PROCEDIMIENTO GENERAL RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA Auditorias Internas de Prevencin de Riesgos Laborales Cdigo ndice: PG-11 Edicin 0

1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2 2. OBJETO................................................................................................... 2 3. ALCANCE................................................................................................. 2 4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3 5. ENTRADAS .............................................................................................. 4 6. SALIDAS ................................................................................................. 4 7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 4 8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 5 9. DESARROLLO .......................................................................................... 6 9.1. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA.................................................. 6 9.2. EQUIPO AUDITOR............................................................................. 6 9.3. PREPARACIN DE LA AUDITORA .................................................... 7 9.4. REALIZACIN DE LA AUDITORA...................................................... 9 9.5. REUNIN FINAL ............................................................................... 9 9.6. INFORME DE LA AUDITORA........................................................... 10 9.7. TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES........................................... 10 10. ARCHIVO ............................................................................................ 11 11. DEFINICIONES ................................................................................... 11 12. FORMATOS Y REFERENCIAS ................................................................ 12

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado:

Revisado y aprobado:

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1. TABLA RESUMEN

SECTORES TIPOLOGA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: COMPROBACIN DE QUE EL SISTEMA DE GESTIN FUE IMPLANTADO Y ES EFICAZ

TODOS, EN GENERAL GENERAL AUDITORAS INTERNAS DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES (PRL) RESPONSABLE DE PRL ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS RESPONSABLE: RESPONSABLE DE PRL

SALIDAS: CIERRE DE LA AUDITORA RESPONSABLE: EQUIPO AUDITOR INTERNA E INFORME DE AUDITORA

2. OBJETO
Definir la metodologa empleada en la organizacin para llevar a cabo las auditoras internas de prevencin de riesgos laborales, con el fin de verificar que el Sistema de Gestin de la seguridad y salud en el trabajo se ha implantado y que es efectivo o, en caso contrario, para detectar las desviaciones que se produzcan y establecer las acciones necesarias para corregirlas.

3. ALCANCE
El proceso engloba todas las actividades asociadas a la auditora de la norma OHSAS 18001:99, sobre prevencin de riesgos laborales, finalizando con el cierre de la misma.

ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO: Todos los sectores, en general.

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4. RESPONSABILIDADES
Responsable de la/s rea/s auditadas - Colaborar en la realizacin de las auditoras. - Participar en el anlisis y propuesta de acciones correctivas y preventivas. Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales - Elaborar el plan de auditoras internas. - Proponer al Gerencia la realizacin de auditoras de carcter extraordinario. - Designacin del Equipo Auditor - Mantener en archivo los planes de auditoras internas, los informes de las auditoras internas, etc. - Participar en el anlisis y propuesta de las No Conformidades. Equipo Auditor - Elaborar y distribuir el programa de cada auditora interna. - Elaborar el informe de la auditora. - Enviar el informe de la auditora al Gerencia, al Responsable de Calidad y Medio Ambiente o Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales y a los Responsables de cada departamento. Gerencia. - Aprobar el plan de auditoras internas. - Nombrar el equipo auditor.

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5. ENTRADAS
El proceso da comienzo con la elaboracin del Plan Anual de Auditoras por parte del Responsable de PRL de la organizacin.

6. SALIDAS
El proceso finaliza con el Informe de Auditora, realizado por parte del equipo auditor, y el cierre de la auditora interna, habiendo abierto acciones correctivas/preventivas en caso necesario y comprobado su eficacia.

7. PROCESOS RELACIONADOS
"Gestin de incidencias, acciones correctivas y preventivas". "Revisin por la direccin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Laboral" "Planificacin de la mejora continua"

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8. DIAGRAMA DE FLUJO

NOTA: El nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.

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9. DESARROLLO 9.1. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA

A principio de cada ao, el Responsable de PRL efecta la planificacin de las auditoras internas del Sistema de Gestin de PRL que afectan a: Los distintos departamentos de la empresa. Las distintas actividades/funciones realizadas.

