopiadora 2 impresoras 8 Telfonos de extensin 1 Fax Caonera

A.2.3 MATERIAL DE OFICINA Archivadores (Leitz) Fasteners Carpetas Colgantes Lapiceros Lpices Borradores Engrapadoras Perforadores Resmas de hojas bond tamao Carta y Oficio

A.2.4 RECURSO HUMANO

Jefe de Gestin y Formalizacin Encargada del rea de Asignacin Asistente de Asignacin Encargada del rea de Anlisis Asistente de Anlisis 1 Asistente de Anlisis 2 Asistente de Anlisis 3 Encargada del rea de Formalizacin Asistente de Formalizacin 1 Asistente de Formalizacin 2 Encargada del rea de Liquidacin Asistente de Liquidacin 1 Asistente de Liquidacin 2 Asistente de Liquidacin 3 Asistente de Liquidacin 4

Asistente de Liquidacin 5

Asistente de Liquidacin 6

 Asistente de Liquidacin 7

A.3 TAREAS ADMINISTRATIVAS

JEFE DE GESTION Y FORMALIZACION Encargado por velar que se ingresen todos los casos a la respectiva afianzadora as mismo que estos sean aprobados por parte de Foguavi (Fondo Guatemalteco para la Vivienda) FHA (Fondo de Hipotecas Aseguradas), y el Banco que estos les aprueben a cada caso el subsidio. Tambin que los mismos sean liquidados y llegar a la meta propuesta que se realizan mensualmente. Encargada del rea de Asignacin Se encarga de recibir, revisar e ingresar todas las ventas

emitidas por el departamento de Ventas, asignar y desglosar sus respectivos precios a cada lote o casa e ingresarlos al sistema de la empresa, si el cliente ha dado un reserva de Q1,000.00 se traslada a otra rea; si ste ha dado nicamente Q500.00 se queda en el rea de asignacin hasta que el mismo complete la parte solicitada de la reserva que es una cuota lmite no menor de Q1,000.00 en un tiempo no mayor de 8 das. Asistente de Asignacin Encargada de extenderles los recibos de pago a los clientes que han cancelado el enganche de la propiedad, aplicarlo al sistema para llevar un mejor control de lo que dicho cliente ha dado de su enganche ya que ste est pactado para cancelarlo mensualmente siempre en un tiempo estipulado.

 Encargada rea de Anlisis Encargada de analizar todos los expedientes que le han sido

trasladados del rea de asignacin. En esta rea se debe completar la papelera que la afianzadora y el banco solicitan, realiza un chequeo en Infornet para verificar si los clientes tienen malas referencias o alguna deuda crediticia. Asistentes de Anlisis Se encargan de llenar todos los documentos requeridos y armar los expedientes que son enviados a las diferentes afianzadoras para que estos sean aprobados y as trasladarlos al rea de Formalizacin. Encargada rea de Formalizacin Se encarga de darle seguimiento a los expedientes que son enviados a las afianzadoras para que estos sean aprobados y verificar si les hacen falta documentos que anteriormente no se enviaron, o que la afianzadora solicite y as que de estos se emitan las aprobaciones respectivas; solicitar certificaciones de Registro de la Propiedad para cada expediente. Asistente de Formalizacin 1 Encargada de revisar la aprobacin emitida por la respectiva

afianzadora, solicitar cheques para que los casos sean ingresados a las afianzadoras, ingresar las propiedades que son trasladadas de anlisis,

llevar el seguimiento de actualizarlas en el sistema, y as trasladarlos al rea de liquidacin.

Asistente de Formalizacin 2 Se encarga de llevar el control de la papelera faltante de los clientes que tengan crdito o deuda en algn banco o cualquier otra entidad, localizar a los clientes y solicitarles la documentacin requerida por la afianzadora y as poder completar la papelera, y enviar los expedientes de los casos suspendidos al banco respectivo. Encargada departamento de Liquidacin Se encarga de que los casos aprobados por las afianzadoras foguavi y bancos, que han sido trasladados del rea de Formalizacin y sean liquidados es decir que el banco desembolse la cantidad total que corresponde a la propiedad vendida. Asistente de Liquidacin 1 Encargado de solicitar la un informe de tercera inspeccin el cual indica que la casa ya puede ser construida, enviarla al banco velar para que sta sea aprobada y as emitan dicho documento y proceder con el trmite. Asistente de Liquidacin 2 Encargada de enviar papelera necesaria para solicitar la

escrituracin al departamento jurdico, sta papelera es trasladada con una carta que va detallada con el precio de venta, subsidio foguavi,

nombre de los solicitantes. Tambin se encarga de llamar a los clientes para que se presenten a firmar dicho documento legal a las oficinas.

Asistente de Liquidacin 3 Encargada de ingresar los datos de las escrituras a una base de Datos del sistema de la empresa ya que este sirve para cualquier consulta jurdica, en ella se ingresa el No. De Escrituras, nombre de los clientes, propiedad, precio de la vivienda, no. de factura, entre otros datos. Leer las escrituras antes de que los clientes firmen, si stas tienen algn error debe mandarlas a testar al departamento jurdico. Asistente de Liquidacin 4 Encargada de verificar en el sistema si el cliente debe parte del enganche y si es as imprimir el estado de cuenta de lo que debe. Llenar toda la papelera que los clientes firman, entre ellos estn: el pagar (si tiene deuda), titulo de agua, certificado de garanta, si en caso el cliente no debe se hacer una carta indicndole la fecha en la cual se le entregan las llaves de su casa y otros requisitos para realizar el trmite del agua. Se elabora una programacin la cual se traslada al departamento tcnico y que prepare la casa para la fecha estipulada, tambin se enva un reporte de los clientes que deben parte del enganche al rea de cobros para que procedan al mismo. Asistente de Liquidacin 5 Esta encargada de enviar los documentos en original como el banco lo solicite, y copias tal y

ya que stos documentos deben ir

debidamente firmados por los clientes y por el representante legal de la entidad; y ser enviados al banco para que las escrituras sean firmadas

por el Representa Legal del Banco, esta persona debe velar para que estos documentos sean firmados lo mas pronto posible, y trasladarlos a la siguiente rea.

Asistente de Liquidacin 6 El departamento jurdico traslada a sta rea legalizadas de la escritura y ste se encarga de 3 copias simples enviar 1 copia del facturas

testimonio o copia de la escritura legalizada, contraseas y

autenticadas al Registro de la propiedad para que stas sean enviadas lo ms pronto posible al banco y as el banco teniendo toda la documentacin requerida procede a hacer el desembolso a la empresa. Asistente de Liquidacin 7 Las otras dos copias del testimonio legalizado son trasladadas al asistente 7 y l mismo se encarga de archivar 1 en el expediente, de enviar otra copia a FOGUAVI con una carta de autorizacin de traslado del subsidio, debidamente firmada por los clientes para que sea trasladado a la cuenta del banco con el cual se ha trabajado ya que el otorgamiento de sta ayuda por parte del gobierno no les es entregada en efectivo y por la misma razn firman la carta anteriormente mencionada.

A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO

Asesor Legal PRESIDENCIA

Gerente de Riesgo

Asistente de Presidencia
GERENTE GENERAL

Asesor Arquitectura

Asistente de Gerencia

Gerencia tcnica

Gerente de compras

Gerencia de operaciones

Gerencia financiera

Mercadeo

Recursos Humanos

Equipo de trabajo

Equipo de trabajo

Equipo de trabajo

Equipo de trabajo

Equipo de trabajo

Equipo de trabajo

A.5 ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO (FUNCIONAL)

JEFE

Asignacin

Anlisis

Formalizacin

Liquidacin

Equipo de Trabajo

Equipo de Trabajo

Equipo de Trabajo

Equipo de Trabajo

B. ANLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

Como todos los aos en el Instituto de Hipotecas Aseguradas FHA, llev a cabo el reconocimiento denominado Galardn FHA a la Excelencia en Financiamiento y Desarrollo Habitacional a aquellas instituciones que se distinguieron durante el ao 2,006, como empresas Constructoras, Promotoras y Vendedoras, que trabajan a travs del sistema FHA.

B.1 EN DONDE ESTAMOS? (QUE SOMOS)

MISION Es la Gerencia contando con personal Administrativa Financiera y de Recursos capacitado para as brindar Humanos de Sistemas Aplicativos a nivel Nacional e internacional altamente informacin contable, veraz y oportuna para la toma de decisiones. OBJETIVOS * Establecer y fomentar canales de comunicacin entre los colaboradores de los departamentos. * Actualizar el sistema de contabilidad. * Integrar los mdulos contables: facturacin, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, planillas para crear un sistema integrado de contabilidad. * Capacitar a empleados del departamento en el nuevo sistema y usuarios interno. *Crear plaza de Coordinador de Recursos Humanos *Establecer lineamientos de seleccin, contratacin, induccin y capacitacin continua. *Establecer plan de incentivos por metas alcanzadas.

 METAS Ser la Gerencia Administrativa Financiera y de Recursos Humanos de Sistemas Aplicativos a nivel Nacional e internacional que de forma eficiente, oportuna y en equipo puede dar informacin contable manteniendo los registros al da para que en base a los Estados Financieros se puedan tomar nota al 100% las decisiones adecuadas. PRESIONES INTERNAS como por ejemplo el recurso humano capacitado, el

Uno de los factores mas importantes para sta empresa es el tiempo; entre otros ambiente de trabajo, la comunicacin entre el personal. Presin interna de cada departamento ste debe realizarce en un tiempo estipulado, ya que si no se cumple con mencionadas caractersticas la meta no puede llegar a cumplirse. El encargado del departamento debe ser el responsable para las tareas o actividades que se le asignen en el rea, si sta no se cumpliera las reas que continan tampoco podrn cumplir con la meta estipulada. RESTRICCIONES EXISTENTES Utilizar ropa inadecuada, o el uniforme incompleto Maquillaje exagerado Intimidar a los compaeros Para el uso del Telfono se necesita un cdigo de ocho dgitos, el cual no puede ser utilizado por nadie ms que a la persona que se lo asignaron, con ste cdigo se puede hablar por el telfono en 5 minutos y se pasa del tiempo lmite se corta la llamada. El recurso a utilizar no es el suficiente para toda la empresa. Las impresoras son escasas, nicamente hay 1 por departamento, para todas las reas. FILOSOFIA

El xito de ADPROSA depende del todo el personal.

Realizando

capacitaciones consecuentemente para que los empleados desarrollen su mximo potencial dentro de la empresa. Trabajando en un ambiente agradable, y ofrecerles oportunidades de desarrollo, el personal dar el 100% en el trabajo cada da. PRINCIPIOS Y VALORES Honestidad en el cumplimiento de nuestros compromisos tica en nuestro actuar Colaboracin Entusiasmo en el cumplimiento de las actividades de la empresa Respecto por las creencias y la dignidad humana Autenticidad Alegra Empata en el manejo de las relaciones interpersonales FORTALEZAS Y DEBILIDADES (INTERNAS) FORTALEZAS Equipo de Cmputo Personal Calificado Trabajo en equipo Superestructura Tecnolgica Honradez Puntualidad Responsabilidad Se cumple con metas de produccin Capacitacin contina del personal

DEBILIDADES

Contabilidad se ha convertido en el ltimo recurso El Software no es muy avanzado Duplicidad y Triplicidad de trabajo Sistema de Cmputo desintegrado Falta de Comunicacin entre colaboradores (Ventas, procedencia de ingresos. El manejo del recurso humano se percibe como una labor secundaria al de contabilidad. Poco personal para atender solicitudes de los empleados No cuenta con el espacio suficiente para Atencin al Cliente. La empresa cuenta con un 30% de clientes en mora. OPORTUNIDADES Y AMENAZAS (EXTERNAS)

OPORTUNIDADES Capacitacin Tecnologa Ascensos Laborales Planes de Financiamiento de los Bancos

AMENAZAS Cambios constantes de Leyes Fiscales Fiscalizacin de la SAT Atraso de pago de los Clientes Salarios Competitivos o Cuantitativos, que otras constructoras ofrecen.

COMPETENCIA

Los precios de los inmuebles, son ms factibles que en otras constructoras. Las facilidades que los clientes tienen para cancelar el enganche Las facilidades de obtener el crdito o aprobacin con las entidades que estn aliadas a sta empresa. No todas las Inmobiliarias ofrecen subsidio FOGUAVI

B.2 A DONDE QUEREMOS LLEGAR?

Redefinicin de objetivos a corto plazo

A corto plazo se desea prestar un mejor servicio a los clientes a travs de un proceso ms rpido. Implementar un mtodo nuevo de Automatizacin tanto como de personal como de procedimientos en diversos procesos de la Gestin Mediano plazo Motivar a los clientes a generar su propio hogar como parte importante del desarrollo familiar y social. Mantener un adecuado ambiente de trabajo y comunicacin permanente. Capacitar a empleados del departamento en el nuevo sistema y usuarios internos. Crear un clima de estabilidad laboral y satisfaccin. Llegar a ser la empresa lder del mercado y continuar en la categora del Desarrollador con Responsabilidad Social. Largo plazo Poder expandir los servicios a pases extranjeros. Tener instalaciones propias y sobretodo muy amplias. Crear un puesto para un Coordinador de Recursos Humanos. Establecer lineamientos de seleccin, contratacin, induccin y capacitacin continua. Establecer incentivos por metas alcanzadas.

B.3 QUE PODEMOS HACER

MAXI MAXI

Al implementar un departamento de Atencin al cliente, se podr brindar un excelente servicio a los clientes tanto externos como internos y as mismo cubrir diversas necesidades de la empresa. MINI - MAXI Implementar Capacitaciones para los colaboradores de la empresa para el aspecto administrativo y Tecnolgico, y segn el aprovechamiento que cada uno le de a dicha capacitacin podr tener asenso tanto econmico como laboral. MAXI - MINI El rol de la empresa es de mucho beneficio tanto para ella como para las personas que anhelan un lugar propio en donde vivir. A parte de que existen varios proyectos de condominios y residenciales en diversos lugares del pas. Al tener una mejor comunicacin con todo el equipo de trabajo, se tendr una satisfaccin reciproca entre clientes y empleados. MINI - MINI Para minimizar o disminuir las debilidades internas como lo es la planificacin de procedimientos laborales se debe estar en constante capacitacin, estar al alcance de la tecnologa en cuanto a procesos automatizados por lo que influye mucho la globalizacin a nivel empresarial.

B.4 COMO PODEMOS LOGRARLO?

Establecer Prioridades Se espera contar con el poyo de la Administracin para la compra de nuevo equipo de cmputo para el Departamento automatizado como tambin para los dems departamentos Capacitacin para el Departamento de Atencin al cliente y al departamento de Gestin, utilizando el nuevo software Acciones a Tomar Que el empleado tome la iniciativa y no esperar a que el jefe ordene. (El empleado para tomar iniciativa debe tener experiencia y conocimiento) Motivacin personal Propuestas de Trabajo Capacitaciones continuas que se pongan en prctica. Se deben planificar las acciones a seguir para que las actividades a realizarse mejoren los procedimientos.

C. EL PROBLEMA

La problemtica en ste departamento, no solamente

afecta a

ste si no a las dems reas, y es a causa de los atrasos que previenen de una empresa externa que trabaja en forma conjunta. Dicha empresa emite unas aprobaciones al rea de formalizacin pero lo hace en una forma muy apresurada y voluminosa y eso perjudica el proceso en tiempo a cada una de las reas de la empresa, debido a ese atraso todo el proceso se acorta e inicia la presin de cumplir con la meta gerencial estipulada en un corto tiempo esto afecta a no se da una atencin adecuada. C.1 Antecedentes Para la aprobacin de Crditos de los clientes, se solicitan diversos documentos que se le piden a los clientes, el cual requiere de quince das mnimo para entregarlo, cuando este ya complet su papelera se enva a la Aseguradora. Posteriormente pasa a otro anlisis en dicha aseguradora el cual es tardado y eso complica el proceso por la misma problemtica todo el proceso se atrasa. C.2 Determinacin y Justificacin No haba sido necesario darle solucin o adentrarse ms a esta problemtica, ya que no contaban con el volumen de expedientes con los que hoy en da existen, ya que con el poco volumen de trabajo no generaban ningn inconveniente. la empresa a darle una pobre imagen ya que debido a todo lo anteriormente expuesto

C.3 A que Departamentos afecta el problema y como lo hace en cada una de ellos

C.3.1 Departamento de Formalizacin Esta rea recibe Aprobaciones de FOGUAVI, FHA y el BANCO para revisar, algunas correctas y otras incorrectas stas se devuelven para la respectiva correccin an tomadas en cuenta para la meta de sta rea y las devuelven en contra tiempo; Debe estar la papelera completa para poder trasladarla al rea de escrituracin C.3.2 Departamento de Escrituracin La papelera completa se traslada al rea jurdica y se llenen los

datos del cliente, se procede a llamar al cliente en lo que se ingresan datos y los citan 1 hora despus, en ese lapso de tiempo se deben llenar formularios a mquina, entre otros documentos. Los clientes se presentan a firmar y regularmente las escrituras no se han impreso por el rea jurdica los clientes deben esperar 15, 20 o hasta media hora para que se le entregue dicho documento para comenzar a leer. No solamente son 2 o 5 clientes son entre 8 a 10 y casi siempre aplican dos o tres personas y todas deben hacer acto de presencia ya que las tres personas firman los documentos. El lugar es muy reducido y obviamente no caben en la sala de atencin y eso ocasiona molestias tanto al personal como a los clientes.

C.3.3 Departamento de Liquidacin Est es afectado con la meta, ya que si se atrasan las aprobaciones se atrasa todo el proceso, esto quiere decir que el banco se atrasa en desembolsar el dinero que el cliente se quedar pagando por tantos

aos a dicha entidad.

La peor consecuencia de este atraso perjudica

tambin al personal de la empresa ya que para la quincena o fin de mes y el banco no liquida, no se les puede pagar a los trabajadores, ya que la empresa tambin carece de fondos o un ahorro que respalde alguna oportunidad en la cual no haya dinero, y est depende de lo que ingrese al momento de llevar todos los documentos que el banco necesite para realizar el respectivo desembolso. Problema que afecta a toda la empresa por el atraso del pago quincenal.

D. PERFIL DEL PROYECTO

D.1 Establecimiento de Objetivos Crear una base de Datos en donde se ingresen todos los datos del cliente para que el proceso sea ms fcil y rpido Capacitaciones constantes de software (AS400, Word, etc)

Convivir y capacitarse entre entidades para que la relacin laboral sea ms armoniosa e interesante en el trabajo.

D.2 Metas a alcanzar Automatizar diversos procesos para ofrecer un mejor servicio a los clientes. Instalacin de nuevo equipo a la oficina Capacitar al personal con nuevos programas de software

Titulo del Proyecto AUTOGESTION Y FORMALIZACION

Coordinador del Proyecto:

Jefe del Depto. Gestin y Formalizacin.

