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Sistemi Informativi Aziendali

Facoltà di Ingegneria, CDL Informatica


Università degli Studi di Salerno
Anno accademico 2008/2009

Business Process Management e


Content Management System
nell’Enterprise 2.0

Autori:
Giuseppe D’Aniello, matricola 0610700232
Vincenzo De Notaris, matricola 0610700199
Maria Lorusso, matricola 0610700302
Dionigi Marzucca, matricola 0610700201
Obiettivo:
• Presentare il Business Process Management e il Content Management System
inquadrandoli nel contesto dell’ Enterprise 2.0.

• Sperimentazione di software per il BPM e il CMS: Intalio|BPMS e Salesforce


Content.

Outline:
• Panoramica sull’Enterprise 2.0.

• Business Process Management: definizioni, metodologie e stato dell’arte

• Software: Intalio|BPMS:

 Funzionalità e architettura;

 Sperimentazione: processo di invio e-mail;

 Considerazioni.

• Content Management System: definizioni e caratteristiche.

• Software: SalesForce Content:

 Funzionalità e architettura;

 Sperimentazione: pubblicazione di un listino;

 Considerazioni.

• Conclusioni.

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Enterprise 2.0

Mettere in discussione i modelli tradizionali, adattarsi alla realtà sociale circostante. Fin dai tempi di
Henry Ford la competitività dell’impresa nel medio e lungo termine si fonda sulla capacità di
rinnovare e rispondere a nuove necessità.

L’impresa tradizionale, fatta di gerarchie, spazi e orari di lavoro ben definiti, mostra tutti i suoi limiti
nella società moderna. Probabilmente il modo in cui concepiamo la stessa organizzazione aziendale
non esiste più. Oggi, infatti possiamo definire spazio di lavoro qualsiasi luogo in cui si è chiamati a
svolgere un’attività, non necessariamente all’interno della struttura dell’impresa. Anche la gerarchia
perde il suo significato, in quanto chiunque sia in grado di apportare un aiuto all’interno dell’impresa
è considerato un degno collega.

Da ciò si deduce che al centro dell’organizzazione aziendale non vi è più il processo ma l’uomo.
Come già detto, con lo sgretolarsi della gerarchia nasce il concetto di collaborazione emergente, al
fine di sfruttare a pieno le capacità del singolo individuo dal momento che ognuno apporta
all’azienda quelle che sono le sue conoscenze. Affinché tale risorsa possa essere disponibile a chi ne
ha bisogno è necessario utilizzare tecnologie di social network, in modo che i saperi si diffondano e
raggiungano colui che ne necessita, in tempi brevi. Per rendere possibile tutto ciò, i processi e i
sistemi devono essere riconfigurati ponendo al centro l’individuo.

La spinta per questo cambiamento non può venire dalle gerarchie tradizionali, ma piuttosto dalle
nuove tecnologie dell’informazione che abiliteranno questo nuovo modo di fare l’impresa.

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Nasce così l’Enterprise 2.0, un insieme di approcci tecnologici orientati all’abilitazione di nuovi
modelli organizzativi basati sul coinvolgimento diffuso, la collaborazione emergente, la condivisione
della conoscenza e lo sviluppo e valorizzazione di reti sociali interne ed esterne all’organizzazione.

Le tecnologie dietro la rivoluzione del Web

Non si può parlare di Enterprise 2.0 senza conoscere le tecnologie che stanno alla base di questa idea
innovativa. Tali tecnologie vengono dalla rivoluzione del Web: il Web 2.0.

Il Web 2.0 risponde alle necessità delle persone di far parte di un’unica comunità globale nel quale
comunicare e condividere la conoscenza. Costituisce anzitutto un approccio filosofico alla rete che ne
connota la dimensione sociale.

Dal punto di vista tecnologico, sebbene gli strumenti della rete possano apparire invariati (come
forum, chat e blog, che "preesistevano" già nel web 1.0), é la nuova modalità di utilizzo di essi ad
aprire nuovi scenari fondati sulla possibilità che ha l’utente di fruire e di creare/modificare i contenuti
multimediali.

Gli strumenti “capisaldi” che contraddistinguono il nuovo approccio all’utilizzo della rete sono:

Wiki: Il Wiki è un sito il cui contenuto può essere modificato dai suoi utilizzatori. Ha come scopo
quello di condividere, scambiare, modificare e ottimizzare la conoscenza in modo collaborativo.

Il wiki più famoso è Wikipedia, un'enciclopedia online, multilingue, a contenuto libero, redatta in
modo collaborativo da volontari. E' l'esempio più evidente di condivisione della conoscenza su vasta
scala.

Forum: Il termine Forum può riferirsi all'intera struttura informatica contenente discussioni e
messaggi scritti dagli utenti, a una sua sottosezione oppure al software utilizzato per fornire questa
struttura. Un senso di comunità virtuale si sviluppa spesso intorno ai forum che hanno utenti abituali.

Per correttezza di analisi è bene fare una precisazione: i Forum rappresentano in arte pratica uno
strumento di comunicazione e condivisione di conoscenze, ma il loro concepimento è precedente alla
definizione di Web 2.0; sono una naturale evoluzione delle vecchie Usenet usate agli albori della
diffusione capillare delle reti informatiche.

Social Bookmarking: Servizio basato sul web, dove vengono resi disponibili elenchi di segnalibri
(bookmark) creati dagli stessi utenti. Sono consultabili e condivisibili con gli altri utenti appartenenti
alla stessa realtà virtuale.

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Blog: Il blog è una sorta di diario virtuale, un sito tipicamente personale nel quale l’utente può
pubblicare liberamente contenuti. L’insieme di blog tra di loro interconnessi rappresenta quella che
viene denominata Blogsfera, ove bloggers (o blogghisti o blogonauti) leggono pubblicazioni altrui,
creano dei collegamenti, fanno citazioni. I blog tra loro interconnessi hanno sviluppato una vera e
propria identità culturale.

Rss feed : Unità di informazione usata per rendere interscambiabile il contenuto tra utenti. Un feed
fornisce all'utilizzatore una serie di contenuti aggiornati di frequente in maniera del tutto
automatizzata. Il loro uso principale é legato alla possibilità di creare informazioni di qualunque tipo
a cui un utente può accedere molto comodamente.

L’RSS (Really Simple Syndication) è il formato per la distribuzione di contenuti web. E' basato su
XML (eXtensible Markup Language, un metalinguaggio creato e gestito dal World Wide Web
Consortium che permette di definire la grammatica di diversi linguaggi specifici derivati), da cui ha
ereditato la semplicità, l'estensibilità e la flessibilità.