El "Plan Anual de Auditoras" es realizado por el Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales que lo presenta a la Gerencia para su aprobacin, segn formato. Una vez aprobado, el plan es difundido por el Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales a los distintos departamentos objeto de la auditora para que estn informados de la prxima realizacin de dichas auditoras. En dicho plan figura el calendario propuesto de las auditoras por departamentos. A medida que stas se vayan realizando se indicar en dicha hoja, y tambin figurarn las desviaciones que se hayan producido. Adems de las auditoras incluidas en el programa anual, el Responsable Prevencin de Riesgos Laborales podr proponer a la Gerencia la realizacin de auditoras extraordinarias en las siguientes circunstancias: Si se han introducido modificaciones significativas en el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Laboral. Si se sospecha o se tiene la certeza de que el nivel de seguridad ha disminuido.

9.2. EQUIPO AUDITOR

El equipo auditor ser nombrado por la Gerencia en colaboracin con el Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales y estar formado por un nmero variable de personas, dependiendo de las caractersticas de la auditora y del/de las reas a auditar. Si son varios los auditores puede nombrarse a uno de ellos auditorjefe. El auditor-jefe es la persona que organiza y dirige la auditora, informando de los resultados de la misma. Es importante que no se nombre como auditor a una persona que tenga responsabilidad directa sobre un rea o departamento de trabajo, ya que en este caso la persona designada no podr auditar los requisitos de la norma internacional.

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Los requisitos que han de cumplir los integrantes del equipo auditor se basan en su formacin y experiencia. Han de cumplir las siguientes condiciones: Tener conocimiento de la OHSAS 18001:1999 para auditar el sistema de Prevencin de Riesgos Laborales, as como de realizacin de auditoras, adquirido por medio de la asistencia a cursos, como mnimo de 20 horas de duracin, a travs del Responsable de Prevencin de Riesgos, etc. Experiencia mnima en la organizacin de 6 meses y experiencia profesional mnima de 1 ao. Conocimiento de algn campo del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Laboral de la organizacin, mediante la participacin en la implantacin de dicho Sistema. Haber participado como observador al menos en una auditora interna o externa.

9.3. PREPARACIN DE LA AUDITORA

El equipo auditor, con la colaboracin del Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales, realizar distintas actividades con el objeto de preparar la auditora. En primer lugar se procede a la recopilacin y anlisis de la informacin disponible sobre: Documentacin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Laboral que ha sido distribuida (Manual, Procedimientos, Instrucciones, etc.). Registros de No Conformidades. Resultados obtenidos en informes de anteriores auditoras. Registros de acciones correctivas, si las hubiera. Documentacin sobre posibles problemas puntuales de prevencin de riesgos laborales detectados desde la ltima auditora o cualquier otra documentacin que pueda ser de utilidad.

Posteriormente se realiza la preparacin del Programa de Auditora, segn formato, estableciendo los aspectos que se consideren ms importantes a comprobar durante la auditora. Se han de especificar, entre otros, los siguientes apartados: Fecha de la auditora Departamento a auditar Equipo auditor Desglose detallado y cronolgico de las actividades a realizar establecidos por la norma OHSAS 18001:1999:

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En caso de que la auditora se realice conforme a la norma OHSAS 18001:99: "Occupational health and safety management systems. Specifications" (en ingls) o "Sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. Especificaciones" los requisitos que debe cumplir el Sistema de Gestin a implantar, de entre los que se extraen los que se van a auditar en cada auditora, son los que se detallan a continuacin: 4.-Requisitos del Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) 4.1.-Requisitos generales 4.2.-Poltica de SST 4.3.- Planificacin - 4.3.1.-Planificacin de la identificacin de peligros, de la evaluacin de riesgos y del control de riesgos - 4.3.2.-Requisitos legales y otros requisitos - 4.3.3.-Objetivos - 4.3.4.-Programa(s) de gestin de la SST 4.4.-Implementacin y funcionamiento - 4.4.1.-Estructura y responsabilidades - 4.4.2.-Formacin, toma de conciencia y competencia - 4.4.3.-Consulta y comunicacin - 4.4.4.-Documentacin - 4.4.5.-Control de la documentacin y de los datos - 4.4.6.-Control operacional -4.4.7.-Preparacin y respuesta ante emergencias 4.5.-Verificacin y accin correctiva - 4.5.1.-Seguimiento y medicin del desempeo -4.5.2.-Accidentes, incidentes, no conformidades y accin correctiva y preventiva -4.5.3.-Registros y gestin de los registros -4.5.4.-Auditora 4.6.-Revisin por la direccin Ser de gran utilidad la elaboracin de un cuestionario especfico para las comprobaciones a realizar, en forma de check-list, e incluirlo en el formato "Programa de Auditora". En este formato tambin se incluir, por parte del Auditor Jefe, en colaboracin con el resto del equipo y con los responsables de las distintas reas a auditar, el objeto y el alcance de la auditora, personas que deben entrevistarse, normas y otros documentos que se emplearn como referencia. Finalmente se acuerda la fecha definitiva de la auditora (da, hora y duracin) y se distribuye el programa de la auditora entre los distintos departamentos implicados. La notificacin de la celebracin de la auditora deber hacerse con la suficiente antelacin a la fecha programada.

