SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES TEMA N 8: DISEO Y CONTROL DE FORMA.

Forma: es un objeto sobre el cual se imprimen infrmenes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una informacin variable.

Objetivos: Mejora la eficiencia del procesamiento de informacin. Simplifica el adiestramiento de los empleados. Realiza el control por parte de la administracin. Proporciona un medio eficiente para registrar y llevar datos que son materia prima del sistema de informacin para la administracin.

Clasificacin: - De acuerdo a su presentacin: Simples: Son aquellos documentos que estn representados por una sola forma. Compuestas: Poseen ms de una hoja y son elaborados con bases en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento. - De acuerdo con su elaboracin: Manuales: Son formatos en los que no intervienen el elemento mquina para su confeccin. Semimecanizadas: Se llevan parte manual, y parte donde intervienen maquina o computadoras. Mecanizadas: Son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora tanto los datos del mismo como los datos para rellenar. - Por el rea de su utilizacin: Internos: Son formatos cuyo uso est restringido a la organizacin. Interdepartamentales: Son utilizados por la mayora de las unidades administrativas de la organizacin. Interinstitucionales: Son aquellos formularios cuyo uso trasciende a la organizacin. - Por el tratamiento de su contenido: Confidenciales: La informacin contenida solamente estar a disposicin de un pequeo grupo de personas autorizadas. No confidenciales: No se requiere autorizacin para accesar a la informacin. - Por el tiempo de vigencia: Breve: Se utiliza una sola vez luego se desecha. Eventuales: Se requiere por una necesidad momentnea, luego se desecha o se guarda. Piloto: Forma de prueba. Definitivo: Son aquellas formas que han pasado las pruebas y que definitivamente estarn sujetas a modificaciones a corto plazo.

Esquema de las Formas: Encabezado: Es lo que se encuentra en la parte superior y debe contener logotipo, denominacin, nombre del formulario, numeracin, entre otros. Mrgenes: Son aspectos en blancos. Toda forma debe tener cuatro (4) mrgenes; superior, inferior, derecho e izquierdo.

Contenido: Contiene la informacin relevante para procesar el formato. Pie: Parte inferior de la forma, tal como: observaciones u orientaciones impresas, espacios para firmar y sellar, entre otros. rea de observacin: Debe contener cualquier informacin que se considere necesariamente importante para la elaboracin y aclaracin de cualquier duda referente a la informacin en el formato. Instructivo: Componente de suma importancia en el que el contenido de la forma de cmo debe llenarse, imprimirse, entre otras cosas.

Tcnicas para el diseo de las formas: Debe constar con espacios suficientes para los datos. Deben usarse lneas delgadas y gruesas para las separaciones de columnas (diferenciar). Deben utilizarse tintas y papeles de colores diversos. El vocabulario de la forma debe ser preciso. Los ttulos deben ser concisos. Deben utilizarse los mrgenes adecuados. Debe considerarse el tamao de la forma (manipulacin y costo). Deben ser funcionales y atractivas.

Determinacin del tipo de informacin que debe ser procesada a travs de la forma: La informacin fija: Es la que va impresa en el formulario y que debe estar claramente establecida. La informacin variable: Es aquella que es suministrada por cada una de las personas involucradas en su elaboracin.

Arqueo de datos: Consiste en la investigacin realizada por el analista para determinar cules son los datos que se necesitan incluir as como la evaluacin de su utilidad y pertinencia mediante la elaboracin.

Clasificacin de los datos:

Datos en orden de importancia: - Muy importante: Es necesario destinarle un espacio preferencial en las formas. - Importantes: Es importante destinarle un espacio. - Poco importante: No es necesario destinarle un espacio en la forma. Datos de acuerdo a la preferencia de entrada: - Si son muy frecuentes: E s necesario destinarle un espacio en la forma. - En caso de usarse con frecuencia: Tambin es necesario destinarle un espacio en la forma. - Pero si son de poca frecuencia: No es necesario crearle un espacio a la forma.

Seleccin de la entrada de datos: Los datos deben ser distribuidos adecuadamente, dentro de las tres (3) partes de la forma (encabezado, cuerpo y cierre), para que la transmisin de informacin sea efectiva. Por lo tanto, es necesario ordenar la entradas de datos de acuerdo al orden de salida; es decir, se deben cruzar las salidas de informacin de una forma, con la entrada del otro.

Clasificacin de los datos de acuerdo al espacio requerido por cada uno: El objetivo de esta fase de trabajo es el

uso racional para evitar el desperdicio a fin de obtener una forma funcional y de espacio agradable. Durante su ejecucin se agrupan los datos de acuerdo a caractersticas bien definidas.

Presentacin: Todo especialista en forma debe estar consciente de que no trabaja para s mismo sino para otras personas; por lo tanto, el resultado de su trabajo no solo debe comprender a la exigencia tcnicas de la organizacin para la cual presta servicio, sino que tambin debe ser de aspectos agradable y de fcil utilizacin, por esta razn, es necesario que consideren los siguientes aspecto:

El vocabulario: El empleado en la forma debe ser preciso y conciso. El tipo de letra: Esta debe ser muy clara y en estilo sencillo. Tamao del papel: Es recomendable que le tamao de la hoja de papel se limite a carta u oficio. Nmero de copias: En los procedimientos que se realiza se establece el nmero exacto de copias que llevara el formato y estas pueden ser elaboradas en diferentes colores. El tipo de papel: Debe ser apropiado para el mtodo de escritura y proceso de impresin a realizar. Mtodos de reproduccin: Para mejorar la reproduccin de los formatos se utilizaran papeles y carbones especiales (carbn desechable, carbn brillante, auto copiante o qumico), que faciliten obtener de manera legible. Tipos de impresin: Existen diversos colores de tinta que varan de acuerdo al color del papel. El rayado: Consiste en emplear variaciones en las separaciones de las columnas y para ello se pueden utilizar lneas delgadas para separar columnas que pertenezcan a una misma categora y gruesas o dobles para grupos de categoras distintas.

Disposiciones de las formas: Es importante que la tipografa, el tipo de embalaje y disposicin en que deben ser entregadas la formas y para ellos son convenientes seleccionar algunas de las siguientes alternativas: - Hojas sueltas. - Juegos (engrapados o engomadas). - Forma continua. Instrucciones: Son esenciales para que el lector pueda leer e interpretar lo que se dice en las formas y as lograr que la informacin suministrada sea la ms exacta.

Especificaciones tcnicas para la tipografa: Son especificaciones que se le hacen a las formas para garantizar su correcta impresin, en el cual se hace descubrir con precisin sus caractersticas a la tipografa, por esto es conveniente presentar una hoja con las especificaciones detalladas del diseo. Control de formas: Plan o mtodos usados por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles.