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Gestin del equipo del proyecto informtico.

El propsito de la planificacin del proyecto es definir los roles y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo de trabajo, y determinar las lneas de autoridad y comunicacin entre ellos. Qu es rol? Es la funcin que alguien cumple. Qu es responsabilidad? A quin le corresponde hacer qu tarea. Cul es la importancia de la gestin del equipo del proyecto? Asegurar que no falte recurso humano y que quin participe cuente con las competencias necesarias para realizar el trabajo. Proceso de la gestin para la administracin del recurso humano Segn las guas del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) se distingue cuatro procesos: 1. Planificacin de los recursos humanos: se identifican, documentan, y asignan los roles, responsabilidades y relaciones del proyecto. Las actividades que se incluyen en este proceso son: El organigrama del proyecto (estructura organizacional del proyecto). La matriz de responsabilidades. Plan de administracin del proyecto: describe en qu momento y de qu modo las personas comenzarn y finalizarn el proyecto (fechas de entrada/salida al proyecto), el contrato de cada miembro, la jornada y el salario. Los impactos de la organizacin sobre el proyecto. El detalle de actividades a realizar por cada persona. La capacitacin necesaria de cada persona.

2. Adquisicin del equipo del proyecto: el director del proyecto debe asegurarse de que los recursos estn disponibles y tengan la capacidad suficiente para cumplir con el alcance del proyecto. 3. Desarrollo del equipo del proyecto: se debe conocer las habilidades individuales y de equipo, para incrementar las capacidades y logros del proyecto. 4. Gestin del equipo del proyecto: el lder del proyecto realiza el seguimiento sobre la evolucin del equipo de trabajo, comunica al equipo sobre los avances y cambios del proyecto, resuelve los problemas y conflictos entre los miembros del equipo.

Roles principales en el equipo de trabajo del proyecto Los roles principales en el equipo de trabajo del proyecto son: Administrador del proyecto, Equipo de trabajo, Cliente o destinatario, patrocinador (sponsor). Todos los miembros del equipo de trabajo del proyecto son importantes, sin embargo hay dos miembros claves para el xito del proyecto: son el administrador del proyecto (lder del proyecto) y el patrocinador (sponsor). Matriz de roles y responsabilidades. Para crear la matriz, se debe realizar una lista de responsabilidades o tareas que se deben realizar en el proyecto, luego se debe asignar las responsabilidades a cada rol. Aspectos humanos y sociales de la gestin Cuando se gestiona el recurso humano o los miembros de un equipo de proyecto, se debe tener en cuenta que los proyectos son temporales y nicos, por lo tanto las relaciones entre las personas y la organizacin tambin ser temporal y nica; debido a esto se deben considerar los siguientes aspectos: Liderazgo. Manejo de conflictos. Comunicacin. Reclutamiento. Negociacin. Relaciones laborales. Motivacin. Seguridad laboral. La delegacin. La higiene industrial. El trabajo en equipo. Liderazgo. Cuando se habla de liderazgo se debe hablar de cinco temas importantes: 1. El liderazgo efectivo. 2. El lder situacional. 3. El lder y el seguidor. 4. Estilos de liderazgo. 5. Perspectivas para los lderes de equipo de proyectos. El liderazgo efectivo. Los recursos ms escasos de los proyectos y organizaciones son la experiencia, los conocimientos y la capacidad de quienes trabajan en ellos. Qu es el liderazgo? Es la capacidad de influir en otras personas para que se esfuercen en el logro de los objetivos de la organizacin. Es una actividad que se puede aprender y entrenar.

Cul es la diferencia entre liderar y administrar? El administrador se orienta a la asignacin eficiente de recursos y personas a las tareas, realizando actividades de planificacin, organizacin y control de los proyectos; en cambio el lder es la persona capaz de influir en el comportamiento de otras personas, se enfoca en aspectos interpersonales, en alentar a sus seguidores, influenciar y motivar a sus seguidores para que estn comprometidos con los objetivos comunes del equipo de proyecto. Un lder nace o se hace? Este es un tema complejo de entender, ya que tiene que ver con capacidades y habilidades de un ser humano, sin embargo se han realizado diferentes investigaciones, ya que es un tema que causa una gran controversia, inclusive han surgido dos grupos: los que apoyan las teora que el liderazgo es una condicin innata y los que estn en contra, ya que consideran que es una habilidad que se puede desarrollar. Cmo nos volvemos lderes efectivos? La efectividad de un lder, se mide por su capacidad para influir en los miembros del equipo, por lo tanto si queremos convertirnos en lderes efectivos debemos aprender de los que saben e imitarlos si se puede El lder situacional. Es el que tiene la capacidad de ajustar su estilo de liderazgo a la situacin. El lder y el seguidor. Es fundamental que el lder conozca a sus seguidores antes de elegir un estilo de liderazgo, esto le permitir determinar los factores motivacionales que mueve a sus seguidores, y seleccionar el estilo de liderazgo ms efectivo. Estilos de liderazgo Los estilos de liderazgo son: 1. Directivo: no solicita la opinin de sus subordinados y da instrucciones detalladas del cmo, dnde y cundo. 2. Participativo: piden a sus subordinados opiniones, informacin, recomendaciones; pero son ellos quienes toman la decisin final. 3. Delegativos: son los que ceden a sus subordinados la autoridad necesaria para resolver y tomar decisiones sin antes pedir permiso al lder. Es importante resaltar que lo que se delega es la autoridad no la responsabilidad. 4. La transformacional: transforman a los subordinados, elevndolos por encima de sus necesidades e intereses, haciendo hincapi en el crecimiento individual tanto personal como profesional. 5. Transaccional: motiva a los subordinados a trabajar ofreciendo recompensas o amenazas con castigos.

Perspectiva para los lderes de equipos de proyectos. El reto de los lderes es tener la capacidad de aprender y ensear, debido a: El rediseo de las comunicaciones y las relaciones entre las empresas y sus empleados. Los lderes se enfrentan a una oferta ilimitada de informacin y su principal habilidad ser distinguir la informacin relevante de la superflua. Las computadoras, telfonos mviles y redes han cambiado el concepto de distancia geogrfica. Comunicacin y manejo de conflictos. La gestin de las comunicaciones es un vnculo crtico entre las personas, ideas e informacin necesaria para el xito del proyecto, incluye las actividades de generar, recolectar, distribuir, almacenar y la disposicin de informacin en tiempo y forma. Segn la gua PMBOK distingue cuatro procesos en sta gestin: 1. Planificacin de las comunicaciones: define los destinatarias de la informacin, cundo la necesitarn y como la recibirn. 2. Distribucin de la informacin: lograr que la informacin necesaria ste en tiempo y forma. 3. Informacin de los resultados: se obtiene y disemina la informacin del proyecto con el fin de que los interesados sepan cmo estn utilizando los recursos para alcanzar los resultados preestablecidos en el plan. 4. Gestin de los interesados: el lder del proyecto debe conocer quines son los interesados y cules son sus necesidades para poder satisfacerlas. Los interesados que se deben El plan de comunicaciones es un proceso que surge como resultado del proceso de planificacin de las comunicaciones y debe contener: 1. Estructura de archivos: detalla qu metodologa se utilizar para recolectar y almacenar los distintos tipos de informacin. 2. Estructura de distribucin: a quin debe entregarse qu informacin y que metodologa se utilizar. 3. Descripcin de la informacin: abarca los formatos, contenidos, nivel de detalle, definiciones y convenciones. 4. Agenda de produccin: indica cundo se realizar y entregar la informacin. 5. Mtodo de acceso a la informacin. 6. Actualizacin del plan de comunicacin: se actualiza a medida se avanza en el proyecto. Se pueden aplicar diferentes herramientas para la presentacin de los resultados entre ellas se mencionan: 1. Revisin de avances: se realiza una reunin peridica para discutir el estado del avance del proyecto.

2. Anlisis de las variaciones: compara los resultados planeados con los observados. 3. Anlisis de tendencias: se analizan los resultados en funcin del tiempo para evaluar si su desarrollo es positivo o negativo. 4. Tcnica de valor ganado: se refiere a la gestin de los costos. Conflicto de intereses entre los interesados. Una vez identificados los interesados se debe controlar sus diferentes expectativas, lo cual suele ser muy dificultoso, porque cada uno de ellos puede tener intereses contrapuestos. Debido a esta diferencia de inters los administradores de la comunicacin del proyecto debern generar informacin acorde a las necesidades y expectativas de cada grupo interesado. Tambin es importante identificar el modo de entregar la informacin segn el destinatario. Reclutamiento, negociacin, relaciones personales. La administracin del personal de un proyecto requiere un enfoque distinto de la gestin tradicional del personal, porque se debe considerar que las personas asignadas a un proyecto trabajan en forma temporal y parcial, reportando al mismo tiempo a dos superiores (al jefe del departamento y director del proyecto), lo cual puede generar conflictos de autoridad. El reclutamiento del personal es el proceso de encontrar y atraer a solicitantes adecuados para los empleos. El proceso se inicia cuando se buscan nuevos candidatos y termina cuando se presentan las solicitudes. Debido a que este proceso es muy importante para las organizaciones, porque de ello depende la calidad de las organizaciones, a asigna a un especialista en el proceso que generalmente se le llaman reclutadores. Los requisitos del empleo influyen en los mtodos que utilicen los reclutadores para encontrar candidatos satisfactorios. Algunas pruebas que se pueden aplicar: 1. Pruebas psicolgicas: miden la personalidad o el temperamento. 2. Pruebas de conocimiento. 3. Pruebas de desempeo: miden la capacidad de los candidatos para realizar cierta parte del trabajo al que aspiran. 4. Pruebas de respuesta grfica: miden las respuestas fisiolgicas a determinados estmulos, por ejemplo pruebas de polgrafos o detector de mentiras.

Algunas habilidades o aptitudes que se consideran al momento de la seleccin: 1. Trabajo fsico. 2. Trabajo de escritura. 3. Trabajo oral. 4. Trabajo cuantitativo: clculos. 5. Trabajo visuales: observacin, inspeccin. 6. Trabajo interpersonal: asesoramiento, entrevistas. 7. Trabajo creativo: diseo, ideas e invento. 8. Trabajo analtico: investigacin, resolucin de problemas. Durante el proceso de negociacin se debe definir los horarios de trabajo, el tipo de pago, el monto de pago. Las relaciones interpersonales laborales consisten en un acuerdo tcito entre los empleados y la direccin del proyecto, es decir, lo que espera el lder del proyecto de sus miembros y a la inversa; en el contrato se definen las expectativas conductuales que incluye cada rol. Es importante que el gerente desarrolle una relacin con cada persona del equipo del proyecto y con cada persona clave de la organizacin del cliente, estas conversaciones pueden ser formales o informarles, durante el trabajo o fuera de l, estas situaciones proporcionan una oportunidad para que el gerente llegue a conocer a las distintas personas del equipo, qu los motiva, como piensan que van las cosas, qu inquietudes tienen y como se siente respecto a las cosas. El director del proyecto mejora su capacidad para manejar el estrs al mantenerse en forma mediante el ejercicio regular y una buena alimentacin; tambin puede organizar actividades alivien el estrs en el equipo de proyecto mediante un juego de softball, un deporte o una excursin. La seguridad laboral e higiene industrial tambin es responsabilidad del director del proyecto, son aspectos que no se les debe restar importancia, ya que tienen que ver con el sitio de trabajo y el medio ambiente del trabajador, ya que todo lo que atenta con la salud y la seguridad de los trabajadores afecta su capacidad de trabajo, su satisfaccin y motivacin, y por lo tanto tambin la productividad en detrimento de los objetivos e intereses de una empresa. La seguridad y salud laboral consiste en un estado de pleno equilibrio y bienestar fsico, mental y social.

