INSTITUTO TECNOLGICO DE LOS MOCHIS SUBDIRECCIN ACADMICA DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL INGENIERA DE SISTEMAS

EL ENFOQUE DE SISTEMAS
En este captulo se presentan las caractersticas bsicas de la ingeniera de sistemas, destacando conceptos bsicos como su orientacin hacia objetivos especficos, la utilizacin de una estrategia general cuyas actividades particulares varan de acuerdo a las necesidades del sistema, la aplicacin de un procedimiento interdisciplinario para la conjuncin de enfoques en el desarrollo del trabajo, y la aplicacin de una perspectiva global, no abordando un aspecto especfico o subsistema sin antes tener un panorama del ambiente externo, as como de los objetivos, recursos y principales caractersticas del sistema global. Se hace notar que el enfoque de sistemas no es nicamente un anlisis a partir de un criterio que implique slo un proceso de estudio y diagnstico, sino que, en realidad es un procedimiento activo de implementacin de soluciones. Tambin se presenta el argumento de enfoque vs. tcnicas, definiendo el enfoque como la espina dorsal o estructura bsica de anlisis y las tcnicas como los instrumentos para la identificacin, rediseo e implementacin de un sistema en operacin o para la planeacin y desarrollo de un nuevo sistema. Finalmente se discuten los resultados obtenidos en la aplicacin del enfoque de sistemas, su poder en la solucin de los problemas y organizaciones complejas de hoy dio, as como la problemtica en el uso de estas tcnicas de sistemas para vencer "la barrera del ejecutivo actual". 1.1 Caractersticas del enfoque de sistemas. Qu es el anlisis de sistemas? Qu significa el enfoque de sistemas? Puesto que generalmente cualquier definicin tiende a ser restrictiva, es conveniente describir lo que no es el anlisis de sistemas y lo que el enfoque de sistemas implica en trminos de sus caractersticas generales. El anlisis de sistemas (a menudo llamado ingeniera de sistemas, aunque no tenga una relacin directa con el concepto de la disciplina ingenieril) no es un punto de vista o mtodo de anlisis disciplinario; esto es, el tipo de variables o aspectos de inters para el analista o ingeniero de sistemas no se limita al de una disciplina en todos los casos, como podran ser los factores legales o administrativos de un sistema. El anlisis de sistemas funciona no por actividades, sino por objetivos; es decir, su orientacin y metodologa tiende a disearse de acuerdo al objetivo del sistema, limitado por las caractersticas del ambiente general y por los recursos con que cuenta el sistema: es falso decir que el anlisis de sistemas es simplemente un instrumento nuevo, tal como la computadora o los modelos matemticos. Tanto un experto en computacin electrnica como un socilogo experimentado, pueden o no utilizar la metodologa de sistemas; esto depende de su orientacin y las necesidades del caso. Al hablar de objetivos no se implica el uso de un programa rgido de actividades como caracterstica bsica de un proyecto, sino la aplicacin de una metodologa o estrategia general cuyas actividades especificas bien podran ser diferentes de un caso a otro de acuerdo a las necesidades del sistema, aun cuando los objetivos del proyecto fueran los mismos en ambos casos. Esta metodologa es la base fundamental para la implementacin del anlisis o ingeniera de sistemas.

Las caractersticas de esta metodologa incluyen una orientacin interdisciplinaria, en el sentido que generalmente el logro de uno o ms objetivos en cualquier sistema requiere no slo de un anlisis legal, ingenieril, contable o administrativo, sino de la conjuncin de stos. La metodologa de sistemas tambin tiende hacia la cuantificacin de resultados, pues su nfasis en la objetividad de sus recomendaciones requiere tanto de las comparaciones cuantitativas entre alternativas como de anlisis bajo bases comunes. Por qu se dice que el anlisis de sistemas implica un enfoque ingenieril que toma una perspectiva global en el estudio y solucin de un problema, es decir, el enfoque de sistemas? En primer lugar, se requiere un enfoque integral porque al utilizar simultneamente (secuencial o independientemente) los puntos de vista de diversas disciplinas, se tiende hacia el anlisis de la totalidad de los componentes o aspectos bajo estudio, as como de sus interrelaciones (dibujo 1.1). Quiere decir esto que un ingeniero de sistemas nunca podr trabajar solo, en ausencia de un grupo interdisciplinario de trabajo? La respuesta es afirmativa si nos referimos a la labor no slo de anlisis, sino tambin a la de implementacin de soluciones.

En segundo lugar, el enfoque de sistemas tiende hacia la aplicacin de una perspectiva global en el sentido que no aborda detalladamente un subsistema o aspecto especfico del sistema si no cuenta previamente con un panorama del ambiente externo del mismo, sus objetivos, recursos, y principales caractersticas (dibujo 1.2). Esto ltimo asegura la interpretacin realista y evaluacin de todos los efectos y repercusiones de un problema dentro del contexto del sistema al que pertenece, lo cual representa una garanta en cuanto a la permanencia y efectividad de las soluciones recomendadas por el anlisis de sistemas. Por ejemplo, esto evitara que un abogado diera por resuelto un problema simplemente porque los aspectos legales estuvieran ya en orden, a pesar de que las repercusiones econmicas y humanas menos obvias fueran iguales o an ms graves. En tal caso, el anlisis de sistemas tambin exigira el estudio y solucin de estos aspectos antes de aceptar que se cierre el caso.

Es necesario sealar aqu que el anlisis de sistemas no es slo un anlisis desde un punto de vista o enfoque que implica slo un proceso de estudio y diagnstico, sino un procedimiento activo de implementacin de soluciones; posiblemente, esta parte es la ms crtica y representa un reto para el ejecutivo de hoy. Cada da mejoran ms los instrumentos para la implementacin de esta metodologa y tambin es mayor la especializacin que requiere su manejo; por lo tanto, es falso afirmar que se aplic el anlisis de sistemas a un problema slo porque un grupo interdisciplinario de trabajo lo analiz desde una perspectiva general que incluy el estudio del contexto del problema y la definicin de todos los element05 involucrados, as como sus interrelaciones; pues definitivamente falt la aplicacin de tcnicas especificas para la implementacin de soluciones. 1.2 Enfoque vs. Tcnicas Generalmente cuando se habla del tema de "sistemas" se plantean problemas semnticos debido a la falta de estandarizacin de la terminologa. A nadie debe sorprender esto, ya que se trata de un tema "hbrido", aplicable universalmente (es decir, a todo tipo de problemas y situaciones), que utiliza conceptos y tcnicas tanto clsicas como de reciente creacin y aceptacin. En la seccin anterior se describieron algunas de las caractersticas del anlisis (o "ingeniera") de sistemas. Entre las consideraciones presentadas se habl de "enfoque" y de "tcnicas". Qu se implica con estos trminos? Un enfoque es un punto de vista o estilo de observacin, anlisis o evaluacin de un problema bajo cualquier situacin dada, por ejemplo, se habla del "enfoque" legal como una forma de ver los problemas sociopolticos de una comunidad, el cual enfatiza la consideracin y anlisis de los reglamentos y leyes formales de la sociedad para la formulacin de las recomendaciones para la solucin. Asimismo, se podra hablar del enfoque "artstico", del "sociolgico", etc., que representaran igualmente puntos de vista o perspectivas claramente diferenciadas. Sin embargo, sera difcil definir en trminos exactos o cuantitativos todos los atributos y facetas de estos enfoques, pues no existe un reglamento o "definicin" que los describa totalmente; slo se pueden presentar indicaciones cualitativas y lineamientos generales. Este tambin es el caso del enfoque de sistemas.

Se puede decir que el enfoque de sistemas es la "espina dorsal" o estructura de anlisis fundamental. Partiendo de esta base, entonces se deber pasar a la consideracin de las tcnicas o herramientas disponibles para la identificacin, rediseo e implementacin del nuevo sistema, si es que ste existe (como sera el caso de una empresa ya en operacin); o para su planeacin y desarrollo, si es que el sistema todava no existe (como en el caso de un edificio que se desea construir). Qu tcnicas utiliza o debe utilizar el analista de sistemas? Esta pregunta es fcil de contestar si es que no se requieren detalles. Por ejemplo, se puede afirmar que debern considerarse en todo momento el mayor nmero de tcnicas disciplinarias clsicas (cuantitativas y cualitativas) adecuadas al problema, as como toda la gama de tcnicas nuevas en que se incluyen la investigacin de operaciones, las ciencias de la computacin, la ciencia de sistemas, etc.; pero el decidir cules de stas y en qu orden se deben utilizar no es un proceso fcil de ensear o sistematizar. Es obvio que entre ms grande sea la cartera de tcnicas que el analista de sistemas tiene disponibles, mayor ser la probabilidad de que su labor sea efectiva y razonable. Esta consideracin es de vital importancia y necesidad en las esferas profesionales de hoy. Con cada nueva experiencia, el analista de sistemas necesariamente est en contacto con el manejo de los conceptos y tcnicas de una y otra disciplina, es claro que su criterio y cartera de herramientas se enriquecen da con da. Esta es una de las ventajas prcticas de la amplitud de aplicacin del anlisis de sistemas. Debido a lo anterior se plantea la pregunta, qu es una tcnica de sistemas?, ahora ya se puede afirmar que en general una tcnica de sistemas es cualquier procedimiento sistemtico (cuantitativo, de preferencia aunque no exclusivamente) que apoye al analista de sistemas en la implementacin del enfoque de sistemas para el logro de una finalidad u objetivo. Se debe recalcar de nuevo que este procedimiento no necesariamente debe ser matemticamente complejo o de reciente invencin y aceptacin.

