Pasaportes Con Perfil Funcionario Consular Revisado v2 Rev Ene 2

PROTOTIPOS GRUPO IV
Adquisición de Nacionalidad
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PASAPORTES CON PERFIL FUNCIONARIO CONSULAR
1. INTRODUCCIÓN
El presente manual brinda al funcionario consular, administrador de gestión o funcionario de escritorio, los
pasos necesarios para hacer buen uso del sistema de trámites consulares, en lo que tiene que ver con
pasaporte ordinario de 32 y 52 páginas, diplomático, fronterizo, provisional, tripulante, de continuación;
además accederá a los trámites de inventarios, solicitud de libretas, impresión de libretas; prestando calidad
de servicio al ciudadano y agilidad en los procesos.
El actor consular puede realizar todos los trámites que se presentan en el siguiente manual, teniendo en
cuenta las observaciones que se presentan, para hacer buen uso del sistema virtual consular.
Me parece importante que hagas una detallada explicación de los mensajes de error que le pueden salir para
que el proceso se pueda continuar exitosamente y evitar que le impidan por desconocimiento continuar con el
proceso.
2. INGRESO A LOS TRÁMITES CONSULARES
El actor consular realizará el siguiente procedimiento para ingresar a los trámites de pasaportes:
2.1. INGRESO A LA PÁGINA WEB DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES (MRE)
ESTA PÁGINA WEB NO ESTÁ DEFINIDA El administrador de contenidos contiene un link para el acceso a
los trámites como funcionario.
2.2. INGRESO A LA OFICINA PERTINENTE DEL ACTOR CONSULAR
El funcionario consular tiene usuario y contraseña que se le han asignado con anterioridad, al iniciar el trámite
regístrese en la pantalla que se presenta a continuación:
Observación para todo el documento (cambiar el actor consular por el funcionario consular o de escritorio o de
pasaportes ( porque existe una oficina de pasaportes)
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El funcionario consular debe dar clic en el botón ingreso para funcionarios , se

despliega los siguientes campos para ingresar usuario y contraseña:
El funcionario consular desde esta opción hace la solicitud para todos los pasaportes que su oficina le permite.
El funcionario consular da clic sobre el botón entrar , para ingresar al menú, con la
Posibilidad de realizar cualquier trámite consular de pasaportes.

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3. PASAPORTES
3.1. SOLICITUD PASAPORTES
3.1.1. Una vez haya ingresado al sistema como funcionario consular se encuentra el menú en la parte
izquierda de la pantalla con las opciones de Tramites, Pago Tramites, Ayuda, Registrar Ciudadano y Cerrar
Sesión mas abajo encontramos Buscar Ciudadano donde debe seleccionar un tipo de documento y número,
si el ciudadano no se encuentra registrado puede utilizar el acceso a Registrar ciudadano (el funcionario
puede hacer el mismo proceso que el ciudadano al ingresar un nuevo Ciudadano para continuar con el
proceso de tramites). Se debe cargar el ciudadano y continuar con el proceso para la solicitud de un
pasaporte en caso de que no se haya cargado se despliega una ventana con la siguiente información “Por
favor cargue a un ciudadano en la parte izquierda de la ventana”.
La ruta donde debe ingresar el funcionario consular para la solicitud de un pasaporte es la siguiente:
Menú/Tramites/Pasaportes/Solicitud Pasaportes como se muestra en la pantalla

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El sistema presenta un registro con los datos del ciudadano seleccionado, el cual fue cargado en el
registro que ya se debió haber explicado el funcionario consular elige tipo de pasaporte ya sea
Diplomático, Oficial, Ordinario 32, Ordinario 52, Provisional, Continuación de viaje, Fronterizo o Tripulante
como se muestra en la imagen, mas adelante iremos explicando cada una de ellas para continuar debe
seleccionar uno de ellos el asterisco rojo “*” quiere decir que el campo es obligatorio):
Los campos Rh y Estatura son editables, es decir, que puede ingresar los datos para la solicitud del pasaporte
si es necesario, pero recuerde que no son obligatorios para continuar con la solicitud.
El sistema presenta los botones , el funcionario consular da clic sobre el botón enviar
para continuar con el trámite y hacer la validación respectiva, Limpiar para borrar los datos seleccionados y
Menú para volver al menú principal.
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Después de haber seleccionado un pasaporte se visualiza la siguiente ventana:

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El sistema presenta los botones , el funcionario consular da clic sobre el botón enviar
para continuar con el trámite y hacer la validación respectiva, Siguiente para continuar con la siguiente pagina,
Limpiar para borrar los datos seleccionados y Menú para volver al menú principal. También tiene la opción de
visualizar las pantallas dando clic en las pestañas que se encuentran en la
parte superior del aplicativo para cada una de estas pestañas se va ir explicando brevemente la información
dentro ella.

