Guia Audie Nci As 2010

Audiencias Pblicas en la Ruta de Rendicin de Cuentas a la C i u d a d a n a
de la
Administracin Pblica Nacional
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
Elizabeth Cristina Rodrguez Taylor Directora Carla Liliana Henao Carmona Subdirectora Alberto Medina Aguilar Director de Empleo Pblico
TRANSPARENCIA POR COLOMBIA
Diseo y Diagramacin Yenny Liliana Prez Guzmn Nestor Adolfo Patio Forero Ilustraciones Nestor Adolfo Patio Forero Investigacin y textos: Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Caridad Jimnez Giraldo Elsa Yanuba Quines Serrano Reinaldo Andrs Mendoza Solano (pasante) Daljaira Diazgranados Buelvas (pasante) Contralora General de la Repblica Vernica Caro de Bernal Ernesto Perilla Transparencia por Colombia Fernando Segura Restrepo Imprensin: Imprenta Nacional Bogot D.C. Colombia , Mayo de 2009
Elisabeth Ungar Bleirer Directora Ejecutiva Marcela Restrepo Hung Coordinadora ndice de Transparencia de las Entidades Pblicas y Estrategia Territorial Julio Csar Turbay Quintero Contralor General de la Repblica Jos David Bohrquez Zea Contralor Delegado para la Particin Ciudadana Carlos Arturo Mora Garca Director de Promocin y Desarrollo del Control Ciudadano Marisol Rojas Izquierdo Directora Oficina de Comunicaciones y Publicaciones
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
Agradecimientos a entidades que validaron la gua: 1.Agencia Presidencial para la Accin Social y Cooperacin Internacional 2. Agencia Logstica de las Fuerzas Militares 3. Corporacin Autnoma Regional del Centro de Antioquia 4.Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca 5.Corporacin Autnoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga 6. Corporacin Autnoma Regional del Magdalena (Corpamag) 7. Corporacin Autnoma Regional del Ro Grande de la Magdalena (Cormagdalena) 8. Departamento Administrativo Nacional de la Economa Solidaria 9. Departamento Nacional de Planeacin 10. Hospital Militar Central 11. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 12. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec) 13. Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial 14. Ministerio de Minas y Energa 15. Ministerio de Cultura 16. Ministerio de la Proteccin Social 17. Procuradura General de la Nacin 18. Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios 19. Superintendencia Nacional de Salud 20. Universidad del Cauca 21. Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) 22. Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca 23. Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupcin
Contenido
Introduccin
Qu es la rendicin de cuentas a la ciudadana? Por qu la Administracin Pblica esta obligada a la rendicin de cuentas? Quines deben rendir cuentas a la ciudadana? Exigencias del proceso de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana
9 11 14 15
Contenidos de la rendicin de cuentas a la ciudadana
21
La ruta a seguir para organizar y realizar la rendicin de cuentas a la ciudadana
27
Parmetros para evaluar el proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana
45
Anexos Bibliografa
49 66
Introduccin
Las Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana fueron establecidas desde el ao 1998 en el artculo 33 de la ley 489 de 1998. Desde finales del ao 2003, gracias a un esfuerzo conjunto realizado por el Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupcin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para elaborar un documento gua de orientacin, mediante consulta con algunas universidades y representantes de organizaciones sociales, las entidades pblicas del orden nacional iniciaron la rendicin de cuentas a la ciudadana a travs de Audiencias Pblicas, contribuyendo as a la democratizacin de la administracin pblica colombiana1. La experiencia de las audiencias pblicas de rendicin de cuentas ha sido monitoreada y evaluada por: el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, la Corporacin Transparencia por Colombia en la medicin del ndice de Transparencia2 y, con el Departamento Administrativo Nacional de Estadsticas (DANE) a travs de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional (EDI). Del informe de la Corporacin Transparencia por Colombia de los aos 2004-20053 se extracta lo siguiente:
1 Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Gua para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a la Ciudadana. Bogot, D.C., mayo de 2005. 2 El ndice de Transparencia de las Entidades Pblicas es un instrumento que mide las condiciones institucionales que favorecen o previenen el surgimiento de riesgos de corrupcin en las entidades pblicas. 3 Corporacin Transparencia por Colombia. ndice de Transparencia Nacional - Resultados 2004, Resultados 2005- Entidades Pblicas Nacionales. Coleccin Documentos Observatorio de Integridad.
Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana
La ltima medicin nacional (2004-2005) mostr cmo, por primera vez, un 13% de entidades se encuentran en riesgo bajo de corrupcin. Asimismo, disminuy el nmero de entidades en riesgo alto y muy alto al pasar de 36% en el 2003 a 3.84% en el 2005. Finalmente, las entidades en riesgo moderado pasaron de 27% en 2003 a 52.26% en 2005. Los resultados 2004-2005 sealaron una tendencia positiva al incrementarse el promedio general de calificacin de 62,57/100 en 2003 a 75,85/100 puntos en el 2005. Es importante destacar la Gua para la Rendicin de Cuentas elaborada por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Este documento ha contribuido a la institucionalizacin del proceso. ..La mejora en los resultados generales del ndice no debe distraer nuestra atencin frente a aspectos en los que an hay importantes caminos por recorrer: contratacin pblica, gestin de los recursos humanos y una relacin ms efectiva con los ciudadanos, adems de las alertas sobre la rama legislativa y las entidades nacionales con asiento en el nivel territorial. La Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional (EDI) 20074 del DANE mide, entre otros aspectos, la Rendicin de Cuentas, definindola como la percepcin de los funcionarios con respecto a la calidad de la informacin que se entrega al ciudadano y a la presencia, incidencia y denuncia de prcticas irregulares dentro de la entidad. Los resultados de esta encuesta sealan que En general la mayora de entidades presenta un elevado o muy elevado desempeo en trminos de Rendicin de Cuentas (79%)5. Por otra parte, entidades de control como la Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica incluyen en sus controles, el anlisis de las acciones emprendidas por las administraciones pblicas que permitan la participacin ciudadana y que sealen transparencia en su gestin.
4 Esta encuesta fue dirigida a funcionarios de planta de 148 entidades del nivel nacional pertenecientes a las ramas del poder judicial, legislativa y ejecutiva, los organismos de control, la organizacin electoral y las
corporaciones autnomas regionales, para conocer la percepcin de los funcionarios pblicos sobre el ambiente y el desempeo institucional de las entidades a las que prestan sus servicios (Datos tomados del informe de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional (EDI) 2000.
5 Fuente: DANE - Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional (EDI) 2007, en
www.dane.gov.co.
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) con el fin de evaluar la realizacin de las audiencias pblicas en el marco del Sistema de Desarrollo Administrativo aplic por tercera oportunidad, en el 2008, la encuesta de seguimiento a travs del Sistema nico de Personal (SUIP), la cual muestra un importante cumplimiento (92%). No obstante, estos resultados positivos que demuestran la institucionalizacin de las audiencias pblicas, es necesario fortalecer cualitativamente la manera de hacer la rendicin de cuentas a la ciudadana a travs de audiencias pblicas presenciales, con el fin de garantizar que stas se conviertan en un proceso permanente de interlocucin y dilogo con la ciudadana, facilitando el ejercicio del control social. Para ello el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) de manera conjunta con la Contralora General de la Repblica y la Corporacin Transparencia por Colombia, se concentraron en analizar y recoger aspectos cruciales que permitieran mejorar la rendicin de cuentas a la ciudadana y en forma concertada construyeron nuevas orientaciones que se incluyen en el presente documento: Audiencias Pblicas en la ruta para la rendicin de cuentas a la ciudadana de la Administracin Pblica Nacional. La gua fue validada en 23 entidades de la administracin pblica Nacional, las cuales efectuaron recomendaciones para su simplificacin y ajuste. Como resultado de esta labor interinstitucional se presenta a las entidades Pblicas del Orden Nacional, la ruta a seguir para realizar audiencias pblicas de rendicin de cuentas de la ciudadana, detallando el procedimiento, las actividades por realizar paso a paso, as como herramientas conceptuales, formatos para facilitar esta labor y sugerencias para mejorar cualitativamente el proceso de rendicin de cuentas. El principal cambio en las orientaciones con el fin de cualificar los esfuerzos que realizan las entidades es entender la rendicin de cuentas a la ciudadana como un proceso permanente de interlocucin y encuentro con los ciudadanos organizados, lo cual tiene las siguientes implicaciones: La rendicin de cuentas no se limita e eventos puntuales, incluye varios momentos y espacios y requiere de un punto cumbre de encuentro presencial entre la ciudadana y grupos de inters social y los representantes de la
administracin pblica, es decir, los ministros, directores de departamentos administrativos, los superintendentes y los jefes de las entidades y organismos descentralizados del orden nacional, acompaados de su cuerpo directivo. La audiencia pblica presencial y todo el proceso de rendicin de cuentas debe ser planeado, preparado, ejecutado y revisado permanentemente. Durante el proceso debe existir dilogo entre la ciudadana y la administracin pblica. Es necesario que todos los servidores pblicos de la entidad se involucren en torno a la rendicin de cuentas, generando actitudes de apertura, lo cual implica realizar actividades de sensibilizacin y capacitacin al interior a travs de proyectos de aprendizaje en equipo. Se requiere implementar estrategias de comunicacin para movilizar la participacin en los procesos de rendicin de cuentas a la ciudadana.La gua est compuesta por cuatro captulos; en el primero (I) se explica qu es y por qu la obligacin de la rendicin de cuentas, as como las exigencias de para qu un buen ejercicio de rendicin de cuentas. En el captulo dos (II) se presentan los contenidos obligatorios de un proceso de rendicin de cuentas; en el captulo tres (III) se determinan y explican cada uno de los pasos para seguir la ruta y organizar la rendicin de cuentas a la ciudadana. Finalmente, en el capitulo cuarto (IV) se desarrollan unos parmetros, constituidos por indicadores que permiten determinar niveles de avance en el proceso de rendicin de cuentas.
La gua est compuesta por cuatro captulos; en el primero (I) se explica qu es y por qu la obligacin de la rendicin de cuentas, as como las exigencias de para qu un buen ejercicio de rendicin de cuentas. En el captulo dos (II) se presentan los contenidos obligatorios de un proceso de rendicin de cuentas; en el captulo tres (III) se determinan y explican cada uno de los pasos para seguir la ruta y organizar la rendicin de cuentas a la ciudadana. Finalmente, en el capitulo cuarto (IV) se desarrollan unos parmetros, constituidos por indicadores que permiten determinar niveles de avance en el proceso de rendicin de cuentas.
Qu es la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana?

Marco de Referencia
Qu es la Rendicin de Cuentas a la ciudadana?
La rendicin de cuentas a la ciudadana es el deber que tienen las autoridades de la administracin pblica de responder pblicamente, ante las exigencias6 que haga la ciudadana, por el manejo de los recursos, las decisiones y la gestin realizada en ejercicio del poder que les ha sido delegado. La rendicin de cuentas o responsabilizacin de la administracin pblica ante la sociedad es consecuencia del control social que realizan los ciudadanos a travs de diferentes iniciativas y organizaciones sociales mediante los cuales influyen en el uso del poder pblico7 en ejercicio de la soberana popular. Implica un proceso permanente a travs de varios espacios de interlocucin, deliberacin y comunicacin, en el que las autoridades de la administracin pblica deben informar y explicar a la ciudadana sobre los
NO ES transmisin unilateral de informacin, pues se convierte as en publicidad. NO ES un evento o reunin de momento, por el contrario implica varias acciones y espacios de comunicin para la interlocucin. NO SE trata de mostrar slamente los aciertos, se debe hablar sobre errores y limitaciones para cumplir las responsabilidades.
En desarrollo de la democracia participativa, las autoridades de la Administracin Pblica tienen la obligacin de responder ante la ciudadana por las acciones y decisiones que han tomado en el ejercicio del poder que le ha sido otorgado por el pueblo.
6 La Procuradura General de la Nacin seala que la rendicin de cuentas social implica una exigencia de responsabilidad por lo que se hace y la responsabilidad ante los ojos de quienes nos hacemos responsables oficio No. IUS-2009-79085 del 26-03-09. 7 David Bonbright, citado por Anabel Cruz e Ins Pousadela (eds.). Poder, Rendicin de Cuentas y Sociedad Civil.
resultados de la gestin encomendada y someterse a al control social: esto es la revisin pblica y evaluacin de la ciudadana sobre la gestin.Es una nueva forma en que la administracin se relaciona con la comunidad. Para algunos la rendicin de cuentas se cumple con una reunin pblica (audiencia) que se realiza una vez al ao, en la que se presenta un informe, pero este proceso va ms all; para que exista una verdadera la rendicin de cuentas a la ciudadana, es necesario organizar varios espacios de comunicacin y de encuentro que permitan que la informacin sobre la gestin y las responsabilidades asignadas estn en constante reflexin por parte de la ciudadana. La Audiencia pblica es uno de los espacios para la rendicin de cuentas, de encuentro y reflexin final sobre los resultados de la gestin de un periodo, en el cual se resumen temas cruciales para la interlocucin y deliberacin colectiva con la ciudadana.
En Colombia la Constitucin Poltica adopt la democracia participativa contemplando la oportunidad de controlar el ejercicio del poder ejecutivo por parte de los ciudadanos. Por ello los gobernantes deben abrirse a la inspeccin pblica y responder por sus actos.
Por qu la administracin pblica est obligada a realizar la rendicin de cuentas a la ciudadana?

Existen razones polticas y otras de carcter legal para explicar la obligacin de la administracin para realizar la rendicin pblica de cuentas a la ciudadana: Desde el punto de vista poltico es la siguiente: El poder poltico surge a partir de la eleccin libre y voluntaria del ciudadano, quien por medio del sufragio o voto universal elige a las autoridades que le representarn en los asuntos de gobierno o legislativos; esta regla superior de las Democracias participativas se hace extensiva a quienes, aunque no sean elegidos directamente por los votantes, son designados por aquellos que ostentan este poder para ocupar altas dignidades del Estado. Por lo tanto, los unos y los otros tienen, dentro de otras responsabilidades propias de sus cargos, la de
Marco de Referencia
11
responder directamente ante el ciudadano por las acciones u omisiones a las que haya a lugar. Es as como esta forma de control se extiende de los funcionarios electos a miembros no electos de las entidades estatales. Cuando el jefe del organismo pblico es designado para dirigir dicho organismo, comparte la responsabilidad poltica con el gobernante electo por los compromisos definidos en el programa de gobierno y comparte adems, la responsabilidad de dar cumplimiento a la Constitucin Poltica, las leyes y a garantizar los derechos y libertades de los colombianos. De esta manera, los ministros, directores de departamentos administrativos, los superintendentes y los jefes de las entidades y organismos descentralizados participan de la responsabilidad poltica que asume el Gobierno frente a los electores; para ello, intervienen en la formulacin de polticas, en la elaboracin de programas sectoriales y en la ejecucin de los mismos8. La Corte Constitucional Colombiana ha sealado la obligacin de las distintas dependencias de la administracin de proporcionar la informacin necesaria para el ejercicio del control ciudadano, precisando que esta obligacin, es de suma importancia puesto que es una concrecin de derechos constitucionales fundamentales y de principios que rigen la funcin pblica. En una democracia participativa el derecho a acceder a la informacin (artculo 20 C.P .) constituye un instrumento indispensable para el ejercicio del derecho poltico fundamental a participar en el control del poder poltico (artculo 40 C.P de lo cual depen.), de la efectividad del principio de responsabilidad poltica
Estas autoridades participan de la responsabilidad poltica porque intervienen en la formulacin de polticas, en la elaboracin de programas sectoriales y en la ejecucin de los mismos.
8 Artculo 48 de la Ley 489 de 1998.

(artculo 133, C.P 9, as como la materializacin del principio de .) publicidad que rige la funcin administrativa (artculo 209 C.P 10. .) Desde el punto de vista jurdico: Con fundamento en los mandatos constitucionales hay normas que ordenan a las entidades responder ante los ciudadanos por las obligaciones asignadas: 1. Sobre Audiencias Pblicas la ley 489 de 1998, en el artculo 33, captulo VIII sobre Democratizacin y Control de la Administracin Pblica se establece que la administracin podr convocar audiencias pblicas en las cuales se discutirn aspectos relacionados con la formulacin, ejecucin o evaluacin de polticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando est de por medio la afectacin de derechos o intereses colectivos.Las comunidades y las organizaciones podrn solicitar la realizacin de audiencias pblicas, sin que la solicitud o las conclusiones de las audiencias tengan carcter vinculante para la administracin. 2. En desarrollo de la Ley 489 de 1998, se expidi el decreto 3622 de 2005 en el cual se adopta como una de las polticas de desarrollo administrativo para organismos nacionales, la democratizacin de la administracin pblica, dirigida a consolidar la cultura de la participacin social en la gestin pblica, con el fin de facilitar la integracin de los ciudadanos y servidores pblicos en el logro de las metas econmicas y sociales del pas y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendicin social de cuentas y propicien la atencin oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad. Como parte de esta poltica, el DAFP formul orientaciones para que las entidades realicen por lo menos una vez al ao audiencias
9 Constitucin Poltica. Artculo 133. Carcter de los congresistas. Inciso segundo. El elegido es responsable polticamente ante la sociedad y frente a sus electores del cumplimiento de las obligaciones propias de su investidura. 10 Sentencia N T-596 de 2002.
Marco de Referencia
13
pblicas de rendicin de cuentas a la ciudadana (vase adjunto Circular No.1000 - 03- 2006). 3. Complementariamente hay disposiciones generales para la administracin pblica sobre el Sistema de Gestin de Calidad, sobre el cual en el literal d) artculo 5, de Ley 872 de 2003 y el artculo 3 del decreto 4110 de 2004, obliga a las entidades a facilitar la evaluacin, el control ciudadano a la calidad de la gestin, y el acceso a la informacin sobre los resultados del sistema. Asimismo en el decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno (MECI) se establece como uno de los elementos de control: la comunicacin informativa mediante la cual se orienta y se evala entre otros aspectos la realizacin de procesos de rendicin de cuentas a travs de audiencias pblicas. Adems existe una normatividad sectorial que obliga en especial a las Corporaciones Autnomas Regionales y a las Secretaras de Salud Territorial a la realizacin de audiencias de rendicin de cuentas (vase anexo No. 1 Tips normativos).
Quines deben rendir cuentas a la ciudadana?

De acuerdo con lo establecido en la ley 489 de 1998 todas las entidades y organismos de la administracin pblica tienen la obligacin de desarrollar su gestin acorde con los principios de la democracia participativa y democratizacin de la gestin pblica. En cumplimiento de esta disposicin dichas organizaciones deben realizar la rendicin de cuentas a la ciudadana. La administracin pblica est integrada por organismos que conforman la rama ejecutiva del poder pblico y por todos los dems organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestacin de servicios pblicos del Estado colombiano (Artculo 39 Ley 489 de 1998).
Exigencias de un proceso satisfactorio de rendicin de cuentas a la ciudadana

La rendicin de cuentas a la ciudadana debe cumplir con unos requisitos o condiciones para garantizar la responsabilidad pblica de las autoridades11 y el derecho ciudadano a exigir explicaciones y realizar el control social, en cumplimiento de los principios de la democracia participativa y publicidad establecidos en la Constitucin Poltica de Colombia. Estos requisitos son:
a) Informar pblicamente sobre la gestin y garantizar que la ciudadana acceda a la informacin

La rendicin de cuentas es un derecho de la ciudadana que le permite hacer la peticin de cuentas y vigilar a la administracin frente a lo qu ha hecho con las responsabilidades que le fueron delegadas, as como a recibir informacin compresible y de inters para ella. Si bien toda rendicin de cuentas supone la transmisin de informacin, no toda transmisin de informacin constituye rendicin de cuentas solamente brindar informacin exitosa se convierte ms en publicidad que en un ejercicio de rendicin de cuentas12. Al poner informacin en la vitrina pblica se facilita la transparencia de la administracin, pero no es suficiente para rendir cuentas a la ciudadana el facilitar la informacin, porque con ello no se logra dar explicaciones y justificaciones sobre los resultados de la gestin y la manera como sta se ha realizado. Por lo tanto, es necesario que al presentar la informacin tambin se expliquen los porqus, los cumplimientos e incumplimientos.
11 Una verdadera rendicin de cuentas, entonces, debe revertir esta relacin de poder haciendo que el que ejerce el poder pblico sea el que tiene que dar respuestas a la sociedad bajo el riesgo de ser sancionado (Goetz y Jenkins.). BID. BORRADOR DE DOCUMENTO DE TRABAJO. Fortaleciendo la Cohesin Social y la Gobernabilidad a travs de una efectiva Rendicin de Cuentas: Hacia la formulacin de un Sistema Nacional de Rendicin de Cuentas en Colombia. Octubre de 2007. 12 Cruz, Anabel y Pousadela Ins (Ed.) Poder, Rendicin de Cuentas y Sociedad Civil en http//www.lasociedadcivil.org.
Marco de Referencia
1
La informacin suministrada debe cumplir con algunos requisitos, en trminos de calidad, cantidad y lenguaje utilizado y adecuada a las expectativas de cada grupo de inters. Adems, la administracin debe realizar esfuerzos por facilitar la consulta a travs de diversos medios de comunicacin y debe facilitar el acceso a la informacin oportunamente, en un lenguaje sencillo, comprensible13 y que responda a los intereses de la ciudadana, es decir, lo que quieren los ciudadanos, lo que necesitan saber para tomar decisiones y para hacer control a lo pblico. El ciudadano debe encontrar una relacin entre el programa de gobierno, las metas o compromisos correspondientes a un periodo sobre el cual se realiza la rendicin de cuentas y sus expectativas. Adicionalmente, la administracin debe garantizar que la ciudadana consulte la informacin suministrada y que se entere efectivamente sobre la accin desarrollada. Es necesario por lo tanto, comprobar que la informacin es utilizada por la ciudadana, verificar que es consultada para ejercer el control social.
b) Explicar y justificar los actos y decisiones para ejercer las responsabilidades encomendadas. La rendicin de cuentas a la ciudadana implica tambin dar explicaciones y argumentar por qu se toman ciertas decisiones, y explicar sobre el nivel de logro de las acciones adelantadas. A travs de la ex-
13 SENTENCIA N T-596 de 2002. La Corte Constitucional ha sealado que la obligacin de publicidad en el artculo 51 citado (de la Ley 190 de 1995), muestra que la administracin debe tomar las medidas necesarias para que esa comunicacin sea efectiva. No se puede, por ejemplo, publicarla de tal forma que sea incomprensible para los ciudadanos. Todo lo contrario. El mandato es que debe hacerse todo lo posible para que cualquier persona, sin tener mayores conocimientos en materia contable, pueda acceder a la informacin all consignada, comprenderla y analizarla. La administracin est al servicio de la comunidad puesto que los funcionarios, de manera directa o indirecta, derivan su poder de los ciudadanos. Slo funcionarios deseosos de ocultar informacin, ven como enemigos a los grupos de ciudadanos que legtimamente fiscalizan al Estado.
plicacin la Administracin debe informar honestamente tanto sobre sus logros como de sus errores y limitaciones.
Debe explicarse qu se hizo, cmo se hizo, con base en qu diagnsticos e informacin, con qu fin y qu se logr. Adems, es necesario aclarar la relacin entre la gestin realizada y las responsabilidades asignadas por la ley, y en especial dejar claro cmo las acciones y decisiones tomadas garantizan los derechos de los ciudadanos. Es indispensable, que estas explicaciones cuenten con un interlocutor del otro lado del mostrador dispuesto a recibirlas y valorarlas.
c) Estar dispuesto a la evaluacin pblica en espacios de deliberacin con los ciudadanos

La administracin pblica debe estar dispuesta a ser evaluada por parte de la ciudadana; y en especial a escuchar, atender y valorar los aportes y peticiones de la misma. De esta manera la rendicin de cuentas es un escenario de dilogo colectivo que permite la comunicacin e intercambio de ideas frente a la gestin de las entidades. La respuesta ciudadana a los resultados de la gestin evaluada puede ser de aprobacin o desaprobacin en forma directa o indirecta utilizando medios legales o simblicos14. La desconfianza ciudadana es una forma de desaprobar pblicamente funcionarios o decisiones que toma la administracin. En forma indirecta la ciudadana puede mostrar su insatisfaccin mediante la utilizacin de mecanismos jurdicos de participacin o acudiendo a los organismos de control. En forma directa la insatisfaccin
Nuria Cunill Grau. Responsabilizacin por el Control Social, CLAD, 1999.

14
Marco de Referencia
1
ciudadana frente a los resultados de la gestin se expresa, a travs del voto en el proceso electoral o utilizando el recurso de la revocatoria del mandato a la gestin del gobernador o el alcalde15.
d) Incorporar las peticiones ciudadanas a los procesos de diseo y ejecucin de polticas pblicas
La administracin pblica debe estar en capacidad de articular adecuadamente las demandas, necesidades y observaciones generadas en el marco de la Rendicin de Cuentas, dentro de los procesos de diseo y ejecucin de polticas pblicas. Como proceso de comunicacin y dilogo tanto la administracin como la ciudadana, expresan sus puntos de vista sobre la gestin realizada. Escuchando a la ciudadana, la administracin puede identificar impactos negativos o vacos en la gestin realizada y, a partir de esto mejorar las decisiones y servicios. De igual forma puede considerar las demandas sociales para tomar nuevas decisiones
15 Ley 131 de 1994 y Ley 741 de 2002.

Contenidos de la Rendicin de Cuentas a la ciudadana
Contenidos de la Rendicin de Cuentas a la ciudadana

Tipos de contenidos
a) Informacin institucional obligatoria b) Informacin de inters para la ciudadana
Informacin institucional obligatoria

La informacin institucional obligatoria es la que debe proporcionar la entidad con base en las responsabilidades asignadas a la entidad en diversas normas y en los compromisos adquiridos por el gobierno en el plan de desarrollo nacional, as como lo establecido en el plan de accin institucional. Estas obligaciones incluyen las acciones para el fortalecimiento institucional a travs de las cuales se busca dar cumplimiento a las polticas de modernizacin del Estado y mejoramiento de la gestin pblica tales como poltica antitrmites, sistema de gestin de calidad y control interno, transparencia en la contratacin, etc. Para organizar la informacin institucional obligatoria deben consultarse los diferentes informes que realizan las entidades como el informe de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para la Administracin Pblica (MECI), los resultados sobre la Medicin, Anlisis y Mejora (requisito No. 8. NTCGP 1000:2004) del sistema de gestin de la calidad, las evaluaciones internas a la gestin, el avance de la estrategia de gobierno en lnea, el informe contable exigido por la Contadura General de la Nacin, el informe de avance a las metas de SIGOB, el plan de mejoramiento resultado de la auditoria realizada por la Contralora General de la Repblica
y el informe de rendicin de la cuenta fiscal, entre otros (vase anexo No. 2 Matriz para clasificar informacin).
Informacin de inters para la ciudadana

La entidad debe rendir cuentas sobre los temas que interesan a la ciudadana, investigando sobre sus preocupaciones, descontentos y necesidades16. Para identificar los temas de inters ciudadano la entidad debe obtener la informacin a travs de las siguientes acciones:
1) Clasificar las quejas y reclamos recibidos

Esta responsabilidad tiene sustento legal en la Ley 489 de 1998, en su artculo 35, literal a) que establece la obligacin de clasificar y analizar las observaciones que presente la ciudadana. De igual forma, la Ley 190 de 1994, Artculo 54, establece que: Las dependencias que reciban las quejas y reclamos debern informar peridicamente al jefe o director de la entidad sobre el desempeo de sus funciones, los cuales debern incluir: 1. servicios sobre los que se presente el mayor nmero de quejas y reclamos, y 2. principales recomendaciones sugeridas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que preste la entidad, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer ms participativa la gestin pblica..Las quejas, reclamos y peticiones son un indicador de las necesidades ciudadanas y de los usuarios.
2) Preguntar a los usuarios, grupos de inters y ciudadana los temas que son de inters
El inters de los ciudadanos y usuarios frente a las entidades pblicas est centrado en la calidad, oportunidad y cobertura de los servicios
16 En el artculo 2 de la Constitucin Poltica se establece como principio constitucional que se debe facilitar la participacin de todos en los asuntos que los afecten.
Contenidos de la Rendicin de Cuentas
23
y en la forma como stos atienden sus necesidades y derechos.La entidad debe consultar al ciudadano sus intereses a travs de diversos canales de comunicacin, presenciales o virtuales. En especial puede realizar encuentros con lderes de las diversas organizaciones sociales, entrevistas o reuniones en las que se identifiquen sus preocupaciones. La rendicin de cuentas puede organizarse para responder a un tema especfico solicitado por la ciudadana, complementando con datos precisos y explicaciones.La consulta no debe limitarse a la aplicacin de encuestas. A continuacin se presenta un cuadro para organizar la informacin que se utilizar para la rendicin de cuentas a la ciudadana.
Cuadro de Clasificacin de contenidos de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana

Contenidos Bsicos Subclasificacin Temas
Objeto de la entidad y derechos ciudadanos que atiende la entidad. Situacin que se encontr al inicio del perodo (la lnea de base). Metas de plan nacional de desarrollo que debe ejecutar la entidad y poblacin beneficiaria. Metas del Plan de accin institucional; informar a la ciudadana sobre el diagnstico o estudio de necesidades que los sustentan. Avances y Resultados en el cumplimiento del plan de accin obtenidos a la fecha. Inversiones y presupuesto asociados a las metas y resultados de la gestin. Impacto de los recursos, servicios y productos realizados por la entidad frente a necesidades ciudadanas en trminos de cobertura y satisfaccin de necesidades. Grado de avance anual. Estado de los Contratos realizados y proyectados en relacin con el cumplimiento de metas institucionales. Acciones para garantizar la transparencia en la contratacin Principales dificultades en la ejecucin y explicaciones de las mismas. Proyecciones para la siguiente vigencia: Programacin de acciones y metas. 2. Acciones para Plan de Mejoramiento Institucional. el fortalecimiento Estado de implementacin del MECI y acciones de mejoramiento. institucional Evaluacin de la Implementacin del sistema de gestin de calidad. Mejoramiento de trmites institucionales. Acciones para garantizar la participacin ciudadana en la gestin institucional. Planta de personal de la entidad y nmero de contristas frente a obligaciones asignadas. Vinculacin y evaluacin meritocrtica de gerentes pblicos.
1. Metas Mnimos Institucionales del plan de desarrollo bajo obligatorios
responsabilidad de la entidad
Temas de Inters Ciudadano
1. Clasificacin de quejas y reclamos
Quejas y peticiones frecuentes por reas o servicios institucionales. Peticiones de inters general. Servicios frente a los cuales hay mayor demanda o queja. Cantidad de usuarios y ciudadanos inconformes por servicio o proceso de la entidad. Propuestas de mejoramiento por servicio o proceso de la entidad.
2. Consulta de Temas especficos de inters ciudadano
Derechos y servicios priorizados por grupos de inters. Problemas del servicio institucional identificados por grupos de beneficiarios. Principales programas o servicios solicitados.
Contenidos de la Rendicin de Cuentas
2
La ruta a seguir para organizar y realizar la Rendicin de Cuentas a la ciudadana

Cmo Organizar la Rendicin de Cuentas?
2
La Ruta a seguir para organizar la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana

La rendicin de cuentas, como proceso permanente, exige organizar varias acciones de encuentro y comunicacin presenciales y no presenciales, que garanticen la informacin, la interlocucin y la deliberacin con los ciudadanos con base en los contenidos y temas de la rendicin de cuentas sugeridos anteriormente; estas acciones pueden ser: Reuniones zonales. Foros de discusin por proyectos, temas o servicios. Mesas de trabajo temticas. Boletines virtuales o publicados. Programas radiales o de televisin comunitarios o nacionales. Ferias de la gestin, en las cuales se expongan resultados de planes y servicios. Peridicos murales o carteleras didcticas. Noticias en la prensa local o nacional. Interaccin en lnea a travs de varios mecanismos como Chat, videoclips, diapositivas, foros, blogs. Las audiencias pblicas para cerrar el proceso con los resultados de una vigencia anual. La audiencia pblica es una de las acciones para la rendicin de cuentas. La audiencia debe permitir el encuentro y la reflexin al final del proceso de rendicin de cuentas sobre los resultados de la gestin de un periodo, en el cual se resumen aspectos cruciales para la interlocucin ciudadana-administracin. Antes de la audienRuta de rendicin de cuentas a la Ciudadana
cia pblica debe garantizarse la circulacin continua de informacin, explicaciones y la evaluacin ciudadana para que se cumpla con una verdadera rendicin de cuentas a la ciudadana (consultar las cuatro Exigencias de un Proceso de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana Satisfactorio en el captulo I).
Planee el proceso de rendicin de cuentas

La rendicin de cuentas a la ciudadana debe planearse con suficiente tiempo, de esta manera puede garantizarse el flujo de informacin en forma oportuna, la interlocucin y la participacin de la ciudadana a travs de grupos organizados.Existen tres actividades que debe tener en cuenta para preparar el proceso de rendicin de cuentas: Alistamiento institucional17: es necesario que la entidad se organice internamente; para ello debe conformar un grupo interno de apoyo que se encargue de definir y liderar el plan de accin para la rendicin de cuentas a la ciudadana. Este grupo debe estar conformado por las siguientes reas: Planeacin Control Interno Comunicaciones Sistemas Atencin al usuario Participacin ciudadana o quien hace sus veces. El grupo debe estar liderado por el Jefe de Planeacin.Cada rea de la organizacin debe aportar a la organizacin y ejecucin de la rendicin de cuentas de acuerdo con sus funciones y responsabilidades institucionales para cumplir con los pasos que se sugieren en esta gua.
17 Gua para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a la Ciudadana. DAFP 2004.
La planeacin de proceso de rendicin de cuentas debe coincidir con la formulacin del Plan Estratgico Operativo intitucional, de esta manera tanto metas y responsabilidades estarn incorporadas a los compromisos de cumplimiento de este Plan.
2
El alistamiento incluye las siguientes actividades: Busque y organice la informacin sobre los contenidos mnimos de la rendicin de cuentas a la ciudadana y sobre las quejas y reclamos recibidos (vase Captulo II, en Contenidos de la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana). Disee estrategias de comunicacin para garantizar la interlocucin de doble va con la ciudadana durante todo el proceso. Elabore el plan de accin con actividades, recursos y responsables, para desarrollar el proceso de rendicin de cuentas recorriendo el camino con las actividades que se describen a continuacin. Sensibilice a empleados de la entidad: Los empleados de la entidad deben recibir informacin y capacitacin sobre el proceso de rendicin de cuentas: cmo funciona, cules son los lmites, alcances, las herramientas y los mecanismos para facilitar su implementacin. Se sugiere que con el apoyo del rea de personal, se formule un proyecto de aprendizaje sobre rendicin de cuentas y control social para involucrar a todos los empleados de la organizacin. En la construccin de la rendicin de cuentas debe trabajar toda la entidad. Los directivos de la entidad deben estar dispuestos a responder preguntas y exponer argumentos durante el proceso de la rendicin de cuentas. Promueva la participacin de organizaciones sociales representativas en el proceso de rendicin de cuentas, para ello:
Previamente es necesario que la entidad tenga organizados sus sistemas de informacin y archivo. Debe clasificar la informacin y saber donde encontrarla
Los contenidos de rendicin de cuenta a la ciudadana deben incluir la informacin mnima obligatoria sobre las metas del plan de accin, competencias legales y temas solicitados por la ciudadana
La entidad debe disear la estrategia de comunicacin para la rendicin de cuentas a la ciudadana que permita motivar la participacin en el proceso, la difusin del derecho ciudadano a la rendicin de cuentas y los ejercicios de rendicin de cuentas promovidos por los gobiernos, as como la comunicacin permanente con los ciudadanos y los diferentes grupos de inters para facilitar la demanda y el acceso a la informacin, a travs de diversos espacios de encuentro
Identifique y organice una la base de datos de los representantes de organizaciones sociales, gremiales, academia, medios de comunicacin, entidades estatales, veeduras, organismos de control, cooperantes Internacionales, universidades, asociaciones de profesionales y otros grupos de inters sobre los temas y servicios de la entidad. Cada dependencia o rea de trabajo de la entidad debe aportar los datos de las organizaciones que solicitan los servicios institucionales. Elabore un directorio en la web, con este registro, en la seccin de Control Social y Rendicin Cuentas establecida por Gobierno en Lnea. Adelante una campaa publicitaria con cuas radiales y eslogan sobre el derecho a participar en la rendicin de cuentas, con el apoyo del rea de atencin al usuario y la oficina de prensa o comunicaciones (si la hay). Defina esta campaa en la estrategia de comunicacin. Prepare a travs de talleres, charlas o documentos orientadores a organizaciones sociales especializadas sobre los alcances de la rendicin de cuentas: cmo funciona, cules son los lmites, y las herramientas que pueden utilizar para el control social? Impulse la conformacin de observatorios18 ciudadanos (grupos que observan y evalan) sobre los temas de la entidad por parte de las universidades u organizaciones sociales especializadas para que vigilen la gestin. Pregunte a las organizaciones sociales y a los grupos de inters sobre temas de su inters y sobre los das y horarios que ms se les facilitan para asistir a las reuniones y a la de la audiencia pblica final.
La entidad debe motivar la conformacin y el control social de grupos organizados de ciudadanos que tengan experiencia frente a los temas institucionales y que tengan la capacidad de realizar anlisis sobre el cumplimiento de polticas pblicas. Estos grupos pueden ser gremios profesionales, centros de investigacin universitarios, cmaras de comercio, organizaciones no gubernamentales, entre otros.
18 Tomado de http://www.observatoriosciudadanos.org.mx/quees01.aspx. Diciembre 15 de 2008.

Qu es un observatorio ciudadano? El trmino observatorio hace alusin a la denominacin bajo la cual un nmero de personas y organizaciones se agrupa con el objetivo de impulsar o vigilar un proceso, una poltica o un actor en e specfico. El trmino recuerda un ejercicio de contraste, en el cual la figura del observatorio surge como una entidad, sin ser la responsable directa de una poltica o proceso en especfico, la observa o evala desde fuera, en este sentido la connotacin conlleva una distancia de la figura gubernamental qeu inyecta autonoma y cierto nivel de imparcialidad a las observaciones. Un observatorio se refeire a un conjunto de individuos o personas que se agrupan en un espacio autnomo con el fin de monitorear, evaluar, incidir en determinadas polticas o procesos, que pueden variar en su naturaleza.
31
Interacte con la ciudadana antes de la audiencia pblica

La entidad debe organizar diversos momentos durante el ao para suministrar informacin sobre la gestin y conversar con la ciudadana a travs de medios de comunicacin y espacios de encuentro. La interaccin con la ciudadana implica un dilogo para consultar temas de inters de la ciudadana, brindar informacin y explicaciones sobre avances de la gestin, y en especial facilitar el seguimiento, la evaluacin y control ciudadano a la gestin en forma permanente. Para lograr esta interaccin, desarrolle las siguientes actividades: Realice el inventario de quejas y reclamos presentados por los usuarios y ciudadana, clasifquelos, identifique principales temas de preocupacin ciudadana y analcelos con el fin de presentar esta informacin en la rendicin de cuentas. Mantenga la comunicacin, si hay acciones de mejora con base en las quejas o reclamos, avise a los usuarios, ciudadanos y organizaciones. Agradezca la participacin de los usuarios a travs de las quejas y reclamos formulados y de a conocer la importancia de sus manifestaciones como ciudadana o usuarios. Consulte a la ciudadana sobre los temas que son de inters: Realice la consulta con varias organizaciones sociales a travs de diversos medios para identificar sus intereses y preocupaciones frente a programas y servicios de la entidad.
Utilice permanentemente diferentes medios de comunicacin, como: Chat, blogs, foros virtuales, correos electrnicos, boletines, peridicos, carteleras, ferias de la gestin, reuniones o mesas de trabajo acordadas con los grupos de inters.
Comunique a la ciudadana el plan de accin institucional una vez est formulado: Haga pblico el plan de accin a travs de la pgina web, volantes, cartillas, carteleras, en eventos o reuniones. Explique el diagnstico en el cual se bas la planeacin y las decisiones que se tomaron. Informe acerca de los programas, proyectos, metas y recursos destinados. Exprese las razones sobre por qu se priorizaron determinadas metas y proyectos. Publique la informacin peridicamente sobre avances de la gestin utilizando diversos medios: El cumplimiento de metas y servicios. Las dificultades y acciones de mejora . Promueva el uso de buzones de sugerencias para que la ciudadana se pronuncie sobre la gestin realizada.Estos informes de avance pueden ser trimestrales o de acuerdo con las fechas que la entidad tiene establecidas para evaluar internamente la ejecucin de su planeacin.
Si la ciudadana conoce el Plan de Accin Institucional desde su formulacin podr participar con mayor inters y anlisis.
Organice la audiencia pblica para cerrar el proceso de rendicin de cuentas

La audiencia pblica de rendicin de cuentas a la ciudadana debe prepararse con la debida anticipacin considerando todos los suministros y condiciones logsticas necesarias para su adecuada realizacin. Para preparar la audiencia pblica: Renase con el grupo interno de apoyo para clarificar el objetivo o los resultados que esperan obtenerse de la audiencia de rendicin de cuentas.
La rendicin de cuentas, no es un ejercicio en los que la entidad da a conocer nicamente los logros que ha obtenido; por el contrario, es necesario comentar sobre las dificultades y problemas que han surgido en ejecucin de polticas, de esta manera la ciudadana puede entender mejor los problemas de la gestin
El Jefe de Planeacin de la entidad debe ser el coordinador para la realizacin de la audiencia pblica.
33
Para consolidar la informacin que se presentar en la audiencia pblica debe definirse una fecha de corte y un periodo o vigencia sobre el cual se presentarn los resultados de la gestin. Algunas preguntas para responder son: La entidad ha cumplido con las metas de los programas o proyectos a que se comprometi? Cules de las necesidades expresadas por la poblacin objetivo estn en lo que se plane, cules no y por qu? El presupuesto se ejecut de acuerdo con lo planeado? Qu ha mejorado en la comunidad con la gestin de la entidad en este periodo? Prepare los Informes para la audiencia final: El comit de apoyo debe definir un esquema o formato para recoger la informacin19 de las diferentes reas de la entidad. Recopile la informacin de los contenidos mnimos obligatorios para la rendicin de cuentas. Organice los datos y soportes del plan de accin del periodo de gestin sobre el cual se presentar el informe. Relacione los resultados del plan de accin con las metas del programa de gobierno. Seleccione los datos relevantes de los diferentes informes que presenta la entidad ante diferentes organismos pblicos (Consulte la Matriz para clasificar informacin) (Anexo No.2). Organice la informacin para dar respuesta a los temas de inters ciudadano.
19 www.gobiernoenlinea.gov.co. Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia.
El contenido de los informes debe responder a la poltica editorial establecida en el Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia (vase anexo Contenidos de la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana).
Elabore el informe de gestin que se presentar en la audiencia pblica y publquelo en la pgina web. Determine la fecha para realizar la audiencia de rendicin de cuentas. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: a) La audiencia tiene que reportar resultados de un periodo del plan de accin institucional, preferiblemente de una vigencia anual. b) La audiencia pblica debe garantizar la presencia de la ciudadana y de los grupos de inters por lo cual hay que considerar su disponibilidad de tiempo para establecer la fecha y horario de realizacin. Es conveniente realizar la audiencia dentro del primer trimestre del ao (enero-marzo) para responder por la gestin de la vigencia anual anterior Si se planea realizar la audiencia pblica sobre los resultados de la gestin de la misma vigencia, sta debe hacerse en el ltimo trimestre del ao (octubre-diciembre). Organice la estrategia de comunicacin para promover la audiencia pblica, con el propsito de dar a conocer en forma oportuna y comprensible, el informe de rendicin de cuentas a diferentes grupos de inters: a) Realice un inventario de los videos sobre realizaciones institucionales, fotografas existentes, entrevistas, presentaciones en Power Point.b) Disee murales, carteleras, boletines, afiches, exposiciones, cartillas, videoclips, entre otros para presentarlos el da de la audiencia.c) Divulgue los mecanismos de comunicacin diseados para que la ciudadana acceda a la informacin y realice preguntas a la entidad. (Ver anexo No.3). Prepare la logstica de la Audiencia Pblica (A. P Tenga .): en cuenta los siguientes aspectos: Lugar - Identifique un lugar para llevar a cabo la AP El sitio . debe ser de fcil acceso a la ciudadana ; se aconseja que tenga varias entradas y posibilidades de parqueo y transporte para los asistentes. Tenga en cuenta las normas bsicas de seguridad.
Se recomienda elaborar un cuadro comparativo de entidades que presten el servicio de auditorios, sus costos, recursos ofrecidos, capacidad y seguridad.
3
Nmero de invitados y confirmacin de las personas que asistirn a la audiencia. Suministros - Establecer las necesidades para el desarrollo de la Audiencia, como por ejemplo el refrigerio, telfono, fax, computador, punto de red, internet, pantalla, televisin, cmara de video, grabadora, papelera, registro de asistencia, etc. Duracin - es recomendable que la audiencia pblica, se realice en una jornada de 4 horas, con el fin de evitar cortes y desercin de la audiencia. Sin embargo, sta puede planearse para varios das segn las condiciones de cada entidad. Determine el o los medios que se utilizarn para la convocatoria y los costos de los mismos: invitaciones personales con tarjetas u oficios, diarios de amplia circulacin, la radio, la televisin, la pgina web, reuniones con los grupos de inters. Convoque a la audiencia pblica por lo menos treinta (30) das antes de la fecha de realizacin (vase anexo No. 5 Ejemplo de Convocatoria Pblica): Utilice varios medios segn la disponibilidad presupuestal: pgina web, prensa de amplia circulacin, peridico institucional, boletines, radio, carteleras, peritoneos, boletn del consumidor, volantes. Enve invitacin personal a ciudadanos y organizaciones sociales identificadas (vase anexo No. 4 Modelo de Tarjeta de Invitacin). A travs de pautas radiales o de televisin nacional y comunitaria, motive la participacin en la audiencia pblica. Realice reuniones de motivacin y explicacin a las organizaciones sociales para garantizar su participacin en el evento. Inscripcin y radicacin de propuestas Diez das antes de la Audiencia, motive a las organizaciones sociales y a la ciudadana para que inscriban sus propuestas o necesidades de intervenRuta de rendicin de cuentas a la Ciudadana
cin (vase formato anexo No. 6 Presentacin de Propuestas).Clasifique y distribuya al interior de la entidad, por reas o temas, las propuestas de intervencin recibidas, para que stas preparen las respuestas requeridas.
Publique y distribuya el informe de rendicin de cuentas para la audiencia pblica:
Publique y distribuya, por lo menos 30 das antes de la fecha de realizacin, el informe de rendicin de cuentas sobre los resultados de la gestin que se presentar en la audiencia pblica. Enve por correo electrnico el informe a los convocados a la audiencia pblica. Publique el informe en la pgina web, en carteleras y en los centros de documentacin y atencin al usuario. Realice foros y mesas de trabajo presenciales previos a la audiencia pblica sobre programas o temas especficos, de acuerdo con los intereses de las organizaciones sociales. Utilice espacios radiales y televisivos comunitarios o con objetivo social para divulgar la informacin y la comunicacin con la ciudadana. Promueva foros en lnea y/o comunicacin constante a travs de correos electrnicos o chats. Realice la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana. Recuerde que con la audiencia culmina todo el proceso de comunicacin de la rendicin de cuentas a la ciudadana de un periodo de gestin. La audiencia pblica debe estar precedida por el ministro, director de departamento administrativo, director o gerente de la entidad. Participarn adems en la mesa principal, el comit tcnico de cada entidad as como el rea de planeacin y el grupo de apoyo.La audiencia se desarrollar en los siguientes bloques:
3
a) Intervencin de la entidad b) Informe de organismos de control c) Intervencin de las organizaciones sociales d) Intervencin de los ciudadanos e) Cierre y evaluacin de los ciudadanos Registre la asistencia: utilice un formato para consignar nombre de los participantes, si pertenece a una organizacin y datos de contacto. Entregue a los asistentes un formato para realizar su pregunta o propuesta a la entidad. Entregue un resumen del informe de gestin institucional. Ubique una urna o un sitio con funcionarios del rea de atencin al usuario, al ingreso del recinto para que los asistentes presenten las quejas o reclamos sobre los servicios de la entidad. De esta manera se evita que la audiencia pblica se convierta en un escenario de quejas individuales. Estas quejas pueden ser clasificadas y respondidas en forma integral en la audiencia por parte de los representantes de la entidad. Designe un moderador para coordinar la audiencia pblica, quien debe controlar los tiempos y las intervenciones y presentar el orden del da.El moderador debe presentar el reglamento de la audiencia pblica, aclarando el procedimiento y tiempos para las intervenciones y los objetivos de la audiencia pblica. El moderador presenta el orden del da al iniciar la audiencia pblica.
Este resumen se puede presentar en un volante, en afiches, en diapositivas, plegable, cartillas, entre otros medios.
Gua para organizar el orden del da de la Audiencia Pblica: Intervencin de la entidad. El representante legal de la entidad y responsable ante el ciudadano, debe presentar en forma clara y comprensible el informe de rendicin de cuentas. Los directivos de las reas podrn apoyar con informacin ms detallada y especializada el cumplimiento de cada meta. Informe de los rganos de control. La oficina de control interno o un organismo de control deben intervenir en la audiencia pblica presentando los resultados de las auditoras o evaluaciones realizadas sobre la gestin institucional y el Plan de mejoramiento de la vigencia sobre la cual se rinde cuentas. Este primer bloque puede realizarse en dos horas. Intervencin de las organizaciones sociales. Los representantes de las organizaciones inscritas deben exponer en la audiencia las propuestas o evaluaciones que inscribieron previamente; tendrn un lmite de tiempo para exponer de acuerdo con el reglamento definido. La entidad dar la respuesta a la organizacin social en el tiempo establecido. Las intervenciones de las organizaciones deben ser, por lo menos, de 10 minutos. Estas intervenciones deben organizase por temas afines de tal forma que las respuestas de la entidad correspondan a cada agrupacin temtica. Intervencin de los ciudadanos. Los ciudadanos podrn intervenir para presentar las inquietudes registradas en el formato de inscripcin. La duracin de la intervencin de los ciudadanos depender de la cantidad de ciudadanos inscritos. La entidad responder en forma inmediata las preguntas o inquietudes que presenten en la audiencia los ciudadanos. En caso de no ser posible responder en ese momento, la entidad debe comprometerse a hacerlo en un tiempo prudencial. Si se trata de denuncias o quejas sobre aspectos disciplinarios la entidad escuchar y tramitar esta peticin a travs los canales establecidos legalmente.
La entidad deber exponer en forma didctica y amena sus ejecuciones, logros, dificultades y retos. Podr utilizar video clips sobre realizaciones, testimonios, presentaciones en Power Point, fotografas, entre otras acciones que dinamicen la presentacin de la informacin Como parte de la Audiencia Pblica la entidad puede organizar un exposicin de las realizaciones a manera de una feria, con puestos atendidos por los directivos en los que se muestren las realizaciones. (vase anexo Experiencia de Alcalda de Manizales)
Se pueden organizar mesas de trabajo por temas solicitados por la ciudadana
3
Acuerdos y proyecciones. El representante de la entidad debe llegar a acuerdos con las organizaciones sociales para fijar un plan de accin orientado a mejorar las debilidades, incorporar las propuestas ciudadanas o facilitar el ejercicio del control social frente a temas de inters. Evaluacin y cierre de la audiencia. La Oficina de Control Interno debe elaborar las conclusiones de la audiencia. Tambin pueden sacar conclusiones observadores externos invitados a hacer parte de la experiencia, como Universidades u otros. Para cerrar la audiencia: Circule entre los invitados, formatos para calificar el evento de la audiencia pblica, con el fin de identificar si se cumpli con las expectativas y las propuestas de mejoramiento. (vase ENCUESTA DE EVALUACIN DE LA AUDIENCIA). Anexo No. 7.
Despus de la audiencia pblica

Despus de la audiencia pblica debe continuar el proceso de interaccin y comunicacin con la ciudadana con el fin de retroalimentar la gestin institucional y mejorar el proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana. Divulgue las conclusiones de la audiencia pblica: Elabore un acta final de la audiencia pblica dnde se resuma lo expuesto y los principales comentarios y preguntas recibidas de la ciudadana durante la audiencia. Divulgue el acta y la evaluacin de la rendicin de cuentas, resaltando las preguntas ciudadanas y temas tratados, los resultados y conclusiones. Utilice en lo posible, los mismos medios a travs de los cuales se ofrecern invitaciones a los participantes.
El ciudadano debe saber qu pas con sus propuestas, preguntas o quejas; para ello puede asignarse un cdigo de consulta o publicar en general las preguntas realizadas en la audiencia pblica y las respuestas a las mismas. Evalu el proceso de rendicin de cuentas. Verifique el cumplimiento de los objetivos del proceso de rendicin de cuentas: evale las acciones desarrolladas para lograr la transparencia institucional, facilitar la informacin y comunicacin con la ciudadana. Disee un cuestionario en la web institucional para que el ciudadano evale cada vez que se comunique con la entidad. Aplique una encuesta para evaluar el proceso de rendicin de cuentas, a los ciudadanos que asistan a las reuniones o encuentros convocados. Realice una autoevaluacin con el grupo de apoyo al proceso de rendicin de cuentas. Consulte a los organismos de control que han participado del proceso de rendicin de cuentas, los aspectos por mejorar.Retroalimente la gestin institucional: la entidad debe incorporar las propuestas y evaluaciones ciudadanas con el fin de mejorar la gestin institucional: Disee un procedimiento que permita al ciudadano establecer en qu medida sus propuestas o evaluaciones son tenidas en cuenta y que permita rectificar la informacin posterior a la audiencia. Formule un plan de mejoramiento con base en las propuestas, quejas y expectativas planteadas por la ciudadana. Comunique las actividades previstas en el plan de mejoramiento de la entidad y/o cumplimiento de compromisos. Informe permanentemente a la ciudadana sobre qu se est haciendo, compromisos y plan de mejoramiento.
Este procedimiento se puede disear a travs de un aplicativo en lnea para facilitar el acceso a la informacin, as como su anlisis por parte de la entidad. Utilice el espacio destinado por Gobierno en lnea sobre RENDICIN DE CUENTAS Y CONTROL SOCIAL.
41
Reinicie la planeacin de un nuevo proceso de rendicin de cuentas

La rendicin de cuentas es un proceso contino. Por ello una vez culminadas las acciones previstas, para responder por la gestin institucional durante el periodo establecido, debe iniciarse una nueva planeacin y ejecucin de acciones para la rendicin de cuentas de otro periodo. Reinicie el proceso con el plan de accin para preparar las actividades de rendicin de cuentas a la ciudadana sobre la prxima vigencia.
Parmetros para evaluar el proceso de Rendicin de Cuentas a la ciudadana
Parmetros para evaluar el proceso de Rendicin de Cuentas a la ciudadana
La rendicin de cuentas a la ciudadana debe evaluarse con base en parmetros establecidos como aspectos crticos del proceso realizado valorando tanto el impacto o resultados de su implementacin como los contenidos de la misma. Esta evaluacin debe ser realizada por los sigueintes evaluadores, as: a) la misma entidad a travs del rea de control interno b) las organizaciones sociales participantes c) el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP d) los rganos de control. Para la calificacin de los resultados de cada indicador se utiliza una escala de cuatro puntos (0, 1, 2 y 3) de valoracin, que incluye: El valor cero (0) cuando hay ausencia de aportes al proceso de rendicin de cuentas. Los valores 1, 2 y 3 identifican y numeran los niveles en los esfuerzos institucionales para cualificar componentes de las diferentes etapas del proceso de rendicin de cuentas, siendo tres (3) el mximo valor posible. Los resultados de calificaciones realizadas por cada evaluador deben ser ponderados. A continuacin se presenta el formato de calificacin para evaluar el nivel de avance en el proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana.
Parmetros para evaluar el proceso realizado

Entidad u organismo evaluado: Evaluador: Fecha de valuacin
Calificacin del resultado y/o variacin observada en el periodo 0
Nivel de Participacin de Organizaciones Sociales en el Proceso de Rendicin de Cuentas Gestin Administrativa del Proceso de Rendicin de Cuentas
2
Las organizaciones sociales convocadas participaron en todas las etapas del proceso de rendicin de cuentas.
3
Las propuestas y observaciones presentadas por las organizaciones sociales fueron acogidas e incorporadas en las decisiones institucionales. La evaluacin del proceso de rendicin de cuentas se realiz y fue favorable en por lo menos el 80%.
No hubo participa- Fueron identificadas y cin de organizacio- convocadas por lo menes sociales. nos tres organizaciones sociales representativas a participar en la planeacin del proceso de rendicin de cuentas. No se conform el grupo de apoyo al proceso de rendicin de cuentas. Se diseo un plan institucional para adelantar el proceso de rendicin de cuentas.
Los recursos requeridos y las acciones previstas para realizar el proceso se desarrollaron en un 80% de acuerdo con lo planeado. La convocatoria a la audiencia pblica se realiz por lo menos 30 das antes del evento y fueron claros sus objetivos y reglas de funcionamiento. Realiz la entidad,durante el ltimo ao, uno o ms encuentros con ciudadanos, lderes sociales y/o representantes de observatorios, encuentros de los cuales se derivaron asuntos de inters para la rendicin de cuentas.
Realizacin de la Audiencia Pblica
No se realiz audiencia pblica presencial para la rendicin de cuentas sobre el ltimo periodo de gestin.
Se formul y ejecut un cronograma de trabajo para realizar la audiencia pblica..
Se realiz la audiencia pblica sobre el ltimo periodo de gestin con la participacin de por lo menos tres organizaciones sociales y con ciudadanos en general. Se desarrollo uno o ms encuentros con la ciudadana, usuarios y organizaciones sociales para tratar asuntos derivados de la audiencia pblica de rendicin de cuentas -durante el ltimo ao-.
Espacios de Interlocucin con la Ciudadana, generados por la Entidad
Durante el ltimo ao, la entidad no ha realizado audiencia pblica de rendicin de cuentas a la ciudadana.
La entidad cuenta con una clasificacin de las quejas y reclamos presentados y con respuestas de mejora para ser presentadas ante los ciudadanos en una audiencia pblica de rendicin de cuentas.
Parmetros sobre la Rendicin de Cuentas
4
Calificacin del resultado y/o variacin observada en el periodo Indicador

0 1 La estrategia de comunicacin e informacin generada por la entidad, obedece a un estudio tcnico con miras a generar movilidad en torno a la rendicin de cuentas. Hay evidencias de su aplicacin. 2 Cuenta la entidad con productos de comunicacin que sean distribuidos de manera permanente, a travs de informes periodsticos, cuas o pautas sobre la forma en que los ciudadanos pueden participar de la gestin pblica y pueden ser participes en la rendicin de cuentas Los contenidos de rendicin de cuentas cumplen con los mnimos establecidos y con los que son de inters ciudadano debidamente concertados. 3 Hay estudios que demuestran el aumento de participantes tanto ciudadanos como organizaciones sociales en los distintos espacios de encuentros preparatorios y de rendicin de cuentas, resultado de estrategias de comunicacin generadas. Los contenidos de la informacin para la audiencia pblica han sido evaluados como claros por parte de organizaciones sociales especializadas y han sido tiles para la interlocucin en las rendiciones de cuentas. Los informes de rendicin de cuentas utilizan un lenguaje sencillo, comprensible, ofrecen indicadores y son valorados por los ciudadanos y organizaciones sociales de utilidad para su evaluacin y anlisis.
Estrategia de La entidad carece comunicacin para de una estrategia de la rendicin comunicacin para de cuentas motivar o movilizar la ciudadana en torno a la rendicin de cuentas a la ciudadana.
Establecimiento de N.A. contenidos para la rendicin de cuentas
La determinacin de contenidos para la rendicin de cuentas se realiza de manera unilateral por parte de la entidad.
Calidad de la informacin
Los informes de rendicin de cuentas son valorados por los ciudadanos y organizaciones sociales como poco claros o de poca utilidad para realizar el control social.
La entidad utiliza varias formas de presentar la informacin garantizando la utilidad de los informes de rendicin de cuentas.
La informacin suministrada genera confianza y tranquilidad en los ciudadanos y organizaciones sociales, por cuanto adems de ser suficiente puede ser comprobada.
Anexo No. 1: tips normativos y jurisprudencia

Normas que obligan a la administracin pblica a rendir cuentas a la ciudadana 1. Constitucin Poltica: Artculo 23: El derecho de peticin permite a las personas acceder en forma oportuna a la informacin y documentos pblicos. Obliga a la entidad a facilitar la informacin y el acceso a documentos que no son de reserva legal.Artculo 74: derecho de las personas y organizaciones a acceder a los documentos pblicos. Artculo 209: obligacin de cumplir con el principio de publicidad de la administracin - dejar ver lo pblico. 2. Artculos 32 y 33 de la Ley 489 de 1998: todas las entidades y organismos de la administracin tienen la obligacin de desarrollar su gestin acorde con los principios de la democracia participativa y la democratizacin de la gestin; de igual forma podrn convocar audiencias pblicas para discutir lo relacionado con la formulacin, ejecucin y evaluacin de polticas y programas a cargo de la entidad. 3. Ley 850 de 2003 (reglamenta las veeduras ciudadanas), artculo 17: las veeduras tienen derecho a conocer las polticas, proyectos, programas, contratos, recursos presupuestales asignados, metas fsicas y financieras, procedimientos tcnicos y administrativos y cronogramas de ejecucin (). Esta informacin es de obligatoria respuesta. 4. Ley 962 de 2005 (antitrmites), artculo 8: Todos los organismos y entidades de la administracin pblica debern tener a disposicin del pblico, a travs de medios impresos o electrnicos de que dispongan, o por medio telefnico o por correo, informacin actualizada sobre: Normas bsicas que determinan su competencia, funciones y servicios; trmites y actuaciones para que el ciudadano adelante su labor de evaluacin de la gestin pblica y as intervenir en forma argumentada en los procesos de rendicin de cuentas. 5. Artculo 5 (literales c y e) y 91 de la ley 136 de 1994. Articulo 91 (literal e): Funciones de los alcaldes con relacin a la ciudadana: 1) Informar sobre el desarrollo de su gestin a la ciudadana de la siguiente manera: En los municipios de 3a, 4a, 5a y 6a categora, a travs de bandos y medios de comunicacin local de que dispongan. En los municipios de la categora 1a, 2a y Especial, a travs de las oficinas de prensa de la Alcalda.
4
2) Convocar por lo menos dos veces al ao a ediles, a las organizaciones sociales y veeduras ciudadanas, para presentar los informes de gestin y de los ms importantes proyectos que sern desarrollados por la administracin. 3) Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadana en general. 4) Facilitar la participacin ciudadana en la elaboracin del plan de desarrollo municipal. 6. Ley 152 de 1994, artculo 43: Informe del gobernador o alcalde. El gobernador o alcalde presentar informe anual de la ejecucin de los planes a las respectiva asamblea o concejo o la autoridad administrativa que hiciere sus veces en los otros tipos de entidades territoriales que llegaren a crearse. 7. Ley 617 de 2000, artculo 79: Control social a la gestin pblica territorial. El Departamento Nacional de Planeacin publicar en medios de amplia circulacin nacional con la periodicidad que seale el reglamento y por lo menos una vez al ao, los resultados de la evaluacin de la gestin de todas las entidades territoriales, incluidos sus organismos de control, segn la metodologa que se establezca para tal efecto. 8. Ley 715 de 2001, artculo 90: Evaluacin de gestin de los recursos del Sistema General de Participaciones. Las secretaras de planeacin departamental o quien haga sus veces, debern elaborar un informe semestral de evaluacin de la gestin y la eficiencia, con indicadores de resultado y de impacto de la actividad local, cuya copia se remitir al Departamento Nacional de Planeacin y deber ser informado a la comunidad por medios masivos de comunicacin.El contenido de los informes deber determinarlo cada departamento, garantizando como mnimo una evaluacin de la gestin financiera, administrativa y social, en consideracin al cumplimiento de las disposiciones legales y a la obtencin de resultados, conforme a los lineamientos que expida el Departamento Nacional de Planeacin. 9. Decreto 3622 de 2005: Poltica de Democratizacin de la Administracin Pblica (SISTEDA)Dirigida a consolidar la cultura de la participacin social en la gestin pblica, con el fin de facilitar la integracin de los ciudadanos y servidores pblicos en el logro de las metas econmicas y sociales del pas y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendicin social de cuentas y propicien la atencin oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad
Jurisprudencia:
Sentencia C- 073/96 Qu implica el derecho a la informacin? El derecho a la informacin implica la posibilidad de recibir, buscar, investigar, almacenar, procesar, sistematizar, analizar, clasificar y difundir informaciones, concepto ste genrico que cubre tanto las noticias de inters para la totalidad del conglomerado como los informes cientficos, tcnicos, acadmicos, deportivos o de cualquier otra ndole y los datos almacenados y procesados por archivos y centrales informticas. Se trata de un verdadero derecho fundamental, que no puede ser negado, desconocido, obstruido en su ejercicio o disminuido por el Estado, cuya obligacin, por el contrario, consiste en garantizar que sea efectivo [...]. nada impide, a la luz de la Constitucin, que el Estado contemple requisitos para recibir, manejar, difundir, distribuir o transmitir informaciones, ni que establezca restricciones o limitaciones por razn del imperio del orden jurdico, para hacer efectivos los derechos de las dems personas -tales como la honra, el buen nombre o la intimidad- o con el objeto de preservar el inters colectivo.
Limitaciones del derecho a la informacin
Sentencia C-48 de 1993 El derecho a la informacin Es un derecho que expresa la tendencia natural del hombre hacia el conocimiento. El ser humano est abierto a la aprehensin conceptual del entorno para reflexionar y hacer juicios y raciocinios sobre la realidad. Es en virtud de esta tendencia que a toda persona se le debe la informacin de la verdad, como exigencia de su ser personal.
1
T-729 de 2002 Habeas data y derecho a la informacin.

Los datos personales, por sus condiciones especiales, prima facie se encuentran fuera de la rbita de conductas protegidas por el rgimen general del derecho constitucional a la informacin. En consecuencia, la colisin entre derecho al habeas data o derecho a la autodeterminacin informtica y derecho a la informacin, deber resolverse atendiendo las particularidades tanto de la informacin, convertida en datos personales, como de los rasgos y poder de irradiacin del derecho a la autodeterminacin informtica. La informacin pblica, calificada como tal segn los mandatos de la ley o de la Constitucin, puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la misma sea informacin general, privada o personal. Por va de ejemplo, pueden contarse los actos normativos de carcter general, los documentos pblicos en los trminos del artculo 74 de la Constitucin, y las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas; igualmente sern pblicos, los datos sobre el estado civil de las personas o sobre la conformacin de la familia. Informacin que puede solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin el deber de satisfacer requisito alguno. La informacin semiprivada ser aquella que, por versar sobre informacin personal o impersonal y no estar comprendida por la regla general anterior, presenta para su acceso y conocimiento un grado mnimo de limitacin, de tal forma que la misma slo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administracin de datos personales. Es el caso de los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social o de los datos relativos al comportamiento financiero de las personas. La informacin privada ser aquella que por versar sobre informacin personal o no, y que por encontrarse en un mbito privado, slo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las historias clnicas o de la informacin extrada a partir de la inspeccin del domicilio. La informacin reservada, que por versar igualmente sobre informacin personal y sobre todo por su estrecha relacin con los derechos fundamentales del titular dignidad, intimidad y libertad se encuentra reservada a su rbita exclusiva y no puede siquiera ser obtenida ni ofrecida por autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Cabra mencionar aqu la informacin gentica, y los llamados datos sensibles o relacionados con la ideologa, la inclinacin sexual, los hbitos de la persona, etc.De igual manera ser reservada aquella informacin clasificada como tal por mandato legal o que est relacionada con la defensa y seguridad nacional. La informacin de carcter histrico y, por tanto pblica: aquella que ha sido clasificada como reservada pero que despus de treinta (30) aos de su expedicin adquiere el carcter de histrica y puede ser consultada por cualquier ciudadano..
Clasificacin de la informacin
Sentencia No. T-524/93 Derecho de acceso a documentos pblicos (Especificidad y autonoma dentro del conjunto de los derechos fundamentales) Si es cierto que el derecho a acceder a los documentos pblicos, puede considerarse en buena medida como una modalidad del derecho fundamental de peticin y como instrumento necesario para el ejercicio del derecho a la informacin y, por lo tanto, comparte con estos su ncleo axiolgico esencial, no lo es menos que tiene tambin un contenido y alcance particulares que le otorgan especificidad y autonoma dentro del conjunto de los derechos fundamentales.
Sentencia T-621/96 Derecho deacceso a documentos pblicos Fundamental por conexidad El derecho que tiene toda persona de acceder a documentos pblicos, es un derecho fundamental en la medida en que se encuentra en ntima conexidad con derechos fundamentales expresamente consagrados, como lo son los derechos de peticin e informacin.
Sentencia T-053/96 Conexidad derecho a la consulta-derecho de peticin Vinculacin del ciudadano con la Administracin Ejercicio del control delpoder poltico del Estado . Una obligacin de los Registradores Es indudable la ntima conexidad entre el derecho a la consulta de documentos y el derecho de peticin. Ntese que en la nueva Carta Poltica el derecho a la consulta de documentos oficiales... no slo se convierte en un instrumento idneo que vincula al ciudadano con la actividad de la Administracin y facilita el conocimiento de sus determinaciones, sino que lo instala de lleno como sujeto activo y actuante, en el ejercicio del control del poder poltico del Estado [...] Se impone a los Registradores en beneficio de los usuarios la obligacin de permitir la consulta de todos los elementos de su archivo, siempre que tal garanta no entorpezca el servicio normal de la Oficina.
3
Sentencia T-605 de 1996 El derecho de peticin es el gnero, y el acceso a documentos es la especie. El derecho a acceder a documentos pblicos est directamente relacionado con el derecho de peticin, al ser una manifestacin especfica del mismo. El derecho de peticin es el gnero, y el acceso a documentos pblicos o a determinadas informaciones, es la especie.
Sentencia T-074/97 El derecho depeticin como gnero El derecho de peticin, como gnero envuelve el derecho de solicitar informaciones por parte de los ciudadanos; el acceso a la informacin sobre las actividades de la administracin y el derecho a pedir y obtener copia de sus documentos lo cual constituye una forma de su ejercicio y una garanta ciudadana esencial en cualquier democracia. En consecuencia, los particulares pueden, verbigracia, conocer la forma como estn organizadas las entidades pblicas, su naturaleza jurdica, sus funciones o la manera como se tramitan y deciden los diversos asuntos de las mismas. Si pasados 10 das de la peticin de documentos no se ha dado la respuesta, se entender para todos los efectos legales que la respectiva solicitud ha sido aceptada y los correspondientes documentos debern ser entregados dentro de los 3 das siguientes; el peticionario, en virtud del silencio administrativo positivo, adquiri el derecho de obtener las certificaciones y la informacin solicitada. Todas las personas tienen derecho a acceder a documentos pblicos, salvo los casos que establece la ley. Por consiguiente la decisin negativa debi motivarse sealando su carcter reservado e indicando las normas jurdicas pertinentes que establecen excepcionalmente la reserva, con lo cual se desconoci la garanta al derecho de peticin y el acceso a documentos pblicos, as como el debido proceso administrativo.
Silencioadministrativo positivo
Anexo No. 2: matriz para clasificar informacin

La matriz para clasificar informacin tiene como propsito ayudar a extractar los datos relevantes de los diferentes informes que presenta la entidad sobre su gestin administrativa.
Matiz para clasificar Informacin

reas de trabajo o por procesos institucionales (1) Informes de seguimiento al Plan Estratgico institucional(2) Evaluacin del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) y Planes de Mejoramiento Institucional y por procesos(3) Medicin, Anlisis y Mejora (requisito No. 8. NTCGP 1000:2004)(4) Plan de Mejoramiento por vigilancia fiscalContralora General de la Repblica(5) Quejas y peticiones ciudadanas(6)
Proceso de gestin documental y correspondencia Proceso de gestin de Recursos humanos Proceso de gestin financiera Proceso de Promocin y desarrollo de electrificadoras

La matriz puede organizarse por procesos o por reas de trabajo. (1) En la columna REAS DE TRABAJO O POR PROCESOS INSTITUCIONALES identifique las dependencias de la entidad o los procesos de produccin y prestacin de servicios del sistema de gestin de calidad. (2) En la columna Informes de seguimiento al Plan Estratgico institucional registre la informacin sobre el cumplimiento de metas previstas en el plan institucional y el nivel de cumplimiento de indicadores en relacin con el rea de trabajo o proceso identificado. (3) En la columna Evaluacin del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) y Planes de Mejoramiento consigne las debilidades encontradas y las acciones de mejoramiento acordadas en relacin con el rea de trabajo o proceso identificado. (4) En la columna Medicin, Anlisis y Mejora (re quisito No. 8. NTCGP 1000:2004) escriba las inconformidades detectadas en los procesos, productos o servicios y en la satisfaccin del cliente, as como las acciones de mejora previstas en relacin con el rea de trabajo o proceso identificado. (5) En la columna Plan de Mejoramiento por vigilancia fiscal - Contralora General de la Repblica deben anotarse los hallazgos identificados y las acciones para corregirlos en relacin con el rea de trabajo o proceso identificado. (6) En la columna Quejas y peticiones ciudadanas incluya la clasificacin de la informacin sobre este asunto por rea de trabajo institucional.
Anexo No. 3: Recomendaciones para disear la estrategia de comunicacin

Criterios para el diseo de la estrategia:
Escuchar a la parte interesada y conocer de antemano qu quiere or el ciudadano. Los canales de comunicacin deben ser de doble va. Las entidades deben tener canales para informar y recoger informacin y expectativas. La comunicacin debe ser permanente para que sea oportuna y til. Deben existir procedimientos institucionales internos que hagan posible que las propuestas de la ciudadana sean tenidas en cuenta Debe ser evidente para el ciudadano lo que pas con sus propuestas. La Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana puede ser ampliada con una estrategia como la siguiente, la cual ha mostrado resultados favorables especialmente en el mbito territorial: Ampliar la jornada de manera que permita unas horas destinadas a desarrollar mesas de trabajo, por ejemplo: En la Maana Mesas de trabajo por temas que previamente hayan sido solicitados por la ciudadana, y/o Realizar una feria exposicin de proyectos y realizaciones, haciendo consulta sobre ellos.
Despus de la audiencia pblica:

Debe generarse una retroalimentacin permanente de la ciudadana.

El ciudadano debe saber qu pas con sus propuestas, preguntas o quejas. El ciudadano debe contar con espacios y formas para pronunciarse sobre distintos temas de inters derivados de la audiencia. Debe existir un procedimiento para establecer que lo que diga la ciudadana sea tenido en cuenta. Debe hacerse una evaluacin sobre el proceso de rendicin de cuentas, y editar un acta final de la audiencia pblica dnde se resuma lo expuesto y los comentarios y preguntas recibidas durante la audiencia. Circule entre los invitados a la audiencia formatos para calificar el evento y preguntando las razones de la calificacin. Incluya dichos resultados agregados en el acta de la audiencia.
Anexo No. 4: tarjeta de invitacin personalizada

La invitacin personalizada debe llamar la atencin de la ciudadana y motivar su participacin en la audiencia pblica de rendicin de cuentas. Para ello adems de utilizar diseos originales, es preciso incluir en la invitacin mensajes que animen a conocer y participar en el control de los temas institucionales. Algunos ejemplos, pueden incluir mensajes como:
SABE USTED QU HA HECHO EL ESTADO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A? Quiere usted que los servicios pblicos mejoren? Lo invitamos a participar en la audiencia pblica de rendicin de cuentas De la administracin pblica a la ciudadana Lugar: Fecha: Horario:
Lo pblico es de todos
La audiencia pblica de rendicin de cuentas es una reunin en la que usted puede conocer sobre los programas y servicios de la entidad, pero tambin preguntar y proponer acciones para mejorarlos.

Anexo No. 5: aviso de convocatoria pblica elaborado por el ministerio de comunicaciones
Anexo No. 6: formato para la presentacin de propuestas
(Adaptado de los utilizados por el Ministerio de Defensa Nacional- Caja de Retiro de las FF.MMM y la Red Postal de Colombia 4 72)
AUDIENCIA PBLICA SOBRE RENDICIN DE CUENTAS
Lugar: Fecha: Recomendacin: Es importante tener en cuenta que los hechos sobre los cuales se va a pronunciar estn relacionados con los temas definidos para la Audiencia Pblica DATOS GENERALES DEL SOLICITANTE LUGAR Y FECHA _________________________________________________ NOMBRES Y APELLIDOS___________________________________________ DIRECCIN DE CORRESPONDENCIA______________________________ TELEFONO________________________________________________________ CORREO ELECTRNICO___________________________________________ Marque con una X, segn el caso:Acta en forma personal ___Acta en representacin de una organizacin___. Cal?____________________ II. PROPUESTA Describa por favor la propuesta, recomendacin, observacin, pregunta o sugerencia sobre la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana.___________________________ ____________________________________________________________________
61
____________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
III DOCUMENTOS QUE ADJUNTA 1._________________________________ 2.___________________________________________________________________ 3._________________________________________________________________
IV FIRMA__________________________________________________________
Anexo No. 7 encuesta para la evaluacin de la Audiencia Pblica

Adaptado del diseado por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares
AUDIENCIA PBLICA SOBRE RENDICIN DE CUENTAS
FECHA REALIZACIN DE LA AUDIENCIA PBLICA Da_____Mes______Ao______ 1. Considera usted que la audiencia pblica se desarrollo de manera?: a. Bien organizada____________ b. Regularmente organizada_________ c. Mal organizada__________ 2. La explicacin sobre el procedimiento para las intervenciones en la audiencia pblica fue: a. Clara________ b. Confusa______ 3. La oportunidad de los asistentes inscritos para opinar durante la audiencia pblica fue: a. Igual_______ b.Desigual____
63
4. Los temas de la audiencia pblica fueron discutidos de manera: a. Profunda____ b. Moderadamente profunda___ c. Superficial______ 5. Cmo se entero de la realizacin de la audiencia pblica? a. Por aviso pblico b. Prensa u otros medios de comunicacin____ c. A travs de la comunidad_________ d. Boletn________ e. Pgina web__________ f. . Invitacin directa______ 6. La utilidad de la audiencia pblica como espacio para la participacin de la ciudadana en la vigilancia de la gestin pblica es: a. Muy grande b. Grande c. Poca d. Muy poca 7. Despus de haber tomado parte en la audiencia pblica, considera que su participacin en el control de la gestin pblica es: a. Muy importante b. Importante c. Sin importancia
8. Considera necesario que las entidades pblicas continen realizando audiencias pblicas para el control social de la gestin pblica? a. Si____________ b. No____________ 9. Antes de la realizacin de la audiencia pblica particip usted en otro espacio de rendicin de cuentas a la ciudadana? a. Si___________ b. _____________ 10. Si su respuesta fue s, por favor mencione en cul?_________________________
Bibliografa
Agenda de Conectividad. Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en Lnea. Bogot, D.C., Mayo de 2088 www. gobiernoenlinea.gov.co/documentos/manualGEL2008.pdf. CDIGO IBEROAMERICANO DEL BUEN GOBIERNO. Respaldado por la XVI Cumbre Iberoamericana, Uruguay, 2006. Montevideo, 23 de junio de 2006. http://www.clad.org.ve/documentos/declaraciones/codigoiber.pdf/view. Consejo Cientfico del CLAD: La Responsabilizacin (accountability) en la Nueva Gestin Pblica Latinoamericana. CORPORACIN TRANSPARENCIA POR COLOMBIA Captulo Transparencia Internacional. Propuesta de metodologa para la rendicin de cuentas a la ciudadana, por los alcaldes municipales. Bogot, Junio de 2003. CRUZ, Anabel y POUSADELA, Ins (eds.). Poder, Rendicin de Cuentas y Sociedad Civil. http.//www.lasociedadcivil.org. CUNILL GRAU, Nuria. Responsabilizacin por el control social. 2003. DECRETO NMERO 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA - DIRECCIN DE EMPLEO PBLICO. Informe de Avance Sobre la Encuesta de Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica Nacional- 2008- en www.dafp.gov.co ingresando por Empleo Pblico.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Gua Para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a La Ciudadana. Bogot, D.C., mayo de 2005. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Gua Participacin de la Ciudadana en Procesos de Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica. Bogot, D.C., junio 15 de 2006. LEVY, Evelyn. Control Social y Control de Resultados: Un balance de los argumentos de la experiencia reciente. LEY 489 DE 29 DE DICIEMBRE DE 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones Captulo Octavo, 1998. ODONNELL, Guillermo. Accountability Horizontal: La Institucionalizacin Legal de la Desconfianza Poltica. SCHEDLER, Andrs. Qu es rendicin de cuentas? En Cuadernillo 31 - 03 Cuadernos de Transparencia. Edicin a cargo de: Direccin General de Atencin a la Sociedad y Relaciones Institucionales, Agosto de 2004.
6
La Administracin Pblica responde a la ciudadana, porque lo pblico es de todos

Informacin: Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Direccin de Empleo Pblico Direccin: Cra 6 No. 12-62 Piso 8 Bogot Telfonos: 243 71 00 y 334 40 80 dirempleopublico@dafp.gov.co Contralora General de la Repblica Direccin de Promocin y Desarrollo del Ciudadano Cra 10 no. 17-18 Piso 5 Bogot Telfono 353 77 00 extensiones 7586 - 7587 control_ciudadano@contraloriagen.gov.co

Guia Audie Nci As 2010

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Guia Audie Nci As 2010

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Audiencias Pblicas en la Ruta de Rendicin de Cuentas a la C i u d a d a n a

Administracin Pblica Nacional

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA

Contenidos de la rendicin de cuentas a la ciudadana

La ruta a seguir para organizar y realizar la rendicin de cuentas a la ciudadana

Parmetros para evaluar el proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana

Qu es la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana?

Qu es la Rendicin de Cuentas a la ciudadana?

Por qu la administracin pblica est obligada a realizar la rendicin de cuentas a la ciudadana?

8 Artculo 48 de la Ley 489 de 1998.

Quines deben rendir cuentas a la ciudadana?

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

Exigencias de un proceso satisfactorio de rendicin de cuentas a la ciudadana

a) Informar pblicamente sobre la gestin y garantizar que la ciudadana acceda a la informacin

c) Estar dispuesto a la evaluacin pblica en espacios de deliberacin con los ciudadanos

Nuria Cunill Grau. Responsabilizacin por el Control Social, CLAD, 1999.

15 Ley 131 de 1994 y Ley 741 de 2002.

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

Contenidos de la Rendicin de Cuentas a la ciudadana

Contenidos de la Rendicin de Cuentas a la ciudadana

Informacin institucional obligatoria

Informacin de inters para la ciudadana

1) Clasificar las quejas y reclamos recibidos

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

Cuadro de Clasificacin de contenidos de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana

1. Metas Mnimos Institucionales del plan de desarrollo bajo obligatorios

Temas de Inters Ciudadano

1. Clasificacin de quejas y reclamos

2. Consulta de Temas especficos de inters ciudadano

Contenidos de la Rendicin de Cuentas

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

La ruta a seguir para organizar y realizar la Rendicin de Cuentas a la ciudadana

La Ruta a seguir para organizar la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana

Planee el proceso de rendicin de cuentas

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

18 Tomado de http://www.observatoriosciudadanos.org.mx/quees01.aspx. Diciembre 15 de 2008.

Interacte con la ciudadana antes de la audiencia pblica

Organice la audiencia pblica para cerrar el proceso de rendicin de cuentas

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

Se pueden organizar mesas de trabajo por temas solicitados por la ciudadana

Despus de la audiencia pblica

Cmo Organizar la Rendicin de Cuentas?

Reinicie la planeacin de un nuevo proceso de rendicin de cuentas

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

Parmetros para evaluar el proceso de Rendicin de Cuentas a la ciudadana

Parmetros para evaluar el proceso de Rendicin de Cuentas a la ciudadana

Parmetros para evaluar el proceso realizado

Realizacin de la Audiencia Pblica

Se formul y ejecut un cronograma de trabajo para realizar la audiencia pblica..

Espacios de Interlocucin con la Ciudadana, generados por la Entidad

Parmetros sobre la Rendicin de Cuentas

Calificacin del resultado y/o variacin observada en el periodo Indicador

Establecimiento de N.A. contenidos para la rendicin de cuentas

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

Anexo No. 1: tips normativos y jurisprudencia

Parmetros sobre la Rendicin de Cuentas

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

Limitaciones del derecho a la informacin

Parmetros sobre la Rendicin de Cuentas

T-729 de 2002 Habeas data y derecho a la informacin.

Ruta de rendicin de cuentas a la Ciudadana

Parmetros sobre la Rendicin de Cuentas

III DOCUMENTOS QUE ADJUNTA 1._ 2._ 3._______________________________