Quando si pubblica una notizia in formato RSS, la struttura viene aggiornata con nuovi dati. Dato che
il formato è predefinito, un qualunque lettore RSS potrà presentare in maniera omogenea notizie
provenienti dalle fonti più diverse.

Quelle appena presentate sono solo alcune delle tecnologie del Web 2.0, che rappresentano la base su
cui si fonda l’Enterprise 2.0. L’adottare tali strumenti, però, non implica che un organizzazione possa
definirsi Enterprise 2.0: usare un wiki o un forum all’interno della propria azienda non significa certo
essere un impresa 2.0! L’introduzione dei nuovi strumenti tecnologici non deve essere mai, in questo
senso, concepita in modo avulso dagli obiettivi organizzativi. Ogni azione, ogni iniziativa, deve
essere guidata da una strategia di cambiamento vero e profondo, una trasformazione del contesto e
delle modalità stesse con cui le aziende operano. Non si tratta di modificare specifici elementi del
sistema, ma di cambiare il sistema stesso, i suoi riferimenti, le sue regole, i suoi valori.

Accanto alle tecnologie ereditate dal web 2.0, vi sono altri paradigmi di progettazione software, come
ad esempio la progettazione delle interfacce grafiche tramite le Rich Internet Application (RIA),
come le interfacce Smart Client, le tecnologie Flash e le tecnologie Ajax. Queste tecnologie ci
permettono di avere le interfacce stand-alone alle quale siamo abituati anche sul web, ma soprattutto
permettono di ridefinire l’interfacce secondo le esigenze di ogni singolo utente.

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Vantaggi dell’Enterprise 2.0
I maggiori vantaggi che l’Enterprise 2.0 offre all’interno delle aziende che l’adottano sono i seguenti:

- Riduzione dei costi del TCO (Total Cost of Ownership).


Il TCO rappresenta i costi di proprietà che l’azienda deve sostenere. E’ un modo per calcolare
tutti i costi del ciclo di vita di un’apparecchiatura informatica dall’istallazione, alla gestione, alla
manutenzione.
Tali costi si riducono perché i nuovi paradigmi software permettono di fruire di servizi gestiti da
terzi.
- Capitalizzazione della conoscenza disponibile in azienda.
Ognuno apporta in azienda il suo sapere grazie alle nuove tecnologie di social network.
Ciò permette di poterne usufruire nel luogo e nel momento in cui se ne ha bisogno.
- Spinta competitiva.
Per rincorrere una sempre più frenetica evoluzione tecnologica e mantenere una posizione di
vantaggio sul mercato, le aziende aprono i propri confini stabilendo una conversazione onesta e
proficua con clienti e partner. Questo sforzo di condivisione, coinvolgimento e co-creazione
richiede un mutamento profondo della cultura e dei modelli di gestione delle risorse. Dipendenti,
partner e clienti diventano i veri motori dell’innovazione, mentre l’azienda assume un inedito ma
potentissimo ruolo di facilitatore e propositore di esperienze legate ai prodotti.
- Riconfigurabilità adattativa.
Visto il dinamismo del mercato in cui le nuove imprese si trovano, le persone hanno bisogno di
riconfigurare velocemente i propri processi e le proprie attività. Tecnologie come SOA, BPM,
Mash up, SaaS, RIA, riescono a dare alle imprese, e in alcuni casi agli stessi individui, strumenti
per ridefinire ed adattare i processi con una dinamicità, flessibilità e personalizzazione
difficilmente ottenibili con le tecnologie tradizionali.

Nell’ Enterprise 2.0 migliorano le possibilità di collaborazione e coordinamento tramite strumenti di


condivisione, contatto continuo tra i componenti di un team che lavorano congiuntamente, ma in
maniera distribuita, a una stessa iniziativa di progetto.
Dare voce alle persone, inoltre, porta a sua volta a stimolarle a partecipare all’attività di team, in
quanto ognuno di loro ha la sensazione che le proprie capacità non vadano sprecate in mansioni ad
esse poco inerenti. Si induce, così, l’individuo a sentirsi parte integrante di un gruppo in cui dà il
proprio utile contributo nella ricerca di un obiettivo comune in modo da costruire appartenenza e
motivazione.

In questo nuovo modo di fare impresa, la gerarchia perde parte del suo potere formale in favore di
una più attiva collaborazione fra i dipendenti; si abbattono le barriere geografiche al fine di ridurre i
costi, di capitalizzare le conoscenze ed incrementare della produttività.

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SOA – SaaS - BPM
Nel contesto che stiamo esaminando, ruolo fondamentale rivestono le architetture orientate ai servizi
(SOA – Service Oriented Architecture). Secondo tale stile architetturale il software viene progettato
per componenti, ognuna delle quali fornisce un determinato servizio. Non tutte le componenti devono
essere sviluppate all’interno dell’azienda, ma è possibile fruire dei servizi messi a disposizione dalle
componenti sviluppate da terzi, tramite nuovi paradigmi di fruizione che vanno sotto il nome di
Software As A Service (SaaS).
E’ chiaro che in un impresa tutte queste componenti generano valore solo quando sono legate a un
processo di business. Addirittura le conseguenze per l’organizzazione di una totale frammentazione
del sistema informativo potrebbero essere devastanti: una miriade di componenti con un basso livello
di consistenza, coerenza e sicurezza, talmente personalizzati da essere di fatto patrimonio dei singoli
e dei gruppi, ma non dell’organizzazione. Sistemi Informativi che si sviluppano come megalopoli
senza regole né piano regolatore.
E’ indispensabile dunque un ulteriore strato che ci permetta di assemblare questi mattoni elementari
per adattarli e legarli ai processi di business dell’azienda. Tale strato è il Business Process
Management. Questo modo di progettare ci permette anche di dare un supporto più flessibile ai
processi di business e di rispondere quindi a quell’esigenza di riconfigurabilità adattativa dei processi
(ovvero di riconfigurare velocemente le proprie attività) che hanno le aziende 2.0.

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Business Process Management (BPM)
Per BPM si intende l’insieme di attività necessarie per definire, eseguire, ottimizzare, monitorare e
integrare i processi di business, al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace
il business dell’azienda.
Per processo di business o processo aziendale (business process) si intende un insieme di attività
correlate e strutturate rivolte alla produzione di prodotti o servizi che vanno incontro alle esigenze dei
clienti. Questi processi sono critici per ogni organizzazione, rappresentando una parte significativa
dei costi totali.

