Planejamento e Organizao do Trabalho POT

Planejamento, programao e controle no desenvolvimento de servios

Planejamento decidir antecipadamente o que deve ser feito para alcanar determinado objetivo ou meta. Podemos destacar dois tipos principais de planejamento administrativo: a) Planejamento especial - o que, atingindo seu objetivo, deixa de ser utilizado. b) Planejamento geral - usado, muitas vezes, de forma permanente. Programao Estabelecer uma plano para fazer algo. Submeter ou submeter-se a uma rotina ou aprendizagem para reagir de modo a atingir um objetivo.

Controle uma das funes que compem o processo administrativo. A funo controlar consiste em averiguar se as atividades (Projetos atividades) efetivas esto de acordo com as atividades e seus projetos originais, que foram planejadas.

PDCA (Planejar, Desenvolver, Controlar e Avaliar)

O ciclo PDCA
Ciclo PDCA uma ferramenta de qualidade que facilita a tomada de decises visando garantir o alcance das metas necessrias sobrevivncia dos estabelecimentos e, embora simples, representa um avano sem limites para o planejamento eficaz. A sigla formada pelas iniciais: P, de Plan Planejar estabelecer os objetivos e processos necessrios para fornecer resultados de acordo com os requisitos e polticas pr-determinados. D, de Do Fazer, executar implementar as aes necessrias. C, de Check Checar, verificar monitorar e medir os processos e produtos em relao s polticas, aos objetivos e aos requisitos estabelecidos e relatar os resultados. A, de Act Agir executar aes para promover continuamente a melhoria dos processos.

Representao do ciclo PDCA:

Planejar
O planejamento comea pela anlise do processo. Vrias atividades so realizadas para fazermos uma anlise eficaz: Levantamento de fatos Levantamento de dados Elaborao do fluxo do processo Identificao dos itens de controle Elaborao de uma anlise de causa e efeito Colocao dos dados sobre os itens de controle Anlise dos dados Estabelecimento dos objetivos

A partir da, possvel iniciar a elaborao de procedimentos que garantiro a execuo dos processos de forma eficiente e eficaz.

Fazer, Executar
Nesta fase, colocam-se em prtica o que os procedimentos determinamos, mas para atingir sucesso, preciso que as pessoas envolvidas sejam competentes. O treinamento vai habilit-las a executar as atividades com eficcia. No contexto da melhoria da qualidade do atendimento, esses treinamentos podem acontecer em sesses grupais (na implantao ou reciclagem de um procedimento, por exemplo) ou no prprio posto de trabalho, ou seja, no local onde a atividade ou tarefa acontece.

 Checar, Verificar
nesta fase que se verifica se os procedimentos foram claramente entendidos, se esto sendo corretamente executados e se a demonstrao foi abstrada. Esta verificao deve ser contnua e pode ser efetuada tanto atravs de sua observao, quanto atravs do monitoramento dos ndices de qualidade e produtividade. As auditorias internas de qualidade tambm so uma excelente ferramenta de verificao.

Agir
Se durante a checagem ou verificao for encontrada alguma anormalidade, este ser o momento de agir corretivamente, atacando as causas que impediram que o procedimento fosse executado conforme planejado. Assim que elas forem localizadas, as contramedidas devero ser adotadas, isto , as aes que vo evitar que o erro ocorra novamente. Em alguns casos, essas medidas podem virar normas, novos procedimentos, padres, etc.

Cuidados na implementao do Ciclo PDCA

O PDCA um ciclo e, portanto, deve rodar continuamente. Para que rode de maneira eficaz, todas as fases devem acontecer. A supresso de uma fase causa prejuzos ao processo como um todo. Ao implementar o Ciclo PDCA, portanto, evite: Fazer sem planejar Definir as metas e no definir os mtodos para atingi-las Definir metas e no preparar o pessoal para execut-las Fazer e no checar Planejar, fazer, checar e no agir corretivamente, quando necessrio Parar aps uma volta

Enfatizando: O PDCA um ciclo e, portanto, deve rodar continuamente. Para que rode de maneira eficaz, todas as fases devem acontecer, sob pena do processo como um todo sofrer prejuzos. Quando implementado corretamente, um verdadeiro processo de melhoria contnua se instala nos estabelecimentos.

Levantamento dos recursos necessrios

A organizao o sistema de recursos que procura alcanar metas e para isso so necessrias algumas estruturas, componentes e condicionantes, que tornam os objetivos da organizao mais claros e dessa forma d a entender aonde a empresa quer chegar e quais os recursos a serem aplicados para melhor organizao. Os recursos so fatores da produo, e normalmente so bem vastos e importantes, entre muitos que existem iremos dar nfase administrao dos recursos humanos e materiais. Os recursos humanos so os funcionrios e os colaboradores da organizao. Tambm chamamos de recursos humanos a funo ocupada para desenvolver e conservar os colaboradores na organizao. Os recursos materiais so os itens ou componentes que uma empresa utiliza nas suas operaes dirias, para construo de seu produto final ou nas rotinas dirias de todos os departamentos.

Humanos
Atualmente a melhoria contnua dos processos empresariais exerce forte presso sobre as organizaes, a alta competio entre as empresas faz com que se torne cada vez mais significante a presena de bons colaboradores, pois qualquer objetivo organizacional s poder ser atingido com e por intermdio das pessoas.

A busca por profissionais qualificados um desafio constante em meio s organizaes, dependendo dos cargos oferecidos, no se encontram pessoas aptas para preench-los. Pode-se enfatizar que estabelecer previamente o perfil dos colaboradores da empresa estrategicamente vital para a estabilidade e o sucesso de uma organizao, em especial para a pequena e mdia empresa. A melhor conduo do processo de recrutamento e seleo ir refletir de forma significativa dentro da organizao. O recrutamento e seleo de recursos humanos devem ser tomados como duas fases de um mesmo processo, ou seja, a introduo de recursos humanos na organizao. Se o recrutamento uma atividade de divulgao, de chamada, de ateno, de incremento de entrada (input), a seleo uma atividade obstativa, de escolha, de opo e deciso, de filtragem da entrada (input), de classificao e, portanto, restritiva. Um desafio constante para muitas organizaes conseguir candidatos para as vagas disponveis. Para poder contratar pessoas qualificadas, uma organizao precisa ter um grande nmero de possveis funcionrios, a fim de poder escolher entre eles. Embora seja desgastante em termos de tempo, quanto maior o nmero de candidatos que voc entrevistar, melhor o quadro que obter da qualidade dos candidatos locais. Da a possibilidade de selecionar, entre cargos, com vista em manter ou aumentar a eficincia da organizao. Recrutamento um conjunto de tcnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organizao. Todo processo de recrutamento de pessoal tem incio a partir de uma necessidade interna da organizao, no que tange contratao de novos profissionais. Essa necessidade que se origina por motivos diversos, expressa ou emitida formalmente, pelo requisitante da rea, atravs de um documento denominado requisio de Pessoal (RP). Em linhas gerais, a RP segue um fluxo predeterminado pela prpria organizao (procedimentos de Oportunidades & Melhorias), mas, em geral, o que determina o seu atendimento automtico a sua prpria razo de ser: (1) Requisio de Pessoal por motivo de substituio ou aumento de quadro previsto em budget; e (2) Requisio de Pessoal por aumento de quadro no previsto em budget (oramento). Atravs da RP, verificada a existncia de algum candidato adequado disponvel nos arquivos; caso contrrio, deve recrut-lo atravs das tcnicas de recrutamento mais indicadas no caso. Fontes de Recrutamento so as instncias que devem ser exploradas na busca de recursos humanos para abastecer o processo seletivo da empresa. Atravs de uma multiplicidade de tcnicas de recrutamento, visando atrair candidatos para atender s suas necessidades. Podendo ser classificadas em:

Recrutamento Interno
Recrutamento Interno aquele que privilegia os prprios recursos da empresa. Isto , a divulgao das necessidades (vagas em aberto) informada por meio de comunicao memorandos ou cartazes -, em todos os quadros de avisos da empresa, com as caractersticas exigidas pelo cargo, solicitando queles interessados que compaream ao setor de recrutamento para candidatar-se posio oferecida ou que enviem seus dados para anlise. Essencialmente, o recrutamento interno est fundamentado na movimentao de quadros de pessoal da prpria organizao, envolvendo, entre outros, os seguintes pontos: Transferncia de empregos;

 Promoes de colaboradores; Programas de desenvolvimento de Recursos Humanos; Planos de carreira funcional. Havendo determinada vaga, a empresa remanejamento de seus empregados. procura preench-la atravs do

Recrutamento Externo
Recrutamento externo o processo de captao de recursos humanos no mercado de trabalho, com o objetivo de suprir uma necessidade da empresa no seu quadro de efetivos. Dessa forma, incide sobre candidatos reais ou potenciais, disponveis ou aplicados em outras organizaes. O responsvel pelo recrutamento escolhe os meios (interno, externo ou misto), de acordo com as caractersticas da mo-de-obra a ser recrutada e demais critrios preestabelecidos pelo rgo responsvel pelas polticas e diretrizes da gesto de pessoas.

Seleo de pessoas
O objetivo bsico da seleo o de escolher e classificar os candidatos adequados s necessidades da organizao, e contratar pessoas com probabilidades de serem bemsucedidas no trabalho. A seleo de recursos humanos pode ser definida singelamente como a escolha do homem certo para o cargo certo, ou, mais amplamente, entre os candidatos recrutados, aqueles mais adequados aos cargos existentes na organizao, visando manter ou aumentar a eficincia e o desempenho do pessoal, bem como a eficcia da organizao. importante que a seleo vise solucionar dois problemas bsicos: Adequao do homem ao cargo; e Eficincia do homem no cargo. Estudos realizados demonstraram que o preenchimento de uma vaga um aspecto de extrema importncia dentro das organizaes. Planejar as necessidades de pessoal, recrutar, selecionar, treinar e desenvolver empregados capacitados mais um desafio que as empresas tm de enfrentar no mercado de trabalho. Alm de capacitar seus colaboradores, as empresas devem inseri-los em ambientes produtivos adequados e recompens-los pelo seu desenvolvimento e empenho demonstrado. Atualmente as empresas dispem diferentes meios de recrutamento, dentre eles pode-se destacar: consultas nos arquivos da empresa, contato com sindicatos, universidades, escolas, contatos com outras empresas do mesmo segmento, anuncio em jornais, revistas, agncias de recrutamento, dentre outros. Conclui-se que to importante quanto recrutar novos colaboradores selecionar e escolher as pessoas certas para as organizaes. Identificar, adequar e trabalhar as ferramentas corretas para cada empresa se torna vital para o sucesso de qualquer organizao.

Materiais
A administrao de materiais consiste em se ter os materiais necessrios, na quantidade certa, no local certo e no tempo certo disposio dos rgos que compem o processo produtivo da empresa.

A administrao dos recursos materiais tem como objetivo abastecer de maneira contnua, a empresa com materiais que sejam importantes e indispensveis para as suas atividades, visando qualidade do material, quantidade necessria, prazo de entrega, preo e condies de pagamento. Com boa qualidade do material e o controle da quantidade a empresa busca suprir a necessidade de produo e evitar o desperdcio.

Elaborao de cronograma de trabalho O que um cronograma

uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um Projeto ou trabalho. Sua essncia a composio de uma lista de atividades interligadas por relaes de dependncia (obrigatrias, arbitrrias e externas), que aplicadas sobre um calendrio (datas, feriados) e aps a anlise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (Nivelamento de Recursos), possibilita a identificao e controle da data de realizao de atividades. A finalidade de um cronograma representar graficamente a previso e a respectiva execuo de um trabalho (projeto ou programa), no qual so indicados os prazos (datas ou perodos) em que suas diversas fases devero ser realizadas. Sua construo se baseia unicamente no fator tempo. Representando um trabalho atravs de um cronograma se torna mais fcil fazer o acompanhamento da realizao das tarefas. Apresenta grande utilizao tanto em trabalhos administrativos quanto em trabalhos tcnicos (engenharia e produo). Trs pontos importantes para a confeco de um cronograma so: Prazo total para a realizao do trabalho; Etapas ou itens a serem realizados; Durao de cada etapa.

Trabalho: Construo de um galpo Etapas: Escolha do terreno Compra do terreno Preparo do terreno Instalaes Pintura Acabamento e limpeza

Prazo total: 7 meses Durao: 01/01/99 - 20/02/99 21/02/99 - 20/03/99 21/03/99 - 15/04/99 16/04/99 - 16-06/99 14/06/99 - 10/07/99 10/07/99 - 01/08/99

O que deve ser feito a partir do incio efetivo da construo do sistema acompanhar cada fase, detalhe por detalhe, pois neste perodo que o respectivo controle se processar, ou seja, comparar a realizao com a previso, de modo a colher subsdios para as correes e/ou atualizaes que se fizerem necessrias, bem como para programaes futuras.

Organizao de espaos
Um ambiente de trabalho organizado permitir produtividade e criatividade. Aqui vo algumas idias simples:

Descarte - Como na organizao de qualquer ambiente comece com o descarte. Elimine catlogos velhos, folders, material que no usado e tudo aquilo que no deveria estar l e no serve para a execuo do trabalho. Cada Coisa em sua Casa - Defina um local para cada item do escritrio. Canetas, tesoura, arquivos, livros, agenda, papel, cds, etc. Dessa maneira quando algum precisar de algo, basta procurar no local determinado. Elimine o Caos da sua Mesa - Uma rea de trabalho bagunada reduz o espao fsico necessrio para produtividade, bloqueia a criatividade, aumenta as chances de se perder no meio do caminho e eleva drasticamente o estresse. Certifique-se de que h espao suficiente. Mantenha uma lixeira prxima a sua mesa, isso servir de incentivo para realizar uma manuteno diria. Retire da sua rea de trabalho todos os "frufrus", fotos e objetos que no precisa. Mantenha apenas algumas peas inspiradoras de que voc realmente goste e que faam algum sentido, mas na parte de trs de sua mesa de trabalho (como um balco), pois voc precisa manter essas coisas fora do caminho. Planeje seu Local de Trabalho para ser mais Funcional - Pense em como voc usa este espao diariamente. Se voc usar sua mesa em casa para pagar contas, por exemplo, mantenha uma caneta, calculadora, bloco para rascunho e outros suprimentos necessrios nessa rea. Isso ir contribuir para tornar a sua tarefa mais fcil e eficiente. Use Objetos Organizadores - Cestos, bandejas, organizadores de mesa, pastas e porta-arquivo. Essas ferramentas podem ajudar a tornar seu trabalho organizado e produtivo. Mas antes de comprar qualquer uma dessas ferramentas, no se esquea de se certificar-se que realmente ser til. Responda as seguintes perguntas: 1) Por que voc precisa dessa ferramenta? 2) Essa ferramenta mesmo a melhor para o seu tipo de trabalho? Pense na Ergonomia - Se voc se sente desconfortvel fisicamente no seu trabalho, seus olhos se sentem cansados, seus msculos precisam constantemente de alongamento, seus punhos e costas doem etc. Ento hora de voc repensar e reorganizar o seu trabalho. Para o bem de sua sade fsica e conforto. Tenha certeza que voc est trabalhando em condies suficientes de iluminao. Se no for, voc pode considerar alguma iluminao adicional. Sua cadeira desconfortvel? Talvez no seja a cadeira certa para voc ou talvez a altura precise ser regulada. Se o seu pulso di quando voc usa o mouse, voc precisa de um mouse pad com amortecimento. Posicione seu monitor abaixo do nvel dos olhos e a uma distncia confortvel. Devolva os Objetos no Lugar - Quando voc estiver usando qualquer objeto no trabalho, coloque tudo de volta em seu lugar assim que terminar ou no fim do dia. No deixe seu espao se transformar em um caos. Agindo assim, da prxima vez que voc retornar sua rea de trabalho, voc ter um espao convidativo, o que permitir que voc comece a trabalhar sem demora.

Lay-out e fluxo de trabalho

O estudo do arranjo fsico de fundamental importncia na otimizao das condies de trabalho aumentando tanto o bem-estar como o rendimento das pessoas. Layout corresponde ao arranjo dos diversos postos de trabalho nos espaos existentes na organizao, envolvendo alm da preocupao de melhor adaptar as pessoas ao ambiente de trabalho, segundo a natureza da atividade desempenhada, a arrumao dos mveis, mquinas, equipamentos e matrias primas. Num sentido amplo corresponde distribuio fsica de elementos em determinado espao, no intuito de atender satisfatoriamente s necessidades dos clientes, fornecedores e funcionrios, interagindo-os com o ambiente organizacional e conseqentemente aumentando a produtividade e reduzindo custos.

Uma boa disposio de mveis e equipamentos faculta maior eficincia aos fluxos de trabalho e uma melhoria na prpria aparncia do local. A aparncia, tanto da disposio fsica como das pessoas nela inserida sem dvida alguma o chamativo dos clientes que influenciam diretamente no processo de produtividade da empresa. A reduo da fadiga tambm se insere no quadro de objetivos do arranjo fsico pois a existncia desta pode revelar uma disposio inadequada das condies de trabalho. Fadiga a diminuio reversvel da capacidade funcional de um rgo ou de um organismo em conseqncia de uma atividade. Tal sensao pode ser provocada pelo esforo despendido e pelo mau uso do ambiente, podendo ser tanto muscular, como mental ou neuro-sensorial. Alm da interao entre espao fsico e fator humano o layout deve ser flexvel a fim de que possa ser alterado sempre que seja necessrio. Afinal sabe-se que no atual contexto global, as mudanas, seja no aspecto social, cultural, financeira, poltica e administrativa, so cada vez mais constantes e vulnerveis. conveniente tambm, levantar dados referentes s instalaes eltricas, sadas de emergncia, sanitrios, condicionamento de ar e tudo aquilo que possa interferir no bom andamento dos negcios. Assim como as sadas de emergncia, os extintores so indispensveis em uma organizao, seja ela comercial ou industrial.

Sade, segurana e preservao ambiental na execuo de servios Sade

Uma maneira de definir sade a ausncia de doenas, contudo, os riscos de sade como os riscos fsicos e biolgicos, txicos e qumicos, bem como condies estressantes de trabalho em si tambm podem provocar doenas. Uma definio mais ampla de sade um estado fsico, mental e social de bem-estar. Essa definio enfatiza as relaes entre corpo, mente e padres sociais. A sade de um empregado pode ser prejudicada por doenas, acidentes ou estresse. Os gerentes devem assumir tambm a responsabilidade de cuidar do estado geral de sade dos funcionrios, incluindo seu bem-estar psicolgico. Um funcionrio excelente e competente, mas deprimido e com baixa auto-estima, pode ser to improdutivo quanto um funcionrio doente e hospitalizado. Portanto cabe tanto empresa quanto ao prprio empregado trabalhar na preveno de doenas, e manuteno e um ambiente de trabalho saudvel, confortvel e limpo. A higiene do trabalho refere-se a um conjunto de normas e procedimentos que visa a proteo da integridade fsica e mental do trabalhador, preservando os riscos de sade inerentes s tarefas do cargo, e ao ambiente fsico onde so executadas. Neste contexto, higiene do trabalho est diretamente relacionada com a busca de condies de trabalho saudveis e higinicas.

Segurana
A segurana do trabalho est relacionada com a preveno de acidentes e com a administrao de riscos ocupacionais. Sua finalidade profiltica no sentido de antecipar-se para que os riscos e acidentes sejam minimizados. Como podemos preservar a nossa integridade no exerccio do nosso trabalho: Alm de a empresa ter o papel fundamental na preservao da segurana dentro das instalaes da empresa, cabe tambm aos empregados, manter uma postura de preveno e respeito quanto s normas de segurana da organizao, mantendo atitudes como: Ter em mente as normas de segurana impostas pela empresa, inspecionar o seu local de trabalho a fim de identificar possveis riscos integridade

fsica e intelectual, sinalizando ao seu gestor imediato para que devidas providncias possam ser tomadas, utilizao adequada dos dispositivos de segurana fornecidos pela empresa de acordo com a atividade desenvolvida, entre outras aes.

Preservao ambiental:
Preservar o meio ambiente mais simples do que parece: basta ter disposio para a mudana. O primeiro passo estabelecer compromissos e engajar os funcionrios nesse movimento. Eles mesmos podem participar com sugestes para tornar o dia a dia mais sustentvel, atravs de aes para diminuir o desperdcio durante as atividades, incentivar a reciclagem e a reutilizao, racionalizar os recursos naturais e energticos e a disposio adequada dos resduos gerados. Seguem algumas dicas para as empresas que esto preocupadas com sustentabilidade e meio ambiente. Confira: 1. Gesto de Resduos Reduzir a gerao de resduos diminui o impacto no meio ambiente e o uso de novos recursos naturais, contribuindo ainda com a reduo de custos. Alm do tratamento de resduos e efluentes, a empresa pode pensar em pequenos gestos, como incentivar a reciclagem de pilhas e baterias. 2. Recicle A reciclagem o termo geralmente utilizado para designar o reaproveitamento de materiais beneficiados como matria-prima para um novo produto. Muitos materiais podem ser reciclados e os exemplos mais comuns so o papel, o vidro, o metal e o plstico. As maiores vantagens da reciclagem so a minimizao da utilizao de fontes naturais, muitas vezes no renovveis; e a minimizao da quantidade de resduos que necessita de descarte em aterros ou incinerao 3. Invista no transporte coletivo Incentive a criao da carona solidria. Dependendo da localizao da empresa, a bicicleta tambm pode ser uma alternativa. Reunies que podem ser feitas por telefone ou internet diminuem o consumo com o veculo. Por ser fonte poluidora, os automveis tem de estar com a manuteno em dia. 4. Compartilhe o material do escritrio Mantenha uma caixa comum com canetas, lpis e demais materiais de uso comum. Seja seletivo na compra do material. J existem opes como papel reciclado e lpis de madeira certificada, que so produzidos para reduo do impacto ambiental. 5. Use menos o papel Incentive os funcionrios a imprimir menos e a economizar papel, utilize os dois lados da folha e faa blocos de nota com papis usados. 6. No ignore o vero Usar roupas leves no vero em sua empresa, permitindo que o ar condicionado funcione em uma potncia menor, o que economiza energia.

7. Troque as lmpadas Lmpadas compactas fluorescentes duram 10 vezes mais do que uma lmpada padro e utilizam pelo menos dois teros a menos de energia. Depois de usadas, as lmpadas podem ser recicladas. 8. Evite o desperdcio de gua Mantenha em dia a manuteno do sistema hidrulico para evitar vazamentos. Invista em acessrios que gastam menos gua que os aparelhos comuns, para reduzir o consumo. 9. Registre os resultados J comeou as mudanas na sua empresa? Ento est na hora de registrar os resultados obtidos para conseguir avaliar as vantagens das medidas ambientais adotadas. 10. Comunique A comunicao faz parte do engajamento dos funcionrios, por isso eles tm de estar por dentro de todas as etapas em prol do meio ambiente feitas em sua empresa. Ao ser incentivados a participar, sua companhia ter resultados positivos

Ateno aos aspectos de qualidade Conceitos e Funes da Gesto da Qualidade Total (GQT)
A Gesto da Qualidade Total (GQT) uma opo para a reorientao gerencial das organizaes. Tem como pontos bsicos: foco no cliente; trabalho em equipe permeando toda a organizao; decises baseadas em fatos e dados; e a busca constante da soluo de problemas e da diminuio de erros. A GQT valoriza o ser humano no mbito das organizaes, reconhecendo sua capacidade de resolver problemas no local e no momento em que ocorrem, e busca permanentemente a perfeio. Precisa ser entendida como uma nova maneira de pensar, antes de agir e produzir. Implica uma mudana de postura gerencial e uma forma moderna de entender o sucesso de uma organizao. uma nova filosofia gerencial que exige mudanas de atitudes e de comportamento. Essas mudanas visam ao comprometimento com o desempenho, a procura do auto-controle e ao aprimoramento dos processos. Implica tambm uma mudana da cultura da organizao. As relaes internas tornam-se mais participativas, a estrutura mais descentralizada, e muda o sistema de controle. Sistemas de controle so necessrios em qualquer organizao; porm, se forem burocrticos ou tradicionais, as pessoas reagem com pouca participao, pouca criatividade e pouca responsabilidade. O autocontrole que significa que a responsabilidade pela qualidade final dos servios e/ou produtos a conseqncia do esforo conjugado de todas as reas da empresa, onde todos precisam saber, a todo o momento, o que fazer e como fazer, com informaes objetivas e imediatas sobre o seu desempenho, permite que as pessoas respondam com participao, criatividade e responsabilidade. Como se trata de uma mudana profunda, a implantao desse modelo enfrenta vrias barreiras, pois mexe com o status quo, com o imobilismo, com o conformismo e com os privilgios. Portanto, deve-se ver a Gesto da Qualidade no como mais um programa de modernizao. Trata-se de uma nova maneira de ver as relaes entre as pessoas, na qual o benefcio comum superior ao de uma das partes. Da gesto da qualidade total depende a sobrevivncia das organizaes que precisam garantir aos

seus clientes a total satisfao com os bens e servios produzidos, contendo caractersticas intrnsecas de qualidade, a preos que os clientes possam pagar, e entregues dentro do prazo esperado. fundamental atender e, preferencialmente, exceder s expectativas dos clientes. A obteno da qualidade total parte de ouvir e entender o que o cliente realmente deseja e necessita, para que o bem ou servio possa ser concebido, realizado e prestado com excelncia. A GQT ocorre em um ambiente participativo. A descentralizao da autoridade, as decises tomadas o mais prximo possvel da ao, a participao na fixao das metas e objetivos do trabalho normal e as metas e objetivos de melhoria da produtividade so consideraes essenciais. O clima de maior abertura e criatividade leva a maior produtividade. A procura constante de inovaes, o questionamento sobre a forma costumeira de agir e o estmulo criatividade criam um ambiente propcio busca de solues novas e mais eficientes. A competitividade e o desempenho das organizaes so afetados negativamente em termos de qualidade e produtividade por uma srie de motivos. Dentre eles destacamse: Deficincias na capacitao dos recursos humanos; Modelos gerenciais ultrapassados, que no geram motivao; Tomada de decises que no so sustentadas adequadamente por fatos e dados; Posturas e atitudes que no induzem melhoria contnua.

Como obter a Qualidade Total

Dentre as aes para obteno da Qualidade Total e excelncia organizacional, destacam-se: Compromisso do gerenciamento: a boa vontade dos lderes para administrar a organizao visando a melhoria da qualidade de vida de todos; Equipe de melhoria da qualidade: encarregada de coordenar e supervisionar recuperao da organizao; Medio da qualidade: a avaliao da operao de vrios "sistemas de apoio e processos" quanto busca dos resultados; Preo da no-conformidade: revela o custo e a inconvenincia de se fazer as coisas de maneira diferente da planejada; Conscincia da qualidade: o dever de todos de se comunicar continuamente para que saibam que esto no mesmo caminho; Ao corretiva: a identificao, correo e preveno dos problemas que impedem o bom andamento dos negcios; Planejamento de "zero defeitos": a preparao para o perodo inicial da adoo do novo padro de desempenho; Educao: o treinamento do empregado para a compreenso e implementao da qualidade, com linguagem cotidiana; Definio dos objetivos: a descrio das funes especficas que cada um vai desempenhar na organizao; Eliminao das causas de erros: o sistema de identificao e remoo dos obstculos para alcanar o padro;

Reconhecimento: significa demonstrar gratido; Conselhos da qualidade: so os encontros daqueles que so responsveis pela sade da organizao.; Faa tudo de novo: O exemplo a principal forma de influenciar os outros.

Organizao, Limpeza, Desperdcio No exerccio do trabalho

Com a influncia do mercado competitivo, inovao e implantao de novas tecnologias, as empresas tm percebido a necessidade de se tornarem cada vez mais geis, reavaliando sua habilidade de modificar a estratgia, considerada determinante no resultado.

Metodologia 5s
O 5S permite mapear e entender as fontes de desperdcios no processo como um todo e aprimorar a evoluo dos empregados de forma natural nas atividades do diaa-dia onde a contaminao e a falta de limpeza geralmente atuam como aceleradores de falhas. O programa 5S uma ferramenta de gesto simples, permitindo a participao e o envolvimento de todos os nveis organizacionais. Porm importante ressaltar que por ser uma atividade que requer facilidade na implantao, nem sempre dada a devida dedicao e persistncia necessria manuteno do programa O programa 5S um processo estruturado para mobilizar a organizao para o uso responsvel dos recursos nos aspectos fsicos (equipamentos, mquinas e clulas de trabalho), procedimentos e atitudes. A sigla 5S se refere aos cinco sensos: Utilizao - Seiri, Ordenao - Seiton, Limpeza - Seisou, Sade e Higiene Seiketsu e Autodisciplina - Shitsuke. O Programa calcado em uma filosofia profunda de prticas simples, que promove o crescimento contnuo das pessoas, num aperfeioamento constante da rotina do trabalho dirio e, conseqentemente, a melhoria da qualidade de vida. O 5S constitui a base para a implantao de um sistema de gesto bem estruturado. Em qualquer organizao humana, o programa prepara o ambiente para mudanas profundas, por ser de simples compreenso, fcil aplicao e gerar resultados visveis e imediatos. Muitos consideram o 5s uma filosofia, que pode ser levada a todos os lugares, tanto em sua casa como no seu trabalho. O 5s leva a uma evoluo, onde no h mais desperdcio. Tudo otimizado. No preciso mudar de trabalho. Mas sim, o seu modo de trabalhar. Quem ganha com isso somos todos ns. O 5S um modo simples de melhorar as relaes e o ambiente no trabalho, simplificando procedimentos, otimizando recursos e o seu tempo. O resultado o melhor desempenho profissional e de servios, com reflexo direto na satisfao de usurios e na produo.

Melhorar a qualidade significa, antes de qualquer coisa, "arrumar a casa" ou fazer o "hausekeeping", como se diz em ingls. As empresas japonesas descobriram um modo prtico e objetivo de arrumar a casa, utilizando um recurso de memorizao: 5S, iniciais de cinco palavras japonesas que amparam o programa de arrumao. Voc pode aplicar os 5S para arrumar sua vida. De maneira sucinta podemos dizer que o SEIRI refere-se s atividades de eliminao do que suprfluo, o SEITON s atividades de ordenao das coisas (arrumao em seus lugares devidos), o SEISOU s atividades de limpeza e arrumao do lugar de trabalho, o SEIKETSU higiene e aparncia pessoal e SHITSUKE s atividade de desenvolvimento e manuteno da disciplina e do profissionalismo no ambiente de trabalho. Essas cinco palavras em japons so sinnimas de melhoria no trabalho. Elas vm sendo aplicadas em um processo de educao e treinamento, atingindo todos os nveis do rgo ou empresa. Os 5S so conceitos a serem entendidos, incorporados e praticados diariamente. Somente quando os envolvidos se sentirem orgulhosos pr terem construdo um local de trabalho digno e se dispuserem a melhor-lo continuamente, estar realmente compreendida a verdadeira essncia do 5S.

Seiri (Senso de Utilizao)

Ter senso de utilizao identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados necessrios e desnecessrios, descartando ou dando a devida destinao quilo considerado desnecessrio ao exerccio das atividades. Observe que "guardar" constitui instinto natural das pessoas. Portanto, o Senso de Utilizao pressupe que alm de identificar os excessos e/ou desperdcios, estejamos tambm preocupados em identificar "o porqu do excesso" de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar que o acmulo destes excessos volte a ocorrer. Na terminologia da Qualidade, denominamos esta ao de "bloqueio das causas". Observe que este conceito pode ser aplicado nas empresas (na recepo, no escritrio, nos laboratrios, nas bancadas, nos equipamentos, no estoque, na fachada do prdio, na rea de operaes, etc.). Como exemplo, basta verificar aquele espao da empresa onde colocamos tudo que no serve. Os equipamentos quebrados que no usamos mais, os objetos velhos guardados, as revistas e jornais que jamais sero lidos novamente, dentre outros exemplos que voc j deve estar imaginando. No sentido mais amplo, o Senso de Utilizao abrange ainda outras dimenses. Nesta outra dimenso, ter Senso de Utilizao preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreenso, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivncia, apenas com sentimentos valiosos.

Definio
Deixar no local de trabalho os materiais que vai utilizar no momento, na quantidade certa. O que no serve s atrapalha!

Procedimentos Comuns
Analisar tudo que est no local de trabalho; Separar o que necessrio do que no ; Verificar a utilidade de cada coisa; Adequar os estoques s necessidades; Manter o estritamente necessrio; Eliminar tudo o que for desnecessrio; Nos postos de trabalho dever permanecer somente o necessrio.

Vantagens do Seiri (Senso de Utilizao)

Liberao de ferramentas, equipamentos e documentos que no agregam valor ao setor ou rea; Liberao de espao fsico; Melhor visualizao da rea e local de trabalho; Eliminao de excessos em locais de estocagem, tais como: almoxarifado, armrios, arquivos, disquetes, etc. Eliminao de compras desnecessrias; Eliminao de movimentos inteis do tipo: desviar-se de, procurar, etc. Maior satisfao pessoal de quem trabalha no local.

Organograma do Seiri (Senso de Utilizao)

Resultado do Seiri (Senso de Utilizao) Voc elimina excessos e desperdcios, libera espao fsico, descarta informaes e controles desnecessrios ou ultrapassados. Criam-se facilidades de trnsito interno, maior senso de organizao e economia, e aumento de produtividade. Sem baguna se faz mais com menos! Mais espao, menos acidentes, menor tempo de procura.

Seiton (Senso de Ordenao)

Ter Senso de Ordenao definir local apropriado e critrios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura, localizao e guarda de qualquer item. Popularmente significa "cada coisa no seu devido lugar". Na definio dos locais apropriados, adota-se como critrio a facilidade para estocagem, identificao, manuseio, reposio, retorno ao local de origem aps uso, consumo dos itens mais velhos primeiro, dentre outros. Da mesma forma que o Senso de Utilizao, este senso se aplica no seu dia-a-dia. No so incomuns para voc as cenas de correria pela manh procura de materiais, dos documentos, das chaves, dos formulrios, etc. E na hora de elaborar o relatrio

operacional? aquela luta para encontrar os documentos, os relatrios, o relatrio do ms anterior. E as idas e vindas ao estoque? Cada hora falta alguma coisa para comprar. Estas e outras cenas so evitveis com aplicao do Senso de Ordenao. Na dimenso mais ampla, ter Senso de Ordenao distribuir adequadamente o seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, famlia, aos amigos. ainda no misturar suas preferncias profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decises, valorizar e elogiar os atos bons, incentivar e orientar as pessoas e no somente critic-las. Em fim, colaborar.

Definio
Organizar da melhor maneira funcional o local de trabalho. Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar!

Procedimentos Comuns
Organizar os itens absolutamente necessrios Reorganizar o local de trabalho; Padronizar nomes; Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar; Usar etiquetas e cores vivas para identificao e no apenas para etiquetao; Identificar o lugar de cada coisa.

Vantagens do Seiton (Senso de Ordenao)

Padronizao da nomenclatura, adotando nomes, cores, procedimentos, padres em todas as reas; Padronizao da maneira de guardar, estocar ferramentas, equipamentos, documentos, etc. Utilizao da comunicao visual (gravuras e cores), facilitao da identificao e localizao de objetos e locais; Uso do conceito: O primeiro a entrar e o primeiro a sair. Usar primeiro o que chegou primeiro, ou enviar primeiro o que foi finalizado primeiro.

Organogramas do Seiton (Senso de Ordenao)

Resultado do Seiton (Senso de Ordenao)

Em ambiente ordenado se trabalha melhor; aumenta-se a produtividade; ganha-se espao e facilita-se a limpeza. Praticando o Senso de Ordenao fica muito mais fcil encontrar o que foi guardado, alm de haver utilizao racional do espao. Ocorre reduo do cansao fsico e mental, e melhoria na comunicao.

Seisou (Senso de Limpeza)

Ter Senso de Limpeza eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armrios, o teto, gaveta, estante, piso, bancada, etc.) bem como manter dados e informaes atualizados para garantir a correta tomada de decises. O mais importante neste conceito no o ato de limpar, mas o ato de "no sujar". Isto significa que alm de limpar preciso identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas, de modo a podermos evitar que isto ocorra. (Bloqueio das Causas). No conceito amplo, ter Senso de Limpeza procurar ser honesto ao expressar, ser transparente, sem segundas intenes com os amigos, com os colegas, com a famlia, com os subordinados, com os vizinhos, etc.

Definio
Limpar deve ser uma tarefa presente na rotina de trabalho; porm mais importante que limpar deve ser no sujar!

Procedimentos Comuns
Educar para no sujar. Descobrir e eliminar as fontes de sujeira: Manter o asseio pessoal e dos objetos (instrumentos, ferramentas) utilizados, como mesas, armrios, gavetas, equipamentos, ferramentas, mobilirios; Verificar o estado de uso enquanto se faz a limpeza; Todos devem se comprometer com a limpeza de cada um.

Vantagens do Seisou (Senso de Limpeza)

Local limpo mais agradvel; A sade no fica comprometida pela sujeira;

 O cliente percebe a limpeza, mas muito mais a sujeira; O bem estar proporcionado.

Resultado
Qualidade germina em ambiente limpo! Melhora a conservao dos patrimnios! Aumenta a auto-estima no trabalho. Cuidados no dia-a-dia tornam o ambiente mais agradvel e sadio, previnem acidentes, contribuem para a preservao de equipamentos, reduzem o desperdcio e evitam a poluio. Detalhes da limpeza melhoram a imagem interna e externa da empresa ou rgo.

Seiketsu (Senso de Higiene)

Ter Senso de Asseio significa criar condies favorveis sade fsica e mental, garantir ambiente no agressivo e livre de agentes poluentes, manter em boas condies sanitrias as reas comuns (banheiros, cozinha, salas de espera, bancadas, piso, etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informaes e comunicados sejam claros, de fcil leitura e compreenso. Significa ainda ter comportamento tico, promover um ambiente saudvel nas relaes interpessoais, sejam elas sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mtuo nas diversas relaes.

Definio
Buscar condies favorveis de sade no trabalho, em casa e pessoalmente. Sade o que interessa para o resto ir mais depressa.

Procedimentos Comuns
Manter limpos e higienizados os locais de uso comum; Observar as prticas de segurana no trabalho; Pensar e agir positivamente; Valorizar a aparncia pessoal e da empresa; Manter a arrumao, limpeza e organizao; Respeitar sempre as regras de organizao; Padronizar os procedimentos; Evitar todas as formas de poluio.

Vantagens do Seiketsu (Senso de Higiene)

Melhoria do ambiente de trabalho Melhoria das reas comuns Condies de trabalho favorveis sade Segurana no Trabalho

Resultado
Diminuio do absentesmo, melhoria na produtividade, melhoria na qualidade de vida. A sade do ambiente traz satisfao e motivao pessoal, previne e controla o stress, danos e acidentes.

 Shitsuke (Senso de Autodisciplina)

Ter Senso de Autodisciplina desenvolver o hbito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificaes, sejam elas escritas ou informais. Este hbito o resultado do exerccio da fora mental, moral e fsica. Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o "querer de fato", "ter vontade de", "se predispor a". No se trata puro e simplesmente de uma obedincia cega, submissa, "atitude de cordeiro" como pode parecer. importante que seu desenvolvimento seja resultante do exerccio da disciplina inteligente que a demonstrao de respeito a si prprio e aos outros. Ter Senso de Autodisciplina significa ainda desenvolver o autocontrole (contar sempre at dez), ter pacincia, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspiraes, respeitar o espao e a vontade alheia.

Definio
Comprometer-se com normas e padres morais e tcnicos, buscando a melhoria contnua pessoal, profissional e empresarial.

Procedimentos Comuns
Compartilhar viso e valores; Educar para a criatividade; Planejar com foco no processo; Melhorar a comunicao em geral; Treinar com empenho e persistncia; Auto Disciplinar-se a fazer tudo isso espontaneamente; Fazer disto um modo de vida, tornar um hbito.

Vantagens do Shitsuke (Senso de Autodisciplina)

Cumprimento natural dos procedimentos Disciplina moral e tica Cultivo de bons hbitos Efetivao da administrao participativa Responsabilidade individual Garantia da qualidade de vida no trabalho

Resultado
Melhorias contnuas e permanentes. Aprimoramento pessoal e empresarial. Busca efetiva ao Zero Defeito. O Senso de Autodisciplina traz a conscientizao da responsabilidade em todas as tarefas, por mais simples que sejam. Os servios so realizados dentro dos requisitos de qualidade. H a consolidao do trabalho em equipe e o desenvolvimento pessoal

Padres tcnicos de processo ou do produto acabado Padres Tcnicos de Processo

Elaborados por especialistas, contm de forma clara a traduo do desejo do cliente. Neles esto registrados de forma metdica e precisa o conjunto de caractersticas, condies e requisitos para execuo dos processos, etc. Os Padres Tcnicos de Processo guardam praticamente o know-how da empresa e levam ao executante o conjunto de informaes e regras para a execuo de tarefas,

padronizao de pontos, tabelas de medidas, tipos de acabamentos, localizao e tipo de etiquetas, etc., ou seja: qualquer atividade de natureza tcnica ou administrativa. Nestes padres, as informaes so apresentadas geralmente em forma de pequeno texto escrito, em linguagem simples e clara, e com grande apelo visual de figuras e desenhos. Ainda que predomine a linguagem textual (corriqueira), em seu contedo, a participao de tabelas de fcil interpretao e figuras facilita o entendimento. A Engenharia de Desenvolvimento de Produto junto com o Setor de Criao so os setores que tem as condies e a responsabilidade de definir o Padro Tcnico de Processos a serem seguidos. O documento em que dever estar escrito o Padro Tcnico de Processos, chamada ficha Tcnica de Produo ou Projeto Piloto, as informaes devem estar bastante clara de forma que a Superviso tenha condio de executar o trabalho sem gerar dvidas, caso gere dvidas, porque as definies no esto adequadas, e deve sofrer adequao a necessidade da produo (considere o nvel cultural das pessoas que vo executar). No devemos achar que est claro, temos que ter certeza. O Padro Tcnico de Processo serve de base para o controle de qualidade fazer a reviso e inspeo dos processos ou produtos acabados, com a finalidade de se manter o padro tcnico do produto acabado.