Qu es una base de datos de Microsft Access?

Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un tema o propsito particular. Los registros de los empleados en un archivador, una coleccin de sellos en un lbum y una lista de nombres de posibles clientes en una agenda: cada uno de estos conjuntos de datos constituye una base de datos. Un sistema de administracin de bases de datos (DBMS) es un sistema que almacena y recupera informacin en una base de datos. Es el archivador, el lbum o la agenda. Un programa de DBMS es aquel que se puede usar para almacenar y recuperar datos en su equipo informtico. Microsoft Access es un sistema de administracin de bases de datos relacionales que usted define. Usando Microsoft Access puede organizar sus datos segn temas, de forma que sea fcil encontrarlos y verificarlos; tambin puede almacenar informacin acerca de la manera en que los temas se relacionan entre s, por lo que es fcil agruparlos en temas relacionados. Para comprender la potencia que ofrece este mtodo, considere una base de datos relacional que no est almacenada en un equipo informtico: una base de datos en la que las relaciones entre los datos se almacenan en la memoria del usuario. Por ejemplo, es posible que tenga en varios lugares de su oficina informacin acerca de productos y proveedores. Puede que tenga una lista de personas con sus direcciones en un archivo del procesador de textos, una lista de facturas en un archivo de hoja de clculo, informacin acerca de productos en un archivador y nmeros de telfono de los proveedores en tarjetas junto al telfono. En conjunto, estos contenedores de informacin forman una base de datos relacional. Cada contenedor tiene un propsito especfico; usted puede combinar datos de dos o ms contenedores para satisfacer sus necesidades especficas de informacin. El elemento principal que hace funcionar el sistema es el conocimiento que usted tiene acerca de cmo se relaciona la informacin almacenada en los distintos contenedores. Supongamos que decide usar un equipo informtico para administrar sus datos. Con un programa de DBMS no relacional podra crear una sola tabla extensa en su base de datos que contendra toda su informacin: nmeros de telfonos, direcciones, informacin acerca de productos y facturas; es decir, de todo. Con esta base de datos terminara almacenando mucha informacin duplicada. Por ejemplo, cada vez que agregue un producto nuevo es posible que desee incluir el nmero de telfono del proveedor de forma que pueda encontrarlo fcilmente cuando lo necesite. Si compr 10 productos al mismo proveedor, almacenara 10 veces el nmero de telfono de dicho proveedor. Su tabla sera demasiado extensa y requerira demasiado espacio adicional en el disco. Si cambiase cualquier dato, tendra que hacer el cambio en todos los lugares donde ste aparece... y podran ser cientos de veces. Esto tardara demasiado y sera muy fcil cometer un error durante el proceso. Finalmente, si necesitara cambiar la estructura de su informacin, por ejemplo para agregar nmeros de fax o agrupar los productos por categoras, la modificacin de la estructura de su tabla de base de datos sera una tarea tediosa y propensa a errores. Por el contrario, una base de datos de Microsoft Access puede tener varias tablas pequeas similares a los distintos contenedores de informacin de su oficina. Puede disear su base de datos de manera que tambin almacene informacin acerca de cmo se relacionan las tablas entre s. Cada dato se almacena en un solo lugar, lo que ahorra espacio en el disco al eliminar la duplicidad de registros. La actualizacin de la informacin es ms rpida y precisa, ya que los cambios se hacen en un solo lugar. Reestructurar una tabla pequea en una base de datos relacional es ms fcil que reestructurar una tabla extensa en una base de datos relacional. Tambin puede agregar tablas para nuevos temas de informacin sin cambiar las tablas existentes.