Charlas para la gestin del mantenimiento Fernando Espinosa Fuentes

Es importante hacer claridad que la informacin oportuna no implica tener la ltima reparacin efectuada o el ltimo repuesto registrado en este sistema. La informacin gerencial se produce con base en movimientos histricos, tendencias, y anlisis sobre proyecciones.

La informacin transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la funcin, como la tasa de produccin, o el nivel de emisiones, e informacin que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operacin.

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La definicin de un SIG se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestin, nmeros que permitan medir cmo avanza la funcin hacia las metas establecidas. Se espera que la informacin transaccional que se procesa en los ERP (Enterprise Resource Planning) produzca la informacin requerida de estas transacciones en el sistema de informacin gerencial.
Una definicin equvoca de estas codificaciones, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la informacin requerida para tomar decisiones.

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La definicin de los requisitos de informacin est estrechamente ligada con la concepcin del mantenimiento que se ha definido para satisfacer los objetivos fijados para la funcin mantenimiento. La concepcin da las bases para:
jerarquizar los equipos, calificar el tipo de recursos humanos que se necesitan, establecer nexos y canales de comunicacin, definir los factores crticos de xito y los indicadores de eficiencia que entregaran la retroalimentacin, el detalle de la informacin que se necesita, el nivel de inversiones para atender los equipos, reemplazos y sus actualizaciones, conocimientos y tecnologa necesaria, estructura administrativa, entre otros aspectos.

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Si el administrador conoce el objetivo perseguido para la funcin mantenimiento podr dimensionar adecuadamente el esfuerzo requerido de su parte y de todo su equipo de colaboradores para disear su sistema y por consiguiente la herramienta computacional que se precisa. Con el conocimiento acabado de la concepcin y de la forma como se gestionar la funcin mantenimiento, se definen:
Las principales funciones globales internas Las funciones externas al departamento de mantenimiento Cmo ser el proceso de atencin de los clientes del mantenimiento

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Funcin (sistema) global

Entradas Funcin 1 Funcin 2

Funcin relacionada Funcin 3

Funcin 4 Flujos de informacin intermedios Salidas

Funcin relacionada

Proceso A Origen Mat. Prima Dinero, bienes de capital, personas

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Proceso B

Destino Productos finales

Productos y bienes semi elaborados

Desarrollo de S.I.G

Def. y anlisis del problema

Diseo e implementacin

Operacin y mantenimiento

Percepcin de necesidades

Estudio de factibilidad

Diseo lgico

Diseo fsico

Construccin

Prueba e implementacin

Operacin

Mantencin

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Diseo Lgico

Diseo Lgico Global

Diseo Lgico Detallado

Estudio anlisis situac. actual

Generacin de alternativas

Anlisis grados de macanizacin

Evaluacin

Seleccin de alternativa

Diseo de procedimientos

Especificacin de requerimientos

Modelo de datos conceptual

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Diseo Fsico

Diseo Fsico Global

Diseo Fsico Detallado

Anl. situacin actual computacional

Def. funcin objetivo del diseo

Deter. estruct. de proceso y datos

Generacin diseos factibles

Evaluacin seleccin mejor diseo

Especificacin diseo elegido

Especificacin hardware y hardsoftware

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Lo que se debe reflejar en el anlisis de las funciones y la informacin que las soportar es pensar en el ideal que al grupo de gestin le gustara tener. El ideal no es una gran cantidad de informacin, que muchas veces no se usar, sino todo lo contrario, es la cantidad precisa, relevante, en el momento adecuado, validada y actualizada.

La primera representacin es la forma ms amplia de expresar las funciones, lo cual an no el insumo adecuado para identificar los grupos de informacin y su estructura. Hay que desglosar ms cada funcin en sus componentes en detalle, ya que as ser ms simple identificar los grupos de datos que cada sub-funcin necesita o emite, y en una etapa siguiente crear la malla de informacin y definir los grupos de datos intercambiados entre las funciones.

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Lo que se identifica en esta etapa son los flujos de informacin y el detalle de estos debe ser especificado en un documento complementario. Formalizar el layout de la pantalla o del documento que servir como portador de la informacin, lo cual tiene la ventaja de reflejar el proceso de toma de decisiones ya que se ordena de una forma coherente el conjunto de datos con los pasos de anlisis de los datos o bien de ejecucin de la decisin.

Un ejemplo que se muestra es la Orden de Trabajo que es un documento que va desde Planificacin de las tareas de mantenimiento al Proceso de Mantenimiento

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Es un anlisis importante en el diseo del sistema de informacin de manera de fijar responsabilidades por el manejo de la informacin en cada etapa de su procesamiento, adems de indicar cmo se debe procesar en cada seccin del departamento de mantenimiento. El modelo recomendado es una tabla grfico-narrativa en donde se especifica el documento y las secciones que estn involucradas directamente con el procedimiento. La parte grfica es para explicar cmo se traslada el documento y la parte narrativa para dar mayores antecedentes de cmo completar y tratarlo

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Ningn sistema soluciona problemas en procesos de gestin mal definidos. Esta es tarea del grupo de trabajo que estar a cabo de seleccionar el software y ser su responsabilidad asesorarse por personas idneas en el rea de la gestin del mantenimiento. Es conveniente invitar personas externas a la organizacin, ya que es la mejor forma de detectar errores o tener otros puntos de vista para discutir y sacar nuevos aprendizajes.

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Los requerimientos de negocio deben ser establecidos antes de partir. Si no se define la estrategia para atender la meta de negocios de la empresa pronto se vern las consecuencias negativas al no acompaar eficientemente el proceso productivo.
Adems si no existe un lazo de retroalimentacin, con indicadores adecuados, el sistema de gestin con seguridad va a colapsar. La alta gerencia y el resto de la organizacin deben estar comprometidos con el proyecto, este no es un proyecto restringido al rea informtica. El compromiso se debe demostrar con actos y actitudes.

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