Il BPM è una visione dell'organizzazione aziendale, non ancora molto diffuso in Italia, che prevede
la descrizione delle attività aziendali secondo i processi che le compongono.

Ciclo di vita

Il ciclo di vita del BPM è costituito da cinque fasi:

1. Progettazione

Questa fase comprende sia l’ identificazione e la descrizione dei processi esistenti (as-is) sia la
progettazione dei processi che si intende realizzare (to-be).

Si vanno a rappresentare il flusso del processo, gli attori che sono coinvolti, gli eventuali rischi e
le procedure operative standard.

Tale attività è molto importante e delicata perché attraverso una buona progettazione è possibile
minimizzare i problemi durante il ciclo di vita dei processi.

L’obiettivo di questa fase è quello di ottenere un progetto teorico corretto ed efficiente.

E’ necessario essere in grado di descrivere i processi in maniera comprensibile sia agli specialisti
dell’IT che a chi si occupa di management. In questo senso viene in aiuto il BPMN – Business
Process Modelling Notation. Il BPMN è una notazione grafica standard che permette la
descrizione dei processi di business tramite flow chart. Il punto di forza della notazione è
l’intuitività della stessa, comprensibile anche da chi non ha competenze informatiche.
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Dal punto di vista tecnologico, il BPMN è facilmente traducibile nei linguaggi BPEL (Business
Process Execution Language), direttamente interpretabili dai motori che eseguiranno il processo.

2. Modellazione

Tale fase riceve in input il progetto teorico realizzato precedentemente e analizza come risponde
il processo sotto differenti circostanze, cambiando ad esempio le variabili del processo
(cambiamento di costi,…).

3. Esecuzione

L’automatizzazione dei processi è implementabile sviluppando od acquistando un’applicazione in


grado di eseguire gli step richiesti dal processo d’interesse. La cosa, in realtà, ha senso per lo più
dal punto di vista teorico e non pratico in quanto è abbastanza raro trovare un software in grado di
eseguire tutte le varie fasi di un processo con accuratezza e completezza.

Un altro approccio tipico è quello di utilizzare una combinazione di componenti software,


seguendo lo stile SOA, come ad esempio i Web Services; è chiaro però che tale approccio ha una
complessità maggiore per la gestione dei processi, aumentando anche i costi.

4. Monitoraggio

Si effettua il “tracking” dei singoli processi in modo che le informazioni sul loro stato siano
facilmente reperibili ed è cosi possibile realizzare statistiche sulle performance di uno o più
processi. Un esempio di tracking è essere in grado di determinare lo stato di un ordine di un
cliente (ordine arrivato, ordine evaso, …); in questo modo i problemi che eventualmente si
verificano in questa fase sono facilmente individuabili ed è quindi possibile correggerli.

Inoltre, tali informazioni possono essere condivise anche con clienti e fornitori al fine di
migliorare le performance dei processi che li coinvolgono.

Il grado di monitoraggio dei processi dipende dal tipo di processo che si va ad analizzare e
soprattutto dalle informazioni che il management chiede per valutare e analizzare i processi,
anche in termini di frequenza (real-time, periodici, su richiesta, …). Per particolari processi in cui
questo aspetto del monitoraggio è particolarmente importante e delicato, si possono utilizzare le
BAM – Business Activity Monitoring – le quali estendono ed espandono i tool di monitoraggio
generalmente presenti nei sistemi per il BPM.

5. Ottimizzazione

Si vanno a ricercare informazioni sulle performance dei processi dalla fase di modellazione e
monitoraggio, al fine di andare ad individuare colli di bottiglia, possibili aree in cui minimizzare i
costi o altri miglioramenti, e applicare poi questi miglioramenti nella successiva fase di
progettazione.

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E’ possibile utilizzare vari approcci metodologici per realizzare le attività previste dal ciclo di vita del
BPM che abbiamo appena presentato.

Una possibile metodologia per progettare ed implementare la gestione dei processi può essere così
sintetizzata:

1. Identificazione del processo analizzato


2. Definizione dei confini (processi fornitori – processi clienti)
3. Definizione di input e output scambiati tra gli attori del processo
4. Definizione delle attività e delle relative procedure che ne regolano lo svolgimento
5. Analisi dei tempi (durata delle attività)
6. Definizione delle prestazioni attese (indici di valutazione)
7. Definizione delle responsabilità di processo

BPM vs BPR

Il BPM non è l’unico approccio per la ridefinizione e il miglioramento dei processi di business. Una
metodologia , utilizzata fin dai primi anni ’90 è il BPR – Business Process Reingeneering.

Il BPR nasce come completo ripensamento e radicale ridisegno dei fondamentali processi di una
organizzazione, teso al raggiungimento di fortissimi miglioramenti nei risultati.
L’accento è comunque posto sulla discontinuità, sul “salto” in termini di prestazioni, sulla completa
assenza di vincoli nella riprogettazione.
E’ una metodologia di miglioramento di tipo strutturale che raggiunge gli obiettivi in maniera
“discontinua”(dramatic improvements), ridisegnando i processi (business process) nei quali
un’azienda opera. Differisce per questo completamente dal BPM in cui gli obiettivi sono ottenuti in
maniera incrementale.
La discontinuità, il “salto”, non sarebbe possibile intervenendo sull’esistente, ma richiede una
ristrutturazione radicale, libera da vincoli, dei processi che sono oggetto dell’intervento, e viene
ottenuta grazie all’utilizzo di tecnologie informatiche innovative.
Tali tecnologie venivano applicate lasciando invariati i propri processi di lavoro, non portando però a
un reale miglioramento. Infatti secondo la metodologia BPR è necessario che le nuove tecnologie
siano usate per reingegnerizzare i processi obsoleti delle aziende, e non su processi già esistenti.

BPM in Italia
Da vari studi condotti su un campione di piccole e medie imprese italiane è emerso che, sebbene già
il 70% delle imprese utilizza le architetture SOA per componentizzare il proprio sistema informativo
(in realtà vengono utilizzate all’interno di una singola applicazione o al più orientato all’integrazione
tra applicazioni differenti, mentre il numero di casi caratterizzati da un ruolo infrastrutturale delle
SOA è ancora limitato), soltanto il 14% associa a questa componentizzazione il successivo strato di
orchestrazione delle componenti, ovvero il BPM.
Infatti le principali barriere per l’introduzione di metodologie BPM in azienda sono:
- Scarsa comprensione delle potenzialità(51%) : La maggiore difficoltà esistente
nell’adottare tali strumenti non sta tanto nelle barriere tecnologiche(8%) che molto spesso
negli osservatori non vengono addirittura citati, ma più che altro ad un gap di informazioni e
conoscenze (54%) che inducono ad avere dei pregiudizi e delle paure da parte di chi non ha
compreso e fatto propri i principi di fondo.