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3.1.1. DATOS PERSONALES
El funcionario consular en esta pestaña diligencia los campos que son obligatorios para continuar con el
proceso.
El sistema no permite continuar con el proceso si hace falta algún campo por diligenciar, el muestra una
pantalla con el mensaje del que campo hace falta por verificar.

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Si el menor tiene padres sin identificar (seleccionar SI) el sistema despliega los campos para ingresar los
datos del tutor como se muestra en la imagen:
En caso contrario el funcionario consular selecciona NO para ingresar los datos de los padres recuerde que
estos datos no son obligatorios para continuar con el proceso del tramite.
El sistema presenta los botones , el funcionario consular da clic sobre el botón

enviar para continuar con el trámite y hacer la validación respectiva, Siguiente para continuar con la siguiente
pagina, Limpiar para borrar los datos seleccionados y Menú para volver al menú principal. También tiene la
opción de visualizar las pantallas dando clic en las pestañas que se
encuentran en la parte superior del aplicativo.

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3.1.2. INFORMACIÓN PASAPORTE
4.1.1 Para la siguiente pestaña despliega la información del pasaporte MOTIVO DE CAMBIO, esta
información es importante para seguir con el proceso. Debe seleccionar si es o no la primera vez que solicita
un pasaporte, recuerde que el campo es obligatorio para continuar con el proceso.
El sistema presenta los siguientes operaciones , el funcionario consular da

clic en el botón enviar para continuar con el tramite del pasaporte, Anterior para regresar a la página, Limpiar
para borrar los datos ingresados y Menú para volver al menú principal. Se debe aclarar que para la pestaña
de Datos de entrega solamente aparecerá en algunas oficinas consulares.
En caso de que seleccione NO el sistema despliega los campos para ingresar las razones de la solicitud.
Para el campo “Motivo del cambio” debe seleccionar el motivo por el cual no la solicita por primera vez,
recuerde que el campo es obligatorio para continuar con la solicitud. Se presenta las siguientes operaciones
para la información de pasaporte Anterior para regresar a la página
anterior, Siguiente para pasar a la siguiente página, Enviar para confirmar datos completos y finalizar proceso,
Limpiar para borrar los datos ingresados, Menú para regresar al menú principal. Visualizar imagen.

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3.1.3 DATOS DE ENTREGA
En los datos de entrega debe seleccionar si recibirá o no el pasaporte por correo para esta pregunta se tiene
una única opción para seleccionar.
El sistema presenta los siguientes operaciones , el funcionario consular da

clic en el botón enviar para continuar con el tramite del pasaporte, Anterior para regresar a la página, Limpiar
para borrar los datos ingresados y Menú para volver al menú principal. Se debe aclarar que para la pestaña
de Datos de entrega solamente aparecerá en algunas oficinas consulares.
Al haber seleccionado NO en Datos de entrega se despliega la siguiente ventana con la información para
verificar la finalización de su solicitud si la información es la correcta dar clic en SI, para aceptar los términos o
en NO para modificar el perfil de sus datos. Al seleccionar NO se quitará la opción de Enviar y solamente
quedara Modificar para ir actualizar datos y Menú para regresar al menú principal.
Si selecciona SI el sistema le mostrará las siguientes operaciones en este caso aparece

“ ” dar clic en “ ” para terminar con el proceso de la solicitud de pasaporte.

