Fundamentos de administracin

Unidad 2. Proceso administrativo

2.3. Direccin 2.3.3. Etapas de la direccin

Etapas de la direccin Toma de decisiones Una decisin es la eleccin de un curso de accin entre varias alternativas La toma de decisiones constituye la responsabilidad ms importante del administrador. Se considera el motor de los negocios de su correcta seleccin de alternativas depender el xito de cualquier empresa.1 Proceso 1. Definir el problema (Fuentes de informacin) 2. Analizar el problema (Desglosar los componentes)V 3. Evaluar alternativas (Soluciones: ventajas y desventajas, factibilidad y recursos) 4. Elegir entre alternativas. (Experiencia, experimentacin e investigacin. 5. Aplicar la decisi. Integracin La integracin comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.2 Reglas: 1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres que desarrollan cualquier funcin dentro de un organismo social, deben reunir los requisitos para desempearla adecuadamente.3 De la provisin de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa debe proporcionrsele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.4 De la importancia de la introduccin adecuada. Es trascendental el momento del ingreso del elemento humano y de l depende su adaptacin el medio ambiente de la empresa, as como de su desenvolvimiento, desarrollo y eficiencia dentro de la misma.

2. 3.

Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p.p. 173-174. Idem. p. 175. 3 Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 175. 4 Idem p. 175.
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Las etapas de la integracin son 4: Reclutamiento. (allegarse de candidatos). Seleccin (elegir la persona que cubre los requisitos del puesto). Introduccin o induccin (armonizar al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional). Capacitacin y desarrollo. (Incrementar las capacidades del personal para lograr una mxima eficiencia) Motivacin Los administradores se enfrentan a un interesante problema. Se les considera responsables de las tareas que se han de llevar a cabo en las organizaciones, pero un administrador aislado no puede terminar las tareas por s solo, es necesario el esfuerzo comn de los subordinados. Lo que un administrador debe hacer es inducir a las personas a contribuir con su esfuerzo para el desempeo de la tarea que se tiene entre manos. Este es el desafo de la motivacin. La motivacin es un estado dinmico (vara continuamente en cada persona) que incita deliberadamente a elegir una actividad (a comprometerse con ella y a perseverar hasta el fin), la motivacin es un estado latente interno, no existe motivacin como tal en el medio ambiente, lo que existen son factores para motivar. El individuo enciende, activa esa chispa apagada cuando siente que lo que debe hacer le va a generar algn beneficio. La motivacin es un factor importante en cualquier fase del proceso administrativo, pero especialmente en la direccin es tema obligado, su importancia radica en que este concepto es aplicable al 100 % al recurso humano, ya que no se puede considerar lder a nadie, si no est motivado el mismo y sabe proyectar ese entusiasmo a sus seguidores. Motivar es ejecutar acciones tendientes a lograr reacciones, por lo tanto, motivar es inducir al trabajador a actuar. La habilidad es el poder de saber hacer las cosas, mientras que la motivacin es querer hacer las cosas. La falta de motivacin produce ineficiencia, monotona en el trabajo, improductividad, mala calidad en el servicio y como resultado de todo esto, un alto porcentaje en la rotacin de personal. La motivacin produce una reaccin en cadena que se inicia con el deseo interno de satisfacer necesidades que dan lugar a la fijacin de metas, provocan acciones tendientes a su logro y por ende, a la satisfaccin de esas necesidades.

