6/4/2011

UNIVERSIDAD EAN

GUA DE EXCEL BSICO

Gua Prctica Para Pymes:

Uso Bsico de las Hojas de Calculo

[Versin 2010]

Facultad de Ingeniera | Ing. Jose Velosa

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Contenido
1 AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO.................................................................... 5 1.1 1.2 2 La pantalla principal ............................................................................................................ 5 Cintas Bsicas ...................................................................................................................... 5

Estructura de un Archivo Excel ................................................................................................. 6 2.1 2.2 Desplazarse al interior de un Archivo ................................................................................. 7 Introducir datos ................................................................................................................... 8 Escribir texto................................................................................................................ 8 Modificar y borrar el texto .......................................................................................... 9 Introduccin de valores numricos ............................................................................. 9 Introduccin de valores de texto ................................................................................ 9 Introduccin de fechas y horas ................................................................................. 10 Dar nombres a las celdas........................................................................................... 10 Formato de celdas ..................................................................................................... 11

2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 3

MANEJO DE LA HOJA DE CLCULO ........................................................................................... 12 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 Creacin de series ..................................................................................................... 12 Pegado especial ......................................................................................................... 13 Buscar y remplazar datos .......................................................................................... 14 Seleccionar todos los datos de la hoja ...................................................................... 15 Tipos de datos ........................................................................................................... 15 Formato De Celdas .................................................................................................... 15 Unir y dividir Celdas................................................................................................... 16 Mensajes de error ..................................................................................................... 16

FORMULAS Y FUSIONES ............................................................................................................ 18 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 Estructura de una Frmula ........................................................................................ 18 Referencias absolutas y Relativas. ............................................................................ 19 Funciones en Excel .................................................................................................... 20 Sintaxis de una funcin ............................................................................................. 20 Universidad EAN

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4.1.5 4.1.5.1 4.1.5.2 4.1.5.3 4.1.5.4 4.1.6 5 6

Algunas funciones Importantes................................................................................. 21 Funcin =Suma( .................................................................................................... 22 Funcin =PROMEDIO(............................................................................................ 22 Otras funciones: = MAX(, =MIN( y =CONTAR( ..................................................... 22 La funcin =SI() ...................................................................................................... 23 Funciones anidadas ................................................................................................... 24

Ejercicio Prctico ....................................................................................................................... 24 REFERENCIAS ............................................................................................................................. 28

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Excel es un software incluido en los productos de Microsoft Office , en su ultima versin 2010 , tuvo algunos cambios importantes como son el nombre de algunas funciones, cambio en las ventanas de diseo (caso Tablas dinmicas), nombre de la terminacin de archivos y seguridad en al manejo de las macros. La hoja de clculo es de una gran ayuda en operaciones simples y aplicaciones ms complejas de datos donde la fuente de informacin sean tablas ordenadas. Algunas actividades que se pueden hacer en una hoja de clculo son: Bsico:

Generacin de Operacin Matemticas. Uso de funciones Trigonomtricas, Estadsticas, financieras, entre otras Graficas de datos y tendencias. Presentacin de tablas Bsqueda y filtrado de datos

Intermedio: Formulacin de escenarios. Anlisis de datos Optimizacin de sistemas Solver Manejo de macros Avanzado: Modelamiento de Datos -Tablas dinmicas Personalizacin de Ventajas y acciones Trabajo colaborativo Plataforma de aplicaciones Visual Basic Esta gua busca hacer una introduccin al manejo de este sencillo programa de una forma prctica para personas que no estn muy familiarizadas con el uso de hojas de clculo. La gua esta compuesta de cuatro partes: 1. Ambientes de trabajo de la hoja de calculo 2. Estructura de un archivo Excel 3. Grficos, Formulas y fusiones 4. Autofiltros

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1 AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO
1.1 La pantalla principal
La pantalla principal de trabajo de Excel 2010 , es muy similar a la de cualquier otra aplicacin Windows Office 2010. Es de recordar que La versin 2010 esta estructurada por cintas de trabajo que van cambiando dependiendo la seleccin que se haga en el men principal. Las cintas se ubican en la parte superior de la pantalla del programa, en el centro esta el rea de trabajo y abajo algunas reas de localizacin y operaciones rpidas

Ilustracin 1: Pantalla principal.

1.2 Cintas Bsicas

Las cintas disponibles van cambiando dependiendo de las aplicaciones que se tengan abiertas o de las operaciones que se quieren hacer. Inicialmente las cintas por defecto son: Archivo: Guardar, informacin del archivo, imprimir y Opciones Inicio: Operaciones bsicas de visualizacin y formato

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Insertar: Objetos de ayuda de visualizacin e insercin.

Diseo de pgina: Configuracin de pgina y ajustes de impresin.

Frmulas: Biblioteca de funciones, auditoria y nombres de celdas.

Datos: Herramientas de datos y ordenar y filtrar

Revisar: Proteger el documento y comentarios

Vista: Ventanas, vistas de libro y mostrar

2 Estructura de un Archivo Excel

Los archivos de Excel se pueden gravar por defecto con la terminacin *.xlsx, a diferencia de las versiones anteriores si existen macros o cdigo la terminacin es *.xlsm. La estructura de un archivo de Excel , se compone de hojas inicialmente que se por defecto son tres (Hoja1, Hoja2, y hoja3), sin embargo esto se puede configurar. Al interior de cada hoja est el rea de trabajo que es la celda, organizadas por filas (identificadas con nmeros), y columnas (identificadas con letras).

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Los componentes de un archivo EXCEL son: Hoja: es el rea de trabajo donde estn contenidas las filas y columnas. Las Hojas por defecto se denominan en orden, hoja1, hoja2etc, sin embargo se pueden cambiar el nombre con botn derecho del mouse o haciendo doble clic. Celda: Las celdas son al unidad bsica de almacenamiento de informacin el ella se pueden almacenar datos, formulas y ecuaciones . Su designacin bsica es una letra y un nmero por ejemplo C45, que quiere decir C la columna y 45 la fila donde esta la celda. En algunos casos se puede dar nombre alas celdas o rangos. Columna: Su denominacin se hace con letras la A a la Z y estn dispuestas en vertical. Despus de la columna Z, nos encontramos con la columna AA,AB,AC... y as hasta la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB.. Y as hasta la ltima columna que es la XFD en la versin 2010 Fila: Estn organizadas de forma horizontal, su denominacin es con nmeros, se numeran desde la 1 hasta la 1048.576 que es la ltima en la versin 2010. Libro de trabajo: conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensin *xlsx con todas las hojas que tuviese el libro. Ya que se pueden vincular datos de otros archivos en importante que la fuente de los datos conserven su ruta. (Archivo, directorio, carpeta, disco, computador etc.) Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A15 se reflejara con el siguiente nombre: A1:A15. El nombre de un rango siempre har referencia a la primera y a la ltima celda seleccionadas. O en algunos casos colocarle un nombre especfico. Esto puede ser de ayuda cuando tenemos muchas hojas y tomamos informacin entere ellas.

Ilustracin 2: ejemplo de seleccin de rangos.

2.1 Desplazarse al interior de un Archivo

Algunas formas de desplazarse por la hoja de trabajo es, picar o hacer clic dentro de la celda que queremos ubicarnos. Otras formas son: Movernos con las flechas o el enter solo de forma vertical y hacia abajo.

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Colocando el nombre de la celda a donde nos queremos desplazar en el campo nombre de la celda actual. Ver ilustracin No.1 Por medio de la ventana Ir a, que se activa con Ctrl+i , o F5

Ilustracin 3: Ventana de Ir a.

2.2 Introducir datos

Existen diferentes tipos de datos que se pueden trabajan en Excel. Entre ellos datos; numricos, texto, fecha, entre otros. Estos pueden ser constantes a variables. Los constantes son datos que son nicos y no estn referenciados a otra celda o celdas, los variables son aquellos que cambian dependiendo otros datos. Frmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, y que producen un resultado. Las frmulas comienzan siempre con el signo de igual (=), algunas veces se pude empezar con el signo mas o menos pero no es aconsejable. Si modificamos el valor de una celda a la que la frmula est haciendo referencia, el resultado de la frmula vara automticamente. = SUMA(H3:H7) : ejemplo de dato variable Ventas, 23/12/2011, : ejemplo de dato constante 2.2.1 Escribir texto Nos situamos en la celda que queremos almacenar informacin y escribimos directamente el texto, en algunos casos es importante revisar el idioma configurado en el computador para otras operaciones de edicin por ejemplo das semanas y meses del ao. Una vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de frmulas pulsar el botn Introducir.

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2.2.2 Modificar y borrar el texto

Para modificar el texto de una celda podemos, realizar varias operaciones : Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto. Situar el cursor en la celda y pulsar clic en la barra de frmulas. Pulsar doble clic en la celda del texto Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2 Para borrar el texto de una celda podemos: Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr Ir a Edicin Borrar Pulsar el botn derecho y escoger la opcin Eliminar 2.2.3 Introduccin de valores numricos La presentacin de los datos numricos esta supeditada al tipo de formato que utilicemos. Por ejemplo si introducimos en una celda 6000000 es posible que se presente as o $6000.000,00 pesos. Ya que el tipo de dato condiciona las operaciones que podemos hacer es muy importante el la definicin del mismo. Algunos elementos del formato predefinido son:
El punto (.) para separar los millares La coma (,) para expresar decimales El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. stas se pueden indicar tambin entre parntesis. El signo del porcentaje (%)

Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numricos son:

Lo datos fecha se pueden ingresar con signos de separacin como o /, sin embargo es importante tener en cuenta que no se confundan con las fracciones y que estn en el formato global de configuracin del software. Algunos mensajes de error contiene el smbolo de #, a excepcin del mensaje con ####### solamente, que informa que la celda que contiene un nmero es muy corta para mostrar toda la extensin del mismo Otro smbolo para informa a Excel que el dato es texto aunque este representado por nmeros como es el caso de un telfono o una cedula. Se antepone el smbolo (comilla) ejemplo 5936160. Esto llevar que este valor solo se podr tratar como texto.

2.2.4

Introduccin de valores de texto

Cuando introducimos un texto en alguna celda de Excel , el automticamente reconoce que la cadena de caracteres introducida es un texto y habilita las funciones de edicin para textos. Algunas funciones y aplicaciones tambin reconocen algunos nmeros dentro de la cadena.

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2.2.5

Introduccin de fechas y horas

El dato fecha u hora se almacenan como nmeros de serie que Excel cuenta desde el da 1 de Enero de 1990 y dependiendo del formato que este definido se presenta de diferentes formas. El usuario puede introducir y presentar las fechas de varias formas: dd/mm/aa = 12/01/2012, dd-mmmm-aa = 12-diciembre-12 dd/mmm/aaaa = 12/mar/2012 etc. Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo: 2:10 pm , 14:10 con segundos o una integracin de fechas y horas en un mismo dato o celda TIPS: Algunos datos recurrentes pueden ser presentados rpidamente con ayuda de la combinacin de teclas: Ctrl+Maysc+; La fecha actual Ctrl+Maysc+: La hora actual 2.2.6 Dar nombres a las celdas En algunos casos es necesario dar nombres especficos a las celdas o rangos, para diferentes fines como:
Desplazarnos a esa celda o rango ms fcilmente Utilizar los nombres en una frmula o una seleccin lista desplegable Identificar mejor los rangos

Por ejemplo : TRM, salario mnimo, cedula de los trabajadores Para dar nombre a una celda es posible hacer cualquiera de estos dos procedimientos:
1. 2. 3. Ubicarnos con el curso o con la seleccin del mouse en una celda o rango Ir al campo nombre de la celda actual, y colocar el nombre que identifica su contenido y Verificar que en la lista desplegable aparezca

Y otra forma es utilizar el rea de trabajo Nombres definidos de la cinta Formulas 1. Abrir la ventana de Nombres definidos dentro del rea de trabajo Administracin de nombres

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Y en la nueva ventana:

2. Seleccionar Nuevo 3. Llenar los datos de la Ventana Nombre de nuevo y Aceptar

2.2.7 Formato de celdas Dependiendo de la informacin y de la forma como se ha de presentar la informacin contenida en una celda es necesario configurarla segn las necesidades. Esta configuraron puede contener tipo de dato, alineacin, fuente, Bordes, tramas y proteccin del documento. Para seleccionar los parmetros que se pueden cambiar: se seleccionan las celdas o rango que se quiere definir el formato y botn derecho del mouse.

Ilustracin 4: Cambio de formato de las celdas.

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3 MANEJO DE LA HOJA DE CLCULO
Cuando el cursor est situado en una celda o estamos seleccionando un rango, el puntero del mouse puede adquirir varias formas segn donde est situado. Por ejemplo, si lo situamos (sin pulsar clic) sobre la seleccin, el puntero del mouse adquiere una forma de cruz blanca. Esta forma significa que estamos en modo seleccin normal.

Cuando se sita el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda o de la seleccin (sobre un punto negro) el puntero del mouse adquiere una forma de cruz negra. Esta forma indica que estamos en modo copiar o modo llenado. Si arrastramos la celda pulsando el botn izquierdo, realizaremos un llenado de celdas. Y si se arrastra con el oprimiendo el botn derecho aparece men de despliegue con diferentes acciones:

Ilustracin 5: mtodos de arrastre.

3.1.1 Creacin de series Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas, ya sean nmeros, textos numerados o patrones de calendario. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel crear una serie automtica. Se selecciona el rango o la celda y se arrastra, hasta donde se quiere generar la secuencia. Un ejemplo de ello es hacer el encabezado con los siguientes datos:

Arrastrarlos con botn izquierdo del mouse manteniendo oprimido el botn

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Ilustracin 6: Generacin de series

Si se arrastra con botn derecho aparecer el meno de seleccin para escoger el mtodo de llenado. 3.1.2 Pegado especial

Esta orden se encuentra ubicada en la cinta de Inicio en el men de pegar.

Esta accin nos permite realizar pegados ms especficos que con la orden Pegar habitual. Y es el caso donde queremos copiar solo los datos sin copiar las formulas en otra posicin o en una hoja nueva. Otra posibilidad de este orden es copiar el formato de una celda sin su contenido, transponer celdas verticales a Horizontales, pegar vnculos, etc. Esta orden depender de los elementos que tenga en el portapapeles Existen, por supuesto otras posibilidades de pegado especial. Otras posibilidades de pegado de documentos se pueden seleccionar de la ventana de pegado especial

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Ilustracin 7: Ventana de pegado especial.

3.1.3

Buscar y remplazar datos

Una de las caractersticas importantes de edicin con Excel es la posibilidad de buscar algn dato en el libro de trabajo desde Edicin Buscar. En esta pantalla adems de buscar podemos remplazar datos o smbolos, una de esas aplicaciones muy utilizada es la de cambiar puntos (.) por (,) comas.

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3.1.4 Seleccionar todos los datos de la hoja

Una opcin rpida para seleccionar para modificar el tamao de las celdas, formato, copiar los datos o borrarlos , es utilizar la seleccin de toda la hoja de trabajo. Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rtulos de las filas y a la izquierda de los rtulos de las columnas). Vers que toda la hoja queda seleccionada.

Ilustracin 8: seleccin de toda el rea de trabajo

Se obtiene el mismo resultado que con Ctrl+e 3.1.5 Tipos de datos Ya se haba mencionado del tipo de formato de datos, ahora se explica los dos tipos de datos dependiendo su relacin con la posicin, estos pueden ser Valores Contantes y Valores Variables o frmulas. VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto, esta no varia cuando cambian otras celdas. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

3.1.6 Formato De Celdas Las caractersticas de formato de celdas son importantes para hacer una buena presentacin o identificar valores que son importantes. Adems all existe una posibilidad de proteger las celdas y bloquear su contenido. Las carpetas de Formato de celdas son:

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Numero: seleccin de formato de presentacin de los datos Alineacin: direccin del texto Fuente: tipo de carcter , tamao Bordes: lneas de contorno y divisin de las celdas. Relleno: Caractersticas de color y textura al interior de las celdas. Proteger: seleccin de celdas a bloquear

Ilustracin 9: Ventana principal de Formato de celdas.

3.1.7 Unir y dividir Celdas Cuando es necesario unir en un solo especio ms de una celda, para contener un texto o dato. En la ventana de Formato de Celda, quede forma rpida lo pueden llamar con botn derecho del mouse depuse de haber seleccionado el rango unir .

Otra posibilidad es utilizar la ventana de formato de celda en el meno de Control de texto, Combinar celdas.

3.1.8 Mensajes de error

Cuando introducimos datos y formulas y Excel y no se encuentra una relacin con su contexto o los datos de entrada, puede enviar mensajes de error. Algunos de ellos se identifican por los mensajes que generan, por ejemplo:

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#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan . #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

El mensaje ##### no se considera como un mensaje de error, se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

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4 FORMULAS Y FUSIONES
Las formulas y las funciones son uno de los elementos mas importantes en el uso de Excel, la versin 2010 tiene grandes cambios con versiones anteriores. Por ejemplo la funcin =Buscarv(, de gran ayuda para la bsqueda y comparacin de datos y tablas cambio el nombre a =ConsultaV(. Para escribir una formula es necesario conocer con claridad algunos elementos de edicin y presentacin. 4.1.1 Estructura de una Frmula La estructura de una formula puede tener la combinacin de varias fuentes de datos integrados en una celda y que relaciona valores y frmulas de otras celdas para producir un resultado. Una frmula comienza con el signo igual (=), algunas vez puede introducir + o pero no es aconsejable adems, puede contener textos, nmeros, referencias de celdas, etc. En la celda que contiene una frmula se visualiza siempre el resultado de la misma y la frmula en s se visualiza en la barra de frmulas. La frmula combina diferentes operadores para realizar los clculos. Estos operadores son: Aritmticos: Suma Resta Producto Divisin Porcentaje Exponente De comparacin Igual Diferente Mayor Menor Mayor o igual Menor o igual De texto Concatenacin &

+ * / % ^

= <> > < >= <=

Ejemplos de frmulas seran: =2+50 =G1+G5 Suma los valores numricos 2 y 50 (Valores constantes) Suma el contenido de las celdas G1 y G5

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=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2. =Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos =2^3 Eleva a la tres el nmero 2 Es muy recomendable que se establezca la secuencia de operaciones por medio de parntesis ya que existe prioridades entre las formulas y el resultado puede ser diferente al esperado. 4.1.2 Referencias absolutas y Relativas.

Cuando copiamos, el contenido de la frmula se actualiza a medida que copiamos en horizontal o en vertical. Si te sitas en las celdas C15 y D15 del ejemplo mostrado en la barra de frmulas, se observa que cada celda contiene la frmula de su columna correcta. La referencia indica la posicin de la celda contenida en la frmula. Observa la siguiente hoja:

En este caso, en la primera frmula de la celda C15 hemos sumado la columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la frmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda D15 lo siguiente: =D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13+D14. Es decir, Excel ha copiado la frmula, pero tambin ha desplazado la referencia de la celda C15 y ahora la ha convertido en D15. Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas y las ha copiado hacia su derecha. Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda C15 en referencia absoluta es decir, que aunque copiemos la frmula en otras posiciones, la referencia a la celda C15 no cambie nunca.

Tipos de Referencia de celdas:

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Celdas relativas: son celdas que su formulacin depende de la posicin donde se comience a utilizar, la referenciacin. Por ejemplo una celda que tome la informacin de datos a la derecha si se llegar a copiar a otra posicin tomara el dato que se encuentre a la derecha de esta nueva celda. Celdas absolutas: referencian solamente una celda y su posicin independientemente de la posicin donde sea llamada o solicitada siempre ser la misma as se arrastren las formulas, el smbolo que se utiliza es ($). Por ejemplo $C$4, Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $C4, C$4... Por ejemplo: C$4 O $C4 dependiendo que es lo que se quiere dejar variable o fijo. Una celda se convierte en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la columna y escribiendo el smbolo pesos ($) o y pulsando la tecla F4. Esto aade automticamente el signo pesos a la columna y la convierte en absoluta, si de forma repetida pulsamos esta tecla el signo cambiara de posicin.

4.1.3

Funciones en Excel

Es una frmula ya programada y preparada para realizar clculos y reducir el uso de frmulas extensas, algunas de ellas no son posibles ser construidas con operaciones matemticas. Las funciones tienen un nombre propio declarado en el idioma que se encuentra el computador o la seleccin del idioma en la instalacin de Programa, existen multitud de funciones clasificadas en categoras.

La razn de las funciones frente a las ecuaciones es simplificar las operaciones y su formulacin. 4.1.4 Sintaxis de una funcin Todas las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis o estructura, tal y como se indica

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en el siguiente ejemplo:
Argumentos separados por punto y coma o solamente coma y encerrados entre parntesis

=SUMA(A1:A200;100)
Signo igual Nombre de la funcin

En el ejemplo, se sumar todo el rango A1:A200 y aparte el nmero 100. Es decir, que dentro de los parntesis que forman el contenido de la funcin, hay dos argumentos a sumar. Cuando no se conoce la sintaxis de una ecuacin, es posible solicitar la edicin de la misma por medio del rea de edicin de ecuaciones aparece la siguiente ventana: , para el caso de suma

Ilustracin 10: Ventana de Argumentos de funcin

All se exponen de forma individual cada argumento, su explicacin y su resultado. Aunque este sea un error. El acceso de la ayuda desde esta ventana es fcil y contienen ejemplos del uso de la funcin 4.1.5 Algunas funciones Importantes Existen algunas funciones mas utilizadas que otras. Ya sea por su funcionabilidad o por su uso especializado en resultados. Suma Promedio Potencia Mximo o Mnimo Si condicional

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4.1.5.1 Funcin =Suma( Es una de las operaciones de mayor utilidad en las hojas de clculo, razn por la cual se proporciona con mltiples acceso y formas.

Para utilizar una funcin, podemos escribirla manualmente o en el botn:

de la cinta Frmulas , biblioteca de funciones.

4.1.5.2 Funcin =PROMEDIO( Esta muy relacionada con la funcin suma, funciona exactamente igual que la suma, pero no existe ninguna tecla predefinida, por lo que debemos introducirla manualmente, o formularla por medio de la combinacin de las funciones =suma( , y =contar(. Cuando introducimos una funcin mediante el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente: 1. Borra el contenido de la ltima frmula 2. Escribe lo siguiente: =PROMEDIO( 3. Selecciona con el mouse el rango de nmeros. 4. Cierra el parntesis escribindolo a mano. 5. El resultado obtenido es la media de los datos numricos. Otra opcin es utilizar la ventana de la formula:

Ilustracin 11: pantalla de la Funcin Promedio

4.1.5.3 Otras funciones: = MAX(, =MIN( y =CONTAR( Estas funciones son de las primeras formas de encontrar informacin en una tabla o grupo de datos ordenados. Entregan el valor solicitado dentro de un grupo de datos ya sean nmeros, fechas o resultados de funciones. Y Contar cuenta la cantidad de datos sin importar su tipo.

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La funcin =MIN( encuentra el valor mnimo La funcin =MAX( encuentra el valor mximo dentro de un grupo La funcin =CONTAR( regresa el nmero de datos seleccionados 4.1.5.4 La funcin =SI() Una de las funciones que tiene un gran nmero de aplicaciones especialmente en el campo de las decisiones y automatizacin de operaciones es la funcin =SI(, que se utilizan en Excel,Su estructura esta compuesta de tres argumentos asi: =SI(condicin;verdadero;falso) Donde condicin es una comparacin de argumentos que se tiene que cumplir , y se utilizan los smbolos de las operaciones de comparacin . Si sta se cumple, se ejecutar verdadero, o en caso contrario, se ejecutar falso. Por ejemplo: =SI(A2>B12; Paga pliza;No paga) Si la celda A2 es mayor que la celda B12, aparecer la palabra Paga pliza, en caso contrario, aparecer la palabra No paga =SI(A1=cliente;Factura;cotizacin) Si la celda A1 contiene la palabra cliente, en la celda actual aparecer la palabra factura, en caso contrario, aparecer la palabra cotizacin. =SI(O(A1=B1,C1=D1),"Bien", suma(30,5)) En esta formula de cumplirse varias condiciones. Ntese la utilizacin del operador O, o la funcin lgica =O( , que se tiene que cumplir una de las dos condiciones. Si es verdadera la respuesta ser Bien y si es falsa la respuesta ser 35

Ilustracin 12: ventana de la funcin =SI(

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4.1.6 Funciones anidadas Son funciones que estn contenidos dentro de otras y sus respuestas que actan como argumento de otra funcin. En el proceso de clculo, Excel realiza primero el clculo de la funcin interior y despus, el resultado de la funcin exterior teniendo ya en cuenta el resultado que se ha obtenido con la funcin interior. Por ejemplo, la funcin: =SUMA(RAZ(25));3) Primero calcular el resultado de la funcin interior, o sea, de la RAZ, cuyo resultado es 5 y luego se calcular el resultado de la exterior SUMA, teniendo en cuenta ya este resultado. El resultado de esta operacin es 8. Las ltimas versiones permiten hacer un rastreo de las operaciones por medio del men Formulas. Que permiten al usuario buscar el destino o precedentes de los datos calculados.

Ilustracin 13: Auditoria de Formulas

5 Ejercicio Prctico

Taller No. : 1
Validacin, formulas y grficos

Diagrama de Procesos
Antes de empezar guarde en disco duro todos los documentos.

Llene los espacios de la descripcin del proceso segn el proceso que ha definido o el propuesto por el profesor. Y conteste las preguntas segn los resultados obtenidos Los subprocesos o actividades del proceso pueden ser los de corte de espuma para sillas secretariales :

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No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

DESCRIPCIN DEL PROCESO Ubicacin de la espuma en banco Verificar espesor Verificar densidad Cambio de herramienta Medir espuma Seleccionar patrn segn silla Posicionar modelo Marcar patrn de corte Hacer cortes transversales Rotar la lamina (mover) Hacer cortes verticales Seccionar Piezas Posicionar en columnas Escoger cortador Contornear corte Verificar Llevar a estacin de pegado Untar pegante secado Transportar a seccin de secado Encarrado en columnas

mts 0,0 0,0 0,0 7,0 2,0 4,0 5,0 0,0 0,0 3,0 3,3 3,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,9 3,9

Minutos 3 5 3 6 2 1 3 1,5 9 3 4 2 6 4 1,8 1,7 1,6 1,6 30 14 12

Porcentaje de fallas 20% 3% 14% 34% 3% 21% 7% 1% 2% 2% 6% 8% 32% 8% 1% 10% 32% 23% 12% 28% 31%

1. Inserte smbolos en las celdas DA a HA, que correspondan a la simbologa para cada actividad
Operacin Transporte Inspeccin Demora Almacenamiento

2. Expanda inicialmente los encabezados de los grficos celdas d8 a h8 y cambie el color. De formato a las celdas D9 a H29. (tamao, color de fuente etc.) 3. Valide las celdas c9 a c29 con la lista de los nombres de las actividades.( utilice los datos que estn digitados en las celdas D7 a H7 4. Califique cada proceso o actividad segn su criterio. 5. Realice un autoformato en las celdas d9 a h29 de tal forma que vari segn el contenido de las celdas de la columna c9 a c29 6. Complete los datos de tiempo, distancia y porcentaje de no conformes con datos aleatorios . 7. Realice las sumas de tiempos subtotales de la columna d30 hasta h30 con la funcin =sumar.si( 8. De igual forma realice la suma de el porcentaje de no conformes e las celdas d31 a h31 con = sumar.si(

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9. Cuente el numero de procesos en las celdas d32 a h32 para cada actividad con la funcin =contar.si( 10. Determine el tiempo promedio de las operaciones en las cedas d33 a h33 11. Llene los datos de las celdas c34 a c38 utilizando funciones. 12. Valide las celdas C2 segn el tipo de diagrama de Proceso (mquina, Operario o Material) 13. Elabore una grfica con los datos obtenidos en laceadas d30 a h31 as: Tipo de grafico lneas en dos ejes Serie de tiempo en barras Serie de porcentaje de no conforme en lneas

PREGUNTAS: A. Cual es la operacin en total que ms tiempo consume? B. Cual es la operacin en total que mas tiene productos no conformes? C. Cual es la operacin en total que combina el mayor tiempo y la mayor cantidad de defectos? D. Cul es la actividad que tiene un mayor tiempo promedio? Esto es bueno para el proceso? E. Cual es la distancia total recorrida? , cuantos desplazamientos utiliza el proceso?,

El esquema final puede parecer a este:

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6 REFERENCIAS
http://www.uprh.edu/ccc/basico-excel-35027-completo-1.pdf http://www2.ayto-sanfernando.com/biblioteca/nntt/manual%20excel.htm.

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