1.3 Resultados del enfoque de sistemas El resultado de la aplicacin del enfoque de sistemas no es necesariamente una solucin mgica. Como en el caso de otros puntos de vista o estrategias, todo depende de la efectividad de su uso y del tipo de aplicacin: si el problema es tal que el enfoque clsico disciplinario (de un ingeniero, administrador, etc.) se identifica y soluciona rpidamente, en este caso lo ms probable es que el enfoque de sistemas sera ms costoso ya que seguramente mediante un mayor y exhaustivo esfuerzo de anlisis se llegara al mismo resultado. Sin embargo, no es correcto pensar que siempre la mejor estrategia es solucionar los problemas reales en cuanto stos surgen a nuestro alrededor. Generalmente es mejor evitar una enfermedad y no esperar a tener que curarla (aunque se tenga una buena medicina).

A travs de su perspectiva global, el enfoque de sistemas precisamente tiende a evitar problemas ya que permite mayores y ms permanentes conocimientos de la estructura y funcionamiento del sistema de inters, ya sea ste un edificio, una mquina o una institucin, Por ejemplo, cuando se habla de una institucin, el enfoque de sistemas no requiere la elaboracin de un estudio o implantacin de un cambio especifico dentro de la misma, sino la revisin constante y la adaptacin continua de la institucin que permitan minimizar problemas administrativos, tcnicos, humanos, etc., para lo cual se requiere un grupo interdisciplinario permanente dentro de la organizacin. Por lo tanto, el resultado del enfoque de sistemas es un mayor rendimiento de recursos a largo plazo y un logro ms efectivo de los objetivos que se persiguen. A menudo se dice que "dos cabezas piensan mejor que una", esta idea se podra confundir con el concepto de trabajo interdisciplinario de grupo requerido por el enfoque de sistemas. Para ser realmente efectivo, este ltimo requiere de uno metodologa; es aqu donde el dicho popular podra ser falso, pues a veces tambin no damos cuenta que "es mejor hacer las cosas solos que con grupos sin organizacin, coherencia o estrategia de trabajo". La metodologa de la ingeniera de sistemas es, entonces, la base fundamental para lograr resultados; y consiste de todas aquellos herramientas que permiten lo conjuncin de diferentes puntos de vista disciplinarias dentro de un marco "de sistemas". Las herramientas de esta metodologa no son necesariamente muy complejas (modelos matemticos, computadoras, etc.), tampoco se pueden clasificar de alguna disciplina o a travs de sus caractersticos comunes. Slo se puede afirmar que los tcnicos de sistemas son aquellos que utilizan el marco de accin anterior. Por otro lado, el enfoque de sistemas provee tambin una capacitacin nica a cualquier especialista, pues le da criterios para poder comprender mejor otros puntos de vista, adems de agregarle a su cartera de herramientas una serie de tcnicas nuevas, tales como los conceptos de agregacin, descomposicin y otros. Este beneficio educativo es una de las razones del por qu los programas acadmicos interdisciplinarios y de sistemas han proliferado dentro de los currculos universitarios alrededor del mundo, Se puede decir que esto tiene particular importancia en pases en desarrollo, donde ya es insostenible social y econmicamente el resultado de formar profesionistas no adaptados a la realidad empresarial y gubernamental nacional, debido a la "sobre-educacin" o a la educacin demasiado especializada. En muchos pases latinoamericanos empiezan ya a aprovechar en forma organizada los numerosos avances de la ingeniera de sistemas, mediante nuevos programas de estudio tales como los de informtica, ciencias administrativas e industriales, etc. Al hablar de los resultados del enfoque de sistemas se menciona tambin a la implementacin de la ingeniera de sistemas. Actualmente es bien conocido el cuerpo de tcnicas cuantitativas frecuentemente llamado "investigacin de operaciones", inclusive ya se ha instalado un creciente nmero de grupos de trabajo dentro de una gran variedad de empresas y dependencias gubernamentales, los cuales han empleado una porcin significativa de los recursos humanos con educacin avanzada en ciertas tcnicas de sistemas. Sin embargo, slo en muy raras ocasiones estos grupos han vencido la "barrera" del ejecutivo y realmente han servido como apoyo en la toma de decisiones o en el desarrollo integral de la empresa, y no slo como un grupo para estudios especficos de automatizacin, modelos matemticos, etc. Es esto resultado de la falta de educacin del ejecutivo actual? Aunque en general ste es el caso, se puede afirmar que una gran parte del problema se debe a la falta de un marco de accin o metodologa integral que permita ubicar el uso de estas tcnicas dentro de la realidad y prioridades de la organizacin. Despus de todo, slo en muy raras ocasiones se da la coincidencia de una situacin dentro de una empresa en que todo est listo para aplicar directamente un modelo matemtico de programacin lineal (por ejemplo: para la asignacin de recursos econmicos), y en esas raras ocasiones, antes que nada se deber evaluar la prioridad que esta aplicaci6n tenga dentro del conjunto de necesidades diversas de la empresa; es decir, quiz en otro lugar dentro de la empresa existe un problema humano de ms importancia y cuya solucin es de extrema urgencia. Conforme a la ubicacin de los diferentes componentes de la empresa (o sea, el sistema, sus interacciones y las prioridades del mismo) para que la solucin de problemas especficos no slo sea un parche con posibles efectos negativos a mediano y largo plazo, en esa medida se aplicar el espritu verdadero del enfoque de sistemas y se obtendrn los resultados inmediatos de este poderoso punto de vista interdisciplinario (dibujo 1.4).

1 .4 Perspectivas sobre otros enfoques Es fcil limitar la visin de la realidad circundante a una lente o filtro disciplinario. De hecho, tradicionalmente la educacin superior haba venido promoviendo la formacin de mentalidades ingenieriles, administrativas, etc. Nadie puede negar que generalmente un licenciado en derecho ve un mundo econmico, social y poltico diferente al que ve un doctor en medicina, un psiclogo, etc. Lo anterior significa que en aos pasados el ambiente ha estado dominado por una fuerza de trabajo profesional de tipo multidisciplinario; es decir, por conjuntos de individuos o grupos expertos en diferentes temas y actividades. De esta manera se han desarrollado grandes empresas, se han resuelto graves problemas econmicos y sociales, y es as como sigue creciendo gran parte del mundo desarrollado actual. Sin embargo, las recientes crisis regionales, tales como las de energticos, poblacin y alimentos obligan a aceptar que los recursos no son ilimitados y que inclusive las sociedades ms ricas del mundo moderno no slo deben limitar su meta de crecimiento (en el sentido econmico), sino de hacer si uso ms eficiente del mnimo posible de recursos. A nivel de competencia comercial y profesional, cada da se hace ms imprescindible la conjuncin de puntos de vista disciplinarios que generen tcnicas y soluciones ms efectivas y permanentes, pues ya no es suficiente lograr soluciones, sino se requieren las "mejores soluciones". Esta conjuncin de disciplinas debe lograr algo ms que la suma directa de diferentes puntos de vista: una nueva visin integral de conjunto que permita obtener realmente ms beneficios de los que se esperaran si diversos especialistas realizaran independientemente sus tareas y al final se unieran para presentar los resultados simultneamente.' El "traslape" de enfoques disciplinarios que se requiere para ello es lo que aqu se llamar carcter interdisciplinario (y no multidisciplinario) del enfoque de sistemas.

Se puede decir que casi cualquier individuo con libertad de pensamiento es un ejecutivo o tomador de decisiones. Es obvio que si no se trata de un individuo, sino de una empresa que consiste no slo de uno o ms individuos, sino de una serie de recursos econmicos, fsicos, etc., la toma de decisiones requiere de un mayor nmero de consideraciones ms complejas. En este caso se dice que el ejecutivo es el gerente, jefe de departamento o director, representado por una persona, pero la realidad no es sta. El ejecutivo de hoy en da requiere de gran precisin en cuanto al tipo de informacin que recibe, necesita tambin de un ambiente ecolgico propio para su labor (la toma de decisiones, etc.), y todo esto, en conjunto, es lo que se debe definir como "el ejecutivo". Ntese la necesidad de aplicar una mentalidad o punto de vista interdisciplinario, pues su problema no es la instalacin del sistema contable, la definicin de su organizacin, el diseo de su lnea de produccin, el control de su personal o cualquier otro problema especifico, sino el uso ptimo de todos los recursos a su alcance para la maximizacin de las utilidades. Esto ltimo implica el control efectivo de una gran variedad de factores de tipo disciplinario. De lo anterior, se deduce que el enfoque de sistemas no es un producto tecnolgico de reciente creacin, pues cuntos ejecutivos empresarios y del sector pblico de gran xito han existido en aos pasados. Lo que s es cierto es que la gran mayora de estos "genios" han sido intuitivos y sus mtodos de razonamiento en gran parte cualitativos y difciles de sistematizar. A esto se debe que el enfoque de sistemas utilizado por estas personas "excepcionales" no se podra ensear en un saln de clases o en un laboratorio tcnico; por lo tanto, durante muchos aos no hubo posibilidad de poder divulgar las caractersticas de este enfoque y las estrategias para su implementacin. La necesidad es la fuerza motriz de logro ms poderosa que existe y, una vez ms, sta fue la que propici el desarrollo de tcnicas sistemticas, ya que la escala y complejidad de los problemas y las organizaciones actuales han sido el principal factor para el fomento de la interdisciplina y la aplicacin del enfoque de sistemas. El enfoque de sistemas representa beneficios concretos para quien toma decisiones, debido a que le permite evaluar y jerarquizar problemas con criterios cuantitativos y sobre bases comunes. Se puede decir que este enfoque, lejos de poder compararse con un enfoque disciplinario en plan de substitucin de ste, slo tiende a estructurar el uso de una serie de tcnicas y herramientas clsicas y algunas nuevas con el propsito de ayudar a quien toma decisiones (sea un individuo o un ejecutivo de una empresa) a satisfacer ms "eficientemente" sus objetivos; y no slo en el sentido econmico como a menudo se malinterpreta. Es imperativo estandarizar el concepto representado por el enfoque de sistemas, pues es triste an ver cmo un gran nmero de profesionistas se mantienen al margen de este enfoque porque creen que al hablar de sistemas se implica directamente el uso desmedido de la computadora o de tcnicas matemticas tericas. Esto ayudara a un mejor entendimiento y aplicacin de los beneficios reales de este concepto, as como tambin evitara la distorsin o subestimacin de las ventajas y beneficios de los enfoques y mtodos clsicos ya comprobados en diferentes disciplinas y usualmente atacados por principiantes fanticos del enfoque de sistemas. Esta labor de estandarizacin requiere la divulgacin de los aspectos claves de este enfoque (la interdisciplina, la insistencia en criterios cualitativos, la perspectiva integral de los componentes del sistema y sus interacciones, etc.) con los principales centros acadmicos y reas profesionales actuales. Sorprendentemente, durante los ltimos aos esto se ha logrado con mucho entusiasmo en numerosos pases en desarrollo (tales como Mxico, Venezuela, Brasil y Chile), con el liderazgo de sociedades profesionales tales como las de ciencias de computacin, ciencias administrativas y otras. Por otra parte, existe el peligro de que una mentalidad interdisciplinaria sin intereses especficos o preferencias de tema, tienda hacia lo que clsicamente se llamara la "superficialidad" de conocimientos; lo cual seria digno de criticarse severamente con el conocido refrn de que "el que mucho abarca, poco aprieta". Sin embargo, la ingeniera de sistemas no implica una visin superficial de las cosas, ni tampoco advoca el trabajo individual en la aplicacin del enfoque de sistemas, sino la visin de un grupo de especialistas en varios temas, trabajando en conjunto. Esto ltimo asegura no caer en el problema antes mencionado, pues con los especialistas involucrados se tiene la capacidad de detallar o profundizar en cualquier momento de acuerdo a la jerarquizacin de reas-problema y la asignacin de prioridades establecidas a travs de la perspectiva global del grupo.

Lo anterior significa que la ingeniera de sistemas y su enfoque no se pueden definir como una profesin que abarca necesariamente los conocimientos de varias disciplinas tales como administracin, economa, computacin, ingeniera, leyes, etc.; ms bien esto es consecuencia natural de la prctica de la ingeniera de sistemas y el trabajo interdisciplinario que requiere. El cuerpo de conocimientos que define esto tecnologa llamada ingeniera de sistemas vendra a ser no slo las contribuciones de las disciplinas clsicas, sino las de las nuevas herramientas y metodologas tales como los modelos matemticos, la computacin y el propio concepto de la interdisciplina.

Bibliografa: EL ENFOQUE DE SISTEMAS Estrategias para su implementacin Miguel A. Crdenas