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Dentro de la organizacin el origen de la motivacin puede manifestarse a travs de los siguientes puntos: En primera instancia, las percepciones del trabajador sobre l mismo (auto percepcin). A veces para hacer una actividad no cuentan tanto las capacidades que se tengan como las que se creen tener. Las percepciones del trabajador sobre el entorno. Cada trabajador es l y sus circunstancias. Se considera la etapa ms importante y la ms compleja de la direccin. Comunicacin La comunicacin es uno de los elementos ms importantes de un grupo social. La comunicacin parte del sentido de que existe el elemento primordial que es el lenguaje. El lenguaje es considerado como un instrumento de relacin social, es el encargado de hacer cognoscible el pensamiento, es la idea entre los hombres con motivo de su actividad productiva y de su vida espiritual; es registro y combinacin de ideas y pensamientos; puede manifestarse de forma: mmica, oral, escrita, musical, etc. El lenguaje como expresin de toda sociedad, es imprescindible, ya que en combinacin con el trabajo generan el desarrollo de la misma. No olvidemos que mientras pensemos claramente, seremos capaces de comunicarnos y en la medida en que aprendamos a comunicarnos mejor, descubriremos que podemos pensar mejor. La interrelacin de la dinmica social dentro de un grupo de trabajo, se va a basar en un lenguaje en el cual sus integrantes podrn expresar sus ideas para llegar a un fin en comn. Se define a la comunicacin administrativa como el proceso de doble sentido por el que se intercambian informacin, con un propsito. Esta comunicacin se da entre las personas que trabajan en una institucin, o tienen contacto con ella. Es decir, que existe comunicacin interna, entre los integrantes de la organizacin, y comunicacin externa, con toda aquella persona o grupos organizacionales que tienen que ver con la empresa. La comunicacin es un proceso, si dentro de este proceso no hay respuesta, definitivamente no existe comunicacin. No se puede exagerar la importancia de la comunicacin efectiva para los administradores por una razn especfica: Todo lo que un administrador lleva a cabo involucra comunicacin. Todo, absolutamente, todo movimiento en la organizacin se da a travs de la comunicacin. Un administrador no puede tomar decisin alguna sin informacin, se tiene que comunicar dicha informacin, y una vez tomada la decisin, se comunicar a toda la organizacin tal decisin. Un trabajador no puede realizar sus tareas rutinarias sin informacin, un inversionista no decidir donde invertir sin informacin, etctera.

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Proceso de la comunicacin: El modelo del proceso de comunicacin est compuesto por siete etapas: 1. La fuente de comunicacin: Es aquel que tiene la informacin, y la transmite. Antes de que pueda existir comunicacin, debe haber un propsito al que se llama mensaje. 2. La codificacin: El mensaje se convierte a una forma simblica. 3. El canal es el medio a travs de cual se transmite el mensaje. 4. La decodificacin: es cuando el receptor traduce el mensaje del emisor. 5. El receptor es el que recibe la informacin. 6. La retroalimentacin se da cuando existe respuesta por parte del receptor, y la enva al transmisor de nuevo. 7. El medio ambiente va a ser todos aquellos elementos que estn en el exterior que van a influir a producir una buena o mala comunicacin. Dentro del medio ambiente est el ruido, la quietud, esttica telefnica, impresin ilegible, falta de atencin del receptor, etctera.

Cdigo

RUIDO
Emisor Mensaje Receptor

RUIDO
Canal
La comunicacin es uno de los procesos organizacionales ms importantes dentro de la empresa. Se encuentra presente en todas las actividades de la misma, una de las aplicaciones ms obvias de la comunicacin la encontramos en el rea de la toma de decisiones. Transmitimos informacin y esta se utiliza en la toma de decisiones; ms aun, las decisiones de grupo exigen transmitir mensajes entre sus miembros y la eficacia de este proceso comunicativo repercutir profundamente en la calidad de las decisiones colectivas.
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Por tanto la comunicacin ha de incluir tanto la transferencia como la comprensin del significado. La comunicacin sirve para controlar en diversas formas el comportamiento de los empleados. La comunicacin tambin propicia la motivacin al esclarecer a los empleados lo que han de hacer, la eficiencia con lo que lo estn llevando acabo y qu medidas tomar para mejorar el desempeo en caso de que sea insatisfactorio. La comunicacin realiza cuatro funciones bsicas en el interior de un grupo u organizacin: control, motivacin, expresin e informacin. En una organizacin eficaz la comunicacin fluye en diversas direcciones; hacia abajo, hacia arriba, y de manera cruzada. Tradicionalmente, la comunicacin hacia abajo haba sido considerada como la ms importante, pero si la comunicacin solamente fluye de arriba hacia abajo surgirn problemas. De hecho, se podra decir que la comunicacin eficiente debe empezar con el subordinado, esto significa primordialmente comunicaciones hacia arriba. La comunicacin fluye tambin horizontalmente, es decir, entre personas en niveles organizacionales iguales o similares, y diagonalmente, que comprende a personas de diferentes niveles que no tienen relaciones directas de autoridad o subordinacin. Las organizaciones pueden disear sus redes o estructuras de comunicacin de diversas maneras; algunas redes quiz se diseen de una manera rgida; as puede desalentarse la conversacin de los empleados con todos menos con su supervisor inmediato. Tal red puede tener como objeto evitar que los ejecutivos de alto nivel se vean sobrecargados con informacin innecesaria, mantener el poder y el status de ellos. Otro factor importante es la relacin personal entre el receptor y el emisor; un subordinado y un gerente que han tenido siempre relaciones amistosas, tendrn ms a lograr una buena comunicacin que dos personas que siempre estn discutiendo. En la organizacin el flujo de la comunicacin puede ser de arriba hacia abajo (jefesubordinado), abajo hacia arriba (subordinado-jefe) y lateral (empleados del mismo rango). Autoridad: La autoridad representa un derecho de la organizacin para hacer algo basado en el puesto que uno posee, es la magnitud de la discrecionalidad que se confiere a las personas para que utilicen su capacidad de juicio a fin de tomar decisiones y emitir instrucciones. La autoridad en el mbito administrativo est identificada con la base legtima del poder, por lo tanto existe ese derecho legal de ordenar a otros una accin y de exigir sus cumplimento. Como gerente de departamento, tiene el derecho de supervisar a los subordinados miembros de su departamento y puede exigir cierto nivel de actuacin o de resultados. Como presidente de una compaa, uno tiene el derecho de vigilar las actividades de sta.
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Recordemos un poco a Fayol cuando habla con respecto a su anlisis de la autoridad. l distingue.en un jefe, la autoridad estatutaria que depende de la funcin, y la autoridad personal hecha de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de dotes de mando, de servicios prestados, etc. Para ser un buen jefe, la autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad estatutaria. La autoridad es la facultad de que est investida una persona, dentro de una organizacin, para dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realizacin de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.5 Delegacin: Delegar significa conferir, entregar, depositar, confiar, encomendar, encargar. La organizacin cuando crece, el dueo ya no puede acaparar todas las funciones dentro de la empresa, es cuando comienza a capacitar alguna persona de su confianza, en ese momento comienza a delegar autoridad y responsabilidades dentro de la empresa. La delegacin se considera como un acto elemental en la administracin y muy necesaria para que exista una organizacin. As como no hay una persona en una empresa que pueda hacer por si misma todas las tareas necesarias para lograr el propsito del grupo, tampoco es posible, conforme crece la empresa, que una persona ejerza toda la autoridad en la toma de decisiones. La autoridad se delega cuando un superior le da libertad a un subordinado para tomar decisiones. La delegacin es la concesin de autoridad y responsabilidad para actuar6 Liderazgo El ser humano es un ser gregario por naturaleza, esta es una frase muy antigua, pero vigente en nuestra sociedad y en todas las sociedades de cualquier rgimen poltico, el hombre tiende a crear alianzas, a unirse para hacer llegar ms fuerte su voz, para darle mayor fuerza a sus pensamientos, justificar y validar sus logros. Todo esto nos lleva a preguntarnos quin controla todo esto? quin define valores, y mide resultados? La respuesta seguramente nos llevar al nombre de alguien o de algunos que marcan estas caractersticas o lmites dentro de nuestra sociedad; sin duda algunas de estas autoridades se han ganado a pulso el nombre de lderes.
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Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 182. Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 183.

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El lder o lderes, se convierten en nuestros valores, nuestras medidas ms ambiciosas, nuestro control y definicin de nuestros actos. Los grupos humanos exigen siempre un punto de referencia para sus objetivos, el lder lo genera y lo alimenta, el grupo solicita un apoyo moral y cognoscitivo de la realidad, el lder se viste paternalmente de ello y transmite sus experiencias y fracasos que seguramente sern un tesoro para sus seguidores. Mientras seamos ms dependientes e irresponsables de nosotros mismos seremos manipulados por grupos o personas que se hacen llamar lderes. El liderazgo est cimentado en elementos tales como: motivacin, retos, estatus, poder, carisma, grupo mismo. En resumen el liderazgo es la funcin que tiene por objetivo influir en otros para el logro de un fin valioso. Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en determinada situacin, para la consecucin de uno o ms objetivos especficos mediante el proceso de la comunicacin humana. El liderazgo es un fenmeno social, un tipo de influencia, que ocurre exclusivamente en grupos sociales. 7 Supervisin: La supervisin es una funcin de la direccin del personal, literalmente significa: visin desde un punto por arriba del normal. En consecuencia es una funcin que debe de desempear un superior. La supervisin es la actividad o conjunto de actividades que desarrolla una persona al asignar y dirigir el trabajo de un grupo de subordinados sobre quienes ejerce autoridad, para lograr de ellos su mxima eficiencia con satisfaccin mutua. Por lo tanto si la tarea primordial del supervisor es contribuir al logro de las metas de la institucin, mediante el cumplimiento ptimo de las tareas que han sido asignadas a su grupo de trabajo. Entonces es necesario mantener las mejores relaciones entre todo el personal, en un ambiente de buena voluntad y gustosa cooperacin, que facilite por un lado la labor del supervisor y por el otro lado romper con el paradigma del seor capataz, que nicamente desea el mayor beneficio a la empresa y se olvida de las necesidades del trabajador. La comunicacin en la supervisin, dentro de los principios de supervisin encontramos el principio de la informacin: no es posible exigir la mxima eficiencia de un trabajador si no se le proporciona toda la informacin concerniente a su trabajo.
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Chiavenato, Idalberto. (2001). Administracin: Proceso Administrativo. p.p. 314-315.

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Toda actividad requiere informacin. Informar, en su acepcin ms amplia, significa dar noticia de una cosa, enterar. En este sentido es sinnimo de comunicar. La informacin es el contenido de la comunicacin. Existen dentro de la organizacin dos tipos de informacin hacia los empleados y que debe de considerar el supervisor: Informacin introductoria: Orientacin con respecto a todo lo relacionado a la empresa, ya sean objetivos, polticas, reglas, prestaciones, la historia de la empresa, etctera. Generalmente esta informacin se le hace llegar a travs de folletos de bienvenida o en el manual de bienvenida. Instalacin: Todo lo relacionado a la rutina de su propio trabajo, que se espera de l, como se va a evaluar su desempeo, el lugar y la manera de obtener material de trabajo, medidas de proteccin, herramientas de trabajo. Usualmente esta informacin se le da al trabajador en forma personal. Informacin permanente Esta informacin comprende: Qu tareas debe hacer. Cmo debe hacerlas. Cundo debe hacerlas. Dnde debe hacerlas. A quin debe de reportar el trabajo hecho. Esta informacin se complementa con la actualizacin constante del supervisor en forma personal con respecto a tcnicas, maquinaria y procesos nuevos que seguramente al ensearles a sus subordinados, estos encontraran en el supervisor un amigo y un maestro permanente.
La supervisin constituye una funcin de direccin ejercida en el nivel operacional de la empresa.1 La supervisin consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.1
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Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p.p. 173-174.

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