La Delegacin La delegacin consiste en facultar al equipo para lograr el objetivo del proyecto y facultar a cada miembro del proyecto para obtener los resultados esperados en su rea en su rea de responsabilidad. La delegacin incluye darles a los miembros del equipo la responsabilidad para realizar los objetivos del trabajo y la autoridad para tomar decisiones y emprender acciones para alcanzar los resultados esperados. Clima de trabajo colaborativo vrs competitivo Cuando se gestiona equipos de proyectos se debe considerar cual ser el cima de trabajo que promover el director del proyecto, un colaborativo, un competitivo o una mezcla de ambos. La evaluacin de desempeo de un equipo de proyecto se debe realizar considerando dos niveles: 1. Evaluacin de desempeo individual: se evala el comportamiento y los resultados del individuo. En la evaluacin del comportamiento se intenta determinar su contribucin al equipo de trabajo (por ejemplo: se analiza su nivel de participacin, predisposicin a trabajar en equipo, su capacidad para comunicarse y compartir informacin). 2. Evaluacin de desempeo grupal o en equipo: se evala el comportamiento y los resultados como equipo de trabajo. La evaluacin del comportamiento determina la eficacia y habilidad del grupo para tomar decisiones y resolver problemas, y la efectividad de las reuniones del grupo. Definicin de Objetivos y mbito del Proyecto. Qu es la planificacin temporal? Es la identificacin de tareas, asignacin de tiempos y recursos a dichas tareas y planificacin de la secuencia de ejecucin de forma que el tiempo de desarrollo del proyecto sea mnimo. Los objetivos que persigue la gestin temporal del proyecto son: 1. Definir las tareas del proyecto. 2. Identificar que tareas son crticas y hacerles un seguimiento para detectar de inmediato posibles retrasos. 3. Distribuir el esfuerzo estimado a lo largo de la duracin prevista del proyecto. Organizacin del proyecto. Existen diferentes tcnicas de organizacin temporal de los proyectos: 1. Organizacin WBS (Work Breakdown Structure, EDT: Estructura de descomposicin del trabajo): Consiste en la descomposicin jerrquica del trabajo requerido para completar el proyecto. En este tipo de diagrama se debe proceder

desde lo general hasta lo particular. Herramientas que se pueden utilizar: software WBS Chart Pro, MindView 4 BE, MS-Visio. 2. Organizacin PBS (Producto Breakdown structure: estructura jerrquica de producto)46: es una herramienta para analizar, documentar y comunicar los resultados de un proyecto. Tambin se considera una composicin jerrquica de los productos de hardware y software de los proyectos. Herramientas: MS-Visio. 3. Organizacin RBS (Resource Breakdown Structure)49: es una lista jerrquica de recursos relacionados con la funcin y el tipo de recursos que se utilizar para el control del trabajo del proyecto. Mnimo se deben desglosar los recursos del proyecto como: personas, materiales y equipo. Herramientas: MS-Visio, OpenProj, KPlato, Ease Project Management System. Gestin econmica de los proyectos informticos. Para determinar el presupuesto de un proyecto se deben conocer 1. Los costos directos: este incluye la fuerza de trabajo y el equipo necesario para realizar las tareas, es decir, los materiales. 2. Los costos indirectos: este incluye costos de electricidad, gas, telfono, gastos de automviles, etc. El propsito de la preparacin del presupuesto del proyecto es conocer el costo total y por cada actividad a realizar del proyecto, adems de especificar como fluir el efectivo por un perodo determinado, es decir, cuando se darn (en qu tiempo), los ingresos y los egresos. En la administracin de los costos encontramos como entrada el enunciado del alcance, la EDT (Estructura de descomposicin del trabajo) y el cronograma del proyecto, mientras que como salida figuran el presupuesto y el flujo de caja del proyecto. Se distinguen tres procesos de gestin para la administracin del costo del proyecto: estimacin de los costos [ascendentes (de abajo hacia arriba), descendente (de arriba hacia abajo)], presupuesto de los costos y control del costo. Existen diferentes tcnicas para calcular los costos: 1. Retrasar las estimaciones hasta avanzado el proyecto: esta tcnica no es muy prctica porque los presupuestos deben presentarse por anticipado. 2. Basar las estimaciones en proyectos similares (tambin conocidas como anlogas): este recomendable cuando los proyectos son similares a esfuerzos anteriores y otros factores que influyen en el proyecto como clientes, tiempo, negociaciones, entornos, etc. 3. Mtodos economtricos: utilizan herramientas matemticas, como regresiones para predecir costos. 4. Utilizacin de software especializado y planillas de clculos.