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- Difficoltà a identificare e valutare i benefici economici(48%) : Il BPM, se utilizzato a
regola d’arte, permette di ottenere un ROI (Return On Investments) più alto.
Il problema di questo tipo di barriera è proprio la diffidenza nei benefici economici che le
innovazioni legati a strumenti come i BPM possono portare e si ha timore che questi portino a
un decadimento degli utili.
- Scarsa rilevanza per il business(23%)
- Mancanza di sponsorship (18%)
- Scarsa conoscenza delle tecnologie(15%): essendo portatori di nuovi tecnologie, i BPM e
in particolare i BPMS, non sono spesso alla portata di tutti per quanto riguarda il loro utilizzo.
- Neccessità di cambiamenti organizzativi(37%) : il BPM comporta anche la
riorganizzazione della gerarchia aziendale. Appare evidente come il vertice strategico spesso
osteggi questo cambiamento così da preservare il proprio potere formale completamente
intatto.
- Barriere tecnologiche(8%): Le tecnologie non rappresentano un vero problema, al contratio
di quando si possa pensare. Come abbiamo visto, infatti, le tecnologie come quelle del web
2.0 sono già molto diffuse, e anche approcci metodologici nuovi come il BPM non
richiedono grandi sforzi dal punto di vista delle nuove tecnologie da acquisire.

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BPMS
I software che supportano le attività di BPM vengono chiamati BPMS – Business Process
Management Systems. Sono applicativi software di alto livello che permettono di definire, gestire,
ottimizzare e controllare i processi aziendali.
Consentono di modellare, sviluppare e gestire i processi critici per la missione aziendale, processi che
possono estendersi ad applicazioni aziendali multiple, a diversi dipartimenti e partner.

I BPMS sono spesso in grado di dialogare con i sistemi già presenti in azienda innestandosi tra utenti,
sistemi informativi e processi organizzativi. Rappresentano quindi un modo estremamente veloce,
guidato ed efficace di analizzare, rappresentare, eseguire, automatizzare, ottimizzare e gestire tutte le
attività che compongono un processo organizzativo aziendale.

Il BPMS può essere anche un utile punto di contatto tra utente e progettista del sistema informativo
presente in azienda. E’ chiaro infatti che la ridefinizione di un processo aziendale si riflette quasi
sempre in modifiche da apportare al sistema informativo, e il BPMS (e in generale il BPM) rende
evidente sia all’utente che allo sviluppatore quali sono le modifiche o le estensioni da apportare al
sistema informativo. In questo modo si riesce quindi a realizzare una collaborazione più stretta (e
quindi produttiva) tra utenti e IT che riusciranno a soddisfare in “real time” le richieste di
aggiornamento del sistema informativo. Questo è un aspetto estremamente importante in quanto in
seguito al momento di grande evoluzione del mercato, i sistemi informativi devono supportare la
necessità degli utenti di conoscere in profondità i propri processi, di controllarli e avere le giuste
informazioni al fine di adeguare in tempi brevi l’organizzazione alla dinamicità del mercato.

Un moderno sistema BPMS fornisce l’ambiente necessario per l’esecuzione del flusso di un
processo, descritto con un linguaggio di alto livello per la definizione dei processi (una notazione
grafica standard, ad esempio il BPMN) direttamente eseguibile (interpretabile) dal motore (process
engine) del sistema BPMS. Un repository di processi può essere usato per immagazzinare i flussi
predefiniti dei processi più comuni, quali registrazione ordini, provisioning, rating, fatturazione,
gestione dei pagamenti e dei problemi della clientela.

In questo modo, è più facile modificare il flusso di un processo (per esempio, in caso d’introduzione
o modifica delle politiche commerciali della società o d’introduzione di nuovi servizi). Senza un
BPMS, l’operatore dovrebbe continuare a modificare direttamente la logica di processo integrata
nelle applicazioni software nei sistemi di back-end. Con un BPMS, al contrario, tutti i cambiamenti
sui processi sono centralizzati. Questo aspetto consente un controllo migliore e più efficiente dei
cambiamenti di processo.

Quando un processo cambia, o nuovo processo richiede un’interazione con un nuovo sistema e/o con
il sistema di un partner, l’integrazione può essere fatta attraverso l’intermediazione del motore del
BPMS, utilizzando la tecnologia dei Web Service.

I Web Service possono essere visti come uno dei “building block” per l’implementazione di un
processo di business; in altre parole, un processo di business può essere composto da un certo numero
di attività implementate attraverso dei Web Service.

I Web Service sono un nuovo modo di sviluppare e mettere in esercizio le applicazioni software di
una impresa. Essi consentono un’integrazione lasca fra le componenti software di un sistema,
utilizzando messaggi basati sullo standard XML scambiati attraverso protocolli internet standard. I
Web Service possono connettere piattaforme e applicazioni distribuite a server e mainframe esistenti
via Internet.
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I Web Service offrono un modo semplice, elegante ed efficiente per un BPMS di accedere ad
un’infrastruttura esistente. Analogamente, un modello di processo può essere pubblicato come un
Web. Service.

Nel prossimo paragrafo è presente la descrizione del BPMS che ci era stato chiesto di valutare,
Skemma.

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SKEMMA

Skemma è un software BPMS con cui è possibile definire, eseguire, monitorare e migliorare i
processi di business.

E’ un software distribuito come SaaS (software as a service) 100% web based.

Features:

• Definizione della business logic semplice e immedita: il tool dispone di un editor molto
semplice e intuitivo per la definizione dei processi; questi infatti vengono definiti tramite un
interfaccia WYSIWYG (What You See Is What You Get), molto simile a software stand-alone
come Microsoft Visio.

• Definizione di form per gli utenti dei processi: si ha la possibilità di definire interfacce per
gli utenti per i compiti dei processi aziendali precedentemente definiti, che richiedono
l’intervento di un utente, al fine di guidarlo nello svolgere tale compito.
• E’ possibile fare ciò tramite una semplice interfaccia drag’n’drop, creando form web based
molto user friendly.

• Process Versioning: è possibile gestire le varie versioni di un processo, nel senso che il
software memorizza automaticamente le varie modifiche che sono state apportate a un
processo, in modo da avere uno storico di ciò che si è fatto.

