METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2.

Enfoque La metodologa de auditora administrativa tiene el propsito el de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que se revisarn y aplicarn las tcnicas de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados 3. Etapas Seguimiento Planeacin Instrumentacin Examen Informe 4. PLANEACIN Objetivo Factores Fuentes de informacin Internas Externas Investigacin preliminar Preparacin del proyecto de auditora Propuesta tcnica Programa de trabajo Asignacin de la responsabilidad Capacitacin Actitud Diagnstico preliminar
PLANEACIN Objetivo Factores Fuentes de informacin Internas Externas Investigacin preliminar Preparacin del proyecto de auditora Propuesta tcnica Programa de trabajo Asignacin de la responsabilidad Capacitacin Actitud Diagnstico preliminar 5. Planeacin La planeacin refiere los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditoria administrativa, para garantizar la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de estudio, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnstico preliminar, sean suficientes, pertinentes y relevantes 6. Objetivo Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada, tomado en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos 7. Factores a revisar Los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin de determinan en funcin de dos vertientes: El proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento En el proceso administrativo, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan y que estn interrelacionados entre si en forma natural y congruente. Este orden se apega a propsitos estratgicos que se constituyen en la razn de ser de cada fase y son el marco de referencia para analizar la organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y / o servicios y entorno. Elementos especficos, complementan el proceso administrativo. Se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, as como su contribucin al funcionamiento de la organizacin 8. PROCESO ADMINISTRATIVO Visin Misin Objetivos Metas Estrategias/tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizonte Etapa: PLANEACIN Propsito estratgico: Definir el marco de actuacin de la organizacin 9. Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos de apoyo Etapa: ORGANIZACIN Propsito estratgico: Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin 10. Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del es tr s y conflicto Informacin y tecnologa Toma de decisiones Creatividad e innovacin Etapa: DIRE C CIN Propsito estratgico: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestin de la organizacin 11. Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad Etapa: CONTROL Propsito estratgico: Medicin de l progreso de las acciones en funcin del desempeo

12. FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO Insumos de origen extranjero Importaciones Soporte especializado con visin de negocio Asesora externa Asistencia para elevar el desempeo Asesora interna Determina la unidad de accin Coordinacin Disposicin de instalaciones Distribucin del espacio Alternativa de expansin Exportaciones Apertura a un mercado mundial Globalizacin Manejo alterno de informacin Informtica Resguardo y canalizacin de recursos Almacenes e inventarios Abastecimiento de recursos Adquisiciones ELEMENTO ESPECFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL 13. FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO Generacin de productos y servicios Operaciones Suministro de insumos Proveedores Promueven la unidad de propsito Proyectos Manejo, registro y control de recursos financieros y contabilidad Capacidad de rebasar expectativas Servicio a clientes Desarrollo de condiciones de operacin Servicios generales Definen la distribucin interrelacionada de componentes Sistemas Desplazamiento y ubicacin de productos Marketing Despliegue de creatividad e innovacin Investigacin y desarrollo ELEMENTO ESPECFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL 14. Fuentes de estudio Internas: rgano de gobierno, rganos de control interno, niveles de la organizacin, socios, unidades estratgicas del negocio, comisiones, comits y grupos de trabajo, sistemas de informacin. Externas: Normativas, organizaciones anlogas, organizaciones lderes, Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias , proveedores, redes de informacin, clientes y usuarios 15. Investigacin preliminar Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su desarrollo requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la organizacin. Esta etapa implica revisar aspectos tcnicos y legales, informacin del campo de trabajo y dems documentos, as como el primer contacto con la realidad, lo cual puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Criterios necesarios para realizar esta tarea: Determinacin de las necesidades especificas Identificacin de los factores que requieren de atencin Definicin de estrategias de accin Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores Especificacin del perfil del audito r Estimacin del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido 16. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA 1) Propuesta tcnica Antecedentes: recuento de todos los estudios en la materia preparados con anterioridad Naturaleza: tipo de auditora que se pretende realizar Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla Objetivos: logros que se pretenden alcanzar Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin Resultados: beneficios que se espera obtener Alcance: reas de aplicacin Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y asignar recursos Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir de apoyo 17. 2) Programa de trabajo Identificacin: nombre de la auditora Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su implementacin rea(s): universo bajo estudio Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas Actividades: pasos especficos para captar la informacin Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e im genes Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo Reportes de avance: seguimiento de las acciones Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances 18. 3) Asignacin de responsabilidad Antes de iniciar la auditoria y con base en la magnitud de esta o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que crea necesario. La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo de lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de la organizacin, pero cualquiera que sea , debe tener los conocimientos y experiencia necesarios en la implementacin de auditoras administrativas La organizacin puede contratar un servicio externo especializado en la materia, o puede tambin combinar un equipo que incluya personal tanto interno como externo ella.

19. 4) Capacitacin Comprende la capacitacin a la persona o equipo designados, no solo en cuanto al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino todo el proceso para la implementacin de la auditoria. Se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, calendarizacin de actividades, documentos de soporte, la informacin a recabar, cargas de trabajo, mecanismos de coordinacin y supervisin El programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin, mandos medios y operativo segn corresponda. 5) Actitud La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor . Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir 20. Diagnstico preliminar (La percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin) Con base en el conocimiento adquirido por el auditor, se debe preparar un marco de referencia que fundamente el porque surge la necesidad de auditar, debiendo considerarse los siguientes elementos, Gnesis de la organizacin Creacin de la organizacin Cambios en la composicin jurdica Traduccin del objeto en estrategias Manejo de la delegacin de facultades 21.Diagnstico preliminar (La percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin) Infraestructura Esquema de operacin (procesos/funciones) Estilo de administracin Modificaciones en la estructura organizacional Nivel de desarrollo tecnolgico Forma de operacin Desempeo registrado Logros alcanzados Expectativas no cumplidas Proceso de toma de decisiones Posicin competitiva Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin Competencias centrales Clientes, proveedores y competidores 22. INSTRUMENTACIN Recopilacin de la informacin Tcnicas de recoleccin Medicin Papeles de trabajo Evidencia Supervisin del trabajo 23. INSTRUMENTACION Cumplida la etapa de Planeacin y preparado el proyecto de auditora con la propuesta tcnica y el programa de trabajo respectivo, as como obtenido el diagnostico preliminar, se procede a la instrumentacin de la auditoria, para la cual se seleccionan y aplican las tcnicas de recoleccin mas viables para la auditoria a realizar, se eligen indicadores, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz. Recopilacin de informacin, Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, caso contrario, se puede incurrir en errores que causen retrasos y afecten el programa de auditoria 24. Tcnicas de recoleccin Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevista Cuestionarios Cdulas 25. Investigacin documental Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentacin. Las fuentes bsicas a las que se puede acudir son: a. Normativa Acta constitutiva Ley que ordena la creacin de la organizacin Reglamento Interno Reglamentacin especfica Tratados y convenios Decretos y acuerdos Normas (nacionales e internacionales) Oficios circulares b. Administrativa Organigramas Manuales administrativos Sistemas de informacin y certificacin Cuadros de distribucin del trabajo Estadsticas de trabajo Plantilla de personal Proyectos estratgicos Inventarios de mobiliario y equipo Indicadores financieros y de gestin Estudios de mejoramiento Auditoras administrativas previas 26. Investigacin documental - continuacin c. Mercado Productos y/o servicios reas Poblacin Ingresos Factores limitantes Comportamiento de la demanda Situacin actual Caractersticas Situacin futura (proyectada) Comportamiento de la oferta Situacin actual Anlisis del rgimen de mercado Situacin futura (previsible) Determinacin de precios d. Ubicacin geogrfica Localizacin Orden espacial interno Caractersticas del terreno Cercana con el mercado (clientes y proveedores) Distancias y costo de transporte Alternativas de conexin con unidades nuevas Justificacin en relacin al tamao y procesos 27. Investigacin documental - continuacin e. Estudios financieros Recursos financieros para inversin Anlisis y proyecciones financieras Programas de financiamiento Evaluacin financiera Creacin de valor f. Situacin econmica Sistema econmico Naturaleza y ritmo desarrollo de la economa Aspectos sociales Relaciones con el

exterior g. Comportamiento del consumidor Cultura Familia Ciclo de vida del consumidor Factores internos de influencia (aprendizaje, motivacin) Proceso de compra (necesidad) 28. Observacin directa Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable encabece la observacin directa, comente y analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en o a las condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditora Acceso a redes de informacin El acceso a las redes, entre otras, intranet, extranet, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que, a su vez, facilita el intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno, Entrevista Esta tcnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado y uno de los que puede brindar informacin mas completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto directo con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. 29. Para que una entrevista se desarrolle positivamente hay que observar lo siguiente 1- Saber lo que se quiere, para lo cual hay que contar con conocimiento y preparar previamente una gua de entrevista 2- Desarrollar un esquema de trabajo y asignar responsabilidades y definir que reas se van a auditar 3- Verificar que el entrevistado este debidamente preparado Para dar la informacin requerida 4- Puntualidad en la hora de la entrevista 5- Clasificar la informacin que se obtenga 30. Cuestionarios Estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas secuenciadas y separadas por captulos La calidad de informacin que se obtenga depender de su estructura y forma de presentacin Cuando el proyecto de auditora sea muy amplio, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relacin con el beneficio que se espera recibir de la auditoria, por lo que se puede emplear el muestreo Para ello existen tablas de muestreo que se acuerdo con las especificaciones y volumen de la informacin, se puede establecer una mnima cantidad de informacin representativa del todo Cedulas Registran informacin de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Estn integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas, que facilitan su revisin y anlisis Como herramientas de diagnostico y evaluacin permiten asociar con claridad aspectos tcnicos con el desempeo 31. Medicin Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos, as como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y otro 32. Escalas de medicin las escalas que se empleen deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo. Componentes del proceso administrativo y elementos especficos La seleccin de componentes del proceso administrativo y elementos especficos debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempeo de una organizacin, tal como su naturaleza, campo de actuacin, tamao, giro industrial y enfoque estratgico. El grado de profundidad con que se analice cada variable, depende del proyecto de auditora y de la estrategia para realizarlo. Para este efecto se puede asignar un valor a cada etapa del proceso administrativo, considerndolo como una totalidad (100% o 1.000 puntos) y porcentajes o puntajes especficos por componente en funcin del peso establecido para cada etapa. Igual se hace con cada elemento especifico, totalizando todos 100% o 1.000 puntos . 33. Indicadores Los indicadores son un elemento estratgico del proceso de evaluacin de la forma de gestin organizacional Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la informacin para generar alternativas altamente significativas para los procesos de toma de decisiones El empleo conjunto de indicadores financieros y de gestin se hace con el propsito de fundamentar el desempeo histrico de acuerdo con el sentido y esencia de las acciones. Cabe anotar, que en el proceso de implementacin de la auditoria, la seleccin de indicadores es fundamental porque reduce la subjetividad en la forma de asignar valores o puntos con un criterio estimativo, pondera objetivamente el peso de los factores bajo anlisis y se constituye en una gua de actuacin para quienes participan en ella

34. Papeles de trabajo Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que son los registros en los que consigna las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas 35. Papeles de trabajo continuacin Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: Identificacin de la auditora. El proyecto de auditora. ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado. Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora. Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo. Anotaciones sobre informacin relevante. Ajustes realizados durante su ejecucin. Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin. Repo rte de posibles irregularidades. 36. Evidencia Fsica Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras materiales Documental Se obtiene por medio del anlisis de documentos y esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin producto del trabajo Testimonial Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante de aplicacin de la auditora Analtica Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informacin por reas, apartados y/o componentes 37. Utilidad y validez de la evidencia Para que la evidencia sea til y valida, debe reunir los siguientes requisitos Suficiente Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor Competente Si cumple con ser consistente, convincente, confiable y ha sido validada Relevante Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente Pertinente Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditora 38. Supervisin del trabajo Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores Esta supervisin comprende : Revisin del programa de trabajo Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores Aclaracin oportuna de dudas Control del tiempo invertido en funcin del estimado Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito