Es una tcnica importante dentro del mbito de la teora de la decisin, pues nos permite definir la factibilidad de las alternativas

planteadas o del proyecto a ser desarrollado. Su principal objetivo es proporcionar una medida de los costos en que se inciden para la construccin de un proyecto informtico, y a su vez comparar dichos costos previstos con los beneficios esperados de la elaboracin de dicho proyecto. Es til para: Valorar la necesidad y oportunidad de la realizacin del proyecto. Seleccionar la alternativa ms beneficiosa para la elaboracin del proyecto. Estimar adecuadamente los recursos econmicos necesarios en el plazo de ejecucin del proyecto.

Muchas veces en el desarrollo de Sistemas, los beneficios son intangibles y resulta un poco dificultoso evaluarlo, esto varia de acuerdo a la caractersticas del Sistema. El anlisis de costo beneficio es una fase muy importante de ella depende la posibilidad de desarrollar o no el proyecto. Algunos costos y beneficios pueden cuantificarse fcilmente. Los beneficios que pueden cuantificarse con facilidad son de dos tipos generales: Ahorros en costos, tales como una disminucin en costos de operacin y aumentos en las utilidades directas. Otros ejemplos de beneficios tangibles son: Disminucin de errores Incremento de rentabilidad Reduccin de costos anteriores (fijos o variables) Beneficios intangibles aquellos que en el momento del anlisis, no se pueden cuantificar y con frecuencia estn relacionados a la calidad de la informacin que proporciona el sistema, tales como los listados a continuacin: Satisfaccin en el servicio al cliente En las actividades administrativas, mejora en la toma de decisiones Segn la Sociedad Latinoamericana para la Calidad [8], el anlisis costo beneficio es el proceso de colocar cifras en dlares en los diferentes costos y beneficios de una actividad. Al utilizarlo, se puede estimar el impacto financiero acumulado de lo que se pretende lograr. Cundo utilizarlo Al comparar costos y beneficios de las diferentes decisiones. Un anlisis de costo beneficio por si solo puede no ser una gua clara para tomar una buena decisin. Existen otros puntos que deben ser tomados en cuenta, por ejemplo la moral de los empleados, la seguridad, las obligaciones legales y la satisfaccin del cliente. Cmo se utiliza. El anlisis del costo beneficio involucra los siguientes pasos: 1. Llevar a cabo una lluvia de ideas o reunir datos provenientes de factores importantes relacionados con cada una de sus decisiones.

2. Elaborar dos listas, la primera con lo requerido para implantar el sistema y la segunda con los beneficios que traer consigo el nuevo sistema. Antes de redactar la lista es necesario tener presente que los costos son tangibles, es decir se pueden medir en alguna unidad econmica, mientras que los beneficios pueden ser tangibles e intangibles, es decir pueden darse de forma objetiva o subjetiva. La primera lista debe estar integrada por requerimientos necesarios para ejecutar el proyecto, el valor que tiene cada uno y sus posibles variaciones de acuerdo a la inflacin, de esta forma, la direccin obtendr informacin detallada de cmo se distribuyen los recursos. La elaboracin de esta lista no ser tarea fcil, pero a continuacin se proporcionan ejemplos de algunos gastos necesarios para ejecutar un proyecto del rea de sistemas: Costos de equipo, donde se detalla el tipo de equipo requerido para el proyecto. Costos de infraestructura, donde se determina el ambiente adecuado para el equipo, as como el mobiliario requerido para cada uno de ellos. Costo de personal, se determina el nmero de personal requerido, tanto tcnico como administrativo, sus caractersticas y el tipo de capacitacin que se le debe de proporcionar a cada empleado. Costo de materiales, se determinan todos los materiales necesarios para el desarrollo del proyecto. Costo de consultora, se determina el tipo de garanta a proporcionar a la direccin luego de desarrollado el sistema.

La segunda lista, ser elaborada en forma subjetiva y debe estar acorde con los requerimientos de informacin de los usuarios. Por ejemplo, los beneficios proporcionados por un proyecto de sistemas pueden ser: El aumento de las cuentas debido al mayor servicio de los clientes. La mejora en la toma de decisiones debido a un mejor soporte informtico. La optimizacin de los procedimientos administrativos.

3. Determinar los costos relacionados con cada actor. Algunos costos como la mano de obra, sern exactos mientras que otros debern ser estimados. 4. Sumar los costos totales para cada decisin propuesta. 5. Determinar los beneficios en alguna unidad econmica para cada decisin. 6. Poner las cifras de los costos y beneficios totales en una forma de relacin donde los beneficios son el numerador y los costos son el denominador (Beneficios /Costos). 7. Comparar las relaciones Beneficios a Costos para las diferentes decisiones propuestas. La mejor solucin, en trminos financieros, es aquella con la relacin ms alta.

Mtodos para el anlisis Costo / Beneficio Diferentes mtodos pueden ser utilizados para calcular la relacin costo beneficio. Los mtodos ms sofisticados consideran el tiempo valor del dinero como parte del anlisis costo beneficio. El tiempo valor del dinero, tambin conocido como el factor de descuento, es simplemente un mtodo utilizado para convertir el valor futuro del dinero en valor presente (dlares futuros a dlares presentes). Se basa sobre la premisa de que el dlar de hoy tiene ms valor que un dlar en unos aos en el futuro debido a los intereses o a la ganancia que se puede obtener. Incluir el tiempo valor del dinero puede ser crucial para la salud financiera de una organizacin ya que los esfuerzos por mejorar pueden requerir de compromisos de capital por un periodo de tiempo prolongado.

Los mtodos comunes para el anlisis de costo beneficio incluyen: - Punto de equilibrio - Periodo de devolucin - Valor presente neto - Tasa interna de retorno Punto de equilibrio (Breakeeven point (BP)) Observa el punto de equilibrio para realizar un esfuerzo por mejorar es una de las formas ms sencillas de hacer el anlisis de costo beneficio. El punto de equilibrio es el tiempo que tomara para que el total de los ingresos incrementados y/o la reduccin de gastos sea igual al costo total. Sin embargo, no toman en cuenta el valor del dinero en el tiempo. Frmula PE = (Costo / Total de ingresos incrementados y/o reduccin de gastos) x 12 (meses)

Periodo de devolucin (payback period exercise) El periodo de Devolucin es el tiempo requerido para recuperar el monto inicial de una inversin de capital. Este mtodo calcula la cantidad de tiempo que se tomara para lograr un flujo de caja positivo igual a la inversin total. Toma en cuenta beneficios, tales como el valor asegurado. Este mtodo indica esencialmente la liquidez del esfuerzo por mejorar un proceso en vez de su rentabilidad. Al igual que el anlisis del punto de equilibrio, el anlisis del periodo de devolucin no tiene en cuenta el valor del dinero en el tiempo. Frmula PD = [(Costo Valor Asegurado) / Total de ingresos incrementados y/o reduccin de gastos] x 12 (meses) Valor presente neto (net present value (NPV)) El NVP representa el Valor Presente (PV) de los flujos salientes de caja menos la cantidad de la inversin inicial (I). Simplemente NPV = PV I

El valor presente del flujo de caja futuro es calculado utilizando el costo del capital como un factor de descuento. El propsito del factor de descuento es contar el Valor Futuro del dinero en Valor Presente (dlares futuros a dlares presentes) y se expresa como 1 + la tasa de inters (i). Frmula PV = ((ingresos + Valor Asegurado) / Factor de descuento) NPV = PV inversin (I) Tasa interna de retorno (internal rate of return (IRR)) La tasa interna de retorno es la tasa de inters que hace la ecuacin de la inversin inicial (I) con el Valor presente (PV) de los futuros flujos de caja entrantes [6]. Esto es, a la Tasa Interna de Retorno, I = PV o NPV = 0. El resultado anlisis del punto de equilibrio, del periodo de devolucin y del clculo del valor presente neto indicara que este esfuerzo por mejorar es aceptable desde un punto de vista financiero. Cuando se calcula la IRR, el NPV se fija en cero y se resuelve para un inters (i). en este caso, el factor de descuento es (1 + i) ya que no conocemos el inters verdadero, solamente conocemos el inters deseado. Frmula PV = ((ingresos + Valor Asegurado) / Factor de descuento) NPV = PV inversin (I)