Control de Inventarios de Productos

UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Econmicas Licenciatura en Contadura Pblica y Auditora Programa de Actualizacin y Cierre Acadmico -ACA-
Implementacin de un sistema integrado de control de inventarios de materias primas y productos terminados en la compaa, Esponjas Panamericanas, Sociedad Annima
Prctica Empresarial Dirigida PED
Carlos Efran Subuyuc Patzn
Guatemala, Julio 2011
Implementacin de un sistema integrado de control de inventarios de materias primas y productos terminados en la compaa, Esponjas Panamericanas, Sociedad Annima
Practica Empresarial Dirigida PED
Carlos Efran Subuyuc Patzn
Lic. David Arnaldo Valenzuela, Asesor Licda. Rossana Pinillos Brocke, Revisora
Guatemala, julio de 2011
Autoridades de la Universidad Panamericana
M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus Rector
M.Sc. Alba Rodrguez de Gonzlez Vicerrectora Acadmica Secretaria General
M.A. Csar Augusto Custodio Cbar Vicerrector Administrativo
Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas
M.A. Csar Augusto Custodio Cbar Decano
Lic. Roberto Oviedo Coordinador
Tribunal que practic el examen general de la Prctica Empresarial Dirigida PED
M.Sc. Jos Miguel Paredes Rangel Examinador
Licda. Lucrecia Cardoza Bermdez Examinador
Lic. Juan Carlos Villalta Daniel Examinador
Lic. David Arnaldo Valenzuela Asesor
Licda. Rossana Pinillos Brocke Revisora
Agradecimientos
A Dios Por darme la oportunidad de alcanzar uno de mis mayores anhelos y de cuidar de m toda la vida. A mis Padres Efran Subuyuc y Francisca de Subuyuc, por haber sido los pilares fundamentales de mi vida, que Dios los tenga en su gloria. A mis Hermanos Nelson, Yeny, Jorge, Byron y Angel. Por el apoyo incondicional que me han brindado toda la vida A mi Esposa e Hijo Sonia Judith y Jos Carlos, Fuente de inspiracin para seguir superndome. A mis Cuadas y cuado Lubia, Luci, Maco por el apoyo brindado. A mis Sobrinos Por su cario que siempre me han expresado A mis compaeros y amigos Por haber compartido sus conocimientos y haberme permitido ser parte de su vida en especial a Marvin Mena y Claudia Moreno A mis centros de estudios Por darme la oportunidad de triunfar en cada etapa de mi formacin. A mis catedrticos Por haber compartido sus conocimientos y brindarme su amistad.
NDICE Pgina Resumen Introduccin Captulo 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 Antecedentes Planteamiento del problema Pregunta de la investigacin Justificacin Objetivos Alcances y lmites Marco terico Marco contextual 11 12 12 13 17 3 11 1 2
Captulo 2 Metodologa 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Metodologa aplicada en la prctica Tipos de investigacin Sujetos de la investigacin Instrumentos Diseo de la investigacin Aporte esperado 25 25 25 26 28 28
Captulo 3 Presentacin y anlisis de resultados 3.1 3.2 3.3 Anlisis FODA Evaluacin del control interno de inventarios Anlisis Financiero 29 30 33
3.4 3.5 3.6
Anlisis de variaciones Indicadores financieros Flujograma actual de control de inventarios
34 36 40
Captulo 4 4.1 4.2 Propuesta de solucin Viabilidad 43 62 63 64 65 66 67
Cronograma Conclusiones Recomendaciones Bibliografa Anexos
NDICE DE FIGURAS Pgina 1. Organigrama General 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Organigrama del departamento de produccin Flujograma actual de inventario Flujograma sugerido para el control de inventarios Pantalla principal del sistema integrado de control de inventarios Pantalla de proveedores Pantalla de los productos Pantalla de movimientos al inventario Pantalla de existencias 6 8 40 47 48 49 53 56 59 60
10. Pantalla de pedidos
NDICE DE CUADROS 1. Departamentalizacin de la empresa 2. Tamaos y medidas de los productos 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Capacidad de produccin Cuestionario de la estructura del control de inventarios Cuestionario sobre las capacitaciones Cuestionario de recepciones de documentos Cuestionario de la existencia de sistemas electrnicos Estado de situacin Financiera Anlisis de Razn Financiera solvencia 9 10 10 31 31 32 33 34 36 37 38 39
10. Anlisis de Razn Financiera liquidez 11. Anlisis de Razn Financiera rotacin de inventario 12. Anlisis de Razn Financiera antigedad de inventario
NDICE DE ANEXOS
1. Cuestionarios realizados 2. Entrevistas 3. Conocimiento general de la empresa 4. Tarjetas de inventario 5. Reporte de produccin 6. Boleta de requisicin de materiales 7. Boleta de devolucin de materiales 8. Matriz FODA
68 70 73 73 74 75 76 77
RESUMEN
El presente proyecto de investigacin, como parte del desarrollo de la Practica Empresarial Dirigida PED, consiste en un anlisis de las deficiencias que influyen en la situacin actual, y una propuesta de solucin, para la compaa Esponjas Panamericanas, Sociedad Annima, en el manejo de inventarios de materias primas y productos terminados. El estudio se hizo con el fin de detectar las deficiencias de que adolece. Para llevarlo a cabo fue necesario evaluar los procesos, procedimientos y recursos con los que cuenta la compaa, dentro de los que figuran los econmicos, financieros y administrativos. El anlisis permiti obtener conclusiones que sirvieron de base para proponer nuevos y mejores lineamientos y procedimientos que sern de beneficio para la ejecucin de determinados procesos.
El proyecto se centra en la evaluacin de la estructura de control interno y manejo de inventarios de la compaa, que se dedica a la fabricacin de camas. La evaluacin realizada es de carcter cualitativo y cuantitativo y permite identificar las reas con mayores deficiencias y, con mayor precisin, las de mayor riesgo. A partir de la evaluacin se propone la implementacin de un sistema integrado de control de inventarios.
El sistema integrado de control de inventarios de materias primas y productos terminados se adecua a las necesidades de la compaa, dndole a esta un factor de confianza en los controles internos que debe poseer.
El informe final es producto de una investigacin metdica y analtica, el cual se espera sea revisado, evaluado e implementado por la compaa, una vez considerados los beneficios, tanto internos como externos, que obtendr.
INTRODUCCIN
El presente informe es producto de la Prctica Empresarial Dirigida, requisito previo a la obtencin del ttulo de Licenciatura en Contadura Pblica y Auditora. El objetivo es hacer una aportacin al campo de la auditora, esencialmente en el campo de las empresas productoras de camas. Se encuentra desarrollado en cinco captulos:
En el captulo 1 se desarrollan los antecedentes y los aspectos internos que interactan con el quehacer de la compaa, las actividades que son desarrolladas por la misma, as como su visin, misin, organizacin y objetivos, los cuales servirn para enfocar la evaluacin realizada. Adems se incluye una resea histrica de la evolucin de la compaa.
As mismo, en el captulo 2, Marco contextual, se contemplan los factores y requisitos legales que la compaa est obligada a cumplir por ser una sociedad constituida dentro del territorio nacional.
En el captulo 3, se describe la metodologa utilizada con el objeto de determinar y complementar la informacin que se consider necesaria para el anlisis del tema de investigacin.
El captulo 4 contiene la presentacin y el anlisis econmico-financiero de los resultados obtenidos en la investigacin, lo cual sirvi de base para la toma de decisiones en la orientacin del proyecto de investigacin.
Finalmente, el Captulo 5 presenta la propuesta de implementacin de un sistema integrado del control de inventario de materia prima y productos terminados en el departamento de bodega de la compaa objeto de investigacin.
Captulo 1 Antecedentes
1.1
Antecedentes
Para efectos de resguardar la confidencialidad en la identificacin real de la compaa objeto de estudio, de ac en adelante se denominar Esponjas Panamericanas, S.A. Fue fundada en el ao de 1970, en la 14 avenida y 3 calle de la zona 2, como fabricante de esponjas, era una de las compaas pioneras en la fabricacin de esta materia prima. En el ao 1973, como respuesta a las necesidades del mercado, se decidi fabricar colchones de esponja, cambio de esta forma los tradicionales colchones de paja y algodn.
En 1978, a pesar del xito obtenido por lo colchones de esponja, se decide brindar a la clientela algo ms cmodo, resistente y duradero, as se fabrica el set de colchn enguatado de resortes. En 1979, por la demanda obtenida, se traslada a instalaciones ms amplias, ubicadas en la 45 calle de la avenida Petapa, donde distribuye sus productos a tiendas y almacenes de prestigio, dentro y fuera de la ciudad capital.
En 1990 se traslada su planta de produccin a instalaciones propias ubicadas en el kilmetro 24.5 de la carretera Interamericana en el rea de San Lucas Sacatepquez, donde actualmente se encuentra, y traslada sus oficinas administrativas y de logstica a Calle Mart 3-39 zona 6, Ciudad de Guatemala.
La estructura organizacional se desplaza en forma vertical descendente y cuenta con cuatro unidades administrativas: Administracin, Ventas, Produccin y Control de Calidad. Esto facilita la supervisin en cada departamento, ya que cada gerente se encarga de administrar y supervisar los recursos administrativos, de produccin y personal a su cargo.
La planta de produccin est conformada por los siguientes departamentos: gerencia de produccin, departamento de espumado, enguatado, montaje, camastrones, terminacin y cierre, control de calidad, departamento de mantenimiento, bodega de materias primas y por ltimo bodega de producto terminado. La compaa cuenta con un total de 76 operarios y 17 personas que conforman el departamento administrativo, ambas reas suman 93 personas, (vase cuadro No.1).
Debido a la demanda del producto, la compaa ha adquirido maquinaria de punta para poder suplir y proveer el mercado de camas a nivel nacional e internacional. Dentro de sus objetivos est el resguardo del recurso humano, es por ello que invierte en seguridad industrial y medidas precautorias para evitar accidentes de sus colaboradores, lo cual puede repercutir en suspensiones o multas por parte de sus clientes.
1.1.1 Productos y servicios de la compaa

Esponjas Panamericanas, S.A. Es una empresa que confa en el desarrollo de su gente y busca el logro de sus objetivos en un ambiente de respeto y motivacin. Fabrica camas de las medidas estndar, las cuales se comercializan en el mercado guatemalteco y salvadoreo.
En la compaa se busca la satisfaccin de los clientes, comprometindose a cumplir con calidad en la produccin, el tiempo de entrega y la cantidad solicitada. Por esa razn selecciona, personal con creatividad e iniciativa que pueda amoldarse a las polticas del departamento en el que laborar. Debido a los grandes retos y a que la competencia cada da es mayor, se necesita personal comprometido con la compaa que forme parte de un equipo de trabajo y que haga suyos los retos de la misma, ya que el xito es constituido por todos.
1.1.2 Misin y Visin
Misin
Mejorar la calidad de vida de nuestros clientes a travs de camas de calidad que brinden durabilidad y confort a un excelente precio, garantiza la satisfaccin de los clientes mediante la eficiencia en los procesos que conforma la produccin, con entregas a tiempo, calidad y precios justos, a travs de sistemas integrados, fomenta la cultura de mejora continua y logra la
rentabilidad que cumpla con las expectativas de la compaa.
Visin
Ser en Centroamrica el proveedor lder que brinde la mejor opcin de camas por su alta calidad y durabilidad, a travs de la innovacin de sus productos y administra eficientemente los
recursos, con un equipo comprometido para ello, incursiona en el mercado mexicano fronterizo con Guatemala.
1.1.3 Objetivos de la compaa

Dentro de los objetivos primordiales de la compaa se enmarcan los siguientes:
Integrar los sistemas de informacin necesarios para la toma de decisiones oportunas Atraer y mantener personal talentoso que contribuya al crecimiento, innovacin y mejora continua de la compaa Identificar las nuevas oportunidades de mercado, que permitan un crecimiento en ventas Implementar los ms altos estndares de control ambiental nacionales e internacionales, para lograr la menor huella ambiental posible
Objetivos Calidad
Dentro lo los objetivos de calidad, para los productos se tienen los siguientes: Una actitud responsable para el logro de la satisfaccin del cliente Eficiencia en los procesos de produccin Bsqueda de calidad de materias primas para la fabricacin de los productos
1.1.4 Polticas de la compaa

Dentro de las polticas de la compaa se encuentran: Mantener una actitud responsable de servicio al cliente Calidad, cantidad y tiempos de entrega de productos que correspondan a las necesidades del cliente Obtener un ambiente de respeto, desarrollo humano y alto grado de compromiso en lo que hacemos Mantener la eficiencia en los procesos productivos Facilitar las ventas al crdito y a plazos
1.1.5 Organigrama general

Esponjas Panamericanas, S.A. cuenta con una estructura organizacional adecuada al giro de su negocio. Las caractersticas organizativas de la compaa responden a las de una estructura funcional sencilla, la cual como se puede observar en el figura No.1, est formada por una junta directiva; un gerente general, que reporta directamente a la junta directiva y a quien le reportan el gerente financiero, el gerente de ventas y el gerente de produccin.
Las gerencias mencionadas se constituyen en los entes que dirigen al personal a su cargo, para que se logren los objetivos, se aprovechen los recursos y se mantenga un ambiente de trabajo agradable y funcional, de acuerdo con las polticas generales de la empresa.
Figura No. 1 Organigrama General Esponjas Panamericanas, S.A.
Junta Directiva
Gerente General
Gerente Administrativo y financiero
Gerente de ventas y Mercadeo
Gerente de Produccin
Control de Calidad
Fuente: Proporcionado por Esponjas Panamericanas, S.A. Nota: en la parte sombreada se encierra la gerencia que contiene el enfoque de estudio sobre el tema investigado Sistema Integrado de Control de inventarios de materia prima y productos terminados
1.1.6 Organigrama del departamento de produccin

Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerrquico que especifique la funcin que cada uno debe ejecutar en la compaa. Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y
responsabilidad, as como tambin, los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas partes de un componente organizacional.
En la figura No. 2 se observa el organigrama del departamento de produccin, en el cual se remarca el rea objeto de estudio de la presente investigacin.
Figura No. 2 Organigrama del departamento de produccin Esponjas Panamericanas, S.A.
Gerente de Produccin
Bodega de Materias Primas y productos terminados
Supervisor General
Supervisor de rea de Espumado
Supervisor de rea de Enguate
Supervisor de rea de Montaje
Supervisor de rea de Camastrones
Supervisor de rea de Terminacin y Cierre
Fuente: Investigacin propia en Esponjas Panamericanas S.A.
El departamento de produccin de la compaa es el encargado del suministro y coordinacin de la mano de obra, maquinaria y la materia prima requerida. Su responsabilidad principal es el cumplimiento de las especificaciones necesarias del producto, que han sido pactadas con el cliente. El encargado del funcionamiento general del departamento es el gerente de produccin.
1.1.7 Departamentalizacin de la compaa

Las gerencias que conforman la compaa se dividen en 17 departamentos, repartidos y distribuidos como se muestra en el cuadro No. 1. En este cuadro tambin se muestra el porcentaje de la participacin de cada departamento sobre el total de los colaboradores de la siguiente forma:
Cuadro No. 1 Departamentalizacin de la compaa Esponjas Panamericanas, S.A.
Departamentos 1 Espumado 2 Montaje 3 Camastrones 4 Enguatado y costura 5 Preparacin y cierre 6 Bodega madera el rancho 7 Mantenimiento general 8 Administracin planta 9 Ventas y mercadeo 10 Sala de ventas #1 11 Sala de ventas #2 12 Sala de ventas #3 13 Control de calidad 14 Bodega producto terminado planta 15 Bodega producto terminado oficina 16 Despachos y transporte 17 Administracin oficinas Totales
Gerencia Produccin Produccin Produccin Produccin Produccin Produccin Produccin Administrativa Ventas Ventas Ventas Ventas Control de calidad Produccin Produccin Administrativa Administrativa
Cantidad de personas 4 7 6 6 12 8 5 7 10 1 2 1 2 2 2 8 10 93
Porcentaje por departamento 4% 8% 6% 6% 13% 9% 5% 8% 11% 1% 2% 1% 2% 2% 2% 9% 11% 100%
1.1.8 Tamaos y medidas de los productos terminados

En la compaa se producen y comercializan cinco tamaos de camas, en las medidas que se presentan en el cuadro No. 2. Cuadro No. 2 Tamaos y medidas de los productos terminados Esponjas Panamericanas, S.A.
Medidas en Tamao 1 Imperial 2 Semimatrimonial 3 Matrimonial 4 Queen Size 5 King Size metros 1.00 x 1.20 x 1.40 x 1.52 x 1.97 x 1.90 1.90 1.90 2.00 2.00
Medidas en pulgadas 39 x 75 47 x 75 55 x 75 60 x 79 77 1/2 x 79
1.1.9 Capacidad de Produccin

La variedad de productos que fabrica la compaa se clasificadas en tres grupos, se muestra en el cuadro No. 3 la capacidad de produccin por cada grupo.
Cuadro No. 3 Capacidad de produccin Esponjas Panamericanas, S.A.
Descripcin 1 Set 2 Colchones 3 Bases

Cantidad 40,000.00 17,000.00 5,000.00
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1.2
Planteamiento del problema.
El proceso de fabricacin de los productos que comercializa la compaa, requiere de varios procesos, por consiguiente deberan de existir suficientes controles para minimizar los riesgos inherentes al proceso productivo.
Dentro del principal riesgo que presenta la compaa, se encuentra el mal manejo de los stocks de materia prima en el rea de bodega y produccin, con lo cual no se satisfacen las necesidades al momento de su requerimiento, derivado que por no contar con una herramienta que ayude a verificar las existencias tienen excedentes o no cuentan con las materias primas necesarias para la produccin.
Por otro lado, al cotejar el inventario fsico contra su auxiliar de inventarios existen diferencias significativas a las cuales no se les da tratamiento adecuado; ni existen procedimientos establecidos para el manejo de dichas diferencias. Por lo cual es necesario implementar un sistema integrado de control de inventario que ayude a minimizar estas diferencias.
1.3
Pregunta de la Investigacin.
Cul es el mecanismo ms adecuado para subsanar las deficiencias de control interno en el ciclo de los inventarios de materias primas utilizadas en la fabricacin de productos terminados?
1.4 Justificacin
La evaluacin integral de la empresa permiti detectar deficiencias en el rea de control y manejo de inventarios. Como resultado del anlisis financiero realizado a la compaa, al periodo que termina el 31 de diciembre de 2009, se estableci que el rea de oportunidad principal para proyectar una propuesta de solucin es la administracin de la bodega de inventarios de materias primas y productos terminados.
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Lo anterior conlleva a proponer el desarrollo e implementacin de un sistema integrado de control de inventarios de materias primas e inventario de producto terminado, que sirva para disminuir las deficiencias encontradas y optimizar as los procesos del flujo de inventarios de la compaa. La NIC 2, que se refiere al manejo y valuacin de inventarios daados, obsoletos o precios de mercado diferentes a la fecha de adquisicin, y su tratamiento contable, es la mejor opcin.
1.5
Objetivos
1.5.1 Objetivo general

Proporcionar a la compaa y a los departamentos involucrados, las herramientas necesarias de verificacin y registro, para un adecuado control de inventario de materias primas y productos terminados, por medio de procedimientos automatizados.
1.5.2
Objetivos especficos
Analizar los factores que intervienen en los costos de produccin para disear y definir un adecuado sistema de control de ciclos de los inventarios, as como su apropiado control. Disear e implementar un sistema integrado de control de inventarios, que permita identificar y manejar el flujo de materias primas que sean necesarias en el proceso productivo, y de productos terminados, de acuerdo con la demanda.
1.6
Alcances y lmites
1.6.1 Alcances
Dentro de los alcances cabe mencionar que en la compaa se permiti el acceso a todas las reas de produccin. Esto facilit la observacin de los procesos productivos, para que pudieran ser
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medidos con precisin, y permitiera identificar si los insumos y materias primas se utilizan correctamente. El periodo de investigacin se realiz del mes de junio a diciembre de 2010, se tomo en cuenta la informacin financiera del 01 de enero al 31 de diciembre 2009.
1.6.2 Lmites
Dentro de las limitaciones del presente estudio se puede mencionar el tiempo que los involucrados debieron invertir para auxiliar al investigador en la realizacin del mismo. Se busc de forma conjunta el horario idneo para no obstaculizar las atribuciones diarias del personal.
Los directivos no proporcionaron informacin financiera real, sino en trminos porcentuales, como una medida de seguridad para la empresa.
1.7 Marco terico

Se presentan a continuacin un conjunto de trminos, definiciones y conceptos que orbita alrededor del tema de investigacin planteado y que servirn de base para comprender la metodologa que se utiliz a lo largo de la investigacin, los resultados obtenidos y la propuesta de mejora.
1.7.1 Control interno

El control interno es el proceso diseado y efectuado por los encargados, gobierno corporativo, la administracin y otro personal, para proporcionar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad, respecto de la confiabilidad de la informacin financiera, efectividad y eficiencia de las operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables. El control interno se disea e implementa para atender a riesgos del negocio identificados, que amenazan el logro de cualquiera de estos objetivos. (Norma Internacional de Auditora 315, 2009: prrafo 41)
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1.7.2 Inventarios
Los inventarios son activos y pueden establecerse de la siguiente manera: a) b) c) posedos para ser vendidos en el curso normal de la operacin. en proceso de produccin con vistas a esa venta; o en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de produccin o en la prestacin de servicios.
1.7.3 Costo de los inventarios

Una entidad incluir en el costo de los inventarios todos los costos de compra, costos de transformacin y otros costos incurridos para darles su condicin y ubicacin actuales. (Normas Internacionales de Informacin Financiera para las Pequeas y Medianas Empresas, 2009: Pagina 82)
1.7.4 Medicin de los inventarios

Una entidad medir los inventarios al importe menor entre el costo y el precio de venta estimado menos los costos de terminacin y venta.
1.7.5 Costos de adquisicin de los inventarios

Los costos de adquisicin de los inventarios comprendern el precio de compra; los aranceles de importacin y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales); el transporte, la manipulacin y otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de las mercaderas, materiales o servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirn para determinar el costo de adquisicin.
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Una entidad puede adquirir inventarios con pago aplazado. En algunos casos, el acuerdo contiene de hecho un elemento de financiacin implcito, por ejemplo, una diferencia entre el precio de compra para condiciones normales de crdito y el importe de pago aplazado. En estos casos, la diferencia se reconocer como gasto por intereses a lo largo del periodo de financiacin y no se aadir al costo de los inventarios. (NIIF para las PYMES julio 2009:
pagina 82).
1.7.6 Sistema
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados, que interactan entre en s, para llegar a un mismo objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y como resultado proveen (salida) informacin, energa o materia. Los sistemas tienen lmites o fronteras, que los diferencian del ambiente, ese lmite puede ser fsico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algn intercambio entre el sistema y el ambiente a travs de ese lmite, el sistema es abierto, de lo contrario el sistema es cerrado. El ambiente es el medio externo que envuelve fsica o conceptualmente a un sistema, el ambiente tambin puede ser una amenaza para el sistema. Caractersticas de los Sistemas Un conjunto de elementos Dinmicamente relacionados Forman una actividad Alcanzan un objetivo Operan sobre datos/energa/materia Proveen informacin/energa/materia
1.7.7 Tipos de sistemas

En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:
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Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
1.7.8 Sistema de control interno

Ya enterados de lo que es control interno, y si por sistema entendemos que es la coordinacin de varias partes reunidas para conseguir cierto resultado o formar un conjunto, nada ms prctico que definir lo que es un sistema de control interno.
Conjunto de principios, estrategias, polticas, normas, reglamentos, procedimientos, mtodos programa es documentos, personas puestos de trabajo y departamentos que coordinados entre s procuran alcanzar los objetivos previstos para la gerencia y alcanzarlos logran su eficiencia.
1.7.11 Estado de Situacin Financiera

El estado de situacin financiera, tambin llamado balance general, es el medio que la contabilidad ha utilizado para mostrar el efecto acumulado de las operaciones que se han efectuado en el pasado. Nos muestra, a una fecha determinada, cules son los activos con los que cuenta la empresa para las futuras operaciones, as como los derechos que existen sobre los mismos y que aparecen bajo el nombre de pasivos y capital contable.
El objetivo de los Estados Financieros de una empresa es proveer informacin acerca de la posicin financiera, operacin y cambios en la misma, til para una gran variedad de usuarios en la toma de decisiones de ndole econmica.
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1.7.12 Activo
Representaciones financieras de recursos econmicos (efectivo y beneficios econmicos futuros) cuyo usufructo pertenece legal o equitativamente a una determinada empresa como resultado de una operacin o acontecimiento anterior.
1.7.13 Pasivo
Representaciones financieras de las obligaciones contradas por una determinada empresa que se ha comprometido a transferir recursos econmicos a otras entidades en el futuro, como resultado de una operacin o acontecimiento anterior que afecta a la empresa.
1.7.14 Capital Social

El inters residual en el activo de una empresa, que queda despus de deducir el pasivo, es la participacin de los propietarios, que asumen los riesgos y las incertidumbres de las actividades de obtencin de beneficios y de financiamiento de la empresa y soportan los efectos de otros eventos y circunstancias, lo que puede afectar a la empresa, al momento que el capital social acumula utilidades o prdidas, recibe el nombre de capital contable.
1.8
Marco Contextual
1.8.1 Marco jurdico y legal

Esponjas Panamericanas, S.A. es una compaa de capital nacional y extranjero que se regula de conformidad a lo que establecen las leyes vigentes en la Repblica de Guatemala. La empresa es una compaa mercantil por lo cual est sujeta a cumplir con las disposiciones legales contenidas en las siguientes leyes: Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.
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Ley del Impuesto sobre la Renta. Decreto 26-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Decreto 27-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Ley del Impuesto de Timbres Fiscales. Decreto 37-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Ley de Productos Financieros. Decreto 26-95 del Congreso de la Repblica de Guatemala Impuesto nico Sobre Inmuebles. Decreto 15-98 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Cdigo de Trabajo. Decreto 1441 del Congreso de la Repblica de Guatemala Cdigo de Comercio. Decreto 2-70 del congreso de la Repblica de Guatemala. Ley del Impuesto de Solidaridad. Decreto 73-2008 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Ley del Impuesto de Solidaridad Decreto 73-2008 del Congreso de la Repblica de Guatemala.
De acuerdo con la poltica actual de la compaa, los mtodos de contabilizacin se aplican con base al Cdigo de Comercio vigente en Guatemala. La compaa est registrada ante la Administracin Tributaria, para pagar el Impuesto Sobre la Renta, con base en el rgimen optativo del 31%, el Impuesto de Solidaridad y el Impuesto al Valor Agregado vigente, como contribuyente normal.
1.8.2 Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala
La Constitucin Poltica de la Repblica en su artculo 34, reconoce el derecho de libre asociacin, as mismo en el artculo 43, es reconocida la libertad de industria, comercio y trabajo.
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El artculo 103, indica lo siguiente tutelaridad de las leyes de trabajo; las leyes que regulan las relaciones entre empleadores y el trabajo son conciliatorias, tutelares para los trabajadores y atendern a todos los factores econmicos y sociales pertinentes.
Esponjas Panamericanas, S.A. se encuentra bajo la figura de Sociedad Annima, como lo indica el Cdigo de Comercio en el artculo 86, es la que tiene el capital dividido y representado por acciones, es decir que su organizacin se encuentra regida bajo los estatutos establecidos por la junta de accionistas, quienes delegan la responsabilidad y control de la misma en el representante legal.
1.8.3
Impuesto Sobre la Renta. Decreto 26-92 del Congreso de la Repblica de
Guatemala
Se adopt el rgimen general indicado en el artculo 72 de esta ley, realiza pagos del Impuesto Sobre la Renta (ISR) sobre la base de una renta imponible determinada, con cierres parciales trimestrales de acuerdo con los estados financieros que se elaboran. De la misma manera, presenta ante la institucin fiscalizadora la declaracin anual del Impuesto Sobre la Renta correspondiente al perodo fiscal comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de cada ao. Se considera importante detallar algunos artculos vigentes que tienen mucha importancia para todas las personas individuales y jurdicas que obtengan rentas en el pas y que estn obligadas al pago del impuesto, as:
Artculo 1. En ste se establece como gravado al impuesto sobre la renta, toda renta que obtenga toda persona individual y jurdica, como tambin cualquier ente, patrimonio o bien que la ley especifica.
Artculo 3. Determina a las personas individuales y jurdicas que son contribuyentes al Impuesto sobre la renta.
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El Artculo 38. Regula lo correspondiente a la determinacin de la Renta Neta, la compaa deber determinar su renta imponible, deduciendo de su renta bruta, solo los costos y gastos necesarios para producir conservar la fuente productora de las rentas gravadas, sumando los costos y gastos no deducibles y restando sus rentas exentas, adems presenta un amplio detalle de los costos y gastos necesarios para producir o conservar la fuente productora de rentas gravadas.
El inciso del artculo 38, indica lo siguiente: Las prdidas por extravo, rotura, dao, evaporacin, descomposicin o destruccin de los bienes, debidamente comprobadas, y las producidas por delitos cometidos en perjuicio del contribuyente; por la parte de cualquiera de tales prdidas no cubiertas por seguros o indemnizaciones, y siempre que no se hayan tomado como gasto deducible por medio de ajustes en los inventarios.
En el caso de delitos, se requiere, para aceptar la deducibilidad del gasto, que el contribuyente haya denunciado el hecho ante autoridad judicial competente.
El Artculo 39. Presenta un detalle de los costos y gastos no deducibles. Articulo 72. Rgimen optativo de pago del impuesto. Las personas jurdicas y las individuales, domiciliadas en Guatemala, as como los otros patrimonios afectos y entes a que se refiere el segundo prrafo del artculo 3 de esta ley, que desarrollan actividades mercantiles, con inclusin de las agropecuarias, y las personas individuales o jurdicas enumeradas en el artculo 44 A, podrn optar por pagar el impuesto aplicando a la renta imponible determinada conforme a los artculos 38 y 39 de esta ley, y a las ganancias de capital, el tipo impositivo del treinta y uno por ciento (31%). En este rgimen, el impuesto se determinar y pagar por trimestres vencidos, sin perjuicio de la liquidacin definitiva del perodo anual.
Est sujeta al rgimen de asalariados, efecta retenciones del ISR a los empleados cuyos sueldos estn afectos, de acuerdo con el artculo 67 de esta ley. Como una referencia y para mejor comprensin de la aplicacin de este cuerpo legal,
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1.8.4 Impuesto al Valor Agregado. Decreto 27-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala
La compaa se encuentra inscrita bajo el rgimen general del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y efecta determinaciones mensuales, del total del dbito fiscal se deduce el crdito fiscal resultante y la diferencia es el valor del impuesto para cancelar por medios electrnicos, acumular el crdito fiscal para el siguiente periodo.
Por autorizacin de la Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT) acta como agente retenedor del IVA; adems las compaas proveedoras le efectan retenciones segn lo indicado en las disposiciones legales para el fortalecimiento de la Administracin Tributaria Decreto del Congreso de la Repblica No. 20-2006.
El articulo 3 numeral 7 indica lo siguiente: La destruccin, prdida o cualquier hecho que implique faltante de inventario, salvo cuando se trate de bienes perecederos, casos fortuitos, de fuerza mayor o delitos contra el patrimonio. Cuando se trate de casos fortuitos o de fuerza mayor, debe hacerse constar lo ocurrido en acta notarial. Si se trata de casos de delitos contra el patrimonio, se deber comprobar mediante certificacin de la denuncia presentada ante las autoridades policiales y que hayan sido ratificadas en el juzgado correspondiente. En cualquier caso, debern registrarse estos hechos en la contabilidad fidedigna en forma cronolgica.
Con relacin a la fecha de pago del impuesto cuando existen faltantes de inventario el Artculo 4, numeral 6, establece: En los faltantes de inventarios a que se refiere el numeral 7 del Artculo 3, en el momento de descubrir el faltante. As mismo, el reglamento del Impuesto al Valor Agregado en el Artculo 4, establece: Para que no se genere el impuesto en la destruccin, prdida o cualquier hecho que implique faltante de inventario de bienes, por causas derivadas de casos fortuitos, de fuerza mayor, de delitos contra el
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patrimonio o por cualquiera de las otras causas a que se refiere el artculo 3, numeral 7, de la Ley, el contribuyente deber documentar lo sucedido, as: 1. En los casos fortuitos o de fuerza mayor, deber hacerse constar lo ocurrido en acta notarial. 2. En los casos de delitos contra el patrimonio, adjuntar: a) Certificacin de las denuncias por robos o accidentes de cualquier naturaleza, presentadas ante la autoridad competente conforme a la ley penal aplicable. y, b) Informes fehacientes de las liquidaciones de seguros, cuando los bienes de que se trate estn asegurados. En todos los casos, ser condicin indispensable que las cantidades y los valores que se deriven de los hechos, se encuentren registrados en la contabilidad y en las fechas en que se produjo el faltante, prdida, robo u otra circunstancia prevista en la Ley, de los bienes de que se trate.
1.8.5 R
Ley del Impuesto de Timbres Fiscales. Decreto 37-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala
Este es un impuesto indirecto y se aplica sobre documentos pblicos que contienen actos y contratos, que, por su carcter y contenido son sujetos por parte de la Institucin Fiscalizadora y obligados al pago de timbres fiscales a travs de estampillas, u otra forma legalmente autorizada por la Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT)
1.8.6 Impuesto Sobre Productos Financieros. Decreto 26-95 del Congreso de la Repblica de Guatemala
Se cancela el 10% mensual sobre los productos financieros que corresponden a los intereses devengados por cuentas de ahorros en las instituciones bancarias locales e intereses cobrados por prstamos concedidos.
1.8.7 R
Impuesto nico Sobre Inmuebles. Decreto 15-98 del Repblica de Guatemala

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Congreso de la
La compaa efecta cuatro pagos trimestrales durante el ao del nueve por millar sobre el valor de los inmuebles.
1.8.8
Cdigo de Trabajo. Decreto 1441 del Congreso de la Repblica de
Guatemala
Segn el artculo 102 de esta ley, la compaa se encuentra inscrita en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social y realiza pagos mensuales de las cuotas laborales y patronales al Instituto de Recreacin de los trabajadores de la compaa privada de Guatemala (IRTRA) y al Instituto Tcnico de Capacitacin y Productividad (INTECAP); el porcentaje se calcula sobre los sueldos ordinarios y extraordinarios que se cancelan a los trabajadores.
Los trabajadores cancelan el 4.83% mensual de cuota laboral y la compaa el 10.67% de cuota patronal, ms el 1% de IRTRA y 1% de INTECAP.
1.8.9 Cdigo de comercio de Guatemala. Decreto nmero 2-70 del Congreso de la Repblica de Guatemala Artculo 368. Contabilidad y registros indispensables.
Los comerciantes estn obligados a llevar su contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usa principios de contabilidad generalmente aceptados. Para ese efecto deber llevar, los siguientes libros o registros: Inventarios De primera entrada o diario Mayor o centralizador
De estados financieros
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Artculo 369. Idioma espaol y monera nacional.
Los libros y registros deben operarse en espaol y las cuentas en moneda nacional. Las sucursales y agencias de empresas cuya sede est en el extranjero, pueden llevar un duplicado en el idioma y moneda que deseen, con una columna que incluya la conversin a moneda nacional, previo aviso al registrador mercantil.
1.8.10 Ley del Impuesto de Solidaridad Decreto 73-2008 del Congreso de la Repblica de Guatemala
Son sujetos activos del impuesto todas aquellas empresas mercantiles o agropecuarias que ejerzan cualquier tipo de actividad con fines de lucro y que obtengan un margen bruto superior al cuatro por ciento de sus ingresos brutos. El impuesto grava el activo neto o los ingresos brutos que la empresa devengue, en una cuarta parte y se toma como base el que reporte mayor pago de impuesto, de porcentajes y su pago se debe de hacer efectivo trimestralmente.
Formas de Acreditamiento entre Impuesto Sobre la Renta e Impuesto de Solidaridad.

Los contribuyentes pueden optar a lo siguiente: Impuesto de Solidaridad pagado dentro del plazo acreditarlo al ISR (*). (No necesita autorizacin para cambiarlo) ISR acreditarlo al Impuesto de Solidaridad (Esta opcin puede cambiarse nicamente con autorizacin de SAT) (*) El remanente del Impuesto de Solidaridad que no pueda acreditarse durante los 3 aos calendario inmediato siguiente, ser considerado como gasto deducible del ISR en el perodo en que concluyan los 3 aos citados.
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Captulo 2 Metodologa
2.1 Metodologa aplicada en la Prctica Empresarial Dirigida -PEDLa metodologa utilizada para la presente investigacin fue de tipo documental, as como entrevistas, cuestionarios y la observacin directa. Esta metodologa tuvo como propsito servir como marco de referencia para que las acciones en las diferentes fases de ejecucin del proyecto condujeran, en una forma ordenada, al conocimiento de los procedimientos utilizados. Esto permiti proyectar un marco de solucin que se traduzca en un beneficio econmico, financiero y administrativo para la compaa.
2.1.1 Tipo de Investigacin

Para el presente proyecto se utiliz la investigacin documental y la observacin directa, tcnicas que permiten precisar los requerimientos para el uso de otros instrumentos de captacin de informacin, como entrevistas, encuestas y cuestionarios.
2.1.2 Sujetos de la investigacin

Dentro de la investigacin se entrevist a los gerentes de las reas relacionadas, pero fundamentalmente, al gerente de produccin, as como a los encargados de bodegas de materia prima y producto terminado. Fue necesario apoyarse en herramientas de recoleccin de informacin con operarios, ya que son los que mejor conocen los procesos de produccin, dentro de los cuales figuran: Gerente General Gerente Administrativo
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Gerente de Produccin Encargados de Bodega Operarios
2.1.3 Instrumentos
Dentro de los instrumentos que se utilizaron para el anlisis y desarrollo del presente proyecto, es necesario resaltar los siguientes:
a) Indicadores
Un indicador es un punto en una estadstica simple o compuesta, que refleja algn rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretacin.
Establece una relacin cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o a procesos diferentes. Por s solos no son relevantes, adquieren importancia al momento de compararlos con otros de la misma naturaleza, los indicadores utilizados especficamente en el presente informe fueron los indicadores financieros.
b) Cuestionarios
El uso de cuestionarios es un instrumento del que se vale la investigacin para obtener informacin homognea, ya que estn constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica. (Ver anexo 1)
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c) Entrevistas
La entrevista consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas con el objeto de obtener informacin, ya que es uno de los medios ms utilizados por proveer informacin completa y precisa. (Ver anexo 2)
d) Encuesta
Una encuesta es un estudio observacional en el cual el investigador no modifica el entorno ni controla el proceso que est en observacin (como s lo hace en un experimento). Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la poblacin estadstica en estudio, formada a menudo por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de conocer estados de opinin, caractersticas o hechos especficos. El investigador debe seleccionar las preguntas ms convenientes, de acuerdo con la naturaleza de la investigacin, las encuestas fueron de mucha utilidad para el presente informe las cuales fueron evaluadas en el captulo de anlisis de resultados.
e) Investigacin documental
La investigacin documental consisti en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que poda aportar elementos de juicio a la auditora. Las fuentes documentales bsicas a las que se acudieron son: Reglamentos internos Organigrama Manuales administrativos Productos Plantilla del personal
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Inventarios de insumos de materias primas Ubicacin geogrfica Situacin econmica
2.1.4 Diseo de la investigacin
El presente proyecto fue elaborado mediante procedimientos que incorporan un control sistematizado de los elementos que conforman los inventarios de materias primas y productos terminados, para garantizar un control adecuado de los mismos.
La recoleccin de informacin sirvi para detectar el nivel de riesgo en el control de materias primas y productos terminados. Por lo tanto, fue necesario un examen exhaustivo a profundidad, para determinar las deficiencias y qu tipos de controles internos sistematizados es necesarios implementar para solucionar los problemas encontrados.
2.1.5 Aporte Esperado

El presente proyecto se realizo con el fin de contribuir de la siguiente forma:
a) A la compaa
Dotarla de los instrumentos idneos para mejorar su rendimiento a travs de un sistema integrado de control de inventarios, con el afn de fortalecer las reas de mejores oportunidades y poder elevar la competitividad de la compaa. b) A la Universidad Panamericana UPANA
Poner a disposicin de la Universidad el presente proyecto para que pueda brindar orientacin a las futuras generaciones sobre el manejo de procedimientos y controles de los inventarios.
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c) Al pas
Dentro de la gama de compaas productoras de camas que existen en el pas, este proyecto ser una herramienta til donde puedan apoyarse con base en los resultados obtenidos, para maximizar sus recursos generadores de renta.
d) Al futuro profesional
El presente proyecto podr servir como una gua prctica para la elaboracin e investigacin de temas relacionados, as mismo es una herramienta que brinda una visin de las actividades de produccin que se desarrollan en una compaa, cuyo anlisis y estudio puedan dar alternativas de solucin a los diferentes problemas en los procesos de produccin.
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Captulo 3 Presentacin y anlisis de resultados
3.1 Anlisis FODA

Derivado del anlisis a las debilidades que presenta la compaa, se estableci la necesidad de implementar controles que ayuden a que el departamento de bodega de materia prima y productos terminados y disponga de los elementos necesarios para un adecuado control de los flujos de inventarios de materias primas y productos terminados. Por lo tanto, es importante la implementacin de un sistema integrado de control interno de inventarios, el cual se desarroll de una manera sistematizada y automatizada para que la compaa lo adopte.
3.2 Evaluacin del control interno de inventarios

El ambiente de control consiste en acciones, polticas y procedimientos que reflejan las actitudes globales de la administracin, directores y propietarios sobre el control e importancia de una entidad.
Establece la forma de una organizacin, se influencia en la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los otros componentes de control interno y estructura. provee disciplina y
Se logro de terminar por medio de la observacin directa que las causas principales de faltantes en la toma fsica de inventarios, es debido a que al momento que los productos terminados entran a bodega daados, no existe un procedimiento de devolucin al departamento de produccin de estos productos para que estos sean reparados.
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A continuacin se presentan los resultados de los cuestionarios realizador para la determinacin de los controles que se tienen para el manejo de los inventarios.
Cuadro No. 4 Estructura de control interno de inventarios.
Concepto S No Total
Fuente: Investigacin de campo. Septiembre 2010.
No. De Entrevistados 0 8 8
% 0% 100% 100%
Los ocho empleados entrevistados respondieron que la compaa no cuenta con una estructura de control interno de inventarios, lo cual es preocupante debido a que los inventarios son la base sobre la cual se generan de los ingresos de la compaa. Por lo anterior se debe procurar con urgencia la implementacin de un sistema de control de movimiento de materias primas y producto terminado, para conocer la situacin de demanda y oferta, y tomar las decisiones oportunas en su administracin.
Cuadro No. 5 Capacitacin al personal encargado de inventarios.
Concepto S No Total
% 0% 100% 100%
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Contar con una estructura de control interno sobre los inventarios, facilita el control de los mismos. El personal encargado de su manejo necesita tener claros los procedimientos por seguir. Derivado de esta evaluacin se determino que el personal encargado de los inventarios no es capacitado para el control de los mismos, situacin que genera el riesgo de que los empleados cometan errores e irregularidades que vayan en contra de los intereses de la compaa.
Cuadro No. 6
Revisin de las recepciones de materias primas, terico contra lo fsico.
Concepto S No Total
% 25% 75% 100%
Como se puede observar, en el resultado obtenido, la mayora de los empleados respondi que no se verifica la mercadera fsica consignada en los documentos. En el rea de bodega, donde se da la recepcin de los productos, es importante que la persona encargada de recibir la mercadera, revise detenidamente que las cantidades consignadas en los documentos respondan a las fsicas, ya que existe un riesgo inherente de que pueda haber diferencia.
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Cuadro No. 7
Existencia de sistema electrnico que ayude a determinar las existencias de los inventarios.
Concepto S No Total
% 0% 100% 100%
Como se puede observar, en los resultados de las encuestas se evidencia que no existe un sistema electrnico para el manejo y control de los inventarios en el rea de bodega de materia prima y producto terminado, que ayude a tener un adecuado control de los inventarios. Salta a la vista que es necesaria y prioritaria la implementacin de un sistema integrado para el control de los inventarios de materias primas y productos terminados, para contar con un control idneo de dichos inventarios, y de esta manera reducir el riesgo de obsolescencia y perdida de inventario, y a su vez aumentar la rotacin de los mismos.
3.3
Anlisis Financieros
Los rubros de activo, pasivo y capital se presentan divididos en el estado de situacin financiera segn su naturaleza, funciones o temporalidad. En el cuadro No. 8 se presentan los estados de situacin financiera, correspondientes a los aos que terminan el 31 de diciembre del ao 2008 y al 31 de diciembre del ao 2009, los cuales son responsabilidad de la gerencia, y sobre los cuales se realizaron los anlisis.
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3.4
Anlisis de variaciones
A continuacin se presenta el estado de situacin financiera de los ltimos dos periodos concluidos al 31 de diciembre del ao 2008 y al 31 de diciembre del ao 2009 refleja su anlisis vertical y el horizontal de variaciones absolutas y relativas, en trminos monetarios y porcentuales. Anlisis vertical
El anlisis vertical es de gran importancia para establecer si una compaa tiene una distribucin de sus activos equitativa y de acuerdo a las necesidades financieras y operativas. Anlisis horizontal
En el anlisis horizontal, lo que se busca es determinar la variacin absoluta y relativa que haya sufrido cada rubro de los estados financieros en un periodo respecto a otro.
Determina cul fue el crecimiento o decremento de una cuenta en un periodo determinado. Es el anlisis que permite determinar el rendimiento y aprovechamiento de los recursos en el giro del negocio en que se encuentra la compaa, adems proporciona diferencias relevantes las cuales deben analizar y justificar.
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Cuadro No. 8 Esponjas Panamericanas, S.A. Estado de Situacin Financiera Anlisis de variaciones (Cantidades expresadas en quetzales)
saldos 31/12/2009 ACTIVO CORRIENTE CAJA Y BANCOS CUENTAS POR COBRAR INVENTARIOS DEPSITOS Y GASTOS ADELANTADOS NO CORRIENTE TERRENOS EDIFICIOS MAQUINARIA Y EQUIPO FABRICA VEHCULOS MOBILIARIO Y EQUIPO EQUIPO Y PROGRAMAS COMPUTACIN HERRAMIENTAS INVERSIONES Y OTROS ACTIVOS COMPAAS AFILIADAS SUMA DE ACTIVO PASIVO PASIVOS CORRIENTES PRSTAMOS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR CUENTAS INTERCOMPAAS PASIVOS NO CORRIENTE PRSTAMOS LARGO PLAZO PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS CAPITAL SOCIAL CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO RESERVAS DE CAPITAL RESERVA LEGAL UTILIDADES RETENIDAS UTILIDADES RETENIDAS RESULTADO DE EJERCICIO PASIVO MAS CAPITAL 16,935,443.05 1,858,994.68 3,191,927.39 11,601,880.80 282,640.18 9,779,768.95 848,431.84 3,731,725.84 4,728,990.22 222,027.16 44,135.35 196,938.70 7,519.84 15,531,761.54 15,531,761.54 42,246,973.54 10,282,181.55 6,456,281.55 1,488,900.00 2,590,457.48 2,371,924.07 5,000.00 3,825,900.00 3,825,900.00 31,964,791.99 5,292,800.00 5,292,800.00 1,316,467.96 1,316,467.96 11,405,369.81 11,405,369.81 13,950,154.22 42,246,973.54
saldos 31/12/2008 17,464,497.17 641,597.04 4,664,777.94 12,105,334.52 52,787.67 10,417,462.08 848,431.84 3,862,601.27 5,122,528.24 306,060.32 48,388.79 217,759.20 11,692.42 17,898,776.01 17,898,776.01 45,780,735.26 13,854,486.50 9,306,361.50 1,488,900.00 4,100,060.65 3,712,400.85 5,000.00 4,548,125.00 4,548,125.00 31,926,248.76 5,292,800.00 5,292,800.00 1,316,467.96 1,316,467.96 14,668,288.07 14,668,288.07 10,648,692.73 45,780,735.26
porcentajes integrales 31/12/2009 31/12/2008
variaciones absolutas relativas
4% 8% 27% 1% 2% 9% 11% 1% 0% 0% 0% 37% 100%
1% 10% 26% 0% 2% 8% 11% 1% 0% 0% 0% 39% 100%
1,217,397.64 (1,472,850.55) (503,453.72) 229,852.51
(130,875.43) (393,538.02) (84,033.16) (4,253.44) (20,820.50) (4,172.58) (2,367,014.47) (3,533,761.72)
-34% 42% 14% -7% 0% 0% 4% 11% 2% 0% 1% 0% 0% 67%
3.52% 6.13% 5.61% 0.01% 9.06%
3.25% 8.96% 8.11% 0.01% 9.93%
(1,509,603.17) (1,340,476.78)
(722,225.00) 38,543.23
12.53% 3.12% 27.00% 33.02% 100%
11.56% 2.88% 32.04% 23.26% 100% (3,262,918.26) 3,301,461.49 (3,495,218.49)
0.00% 43.19% 38.35% 0.00% 0.00% 20.66% -1.10% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 93.35% -94.46%
Fuente: Datos y cantidades obtenidas de Esponjas Panamericanas, S.A., anlisis de variaciones absolutas y relativas en trminos porcentuales, es elaboracin propia.
35
Como se puede observar, la totalidad del rubro de inventarios representa un 27% para el ao 2009, es uno de los ms representativos del activo total, por lo que se hace necesario poner nfasis para determinar si existe un control adecuado de los mismos.
3.5 Indicadores Financieros

A continuacin se desarrollan una serie de indicadores, se tomo como base la informacin contenida en los estados financieros de la compaa, en la cuenta de inventario objeto de estudio, y cuentas principales donde el mismo influye.
Solvencia
Es la cantidad de activos corrientes disponibles para pagar pasivos corrientes; o sea la cantidad x en quetzales de activos corrientes para pagar un quetzal de pasivo corriente. El parmetro estndar debera ser de 2 a 1, esto significa que se tienen Q2.00 de activo corriente para pagar Q1.00 de pasivo corriente, cualquier ndice mayor a ste es bueno. Cuadro No. 9 Anlisis de Razones Financieras Solvencia
INDICADOR FINANCIERO AO 2009 RESULTADO INDICADOR
FORMULA activo c
CIFRAS EN Q
16,935,443.05 2.6 n veces 6,456,281.55
SOLVENCIA
pasivo c
Fuente: Cifras proporcionadas por Esponjas Panamericanas, S.A., Anlisis elaboracin propia.
Como se puede observar para el ao 2009 la compaa muestra que tiene la solvencia suficiente para cumplir con las obligaciones requeridas, el indicador seala que la compaa cuenta con el doble de capacidad para cubrir sus pasivos corrientes. Se determino que para esta razn
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financiera el rubro de inventarios est incluido en el activo circulante, al implementar mejoras en el rea de inventarios, se espera mejorar la administracin del mismo.
Liquidez
Mide la capacidad de pago inmediata que tiene la compaa para cubrir sus obligaciones a corto plazo. Recibe tambin el nombre de Prueba del cido. nicamente toma en cuenta caja y las cuentas por cobrar para poder pagar las deudas a corto plazo. Un ndice razonable podra ser Q0.80 a Q1.00, por cada quetzal se debe de pasivo circulante, para cubrir sus obligaciones en el momento de ser necesario, sin necesidad de realizar sus inventarios Cuadro No. 10 Anlisis de Razones Financieras Liquidez
FORMULA A.C-INVENTARIO
CIFRAS EN Q
5,333,562.25 0.8 n veces 6,456,281.55
LIQUIDEZ
PASIVO CIRCULANTE
La compaa tiene la capacidad de cubrir con sus activos ms lquidos en el ao 2009, en vista de que por cada Q 1.00 que se debe en el pasivo corriente se cuenta con Q 0.80 para cubrir sus obligaciones en el momento de ser necesario, sin necesidad de realizar sus inventarios. Sin embargo no est de ms indicar, que al optimizar la rotacin de los mismos y cuentas por cobrar, se espera obtener mejores resultados en cuanto a este indicador.
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Rotacin de Inventario
Indica las veces que durante el ejercicio examinado se realizan las existencias promedio del inventario, o sea, el nmero de repeticiones del ciclo de movimientos de existencias. Es ac donde la implementacin del sistema integrado de control de inventario se reviste de gran importancia, ya que con su aplicacin se espera obtener una rotacin estimada de 5 veces al ao, se considera la capacidad instalada de la compaa, el mercadeo, la demanda de los productos producidos y la naturaleza o composicin de los mismos. Observaciones: Es importante sealar que, un ndice elevado es indicativo de que no se pierden ventas por falta de existencias, y un ndice bajo mostrar que se cuenta con un volumen de inventarios inadecuado y/o de lento movimiento, perdindose ventas. Para el caso de la
actividad de produccin que desarrolla la compaa, se considera que un nivel adecuado de rotacin debera de situarse en 4 veces al ao. Cuadro No. 11 Anlisis de Razones Financieras Rotacin de Inventario
FORMULA COSTO DE VENTA INVENTARIO FINAL
CIFRAS EN Q
ROTACIN INVENTARIO
29,161,907.13 2.5 11,601,880.80
n veces
En el ltimo perodo, la rotacin del inventario es baja. Debido a esta situacin es necesario que se implementen nuevas polticas y procedimientos para elevar la rotacin de los inventarios y evitar la acumulacin de estos, adems se detecta que se maneja un manejo inadecuado e inoportuno en la adquisicin de materias primas; entre ms alta sea la rotacin significa que las mercaderas permanecen menos tiempo en el almacn, lo que sera consecuencia de una buena
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administracin de los inventarios, adems esto influye a que la inversin en volmenes altos materias primas innecesarios produzca que el capital de trabajo sea afectado por la malversacin de fondos de la compaa.
Antigedad de Inventario
Es la duracin en das que permanece la mercadera en stock, determina el perodo de tiempo que el inventario necesita para su movilizacin.
Cuadro No. 12 Anlisis de Razones Financieras Antigedad de Inventario

INDICADOR FINANCIERO AO 2009 RESULTADO
FORMULA 360 DAS ROTACIN DE INV.
CIFRAS EN Q
INDICADOR
ANTIGEDAD DE INVENTARIO
360 143 2.5
NMERO DE DAS
El indicador de antigedad de inventario refleja que para el ao 2009 la mercadera fue almacenada durante 143 das. Este periodo de tiempo debe reducirse ya que es riesgoso para la compaa, dado que representa un peligro latente al exponerse el producto producido, de acuerdo con sus caractersticas, a descomposiciones, roturas y sustracciones. Con la propuesta de implementacin del sistema de control de inventarios de materia prima y productos terminados se espera mejorar este indicador a 72 das de rotacin de los inventarios.
39
3.6
Flujograma actual de control de inventario
Actualmente se desarrolla el control de inventario de forma manual, para lo cual se utiliza un formato de tarjeta de inventario, Kardex (ver anexo 4). Este es reportado diariamente por el departamento de bodega al departamento de contabilidad para que sea registrado en el sistema. El departamento de produccin tambin reporta el total de unidades producidas diariamente al departamento de bodega de una manera manual, utiliza el formato de reportes de produccin, (ver anexo 5). El departamento de produccin solicita al departamento de bodega las materias primas para utilizar y este ltimo revisa si hay existencias, para realizar las compras respectivas. Para una mejor comprensin visual, a continuacin se presenta el flujograma que actualmente es utilizado para el control de inventarios. Figura No. 3 Flujograma de control de inventarios Esponjas Panamericanas, S.A.
Fuente: investigacin propia
40
3.7 Objetivos de la auditoria de inventarios

Comprobar su existencia fsica Verificar que sean propiedad de la empresa Comprobar su correcta valuacin Comprobar que haya consistencia en la aplicacin de los sistemas y mtodos de valuacin Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.
3.8
Procedimientos para obtener evidencia de auditoria
El auditor obtiene evidencia de auditoria por uno o ms de los siguientes procedimientos: inspeccin, observacin, investigacin y confirmacin, procedimientos de cmputo y analticos. La oportunidad de dichos procedimientos depender, en parte, de los periodos de tiempo durante los que la evidencia de auditoria buscada est disponible. Finalmente, con base en los resultados obtenidos en el anlisis FODA, las entrevistas, cuestionarios y los anlisis realizados en la compaa objeto de estudio, se pudo concluir los siguientes:
La compaa no cuenta con polticas y procedimientos en el rea de Inventarios No tiene un control interno en el rea de Inventarios El personal encargado carece de capacitacin en cuanto al manejo del rubro de Inventarios La recepcin y almacenaje de mercadera son realizadas por la misma persona. No existe segregacin de funciones.
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No se hace verificaciones para que las existencias del inventario fsico coincidan con el inventario terico. No se cuenta con un sistema de computacin como herramienta que ayude a determinar las existencias de inventarios en el departamento de bodega de materia prima y producto terminado.
Consecuentemente, derivado de la situacin actual de la compaa, se convalida que el rea de inventarios seleccionada para desarrollar el tema de estudio sobre el control de inventarios de materias primas y productos terminados, es la de mayor debilidad. Por esa razn se hace necesaria la implementacin de un sistema integrado de control de inventarios, propuesta que se desarrollara en el captulo siguiente.
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Captulo 4 Propuesta de solucin

A continuacin se presenta una serie de pasos y procedimientos tcticos por seguir en las diferentes fases que intervienen en el manejo de inventarios. Seguidamente se describir con detalle el sistema integrado de control y manejo de materias primas y productos terminados que se sugiere.
4.1 Procedimiento: Recepcin o ingreso de materiales, por medio del sistema integrado (Ver figura 4)
1. 2. Se recibe la nota de envo del proveedor. Se verifica que todos los ingresos sean soportados con las notas de envo de los proveedores. 3. Se verifica fsicamente que la cantidad, calidad, unidad de medida y estado de los materiales que se reciben sea la misma indicada en la orden de compra. 4. Si existen faltantes, diferencias, materiales daados, etc., deben rechazarse los materiales que no llenen los requisitos exigidos, debindose reportar por escrito inmediatamente al Contador y/o a Gerencia Financiera, adems debe hacerse una anotacin breve en la nota de envo del proveedor. 5. Se registra la fecha, hora, firma y sello de recibido en las notas de envo de los proveedores. 6. Se almacenan los materiales en el rea determinada en la bodega para cada uno de ellos, de acuerdo al tipo de material. 7. Se ingresan los datos que contiene la nota de envo del proveedor en el sistema computarizado (Ver figura 7). 8. Se archivan por fecha todas las copias de las notas de envo de los proveedores que se han recibido en la bodega.
43
9.
Se enva una copia de la nota de envo al departamento de contabilidad para que realicen los procedimientos respectivos en el momento de recepcin de la factura.
4.1.2 Procedimiento: Despacho o salida de materiales, por medio del sistema integrado (Ver figura 4)
1.
Se solicita al Gerente de Produccin una boleta de requerimiento de materiales, previamente numerada en forma correlativa. (Ver anexo 6)
2.
Se firma de autorizado la boleta de requerimiento de materiales y verifica que los materiales existan en bodega, lo cual podr revisarse en el nuevo sistema (ver figura No.8), y realizar la entrega respectiva o solicitud de compra al departamento de compras, por medio de la generacin de pedido en el sistema (Ver figura 9).
4.
Se verifica que todas las salidas sean soportadas con las boletas de requerimientos de materiales del departamento de produccin, realiza este movimiento en el sistema en el mdulo de movimientos (Ver figura 7).
5.
Se verifica en el sistema computarizado si existen las cantidades requeridas de materiales para ser entregados.
6.
Al haberse confirmado la existencia de todos los materiales solicitados, se entrega la boleta de requerimiento de materiales a los Auxiliares de Bodega para que hagan la entrega.
7.
Se almacenan en la entrada de la bodega los materiales solicitados, se adjunta la boleta de requerimiento de materiales.
8.
Se revisa que la cantidad, calidad y unidad de medida que se entrega sea la misma indicada en la boleta de requerimiento de materiales y se verifica que el estado de los materiales sea apropiado.
9.
Se registra la fecha, hora y firma de recibido en la boleta de requerimiento de materiales, al momento que se haya entregado la totalidad de materiales solicitados.
10.
Se ingresan los datos que contiene la boleta de requerimiento de materiales en el sistema
44
computarizado, en el mdulo de movimientos, genera una salida al inventario de bodega (Ver figura 7). 11. Se elabora, al final del da, un listado de todas las boletas de requerimiento de materiales que se han entregado en la bodega. 12. Se archiva, por da, el listado y se adjunta las boletas de requerimiento de materiales entregados por el personal de bodega. 13. Se enva, al final del da, al departamento de contabilidad, una copia del listado de las boletas de requerimiento de materiales entregados por el personal de bodega.
4.1.3 Procedimiento: Devolucin de Materiales a Bodega, por medio del sistema integrado. (Ver figura 4)
1. 2. Se verifica fsicamente el estado de los materiales que se van a devolver. Se solicita al Gerente de Produccin una boleta de devolucin de materiales, previamente numerada en forma correlativa (Ver anexo 7). 3. Se firma de autorizado la boleta de devolucin de materiales, se verifica que los materiales que se regresarn a la bodega sean los que realmente ya no se van a utilizar en el departamento que los requiri. 4. Se entrega al encargado de bodega los materiales, se adjunta la boleta de devolucin de materiales debidamente firmada por el Gerente de Produccin. 5. Se verifica que todas las devoluciones sean soportadas con las boletas de devolucin de materiales del departamento de produccin. 6. Se revisa que la cantidad, unidad de medida y descripcin de los materiales que se devuelven sea la misma indicada en la boleta de devolucin de materiales y se verifica el estado de los materiales. 7. Se registra la fecha, hora, firma y sella de recibido en la boleta de devolucin de materiales al momento que se haya entregado la totalidad de materiales indicados en la misma. 8. Los materiales que se encuentren en mal estado se debern separar, y se evaluar si se puede realizar un reclamo al proveedor.
45
9.
Se ingresan los datos que contiene la boleta de devolucin de materiales en el sistema computarizado, como un ingreso de materiales.
10.
Se elabora, al final del da, un listado de todas las boletas de devolucin de materiales que se han enviado a la bodega.
11.
Se archiva, por da, el listado y se adjuntan las boletas de devolucin de materiales entregados al personal de bodega.
12.
Se enva, al final del da, al departamento de contabilidad, una copia del listado de las boletas de devolucin de materiales entregados al personal de bodega.
4.1.4 Ingreso de producto terminado al Sistema, por medio del sistema Integrado (Ver figura 4).
1. Deber existir en el sistema un listado de productos que maneja la compaa, si es producto nuevo lo podr generar en el sistema, en el mdulo de Productos.
2.
Se ingresara el producto terminado por medio de la boleta de reporte de produccin (Ver anexo 5).
4.1.5 Salida de producto terminado del Sistema, por medio del sistema Integrado (Ver figura 4).
1.
El departamento de bodega de sala de ventas deber enviar la boleta de requisicin de producto terminado al departamento de bodega en la planta de produccin, para que le sean despachadas las unidades solicitadas.
2.
Se le da salida el producto terminado por medio del sistema (Ver anexo 7) en cual podr ser impreso y trasladarlo a la bodega No. 2.
46
4.1.6 Flujograma sugerido para el control de los inventarios

Figura No. 4 Flujograma de control de inventarios Esponjas Panamericanas, S.A.
Fuente: Elaboracin propia.
47
4.1.7 Sistema Integrado de control de inventarios para el rea de bodega de materias primas y producto terminado
Desde este mdulo se podr generar las operaciones de cargas, descargas, generacin de productos, traslados y otros movimientos que afectan a los inventarios.
A continuacin se presentan las diferentes pantallas, las cuales conforman el sistema, al cual se le ha denominado: Plataforma A versin 0.1, elaborado por Global Sistem. Fue creado especficamente para la compaa.
Esta es la primera pantalla que aparecer al iniciar el sistema, el nombre de empresa figura en letras grandes, seguidamente el usuario debe ingresar su identificacin y una clave. Figura No. 5 Pantalla principal del sistema de bodega. Esponjas Panamericanas, S.A.
48
4.1.8 Mdulo de proveedores
En la segunda pantalla aparece la de proveedores. En este mdulo se podr grabar el listado de los diferentes proveedores con los cuales la compaa tiene relaciones comerciales, esto para tener un historial del origen de las materias primas.
Figura No. 6 Pantalla de proveedores Esponjas Panamericanas, S.A.
49
A continuacin se detallan los diferentes campos que se necesitan ingresar en la pantalla de Proveedores:
Nombre de la Empresa:
Se deber ingresar el nombre del proveedor, de preferencia como se denomina comercialmente en las facturas que utiliza.
NIT:
Aqu se deber ingresar el NIT -Nmero de Identificacin Tributaria- del proveedor.
Giro de la empresa:
En este campo se debe describir a qu se dedica el proveedor o qu producto vende.
Direccin:
Se deber detallar la direccin en la cual se encuentra ubicada la empresa proveedora de materias primas.
Departamento:
Si la empresa es local, se podr ingresar el departamento del cual provienen las materias primas.
Telfono:
En este campo podr grabar el nmero de telfono del proveedor.
50
Fax:
Adems, si el proveedor cuenta con nmero de fax, en este campo se podr grabar.
E-mail:
Podr tambin ingresar la direccin de correo electrnico de la empresa, si esta cuenta con uno.
Sitio Web:
Si el proveedor cuenta con un sitio de Internet, aqu podr grabar la direccin para poder ingresar al mismo.
Contacto Nombre:
Aqu podr grabar el nombre del contacto o vendedor con el cual se tiene relacin para que la atencin pueda ser ms placentera.
Telfono:
Aqu podr grabar el nmero de telfono del contacto para que las solicitudes sean ms directas.
E-mail:
Adems podr grabar la direccin de correo electrnico del contacto para poder comunicarse con l por esta va. En la parte inferior de la pantalla aparece un cuadro de botones. A continuacin se detalla lo que realizan cada uno de ellos.
Grabar:
51
En este cono se grabara la informacin que fue detallada en los campos descritos con anterioridad.
Buscar: En este cono podr buscar un proveedor que ya fue grabado.
Actualizar o modificar: En el icono de actualizar o modificar podr modificar la informacin que ya fue grabada, en el caso de que el proveedor haya cambiado algunos de sus datos.
Eliminar: Adems, si algn proveedor ya no existiera o se perdiera relacin comercial, en este icono podr eliminarlo.
Limpiar: En este icono podr limpiar la informacin que fue introducida para poder consultar otro proveedor.
Salir: Finalmente, este icono le servir para salir del sistema.
52
4.1.9 Bodega-Productos (generacin de nuevos productos)

En la tercera pantalla, aparecer la de bodega. En esta pantalla se podrn visualizar los diferentes tipos de productos o materias primas que tiene inventariados la compaa.
Figura No. 7 Pantalla de los productos Esponjas Panamericanas, S.A.
53
A continuacin se detallan los diferentes campos que se necesitan ingresar en la pantalla de Bodega-Productos:
Fecha:
Se ingresa la fecha en la cual ser generado el nuevo producto.
Cdigo:
Se puede ingresar el cdigo del producto.
Descripcin del producto:

En este campo se debe ingresar la descripcin del producto terminado o materia prima.
Generacin en Bodega No:

Este campo separara el producto terminado de la materia prima, asignndole un nmero de bodega. En este caso la bodega nmero 1, ser la de materia prima; la bodega nmero 2, la de producto terminado, planta de produccin y bodega 3, producto terminado sala de ventas.
Unidad de medida:
En este campo se ingresa la unidad de medida del producto.
Stock mnimo:
En el campo stock mnimo se podr indicar cul es el stock mnimo ideal para mantener en determinada bodega. Este indicador ser una alerta en lnea para aprobar y autorizar el inmediato abastecimiento de la materia prima o producto, para no perder potenciales clientes mayoristas.
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Stock mximo:
En el campo stock mximo se podr indicar cul es el stock mximo ideal para mantener en determinada bodega, y ser un indicador que muestre que no es necesario solicitar ms requisiciones, con lo cual los recursos financieros de la compaa se vern optimizados.
Proveedor:
Se podr ingresar el nombre del proveedor que abastece el producto.
Cdigo de Proveedor:
Adems se podr introducir el cdigo del proveedor. En la parte inferior de la pantalla, aparece un cuadro de botones: grabar, buscar, actualizar o modificar, eliminar, limpiar, y salir, los cuales tienen la misma funcin descrita en el cuadro No. 5.
4.1.10
Movimientos al inventario:
En la pantalla de movimientos al inventario, se podrn realizar los traslados entre bodegas, entradas y salidas de productos terminados y materias primas.
55
Figura No. 8 Pantalla de movimientos al inventario Esponjas Panamericanas, S.A.
A continuacin se detallan los campos necesarios para que el movimiento sea realizado:
Movimiento:
En el campo de movimiento se debe seleccionar si es entrada o salida.
No.:
El movimiento deber de llevar un correlativo, esto para llevar un control de los movimientos.
56
Cdigo:
Se debe ingresar el cdigo de materia prima o producto terminado.
Descripcin del producto:

Adems deber contener la descripcin del producto.
Cantidad:
En el campo de cantidad se debe ingresar cuntas unidades sern modificadas.
Unidad de medida:
Se deber indicar la unidad de medida utilizada.
Fecha:
Ingresar la fecha en la cual fue creado el movimiento al inventario.
Bodega No.:
En este campo se debe indicar el nmero de bodega a la cual se afecta.
Se deber seleccionar qu tipo de movimiento se realiza: compra, traslado de bodega o ajuste al inventario
Solicitado por:
Se deber indicar el nombre de la persona que solicita el movimiento.
57
Autorizado por:
Adems es necesario resaltar el nombre de la persona que autoriza dicho movimiento.
Observaciones:
En el campo de observaciones se deber indicar detalladamente la razn por la cual se realiza determinado movimiento.
En la parte inferior de la pantalla, aparece un cuadro de botones: grabar, buscar, eliminar, limpiar, y salir, los cuales tienen la misma funcin descrita en el cuadro No. 5. Adems esta pantalla presenta el botn de imprimir, lo cual indica que el movimiento realizado podr ser impreso para poder tener un respaldo del mismo.
4.1.11
Bodega Existencias
En la pantalla de Bodega-Existencias se podr consultar el listado de existencias con que cuenta la bodega. Adems, en el momento en que solicite un abastecimiento se podr verificar si es necesario realizar un pedido al departamento de compras.
58
Figura No. 9 Pantalla de consulta de existencias Esponjas Panamericanas, S.A.
A continuacin se detallan los campos necesarios para la consulta de existencias en el inventario.
Primero se deber de seleccionar el modo de bsqueda del producto ya sea este por: cdigo, nmero de bodega, nombre de producto o tipo de movimiento que afect determinado producto o materia prima.
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Como segundo paso deber de ingresar el texto del modo seleccionado y presionar buscar. En la parte inferior de la pantalla, aparece un cuadro de botones: imprimir, el cual indica que podr imprimir el listado de existencias, y el botn de salir, el cual fue descrito en el cuadro No. 5.
4.1.12 Pedidos
En la pantalla de pedidos se podr imprimir el listado de pedidos, el cual ser enviado al departamento de compras para que realice las operaciones pertinentes con el fin de poder contar con lo solicitado. Figura No. 10 Pantalla de pedidos Esponjas Panamericanas, S.A.
60
A continuacin se detallan los campos necesarios para la generacin de un pedido para solicitar al departamento de compras.
No. de pedido:
En el campo de nmero de pedido se deber ingresar un nmero de correlativo para llevar un adecuado control.
Departamento:
En el campo departamento se podr identificar el departamento que solicit el abastecimiento.
Fecha:
Se deber ingresar la fecha de la generacin del pedido.
Cdigo:
Ingresar el cdigo del producto que es necesario reabastecer.
Producto:
Ingresar la descripcin del producto.
Cantidad:
Detallar la cantidad necesaria para completar determinado pedido.
Existencia:
Este icono muestra la existencia actual del producto que se solicita.
En la parte inferior de la pantalla, aparece un cuadro de botones: grabar, buscar, limpiar, imprimir y salir, los cuales tienen la misma funcin descrita en el cuadro No. 5.
61
4.2 Viabilidad
Para la implementacin del sistema de control de inventarios es necesario que la empresa invierta en lo siguiente:
Valor del programa Mantenimiento mensual
Q 5,000.00 Q 300.00
El valor del programa incluye capacitacin al personal indicado para el uso del mismo. Adems es conveniente mencionar que la compaa cuenta con el mobiliario y equipo necesario para la implementacin del programa.
62
CRONOGRAMA POR ETAPAS DE LA PRACTICA EMPRESARIAL DIRIGIDA-PEDPROGRAMA DE ACTUALIZACION Y CIERRE ACADMICO-ACALICENCIATURA EN CONTADURIA PUBLICA Y AUDITORA EXTENSIN SACATEPQUEZ.
JULIO C O N C E P T O S 123456789Entrega del Anteproyecto al Asesor Inicio de reuniones con Asesor Trabajo de Campo Entrega de PED 1ra Parte Entrega de PED 2da Parte Trabajo de Campo Entrega PED 3ra Parte Revisin al informe de prctica Entrega PED 4ta Parte
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
1ra 2da 3ra 4ta 1ra 2da 3ra 4ta 1ra 2da 3ra 4ta 1ra 2da 3ra 4ta 2da 3ra 4ta 1ra 2da 3ra 4ta
10- Entrega de informe al Asesor
63
Conclusiones
1. Realizada la evaluacin del manejo de inventarios se logr determinar que no hay un sistema adecuado de control de inventarios de materias primas y productos terminados en la compaa. Esta debilidad dificulta la verificacin del cumplimiento de
responsabilidades del personal a cargo de los mismos y provoca la ocurrencia de errores e irregularidades en el manejo de los inventarios.
2. Se comprob que no existen polticas y procedimientos para el manejo y control de inventarios. Esta situacin se convierte en una de las principales causas para no contar con informacin confiable que permita establecer las acciones por seguir para administrar de una mejor manera este valioso e importante activo.
3. Con base en la informacin recabada y desarrollada en el rea de resultados, se estableci que la compaa no cuenta con un programa automatizado e integrado de manejo y control de existencias, que ayude a determinar de una manera ms exacta, la existencia de los inventarios a determinado periodo, distorsiona con ello los valores financieros.
4. Se determino que no existe un sistema electrnico que ayude a un adecuado control de ingresos y egresos de materias primas y productos terminados dentro del departamento de bodega, este activo representa un alto porcentaje de participacin dentro de este rubro.
64
Recomendaciones
1. Que la gerencia general sea la responsable de normar la obligatoriedad en el uso adecuado de los reportes de existencias de materia prima y productos terminados, para un eficiente control de los inventarios; as como velar porque se cumplan los tiempos de entrega de productos terminados. Estas acciones contribuirn a que la toma de decisiones sean las ms adecuadas y oportunas para mejorar las condiciones de manejo de existencias de la compaa.
2. Utilizar los procedimientos lgicos de organizacin del el sistema integrado de cmputo que se propone para el manejo de existencias, alimentndolo adecuadamente al momento de efectuar los ingresos y egresos de materias primas y productos terminados, para que la informacin sea ms exacta y confiable.
3. Implementar en el menor tiempo posible el sistema integrado de control de inventarios de materias primas y productos terminados, el cual fue desarrollado como una propuesta para mejorar el control interno del rea de inventarios y as evitar riesgo de obsolescencia y prdidas en el manejo del los mismos.
4. Una vez implementado el sistema integrado de control de inventarios de materia prima y productos terminados, la gerencia general debe ser la responsable de darle el seguimiento respectivo, de esta manera tendrn un mayor control interno de los activos que representan un alto porcentaje de participacin dentro de la compaa.
65
Bibliografa
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala. Impuesto Sobre la Renta. Decreto 26-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Impuesto al Valor Agregado. Decreto 27-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Ley del Impuesto de Timbres Fiscales. Decreto Repblica de Guatemala. 37-92 del Congreso de la
Impuesto Sobre Productos Financieros. Decreto 26-95 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Impuesto nico Sobre Inmuebles. Decreto Guatemala. 15-98 del Congreso de la Repblica de
Cdigo de Trabajo. Decreto 1441 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Cdigo de comercio de Guatemala. Decreto nmero 2-70 del Congreso de la Repblica de Guatemala. Norma Internacional de Informacin Financiera para las Pequeas y Medianas Entidades NIIF para las PYMES. Norma Internacional de Auditora 315, 2009. Teora General de Sistemas. Petrpolis, Vozes. 1976.
66
ANEXOS
67
Anexo 1
Cuestionario Nivel de Entidad:

Cundo se inici la Compaa? Cuentan con Misin y Visin establecidas? Cuentan con una estructura de organizacin? Cules son los objetivos generales de la compaa? Se alcanzan los objetivos de ventas? Los objetivos son susceptibles de alcanzar? Se dispone de una organizacin formalmente establecida?
Nivel de controles:
Se desarrollan previsiones y planeaciones en la compaa? Se emplean tcnicas actuales como planeacin estratgica? Hay controles establecidos para el seguimiento de planes, programas y proyectos? El personal de control reporta oportunamente las desviaciones? Se investigan las causas de las desviaciones?
Nivel de reas especficas:

Se tiene una estructura de control interno de inventarios? Se hacen capacitaciones al personal encargado de inventarios? Se revisan constantemente las recepciones de materias primas, documentos contra lo fsico? Se cuenta con un sistema electrnico que ayude a determinar las existencias de los inventarios?
68
Nivel conceptual:
La compaa est dispuesta a aplicar la propuesta presentada por el estudiante? Cree usted que ser un aporte importante para la compaa este tipo de proyectos? Han promovido dentro de la compaa este tipo de proyectos? En qu reas han aplicado los proyectos presentados?
69
Anexo 2 Entrevista
Cmo se cre la compaa? Dnde se ubica la compaa? Cul es el giro normal del negocio? Cul es la misin de la compaa? Cul es la visin de la compaa? Qu tipos de objetivos tiene la compaa? Qu tipos de productos comercializa? Cmo se encuentra estructurada la compaa? Cuentan con manuales de procedimientos? Cuntos departamentos se encuentran identificados en la compaa?
70
Anexo 3 Conocimiento general de la compaa

I. GENERALIDADES: Fecha de constitucin (Incorporar fechas de cambios de razn social, estructura de capital) Actividad: Localizacin: (Domicilio de las oficinas, plantas, almacenes, sucursales etc.). II. PRODUCTOS O SERVICIOS QUE PROPORCIONA: Descripcin de los productos fabricados o comercializados y de los servicios por la compaa. Descripcin del proceso de manufactura (Costo de produccin). Volmenes anuales aproximados de produccin y valores de los inventarios a la fecha de la revisin (Incorporar margen de utilidad por categora o tipo de producto). Riesgo de obsolescencia (Rotacin de inventarios). III. DATOS CLAVE: a) INFORMACIN SOBRE LA INDUSTRIA Factores econmicos que afectan al sector. Posicin de la compaa en la industria y datos sobre los competidores ms importantes. Reglamentaciones oficiales.
71
b)
PENETRACIN EN EL MERCADO Describir los diferentes tipos de clientes que se manejan (mayoristas, distribuidores, menudeo, etc.). Tambin incluir condiciones de venta, datos de contratos, especiales, procedimientos de control de crdito, procedimientos de cobro. etc.
c)
INFORMACIN SOBRE COMPRAS Describa las principales polticas o prcticas de compras (Tipos de compra, frecuencia de los pedidos, tiempo de entrega). Caractersticas de los principales proveedores nacionales y extranjeros (Condiciones de compra y pago, descuentos, reservas de dominio, condiciones especiales).
72
Anexo 4
TARJETA DE INVENTARIO No. (INGRESO MATERIA PRIMA Y MATERIALES)
Esponjas Panamericanas S.A. Fecha FACTURA No. PROVEEDOR _______________________________
CDIGO
DESCRIPCIN
CANTIDAD
Hecho por Original (contabilidad) Copia ( bodega)
Recibido por
TARJETA DE INVENTARIO No. (SALIDA MATERIA PRIMA Y MATERIALES)
Esponjas Panamericanas S.A Fecha Departamento CDIGO _______________________________ _______________________________ DESCRIPCIN CANTIDAD
Hecho por Original (contabilidad) Triplicado(produccin)
Recibido por Copia ( bodega)
73
Anexo 5
Esponjas Panamericanas S.A.
REPORTE DE PRODUCCIN
No.
Fecha Cliente
_______________________________ _______________________________
Cdigo
Descripcin
Cantidad
Hecho por
Recibido por
74
Anexo 6
BOLETA DE REQUISICIN DE MATERIALES No.
Esponjas Panamericanas S.A. Fecha __________________________ rea que solicita________________________ CDIGO DESCRIPCIN CANTIDAD
Hecho por Original ( bodega) duplicado (produccin)
Autorizado por
Recibido por
75
Anexo 7
BOLETA DE DEVOLUCIN DE MATERIALES No.
Esponjas Panamericanas S.A. Fecha rea que devuelve materiales CDIGO _______________________________ _______________________________ DESCRIPCIN CANTIDAD
Hecho por Original ( produccin) duplicado (bodega)
Autorizado por
Recibido por
76
Anexo 8
Matriz FODA Fortalezas

Clientes Se ha tenido sumo cuidado en mantener a los clientes a travs de un servicio de entrega directa, ya que de esta manera se logra tener un espacio en el mercado de la industria de camas.
Capacitacin La capacitacin del departamento de produccin es uno de los factores importantes dentro de la compaa. El personal es constantemente capacitado en todas las reas y en sus diferentes procesos, esto ayuda a reducir el uso inadecuado de recursos.
Departamento de ventas consolidado El departamento de ventas es uno de los mejor integrados. Esto es un valor agregado para satisfacer las necesidades de los clientes, en relacin con los productos que se fabrican y comercializan.
Estructura organizativa El rea administrativa cuenta con una estructura jerrquicamente diseada. Lo anterior facilita la comunicacin entre los diferentes departamento que la conforman.
Equipos de trabajo Los equipos de trabajo tienen una estructura bien definida, esto ayuda a que el trabajo en equipo sea ms confiable.
77
Infraestructura La fbrica cuenta con una infraestructura bsica para el proceso de produccin y almacenamiento de materias primas y producto terminado, esto permite que los procesos de produccin tengan un flujo adecuado.
Servicios bsicos El rea administrativa y la planta de produccin, cuenta con los servicios bsicos de higiene, esto permite que el personal se encuentre cmodo para ejercer sus labores cotidianas
Calidad de los productos La planta cuenta con un departamento de calidad que permite que el producto llegue al cliente con las condiciones adecuadas para su uso.
Oportunidades
Expansin de mercado La planta tiene capacidad para aumentar su produccin, esto permite que sea factible la expansin del mercado.
Personal capacitado El personal que labora actualmente participa en un proceso continuo de capacitacin, por lo que se debe aprovechar al mximo los conocimientos y experiencia que se adquiere con el tiempo.
Competitividad En Guatemala no existen muchas plantas de produccin del nivel que tiene la compaa; por consiguiente, es posible abarcar un campo ms amplio en la industria de fabricacin de camas.
Ubicacin geogrfica La ubicacin de la planta de produccin est muy cercana a la cuidad y en un punto estratgico, lo que favorece la adecuada distribucin de los productos.
78
Debilidades
Faltantes en el rea de bodega Constantemente se detectan faltantes de productos en el rea de bodega de producto terminado, esto ocasiona con frecuencia que la informacin est incompleta en el departamento de costos.
Diferencias en toma fsica de inventarios Se toman inventarios mensualmente y por lo regular, siempre existen diferencias esto ocasiona movimientos de ajustes contables.
Boletas de control de ingresos a bodega alterados Con frecuencia, las boletas que se utilizan para ingreso a bodega se encuentran alteradas, por lo que en el departamento de costos no obtienen informacin confiable.
Producto daado sin control No existe un procedimiento para darle salida y un tratamiento adecuado al producto que se daa en la bodega de producto terminado, lo que conlleva a realizar, mensualmente, ajustes contables.
Materias primas con sobre-stock Dentro del rea de bodega de materia prima no se tiene un control adecuado, hay sobre existencia de algunos productos, los cuales no tienen movimiento.
Compra de materia prima con retraso Se ha detectado que en algunas ocasiones no se cuenta con la materia prima necesaria debido al retraso de la solicitud de abastecimiento.
Varias personas se ven involucradas en el proceso de inventarios y por lo tanto, algunas veces la mercadera no est en la bodega a tiempo, y no se realizan las cotizaciones respectivas para obtener el mejor precio de compra.
79
Amenazas
Incrementos de precios en combustibles El incremento de los combustibles ha sido un factor determinante en los procesos de produccin.
Incremento de energa elctrica El alza de la energa elctrica ha influido tanto en el alza de los costos de produccin como de operacin.
Tipo de cambio Las variaciones en el tipo de cambio en moneda extranjera ha sido un factor que ha venido a afectar en los costos ya que aproximadamente el 90% de la materia prima es importada y comprada con moneda extranjera.
80
81

Control de Inventarios de Productos

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UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Econmicas Licenciatura en Contadura Pblica y Auditora Programa de Actualizacin y Cierre Acadmico -ACA-

Carlos Efran Subuyuc Patzn

Guatemala, Julio 2011

Carlos Efran Subuyuc Patzn

Guatemala, julio de 2011

Autoridades de la Universidad Panamericana

M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus Rector

M.Sc. Alba Rodrguez de Gonzlez Vicerrectora Acadmica Secretaria General

M.A. Csar Augusto Custodio Cbar Vicerrector Administrativo

Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas

M.A. Csar Augusto Custodio Cbar Decano

Lic. Roberto Oviedo Coordinador

Tribunal que practic el examen general de la Prctica Empresarial Dirigida PED

M.Sc. Jos Miguel Paredes Rangel Examinador

Licda. Lucrecia Cardoza Bermdez Examinador

Lic. Juan Carlos Villalta Daniel Examinador

Lic. David Arnaldo Valenzuela Asesor

Licda. Rossana Pinillos Brocke Revisora

3.4 3.5 3.6

Anlisis de variaciones Indicadores financieros Flujograma actual de control de inventarios

Captulo 4 4.1 4.2 Propuesta de solucin Viabilidad 43 62 63 64 65 66 67

Cronograma Conclusiones Recomendaciones Bibliografa Anexos

10. Pantalla de pedidos

1.1.1 Productos y servicios de la compaa

1.1.2 Misin y Visin

rentabilidad que cumpla con las expectativas de la compaa.

1.1.3 Objetivos de la compaa

1.1.4 Polticas de la compaa

1.1.5 Organigrama general

Figura No. 1 Organigrama General Esponjas Panamericanas, S.A.

Gerente Administrativo y financiero

Gerente de ventas y Mercadeo

1.1.6 Organigrama del departamento de produccin

Figura No. 2 Organigrama del departamento de produccin Esponjas Panamericanas, S.A.

Bodega de Materias Primas y productos terminados

Supervisor de rea de Espumado

Supervisor de rea de Enguate

Supervisor de rea de Montaje

Supervisor de rea de Camastrones

Supervisor de rea de Terminacin y Cierre

Fuente: Investigacin propia en Esponjas Panamericanas S.A.

1.1.7 Departamentalizacin de la compaa

Cuadro No. 1 Departamentalizacin de la compaa Esponjas Panamericanas, S.A.

Porcentaje por departamento 4% 8% 6% 6% 13% 9% 5% 8% 11% 1% 2% 1% 2% 2% 2% 9% 11% 100%

Fuente: Investigacin propia en Esponjas Panamericanas S.A.

1.1.8 Tamaos y medidas de los productos terminados

Medidas en pulgadas 39 x 75 47 x 75 55 x 75 60 x 79 77 1/2 x 79

Fuente: Investigacin propia en Esponjas Panamericanas S.A.

1.1.9 Capacidad de Produccin

Cuadro No. 3 Capacidad de produccin Esponjas Panamericanas, S.A.

Descripcin 1 Set 2 Colchones 3 Bases

Cantidad 40,000.00 17,000.00 5,000.00

Planteamiento del problema.

1.5.1 Objetivo general

1.7 Marco terico

1.7.1 Control interno

1.7.3 Costo de los inventarios

1.7.4 Medicin de los inventarios

1.7.5 Costos de adquisicin de los inventarios

1.7.7 Tipos de sistemas

1.7.8 Sistema de control interno

1.7.11 Estado de Situacin Financiera

1.7.14 Capital Social