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Al dar clic en la opción SI se despliega la pregunta si desea recibirlo personalmente esta pregunta es de
opción única como la anterior.
Si no desea recibir personalmente, entonces, el sistema despliega la siguiente ventana con la información de
quien recibirá el pasaporte (los campos con asterisco rojo son obligatorios):

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Si desea recibirlo personalmente, el sistema pregunta si en la dirección de residencia, si elige NO, se

despliega un formulario con los datos que el Funcionario debe diligenciar para recibir el correo, como se indica
a continuación:
Al haber seleccionado NO en Datos de entrega se despliega la siguiente ventana con la información para
verificar la finalización de su solicitud si la información es la correcta dar clic en SI, para aceptar los términos o
en NO para modificar el perfil de sus datos. Al seleccionar NO se quitará la opción de Enviar y solamente
quedara Modificar para ir actualizar datos y Menú para regresar al menú principal.
Si selecciona SI el sistema le mostrará las siguientes operaciones en este caso aparece

“ ” dar clic en “ ” para terminar con el proceso de la solicitud de pasaporte y pasar formalizar el
pasaporte.

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Después de haber dado clic en “ ” aparece la siguiente pantalla, el funcionario consular da clic en el
botón enviar para confirmar la solicitud del pasaporte:
Al haber dado clic en “ ” aparece la siguiente pantalla con la información de la solicitud que fue creada

con éxito. El sistema presenta los botones , el funcionario consular da clic sobre el botón
“ ”, para continuar el trámite consular:
Cuando desea volver a generar una solicitud de trámite el sistema muestra el siguiente mensaje:
Para los casos cuando selecciona uno de los tipos de pasaporte lo único que cambiará es la información del
pasaporte “ ”.

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Para la el pasaporte Diplomático aparece lo siguiente como se muestra en la imagen:
Para la el pasaporte Oficial aparece lo siguiente como se muestra en la imagen:
Para el pasaporte de 32 y 52 aparece solamente el MOTIVO DE CAMBIO como se muestra en la imagen:
Para el pasaporte Provisional aparece lo siguiente como se muestra en la imagen:
El pasaporte Tripulante aparece lo siguiente como se muestra en la imagen:
Se presenta el botón “ ” para la consulta de los datos de la empresa.
Adicionalmente El MOTIVO DE CAMBIO aparecerá en todos los tipos de pasaporte como se muestra en la
imagen de pasaporte 32 y 52.
*
Para los campos marcados con asterisco “ ” recuerde que son obligatorios.

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Antes de esto deben ir todas las descripciones de los tipos de pasaportes con su correspondiente titulo y
referencia
Aquí debe aparecer un titulo que resalte el tema de la formalización, de acuerdo con la nomenclatura que se
viene generando como
PROCESO DE FORMALIZACION
Hay que explicar el proceso de formalización
Este proceso consiste en …. Se realiza en presencia del ciudadano y en el se … (pequeña enumeración de lo

que se hace y luego si se describe el proceso con pantallas etc.
Una vez seleccionado el botón Formalizar por el funcionario consular el sistema presenta la siguiente pantalla
4. FORMALIZAR PASAPORTE
La ruta donde debe ingresar el funcionario consular para la formalización de un pasaporte es la siguiente:
Menú/Tramites/Pasaportes/Formalizar Pasaportes como se muestra en la pantalla.

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4.1 Formalizar Solicitud Pasaporte
Se despliega la siguiente ventana con los datos que se cargaron en la búsqueda del ciudadano o puede
ingresar de una vez al filtro seleccionar el tipo de identificación y colocar numero o colocando el numero de la
solicitud.
Para esta consulta puede hacer las siguientes operaciones , botón“ ” para
buscar la solicitud, “ ” para borrar los datos ingresados y “ ” para volver al menú principal.
Si desconoce cualquiera de estos campos dar clic en “ ” para mostrar la lista de las solicitudes
pendientes por formalizar.

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Como se dijo anteriormente la pantalla que se despliega es con todas la solicitudes pendientes por formalizar
como se muestra en la imagen.
Se muestra las siguientes operaciones , “ ” para regresar al filtro de búsqueda de
formalizar y “ ” para volver al menú principal. También tiene la opción de exportar a Excel y Adobe,
desplazarse página por página con las flechas “ ” o de principio a fin “ ” o dando clic sobre el número
al que desea ir y tiene la opción de dar clic sobre el nombre del campo para organizar alfabéticamente si es
texto, numérico descendente o ascendentemente y por fecha.

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El sistema despliega la siguiente ventana para formalizar:

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Los datos para la formalización son los siguientes Solicitud, Adjuntar Documentos, Notas, Formalización,
Documentos.
Para cada una de estas opciones se hará la explicación correspondiente mas adelante.
También tiene la opción de exportar a Excel y Adobe, y tiene la opción de dar clic sobre el nombre del
campo para organizar alfabéticamente si es texto, numérico descendente o ascendentemente y por fecha.
4.1.2 SOLICITUD

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4.1.3 Adjuntar Documentos
En esta ventana debe adjuntar la imagen del documento. Dar clic en el icono para agregar la imagen” ”.
Para esta pantalla se presenta las siguientes operaciones , “ ”

para regresar a la ventana anterior, para continuar a la siguiente pantalla, para
validar el proceso del tramite y a su ves la información faltante para finalizar, para regresar al menú
principal.
4.1.4 Notas
En esta pantalla se puede seleccionar notas para la formalización del pasaporte. Dar clic en “ ”
para agregar las notas a la lista de descripción. Podemos hacer las siguientes operaciones, para la
eliminación de una nota dar clic en el icono eliminar“ ”, “ ” para regresar a la ventana anterior,
para continuar a la siguiente pantalla, para validar el proceso del tramite y a su ves la
información faltante para finalizar, para regresar al menú principal.

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4.1.5 Formalización
En esta pantalla se debe cargar las imágenes para continuar con la formalización. Para utilizar el dispositivo
debe dar clic en el icono “ ” para la imagen fotográfica y para la captura de huellas con el siguiente icono
“ ”.
Para esta pantalla se presenta las siguientes operaciones , “ ”

para regresar a la ventana anterior, para continuar a la siguiente pantalla, para
validar el proceso del tramite y a su ves la información faltante para finalizar, para regresar al menú
principal.

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4.1.5 Documentos
Para esta pantalla nos muestra solamente el icono para firmar el documento, al dar clic en el icono” ” se

abre un documento en formato PDF para firmarlo en el mismo dispositivo. Este documento quedará listo para
ser impreso o guardarlo como archivo.
Se debe tener en cuenta, la solicitud del pasaporte si es menor de edad. Para lo siguiente se ira explicando
detalladamente paso a paso.
Si en la solicitud se ha seleccionado un ciudadano con Registro Civil para la formalización, en la pestaña de

adjuntar documentos aparecerán los siguientes campos y dispositivos para la formalización del trámite como
se muestra en la imagen.

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Para el campo si la selección es SI aparece lo siguiente, en caso

contrario solamente aparecerá la documentación básica para adjuntar.
Para el siguiente campo

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HISTORIAL DE REVISIÓNES
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN AUTOR
20/01/2009 1.0 Versión Inicial del documento Diego Sintura

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2. INGRESO A LOS TRÁMITES CONSULARES

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2.2. INGRESO A LA OFICINA PERTINENTE DEL ACTOR CONSULAR

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El funcionario consular debe dar clic en el botón ingreso para funcionarios , se

Posibilidad de realizar cualquier trámite consular de pasaportes.

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3.1. SOLICITUD PASAPORTES

Menú/Tramites/Pasaportes/Solicitud Pasaportes como se muestra en la pantalla

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Después de haber seleccionado un pasaporte se visualiza la siguiente ventana:

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3.1.1. DATOS PERSONALES

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3.1.2. INFORMACIÓN PASAPORTE

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3.1.3 DATOS DE ENTREGA

El sistema presenta los siguientes operaciones , el funcionario consular da

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Si desea recibirlo personalmente, el sistema pregunta si en la dirección de residencia, si elige NO, se

Si selecciona SI el sistema le mostrará las siguientes operaciones en este caso aparece

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Al haber dado clic en “ ” aparece la siguiente pantalla con la información de la solicitud que fue creada

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Para la el pasaporte Diplomático aparece lo siguiente como se muestra en la imagen:

Para la el pasaporte Oficial aparece lo siguiente como se muestra en la imagen:

Para el pasaporte de 32 y 52 aparece solamente el MOTIVO DE CAMBIO como se muestra en la imagen:

Para el pasaporte Provisional aparece lo siguiente como se muestra en la imagen:

El pasaporte Tripulante aparece lo siguiente como se muestra en la imagen:

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Hay que explicar el proceso de formalización

Este proceso consiste en …. Se realiza en presencia del ciudadano y en el se … (pequeña enumeración de lo

Menú/Tramites/Pasaportes/Formalizar Pasaportes como se muestra en la pantalla.

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4.1 Formalizar Solicitud Pasaporte

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El sistema despliega la siguiente ventana para formalizar:

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