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9.4. REALIZACIN DE LA AUDITORA

La auditora interna se llevar a cabo en las fechas previstas en el Plan anual, o en las fechas acordadas si se trata de una auditora de carcter extraordinario, que deber ser aprobada previamente por la Gerencia. El equipo auditor documentar en sus anotaciones personales la identificacin de los puntos comprobados (identificacin del trabajo, personal, documento, etc.) con el fin de facilitar el estudio posterior de conclusiones. Se registrarn todas las evidencias posibles derivadas de las entrevistas, examen de documentos, observaciones de las actividades desarrolladas y situaciones en las reas implicadas. Se procurar que las desviaciones detectadas estn documentadas de forma precisa y concisa y se soporten en datos objetivos y no en impresiones subjetivas del auditor/es. Cada desviacin o no conformidad que se detecte se investigar en profundidad durante la auditora, junto con el Responsable del rea afectada, para tratar de averiguar las causas que producen la desviacin y los efectos o incidencias sobre el personal afectado. Tambin se tratar de averiguar si la desviacin es fortuita y casual o continua y sistemtica, y si est relacionada con la falta de instrucciones, o defectos de algn documento del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Laboral. Durante la auditora se har una comprobacin y seguimiento de la implantacin y efectividad de las acciones de mejora pendientes de anteriores auditoras y reuniones de prevencin de riesgos laborales.

9.5. REUNIN FINAL

Una vez finalizada la auditora tendr lugar una reunin en la que adems del equipo auditor asistirn los Responsables de las reas auditadas y el Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales. El objeto de esta reunin es presentar las desviaciones o no conformidades observadas en la auditora. Para ello, el equipo auditor expondr el desarrollo e incidencias de la auditora haciendo una breve descripcin de las desviaciones detectadas y de las conclusiones alcanzadas.

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9.6. INFORME DE LA AUDITORA

Concluida la auditora, el equipo auditor elaborar lo antes posible y como mximo en un plazo de 15 das a partir de la fecha de su realizacin el "Informe de Auditora" segn formato, que contendr, entre otros, los siguientes apartados: Fecha de la auditora. Departamento auditado. Equipo auditor. Observadores, en el caso en que los hubiese. Puntos comprobados (referencia a cuestionario o checklist, a puntos de la Norma correspondiente, etc.). Desviaciones detectadas/No Conformidades, indicando con un n correlativo dicha desviacin, el punto de la norma a la que hace referencia, y describindola en forma precisa. Se indicar, si es posible, las evidencias contrastadas. Firma de los auditores.

Adems, si se han incluido dentro del alcance de la auditora, se podrn sealar hallazgos de conformidad y puntos fuertes del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Laboral. El auditor jefe se reunir con el Responsable del rea auditada y el Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales para aceptar el informe de la auditora mediante las firmas oportunas en el informe de la auditora. El Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales archivar los informes de la auditora para hacer un seguimiento de la evolucin de las desviaciones detectadas.

9.7. TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONES

Por cada desviacin detectada o problema puesto en evidencia al realizar la auditora, se actuar de acuerdo con lo establecido en el procedimiento "Gestin de Incidencias, Acciones Correctivas y Preventivas". El equipo auditor comprobar que las desviaciones se tratan adecuadamente, en el plazo de tiempo previsto, y que son efectivas. En caso contrario, el responsable del rea auditada propondr nuevas acciones. La auditora se considera cerrada una vez tratadas las desviaciones y comprobada su efectividad. La informacin que refleje el informe de auditora sirve como datos de entrada para la revisin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Laboral, segn lo dispuesto en el procedimiento "Revisin por la Direccin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Laboral", y las conclusiones obtenidas alimentarn el procedimiento "Planificacin de la mejora continua".

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10. ARCHIVO
El Plan Anual de Auditoras, informes de Auditoras, as como todos los documentos generados por la aplicacin de este procedimiento sern archivados por el Responsable de Prevencin de Riesgos Laborales en la carpeta de auditoras del ao en vigor.

11. DEFINICIONES
Prevencin: Conjunto de actividades o medidas adoptadas o previstas en todas las fases de actividad de la empresa con el fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. Riesgo laboral: la posibilidad de que un trabajador sufra un determinado dao derivado de su trabajo. Para la calificacin de un riesgo desde el punto de vista de su gravedad, se valorarn conjuntamente la probabilidad de que se produzca el dao y la severidad del mismo. Actividad Preventiva: Consiste en la implantacin de un plan de prevencin de riesgos que incluya la estructura organizativa, la definicin de funciones, las prcticas, los procedimientos y los recursos necesarios para llevar a cabo dicha accin. El desarrollo de tal actividad preventiva tiene como objeto evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se cumplen los criterios de la auditora. Auditor: Persona que lleva a cabo una auditora. Auditado: Organizacin que es auditada. Criterios de la auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos contra los que se compara la evidencia de la auditora. Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hecho verificadas o cualquier otra informacin relevante para la auditora. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. OHSAS 18001:1999: Occupational health and safety management systems. Specifications: Norma que establece los requisitos que debe cumplir el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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La organizacin que implanta un Sistema de Gestin de seguridad y salud laboral mediante la Norma OHSAS 18001 tiene la garanta de que: - Cumple con la legislacin vigente en materia de Prevencin. - Establece un proceso continuo de mejora de su Sistema de Gestin de la seguridad y salud en el trabajo. - Determina y mantiene una capacidad de respuesta ante imprevistos. - Facilita la asignacin de los recursos en la organizacin. - Busca la mejora continua de la organizacin mediante la evaluacin de los resultados respecto a los objetivos y poltica anteriormente establecida. - Revisa y audita el Sistema. La certificacin inicial de la organizacin de la norma OHSAS 18001:1999 se obtiene a travs de la realizacin de una auditora externa con resultados satisfactorios. Dicha certificacin tiene una validez de 3 aos, y est sujeta a auditoras anuales de seguimiento.

12. FORMATOS Y REFERENCIAS

Formato "Plan de Auditoras Internas". Formato "Programa de Auditoria". Formato "Informe de Auditoras Internas".

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AO: _____________ REA EQUIPO AUDITOR MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Aprobado por:

Fecha: Edicin:

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PROGRAMA DE AUDITORA DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

PROGRAMA DE AUDITORA DE PREVENCIN DE N RIESGOS LABORALES OBJETIVO DE LA AUDITORA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES PREVISTAS DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA OTROS (CITAR BREVEMENTE) ALCANCE DE LA AUDITORA (INDICAR ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS O REAS DE LA EMPRESA) FECHA DE LA AUDITORA

DOCUMENTACIN DE REFERENCIA SISTEMA DE GESTIN DE PREVENCIN DE RIEGOS LABORALES DE NORMA UNE-EN/ISO 18001:99

RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES O REAS AUDITADAS

AUDITOR(ES)

OBSERVADOR (ES)

AGENDA DE LA AUDITORA 1.- Reunin inicial

HORA AUDITOR INTERLOCUTOR

Reunin equipo auditor Reunin final de la auditora. Comunicacin de resultados Fin de la auditora

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INFORME DE AUDITORA DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

MODIFICACIONES AL PLAN DE AUDITORA HALLAZGOS N N.C. OBS APDO.UNE/EN ISO 18001:99 DESCRIPCIN EVIDENCIAS

EL AUDITOR

FECHA

PGINA

DE

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