Subcoordinador:

Jefe de Operaciones.
Descripcin del Proyecto:

Se tratara de solucionar la problemtica que consiste en producir mas, en el menor tiempo posible, esto quiere decir que las tareas que an se realicen repetidas veces, se puedan seguir haciendo sin alterar el tiempo en que se debe cumplir la meta de cada rea. No solamente lograr metas sino realizar un excelente trabajo eficaz y eficientemente con el cual el cliente quede satisfecho de lo que est comprando. Personal Involucrado Jefe de Departamento de Gestin y formalizacin Jefe de Departamento de Operaciones Encargadas de rea

Equipo de Trabajo de cada rea.

COSTO
DESCRIPCION Personal Involucrado Elaboracion de Sistema Computarizado Compra de equipo instalacion de red

DEL PROYECTO
PROVEEDO R Asesoria Empresarial Compulandia Installer, S.A Asesoria Empresarial Office Depot COSTO 25,200.00 3,000.00 8,000.00 1,200.00 1,000.00 800.00 39,200.00

Capacitacion sobre sistema y Mantenimiento Suministros y Materiales COSTO TOTAL

Costo Beneficio
Descripcin Nmina Depto. Telfono Luz Mantenimiento de Computadoras Uniformes TOTALES MENSUALES Q Q Q Q Q Q Costo Actual 25,200.00 2,000.00 3,000.00 1,800.00 10,000.00 42,000.00 Costo Propuesto Q 15,900.00 Q 1,500.00 Q 2,950.00 Q Q Q 1,200.00 8,500.00 8,500.00 Beneficio Q Q Q Q Q Q 9,300.00 500.00 50.00 600.00 1,500.00 11,950.00 % de Variacin 3.6 2.5 1.6 3.3 1.5 2.84

E. PLAN DE IMPLEMENTACION

E.1 Definicin de Las Actividades Se realiz una entrevista con el Jefe de Recursos Humanos para poder obtener informacin a cerca de la Historia de la Empresa. Se realiz un anlisis a toda la empresa, se eligi departamento que tiene ms dificultad con el proceso. Se realizaron entrevistas orales, al personal del departamento de Gestin y Formalizacin, Se pidieron opiniones a cerca del anlisis, a todo el personal del departamento, incluyendo al Jefe y las encargadas de cada rea. Se realizaron organigramas para determinar el cargo de cada uno de los trabajadores. Se procedi a buscar una posible solucin al problema. el

E.2 Anlisis de las Actividades y Adjudicacin de Tiempos

FECHA DE ACTIVIDAD DURACIO N
INVESTIGACIONE S ENTREVISTAJEFE DE RECURSOS HUMANOS ENTREVISTA JEFE DE DEPTO. ENTREVISTAS AL PERSONAL ANALISIS DE LO INVESTIGADO ELABORACION ORGANIGRAMA GRAL ELABORACION ORGANIGRAMA ACTUAL INVESTIGACIONE S 8 das 3 das 2 das 15 das 8 das 01/08/2008 13/08/2008 15/08/2008 13/08/2008 03/09/2008

FECHA DE FINALIZACI ON
12/08/2008 15/08/2008 18/08/2008 02/09/2008 12/09/2008

PERSONA RESPONSABL E Sandy Rodrguez Sandy Rodrguez Sandy Rodrguez Sandy Rodrguez Jenny Galindo Sandy Rodrguez y

INICIO

5 das

15/09/2008

19/09/2008

Jenny Galindo Sandy Rodrguez y Jenny Galindo Sandy Rodriguez

2 das 8 das

22/09/2008 9:00 01/08/2008 9:00

23/09/2008 12/08/2008

E.3 DIAGRAMA DE GANTT PROJECT

F. PLAN DE CAPACITACION
F.1DEFINICION DE LAS ACTIVIDADES Se ha realizado un diagnstico sobre las necesidades de capacitacin, se les ha hecho saber sobre el planteamiento de necesidades ante la gerencia general, donde se logr la planificacin de capacitacin por INTECAP, sta institucin impartir cursos desde como atender al cliente hasta como automatizar un programa, o un proceso de la vida laboral. Esta capacitacin ser a nivel empresa ya que todos necesitan aprender para desenvolverse de una forma diferente, fcil y con un menor esfuerzo. F.2. ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES Y ADJUDICACION DE TIEMPOS FECHA ACTIVIDAD
EVALUACION DE LOS PUESTOS DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION PLANTEAMIENTO DE NECESIDADES A LA GERENCIA PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES PLANIFICACION DE CAPACITACION CAPACITACION PERSONAL ADMINISTRATIVO

FECHA DE FINALIZACI ON

NOMBRE DE LOS RECURSOS

Sandy Rodrguez Sandy Rodrguez

DURACIO N
5 das 2 das 2 das 2 das 8 das 7 das

DE INICIO

29/09/2008 06/10/2008 08/10/2008 10/10/2008 14/10/2008 24/10/2008

03/10/2008 07/10/2008 Sandy Rodrguez 09/10/2008 Sandy Rodrguez 13/10/2008 Sandy Rodrguez 23/10/2008 Sandy Rodrguez 03/11/2008

F.3 DIAGRAMA DE GANTT PROYECT

G. PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO DE LA INFORMACION

G.1 DETERMINACION DE LAS HERRAMIENTAS (HARDWARE) NECESARIAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CANTIDA D 5 DESCRIPCION Pentium 3 de 526 memoria Ram con 40 gigas de disco duro UBICACIN 1 Atencin al Cliente 1 rea de Anlisis 1 Departamento de Contabilidad 8 Impresoras Lser Epson 2 rea de Liquidacin 1 Recursos humanos 1 Tesorera 3 Tcnico 1 Impresora de impacto 3 Gestin 1 Contabilidad

G.2 DETERMINAR COMO USAR LA TECNOLOGIA (SOFTWARE)

Cantidad de Licencia 10 Descripcin del Software Bizflow Utilizacin Se utilizar para llevar un control de cada rea, verificar datos del cliente en el cual solamente esa rea puede acceder 20 EGC (Emulador de Datos) Servir para llevar control nicamente para la Gerencia General, ste se debe actualizar diariamente 5 Windows Vista Se instalar en las mquinas de los gerentes 2 Server (Adprosa) Se instalar en los servidores, para el control y administracin de los usuarios 10 Acceso a Internet Revisar las aprobaciones de las Afianzadoras por medio de Internet

G.2.1 PLANTEAMIENTO ESTRATGICO DE LA INFORMACION

El software que se va a utilizar es el Windows XP, que es la ltima tecnologa, en la cual va a tener Office 2007 completo, tambin va a tener el Norton Antivirus para proteger de cualquier virus, se realizarn conferencias con proyectores. Lo anteriormente mencionado ayudar mucho por el office mas actualizado hasta la fecha de hoy es mas interactivo, donde sus funciones son ms fciles, y as se tendr ms facilidad de trabajo tambin se va a tener Internet.

