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PROCEDIMENTO PARA ELABORAR, CODIFICAR, CONTROLAR Y DISTRIBUIR DOCUMENTOS. GH-PRC-02 VERSIN 1 10 /10/ 2012

INDICE 1. Objetivo 2. Alcance

Pagina 2 2

3. Responsable

4. Referencia

5. Definiciones

6. Generalidades

7. Contenido del documento 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. El encabezado El Pie de pagina La estructura del documento en Procedimientos y Programas La estructura del documento en Formatos y Registros

4 4 5 6 6

8. Distribucin

9. Difusin

10. Cambios en Documento

11. Almacenamiento

12. Documentos Relacionados

ELABORO: Jhon Jairo Maigual Cern Coordinador SISO

REVISO: Carlos Enrique Gmez Ing. De Proyectos

APROBO: Alexander Rivera Gerente

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1. OBJETIVO Establecer la metodologa para elaborar, publicar, distribuir, aprobar, controlar, modificar o anular documentos que hacen parte del sistema de gestin SSOA. De igual forma evitar su perdida, dao o deterioro. 2. ALCANCE: Aplicar este procedimiento a todos los documentos que se generan internamente en ACSTICA INTEGRADA LTDA, concerniente al sistema de gestin SSOA. Tales como polticas normas reglamentos, instructivos y formatos son parte del sistema de gestin SSOA, que a su vez facilita procesos de organizacin, revisin y evaluacin en el momento en que la empresa o fuentes externas de certificacin y auditoria los requieran para tales fines. 3. RESPONSABLE: Es responsabilidad de los representantes de la direccin del sistema de gestin ssoa, definir, controlar y hacer seguimiento de la documentacin emanada del sistema de gestin. 4. REFERENCIA: Lineamientos para el control de documentos de gestin de calidad del departamento nacional de planeacin. 5. DEFINICIONES: Documento interno: Se considera un documento interno a los documentos realizados por cualquier rea de la organizacin que sean utilizados como consulta para el direccionamiento, soporte o control de alguna actividad, procedimiento, proceso o aspecto relevante dentro del accionar de otra rea o de s misma. Documento externo: Documento utilizado por la organizacin para el desarrollo de las actividades. Este documento no puede ser modificado por la organizacin, entre estos estn: Normas tcnicas, libros de consulta, planos, planes de trabajo de los clientes. Procedimientos: Es el documento que describe el conjunto de actividades generales lgicas, secuenciales y necesarias para desarrollar un proceso. Formatos: Documentos establecidos para el registro de los datos e informacin referente a la ejecucin de las actividades de los procesos.

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Copia Controlada: Documento vigente para su consulta y utilizacin que se encuentra controlado segn la aplicacin del sistema de control de documentos. Almacenamiento: Informacin que permite identificar el espacio fsico y el medio, dispuestos para archivar y contener respectivamente los datos o registros de calidad, de manera que se puedan ubicar fcilmente. Disposicin al tiempo de retencin: Informacin que permite conocer las acciones que se llevan a cabo cuando un dato o registro de calidad ha cumplido con el tiempo estipulado de preservacin. Estas acciones pueden ser: Destruccin. Conservacin de una copia en medio magntica. Almacenamiento fsico permanente. Reglamento: Es una Norma tcnica de carcter general y obligatorio dictada por autoridad competente, que conlleva un conjunto de rdenes, reglas, normas e instrucciones para la obtencin de objetivos especficos. Manual: Documento donde se sustenta lo ms sustancial de una materia. Documento o cartilla que contiene las nociones bsicas de un arte o ciencia y su forma correcta de aplicacin. Archivo: Informacin que permite recuperar un dato o registro de calidad de acuerdo con una subclasificacin predeterminada. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Recoleccin: Informacin que permite determinar el momento en que nace o se genera un dato o registro de calidad. Tiempo de retencin: Informacin que permite identificar el tiempo que un dato o registro de calidad debe preservarse en archivo activo o archivo inactivo, con el propsito de poderlo recuperar en caso de que se requiera. Versin: nmero de veces que se ha modificado formalmente el documento.

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6. GENERALIDADES: 6.1. Sencillez y brevedad: se recomienda redactar el texto de la forma ms clara y concisa posible, incluyendo las explicaciones nicamente necesarias. Permanencia: los documentos no deben presentar tachones ni enmendaduras y las firmas que se hagan a mano sean con tinta negra. Terminologa: Todo documento debe ser comprensible por cualquier persona, Se recomienda que todos los trminos o frases utilizadas sean explicada y definidas, no es viable utilizar abreviaturas u escritos en otro idioma. Tablas e ilustraciones: siempre que sean necesarias es de utilizarse pero con una debida explicacin de su contenido. Ya en lo ms comn con los formatos.

6.2.

6.3.

6.4.

7. CONTENIDO DEL DOCUMENTO 7.1. El encabezado va en todas las pginas de los documentos y consta de tres (3) sectores:

7.1.1. Primero (1): Ubicado al lado superior izquierdo y contiene el logotipo de la empresa. 7.1.2. Segundo (2): Ubicado en el centro del encabezado y lleva el nombre del documento. 7.1.3. Tercero (3): Ubicado en la parte superior del lado derecho y lleva el Cdigo del documento, la versin del documento, la fecha de realizacin.