• Esportazione e importazione di processi: E’ possibile esportare e importare la definizione


dei processi in diversi formati

• Monitoraggio: il sistema notifica all’ utente quando qualcosa non è andato come pianificato.
Oltre a poter visualizzare tali allarmi nella dashboard o nella schermata di monitoraggio del
software, è possibile anche decidere come essere raggiunti da tali avvisi, ad esempio tramite
email o sms.

• Reporting: Il sistema, oltre a mettere a disposizione dei report built-in già pronti, permette di
definire secondo le propri esigenze nuovi modelli di report.
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• Account: il software ha un sistema di accounting basato su 4 profili utente: amministratore,
modellista, addetto al monitoraggio e utente comune.

Di questo software è stata rilasciata una versione open beta nell’ottobre del 2007. Il progetto da allora
non ha subito nessun aggiornamento e molto probabilmente è stato abbandonato. Risulta quindi
evidente l’impossibilità di utilizzare tale software ai fini della sperimentazione richiestaci.

Abbiamo quindi deciso di sostituirlo.

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Intalio|BPMS

La soluzione più adatta per i nostri scopi ci è sembrata essere Intalio|BPMS della Intalio.

Intalio|BPMS è una suite di prodotti completa che supporta tutte le attività del ciclo di vita del BPM,
dalla definizione di processi, all’esecuzione, fino ad arrivare al monitoraggio dello stesso.

La suite è composta principalmente da due software: Intalio|Designer e Intalio|Server.

Intalio|Designer

Intalio|Designer è un ambiente di sviluppo integrato (IDE) Eclipse-based.

Il fatto di essere Eclipse-based, ci ha fatto optare per questa soluzione poiché il nostro gruppo utilizza
già Eclipse e questo ha permesso di ridurre drasticamente i tempi di apprendimento per l’utilizzo di
Intalio. Un ulteriore motivo di tale scelta è il fatto che il software è open source, quindi si può
provare senza limiti di tempo e senza nessun costo. La documentazione fornita sia dalla stessa Intalio
che dalla comunità di sviluppatori.

Intalio|Designer utilizza la notazione BPMN per la definizione dei processi. Creare un diagramma
BPD è estremamente semplice e non richiede nessuna particolare competenza, se non quella di
conoscere la sintassi BPMN.

Caratteristiche

L’editor per la definizione del BPD è composto da un’area di lavoro in cui vanno trascinati i vari
costrutti dello standard BPMN presenti nelle palette dei componenti. Il sistema notifica in real-time
gli errori di sintassi commessi, suggerendone anche l’eventuale correzione.

Nel Designer è incluso anche il Form Editor per la definizione delle form che saranno visualizzate
all’utente finale che interagirà con il processo.

Fornisce completo supporto per l’utilizzo di Web Services che possono implementare i vari task del
processo. In questo modo è possibile realizzare processi senza scrivere nessuna riga di codice, ma
semplicemente andando a configurare e collegare i vari web services ai task, avendo cura di definire
il tipo delle variabili e dei messaggi che i Web Services si scambiano. Sono necessarie solo
conoscenze di base sull’XML.

Una volta definito il processo e le form, si passa alla fase di deployment, a nostro parere uno dei
punti di forza di questa suite. Infatti, tutto il processo di deploy consiste letteralmente in un solo
click. E’ sufficiente infatti specificare solo il server Intalio su cui si intende pubblicare il processo, e
il sistema provvede in modo automatico a validare il codice, compilarlo , generare le form e

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compilare il codice (o meglio, traduce il processo descritto in BPMN in linguaggio comprensibile al
motore del BPMS, ovvero in BPEL), risolvere eventuali dipendenze software, e in questo modo si ha
il processo in esecuzione sul server.

Requisiti di sistema

• Sistema Operativo: Windows, Mac OS X, Linux


• Java 1.5 o 1.6 SDK
• 200 MB di spazio libero su disco
• 512 MB di RAM (per Windows)

Non richiede una installazione di Eclipse in quanto il file .jar di installazione contiene già l’intero set
di plugin di Eclipse 3.1 SDK.

Intalio|Server

Il cuore del server è il motore del BPMS che esegue il codice definito in linguaggio BPEL 2.0. E’ uno
dei BPEL engine più usati, sia per le buone prestazioni sia perché è conforme allo standard BPEL 2.0.

Caratteristiche

Il server è basato su tecnologia J2EE, ed è per questo motivo che è completamente portabile. E’
completamente conforme allo standard BPEL 2.0.

E’ stato progettato secondo lo stile architetturale SOA, ed in questo modo si possono integrare sistemi
esterni che espongono i loro servizi come web services e i processi che vogliamo distribuire a terzi
possono registrare la loro interfaccia WSDL su un registro UDDI.

Dal punto di vista dell’amministratore che andrà ad utilizzare questo server, il sistema gli fornisce
utili strumenti che gli permettono di avere un controllo globale sui processi. Tutti gli strumenti sono
web based e quindi fruibili tramite browser.

La pagina principale permette di avere una visione di tutti i processi con informazioni globali sul loro
stato (come ad esempio, quante volte un processo è stato completato o è fallito) ed è possibile
avviare, sospendere o cancellare un processo.

Per ogni processo è presente una console che permette di testarlo in locale, visualizzare il flusso del
processo (nel senso che il sistema segnala quale task del processo è ora attivo, segnalando quindi
cosa sta facendo l’utente), e di visionare tutti i file creati dal designer in fase di deploy (file wsdl,
xml,bpel,…)

Requisiti di sistema

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• Sistema Operativo: Windows 2000,Windows XP, Windows 2003 Server, Linux, Mac OS X
• Java 1.5 SDK (non è compatibile con Java 1.6 SDK)
• 512 MB RAM (minimo)
• 200 MB di spazio su disco (minimo)

Sperimentazione di Intalio|BPMS

Al fine di mostrare le potenzialità messe a disposizione dal software scelto, proseguiamo col
mostrare, attraverso un semplice esempio, come si realizza, distribuisce e controlla un processo con
Intalio|BPMS.

Obiettivo: Realizzare il processo di invio e notifica di ricezione di un e-mail.

Realizzazione:

Si crea un nuovo progetto in Intalio|Designer e per prima cosa si va a definire il processo di invio e-
mail che dovrà essere eseguito dal motore BPMS, tralasciando per il momento l’interazione con
l’utente. Nel diagramma in BPMN si crea perciò un pool, ovvero un partecipante al processo, che si
occuperà di ricevere i dati dall’utente, inoltrare la richiesta di invio mail a un mail-server, e notificare
l’esito dell’invio all’utente. Queste tre azioni costituiscono proprio i tre task di questo pool, e sono
rappresentati dai tre rettangoli nella figura seguente. I task sono collegati da “flussi di sequenza”, che
indicano solo l’ordine di svolgimento di attività e non uno scambio di dati tra i task.

Ora è necessario permettere all’utente di interagire con questo processo. Creiamo perciò un altro pool
(cioè un altro riquadro nel diagramma BPMN, con etichetta “client”) che indica l’utente. I task di
questo pool sono l’invio della mail e la ricezione della notifica. Il pool client deve scambiare dati con
il pool SendEmail, e per questo motivo il task “Invio Mail” è collegato con due “flussi di messaggio”
al task “Ricevi Dati”. In questo modo il task Invio Mail passa tutti i dati inseriti dall’ utente al
processo di invio mail del pool SendEmail. Tale passaggio dati avviene tramite schema XML, creato
automaticamente dal software, come spiegato in seguito. Anche il task Invia Notifica deve poter
scambiare dati con l’utente, ed è anch’esso collegato tramite flusso di messaggio al task Ricevi
notifica del Client.

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Il pool Client, rappresentando l’interazione con l’utente e non un processo che deve eseguire il
motore BPMS, deve essere settato come non eseguibile, cosicché non sarà tradotto in BPEL.

Per far si che l’utente del processo possa veramente interagire con esso, è necessario però creare delle
form da associare ai task che richiedono l’intervento umano. Tali form vengono create utilizzando il
WorkFlow Form Editor, un tool grafico messo a disposizione da Intalio|Designer.

Con tale tool, è possibile creare le form in maniera molto semplice e intuitiva tramite drag’n’drop dei
componenti. Creiamo le due form come mostrate nella figura seguente e poi le associamo ai task del
Client semplicemente trascinandole sopra il pool.

Finestra del task "Invia Mail": Finestra del task "Ricevi Notifica":

Il processo di invio vero e proprio dell’e-mail sarà realizzato da un Web Service. Tale Web Service
viene aggiunto come task nel terzo pool, chiamato MailServer, e comunicherà tramite flusso di
messaggi con il task “Invoca Servizio” del pool SendEmail. Invoca Servizio invierà la richiesta di
inoltro e-mail al Web Service, che risponderà con una notifica di invio o con un errore, sempre
utilizzando un file XML.

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Il Web Service contenuto nel task SendEmailHTML ha la necessità di conoscere i dati per l’invio
della mail, inseriti dall’utente nella form definita in precedenza. Come abbiamo detto però non c’è
passaggio di dati tra i task del pool SendEmail, in quanto essi sono collegati solo da un flusso
sequenziale e non di scambio dati. Occorre allora indicare al Web Service dove deve prendere i dati
in input e a chi consegnare i dati in output. Per fare ciò utilizziamo un altro tool messo a disposizione
dal sistema: il DataMapper.

Come si nota dalla figura successiva, per specificare quali dati deve ricevere il Web Service, si
seleziona il nome del messaggio che va da Invio Email a Ricevi dati nella colonna a sinistra, e si
collegano tutti i dati utili al messaggio che SendEmailHTML riceve in ingresso nella colonna a
destra.

Stessa cosa va fatta anche per la ricezione della notifica.

Il processo è ora completamente descritto; non resta che pubblicarlo sul server. Come già detto in
precedenza, il processo di deployment è semplicissimo: con un solo click è infatti possibile generare
tutto il codice necessario e pubblicarlo sul server Intalio.

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Dal server è poi possibile controllare tutti i processi attraverso la consolle e testarli accedendo come
utente del processo.

Conclusioni

Intalio|BPMS è una soluzione molto potente ma al tempo stesso molto semplice da utilizzare per
definire e gestire business process. Con questo esempio si è voluto mostrare come sia semplice
utilizzare tale software e soprattutto il fatto che la definizione di un processo può essere fatta senza
scrivere una sola riga di codice e senza avere particolari conoscenze informatiche.

Inoltre, cogliendo appieno i vantaggi del BPM, è molto semplice poter riconfigurare il processo in
tempi molto brevi.

Abbiamo però riscontrato anche alcuni problemi e mancanze nella suite Intalio. In primo luogo,
manca un repository con i template dei processi più comuni, che consentirebbe di velocizzare molto
la definizione di processi standard.

Vi è poi l’impossibilità di modificare il processo a runtime, in quando per poter modificare un


processo bisogno eliminarlo dal server e successivamente pubblicarlo nuovamente. A onor del vero
però, nessun software BPMS oggi permette di modificare processi a runtime.

Inoltre, nonostante si possano gestire gli utenti e i ruoli che essi hanno, associandoli ad esempio a
task diversi di uno stesso processo, non c’è la possibilità di gestire nativamente la comunicazione fra
gli utenti.

Un’ ultima considerazione da fare riguarda i costi di Intalio|BPMS. Sebbene infatti sappiamo che il
software è completamente open source e quindi può essere utilizzato gratuitamente, è errato pensare
che la gestione di questo BPMS non comporti spese: in primo luogo bisogna infatti considerare la
necessità di gestire un server, al contrario di altre soluzioni software on-demand che vengono fruite in
modalità SaaS e non comportano costi di proprietà. Bisogna anche considerare i costi per
l’assistenza, che soprattutto per progetti complessi non possono essere evitati; questi sono molto
onerosi, al contrario di altri BPMS on-demand in cui l’assistenza è compresa nel costo della licenza
del software.

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Content Management System (CMS)

Necessità del controllo dell’informazione


Reperire le informazioni che servono nel momento in cui servono non è un compito banale. Di solito,
malgrado le migliori intenzioni, le informazioni nelle aziende sono confuse, spesso contenute in file e
documenti non strutturati, intrappolati nelle LAN aziendali, in e-mail o su singoli computer. Pertanto
è arduo per gli impiegati trovare il contenuto di cui hanno bisogno; talvolta poi quello che viene
recuperato risulta obsoleto e impreciso.
Una problematica del genere in un ambito aziendale complesso non è di poco conto. Si è vista per
tanto l’esigenza di disporre di strumenti adatti a trattare nella maniera adeguata la questione. In
questo contesto vengono in aiuto i CMS.

Definizione
Il CMS, acronimo di Content Management System, è un software installabile su un server web che
consente di creare, modificare e pubblicare contenuti (documenti, news, immagini, video, file),
effettuare una gestione automatizzata dei siti attraverso appositi pannelli di controllo. Si tratta di un
applicazione lato server divisa in una sezione di amministrazione, dedita all’organizzazione e la
supervisione dei contenuti, ed in una sezione applicativa che consente all’utente la fruizione dei
servizi offerti. Appare evidente come un CMS sia fortemente orientato al Web.

Il problema dell’astrazione dalla programmazione


Comunicare e condividere conoscenza on-line su vasta scala implica la capacità di effettuare
pubblicazioni indipendentemente dalla conoscenza di linguaggi di programmazione ipertestuali.

Caratteristiche funzionali tipiche


Esistono svariati tipi di CMS, taluni specializzati per compiti precisi, altri che tendono a rispondere
ad esigenze di carattere più generale. Tipicamente anche CMS di categoria differente presentano delle
caratteristiche funzionali comuni, ossia:

• la gestione di account protetti tramite password;


• la creazione di gruppi di utenza con permessi specifici (amministratore, moderatore, utente
standard);
• l’utilizzo di contenuti con regole di visibilità determinabili;
• l’espansione delle funzionalità base tramite l’integrazione di moduli esterni.

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Salesforce Content (Koral)
Introduzione al prodotto
Fruire nella maniera corretta e nei tempi adeguati le informazioni desiderate è una necessità primaria
per garantire la competitività sul mercato dell’impresa.
In precedenza si è parlato di come per rispondere a questa esigenza siano stati introdotti i CMS.
L’obiettivo di questa parte della trattazione è descrivere nel dettaglio del sistema di gestione di
contenuti utilizzato all’interno della suite di prodotti di Salesforce, ossia il Sales Force Content,
precedentemente noto come Koral.

Da Koral a Sales Force Content


Koral è un Content Management System che dall’aprile del 2007 è entrato a far parte della suite di
prodotti di Salesforce ed ha cambiato nome in Salesforce Content.

Caratteristiche principali
Salesforce Content consente alla comunità commerciale all’interno di un determinato contesto
aziendale di identificare il contenuto informativo più rilevante. Le caratteristiche fondamentali sulla
quale si basa tale prodotto sono:

• Storage: la memorizzazione organizzata è un requisito cardine affinché l’informazione


immagazzinata possa esser fruita nel giusto modo. Salesforce Content immagazzina al suo
interno i documenti dell’azienda risolvendo il problema della frammentazione.
• Ricerca: il sistema di ricerca delle informazioni desiderate è basato sul tagging, in perfetta
tendenza col Web 2.0. Nel momento della pubblicazione vengono assegnati ai singoli
documenti delle parole chiavi (tag) che ne contraddistinguono il contenuto; sulla base di tali
tag gli altri utenti di Salesforce Content possono cercare il dato d’interesse. L’obiettivo di
fondo è far leva sulla saggezza collettiva dell'azienda utilizzando metodologie proprie delle
community.
• Condivisione: Salesforce Content consente all’utenza di condividere e gestire documenti,
fogli elettronici, file multimediali, file in linguaggi ipertestuali, e altro. E’ necessario
pubblicare il contenuto in Salesforce Content e definire il gruppo di persone con il quale di
desidera condividerlo.
• Sincronizzazione: un’altra caratteristica cardine di Salesforce Content è la sincronizzazione
dell’informazione. Qualora ci fosse necessità di modificare un determinato documento,
Salesforce Content è in grado di rendere la versione aggiornata fruibile in maniera immediata
a tutta l'utenza. A differenza di quanto accadeva in passato in azienda, con l'informazione
frammentata, distribuita “manualmente” agli impiegati, la sincronizzazione rende facile la
revisione dei dati.

Gestione dei permessi


All’interno dell’azienda non tutte le informazioni devono essere di dominio pubblico. I dati vengono
tipicamente distribuiti lungo la scala gerarchica secondo politiche di visione differente sulla base
della competenza e dell’affinità. E’ impensabile, ad esempio, che un impiegato semplice possa
accedere a documenti inerenti a strategie marketing od amministrativi.
Salesforce Content risolve la problematica introducendo l’User profiling ed i Workspace privati.

• User profiling: attraverso l’User profiling è possibile definire dei gruppi di utenza che si
vanno a differenziare per mansioni svolte all’interno della impresa e relativi privilegi nella
consultazione dei contenuti. Ogni utente afferisce ad uno o più gruppi, a seconda del ruolo
ricoperto. In questo modo viene quindi definito il “profilo” di ogni singolo lavoratore.
• Workspace privati: si tratta di aree di lavoro il cui accesso è subordinato a determinati
requisiti. I permessi affinché sia possibile lavorare in un dato Workspace vengono specificati
dall’amministratore del sistema sulla base dei gruppi di utenza disponibili.
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Strumenti per l’utilizzatore
Una volta messe in evidenza le caratteristiche principale, la descrizione di Salesforce Content si
sofferma su alcuni utili strumenti che il software mette a disposizione dell’utenza:

• Tag cloud: un Tag cloud è una rappresentazione visiva dei tag usati nella descrizione di un
dato (come sopra spiegato). Si tratta di una lista pesata poiche è tipico attribuire dimensione
del testo più grande ai tag maggiormente utilizzati. Si tratta di strumenti utilizzati all’interno
dell’interfaccia con lo scopo di rendere quanto più veloce possibile la navigazione dei
contenuti.
• Feedback: col termine feedback si fa riferimento ad un sistema di controllo della qualità delle
pubblicazioni. Salesforce Content consentene agli utenti commerciali di valutare o
commentare il contenuto, in modo da differenziare ciò che è buono e ciò che necessità di
ritocchi.
• Sottoscrizioni: attraverso il meccanismo delle sottoscrizioni tutti gli utenti ricevono le
versioni più aggiornate dei documenti in maniera automatica, senza che essi debbano cercarle.
Inoltre, gli utenti possono essere avvisati quando viene aggiornato un documento che li
interessa. In questo modo si riduce drasticamente il numero di e-mail da inviare ai vari utenti.
• Version history: grazie alla gestione delle versioni, è possibile creare un archivio di tutte le
versioni di un documento e aggiungere commenti per evidenziare le modifiche apportate in
ogni nuova release del documento.

Piattaforma per gli sviluppatori


Force.com è una piattaforma-servizio (PaaS – Platform as a Service) che consente agli sviluppatori di
creare applicazioni on-demand e senza alcun software.
E’ composta da una serie di tool che permettono di creare applicazioni con dei semplici wizards che
non richiedono nessuna riga di codice(come l’application frame work builder e Visualforce), da
toolkits e web service per i più diffusi linguaggi di programmazione, e dal linguaggio di
programmazione Apex.
Le applicazioni sviluppate saranno poi eseguite sulla piattaforma Force.com.