5. La descomposicin de funciones: consiste en descomponer un proyecto en funciones principales y actividades de ingeniera del software relacionado, estimaciones de costos y esfuerzos de forma escalonada. 6. Modelos empricos: se utilizan para complementar las tcnicas de descomposicin. Tcnica de descomposicin. El enfoque de descomposicin se analiza desde dos puntos de vista diferentes: descomposicin del problema y descomposicin del proceso. La descomposicin usa uno o ambos puntos de vista. Las tcnicas de descomposicin son: 1. Dimensionamiento del software: se basa en el grado en que se estim adecuadamente el tamao del producto a construir; la habilidad para traducir la estimacin de tamao de esfuerzo, tiempo calendario y dinero; el grado en el que el plan del proyecto refleja las 2 Gestin de proyectos, Pablo Lled/Gustavo Rivarola, Primera edicin 2007, Pearson. habilidades del equipo de software; la estabilidad de los requisitos del producto; y el entorno que soporta el esfuerzo de ingeniera del software. Putnam y Myers [Put92] sugieren 4 enfoques diferentes para el problema de dimensionamiento: a) Dimensionamiento de lgica difusa: usa las tcnicas de razonamiento aproximadas. Se debe identificar el tipo de aplicacin, establecer su magnitud en una escala cualitativa y luego refinar la magnitud dentro del rango original. b) Dimensionamiento del punto de funcin: se realizan estimaciones de las caractersticas del dominio de informacin. c) Dimensionamiento de componentes estndar: estn compuesto de algunos componentes estndar diferentes que son genricos a un rea de aplicacin, ejemplos: subsistemas, mdulos, pantallas, reportes, lneas de cdigo (LOC), etc. d) Dimensionamiento del cambio: se utiliza cuando se tiene un proyecto abarca software existente que debe modificarse en alguna parte o forma. Se estima el nmero y tipo de modificaciones a realizarse. 2. Estimacin basada en problemas: En esta tcnica se utilizan los datos LOC y PF de dos formas durante la estimacin del proyecto de software: como variables de estimacin para dimensionar cada elemento del software y como mtrica de referencia recopiladas de proyectos pasados y utilizando en conjunto variables de estimacin para desarrollar proyecciones de costos y esfuerzo. En esta tcnica se comienza con un enunciado acotado53 del mbito del software y a partir del enunciado intentar descomponer su mbito en funciones problemas que se puedan estimar de manera individual. Ejemplo clases, objetos, cambios o procesos empresariales.

Las mtricas de productividad se referencian por: LOC/pm (persona mes de esfuerzo), PF/pm (persona mes de esfuerzo), es decir que se refiere al costo o esfuerzo para la funcin. En general LOC/pm y PF/pm deben calcularse por dominio de proyectos, es decir, los proyectos deben agruparse por tamao de equipo, rea de aplicacin, complejidad y otros parmetros relevantes.

Para aplicar estas mtricas se debe calcular un valor esperado para la variable de estimacin, la frmula del valor esperado (S) es: Donde es una estimacin optimista, estimacin ms probable y e stimacin pesimista.

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