Fascculo

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PASOS
para crear e para crear e inscribir una inscribir una COOPERATIVA COOPERATIVA

Fascculos didcticos cooperativos

. 658.047 Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, INFOCOOP Pasos para crear e inscribir una cooperativa / Instituto I59p Nacional de Fomento Cooperativo. -- 2a ed. -- San Jos, Costa Rica: INFOCOOP, 2004. 38 p. : il. ; 21 cm. ISBN: 9968-859-04-4 1. COOPERATIVAS - ADMINISTRACIN -COSTA RICA I. Ttulo.

para crear e inscribir una COOPERATIVA

PASOS

Contenido
Presentacin......................................................................7 PASO 1 Integracin del Grupo, Creacin del Comit Central de Organizacin y acercamiento al INFOCOOP.....................8 PASO 2. Elaboracin del Perfil del Proyecto.................................11 EJERCICIO 1: Preguntas bsicas para el perfil econmico...............13 EJERCICIO 2: Clculo del Capital Social.....................................16 PASO 3. Elaboracin de los Estatutos.........................................18 EJERCICIO 3: La razn social y los objetivos................................22 PASO 4. Realizacin de la Asamablea Constitutiva. Sesiones de Consejo y Comits................................................25 PASO 5. Trmites de inscripcin...............................................29 Ya tenemos cooperativa!......................................................37

Presentacin

ormar una cooperativa es una interesante experiencia. Significa, sobre todo, la oportunidad para que el grupo impulsor se organice, soando con lograr que su proyecto econmico y social sea un xito. En este fascculo le explicamos los pasos para crear y tambin inscribir su cooperativa. Para crear una cooperativa se necesita mucha organizacin ...

...y mucho dilogo.

Si hay un verdadero trabajo de equipo, aseguramos que todo saldr muy bien. Manos a la obra!

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PASO 1: Integracin del grupo, creacin del Comit Central de Organizacin y acercamiento al INFOCOOP
La idea de crear la cooperativa surge cuando dos o ms personas identifican la urgencia de resolver solidariamente las necesidades econmicas y sociales de su comunidad, familia o grupo de amigos y amigas. Es entonces cuando empiezan las reuniones, el dilogo y la integracin del grupo... Yo creo que podemos producir papayas.

Ay don Ramn, a mi me parece que nos ira mejor con los tomates.

Al grupo de personas que desean formar una cooperativa se le llama grupo precooperativo.

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El grupo precooperativo deber formar un Comit Central de Organizacin el cual dar los primeros pasos, con el apoyo de otras personas, para crear e inscribir la cooperativa. El Comit se conforma para gestionar trmites y no debe ser inscrito en ninguna institucin.

Se recomienda que el Comit est integrado por un mximo de cinco personas. Entre ellas se distribuirn, al menos, la coordinacin, la tesorera y la secretara del Comit

Pienso que es importante que alguien nos hable de cooperativismo...

Uy Luis!, Qu buena idea!

Yo me encargo de redactar la propuesta de estatuto.

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En caso de que lo necesiten, uno o varios representantes del Comit Central pueden solicitar informacin al Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP). El INFOCOOP est ubicado en Barrio Mxico (San Jos), 400 metros al norte del Hospital Nacional de Nios, sobre calle 20 norte. La asesora que brinda INFOCOOP es completamente gratuita. En INFOCOOP existe el Macroproceso de Fomento, lugar donde deben solicitar copia de estos documentos.

Machotes de documentos para la constitucin legal de la cooperativa:

Estatuto cooperativo Acta constitutiva Acta del Consejo de Administracin Encuesta socioeconmica Solicitud de cdula jurdica Formato de cmo hacer el capital social Nmina de Asociados(as) Perfil del Proyecto

Pueden pedirlos impresos, en diskete para computadora o por correo electrnico.