Presentiamo ora brevemente i principali strumenti che mette a disposizione la piattaforma per creare
nuove applicazioni:

Application Framework
Tale framework da la possibilita di personalizzare applicazioni già presenti o costruire applicazioni
from scratch senza scrivere codice.
L’application Framework builder offre una serie di tool che permettono di modificare le
caratteristiche dei propri dati, il layout di una pagina, creare report, ecc…

Web service Api


Le Web service api danno la possibilità di accedere ai dati e ai servizi della piattaforma Force.com.
Sono disponibili per una grande varietà di linguaggi. E’ possibile accedere ad ogni servizio messo a
disposizione dalla piattaforma.

Apex and VisualForce


E’ possibile estendere le applicazioni di Force.com oltre i confini del frame work utilizzando Apex e
VisualForce.

Apex
Apex è un linguaggio di programmazione procedurale che permette di estendere le funzionalità di
Force.com, e si basa sull’utilizzo di trigger, cioè su funzionalità che vengono eseguite quando l’utente

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compie determinate azioni sui dati. E’ possibile incapsulare tali trigger in classi, al fine di avere un
migliore riuso del codice e si ha anche la possibilità di pubblicare tali classi come web service.

VisualForce
VisualForce dà la possibilità di modificare l’aspetto delle applicazioni di Force.com. E’ possibile
prendere dati da più oggetti Force.com, combinarli con web service esterni, e creare un interfaccia
2.0 per l’utente finale.

AppExchange
E’ un servizio di condivisione di applicazioni di Force.com, che contiene centinaia di applicazioni
create dai clienti, dagli sviluppatori e i partner di salesforce utilizzando gli strumenti descritti
precedentemente. AppExchange permette di cercare e testare l’applicazione di cui si ha bisogno, di
installarla nel proprio account di salesforce e personalizzarla.

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Sperimentazione di Salesforce Content

Specifiche formali
Ipotizziamo di dover definire la gestione del processo di pubblicazione di un listino. E’importante
che tale listino sia facilmente fruibile ai vari attori dell’impresa, in particolar modo ai rappresentati.
I rappresentanti non sono necessariamente locati fisicamente all’interno dell’impresa, bensì sono
dislocati sull’intero territorio nazionale. E’ forte la necessità che il listino sia consultabile nei giusti
tempi e nelle giuste modalità attraverso un sistema di gestione dei contenuti.
Il listino viene stilato sulla base di un indagine di mercato sulla concorrenza e sul calcolo dei costi di
produzione della merce; viene redatto dai manager dell’area marketing.
Lungo il processo di scrittura od in seguito ad una mancata approvazione, il listino può essere
soggetto a modifiche. E’ necessario avere visione della storia del documento.
Prima dell’approvazione il listino deve essere visibile esclusivamente all’area marketing. I
rappresentanti possono fruire del listino solo successivamente all’approvazione del responsabile.

Scopo
Attraverso questa sperimentazione si vuol mettere in evidenza come sia possibile far fronte
all’esigenze del caso attraverso Salesforce Content, utilizzando in maniera semplice ed intuitiva gli
strumenti messi a disposizione del software.

Implementazione
Una volta sottoscritto un account con Salesforce per l’utilizzo del Content, per realizzare le
funzionalità richieste dal caso è necessario seguire una serie di passi:

1. Specificare le figure professionali (i ruoli) presenti all’interno dell’azienda: responsabile dell’


area marketing, manger, rappresentante.
2. Aggiungere nel sistema i profili dei lavoratori specificandone, in particolare, caratteristiche
anagrafiche, ruolo e dati di utilità generale.
3. Definire i gruppi in cui vanno ad afferire i lavoratori di un determinato dominio. Nella
fattispecie sono necessari due gruppi, uno relativo all’area marketing (responsabile e
manager), l’altro per i rappresentanti.
4. Creare un primo workspace, che chiameremo Stesura Listino Primavera – Estate 2009, a cui
possono accedere esclusivamente gli utenti appartenenti all’area marketing, ed impostare
quest’ultimi come publisher (coloro che possono pubblicare o modificare contenuti).
All’interno di esso si andranno ad inserire tutti i documenti relativi alla stesura del listino
d’intesse.
5. Creare un secondo workspace, che chiameremo Listino Primavera – Estate 2009, senza
vincoli di accesso per tutti gli utenti appartenenti al sistema, aggiunti nel passo numero 2. Per
questa area di lavoro è necessario impostare come publisher il solo Responsabile dell’area
Marketing e consentire la lettura, il tagging e l’invio di commenti a manager e rappresentanti.
All’interno di esso si andrà a pubblicare il listino definitivo, rendendolo disponibile ai vari
rappresentanti.
6. Giunti a questo punto, i manager ed il rappresentante dell’area marketing saranno in grado di
effettuare qualsivoglia pubblicazione concernente la stesura del nuovo listino desiderato, il
tutto all’interno del workspace a loro dedicato e non visibile ai non addetti. Nel caricare un
documento, tramite l’apposita voce “Contribute”, è possibile specificare titolo, descrizione,
autore e i tag.
7. Per tenere traccia delle eventuali modifiche occorse ad un documento, commentarlo e tener
conto del numero di download effettuati da parte degli utenti, occorre selezionarlo all’interno
del Workspace ed andare ad utilizzare le funzionalità messe a disposizione tramite un menu a
spunta al lato. Semplice ed intuitivo, questo menu rappresenta uno strumento di interazione ed
un record delle operazioni effettuate su uno specifico documento. In particolare, la Version

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History è implementata in automatico, registrando data, ora e peso (in KB) della modifica
effettuata; gli utenti che, selezionando l’apposita opzione, avranno abilitato la sottoscrizione
saranno in grado di ricevere in maniera immediata la notifica degli avvenuti aggiornamenti.
8. Una volta completato il listino in via definitiva, il responsabile dell’area marketing dovrà
pubblicare il documento redatto nel workspace “Listino Primavera – Estate 2009”, in modo
tale che i rappresentanti potranno prenderne visione.

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Conclusioni
Alla luce di quanto esposto, riteniamo che sarebbe molto utile un integrazione nativa all’interno dei
BPMS di software di collaborazione e condivisione della conoscenza come i CMS.
Nessun prodotto software tra quelli da noi provati ha tale caratteristica, a nostro parere molto
importante vista la sempre maggiore diffusione di attività dislocate geograficamente, con persone che
lavorano nello stesso processo ma in luoghi differenti, con la necessità di collaborare in maniera
efficiente e rapida.

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