7.1.3.1.

Cdigo del documento

El cdigo est compuesto por seis dgitos o ms dependiendo del Sistema de Gestin, y clase de documento al que este pertenece, finalmente el consecutivo del documento. Ejemplo:

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SSOA-PR-02 SSOA: Es el Sistema de Gestin al que pertenece el documento, en este caso es al Sistema de Gestin de Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA). PR: Se refiere a la clase de documento, en este caso en un Procedimiento y se utilizara las dos primeras letras del nombre genrico del documento. 02: Se refiere al consecutivo del documento. En este caso el Control de Documentos es el segundo procedimiento del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA). SSOA (Seguridad, Salud Ocupacional (Consecutivo del documento). 7.1.3.2. Versin del Documento y Ambiente)PR (Procedimiento)-02

Es el nmero empleado para discriminar las modificaciones en el diseo del documento. 7.1.3.3. Fecha de Realizacin o Modificacin del Documento

Es fecha en la que se emite la realizacin o modificacin del documento, y se utilizara el siguiente formato: DD/MM/AAAA DD: Dgitos que representan el da. MM: Dgitos que representan el nmero del mes. AAAA: Corresponde a los cuatro dgitos del ao.

7.2.

El Pie de pagina: va en todas las pginas de los documentos y consta de tres (3) sectores:

7.2.1. Elaboro (1): Nombre y Cargo de la persona que elabora el contenido documento. 7.2.2. Reviso (2): Nombre y Cargo de la persona que revisa el contenido del documento. 7.2.3. Aprob (3): Nombre y Cargo de la persona que aprueba el contenido del documento. 7.2.3.1. La aprobacin del documento y lo que concierne al mismo la realiza el Gerente.
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7.2.3.2.

En caso que un documento no sea aprobado, se devuelve a la(s) persona(s) que lo elabor (aron) con las razones por la cual no se aprob y entre en estudio para su reestructuracin.

7.3.

La estructura del documento en Procedimientos y Programas

ITEM 1 2 3 4 5

CONTENIDO / TIPO DE DOCUMENTO Objetivo Alcance Responsable Definiciones Desarrollo y actividades

7.4.

La estructura del documento en Formatos y Registros

Para la elaboracin de formatos que hacen parte del sistema de gestin SSOA. Se deben considerar los siguientes aspectos: 7.4.1. Analizar si el formato es una herramienta efectiva para el proceso que lo solicita. 7.4.2. Definir los campos necesarios para que la informacin registrada, proporcione evidencia objetiva de la realizacin de una actividad o tarea. 7.4.3. Debe estar asociado a un proceso.

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SISTEMAS DE GESTION AL QUE CORRESPONDE EL TIPO DE DOCUMENTO

PROCESO GG GH SSOA

CARACTERIZACIN Gestin Gerencial Gestin Humana Seguridad, Salud ocupacional y Ambiente

ABREVIATURA Y TIPO DE DOCUMENTO AL QUE CORRESPONDE

ABREVIATU RA PRC PRG F R

CARACTERIZACIN Procedimientos Programas Formatos Registro

8. DISTRIBUCION Todo documento aprobado debe tener definida una lista de personas y/o cargos a los cuales se les debe distribuir copia. 9. DIFUSIN La difusin debe efectuarse preferiblemente en el puesto de trabajo, con el documento aprobado y verificando que la persona que lo lea, entienda y cumpla al pi de la letra la secuencia de actividades propuestas. La difusin se hace ms sencilla en la medida en que las personas son las mismas que participaron en la elaboracin del estndar y por consiguiente son conocedoras de su contenido. 10. CAMBIOS EN DOCUMENTO Se deben hacer cambios en los documentos cuando: 10.1. 10.2. El documento en vigencia es susceptible de mejorar o adecuar al proceso actual. Las actividades que se realizan cambian. Se modifican o ingresan formatos.
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10.3.

Se cambia el procedimiento.

11. ALMACENAMIENTO 11.1. ARCHIVO

El responsable del proceso debe identificar un sitio de archivo para el documento vigente impreso. 11.2. MATRIZ DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Todo documento que se genere o se modifique en su versin debe registrarse en la matriz de control de documentos 11.3. DISPOSICION

Para lograr una fcil ubicacin de los registros se deben identificar los archivos fsicos del proceso. 11.4. ACCESO

La persona que puede autorizar el acceso a los registros ser el Responsable del Proceso, a l se deben solicitar los registros en calidad de prstamo. 11.5. ALMACENAMIENTO

Los registros deben almacenarse en lugares seguros, salvaguardndolos de humedad y cualquier forma de deterioro ya que son la historia de la empresa, la base fundamental para reconstruir diferentes eventos y lograr el anlisis de datos que dan origen a la toma de acciones preventivas y/o correctivas. 11.6. TIEMPO DE RETENCION

El tiempo de permanencia de los registros as como las respectivas ubicaciones depende de los diferentes responsables de cada proceso identificado en el Listado Maestro Control de Registros. 11.7. LISTA DE DISTRIBUCION

Los documentos sern distribuidos de acuerdo al proceso al que pertenecen y teniendo en cuenta quien es el responsable del mismo este se har cargo de archivarlos y de conservar los registros de cada una de las actividades realizadas.

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12. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Matriz de Control de documentos GH-R-09

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