Tablas Dinmicas

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Contenido Pg.

1. TABLAS DINAMICAS ........................................................................... 1

1.1.Qu es una tabla dinmica? ................................................................................ 2 1.2.Lista o Base de datos............................................................................................. 2 1.3.Botones de campo para reordenar los datos ...................................................... 2 1.4.Datos resumidos .................................................................................................... 2 1.5.Tabla dinmica resultante ..................................................................................... 2 1.6.Crear una tabla dinmica ....................................................................................... 2 1.7.Sintaxis de las frmulas de campos y elementos calculados en las tablas dinmicas ................................................................................................... 6 1.8.Filtrar datos en una tabla dinmica ...................................................................... 6 1.9.Cambiar la funcin de los datos resumidos ........................................................ 8 1.10.Configuracin de los campos de encabezado de filas y de encabezado de columnas .................................................................................. 10 1.11.Actualizacin de datos....................................................................................... 10 1.12.Evitar la actualizacin de datos de una tabla dinmica cuando se abre el archivo del libro ..................................................................................... 11 1.13.Mostrar u ocultar totales en una tabla dinmica............................................. 12 1.14.Mostrar pginas .................................................................................................. 13 1.15.Modificacin del diseo de la tabla dinmica ................................................. 14 1.16.Utilizar totales y subtotales en una tabla dinmica ........................................ 15 1.17.Mostrar u ocultar detalles .................................................................................. 16 1.18.Crear un grfico dinmico a partir de una tabla dinmica ............................. 17 1.19.Formato de la tabla dinmica (autoformato) ................................................... 18 1.20.Eliminar una tabla dinmica .............................................................................. 18

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Fig. 1-1

Ejemplo de tabla dinmica

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1.1. Qu es una tabla dinmica?

Una tabla dinmica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobacin cruzada, de grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o ver en pantalla los detalles de determinadas reas de inters.

1.2. Lista o Base de datos

Podr crear una tabla dinmica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de clculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinmica.

1.3. Botones de campo para reordenar los datos

Una tabla dinmica contiene campos, cada uno de los cuales resume mltiples filas de informacin de los datos originales. Arrastrando un botn de campo hasta otra parte de la tabla dinmica, podr ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podr ver los nombres de los vendedores en las filas o en las columnas.

1.4. Datos resumidos

La tabla dinmica resume los datos utilizando la funcin de resumen que especifique, como por ejemplo SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr incluir automticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias frmulas agregando campos y elementos calculados. En el ejemplo de la figura 10-1, se calcula el total de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinmica.

1.5. Tabla dinmica resultante

Para crear una tabla dinmica, utilice el Asistente para tablas dinmicas como gua para la bsqueda y organizacin de los datos que desee organizar. Para comenzar, ejecute el comando Insertar-Tabla Dinmica-Tabla Dinmica de la barra de mens.

1.6. Crear una tabla dinmica

Cuando se basa una tabla dinmica en datos externos, pueden recuperarse los datos externos antes de crear la tabla dinmica. Para crear una tabla dinmica siga los siguientes pasos: 1.- Abra el libro en que desee crear la tabla dinmica. Si se basa la tabla dinmica en una lista o en una base de datos de Microsoft Excel, seleccione una celda en la lista o en la base de datos.
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Fig. 1-2

Base de datos en Microsoft Excel

En el ejemplo de la figura, se trata del control de personal de una empresa. Los campos y datos de cada persona informan del departamento, seccin, empleo y salario 2.- Ejecute el comando Insertar-Tabla Dinmica-Tabla Dinmica de la barra de mens. En el primer paso, se solicita dnde estn los datos y donde deseamos crear el informe de datos dinmicos. En el ejemplo, los datos, como hemos visto, estn en Microsoft Excel y se desea crear una tabla dinmica en una nueva hoja de clculo.

Fig. 1-3

Primer paso del Asistente

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1.- Seleccione la situacin de la tabla dinmica que va a realizar (en una hoja nueva del libro activo o en otra que ya exista). 2.- Pulse en Aceptar, una vez seleccionados dnde estn los datos y qu tipo de informe es el deseado. En el ejemplo que seguimos, vamos a optar por una hoja nueva.

Fig. 1-7

Opciones de la tabla dinmica

3.- Pulse en Aceptar o Cancelar dependiendo de si ha realizado cambios o no en las opciones. 4.- Pulse en Finalizar.

5.- Disee ahora la tabla dinmica, si no lo ha realizado anteriormente. En el ejemplo seguido, se va a crear la tabla dinmica en una hoja nueva, que aparece preparada como se observa en la siguiente figura, con la barra de herramientas de Tabla dinmica y con los campos de la fuente de datos para disearla. La estructura una vez realizada y creada la tabla dinmica, podr ser modificada, sin ser necesario crear una nueva.

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Fig. 1-10

Nueva hoja para disear y colocar la tabla dinmica

6.- Coloque el campo o campos que desee sean encabezado de columnas arrastrndolos con el ratn hasta donde lo indica en la hoja. En nuestro ejemplo, va a ser el campo Seccin. 7.- Coloque el campo o campos que desee sean encabezado de filas arrastrndolos con el ratn hasta donde lo indica en la hoja. En nuestro ejemplo, va a ser el campo Departamento. 8.- Coloque el campo que desee sean los datos resumidos arrastrndolo con el ratn hasta donde lo indica en la hoja. En nuestro ejemplo, va a ser el campo Salario. 9.- Aplique el formato que desee en la hoja. En nuestro ejemplo, como se ve en la siguiente figura, se ha aplicado nicamente el formato numrico de puntos en miles en todas las celdas. Adems se ha seleccionado una celda vaca y se ha trasladado la barra de herramientas de Tabla dinmica. Los campos se ven sombreados, los datos no. En esta tabla dinmica se pueden consultar el importe total de salarios por cada departamento en cada seccin. Adems ha calculado el total general de cada Seccin en la ltima fila, y el total general a cada Departamento en la ltima columna.

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Fig. 1-11

Ejemplo de tabla dinmica

1.7. Sintaxis de las frmulas de campos y elementos calculados en las tablas dinmicas
En las frmulas que se creen para los campos calculados y los elementos calculados, pueden utilizarse operadores y expresiones como en cualquier otra frmula de la hoja de clculo. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a los datos de la tabla dinmica, pero no pueden utilizarse referencias de celda o nombres definidos. No pueden utilizarse funciones que requieran referencias de celda o nombres definidos como parmetros ni funciones matriciales. Microsoft Excel asigna nombres a los elementos de una tabla dinmica para que pueda hacerse referencia a los datos de la tabla dinmica en las frmulas. Los nombres se componen del nombre de campo y del nombre de elemento.

1.8. Filtrar datos en una tabla dinmica

Vamos a configurar el informe en una manera diferente:

En el caso del campo Seccin, campo de pgina y lo filtramos por Seccin. Por ejemplo, si queremos consultar los datos de Impresoras nicamente, seleccionaremos dicha seccin en el men desplegable y aceptamos.

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Fig. 1-14

Datos de una seccin (filtro por Impresoras)

Para recuperar la vista de todos los datos, en el men desplegable cambiaremos Impresoras por (Todas). Independientemente del filtro por Seccin, en los mens desplegables de filas y columnas (Empleo y Departamento) podremos activar o desactivar Empleo y Departamentos. Por ejemplo en la figura siguiente, se han desactivado un departamento y varios empleos. De esta forma no vemos los datos del vendedor desactivado ni los datos referidos a los clientes desactivados.

Fig. 1-15

Filtrado por los campos Empleo y Departamento

Para quitar este nuevo filtro, active los clientes y los vendedores desactivados. O bien pulse en Mostrar todo en ambos campos.

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1.9. Cambiar la funcin de los datos resumidos

Cuando se crea una tabla dinmica, la funcin predeterminada de los datos resumidos (en el ejemplo, Salario) es la Suma. No obstante, puede elegir otra funcin, bien en el momento de disear la tabla dinmica o una vez creada ya sta. Como la tabla dinmica ya est creada, para cambiar de funcin siga estos pasos: 1. Haga doble clic sobre la celda sombreada cuyo contenido es Suma de Salario. Tambin puede seleccionar una celda de los datos resumidos y pulsar la opcin Configuracin de campo del men contextual.

Fig. 1-16

Configuracin del campo de datos resumidos

2. Seleccione la funcin que desee en el cuadro Resumir por, por ejemplo Promedio. 3. Aplique el formato numrico del campo que desea. Para ello pulse el botn Formato de Nmero y seleccione el que quiere y Aceptar.

Fig. 1-17

Configuracin numrica del campo de datos resumidos

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Por ejemplo el de categora Nmero y Usar separador de miles con dos decimales 4. Si lo desea puede cambiar el nombre al campo en el cuadro Nombre personalizado. 5. Tambin puede crear un clculo personalizado de los datos resumidos, como presentarlos como porcentajes sobre algn dato. Para ello pulse en Mostrar valores como Normal por otra opcin y elija el campo y el elemento base.

Fig. 1-18

Configuracin del campo de datos resumidos con Opciones

6. Pulse en Aceptar para terminar. En la figura siguiente, la 10-19, se observan los cambios.

Fig. 1-19

Tabla dinmica con la funcin Promedio en los datos resumidos

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1.10. Configuracin de los campos de encabezado de filas y de encabezado de columnas

Es posible adems configurar los campos que estn como encabezados de filas y los que estn como encabezado de columnas. Por ejemplo, vamos a modificar el campo Empleo en el ejemplo, siguiendo los siguientes pasos: 1. Haga doble clic sobre la celda sombreada cuyo contenido es EMPLEO. Tambin puede seleccionar una celda que tenga el nombre de un cliente y pulsar el ya conocido botn secundario y elegir Configuracin de campo en el men contextual que aparece.

Fig. 1-20

Configuracin del campo Cliente

2. Podra cambiar Subtotales por Personalizados o Ninguno si no desea subtotales. 3. Active la casilla Mostrar elementos sin datos en Diseo e Impresin. De este modo ver los empleos cuyo importe es cero. 4. Tambin podra ocultar el campo pulsando el botn Ocultar.

5. Pulse en Aceptar.

1.11. Actualizacin de datos

Ha creado una tabla dinmica basada en una fuente de datos de origen. Si los datos de origen se modifican, podr actualizar los datos de la tabla dinmica, de tal forma que se sigan correspondiendo con la fuente de datos original. Antes de proceder a realizar una actualizacin, quite el filtro por el campo Seccin, de manera que se muestren los datos de todas las secciones. Cambie asimismo a la configuracin original el campo Empleo siguiendo los pasos del apartado anterior.

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Por ltimo, y aunque no sea necesario, vuelva a presentar los datos resumidos con la funcin Suma. Si lo necesita consulte el apartado 10.8. Para comprobar que se pueden actualizar los datos vamos a suponer un cambio en el ejemplo: 1. En la celda H11 de la hoja de fuente de datos, modifique el dato sustituyendo el dato original (21.887,25) por 38.650 2. Sitese en cualquier celda de los datos resumidos (campo Salario). No es necesario que sea una celda de la columna perteneciente al Empleo cambiado, ni al departamento cambiado. 3. Pulse el icono Actualizar datos de la barra de herramientas de Tabla dinmica. Comprobar que los datos se han actualizado, en concreto la celda seleccionada en la figura siguiente, la 10-24 (la correspondiente al vendedor y al cliente cuyo dato se ha modificado en la base de datos original) y por supuesto los totales generales que incluyen tal celda.

Fig. 1-24

Tabla dinmica con los datos actualizados

1.12. Evitar la actualizacin de datos de una tabla dinmica cuando se abre el archivo del libro
Puede configurar que una tabla dinmica actualice o no los datos en el momento de abrirla: 1.- Seleccione una celda en la tabla dinmica. 2.- En la barra de herramientas de Tabla dinmica, pulse en este icono y en Opciones de tabla en el men Tabla dinmica. 3.- En Opciones de datos, active o desactive la casilla de verificacin Actualizar al abrir.

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1.13. Mostrar u ocultar totales en una tabla dinmica

Mostrar los totales generales de columnas y los de filas pueden presentarse en el informe o pueden ocultarse. Podramos haber elegido una de las dos posibilidades en el momento de crear la tabla dinmica en la ventana Opciones del tercer paso del Asistente. Sin embargo, puede modificarse una vez creada la tabla. Como se ha observado en figuras anteriores, la opcin por defecto es la de mostrar. En cualquier caso si desea la modificacin ahora, siga los siguientes pasos: 1.- Seleccione una celda en la tabla dinmica. 2.- En la barra de herramientas Tabla dinmica, despliegue el men del botn Tabla dinmica. 3.- Seleccione Opciones de tabla. 4.- En Opciones de formato, desactive la casilla de verificacin Totales generales de columnas y/o la de Totales generales de filas.

Fig. 1-25

Opciones de tabla

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Fig. 1-26

Tabla dinmica sin totales generales de filas ni de columnas

Active de nuevo ambas casillas de verificacin y mostrar de nuevo los totales generales de filas y los totales generales de columnas.

1.14. Mostrar pginas

Como recordar, al disear una tabla dinmica es opcional introducir uno o varios campos de pginas. En el ejemplo que seguimos, ese campo era el campo Mes. Pues se pueden crear tantas nuevas tablas dinmicas como datos existan en ese campo a partir de la tabla dinmica ya creada. As por ejemplo, podr crear una nueva tabla dinmica por cada mes. Cada una de ellas ir en una hoja de clculo nueva con el nombre del mes que se trata. Para realizar esto, pruebe los siguientes pasos: 1. Seleccione una celda de la tabla dinmica existente. 2. Despliegue Opciones de la barra de herramientas. 3. Pulse en Mostrar pginas.

Fig. 1-27

Ventana de Mostrar pginas

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4. Seleccione el campo por el cual quiere crear las nuevas tablas dinmicas. En el ejemplo, nicamente hay un campo, Seccin, luego seleccinelo. 5. Pulse Aceptar. Como observa tendr tres nuevas hojas de clculo denominadas Copiadoras, Fax,..., y Impresoras. En cada una de ellas hay una tabla dinmica con los datos del mes correspondiente. Observe una de ellas en la siguiente figura 10-28. En sta observamos los datos de la hoja correspondiente al mes de Marzo, y adems las seis nuevas etiquetas de las hojas creadas.

Fig. 1-28

Hoja y tabla dinmica nueva correspondiente a los datos Marzo

1.15. Modificacin del diseo de la tabla dinmica

Es un proceso sencillo modificar con el ratn la tabla dinmica: aadir campos, quitar campos o situarlos en otro lugar (cambiar la ubicacin entre encabezado de filas, encabezado de columnas y de pgina). Si ya lo haba incluido, se puede cambiar de lugar. Puede pasar de encabezado de filas a encabezado de columnas o de pgina o cualquiera de las otras combinaciones. En definitiva, esto quiere decir que un campo puede encabezar columnas, filas o pgina, y para cambiar entre las tres opciones, simplemente se arrastra con el ratn al lugar deseado. Realice los siguientes cambios en diseo: 1. Arrastre con el ratn la celda cuyo contenido es DEPARTAMENTO (campo Departamento) sobre la celda de contenido SECCIN (campo Seccin). 2. Arrastre con el ratn la celda cuyo contenido es SECCIN (campo Seccin) a la derecha de la celda de contenido Suma de SALARIO, es decir colocarlo como encabezado de columnas.

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3. Arrastre con el ratn el campo Apellido que est en la barra de herramientas hasta la parte izquierda de la celda cuyo contenido es EMPLEO (campo Empleo). Se ha modificado el diseo. Estas modificaciones en el diseo se observan en la siguiente figura:

Fig. 1-31

Nueva estructura de la tabla dinmica

Ahora los campos de filas son Apellido y Empleo; el campo de columnas es Seccin; y el campo de pginas es ahora Departamento.