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PASO 2: Elaboracin del Perfil del Proyecto

Como primer paso para elaborar el perfil del proyecto, el grupo precooperativo generar un archivo de la situacin social y econmica de cada futuro(a) asociado(a). Esto facilita determinar sus fortalezas y debilidades a partir de las capacidades y aportes potenciales de los miembros. Para ello es necesario aplicar una encuesta socioeconmica cuyos resultados contribuirn en la elaboracin del perfil del

Adems hay que anotar la ocupacin, el ingreso mensual, el nivel acadmico, etc. La encuesta es muy simple. En ella se pregunta el nombre completo, el lugar de residencia, la edad, el sexo, el estado civil y la nacionalidad, entre otras cosas.

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El perfil del proyecto es un documento que escriben uno o varios integrantes del grupo precooperativo para establecer las caractersticas del proyecto productivo de la organizacin. Incluye aspectos como justificacin, objetivos, zona de influencia, viabilidad del producto o servicio, capacidad gestora del grupo precooperativo, impacto del proyecto, requerimientos financieros, obstculos, etc.
Adems hemos demostrado que nuestro grupo tiene capacidad para enfrentar los retos que nos propusimos.

Para elaborar el perfil del proyecto hicimos un estudio de mercado donde se demostr que el producto se lograr colocar exitosamente.

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Ejercicio 1:

Preguntas bsicas para elaborar el perfil del proyecto

1. Cul es el producto o servicio que brindar mi cooperativa? 2. A quines le vamos a brindar ese producto o servicio? 3. Cul es la inversin requerida y cmo vamos a financiar el proyecto? 4. Cules son nuestras fortalezas y debilidades para impulsar el proyecto? 5. Cules son las oportunidades y amenazas que existen en nuestra comunidad, el pas y el mundo?

Para responder estas cinco preguntas debemos investigar, reflexionar y dialogar muchas horas.

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El capital social inicial se obtiene una vez realizado el perfil del proyecto, por lo que se define como el monto econmico mnimo requerido para cubrir las operaciones normales del proyecto cooperativo. Consiste, principalmente, en dinero en efectivo, bienes muebles e inmuebles y fuerza de trabajo. Todo grupo precooperativo debe establecer un capital social inicial que, generalmente, es la suma de todos los certificados de aportacin. Por el dinero, los bienes muebles e inmuebles o la fuerza de trabajo que cada persona aporte recibir certificados de aportacin. Cada certificado no podr ser menor a los 50 ni superior a los 200.

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La forma de calcular el capital social inicial es muy sencilla. Veamos...

Supongamos que el grupo precooperativo est compuesto por 20 personas y segn el proyecto productivo cada una debe aportar 25.000. Entonces el capital social inicial es igual a 20 X 25.000. Es decir, ser de 500.000. Si los certificados de aportacin valen 200, esto significa que inicialmente cada persona tendr 125 certificados, pues se divide 25.000 entre 200. Se debe consultar a un(a) contador(a) para calcular el aporte

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EJERCICIO 2: Clculo del Capital Social

Es muy sencillo!, calcule el capital social inicial de su futura cooperativa: Cuntas personas integran su grupo precooperativo?: Cunto dinero aportar cada persona inicialmente?: Capital Social

N0 de asociados (as)

Aporte inicial p/ persona

# de Certificados por persona Aporte por persona Valor de c/ certificado Recuerde que al principio solo es necesario reportar el 25% del capital social inicial.

En otras palabras, si a cada persona le corresponde aportar 10.000, el primer abono ser de 2.500.

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Cuando una persona se retire de la cooperativa, sta le devolver el dinero aportado. Pero si tiene deudas, el monto de ellas se descontar de los certificados.

Nmina de asociados(as) con capital suscrito

Nombre del asociado(a) 1. Ramn Ortega Prez 2. Ana Fernndez Marn 3. Marcela Acosta Ledezma . . . Total Capital Suscrito 25000 25000 25000 Capital Pagado(*) 6250 10000 9000 . . .

. . .

*Inicialmente cada asociado(a) debe aportar, al menos, el 25% del capital suscrito

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PASO 3: Elaboracin de Estatutos

El Comit Central de Organizacin tomar los documentos facilitados por INFOCOOP para ajustarlos, segn las caractersticas de la cooperativa que se va a formar. El documento que exige ms tiempo es el estatuto, porque all estarn escritas las disposiciones ms importantes de la organizacin. Como se ver ms adelante, la propuesta de estatuto redactada por el Comit Central ser discutida, reformada y aprobada en la Asamblea Constitutiva. Para cada modelo de cooperativa el INFOCOOP facilita un machote especfico.

MACROPROCESO DE FOMENTO

Como vimos en el primer fascculo, existen tres modelos: tradicional, autogestionario y cogestionario.

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las siguientes pginas explican algunos aspectos importantes que deben anotarse en los estatutos.

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Es muy importante que los(as) futuros(as) cooperativistas definan claramente la razn social o nombre de la cooperativa, as como los objetivos

Ejemplo de razn social: Cooperativa de productores de papaya La Frutica R.L. (COOPEFRUTICA R.L.)"

La razn social debe expresar la actividad mediante la cual el grupo podr satisfacer aquella necesidad o fin comn que dio origen a su unin.

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El objetivo general dice, en forma sencilla, qu se quiere hacer y para qu.

jetivo de ob mplo Eje al: gener papaya de alta r la ce cir

tisfa Produ para sa El calidad a del distrito emand rar la d ejo so y m Progre vida de de calidad iados de la s asoc lo ativa cooper jetivo de ob mplo Eje fico: nes espec las plantacio nos lizar Ferti n abo valor aya co de pap s que le den to". nico org roduc do al p agrega

Y los objetivos especficos muestran cmo se va a lograr el objetivo general.

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EJERCICIO 3: La razn social y los objetivos de mi cooperativa

Escriba cul cree usted que debe ser la razn social de su futura cooperativa: Escriba cul cree usted que debe ser el objetivo general de su futura cooperativa: Escriba al menos dos objetivos especficos para su futura cooperativa: 1. ________________________ 2. ________________________ Esta prctica es ms entretenida si la hago con mis compaeros y compaeras.

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El machote de estatuto que entrega INFOCOOP requiere completar otros aspectos relevantes. Para algunos de ellos se ofrece una propuesta de redaccin en el machote.
Hay que fijar una cuota de admisin que permitir cubrir los gastos que surjan al constituir la cooperativa.

Calculo que puede ser de que 500 por persona...

Yo propongo que sea un poquito ms alta, por los imprevistos.

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Cules son los requisitos para que una persona ingrese a la cooperativa?, Cmo funcionarn los rganos internos de la cooperativa?

Cules son mis derechos y deberes como asociada?, Cmo se van a administrar los recursos?

Todo esto y ms estar claramente expresado en los estatutos.

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PASO 4: Realizacin de la Asamblea Constitutiva. Sesiones de Consejo y Comits

Bienvenida doa Ana, por favor anote en la lista su nombre, firma y nmero de cdula.

Gracias Marce, estoy muy emocionada porque hoy fundaremos nuestra cooperativa.

Una vez completadas satisfactoriamente las fases anteriores, el Comit Central de Organizacin convocar a la Asamblea Constitutiva de la cooperativa. En la Asamblea participarn con voz y voto todos(as) los(as) futuros(as) asociados(as). Los(as) participantes deben haber recibido y estudiado previamente la propuesta de estatuto. Esta debe convocarse con, al menos, ocho das de anticipacin. La convocatoria incluir el programa u orden del da. En este Paso desaparece el Comit Central de Organizacin.
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El Acta constitutiva es el documento de la Asamblea General que hace legal la constitucin de la cooperativa.

El Acta de la Asamblea Constitutiva ser firmada por el/la presidente(a) y el/la secretario(a) del Consejo de Administracin.

Adems deber ser autenticada por un(a) abogado(a).

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Luego de la Asamblea Constitutiva se realizarn al menos tres reuniones por separado. Los(as) integrantes del Comit de Vigilancia se reunirn para elegir entre ellos(as) presidente(a), vicepresidente(a) y secretario(a). Lo mismo har el Comit de Educacin y Bienestar Social. En tercera instancia se reunir el Consejo de Administracin y elegir presidente(a), vicepresidente(a), secretario(a) y dos vocales.

En cada reunin se levantar un Acta que firmar el/la presidente(a) y el/la secretario(a) respectivo.

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Durante la sesin del Consejo de Administracin tambin se designar un(a) gerente, quien no necesariamente debe ser asociado(a) de la cooperativa. El acta de esa sesin la autenticar un(a) abogado(a) e incluye un informe de cmo estn distribuidos los cargos en los comits.

Felicidades doa Ana, es usted la gerente de nuestra cooperativa. Ni me diga Don Ramn, que nos ir muy bien con usted de presidente.

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PASO 5: Trmites de inscripcin

El gerente o la gerente designado(a) debe abrir una cuenta de ahorros o cuenta corriente en un banco, donde depositar al menos el 25% del capital social inicial. Ya tenemos el documento que certifica que la cuenta existe.

Con l demostramos que la cooperativa tiene solvencia econmica.

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Ahora el Gerente debe acudir al Macroproceso de Gestin y Seguimiento del INFOCOOP a solicitar una certificacin de la existencia del 25% del Capital Social Suscrito. No es obligacin para las cooperativas autogestionarias seguir este paso. Si la documentacin est bien presentada, en menos de un mes y sin costo econmico, el INFOCOOP extender esta certificacin firmada por el Director Ejecutivo.

1. Acta de la Asamblea Constitutiva. 2. Nmina del capital suscrito y pagado por cada asociado. 3. Declaracin jurada de la persona a nombre de la cual est la cuenta bancaria donde se deposit el dinero, indicando que el depsito no ser retirado hasta tanto la cooperativa inicie su operacin. 4. Certificado del depsito bancario. 5. Nota firmada por el gerente dirigida al Macroproceso de Gestin y Seguimiento donde solicita la certificacin.
* Todos los documentos deben ser originales

Mucha atencin a los documentos que se presentarn al INFOCOOP. Los 3 primeros deben estar autenticados por un(a) abogado(a).

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Como instituto de fomento, el INFOCOOP tiene que llevar un expediente de cada cooperativa que hay en Costa Rica. Por ello el o la gerente presentar ante el Macroproceso de Fomento una copia de los siguientes documentos:
1. Estatuto aprobado. 2. Nmina de capital suscrito y pagado. 3. Acta Constitutiva. 4. Acta de la primera sesin del Consejo de Administracin. 5. Copia del perfil econmico. 6. Carta firmada por el o la gerente dirigida a la coordinadora del Macroproceso de Fomento donde hace constar la entrega de la documentacin.

La presentacin de estos documentos le permite al INFOCOOP conocer las necesidades y proyectos de las nuevas cooperativas.

Y as realizar un mejor trabajo en beneficio del sector y de los(as) cooperativistas.

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El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social es la instancia encargada de emitir la personera jurdica de cada cooperativa. Para tramitarla, el o la gerente se dirigir al Departamento de Organizaciones Sociales donde entregar los documentos (del 1 al 5) citados en la pgina anterior. Adems debe aadir los siguientes documentos: 6. Declaracin jurada de la persona a nombre de la cual est la cuenta bancaria donde se deposit el dinero, indicando que el depsito no ser retirado hasta tanto la cooperativa inicie su operacin. 7. Certificacin del 25% del capital social extendida por INFOCOOP. 8. Nota firmada por el o la gerente dirigida al Departamento de Organizaciones Sociales acusando envo de documentos y solicitando la personera jurdica. Cuando toda la informacin presentada est correcta, el Ministerio de Trabajo le entregar al gerente, sin costo alguno, una constancia en la cual certifica que la cooperativa existe. Esta nota indica el nmero de resolucin de la cooperativa y transcribe la conformacin del Consejo de Administracin.

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Marce, mir, aqu est mi nombre en el peridico.

Dice que es la tercera publicacin anunciando el nacimiento de nuestra cooperativa.

El o la gerente debe llevar la constancia emitida por el Ministerio de Trabajo al diario oficial La Gaceta. All pagar una suma econmica para que el diario publique la constancia durante tres das consecutivos. Se debe estar muy atento y recortar la tercera publicacin.
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Compaeros y compaeras... Ya tenemos personera jurdica!.

El recorte de la tercera publicacin en La Gaceta se debe presentar en el Departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo, con el aporte de timbres del Archivo Nacional para obtener la certificacin de personera. As, en un plazo no mayor de tres das, el Ministerio emitir la personera jurdica de la cooperativa. La personera jurdica es muy importante para certificar ante bancos, clientes y organismos cooperativos, por ejemplo, que la cooperativa est en funcionamiento. Por ello se debe informar al Ministerio cada vez que la organizacin cambia su gerente o su dirigencia.

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Ahora el o la gerente debe gestionar la cdula jurdica de la cooperativa ante el Departamento de Cdulas Jurdicas del Registro Pblico. Junto con la certificacin de la personera jurdica, debe aportar una carta, autenticada por un(a) abogado(a), donde solicite por primera vez la cdula. Esta carta deber indicar el nombre del gerente con su nmero de cdula personal y el estado civil. All se transcribe adems el nmero de resolucin de la cooperativa y la fecha de la misma. Luis, dicen que la emisin de la cdula jurdica dura como 10 das.

Ah, es poquito tiempo!

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Finalmente, como ltimo paso, el o la gerente debe comprar en una librera los siguientes libros de actas y de contabilidad que servirn para llevar el control de la cooperativa:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Libro Libro Libro Libro Libro Libro Libro Libro de actas de la Asamblea General de Asociados(as) (100 folios). de actas del Consejo de Administracin (200 folios). de actas del Comit de Vigilancia (100 folios). de Actas del Comit de Educacin y Bienestar Social (100 folios). de diario (200 folios). Mayor (200 folios) de Inventarios y Balances (100 folios) de registro de Asociados(as).

Estos libros debern presentarse al Macroproceso de Gestin y Seguimiento del INFOCOOP con una carta solicitando la legalizacin.

Uy seora, djeme ayudarle! No le explicaron que algunos libros se pueden llevar en formato digital (para computadora)?

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Ya tenemos cooperativa!
Luego de este proceso, que dura cerca de dos meses desde la realizacin de la Asamblea Constitutiva (si todo se hace como corresponde), podemos decir que nuestra cooperativa est creada e inscrita.

Y ahora, ya formalizada la cooperativa, se debe trabajar mucho para que el proyecto sea exitoso. Adelante cooperativistas!

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Fascculos didcticos cooperativos INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO Macroproceso de Fomento

Direccin: Olga Morera Arrieta Coordinacin: Gustavo Fernndez Quesada Investigacin: Miriam Fernndez Bravo Guin Tcnico: Gustavo Fernndez Quesada Ilustraciones y diagramacin Olman Bolaos Vargas Copyright 2004, INFOCOOP Derechos Reservados

Un profundo agradecimiento para todas las personas, cooperativistas y no cooperativistas, que con sus ideas y aportes han enriquecido esta publicacin.

"El solo hecho de ingresar a una organizacin cooperativa denota ya sentimientos de solidaridad y bases de educacin importantsimas"
Rodrigo Facio