Manual Sistema de Ventas

INTRODUCCION

El Sistema de Ventas tiene como objetivo contabilizar las ventas efectuadas por la empresa. Puede funcionar: Conectado o desconectado de los Sistemas de Contabilidad y Control de Documentos. Cuando esta conectado con el Sistema de Contabilidad, puede actualizar en lnea o por lotes (batch) al Sistema de Contabilidad, dependiendo de los parmetros especificados. De la misma forma, puede actualizar en lnea o batch al Sistema de Control de Documentos, lo que permite obtener una cuenta corriente instantnea.

El Sistema de Ventas adems es multi-moneda, siendo posible reflejar la informacin en una cantidad indeterminada de monedas. Para ingresar al Sistema debe hacer doble click en el Icono llamado Ventas que se encuentra en el Escritorio, o ir al Men Inicio y en el grupo de Programas Sistemas Larrondo hacer un click a Ventas. Al ejecutar el Sistema lo primero que se debe hacer es colocar el Nombre de Usuario y la Clave. El Sistema trae por defecto el Usuario Administrador cuyo nombre de usuario es admin y su clave admin.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

Manual Sistema de Ventas

CREACION DE EMPRESAS

El primer paso a realizar es crear la Empresa donde almacenera la informacin. Para crear la Empresa seleccione en el Men Utilitarios Opcin Men de Empresas, ingrese a la Empresa asignndole un Cdigo y digite los datos de la Empresa que desea procesar. Hasta que aparezca la pregunta Graba esta Empresa?. La cual usted debe responder que s.

CREACION DE ARCHIVOS DE DATOS

Despus del ingreso de datos en el Registro de la Empresa, el siguiente paso a realizar es crear los archivos de datos. Este proceso se lleva a cabo en esta misma pantalla, en la que Ud. Ha ingresado. Para crear los archivos que almacenarn los datos de las Ventas de esta empresa posicionese en cdigo presione el botn <F4> y busque la Empresa a la cual se crearn los archivos de datos y seleccione <Aceptar> y <enter>, luego Presione el botn < Crear Archivos >. Se desplegara una nueva pantalla que realiza 2 preguntas usted pinche la primera como muestra el siguiente esquema.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

Manual Sistema de Ventas

Se desplegara una nueva pantalla que solicita el dispositivo que utiliza; seleccione al opcin otra y direccione a la carpeta de instalacin donde se encuentra el archivo datos.exe de LIVentas.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

Manual Sistema de Ventas

PARAMETROS

PARMETROS DE VENTAS

Este panel permite definir el comportamiento del Sistema de Ventas. El detalle de parmetros es el siguiente: Conectado a Sistema de Contabilidad?

Cuando la marca est puesta, el Sistema de Ventas funcionar conectado al Sistema de Contabilidad. Se requiere que este ltimo est instalado en su equipo.

Traspaso a Contabilidad Los siguientes parmetros estarn habilitados solamente si se ha activado el traspaso a contabilidad. Formato del Traspaso: Puede ser en lnea o por lotes. En lnea significa que cada dato ingresado, se traspasa automticamente al Sistema de Contabilidad. Por lotes significa que la informacin ser traspasada en su totalidad en un proceso posterior en Procesos traspasar documentos de ventas a contabilidad.
LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 5

Manual Sistema de Ventas

Tipo de Asiento: Puede ser Detallado o Centralizado. Cuando se define detallado, se generar un asiento por factura. Cuando se define Centralizado, se generar un gran asiento en el Sistema de Contabilidad que incluye a todas las facturas. NOTA: Para traspaso en lnea no se puede definir asiento Centralizado. Es decir, el traspaso en lnea solamente es capaz de generar asientos detallados. Conectado a Sistema de Documentos?

Cuando la marca est puesta, el Sistema de Ventas funcionar conectado al Sistema de Documentos. Se requiere que este ltimo est instalado en su equipo. Traspaso a Documentos El siguiente parmetro estar habilitado solamente si se ha activado el traspaso a documentos. Formato del Traspaso: Puede ser en lnea o por lotes. En lnea significa que cada dato ingresado, se traspasa automticamente al Sistema de Documentos. Por lotes significa que la informacin ser traspasada en su totalidad en un proceso posterior en Procesos traspasar documentos de ventas ala sistema de documentos.

Utiliza Archivos de Ventas: Puede ser Uno por Mes o Uno por Ao. Cuando se utiliza un archivo por mes significa que la informacin de cada mes se almacena en su propio archivo. Cuando se utiliza uno por ao, la informacin de todos los meses se almacena en el mismo archivo. Existen dos ventajas al almacenar la informacin por mes:

1. - Cada archivo mensual resulta ser de menor tamao que el archivo anual, facilitando as los procesos de respaldo. 2. - En caso que el archivo se dae, solamente resultar perjudicado el mes al que corresponde el archivo. Si se daa el archivo anual, existe el riesgo de perder toda la informacin del ao. Parmetros de Cuentas: Defina en esta solapa las cuentas necesarias para generar l (los) asientos de Ventas. Si est conectado al Sistema de Contabilidad, estas cuentas deben haber sido previamente definidas en su Plan de Cuentas.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

Manual Sistema de Ventas

Indique tambin el porcentaje de I.V.A. y el porcentaje de I.V.A. crdito que se aplica a las constructoras si corresponde. Cuenta Impuesto FEPP: Corresponde a la cuenta asociada al impuesto. Cuando esta cuenta sea digitada en el Ingreso de Facturas el monto a digitar podr ser negativo o positivo. Si el monto es: Positivo: se considerar como un exento. Negativo: rebajar el monto afecto a I.V.A.

Al digitar la esta cuenta en el ingreso de facturas Ud. no podr cambiar el estado en la columna "exento" ya que esto se determina en forma automtica segn el signo del monto asociado.

Parmetros Tipos de Documentos: Si se ha definido que el sistema estar conectado al Sistema de Documentos, defina en esta solapa los Tipos de Documentos (propios del Sistema de Documentos) que se asociarn a las Facturas, Notas de Crdito y Dbito del Sistema de Ventas. Estos Tipos de Documentos debern haber sido ingresados previamente en el Sistema de Documentos.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

Manual Sistema de Ventas

Parmetros Situaciones de Documentos: De la misma forma que con los Tipos de Documentos, si se ha definido que el sistema estar conectado al Sistema de Documentos, defina en esta solapa las Situaciones de Documentos (propios del Sistema de Documentos) que se asociarn a las Facturas, Notas de Crdito y Dbito del Sistema de Ventas. Estas Situaciones de Documentos debern haber sido ingresadas previamente en el Sistema de Documentos.

MULTI MONEDA Uso de Moneda Extranjera Autorizacin de Uso Mltiple Moneda

En este panel Ud. podr habilitar el uso de mltiples monedas, lo cual permitir manejar su informacin en diferentes denominaciones simultneamente. Para ello, debe adquirir el cdigo de autorizacin correspondiente directamente de LARRONDO Ingenieros. Al habilitar el uso de mltiples monedas, lo siguiente ocurrir: Tendr acceso a las tablas de Tipos de Cambio cuando corresponda. Podr acceder a la Tabla de Monedas.
LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 8

Manual Sistema de Ventas

En los paneles de listados, podr seleccionar la moneda en que desea emitir el informe.

Moneda Base Moneda Base se refiere a la moneda en que se manejar la informacin en el sistema. Normalmente, esta moneda ser Peso Chileno, siendo su cdigo o smbolo $ y la cantidad de decimales igual a cero. Si Ud. desea en este caso manejar su informacin en otras monedas en forma simultanea, ingrselas en el panel Tabla de Monedas. Este parmetro se ha creado para los casos en que se desea manejar la informacin en monedas distintas del Peso Chileno. Para habilitar esta caracterstica, Ud. debe adquirir el correspondiente cdigo de autorizacin en LARRONDO Ingenieros.

TABLA DE MONEDAS
LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 9

Manual Sistema de Ventas

El Sistema de Ventas es multi-moneda. Puede contabilizar las ventas en ms de una moneda, sin lmite para la cantidad de monedas a utilizar. En este panel ingrese los nombres y smbolos de las monedas para llevar su contabilidad multi-moneda. Ejemplo: Cdigo: 1 Nombre : Dlar N Decimales 2

Operacin: La operacin puede tomar dos valores: / (Divisin)

(Multiplicar)

Este dato se usar para convertir los valores ingresados en la moneda base a la moneda extranjera en cuestin a travs del tipo de cambio correspondiente. Si la operacin es /, entonces se dividirn los valores ingresados en la moneda base por el tipo de cambio para obtener el valor en la correspondiente moneda extranjera. Si la operacin es *, entonces la conversin se har mediante multiplicacin. Por ejemplo, si la moneda base es Peso Chileno y la moneda extranjera es Dlar Americano y los valores son: $600.000 Tipo de Cambio: $600 Entonces la operacin debe ser / para obtener 600.000/600 = Us$1.000

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

10

Manual Sistema de Ventas

Si, a la inversa, la moneda base es Dlar Americano y la moneda extranjera es Peso Chileno, entonces para los mismos valores: Us$1.000 Tipo de Cambio: $600 Entonces la operacin debe ser * para obtener 1.000*600 = $ 600.000

NOTA: Si no ha adquirido el cdigo de autorizacin para el uso de mltiple moneda no podr ingresar ni modificar informacin en este panel.

INGRESO DE CUENTAS F29 En este panel ingrese los cdigos de las cuentas contables de los Impuestos Especficos que utilizar para el ingreso de facturas de venta. No es necesario que ingrese los cdigos del F.E.P.P., I.V.A. Crdito ni Exentos, ya que el sistema los maneja automticamente. Las columnas Concepto y Descripcin estn validadas segn criterios definidos por el SII para la generacin del archivo de Libro de Ventas que puede ser solicitado por este servicio en medio magntico.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

11

Manual Sistema de Ventas

PANEL:

CUENTAS Este panel slo se habilita si se ha definido que el Sistema de Ventas funcionar desconectado del Sistema de Contabilidad. De lo contrario, el ingreso de cuentas debe hacerse en dicho Sistema. En este panel se deben digitar las cuentas que se usarn en cada lnea de detalle de la factura, nota de crdito o dbito. Puede usar las teclas F4, F7, F8 y F9 sobre los campos o columnas con para hacer bsquedas.

En la parte correspondiente a "Anlisis", digite los tipos y nmeros de anlisis que tendr la cuenta. TODAS LAS CUENTAS DEBEN AL MENOS TENER UN ANALISIS CON TIPO 0 Y NUMERO 0 CORRESPONDIENTE A SIN ANALISIS. Esto se debe a que al ingresar facturas se pide siempre un anlisis de la cuenta. NOTA SOBRE LAS LISTAS DE SELECCION: Las listas de seleccin de cuentas o anlisis se pueden llamar a travs de presionar la tecla F4 o haciendo click con el mouse en

Una vez que aparece la lista, el cursor queda posicionado sobre la columna que corresponde al campo desde dnde fue llamada, y por lo tanto, queda ordenada por esa columna. Sin embargo, si Ud. presiona TAB para cambiarse de columna, la lista se reordenar por la nueva columna.

CLIENTES

Este panel permite el ingreso de clientes y proveedores. Estos pueden ser Cliente, Proveedor, Ambos u Honorarios. Este ltimo tipo es usado por el sistema de Honorarios. Se puede acceder al Cliente/Proveedor por su Rut Nombre. Existen situaciones en que hay que diferenciar entre sucursales de un Cliente/Proveedor. Estas tienen el mismo rut, pero se pueden diferenciar agregando cinco (5) caracteres despus del rut.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

12

Manual Sistema de Ventas

Si el cursor est posicionado sobre el campo Rut Nombre y se presiona la tecla F4, se obtendr una lista de seleccin de Clientes/Proveedores ordenada segn el campo desde el cual se invoc.

Los campos son autoexplicativos explicacin ms detallada: Protestos:

por

su nombre, pero algunos merecen una

N de Protestos del/con el Cliente/Proveedor.

Fec.Ult.Prot.: Fecha del ltimo protesto. Vend. Protesto: Vendedor que realiz la venta que culmin con un protesto.

Cuenta Corriente: Los siguientes campos son tiles solamente si Ud. ha adquirido el Sistema de Control de Documentos. Saldo Inicial: Saldo Inicial de la Cartola.

N Ultima Cartola: Las cartolas de Cuenta Corriente se van numerando en forma correlativa. Este campo guarda el nmero de la ltima cartola emitida en que se actualizaron saldos iniciales (vase Cartola de Cuenta Corriente) de manera que las siguientes cartolas correspondern al nmero siguiente. Fecha: Corresponde a la fecha de la ltima cartola emitida en que se actualizaron saldos iniciales

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

13

Manual Sistema de Ventas

N Doctos. No en Cartola: Nmero de documentos que no se han listado en una cartola en que se actualizaron saldos iniciales. Ult.Doc. en Cartola: Fecha Vencimiento: Fecha de Vencimiento del ltimo documento listado en una cartola en que se actualizaron saldos iniciales. N Secuencia: Nmero de secuencia interno del ltimo documento listado en una cartola en que se actualizaron saldos iniciales. Cuando el sistema va a emitir la cartola de Cuenta Corriente, el primer documento que ser listado debe ser posterior al ltimo documento listado en la ltima cartola en que se actualizaron saldos iniciales. Para ello, examina el contenido de los dos campos anteriores y busca al siguiente documento para listar a partir de l. De esta forma, al transcurrir el tiempo, se emitirn solamente los ltimos documentos ingresados. Si Ud. desea que el sistema liste a partir del primer documento ingresado, digite cero (0) en estos campos. Puede tambin recurrir a la opcin 'Resetear Cuentas Corrientes' para conseguir el mismo efecto para todos los Clientes/Proveedores.

TIPOS DE CAMBIO Ingrese los tipos de cambio por cada moneda definida con su fecha asociada utilizando el smbolo de las monedas. No es necesario hacer el ingreso ordenado por fecha ya que el sistema lo har automticamente. NOTA: Si Ud. no ha adquirido el cdigo de autorizacin para el uso de Mltiple Moneda, no podr ingresar ni modificar informacin en este panel.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

14

Manual Sistema de Ventas

INGRESO DE FACTURAS Este panel, junto con el de Ingreso de Boletas, es el principal. Ingrese aqu los documentos de ventas, excepto las Boletas de Venta, que se ingresan en un panel aparte. Los campos a ingresar en este panel son: Tipo: Puede ser: Factura de Venta Nota de Dbito Nota de Crdito

N Documento: Nmero de Factura, Nota de Dbito o Crdito Serie: Secuencia de cinco (5) caracteres de libre disposicin Traspasada a Contab. : Este campo no se puede modificar e indica si el documento ha sido traspasado o no al Sistema de Contabilidad
LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 15

Manual Sistema de Ventas

Traspasada a Doctos. : Este campo no se puede modificar e indica si el documento ha sido traspasado o no al Sistema de Documentos Fecha: Auto-explicativo Vencimiento: Auto-explicativo Es Cliente Extranjero? : Si se pone la marca, el sistema usar la cuenta definida para Clientes Extranjeros en los Parmetros del Sistema al generar el correspondiente asiento. De lo contrario, utiliza la cuenta clientes. Este campo quedar habilitado solamente si ha definido una cuenta para este efecto en los Parmetros del Sistema. Botn Tipos de Cambio: Cliquee con el mouse sobre este botn o digite una T sobre l para ingresar los tipos de cambio asociados a las monedas definidas en el panel Tabla de Monedas para la fecha del documento de venta. Este botn quedar deshabilitado si Ud. ha indicado que no Utiliza Mltiple Moneda.

Datos del Cliente: Digite aqu el rut y sucursal del cliente al cual se le ha emitido un documento. El cliente debe haber sido ingresado previamente en el panel Ingreso de Clientes y Proveedores o en Sistema de Control de Documentos. SECCION DETALLE DE LA FACTURA Solapa Cuentas: Digite en esta solapa las cuentas de detalle de la factura, indicando cdigo de la cuenta, anlisis y monto. Indique adems si la cuenta est exenta del I.V.A. poniendo o sacando la marca segn corresponda. Puede adems digitar una glosa descriptiva por lnea si lo desea. En las columnas cuyo ttulo incluye los caracteres >> puede usar la tecla F4 para ver una lista de seleccin de datos. Para pasar a la solapa de totales, puede cliquear sobre esa solapa, presionar F6 o cliquear sobre el botn correspondiente en la parte inferior del panel. Columnas Especiales: Si se ha definido en los Parmetros del Sistema que el sistema est conectado al Sistema de Contabilidad y/o al Sistema de Documentos y adems que los traspasos se harn en lnea, las columnas "Tr.C." y "Tr.D." indican si la lnea ha sido traspasada exitosamente al Sistema de Contabilidad y Sistema de Documentos correspondientemente. Los campos de estas columnas no pueden ser modificados por el usuario. Si aparecen desplegados con el color quiere decir por algn motivo que la lnea no ha sido traspasada al sistema que corresponda. En este caso, elimnela e ingrsela nuevamente para producir el traspaso. Nota: Para ver correctamente el color de despliegue de estos campos, es necesario que la lnea no est destacada como la lnea actual del detalle. Solapa Totales: Esta solapa permite ver y confirmar los clculos de totales de la factura. El campo "Cancela por Caja?" Se usa para generar el correspondiente asiento de cancelacin.
LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 16

Manual Sistema de Ventas

Si la marca queda puesta. Si el sistema est funcionando conectado al Sistema de Documentos, las facturas canceladas por caja no se traspasarn a ese sistema.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

17

Manual Sistema de Ventas

INGRESO DE BOLETAS En esta pantalla ingrese los datos de las boletas de ventas. En el campo correspondiente a "CUENTA" digite al cdigo de la contra-cuenta de la cuenta clientes. Si el Sistema de Ventas est conectado al Sistema de Contabilidad, se buscar la cuenta en el plan de cuentas definido en dicho Sistema.

Si la boleta corresponde a una venta a cliente extranjero, indquelo poniendo la marca a la izquierda de la pregunta Cliente Extranjero? En este caso se utilizar la cuenta Clientes Extranjeros definida en los Parmetros del Sistema al generar el asiento. De lo contrario, se usar la cuenta Clientes. Este campo no estar habilitado si no ha definido una cuenta en los Parmetros del Sistema para este efecto Botn Tipos de Cambio: Cliquee con el mouse sobre este botn o digite una T sobre l para ingresar los tipos de cambio asociados a las monedas definidas en el panel Tabla de Monedas para la fecha de la boleta. Este botn quedar deshabilitado si Ud. ha indicado que no Utiliza Mltiple Moneda. Nota: El campo N de Secuencia es asignado automticamente por el sistema.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

18

Manual Sistema de Ventas

CAMBIO DE MES EN PROCESO

Este panel permite cambiarse de mes en proceso. Digite el nmero del mes que desea procesar presione F4 para seleccionar de la lista de meses del ao o haga click con el mouse sobre.

Nota: Este dato puede ser diferente para diferentes usuarios. Distintos usuarios del sistema pueden procesar distintos meses en forma simultnea.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

19

Manual Sistema de Ventas

LISTADOS

Todos los listados que se encuentran en el Sistema de Ventas podrn ser destinados Pantalla Impresora Exportar a un Archivo

LISTADO PLAN DE CUENTAS Este listado emite las cuentas y sus anlisis cuando el sistema funciona desconectado del Sistema de Contabilidad.

LISTADO DE CLIENTES Este panel permite listar los Clientes definidos en el sistema. Puede indicar que se listen slo los Clientes, slo los Proveedores, ambos, slo profesionales que emiten boletas de honorarios o todos.

LIBRO DE VENTAS (FACTURAS) Este panel permite emitir el Libro de Ventas con Facturas, Notas de Dbito y Crdito. Ud. puede seleccionar los rangos por nmero por cada tipo de documento, aunque de todas maneras se restringen por el mes en proceso indicado en el panel Cambio de Mes en Proceso Puede tambin indicar si desea un Libro de Ventas de constructoras El Libro de Ventas Simplificado corresponde a un formato del Libro de Ventas en que no se separa el encabezado de la factura de sus lneas de detalle y, por lo tanto, usa menos papel. Nota: Se han omitido los campos Sucursal del cliente, Serie del Documento y los anlisis de las cuentas del Libro de Ventas Simplificado para que toda la informacin pueda caber en una lnea.

LIBRO DE VENTAS POR ANLISIS ( FACTURAS) Este listado permite emitir un Libro de Ventas para un anlisis determinado. Por ejemplo, si Ud. ha definido anlisis de cuentas correspondientes a centros de costo, este listado le permite obtener el Libro de Ventas correspondiente a un centro de costo particular.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

20

Manual Sistema de Ventas

El Libro de Ventas Simplificado corresponde a un formato del Libro de Ventas en que no se separa el encabezado de la factura de sus lneas de detalle y, por lo tanto, usa menos papel. Nota: Se han omitido los campos Sucursal del cliente, Serie del Documento y los anlisis de las cuentas del Libro de Ventas Simplificado para que toda la informacin pueda caber en una lnea.

LIBRO DE VENTAS (BOLETAS) Este listado corresponde al Libro de Ventas con boletas. El Libro con acumulacin no emite un detalle de la informacin, sino slo subtotales por fecha y totales.

LIBRO DE VENTAS POR ANLISIS ( BOLETAS) Este Libro es anlogo al Libro de Ventas por Anlisis con Facturas.

ASIENTO CONTABLE Aqu se emite el Asiento Contable correspondiente a la informacin ingresada en el mes de proceso segn se haya especificado en el panel Cambio de Mes en Proceso. Si no est conectado al Sistema de Contabilidad, se incluirn en el TODAS las Ventas ingresadas. Si se ha conectado al Sistema de Contabilidad en su equipo, se incluirn todos los movimientos que se hayan ingresado con posterioridad al ltimo traspaso efectuado a Contabilidad.

RESUMEN DE VENTAS Este Mdulo permite ver los totales de las ventas correspondientes a facturas, notas de dbito, notas de crdito y boletas.

VER TOTAL I.V.A. DE VENTAS Este mdulo permite ver el IVA total de los documentos de venta ingresados hasta el momento sin necesidad de imprimir el Libro de Ventas. Si se emite este informe con su detalle, el I.V.A. aparecer detallado por Facturas, Notas de Dbito y Notas de Crdito.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

21

Manual Sistema de Ventas

VERIFICAR CORRELATIVIDAD Este mdulo verifica que no falten Facturas, Notas de dbito y Notas de crdito entre los rangos dados.

FOLIAR HOJAS Este panel permite imprimir hojas con los datos de la empresa para ser foliadas en el Servicio de Impuestos Internos.

PROCESOS

DES-MARCAR DOCUMENTOS TRASPASADOS Este mdulo desmarca los documentos Traspasados al Sistema de Contabilidad y/o el Sistema de Documentos, para que puedan ser traspasados nuevamente. Slo sern desmarcados los documentos del Periodo en Proceso. Solamente se puede ingresar a este panel si se ha definido que el Sistema est conectado al Sistema de Contabilidad y/o Documentos en los Parmetros del Sistema.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

22

Manual Sistema de Ventas

TRASPASAR DOCUMENTOS DE VENTAS A CONTABILIDAD Este mdulo traspasa al Sistema de Contabilidad toda la informacin ingresada al Sistema de Ventas con Facturas y Boletas con posterioridad al ltimo traspaso efectuado al Sistema de Contabilidad. El traspaso ser Detallado o Centralizado, de acuerdo a lo especificado en los Parmetros del Sistema de Ventas. Solamente podr ingresar a este panel si el Sistema de Ventas est conectado al Sistema de Contabilidad y se ha definido que el traspaso ser por lotes en los Parmetros del Sistema.

TRASPASAR DOCUMENTOS DE VENTAS AL SISTEMA DE DOCUMENTOS Este mdulo Traspasa al Sistema de Documentos toda la informacin de Ventas con Facturas ingresadas hasta el momento. Solamente podr ingresar a este panel si el Sistema de Ventas est conectado al Sistema de Documentos y se ha definido que el traspaso ser por lotes en los Parmetros del Sistema.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

23

Manual Sistema de Ventas

BORRAR VENTAS DEL MES EN PROCESO Este mdulo borra toda la informacin del Mes en Proceso de las Facturas, Notas de Dbito, Notas de Crdito y Boletas ingresadas hasta el momento en el Sistema de Ventas. Dada la naturaleza destructiva de este proceso se recomienda sacar respaldos antes de proceder. Adems, no debe haber otros usuarios utilizando este sistema.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

24

Manual Sistema de Ventas

COPIAR DATOS DE LA VERSIN 2.3 Este proceso permite copiar los datos del Sistema de Ventas de LARRONDO Ingenieros desde la versin 2.3 (DOS) a fin de evitar tener que re-digitarla y facilitar el cambio de sistema.

GENERAR ARCHIVO DE VENTAS PARA SII

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

25

Manual Sistema de Ventas

Esta opcin genera un archivo TXT con indicaciones exigidas por parte del SII, del Libro de Ventas de cada periodo.

TRASPASAR VENTAS AL FORMULARIO 29 Esta opcin traspasa el Iva de las ventas y aquellos impuestos que se declararon como especficos en los Parmetros. Del periodo en Proceso.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

26

Manual Sistema de Ventas

IMPORTAR LIBRO DE VENTAS

Para la importacin del Libro de Ventas con facturas se realiza desde un archivo de texto con extensin .CSV (delimitado por comas). La manera ms directa de generar este archivo es desde Excel, aunque tambin se puede con un procesador de texto. Una vez generado el archivo .CSV, se provee su nombre al sistema y se procede a la importacin.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

27

Manual Sistema de Ventas

LLENAR CAMPO CLASIFICASION SII

Esta opcin llena el campo de clasificacin del SII con valores por defecto, en caso que el campo se haya agregado mediante reestructuracin y no contenga valores.

UTILITARIOS DEL SISTEMA

Los utilitarios del Sistema, proveen de opciones de ayuda para diversos procesos, a nivel de operacin de su Sistema. Entre las alternativas tiene: Men de Empresas Reindexar Archivos Respaldar o Restaurar Archivos Seleccionar Impresora Matriz de Punto Nivel de Seguridad Cambiar Clave de Acceso

Men de Empresas Esta opcin permite crear y / o modificar datos de sus empresas, crear nuevas empresas(ver inicio del manual) y cambiarse de una a otra.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

28

Manual Sistema de Ventas

Reindexar Archivos

Reindexar un archivo consiste en crear nuevas tablas de orden o en repararlo cuando ha sido daado. Estas situaciones suceden cuando ha habido una falla en el equipo o por mala utilizacin del Sistema y se hacen evidentes cuando la informacin deja de ser consistente o bien el Sistema arroja errores al tratar de accesar los datos.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

29

Manual Sistema de Ventas

Respaldar / Restaurar Archivos

Este programa permite respaldar o restaurar desde un respaldo anterior los archivos de datos del Sistema en uso. Solamente se respaldan o restauran los archivos de la Empresa actualmente en proceso.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

30

Manual Sistema de Ventas

Seleccionar Impresora

Utilice este programa para indicar al sistema qu impresora de matriz de punto se utilizar para imprimir en formularios pre-impresos que no pueden ser llenados por impresoras lser o de inyeccin de tinta. Para este caso se utiliza como puerto de salida LPT1: Puerto Paralelo1y como nombre de impresora la IBM Para las impresiones en impresoras laser o inyeccin de tinta se selecciona como puerto de salida una de las tres primeras opciones WINLST: puerto dataflex para Windows LST puerto dataflex PRN puerto por defecto.

Niveles de Seguridad

Ingrese en este panel a los usuarios del Sistema, llenando los campos tal como se indica. La parte inferior del panel hace referencia a funciones propias del Men de Empresas. Se puede configurar a los usuarios de manera que puedan cambiar la empresa que estn procesando, pero evitando que sean capaces de llevar a cabo funciones sensibles tales como crear archivos de empresas, borrar archivos de empresas, borrar empresas o listarlas. Tambin se puede evitar (o autorizar) que tengan acceso a los paneles auxiliares de empresas (Actividades Econmicas y Regiones y Comunas).

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

31

Manual Sistema de Ventas

Cambiar Clave de Acceso

Solamente puede cambiar la clave por usuario a travs del botn provisto para este efecto en la parte inferior de la tabla. Se le pedir que confirme la nueva clave y si la confirmacin no coincide, no se llevar a cabo el cambio de clave.

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

32

Manual Sistema de Ventas

PAUTA

1- Crear empresa(utilitarios men de empresas) con los datos correspondientes y ao de proceso(gravar) 2- Crear los archivos 3- Activar para proceso sistema de ventas 4- Parametrisar el sistema parmetros Parmetros de cuentas Parmetros tipos de documentos Parmetros de situaciones de documentos 5- Ingresar cuentas si no est conectado al sistema de contabilidad, si esta conectado el sistema asume automticamente la informacin ingresada en el plan de cuentas 6- Ingresar clientes y proveedores De esta manera podr ingresar a la pantalla de ingreso de facturas o boletas y cargarla con su informacin (panel ingreso de facturas /boletas).

LARRONDO Ingenieros en Software Ltda

33