1.16. Utilizar totales y subtotales en una tabla dinmica

Pueden incluirse las sumas totales de los datos de las filas y columnas de una tabla dinmica, calculados mediante la misma funcin de resumen predeterminada como los campos de datos que se totalizan. Microsoft Excel presentar de forma automtica los subtotales del campo exterior de las filas o columnas seleccionadas cuando se creen dos o ms campos de filas o columnas en una tabla dinmica. En los campos de filas o columnas interiores, Microsoft Excel nicamente presentar los subtotales si se agregan. Puede especificarse la funcin de resumen para utilizarla en los subtotales. Veamos el ejemplo de cmo quitar los subtotales a un campo. En el ejemplo los quitaremos al campo Apellido. Seguiremos los siguientes pasos: 1. Haga un doble clic sobre la celda sombreada de contenido y seleccione Configuracin de campo de la barra de herramientas de Tabla dinmica. 2. En la ventana que se muestra, seleccione Ninguno para Subtotales, tal como se muestra en la figura siguiente:

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Fig. 1-33

Cambio de Subtotales para un campo

3. Para finalizar pulse el botn Aceptar. Estos pasos sirven para cualquier campo. Al igual que hemos quitado los subtotales en un campo, podramos hacerlo para ms campos.

Fig. 1-34

Nuevo aspecto de la tabla dinmica.

1.17. Mostrar u ocultar detalles

En los datos de filas, columnas o datos resumidos puede mostrar ms detalles en cualquiera de ellos. Igualmente puede ocultar ciertos detalles. Para esta operacin, dispone de dos iconos en la barra de herramientas de Tabla dinmica, Ocultar detalle y Mostrar detalle, iconos que se observan a la derecha del presente prrafo.

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Nota: Existe una alternativa ms rpida a esos pasos anteriores. Consiste en hacer doble clic sobre la celda que contiene el valor. Para ocultar el detalle, haga doble clic en la misma celda o sitese en ella y pulse el icono Ocultar detalle de la barra de herramientas de Tabla dinmica.

1.18. Crear un grfico dinmico a partir de una tabla dinmica

La posibilidad de crear un grfico dinmico a partir de una tabla dinmica es muy sencilla y rpida de realizar. Basta con seleccionar una celda de la tabla dinmica y pulsar el icono Grfico Dinmico de la barra de herramientas Se crea una nueva hoja en el libro llamada Grfico1, si no existe este nombre para otra hoja. En ella se ha creado automticamente el grfico dinmico.

Fig. 1-38

Grfico dinmico

En el grfico estn los mismos campos que en la tabla dinmica para realizar filtrar datos.

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Se dice que es un grfico dinmico porque una modificacin de datos en la fuente de datos de origen actualiza el grfico Por supuesto el grfico resultante puede modificarse en cuanto a aspecto y diseo como cualquier otro grfico.

Nota: Tambin puede crearse un grfico dinmico, sin tener previamente una tabla dinmica. En el primer paso asistente del Informe para tablas y grficos dinmicos elegimos Informe de grfico dinmico en lugar de tabla dinmica. Ver figura 10-3 en el apartado 10-6 de este captulo.

1.19. Formato de la tabla dinmica (autoformato)

A una tabla dinmica puede aplicarse formatos como a cualquier otra hoja de clculo (consultar la barra de herramientas de Formato y el men del mismo nombre). Sin embargo, existen una serie de autoformatos para tablas dinmicas con el fin de dar formato ms rpidamente. Para aplicar un autoformato: 1. Seleccione una celda de la tabla dinmica. 2. Pulse la opcin Diseo de la barra Herramientas de Tabla Dinmica.

1.20. Eliminar una tabla dinmica

Si ha creado una tabla dinmica, tambin puede eliminarla. Nota: Si se borra una tabla dinmica, no afectar a los datos de origen. 1.- Seleccione una celda en la tabla dinmica. 2.- En el men Herramientas de Tabla dinmica de la barra de herramientas BorrarBorrar Todo. Tambin tiene la alternativa de eliminar la hoja, si los datos de origen no estn en ella.

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