G.3 DESCRIBIR Y JUSTIFICAR TECNICAMENTE QUE TIPO DE SISTEMA DE INFORMACION SE DEBE UTILIZAR PARA ADECUAR Y MANEJAR LA INFORMACION QUE INCLUIRAN LOS DATOS
El sistema de ventas a implementar se cataloga como un sistema transaccional (TPS), debido que en l se llevaran todas las transacciones de ventas de la empresa, y el cual contendr un mdulo de sistemas de informacin gerencial (GIS) ya que se mostrara un sin nmero de consultas y reportes, que ayudarn a la gerencia en la toma de decisiones.

H. DISEO DEL SISTEMA PROPUESTO H.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

H.2 DIAGRAMA DE CONTEXTO H.2 Determinacin de elementos del sistema: entidades, procesos, almacenes y flujo de datos.

H.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACTUAL

NUMERO NOMBRE: Grfico de Proceso de Gestion ACTUAL

APROBADO GERENTE GENERAL ADMO, No, DESCRIPCION / PROCEDIMIENTO Se procede a revisar papeleria y luego ingresar datos de los clientes si es que vienen todos los datos correctos Luego de cumplir con el requerimiento anterior se traslada a un anlisis mas profundo en donde se le solicita al cliente mas papeleria si es necesario Despues de este anlisis se envia a la afianzadora y al banco ara otro nuevo anlisis y poder autorizarle el crdito

EN VIGOR MODIFICADO PAGINA: SUPERVISOR ASISTENTE ADMO, TIEMPO COSTO

1.1

1:00:00 Q 50.00

1.2

0:30:00 Q 25,00

1.3

INICIO

100:00:00

Q 450,00

H.3.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTO

A.

Definir la lista de actividades

CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS 1

A.1 Identificar actividades de primer orden, segundo orden, tercer orden. (Elaboracin de un cuadro sinptico)

A.2 Listado de actividades seleccionadas del cuadro sinptico anterior, indispensable para la secuencia lgica del proyecto (sirve para definir las actividades precedentes y subsecuentes.)

B. DEFINICION DE ACTIVIDADES PRECEDENTES Y SUBSECUENTES

B1. Elaboracin de una tabla de las actividades precedentes y subsecuentes misma que servir para la definicin de la diagramacin de secuencias o diagrama de flechas.

C. MATRIZ DE TIEMPOS Define los tiempos de cada actividad en base a la formula de tiempo estndar.
T=TO+4(tm)+ TP

C.1 Elaboracin, manual del calculo de las actividades en una matriz de secuencia

ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

TO 8 3 15 2 8 5 2 5 2 2 2 8 7 4 5

TM 9 4 16 3 9 6 3 6 3 3 3 9 8 5 6

TP 10 5 17 4 10 7 4 7 4 4 4 10 9 6 7

TIEMPO REAL 9 4 16 3 9 6 3 6 3 3 3 9 8 5 6

D. CONSTRUCCION DEL CPM-PERT O RED DE TIEMPO T D.1

F. CALCULO DE HOLGURAS F.1 CALCULO DE HOLGURAS LIBRES F.2 CALCULO DE HOLGURAS TOTALES F.3 CALCULO DE HOLGURAS INDEPENDIENTES

HOLGURAS
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 TIEMPO 8 3 15 2 8 5 2 5 2 2 2 8 7 4 5 Ei 0 8 8 8 23 31 36 38 43 45 47 49 57 64 68 Ej 8 11 23 10 31 36 38 43 45 47 49 57 64 68 73 Li 0 8 8 8 8 31 36 38 43 45 47 49 57 64 68 Lj 8 20 8 21 31 36 38 43 45 47 49 57 64 68 73 LIBRE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOTAL 0 9 15 11 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 INDEPENDIENTE 0 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

G. DETERMINACION DE COSTOS DEL PROYECTO

G.1 DETERMINACION DE COSTOS POR CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO

COSTO
DESCRIPCION Personal Involucrado Elaboracion de Sistema Computarizado Compra de equipo instalacion de red Capacitacion sobre sistema y Mantenimiento Suministros y Materiales COSTO TOTAL PROVEEDOR Asesoria Empresarial Compulandia Installer, S.A Asesoria Empresarial Office Depot COSTO 25,200.00 3,000.00 8,000.00 1,200.00 1,000.00 800.00 39,200.00

G.2 DETERMINACION DE COSTO DEL PROYECTO TOTAL

H. MS-PROJECT H.1 DIAGRAMA DE GANTT

CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTO 2

A. FASE 1: ESTUDIO DE FACTIBILIDAD A.1.1 Factibilidad econmica La empresa de acuerdo a los estudios financieros realizados demuestra que a travs de este sistema, que el departamento de gestin desea implementar, podr recuperar su Clientela a tiempo. Por lo que en base al costo y al tiempo de entrega de la vivienda al cliente, as como al pago del mismo, este demuestra tener una factibilidad econmica como se muestra en el cuadro de costo y beneficio anteriormente detallado.

DESCRIPCION Nmina Departamento Telfono Luz y Agua Mantenimiento software y computo Uniformes COSTO TOTAL MENSUAL

Q Q Q Q Q Q

COSTO ACTUAL 25,200.00 2,000.00 3,000.00 1,800.00 10,000.00 42,000.00

COSTO PRESUPUESTO Q 15,900.00 Q 1,500.00 Q 2,950.00 Q 1,200.00 Q 8,500.00 Q 8,500.00

BENEFICIO Q 9,300.00 Q 500.00 Q 50.00 Q 600.00 Q 1,500.00 Q 11,950.00 Costo Beneficio

A.1.2 factibilidad tcnica Despus de varias pruebas realizadas al equipo y al sistema que se implementara se llego a la definicin de que si cumple con todos los requisitos, ya que el sistema fue diseado especialmente para esta empresa, y antes de disearlo tambin se tomo en cuenta el tipo de equipo que se necesitara para que el sistema se desenvuelva eficientemente y eficazmente. Tanto el sistema como el equipo que se adquiri previstos espacios de almacenamientos fsicos y de software para llevarle acabo ciertas modificaciones si el mismo lo necesitara al estar ya en funcionamiento. Los mtodos y procedimientos propuestos son los indicados para adaptarlos a los procesos del sistema y las necesidades del usuario, ya que cuenta con los recursos necesarios. Al realizar varias pruebas tcnicas, el sistema y el equipo demostr que cumple con todos los requisitos que el departamento de Bodega necesita para que la empresa funcione eficaz y eficientemente, y segn sus objetivos se vuelva fuerte econmicamente en el mercado nacional, ya que con el sistema contara con solvencia para poder invertir en mercados nacionales e internacionales.

A.1.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA

El encargado de cada departamento recibir una capacitacin de acuerdo a la programacin del nuevo sistema a implantarse, lo cual proveer los conocimientos necesarios para que el mismo funciones al 100% y evitara complicaciones y retrasos. As tambin la empresa que diseo el sistema a implantarse le proporcionara a nuestra empresa todos los manuales que especifican todos los procedimientos necesarios para que la persona encargada pueda desenvolverse completamente dentro del funcionamiento del sistema

A.1.4 DETERMINACION DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA, TOMANDO EN CUENTA LOS PARAMETROS DEL PROYECTO CALIDAD Y ESPECIFICACIONES Se determino la implementacin del sistema debido a su calidad y actualidad de sus procesos y sus buenos resultados. COSTOS (Presupuesto) El costo incluye definir el grupo de trabajo, el programa o sistema a instalarse, efectuar visitas a la unidad de informtica para conocer detalles del mismo, elaborar un cuestionario para la obtencin de informacin para evaluar preliminarmente el presupuesto y para verificar que el mismo no exceda lo estimado, de lo contrario se deber buscar mejores precios pero contando con la misma calidad y rendimiento. TIEMPO

El tiempo en el que se espera que la implementacin, desarrollo o funcionamiento del sistema se lleve a cabo dentro de los parmetros descritos al inicio del proyecto y de acuerdo a la presentacin preliminar que se tiene del mismo, se espera que el tiempo sea un poco menor ya que el tiempo de respuesta que el sistema presente es excelente.

B. FASE 2. AUDITORIA AL NUEVO SISTEMA B.1 Alcance de auditoria en forma horizontal B.1.1 SEGURIDAD FISICA (equipo, mobiliario e instalacin) En la implantacin de este nuevo sistema el resguardo de los activos fsicos de la empresa y la seguridad del personal se encuentra enmarcado dentro de los siguientes eventos, ya que cada da es mayor el numero de situaciones irregulares que se presentan, en las diferentes reas o entidades de la empresa.

Inseguridad En Ascensores Recepcion a La Intemperie Fcil Acceso a La Empresa Fcil Acceso a Las Oficinas Inseguridad Y Mayor Soporte Al Servidor Inseguridad En Archivadores Puerta Libre A Oficina Jefe Inmediato Forzar O Romper Ventanal Forzar O Romper Ventanal Fuga De Agua En Bao Aire Acondicionado Fuera De Servicio Forzar o Romper Ventanal

Los antes mencionados son riesgos, que se deben controlar y minimizar, por lo que la empresa esta tomando en cuenta que el rea en la cual se ubicara el equipo y el nuevo software cuente especialmente con lo siguiente.

seguridad y cmara en salida de ascensores Recepcion mas asegurada Apertura con control de seguridad Apertura con control de seguridad Cmara de video en pasillos Seguridad y soporte en servidor Privacidad a los trabajadores Cmara de video en departamento Puerta a bodega de archivos Sustitucin de vidrio por pared Sustitucin de ventanal de vidrio por pared Chorros con sensores automticos Mantenimiento de aire acondicionado Sustitucin ventanal de vidrio por pared Toma corrientes asegurados

B.1.2 Seguridad de datos (Procesos y Almacenamiento) Se refiere al resguardo de los datos que se debern manejar en la empresa o departamento afines con el sistema a implantar a nivel fsico como elctrico. Entre los riesgos ms latentes para la organizacin se encuentran. Ingreso inadecuado de datos Proceso inadecuado de datos Almacenamiento inadecuado de datos Copias inadecuadas o que no las poseen Salidas inadecuadas Infiltracin predeterminada de virus o informacin

Por lo que para resguardar la informacin se realizara una capacitacin del personal por lo menos una vez cada seis meses para que de esta manera evitar el posible ingreso y proceso inadecuado de los datos, cada da al finalizar la jornada laboral tambin deber llevarse a cabo un back up de toda la informacin.

B.1.3 Seguridad de Procedimiento Se deber vigilar las normas y procedimientos predeterminaos para la utilizacin del sistema y el equipo a implantarse. Entre los aspectos que se estn considerando para la seguridad de procedimientos estn.

Ingreso y salida al sistema inadecuadamente Mantenimiento del equipo Controles de usuarios Controles de recuperacin Verificacin de documentos Avisos en el sistema que no llena los requisitos por los documentos solicitados

C. ANALIZAR LOS PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA C.1 Diagrama de flujo de datos (Gane Sarson) identificar tanto los riesgos como los puntos de control con la simbologa que considere oportuno.

C.2 Considerando que los puntos de riesgo no necesariamente requieren control, explico tcnicamente por que dejo puntos de riesgo sin control. Se considera conveniente definir que cada punto posee un punto de control para supervisar lo real con lo previsto, determinar si hay desvos y cuales son sus causas para corregir acciones o revisar decisiones y planes. Y as el proceso de vigilar las actividades se cumpla como se planifico, corregir cualquier desviacin significativa dado que la informacin que se estar operando es sumamente importante para el desarrollo de la empresa.

D. MANUAL DE CONTINGENCIA Tomando como base su diagrama de flujo del sistema que utilizo para identificar sus puntos de riesgo y de control, ahora desarrolle el Manuel de Contingencia. Asuma que en todos los puntos de control que establec, pueda existir falla o error

D.1 DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS DEL SISTEMA

D.2 TABLA DE LLAMADAS

PRIORIDAD NOMBRE Dennise 1 Mazariegos Jorge 2 Rodriguez Carolina 3 Arreaga 4 Dany Moran

PUESTO Encargada de Formalizacin 55670900 55670900 Encargado de Sistema 42443279 22799999 Encargada de Bancos 55315053 4149 4080 Computo 56528305 4897 4789

TELEFONO DIA NOCHE

LOCALIZA Depto, Formalizacin Depto, Sistema Depto, Bancos Depto, Computo

D.3 TABLA DEL INSTRUCTIVO QUE HACER SI NO SE LOGRA IR PASO 2 IR PASO 3 IR PASO 4 IR PASO 5

No, 1 2 3 4 5

QUIEN USUARIO USUARIO USUARIO USUARIO USUARIO

ACCION REVISAR PUNTOS DE RED Y CABLES CONECTADOS REVISAR MANUAL DE INSTRUCCIONES SI HAY ALGUN INCONVENIENTE TRATAR DE DARLE SOLUCION SI NO FUERA ASI DEBE LLAMAR AL TECNICO RESUELTO CON XITO

CONCLUSION
Este proyecto me ha sido de mucha utilidad, ya que durante el tiempo laborando dentro de la empresa no sabia la historia, la misin, la visin entre otras cosas muy interesantes. aprendiendo Gracias a la oportunidad que Dios me ha cada mnimo detalle, que muchas veces

brindado de seguir estudiando y superarme he estado pasamos por alto, puede ser tan sencillo pero pueda que sea un complemento esencial para nuestra empresa o quiz para nosotros mismos. Conforme el avance de los cursos de Control y Evaluacin de Proyectos 1 y 2 fue mucho ms interesante darle seguimiento a este proyecto.

RECOMENDACIONES
Para que la empresa en la cual trabajamos busca ser Trabajar en equipo (ayudarse unos a otros) Tener comunicacin, tanto empleados y gerentes y viceversa Aprovechar a lo mximo el tiempo Aprovechar los recursos materiales, no desperdiciar El ambiente en que se trabaje, es una base importante Los Gerentes deben motivar a sus empleados incentivndolos. en prctica lo nuevo que se aprende y darlo a conocer a los lder, el

personal debe ser primero el lder

Poner

dems

ANEXOS FINALES
En estos anexos encontrara una serie de documentos que fueron utilizados de apoyo para realizar este proyecto, ya que sirvieron de base para tomar algunas decisiones importantes. A continuacin encontraremos:

ENTREVISTAS DIAGRAMAS ESTADISTICOS CAUSA Y EFECTO PRESUPUESTOS ( DE LA SOLUCION) GRAFICAS CROQUIS O PLANO

F.1 CLCULO DE HOLGURAS TOTALES LIBRES E INDEPENDIENTES

HOLGURA LIBRE

HL (8)= HL (8)= HL (9)= HL (9)= HL (9)=

43-43 0 45-(43+2) 45-45 0

HL (1)= HL (1)= HL (1)= HL (2)= HL (2)= HL (2)= HL (3)= HL (3)= HL (3)= HL (4)= HL (4)= HL (4)= HL (5)= HL (5)= HL (5)= HL (6)= HL (6)= HL (6)= HL (7)= HL (7)= HL (7)= HL (8)=

8-(0+8) 8-8 0 11-(8+3) 11-11 0 23-(8+15) 23-23 0 10-(8+2) 10-10 0 31-(23+8) 31-31 0 36-(31+5) 36-36 0 38-(36+2) 38-38 0 43-(38+5)

HL (10)= 47-(45+2) HL (10)= 47-47 HL (10)= 0 HL (11)= 49-(47+2) HL (11)= 49-49 HL (11)= 0 HL (12)= 57-(49+8) HL (12)= 57-57 HL (12)= 0 HL (13)= 64-(57+7) HL (13)= 64-64 HL (13)= 0 HL (14)= 68-(64+4) HL (14)= 68-68 HL (14)= 0 HL (15)= 73-(68+5) HL (15)= 73-73 HL (15)= 0

F.2
HOLGURA TOTAL

HT (1)= HT (1)= HT (1)= HT (2)= HT (2)= HT (2)= HT (3)= HT (3)= HT (3)= HT (4)= HT (4)= HT (4)= HT (5)= HT (5)= HT (5)= HT (6)= HT (6)= HT (6)= HT (7)= HT (7)= HT (7)= HT (8)= HT (8)= HT (8)= HT (9)= HT (9)= HT (9)= HT (10)= HT (10)= HT (10)= HT (11)= HT (11)= HT (11)= HT (12)= HT (12)= HT (12)=

8-(0+8) 8-8 0 20-(8+3) 20-11 9 8-(8+15) 8-23 15 21-(8+2) 21-10 11 31-(23+8) 31-31 0 36-(31+5) 36-36 0 38-(36+2) 38-38 0 43-(38+5) 43-43 0 45-(43+2) 45-45 0 47-(45+2) 47-47 0 49-(47+2) 49-49 0 57-(49+8) 57-57 0

HT (13)= HT (13)= HT (13)= HT (14)= HT (14)= HT (14)= HT (15)= HT (15)= HT (15)=

64-(57+7) 64-64 0 68-(64+4) 68-68 0 73-(68+5) 73-73 0

F.3

HOLGURA INDEPENDIENTE

HI (1)= HI (1)= HI (1)= HI (2)= HI (2)= HI (2)= HI (3)= HI (3)= HI (3)= HI (4)= HI (4)= HI (4)= HI (5)= HI (5)= HI (5)= HI (6)= HI (6)= HI (6)= HI (7)= HI (7)= HI (7)= HI (8)= HI (8)= HI (8)= HI (9)= HI (9)= HI (9)= HI (10)= HI (10)= HI (10)= HI (11)= HI (11)= HI (11)= HI (12)= HI (12)= HI (12)= HI (13)= HI (13)= HI (13)=

11-(8+3) 11-11 0 11-(8+3) 11-11 0 23-(8+15) 23-23 0 10-(8+2) 10-10 0 31-(8+8) 31-16 15 36-(31+5) 36-36 0 38-(36+2) 38-38 0 43-(38+5) 43-43 0 45-(43+2) 45-45 0 47-(45+2) 47-47 0 49-(47+2) 49-49 0 57-(49+8) 57-57 0 64-(57+7) 64-64 0

HI (14)= HI (14)= HI (14)= HI (15)= HI (15)= HI (15)=

68-(64+4) 68-68 0 73-(68+5) 73-73 0

FORMULAS MATRIZ DE TIEMPOS

CALCULOS T= 8+36+ 10 = 6 T= 3+16+5= 6 T= 15+64+17= 6 6 T= 2+12+4= 6 T= 8+36+10= 6 T= 5+24+7= 6 T= 2+12+4= 6 T= 5+24+7= 6 T= 2+12+4= 6 T= 2+12+4= 6 T= 2+12+4= 6 T= 8+36+10= 6 T= 7+32+9= 6 T= 4+20+6= 6 T= 5+24+7= 6 54 = 6 24 = 6 96 = 6 18 = 6 54= 6 36= 6 18= 6 36= 6 18= 6 18= 6 18= 6 54= 6 48= 6 30= 6 36 = 6 DIJ 9 1

ACT.

16

10

11

12

13

14

15

MATRIZ FODA
FACTORES INTERNOS FORTALEZAS INTERNAS * Solidez con 12 aos de experiencia y capacidad para satisfacer a los clientes * Honradez * Puntualidad * Responsabilidad * Personal Calificado ESTRATEGIA MAXI-MAXI Al implementar un departamento de Atencin al cliente, se podr brindar un excelente servicio a los clientes tanto externos como internos y as mismo cubrir diversas necesidades de la empresa. ESTRATEGIAS MAXI-MINI
El rol de la empresa es de mucho beneficio tanto para ella como para las personas que anhelan un lugar propio en donde vivir. A parte de que existen varios proyectos de condominios y residenciales en diversos lugares del pas.

DEBILIDADES INTERNAS * El Software no es muy avanzado * Duplicidad y Triplicidad de trabajo * Falta de estructura organizacional adecuada * Horarios muy restrinjidos * Falta de capacitacion * Falta de controles * Falta de comunicacin ESTRATEGIA MINI-MAXI
Implementar Capacitaciones para los colaboradores de la empresa para el aspecto administrativo y Tecnolgico, y segn el aprovechamiento que cada uno le de a dicha capacitacin podr tener asenso tanto econmico como laboral.

FACTORES EXTERNOS OPORTUNIDADES EXTERNAS

* Capacitacin * Tecnologa

* Ascensos Laborales * Planes de Financiamiento de los Bancos AMENAZAS EXTERNAS

*Cambios constantes de Leyes Fiscales

ESTRATEGIAS MINI-MINI
Para minimizar o disminuir las debilidades internas como lo es la planificacin de procedimientos laborales se debe estar en constante capacitacin, estar al alcance de la tecnologa en cuanto a procesos automatizados por lo que influye mucho la globalizacin a nivel empresarial.

*Fiscalizacin de la SAT *Atraso de pago de los Clientes *Salarios Competitivos o . Cuantitativos, que otras constructoras ofrecen

DIAGRAMA ISIKAWA

La junta directiva de Adprosa no colabora lo suficiente para apresurar el trmite y que no sea voluminoso

ENTIDADES (aprobacio nes)

Retraso de envi

PERSONAL

El depto de atencin al cliente gana comisiones por completar papelera y el depto de liquidacin no, nicamente se complica el logro de la meta
Liquidacin atiende escrituraci n

Obstaculiza las metas No hay reuniones seguidas

MUY POCO TIEMPO Y MUY APRESURA

El equipo de cmputo es antiguo

EQUIPO DE TRABAJO

El depto de sistemas no cumple con sus atribuciones

rea en donde liquidacin atiende clientes es mas reducido

CORTO TIEMPO PARA LA REALIZACION DE PROCESOS EN EL DEPTO. DE GESTION Y FORMALIZACION

INSTALACIO NES

Los clientes se molestan por las incomodidades

Croquis actual

Croquis propuesto

GLOSARIO
Afianzadora: Es la entidad que trabaja conjuntamente con la primer

empresa, y es quin analiza el expediente y es quin da el banderazo de salida para las siguientes entidades.

Aprobaciones: Son documentos de suma importancia ya que stos son los que indican que el crdito del cliente ha sido finalmente aprobado. Base de Datos: Esta requiere una serie de datos los cuales al momento de tenerlos deben ser ingresados para poder llevar un mejor control sobre documentos legales que se manejan. CASA: Es una afianzadora que trabaja conjuntamente con la empresa y con G&T, tiene flexibilidad con el anlisis de los expedientes. Contrasea: Es una factura, comprobante o contrasea en la cual indica el valor por el pago de los expedientes que son ingresados al Registro de la Propiedad Desembolso: Es un traslado de dinero que el banco realiza por el precio de venta de cada casa a la empresa, ya que el cliente se queda financiando su crdito por el tiempo que se pacata con el Banco, Emulador: Es un sistema interno en donde se lleva el control del proceso en que estado se encuentra cada expediente, y por lo mismo debe actualizarse consecuentemente.

Escrituracin: Es el proceso que se realiza al momento de que el crdito sea aprobado por afianzadoras y el Banco, se procede a llamar al cliente para que firme sus escrituras de compraventa. FHA: Son las siglas de Fondo de Hipotecas Aseguradas y es una afianzadora que trabaja conjuntamente con la empresa y con otros bancos, no tiene tanta flexibilidad con el anlisis de los expedientes. Son rgidamente estrictos en el sentido de hacer un anlisis inigualable. FOGUAVI: Su significado es Fondo Guatemalteco para la Vivienda, y ste es otorgado por el gobierno a personas que realmente tienen necesidad, para la empresa es tambin una afianzadora. Suspendidos: Estos casos son especiales ya que de las afianzadoras envan un reporte que indica quienes tienen dificultad en comprobar ingreso o cosas similares al ejemplo y debe drseles un seguimiento profundo, cuando la papelera solicitada es presentada a la afianzadora se debe esperar para que den alguna respuesta ya sea negativa o bien positiva.

BIBLIOGRAFIA Automatizacin de Oficinas F01 Fundamentos Fundamentos de Anlisis de Sistemas Sistematizacin de Oficinas Ing. Nidia Giorgis de Orozco 2. Edicin 2006 Evaluanet (Paloma Sarasola)

Ejemplo Adobe Reader 6.0 Proyecto Suger Montano

Control y Evaluacin de Proyectos 1.

Control y Evaluacin de Proyectos 2 2. edicin enero 2008

Material de apoyo Evaluanet captulos 1,2,3 Gua para la Elaboracin del Proyecto de Sistematizacin de Procedimientos Administrativos